Unieke identificatie van aangifteplichtigen op de energieprestatiedatabank

Transcriptie

1 1 Unieke identificatie van aangifteplichtigen p de energieprestatiedatabank Inhudstafel INHOUDSTAFEL... 1 INLEIDING UNIEKE IDENTIFICATIE VAN AANGIFTEPLICHTIGEN OP DE ENERGIEPRESTATIEDATABANK STAP 1: UNIEKE IDENTIFICATIE IN DE EPB-SOFTWARE Unieke identificatie in de EPB-sftware Aandachtspunten in de EPB-sftware STAP 2: VERIFICATIE VAN DE IDENTIFICATIE IN DE ENERGIEPRESTATIEDATABANK Versturen epbs- en epba-bestand Alle aangifteplichtigen zijn crrect geïdentificeerd Eén f meerdere aangifteplichtigen zijn niet crrect geïdentificeerd STAP 3: VOORLOPIGE EN DEFINITIEVE FORMULIEREN WAT TE DOEN IN GEVAL VAN ONBEREIKBAARHEID VAN DE PERSONENDATABANK? WAT MET AANGIFTEPLICHTIGEN UIT HET BUITENLAND?... 9

2 2 Inleiding 1. Unieke identificatie van aangifteplichtigen p de energieprestatiedatabank Het VEA lanceert p 29 nvember een nieuwe versie van de energieprestatiedatabank. In die versie is de unieke identificatie van persnen vlledig pgenmen. Praktische gevlgen Bij het invullen van de gegevens van de aangifteplichtige(n) in de EPB-sftware met de verslaggever vrtaan pletten vr: - het gebruiken van de fficiële naam en vrnaam van de aangifteplichtigen (vlgens de identiteitskaart); - de crrecte spelling van die namen f firma s; - het crrecte rijksregisternummer f KBO-nummer; - f de juiste gegevens vr gebrtedatum en plaats. Met de nieuwe release wrden de persnsgegevens uit de sftware bij het versturen van het epbs-bestand (startverklaring) en de epba-bestanden (EPB-aangifte), geverifieerd in de authentieke brn vr ndernemingen f persnen. Als de persnen crrect zijn geïdentificeerd in de sftware, zal het bestand wrden pgeladen en ingediend. Bij futieve gegevens zal de verslaggever de startverklaring f aangifte niet kunnen indienen. De aangifteplichtige wrdt vanaf nu p het startverklaringsfrmulier en het hfdfrmulier van de aangifte met zijn unieke gegevens getnd: - zijn f haar fficiële naam en vrnaam; - zijn f haar dmicilie-adres, k al vulde u in de EPB-sftware een crrespndentieadres in. Het VEA gebruikt deze fficiële gegevens (persn en dmicilie) bij haar crrespndentie naar de aangifteplichtigen. Del Deze release kadert in het del m de energieprestatiedatabank uit te buwen tt een authentieke gegevensbrn die infrmatie kan uitwisselen met andere verheden en diensten. Daarnaast vereist de Privacycmmissie, ter bescherming van de persnlijke levenssfeer, een unieke identificatie van persnen. Daarvr wrdt de energieprestatiedatabank aan authentieke brnnen gekppeld. In juli 2013 werd een eerste fase van die kppeling gerealiseerd: - de unieke identificatie en verificatie van de persnsgegevens van gebruikers (verslaggevers, gemeenteambtenaren en energiedeskundigen) bij hun registratie; - de kppeling aan de Leer- en Ervaringsbewijzendatabank, krtm de LED f de diplmadatabank van het Departement Onderwijs. Deze nieuwe release mvat de tweede fase: de unieke identificatie van de aangifteplichtige.

3 3 In wat vlgt, wrden de werkwijze bij het versturen van een bestand en een aantal aandachtspunten tegelicht. 2. Stap 1: unieke identificatie in de EPB-sftware Vanaf nu wrdt elke aangifteplichtige met zijn/haar unieke gegevens, fficiële naam en hfdverblijfplaats in de energieprestatiedatabank geregistreerd. Op die manier kan infrmatie tussen verschillende verheidsinstellingen eenduidig wrden uitgewisseld. 2.1 Unieke identificatie in de EPB-sftware In de EPB-sftware wrdt de aangifteplichtige p een unieke manier geïdentificeerd: - vr natuurlijke persnen: Mgelijkheid 1: naam, vrnaam, rijksregisternummer; Mgelijkheid 2: naam, vrnaam, gebrteplaats, gebrtedatum en geslacht. - vr rechtspersnen Firmanaam, rechtsvrm, KBO-nummer Deze invergegevens wrden bij het pladen in de energieprestatiedatabank geverifieerd in de authentiek brn vr persnen (Rijksregister) f ndernemingen (Kruispuntbank Ondernemingen). 2.2 Aandachtspunten in de EPB-sftware In de authentieke brn vr persnsgegevens (Rijksregister) en ndernemingsgegevens (KBO) zijn natuurlijke persnen f rechtspersnen met hun fficiële gegevens geregistreerd. Om de ingeverde persnen in de authentieke brnnen terug te vinden, zijn de vlgende aandachtspunten belangrijk:

4 4 - Vraag de aangifteplichtige naar zijn fficiële naam en vrnaam in plaats van de gebruikelijke repnaam (bv: Jzef in plaats van Js) en vul deze in de sftware in. Repnamen f afkrtingen wrden niet in de authentieke brn gevnden; - Let p de crrecte vername van het rijksregisternummer; - Zek het crrecte KBO-nummer van de rechtspersn p in het Belgisch Staatsblad ( f in de Kruispuntbank Ondernemingen ( zdat u geen futen maakt bij de vername van het KBO-nummer; - Heb extra aandacht vr de inver van de gebrtedatum f gebrteplaats. Kies het juiste jaartal en let p dat u geen datum in het huidige jaar selecteert. Als de persnen crrect zijn geïdentificeerd in de sftware, het bestand pladen en kan u de startverklaring f EPB-aangifte indienen. Bij futieve gegevens zal de verslaggever de startverklaring f aangifte niet kunnen indienen! Let p: de verificatie van de persnen vindt p de databank al plaats bij het vrlpig drsturen van de dcumenten. Dat betekent dat u vr het vrlpig indienen van de startverklaring al met beschikken ver de crrecte persns- en ndernemingsgegevens! 3. Stap 2: verificatie van de identificatie in de energieprestatiedatabank In een tweede stap wrden de invergegevens uit de EPB-sftware geverifieerd met de unieke gegevensbrnnen. Dat gebeurt bij het versturen van het epbs-bestand (startverklaring) en het epba-bestand (EPB-aangifte). Hiervr is de energieprestatiedatabank gekppeld met het VKBP (Vlaamse Kruispuntbank Persnen) en het VKBO (Vlaamse Kruispuntbank Ondernemingen) Versturen epbs- en epba-bestand Het prces vr het indienen van de startverklaring f de EPB-aangifte is in wezen niet veranderd. In de achtergrnd vinden echter een aantal verificaties plaats. 1. Om een startverkaring f aangifte dr te sturen, laadt u één f meerdere epbs-f epba-bestanden p. 2. Na het drukken p versturen, zekt de databank de persnsgegevens p in de authentieke brn. Het verwerken van de startverklaring f de EPB-aangifte kan dus langer duren dan vrheen. Zeker als u een startverklaring plaadt met meerdere subdssiers f als u meerdere epba-bestanden tegelijkertijd plaadt.

5 5 De verificatie gebeurt al bij het vrlpig indienen van de dcumenten. Klik tijdens het versturen van de bestanden het scherm niet weg f navigeer niet naar een andere pagina binnen dezelfde brwser. Zniet wrdt de verificatie nderbrken Alle aangifteplichtigen zijn crrect geïdentificeerd. Als alle aangifteplichtigen in de sftware crrect zijn geïdentificeerd (vereenkmstig de gegevens uit het Rijksregister f KBO), krijgt u geen bijkmende melding p de energieprestatiedatabank. Het versturen van de startverklaring f de aangifte is gelukt: de aangifteplichtigen zijn gevnden in de authentieke brn.

6 6 U kunt uw pgeladen bestanden terugvinden p het tabblad van de vrlpige startverklaringen f EPB-aangiftes en definitief indienen Eén f meerdere aangifteplichtigen zijn niet crrect geïdentificeerd. Als één f meerdere aangifteplichtigen in de sftware niet crrect zijn geïdentificeerd (vereenkmstig de gegevens uit het Rijksregister f KBO), krijgt u een melding p de energieprestatiedatabank. In bepaalde gevallen zijn de bestanden tch verwerkt en is de verzending vlledig; in andere gevallen kan de startverklaring f aangifte niet wrden verstuurd. Persn gevnden maar met afwijkend adres: OK Als u een persn met de crrecte identiteitsgegevens in de EPB-sftware invulde, maar als adres een ander adres dan het dmicilieadres inverde, dan zal de databank dit melden. Na het versturen van het epbs- f epba-bestand krijgt u een melding van het type: Vrnaam Naam Vrnaam Naam AGP Vrbeeldstraat 1 Vrnaam Naam AGP 2 Vrnaam Naam Vrbeeldstraat 1 VOORNAAM NAAM AGP VOORNAAM NAAM RR 10/10/1980 Andere straat Andere gemeente VOORNAAM NAAM AGP VOORNAAM NAAM RR 12/12/1960 Andere straat Andere gemeente In de linkerklm tnt de energieprestatiedatabank de invergegevens uit de sftware; in de rechterklm de gegevens vlgens de authentieke brn. U ziet dat de adresgegevens (crrespndentieadres in de sftware) afwijken van de fficiële dmiciliegegevens (hfdverblijfplaats vlgens het RR). Het versturen van startverklaring f aangifte is gelukt: de aangifteplichtigen zijn gevnden in de authentieke brn. U kunt uw pgeladen bestanden terugvinden p het tabblad van de vrlpige startverklaringen f EPB-aangiftes en definitief indienen. Op deze dcumenten zullen de fficiële dmiciliegegevens van de aangifteplichtigen staan. Persn gevnden maar met kleine afwijking in de naam: OK Als u een persn niet met zijn fficiële naam, maar met een kleine naamsafwijking in de EPBsftware invulde, meldt de databank dit. Dat is het geval als u in de sftware een repnaam f tweede naam invulde in plaats van de fficiële naam die p de identiteitskaart vermeld staat.

7 7 Na het versturen van het epbs- f epba-bestand krijgt u een melding van het type: Bb De Buwer Maria Steen Bb de Buwer Vrbeeldstraat 1 Maria Steen Vrbeeldstraat 1 ROBERT DE BOUWER ROBERT DE BOUWER 10/10/1980 Andere straat Andere gemeente MARIA STEEN MARIA STEEN 12/12/1960 Andere straat Andere gemeente In de linkerklm tnt de energieprestatiedatabank de invergegevens uit de sftware; in de rechterklm de gegevens vlgens de authentieke brn. U ziet dat de naam in de EPB-sftware afwijkt van de fficiële naam vlgens het RR. Het versturen van startverklaring f aangifte is gelukt: de aangifteplichtigen zijn gevnden in de authentieke brn. Kleine naamsafwijkingen (Jef i.p.v. Jzef f Lut i.p.v. Lutgarde) geven geen prblemen. Uw pgeladen bestanden kunt u terugvinden p het tabblad van de vrlpige startverklaringen f EPB-aangiftes en definitief indienen. Op deze dcumenten staan de fficiële namen van de aangifteplichtigen staan. Het is aan te raden m bij de vlgende dssiers van dezelfde aangifteplichtige, de fficiële schrijfwijze van de naam te gebruiken. Persn niet gevnden: NOK Het kan gebeuren dat de energieprestatiedatabank meldt dat ze geen crrespnderende persn vindt in de authentieke brn van het rijksregister (RRN) f KBO. Dat is het geval als u een persn inverde in de EPB-sftware met: - een naam die veel afwijkt van de fficiële naam vlgens de identiteitskaart; - fute gegevens ver de gebrteplaats f gebrtedatum; - een verkeerd Rijksregisternummer f KBO-nummer. Van futief geregistreerde aangifteplichtigen is het nmgelijk m de startverklaring f EPBaangifte in te dienen. Na het versturen van het epbs- f epba-bestand krijgt u een melding van het type:

8 8 Bb De Buwer Maria Steen Bb de Buwer Vrbeeldstraat 1 Maria Steen 12/12/1960 Vrbeeldstraat 1 ROBERT DE BOUWER BOB DE BOUWER 10/10/1980 Andere straat Andere gemeente Maria Steen, 12/12/1960, vruw In de linkerklm tnt de energieprestatiedatabank de invergegevens uit de sftware; in de rechterklm de gegevens vlgens de authentieke brn. U ziet dat de databank geen crrespnderende persn vindt in het Rijksregister (RR) f de Kruispuntbank Ondernemingen (KBO). Js Steen, 12/12/160 In de eerste klm tnt de sftware in welke subdssiers deze fut(en) vrkmen. Het versturen van startverklaring f aangifte is in deze gevallen niet gelukt. U met de persnsgegevens verbeteren in de EPB-sftware en het epbs- f epba-bestand pnieuw genereren en versturen. 4. Stap 3: vrlpige en definitieve frmulieren Het verifiëren van de aangifteplichtigen gebeurt bij het versturen van het epbs- f epbabestand, dus vóór het vrlpig indienen van de dcumenten. Tussen het vrlpig en het definitief indienen van de startverklaring f EPB-aangifte is er geen bijkmende verificatie meer. Zwel p de vrlpige als p de definitieve aangiftefrmulieren kmen de fficiële identificatiegegevens vr van de aangifteplichtige: - fficiële naam en vrnaam, zals p de identiteitskaart;

9 9 - adres van de hfdverblijfplaats van natuurlijke persnen (geen crrespndentieadres); - adres van de maatschappelijke zetel van de firma (geen vestigingsadres). 5. Wat te den in geval van nbereikbaarheid van de persnendatabank? Als de cnnectie naar de authentieke brnnen niet werkt bij het verifiëren van de persnsgegevens, krijgt u een futmelding van het nderstaande type: Wat met u den? Neem een printscreen van de futmelding; Nteer de datum en het tijdstip van het futief lpen van de verbinding; Geef eventueel aan helang u ngeveer prblemen ervaart; Stuur deze zaken, samen met uw gegevens als verslaggever (naam en EPcde) naar energie@vlaanderen.be. Het VEA neemt dan cntact p met de bevegde dienst m dit prbleem te verhelpen. Sms zijn prblemen met het persnen- f ndernemingsregister binnen het uur verhlpen en kunt u p een later tijdstip eens pnieuw prberen. 6. Wat met aangifteplichtigen uit het buitenland? Als de hfdverblijfplaats van een aangiteplichtige zich in het buitenland bevindt f de aangifteplichtige firma heeft enkel een maatschappelijke zetel in het buitenland, dan wrdt dat in de sftware aangeduid.

10 10 Bij het drsturen van de startverklaring f de EPB-aangifte naar de energieprestatiedatabank vindt in dat geval geen verificatie van de persns- f ndernemeningsgegevens plaats. Dergelijke bestanden kunnen ng steeds wrden drgestuurd naar de databank.