3. Verslag Interne Vergadering d.d. 12 maart 2015 en actiepuntenlijst Het verslag wordt vastgesteld, de actiepuntenlijst besproken.

Transcriptie

1 Bijeenkomst: Interne vergadering GMR Oudergeleding: Aanwezig: Eduard Mulder, Christiaan Potjer, Fonda Sahla, Mireille van Asperen, Benito Boer, Jur Kosterbok, Erdal Büke Afwezig: Widia Mahabier Personeelsgeleding: Aanwezig: Wouter Ruitenbeek, Marion de Koning, Wim van den Tol, Marjoleine Brink, Margreet Vermeulen Afwezig: Annemieke Loos Notulen: Marianne Gommans Voorzitter: Benito Boer Datum: 15 april 2015 Verslag vastgesteld: 9 juni Opening De voorzitter opent de vergadering om uur. 2. Mededelingen De bedoeling is dat hier alleen korte mededelingen worden gedaan. Op het einde van de vergadering is er ruimte voor wat verder ter tafel komt, zegt de voorzitter. Afsluitende bijeenkomst: Marianne is afwezig op 1 juli a.s. 3. Verslag Interne Vergadering d.d. 12 maart 2015 en actiepuntenlijst Het verslag wordt vastgesteld, de actiepuntenlijst besproken. Expertisecentrum: besloten wordt de behandeling vooruit te schuiven naar de volgende vergaderronde. De werkgroep Onderwijs zorgt voor de voorbereiding. 4. Ingekomen en uitgaande stukken en overzicht achterbancontact Het overzicht volgt digitaal. 5. GMR-reglement en MZ-statuut De GMR is al een tijdje bezig met het onderwerp, zo geeft de woordvoerder van de speciale werkgroep aan. Van meet af aan was duidelijk dat de GMR akkoord moet gaan met de in de voorstellen opgenomen wettelijke wijzigingen en aanpassingen, waarbij hij doelt op bijv. de benaming College van Bestuur als bevoegd gezag. De overige punten worden behandeld: Gereserveerde zetels: De huidige zetelverdeling is acht OGMR, waarbij twee zetels gereserveerd zijn voor ouders/verzorgers met een kind op een school voor SBO/SO/VSO, en acht PGMR, waarbij twee zetels gereserveerd zijn voor personeelsleden die werkzaam zijn op een school voor SBO/SO/VSO, en een zetel gereserveerd is voor een personeelslid dat werkzaam is op het Bestuurskantoor. De werkgroep stelt voor om deze verdeling te handhaven en ook als uitgangspunt te nemen bij verkiezingen, zowel voor kiesgerechtigden als voor verkiesbaren. Dus voor een GMRvacature voor een zetel die gereserveerd is voor een personeelslid uit het SBO/SO/VSO mogen alleen kandidaten zich beschikbaar stellen die werkzaam zijn in het SBO/SO/VSO, en mogen alleen PMR-leden van SBO/SO/VSO een stem uitbrengen. De werkgroep wil voor het Bestuurskantoor een uitzondering te maken. Daar is het aantal MR-leden zo beperkt, dat de werkgroep voorstelt om daar alle medewerkers kiesgerechtigd te maken. 1/5

2 Een van de leden vraagt nog hoe het dan zit met medewerkers die straks aan het Expertisecentrum verbonden zullen zijn. Omdat nog onduidelijk is hoe dat er precies uit zal gaan zien, praat de GMR hierover verder wanneer er meer bekend is. Zittingsduur: Een zittingstermijn duurt drie jaar. Dat blijft zo. Wel heeft de GMR eerder al aangegeven dat men nog maar eenmaal per jaar verkiezingen wil houden, namelijk op het einde van het schooljaar. De zittingstermijn van alle leden loopt dan van 1 augustus jaar a tot 31 juli jaar a+3. De werkgroep stelt voor om wanneer een zetel tussentijds vacant raakt, deze niet tussentijds op te vullen, maar het schooljaar af te maken met een vacante zetel. Mocht er grote onderbezetting zijn op enig moment, dan kan de GMR deze regel nog altijd heroverwegen. Een van de leden stelt voor om de ouders die alleen nog een leerling hebben in groep 8 uit te sluiten van de verkiezingen. De woordvoerder van de werkgroep merkt op dat dat niet nodig is, omdat nieuwe leden zich altijd verkiesbaar stellen voor een termijn die aanvangt op 1 augustus. Ouders/verzorgers met alleen nog een leerling in groep 8 zijn daarmee automatisch uitgesloten. Manier van verkiezen: Op dit moment moet de GMR reglementair gezien een verkiezingsbijeenkomst organiseren. De werkgroep stelt voor om over te gaan naar digitale verkiezingen, waarbij de GMR een mail naar de voorzitter van de MR stuurt, waarin gevraagd wordt om de adressen van die leden die een stem mogen uitbrengen. Dus wanneer er een zetel in de oudergeleding vacant is op een andere school, vraagt de GMR de MR-voorzitters van de andere scholen om de adressen van de ouders/verzorgers die zitting hebben in de MR. Naar die e- mailadressen wordt dan een link gestuurd, waarmee gestemd kan worden. Mocht een van de ouders niet over een adres beschikken, dan ontvangt deze ouder een brief en de mogelijkheid om schriftelijk te stemmen. De voorzitter brengt de voorstellen van de werkgroep in stemming. De GMR gaat hiermee bij acclamatie akkoord. Dan zijn er nog drie punten die de werkgroep met de GMR uitgebreider wil bespreken: Opnemen mogelijkheid om bij grote afwezigheid de vergoeding van een GMR-lid stop te zetten. De GMR stemt hiermee unaniem in. Opnemen mogelijkheid om een lid bij disfunctioneren uit de GMR te zetten Deze mogelijkheid bestaat wel in de WOR, niet in de WMS. Het voorstel is om eerst de vergadering te vragen om een uitspraak met tweederde meerderheid, dan het betreffende GMR-lid opnieuw te vragen om beterschap. Mocht dat niets opleveren dan kan de GMR opnieuw met tweederde meerderheid besluiten om het voor te leggen aan een onafhankelijke arbiter. De GMR is hierover verdeeld. Uiteindelijk spreekt een grote meerderheid zich uit tegen het voorstel. Verhogen faciliteiten onkostenvergoeding ouders (MZ-statuut) Het personeel ontvangt een vergoeding in uren. Maar ook ouders moeten wel eens vrij nemen, bijv. om een eendaagse bijeenkomst bij te kunnen wonen. Om daarin wat meer tegemoet te komen, legt de werkgroep het voorstel voor om de bijdragen voor de oudergeleding te verhogen: - voor de voorzitter met 250 naar /5

3 - voor de penningmeester/secretaris/vice-voorzitter met 200 naar voor de leden met 150 naar 680. De meerderheid van de GMR stemt hiermee in. De voorzitter wil het voorstel aan het CvB voorleggen, met de opmerking dat, wanneer de wijzigingen die de GMR overgenomen worden, het reglement en het MZ-statuut niet nogmaals aan de GMR voorgelegd hoeven te worden. De GMR stemt dus in onder voorbehoud van overname van de voorgestelde wijzigingen. De speciale werkgroep bereidt met de ambtelijk secretaris een brief voor. (Actie: wg reglement, as) Vervolgens kiest de GMR 23 juni als datum voor de verkiezingen. De verkiezingscommissie zal bestaan uit Fond Sahla, Marjoleine Brink, Marion de Koning en Marianne Gommans. 6. Fietsplan De werkgroep Personeel geeft ter verduidelijking aan dat de grootste wijziging is dat medewerkers nog maar eenmaal per zes jaar een beroep op de regeling mogen doen. Dat was eenmaal per drie jaar. Bovendien is de onkostenregeling voor regenpak en verzekering komen te vervallen. De (P)GMR gaat akkoord met het voorstel. (Actie: wg P, as) 7. Protocol Gedragscode De (P)GMR stemt in met de voorgestelde verduidelijking van het punt nevenactiviteiten in de gedragdcode. Een lid vraagt zich wel af waarom er verwezen wordt naar andere codes, en er niet een geheel van gemaakt wordt. De GMR vindt dat een goede suggestie, die zij aan het CvB zal melden. (Actie: wg P, as) 8. Raad van Toezicht De voorzitter heeft contact gehad met de voorzitter van de Raad van Toezicht over het gesprek tussen de RvT en een delegatie van de GMR. Er volgt een afspraak tussen beide heren. De GMR besluit na de overlegvergadering te spreken over de samenstelling van de delegatie en de opzet van het gesprek. 9. Vergaderschema GMR schooljaar Het vergaderschema wordt vastgesteld. De ambtelijk secretaris zal zorgen voor de verdere verspreiding. (Actie: as) 10. Evaluatie eendaagse GMR d.d. 13 februari 2015 De evaluatie wordt doorgeschoven naar de volgende vergadering. 11. Digitale leerlinggegevens en privacy Naar aanleiding van een mailtje van een verontruste ouder over Mijn School Info heeft de GMR zich in dit punt verdiept, zo leidt de voorzitter het onderwerp in. De ouder, die werkzaam is in de ICT, had twijfels bij het systeem en met name bij de privacybescherming van de gegevens. En juist dat onderwerp heeft de GMR vorig jaar nadrukkelijk op de agenda gezet. Omdat de GMR niet op de hoogte was, heeft de voorzitter contact opgenomen met de voorzitter van het College van Bestuur. MSI is een communicatiesysteem dat extern gehost wordt, en waarmee op enkele scholen van DHS al gewerkt wordt. De relatief geringe kosten die met het systeem gemoeid zijn, doen vermoeden dat het verdienmodel elders ligt, aldus de ouder die de GMR mailde. DHS is enthousiast over MSI en overweegt een uitvouw naar meerdere scholen. Alhoewel het 3/5

4 erop lijkt dat de uitwisseling met ESIS beperkt blijft tot naam-adres-woonplaats gegevens, is er meer mogelijk, en worden ouders op sommige scholen ook uitgenodigd om daarmee akkoord te gaan. Na een moeizame start van de besprekingen is er een voorstel uitgekomen waarin GMR en het College van Bestuur samen op zoek gaan naar goede antwoorden op de vragen die er leven, met name op het gebied van de privacy. De uitrol naar andere scholen wordt stilgelegd, zolang de GMR zich buigt over het al dan niet instemmen met MSI. Er zal een brief gestuurd worden aan de ouders van de scholen waar al met MSI gewerkt wordt, waarin aangegeven staat dat er een instemmingsverzoek bij de GMR ligt over MSI en waarin nog eens nadrukkelijk aangegeven wordt dat zij bij twijfel het recht hebben om zich terug te trekken. Ook de directeuren van die scholen worden op de hoogte gesteld. De GMR vindt het belangrijk dat daarin ook duidelijk wordt dat MSI alleen gebruikt kan worden voor niet privacygevoelige zaken als nieuwsbrieven en NAW-gegevens. Over de toegevoegde waarde van zaken als facebook en de gevaren die dat met zich meebrengt voor de bescherming van persoonsgegevens, lopen de meningen binnen de GMR uiteen. Wanneer DHS echter een systeem als MSI wil gebruiken, kan dat volgens de GMR alleen wanneer de beveiliging van de (leerling-)gegevens gewaarborgd is. De GMR maakt dan ook gebruik van het aanbod van het College van Bestuur om samen onderzoek hiernaar te verrichten. Daarbij ziet de GMR zowel het belang van een systeemtechnisch onderzoek (door FOX IT), als van een juridisch onderzoek naar de privacybescherming (door jurist/hoogleraar Leiden). De GMR wil hieraan meteen het opstellen van een master privacy statement koppelen. Wanneer de uitkomsten van de onderzoeken binnen zijn, kan de GMR zich gefundeerd uitspreken over het instemmingsverzoek. Het streven is om het proces voor de start van het nieuwe schooljaar af te ronden. Omdat de GMR intussen ook van verschillende MR-en vragen over MSI heeft ontvangen, zal de GMR voorstellen aan het CvB om ook samen een brief aan de MR-en van de betrokken scholen te sturen over de stand van zaken en het onderzoek. De voorzitter neemt hierover contact op met het CvB. Hij voert namens de GMR de regie op het onderwerp. (Actie: BB) 12. Koers GMR - aandachtspunten Bij een inventarisatie bleek dat er meerdere onderwerpen zijn, waarbij betrokkenheid van de GMR nodig/wenselijk is, maar die (nog) niet aan de raad voorgelegd zijn. De voorzitter geeft aan dat voor de werkgroep Interne Zaken de vraag is hoe we daar aandacht voor kunnen vragen. De beide vice-voorzitters lichten een voor een de punten toe. Cao: verschillende school MR-en hebben al uitwerkingen voorgelegd gekregen, maar de GMR is nog om niets gevraagd. Ook wanneer er een keuze gemaakt wordt voor het basismodel, moeten er afspraken met de GMR gemaakt worden. De GMR ziet dit als een zwaar punt, waarbij het CvB de GMR eerder had kunnen betrekken. Bestuursformatieplan: vorig jaar heeft de GMR voor het eerst zelf de behandeling gedaan en de bespreking niet gedelegeerd. Officieel moet het Bestuursformatieplan voor 1 mei goedgekeurd zijn. De GMR neemt aan dat er vertraging is opgetreden, maar is hierover niet geïnformeerd. Meerjarenbegroting en Uitgangspuntennota Planning en Control: juist nu het minder goed lijkt te gaan, hoort de GMR niets. Waarom heeft de GMR niet al een concept-versie ontvangen en zijn er net als vorig jaar besprekingen in werkgroepverband gestart? Ook hiervoor geldt dat de MR-en besprekingen over formatie en meerjarenbegroting gaan starten. 4/5

5 Ambitiestatement: Op de scholen wordt nu gesproken ook met de MR over de meerjarenschoolplannen. Daarbij wordt aangesloten bij het Ambitiestatement. Er wordt op de scholen al informatie gebruikt, terwijl de GMR niet op de hoogte is gesteld. Vervangingspool: Er worden al concrete plannen gemaakt over de uitvoering, terwijl de GMR geen voorstel voorgelegd heeft gekregen. Of gaat het hier niet om een nieuw beleid en activiteiten op bovenschools niveau? Conciërges: De GMR hoort dat er op meerdere scholen overwogen wordt om niet langer meer een conciërge in dienst te houden. Waarom weet de GMR niet wat de achtergrond hiervan is? Keuze methode bewegingsonderwijs voor alle DHS-scholen: Ook hiervoor geldt dat aan de GMR geen voorstel voorgelegd is, terwijl hij bij een keuze voor een methode voor (alle) DHS-scholen betrokken moet worden. De voorzitter concludeert dat er veel zaken spelen waarbij de GMR achter de feiten aan lijkt te lopen. Een vice-voorzitter vult aan dat er bezorgdheid leeft over een mogelijke kentering in de goede werkrelatie die er altijd is geweest met het College van Bestuur. Na een uitgebreide discussie besluit de GMR het College van Bestuur om een toelichting te vragen tijdens de overlegvergadering. De nadruk daarbij ligt voor de GMR bij het feit dat de GMR gepasseerd is. Wat is hiervoor de reden? En wat wil het CvB met de GMR? Het gaat de GMR in eerste instantie niet om een toelichting op de individuele punten. De GMR rekent er vooralsnog op dat het antwoord tijdens de overlegvergadering bevredigend zal zijn. Tijdens een aansluitend rondje blijkt dat de meningen van de GMR enigszins uiteenlopen, maar dat iedereen zich erin kan vinden dat er een brief gestuurd wordt waarin eerst en vooral aandacht gevraagd wordt voor de relatie GMR-CvB. De verschillende aandachtspunten worden ter illustratie toegevoegd aan die brief. Voor die punten moet ook aandacht gevraagd worden, maar dat heeft nu niet de prioriteit. Mocht de relatie GMR College van Bestuur onder druk komen te staan, en dat blijkt dan pas na de overlegvergadering (!), dan is dat iets waarover de Raad van Toezicht geïnformeerd moet worden. De werkgroep Interne Zaken bereidt een brief voor. (Actie: wg IZ) 13. W.v.t.t.k. Gezien het tijdstip wordt besloten dit agendapunt te laten vervallen. 14. Sluiting De voorzitter dankt alle aanwezigen voor hun inbreng en sluit de vergadering om uur. 5/5