Rapportage onderzoek inkoopbeleid gemeente Bronckhorst

Transcriptie

1 Rapportage onderzoek inkoopbeleid gemeente Bronckhorst

2 pagina 2 van 55 Inhoudsopgave Hoofdstuk 1 Inleiding Aanleiding Doelstelling onderzoek Probleemstelling Planning uitvoering onderzoek... 4 Hoofdstuk 2 Onderzoeksopzet en Aanpak Algemeen Inkoopbeleid Onderzoeksvragen Onderzoeksstappen Inventarisatie en beoordeling documenten Schriftelijke enquêtes Interviews Dossieronderzoek... 7 Selectie van Aanbestedingsdossiers Onderzoek marktontwikkelingen Afronding onderzoek... 8 Hoofdstuk 3 Normenkader Normenkader (Wet- en regelgeving) Overige actoren... 9 Hoofdstuk 4 Bevindingen Beoordeling documenten Nota strategische visie op inkoop versie 4.0 ( ) Inkoophandboek versie Integriteitbeleid Inkoopscans 2005 / 2006 / Marktontwikkelingen Bevindingen ten aanzien van de onderzoeksvragen Wat houdt het geformuleerde inkoopbeleid van de gemeente in? Hoe is de inkoopfunctie in de gemeentelijke organisatie ingebed? Hoe wordt het inkoopbeleid in de praktijk uitgevoerd en is dit in overeenstemming met het vastgestelde beleid? Zijn de in het onderzoek betrokken dossiers rechtmatig aanbesteed? Is er in 2007 een besparing van 10% ten opzichte van 2005 vast te stellen op inkopen en is deze besparing toe te schrijven aan het gewijzigde inkoopbeleid?...19 Hoofdstuk 5 Conclusies Onderzoeksvragen Wat houdt het geformuleerde inkoopbeleid van de gemeente in? Hoe is de inkoopfunctie in de gemeentelijke organisatie ingebed?...22

3 pagina 3 van Hoe wordt het inkoopbeleid in de praktijk uitgevoerd en is dit in overeenstemming met het vastgestelde beleid? Zijn de in het onderzoek betrokken dossiers rechtmatig aanbesteed? Is er in 2007 een besparing van 10% ten opzichte van 2005 vast te stellen op inkopen en is deze besparing toe te schrijven aan het gewijzigde inkoopbeleid?...23 Hoofdstuk 6 Aanbevelingen Bijlage 1 Schriftelijke enquête Bijlage 2 Interviewformulier Bijlage 3 Beoordelingen aanbestedingsdossiers Bijlage 4 Aanbestedingsdossiers Selectie Aanbestedingsdossiers...34 Bijlage 5 Marktontwikkelingen Bijlage 6 Uitkomsten schriftelijke enquêtes Algemene vragen...42 Inhoudelijke vragen Leveranciersvragen...43 Juridische vragen...44 Procesmatige vragen...45 Bijlage 7 Resultaten interviews Bijlage 8 Bijlage 9 Bestuurlijke reactie van het college 55 Nawoord.57

4 pagina 4 van 55 Hoofdstuk 1 Inleiding 1.1 Aanleiding De gemeentelijke herindeling van 2005 was een aanleiding om het professioneel inkopen binnen de gemeente Bronckhorst vorm te geven. De raad van de gemeente Bronckhorst heeft op 22 juni 2006 de notitie Strategische visie op inkoop vastgesteld. De notitie is deels gewijzigd middels een raadsbesluit van 21 december Doel van deze notitie was het vaststellen van een doelmatig, efficiënt en kostenbewust inkoopbeleid. De Rekenkamercommissie BBLM heeft van de raad van de gemeente Bronckhorst het verzoek gekregen om te onderzoeken of het in 2006 vastgestelde beleid inmiddels naar behoren wordt uitgevoerd en of de uitvoering van dit beleid heeft geleid tot de gewenste besparing. Het is duidelijk dat met inkoop en aanbesteding grote sommen geld gemoeid zijn en dat aandacht voor de regelgeving en de uitvoering ervan kan bijdragen aan een doelmatige bedrijfsvoering van de gemeente. Middels het onderzoek naar het inkoopbeleid in de gemeente Bronckhorst wil de RC BBLM nagaan in hoeverre de gemeente Bronckhorst werkt volgens het vastgestelde inkoopbeleid en in hoeverre dit in 2007 heeft geleid tot de gewenste besparing. Op 4 oktober 2008 heeft de RC BBLM Purchasing Services International (PSI) gevraagd onderzoek uit te voeren. 1.2 Doelstelling onderzoek Middels het onderzoek naar het inkoop- en aanbestedingsbeleid bij de gemeente Bronckhorst wil de RC BBLM nagaan in hoeverre de gemeente Bronckhorst werkt volgens het vastgestelde inkoopbeleid en in hoeverre dit in 2007 heeft geleid tot een besparing van 10% ten opzichte van Probleemstelling De probleemstelling is door de RC BBLM als volgt omschreven: Hoe is de uitvoering van het inkoopbeleid bij de gemeente Bronckhorst georganiseerd, is dit beleid en de uitvoering daarvan in overeenstemming met de geldende (Europese) wet- en regelgeving en is er in 2007 een besparing van 10% ten opzichte van 2005 vast te stellen. 1.4 Planning uitvoering onderzoek Bij de start van dit onderzoek is op basis van de voorgestelde activiteiten een termijnplanning opgesteld. Deze planning voorzag een eerste oplevering van de concept-rapportage in week Echter omstandigheden rondom dit onderzoek hebben er toe geleid dat de eerste rapportage niet eerder dan in week kon worden aangeboden.

5 pagina 5 van 55 Hoofdstuk 2 Onderzoeksopzet en Aanpak 2.1 Algemeen De onderzoeksaanpak maakt het mogelijk antwoord te geven op de gestelde onderzoeksvragen van de rekenkamercommissie (zie 2.3), die via de uitkomsten van een vijftal onderzoeksstappen nader zijn uitgewerkt (zie 2.4). Na afronding van de onderzoeksmethode zijn de antwoorden getoetst aan het normenkader (Hfd. 3). Aan de hand van de uitkomsten is deze rapportage opgesteld. In dit hoofdstuk wordt de onderzoeksopzet en aanpak verder uiteengezet. De gemeente heeft gekozen voor een platte structuur met 7 afdelingen. Hierdoor zijn de lijnen kort en kan communicatie snel en doeltreffend verlopen.

6 pagina 6 van Inkoopbeleid De gemeentelijke herindeling van 2005 was een aanleiding om het professioneel inkopen binnen de gemeente Bronckhorst vorm te geven. Na een jaar waarin de samenvoeging ook in de praktijk vorm gekregen heeft, is vervolgens een start gemaakt met het opstellen van een gemeentebreed inkoopbeleid. Door de afdeling Openbare Werken is al een aanbestedings- en inkoopbeleid opgesteld dat in april 2005 vastgesteld is door het college met een wijziging in Dit beleid is geïntegreerd in de nota Strategische visie op inkoop. 2.3 Onderzoeksvragen De doelstelling van het onderzoek, zoals verwoord in 1.2, is uitgewerkt in de volgende onderzoeksvragen: 1. Wat houdt het geformuleerde inkoopbeleid van de gemeente in? 2. Hoe is de inkoopfunctie in de gemeentelijke organisatie ingebed? 3. Hoe wordt het inkoopbeleid in de praktijk uitgevoerd en is dit in overeenstemming met het vastgestelde beleid? 4. Zijn de in het onderzoek betrokken dossiers rechtmatig aanbesteed? 5. Is er in 2007 een besparing van 10% ten opzichte van 2005 vast te stellen op inkopen en is deze besparing toe te schrijven aan het gewijzigde inkoopbeleid? 2.4 Onderzoeksstappen Om de antwoorden op de onderzoeksvragen te verkrijgen zijn de volgende stappen doorlopen: 1) Inventarisatie en beoordeling van de noodzakelijke documenten 2) Schriftelijke enquêtes 3) Persoonlijke interviews 4) Dossieronderzoek aanbestedingen 5) Onderzoek marktontwikkelingen 2005/ Inventarisatie en beoordeling documenten Het inkoop- en aanbestedingsgedrag van een gemeente is sterk afhankelijk van het ambitieniveau van die gemeente en de daarvoor beschikbare middelen. Hoe aan dit ambitieniveau door de ambtelijke organisatie concreet wordt vorm gegeven met koppeling naar de beschikbare financiële middelen wordt weergegeven in de Programmabegroting. Om te kunnen beoordelen hoe de beschikbare middelen voor inkoop- en aanbestedingen zich over de te onderzoeken periode hebben verhouden, zijn de beleidsbegrotingen over de respectievelijke jaren beoordeeld. Tevens is aan de hand van de jaarlijkse uitgaven aan leveranciers het uitgavenpatroon beoordeeld.

7 pagina 7 van 55 Om de bij het inkoop- en aanbestedingsproces betrokken medewerkers goed te informeren over procedures en wet- en regelgeving alsmede te ondersteunen met standaard documenten en formats wordt veelal voorzien in een Inkoophandboek. Zo ook bij de gemeente Bronckhorst. Dit Inkoophandboek is getoetst op handreikingen ten aanzien van volledigheid, juistheid, rechtmatigheid en doelmatigheid. In de eerste onderzoeksstap is het inkoopbeleid van de gemeente Bronckhorst beoordeeld aan de hand van de volgende noodzakelijke documenten o Nota strategische visie op inkoop versie 4.0 ( ) o Inkoophandboek versie o Integriteitbeleid o Inkoopscans 2005 / 2006 / 2007 o Beleidsbegrotingen 2005 / 2006 / 2007 Aan de hand van deze documenten is bestudeerd welke beleidsdoelen de gemeente nastreeft en wat formeel over de aanbestedingspraktijk is vastgelegd Schriftelijke enquêtes Middels een schriftelijke enquête (zie Bijlage 1) onder budgethouders en afdelingshoofden is vastgesteld wat de huidige manier van werken is binnen het operationeel en tactisch inkoop- en aanbestedingsproces en wordt zichtbaar of het inkoopbeleid goed is ingebed in de organisatie. Er zijn in totaal 55 enquêtes per mail verstuurd naar alle budgethouders, programmamakers en een aantal afdelingshoofden die door de gemeente Bronckhorst zijn aangegeven. Bij nader inzien blijken 5 budgethouders niet te beschikken over een inkoopbudget. Van de 50 resterende enquêtes zijn in totaal 39 ingevulde enquêtes retour ontvangen (78%) Interviews Binnen de gemeente Bronckhorst zijn gesprekken gevoerd (zie Bijlage 2) met een zestal afdelingshoofden, de verantwoordelijke wethouder en de inkoopadviseur. Hierin wordt zichtbaar in hoeverre betrokkenen bekend zijn met de werkwijze op het gebied van inkoop en aanbesteden en of daarop in voldoende mate wordt toegezien. Het interview heeft als doel: Toetsing van het verkregen beeld vanuit de schriftelijke enquêtes. Toetsing of de verantwoordelijk leidinggevenden handelen volgens het vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid en toezien op het correct handelen van hun medewerkers binnen het inkoopen aanbestedingsproces Dossieronderzoek Om een goed beeld te kunnen vormen van de inkoop- en aanbestedingspraktijk en daarmee een antwoord te kunnen geven op de primaire onderzoeksvraag, is het voor dit onderzoek niet noodzakelijk om alle aanbestedingsdossiers uit de periode te onderzoeken. Er is een strategische selectie naar marktsegment/afdeling gemaakt en daarbinnen weer een selectie naar gevolgde aanbestedingsprocedure. Selectie van Aanbestedingsdossiers Gebleken is, dat in de gemeente Bronckhorst in de te onderzoeken periode geen enkele registratie van aanbestedingen plaatsgevonden (overigens ook niet tot eind maart 2009). Om toch tot een selectie van te beoordelen dossiers te kunnen komen en daarmee een representatief beeld te

8 pagina 8 van 55 verkrijgen van het aanbestedingsgedrag van de gemeente Bronckhorst, is een selectiemethodiek overeengekomen zoals nader is beschreven in Bijlage 4. Uit het aanbod van aanbestedingsdossiers is in overleg met de RC de keuze gemaakt 17 dossiers te onderzoeken t.w. 1 dossier uit 2005, 8 dossiers uit 2006 en 8 dossiers uit Naderhand is nog de Europese aanbesteding Leerlingenvervoer 2005 toegevoegd hetgeen het totaal op 18 te beoordelen aanbestedingsdossiers brengt. Deze aanbestedingsdossiers zijn op 8 juni 2009 onderzocht op de criteria zoals vermeld in de Checklist Aanbestedingsdossier gemeente Bronckhorst met aanvulling van 18 geformuleerde criteria Onderzoek marktontwikkelingen De inkoopmarkt is onder invloed van economische ontwikkelingen doorlopend in beweging. Om een betrouwbaar beeld te kunnen geven van ten aanzien mogelijkheden voor inkoopbesparingen is aan de hand van marktanalyses van het CBS, onderzoek verricht naar marktontwikkelingen. Eenduidig inzichtelijk maken van besparingen op inkoop is een lastige zo niet onmogelijke opgave omdat meerdere factoren van invloed zijn op dit resultaat. Om toch een betrouwbaar beeld van de inkoopprestaties te kunnen geven is aan de hand van actoren een beeld geschetst van kostenbesparingen (directe besparingen op inkoopdelen), kostenvermijding (het voorkomen van kosten) en procesverbeteringen. 2.5 Afronding onderzoek Na uitvoering van het onderzoek is een zogenaamde nota van bevindingen voorgelegd voor technisch wederhoor aan de ambtelijke organisatie. Dit technisch wederhoor is bedoeld om eventuele feitelijke onjuistheden in het rapport op te sporen. Na het technisch wederhoor en de aanpassingen, die daar het gevolg van waren, zijn door de RC de conclusies en aanbevelingen geformuleerd. Het rapport (inclusief de conclusies en aanbevelingen) is daarop aangeboden aan het college van burgemeester en wethouders voor bestuurlijk wederhoor. De bestuurlijke reactie van het college en het nawoord hierop van de RC zullen eveneens aan dit rapport worden toegevoegd.

9 pagina 9 van 55 Hoofdstuk 3 Normenkader De bevindingen bij de specifieke onderzoeksvragen worden beoordeeld door ze te toetsen aan het normenkader zoals onderstaand weergegeven in en Dit normenkader geeft weer aan welke normen de inkooppraktijk moet voldoen Normenkader (Wet- en regelgeving) Voor het onderzoek naar het inkoopbeleid bij de gemeente Bronckhorst worden de volgende normen gehanteerd: Het door de gemeente Bronckhorst geformuleerde inkoopbeleid voldoet aan de geldende Europese en nationale wet- en regelgeving. (Hierbij valt te denken aan de Europese Richtlijn EG die voor Nederland met het Besluit van 16 juli 2006 is omgezet in het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten, kortweg Bao). De bij het inkoopproces betrokken medewerkers zijn op de hoogte van de regels van het inkoopbeleid van de gemeente Bronckhorst dat door het College op 17 mei 2006 is vastgesteld. In dit nieuwe inkoopbeleid is het aanbestedings- en inkoopbeleid voor de afdeling Openbare Werken dat al in april 2005 door het College was vastgesteld, volledig geïntegreerd. Communicatie naar de medewerkers heeft digitaal plaatsgevonden, ondersteund door de inzet van de inkoopcoördinator. De betrokken medewerkers houden zich in de praktijk aan deze regels, niet alleen in woorden maar ook in daden. In daden blijkt uit volledigheid van de dossiers. Bij de uitvoering van het inkoopbeleid wordt in voldoende mate functiescheiding toegepast. Dit is van belang om risico s van beïnvloeding en belangenverstrengeling uit te sluiten. Er wordt rechtmatig aanbesteed zodat de inkoop- en aanbestedingspraktijk de jaarlijkse toets van de accountant probleemloos kan doorstaan Overige actoren Economische marktsituatie De inkoopmarkt is onder invloed van economische ontwikkelingen doorlopend in beweging. Ook over de te onderzoeken periode zal dit effecten hebben gehad op inkoopsegmenten van aangewezen te onderzoeken aanbestedingsdossiers. Eventuele positieve dan wel negatieve effecten zijn in de beoordeling meegenomen. Financiële documenten Het inkoop- en aanbestedingsgedrag van een gemeente is sterk afhankelijk van het ambitieniveau van die gemeente en de daarvoor beschikbare middelen. Hoe aan dit ambitieniveau door de ambtelijke organisatie concreet wordt vorm gegeven met koppeling naar de beschikbare financiële middelen wordt weergegeven in een Programmabegroting. Om te kunnen beoordelen hoe de beschikbare middelen voor inkoop- en aanbesteden zich over de te onderzoeken periode hebben verhouden, zijn de beleidsbegrotingen over de respectievelijke jaren beoordeeld. Tevens is vanuit de inkoopscans het uitgavenpatroon beoordeeld.

10 pagina 10 van 55 Inkoopinstrumenten Om de bij het inkoop- en aanbestedingsproces betrokken medewerkers goed te informeren over procedures en wet- en regelgeving alsmede te faciliteren met standaard documenten en formats wordt veelal voorzien in een Inkoophandboek. Zo ook bij de gemeente Bronckhorst. Dit Inkoophandboek is getoetst op handreikingen ten aanzien van volledigheid, juistheid, rechtmatigheid en doelmatigheid Besparingen Eenduidig inzichtelijk maken van besparingen op inkoop is een lastige zo niet onmogelijke opgave omdat meerdere factoren van invloed zijn op dit resultaat. Om toch een betrouwbaar beeld van de inkoopprestaties te kunnen geven wordt aan de hand van actoren een beeld gegeven van kostenbesparingen (directe besparingen op inkoopdelen), kostenvermijding en procesverbeteringen.

11 pagina 11 van 55 Hoofdstuk 4 Bevindingen 4.1 Beoordeling documenten Zoals vermeld in is het inkoopbeleid van de gemeente Bronckhorst beoordeeld aan de hand van de daar genoemde documenten o Nota strategische visie op inkoop versie 4.0 ( ) o Inkoophandboek versie o Integriteitbeleid o Inkoopscans 2005 / 2006 / 2007 o Beleidsbegrotingen 2005 / 2006 / 2007 De bevindingen zijn onderstaand weergegeven Nota strategische visie op inkoop versie 4.0 ( ) Naar het oordeel van de RC is het geformuleerde en vastgestelde inkoop- en aanbestedingsbeleid volledig ten aanzien van de vereiste beleidsuitgangspunten, doelstelling, theoretisch kader, juridisch kader en gewenste ondersteunende instrumenten. Daarnaast geeft het een evenwichtige balans weer tussen de thema s rechtmatigheid, doelmatigheid en sociaal- economische belangen met verantwoording naar de omgeving (milieu). De vastgestelde drempelbedragen voor te volgen aanbestedingsprocedures beneden de Europese drempels wijken niet wezenlijk af van het landelijk gemiddelde. In de vergadering van 25 juni 2009 heeft de raad de drempelbedragen inkoopbeleid aangepast. In het raadsvoorstel wordt opgemerkt dat de gemeente de kloof tussen lokale markt en gemeente kan verkleinen door aan te besteden in geschikte percelen en de opdrachten daarop aan te passen. De RC wijst er op, dat de gemeente mogelijk risico s loopt als er in opdrachten wordt geknipt. De RC gaat er van uit dat dit niet de bedoeling is van de gemeente Inkoophandboek versie In het inkoophandboek is een handreiking van instrumenten, procedures, werkinstructies en standaarden opgenomen om de organisatie te ondersteunen bij het inkoop- en aanbestedingsproces. Het inkoophandboek voorziet naar het oordeel van de RC in voldoende mate in: een beschrijving van Doel en Beleid, uitleg van begripsbepalingen, inkoopproces, marktbenaderingen, inkoopstrategieën en Europees aanbesteden, juridische uitgangspunten, ethische en ideële uitgangspunten, bedrijfseconomische uitgangspunten, organisatorische uitgangspunten, en een aantal standaard formats.

12 pagina 12 van Integriteitbeleid Het geformuleerde integriteitbeleid kan zich meten met het integriteitbeleid van meerdere collegagemeenten. Hiertoe is de modelgedragscode van de VNG gevolgd die de instemming van de vakbonden heeft gekregen. Nagegaan is welke regels de gewenste waarden en normen weergeven, of de regels bij de dagelijkse praktijk en andere reeds bestaande regels aansluiten en of het management bereid en in staat is deze regels consequent na te leven. De gedragscode bevat een groot aantal relevante gedragsregels ten aanzien van thema s waarbij de integriteit in het geding kan komen zoals: vertrouwelijke informatie, nevenwerkzaamheden, geschenken, uitnodigingen voor reizen, gemeentelijke voorzieningen, belangen van familieleden en reageren op niet-integere zaken Inkoopscans 2005 / 2006 / 2007 In de onderzochte jaren 2005, 2006 en 2007 zijn jaarlijks zogenaamde ABC-analyses uitgevoerd door het bureau Combined Business Power (CBP). Door deze ABC-analyses (onderdeel van de inkoopscan) wordt inzicht verkregen in de verschillende producten/productgroepen die worden ingekocht. Hierbij worden belangrijke en minder belangrijke inkopen van elkaar onderscheiden door de leveranciers aan de hand van de omzet in te delen in drie groepen t.w. A-leveranciers, B- Leveranciers en C-leveranciers. Deze indeling staat voor: A-leveranciers: Een kleine groep leveranciers die verantwoordelijk is voor 70% van de omzet. Betreft strategische en hefboomproducten. B-leveranciers: De middengroep, verantwoordelijk voor de 20% van de omzet. Betreft vaak knelpunten routineproducten. C-leveranciers: De grootste groep leveranciers, verantwoordelijk voor de laatste 10% van de omzet. Betreft vaak routineproducten. Bij de ABC analyse wordt ook wel de wet van Pareto genoemd waarbij: 80% van de omzet wordt gerealiseerd bij 20% van de leveranciers 20% van de omzet wordt gerealiseerd bij 80% van de leveranciers De ABC-Analyse verschaft organisaties inzicht in het beslissingsproces rondom het aantal leveranciers (om tot eventuele kostenverlaging en afname van risico s te komen). Als beïnvloedbare inkoopomzet wordt gerekend de totale inkoopomzet verminderd met niet beïnvloedbare geldstromen zoals uitgaven aan de Belastingdienst, salarissen, overheidsafdrachten, grondaankopen en een groot aantal subsidies. Wat overblijft kan door marktwerking/concurrentiestelling worden beïnvloed. In onderstaande tabel zijn de gegevens weergegeven uit de inkoopscans 1 voor de gemeente Bronckhorst van de jaren 2005 t/m Bron: ABC-analyses CBP-Apeldoorn

13 pagina 13 van 55 Inkoopscans Bruto inkoopomzet Aantal leveranciers Aantal facturen Beïnvloedbare inkoopomzet* Aantal leveranciers Aantal facturen * Beïnvloedbare inkoopomzet = de omzet via de ABC-leveranciers Uit bovenstaande overzichten blijkt het volgende:

14 pagina 14 van 55 De beïnvloedbare inkoopomzet is over de aangegeven periode gedaald met ruim 19% Het aantal beïnvloedbare leveranciers is over de onderzochte periode gedaald met 20% Het aantal beïnvloedbare facturen is over de onderzochte periode gedaald met 27% De RC is van oordeel dat op basis van deze gegevens kan worden vastgesteld dat de organisatie er in is geslaagd om de kosten in het financieel/administratieve inkoopproces te reduceren. Ook is de RC van oordeel dat de versnippering van inkoop is afgenomen. Bij de ABC-analyses zijn aanbevelingen gedaan door het desbetreffende onderzoeksbureau Uit de interviews is gebleken dat deze aanbevelingen nauwelijks worden herkend door de afdelingsmanagers. De RC stelt dat het behalen van het resultaat geen gevolg is van een bewuste uitvoering van de aanbevelingen. 4.2 Marktontwikkelingen De periode van 2005 t/m 2007 kenmerkte zich als een geweldige groeimarkt met afnemende werkeloosheid, dalende inflatie en stijgende prijzen. Maar toch ook specifieke marktsegmenten als telefonie en internet, schoonmaak en beveiliging waarin prijzen onder druk van concurrentie daalden. Gemiddeld genomen mag derhalve worden gesteld dat het over de periode uitstekend ging met de Nederlandse economie. Behoudens in de aangegeven specifieke segmenten, mocht vanuit inkoopperspectief gezien, van concurrentiestelling geen hoogdravende resultaten worden verwacht. In enkele segmenten mocht men al blij zijn wanneer er überhaupt werd ingeschreven, er was namelijk volop werk voor (zeer) goede prijzen. De marktontwikkelingen kunnen weerslag hebben op de gemaakte besparingen. Hierop komen wij terug in paragraaf 4.4. Voor meer inzicht in de marktsituatie over de periode zie Bijlage Bevindingen ten aanzien van de onderzoeksvragen De RC komt ten aanzien van de onderzoeksvragen tot de volgende bevindingen: Wat houdt het geformuleerde inkoopbeleid van de gemeente in? Het inkoopbeleid van de gemeente Bronckhorst houdt in dat, naast het volgen van de Nationale en Europese wet- en regelgeving ten aanzien van inkopen en aanbesteden, de gemeente zelf een aantal aanvullende regels/bepalingen heeft geformuleerd. Deze regels/bepalingen betreffen de inrichting en uitvoering van het inkoopproces met in het bijzonder nadere regelgeving die in acht moet worden genomen bij inkopen en aanbesteden waar onder ethische eisen aan de opdrachtnemer, milieuaspecten, een bijzondere positie voor de Sociale Werkvoorziening en Sociale Arbeid en geen bevoordeling van regionale ondernemers. Daarnaast zijn aanbestedingsprocedures vastgesteld voor inkopen en aanbestedingen beneden de wettelijk verplichte Europese aanbestedingsdrempels. Het beleid is terug te vinden in de nota strategische visie op inkoop en het inkoophandboek.

15 pagina 15 van 55 Uit de interviews blijkt dat dit inkoopbeleid door de organisatie overwegend als een juiste afspiegeling van de strategische visie op inkoop wordt gezien. Ook de RC is van oordeel en onderschrijft daarmee de mening van de geïnterviewden, dat het geformuleerde inkoopbeleid een juiste afspiegeling is van de visie van de gemeente Bronckhorst op inkoop. In 2005 is de inkoopfunctionaris gestart met het opstellen en laten vaststellen van de strategische visie op inkoop en de instrumenten voor ondersteuning van het inkoopproces. In 2006 heeft zelfs nog een ingrijpende bijstelling in de aanbestedingsprocedures onder de drempel plaats gehad, met verbetering van draagvlak als gevolg. De actieve rol van de inkoopfunctionaris is van groot belang geweest bij de implementatie en acceptatie van de professionaliseringsslag in inkoop. Het is voor iedereen nu duidelijk wat de spelregels, de verantwoordelijkheden en bevoegdheden zijn. De geïnterviewden gaven aan dat alle onderdelen van het geformuleerde inkoopbeleid in hun ogen rechtmatig is. Dat wil nog niet zeggen dat men er ook volledig naar handelt. Tijdens het onderzoek zijn toch wel meerdere omissies geconstateerd waaruit blijkt dat men de spelregels niet altijd en/of volledig volgt. (zie ook en 4.4.4) Hoe is de inkoopfunctie in de gemeentelijke organisatie ingebed? De inkoopfunctie bestaat uit ondersteunende diensten en uit instrumenten. Het inkoophandboek is zo n instrument waarin meerdere definities, handreikingen en standaarden zijn samengebundeld. De inhoud van dit inkoophandboek sluit nauw aan bij het te volgen inkoopbeleid. De weergave wordt door de geënquêteerde medewerkers als helder en inzichtelijk ervaren waarbij de formats het inkooproces goed ondersteunen. Wel is een enkele medewerker daarbij de mening toegedaan dat je bij beleid moet blijven nadenken en er uit moet halen wat er inzit door kansen te blijven zoeken. Met wisselende regelmaat wordt daarbij de inkoopfunctionaris geraadpleegd. De RC is van oordeel dat dit een goede houding is, waarbij de inkoopfunctionaris echter wel vaker zou kunnen worden gevraagd voor ondersteuning. Uit het onderzoek is gebleken, dat een enkeling zich evenwel niets aantrekt van het beleid en zijn eigen weg volgt. Enkele managers zijn niet altijd even goed op de hoogte van het bestaan en toegankelijkheid van de ondersteunende inkoopinstrumenten en zijn ook niet op de hoogte of hun medewerkers dat wél weten. Wanneer medewerkers inkooptechnische of aanbestedingstechnische vragen hebben, worden ze doorverwezen naar de inkoopfunctionaris. Hoewel in de interviews wordt aangegeven dat, wanneer in een situatie afwijking van beleid gewenst is er overleg plaats vindt met de inkoopfunctionaris en het afdelingshoofd, wordt dit niet bevestigd door de bevindingen uit de aanbestedingsdossiers. Van het meldingsformulier inkoop- /aanbestedingstraject wordt nauwelijks tot geen gebruik gemaakt hetgeen betekent dat de inkoopfunctionaris veelal niet of niet-tijdig wordt geinformeerd over de voorgenomen inkoop/aanbesteding. De RC is van oordeel, dat teneinde de inkoopfunctionaris zijn taak optimaal te kunnen laten uitvoeren, nauwer dient te worden toegezien op het invullen en aanleveren van het meldingsformulier.

16 pagina 16 van Hoe wordt het inkoopbeleid in de praktijk uitgevoerd en is dit in overeenstemming met het vastgestelde beleid? Uit de interviews blijkt dat de medewerkers in grote mate vertrouwd zijn geraakt met de geldende inkoop- en aanbestedingsprocedures. Indien men twijfelt over een te volgen aanbestedingsprocedure geeft men aan de inkoopfunctionaris te raadplegen. Een enkele manager geeft aan toe te zien op het raadplegen van de inkoopfunctionaris door het houden van steekproeven. Echter, de bevindingen uit de aanbestedingsdossiers wijzen anders uit. Er wordt een aantal keren afgeweken van het vastgesteld beleid waarbij motivering voor de afwijking en instemming van de daartoe bevoegde(n) niet terug te vinden zijn in het dossier. De RC twijfelt aan het structureel volgen van de Algemene Inkoopvoorwaarden door de medewerkers bij inkopen en aanbesteden. Enquête wijst uit dat 94% van de geënquêteerden van het bestaan van inkoopvoorwaarden af weet. De inkoopvoorwaarden worden niet structureel van toepassing verklaard bij offerte-trajecten en contractering. Dit wordt bevestigd door de bevindingen uit de aanbestedingsdossiers. Verwijzing naar de algemene inkoopvoorwaarden vindt onvoldoende plaats. Dit betekent veelal dat de leveringsvoorwaarden van de leverancier van toepassing worden op de opdracht. Hierdoor wordt risico gelopen t.a.v. onder andere garantie, leververplichting, betaling en aansprakelijkheid (zie ook ). De keuze van leveranciers bij onderhandse aanbestedingen is een kwetsbaar proces dat veelal plaats vindt op basis van historische kennis en relaties. Men geeft wel aan marktonderzoek uit te voeren en/of collega-gemeenten te raadplegen, maar dit is niet uit de onderzochte dossiers vast te stellen. Regionale leveranciers wordt veelal ook de gelegenheid geboden mee te dingen. Functiescheiding is een organisatorische maatregel waarbij functies zodanig worden verdeeld dat iedere medewerker slechts een deel van het totale proces kan beïnvloeden en de mogelijkheid ontstaat tot wederzijdse controle. Het doel van functiescheiding is het voorkomen van ongewenste functievermengingen. De functies zijn zo ingericht dat degene die bestelt, niet zelf kan bepalen welke leverancier hij of zij kiest, kan tekenen voor ontvangst en ook nog de betaling autoriseert. Tijdens de interviews is gebleken dat in de meeste situaties degene die de offerte aanvraagt, de opdracht verstrekt en de factuur akkordeert, dezelfde persoon is. De RC is van oordeel, dat dit een niet wenselijke situatie is. Een heldere functiescheiding voorkomt dat een organisatie / medewerker de schijn tegen zich krijgt van niet correct handelen. Waar de scheiding aangebracht moet worden hangt af van de vraag waar in een proces de kritisiche fase ligt. Het kan gaan om het scheiden van advisering en voorbereiding aan de ene kant, van besluitvorming en controle aan de andere kant. De RC stelt vast, dat het inkoop- en aanbestedingsproces van de gemeente Bronckhorst niet is vastgelegd in een beschrijving van de Administatieve Organisatie. Nieuwe en tijdelijke medewerkers zijn overwegend niet op de hoogte van de spelregels rondom inkopen en aanbesteden bij de gemeente Bronckhorst. Vaak wordt daardoor uit onwetendheid en niet uit onwilligheid een onjuiste keuze gemaakt bij inkopen en aanbesteden. Deze groep van medewerkers wordt meestal op de eerste werkdan door P&O ontvangen voor kennismaking en introductie, waarbij men wordt voorzien van een informatiemap. Dit moment is naar het oordeel van de RC een prima gelegenheid om deze medewerkers ook te informeren over de voorgeschreven procedures rondom inkoop en aanbesteden.

17 pagina 17 van Zijn de in het onderzoek betrokken dossiers rechtmatig aanbesteed? Volledigheid Zoals in is aangegeven, zijn 18 inkoopdossiers geselecteerd voor nader onderzoek. Van de 18 opgevraagde dossiers zijn er 16 onderzocht, 2 dossiers bleken niet aanwezig. Voor de afwezige dossiers wordt als reden aangegeven dat de aanbestedingen in samenwerking met andere gemeente(n) zijn uitgevoerd en dat daar de dossiers zijn gearchiveerd. De RC is van oordeel, dat dit evenwel een onjuiste wijze van handelen is. Ook bij gezamenlijke aanbestedingen dient elke deelnemende gemeente zelfstandig een aanbestedingsdossier aan te leggen. Bij de analyse van de 16 dossiers is als eerste onderzocht of alle vereiste documenten aanwezig waren (procedureformulier, raming, evt. Collegebesluit, Proces Verbaal van aanbesteding, selectiecriteria, gunningcriteria, gunningrapport, evaluatie) en of de financiële gegevens aanwezig waren om de juiste aanbestedingsvorm te kiezen (geraamde omvang van de aanbesteding). Daarbij zijn vele omissies geconstateerd waarvan onderstaand een niet-limitatieve opsomming wordt gegeven. Hoewel in het inkoophandboek van de gemeente Bronckhorst is aangegeven op welke wijze een aanbestedingsdossier moet zijn opgebouwd en welke documenten het dient te bevatten (zie Bijlage 4 Checklist), ontbreken in alle onderzochte dossiers meerdere documenten. In Bijlage 3 zijn de bevindingen ten aanzien van de onderzochte dossiers volledig weergegeven. Hieronder volgt een niet-limitatieve opsomming van de meest opmerkelijke bevindingen. In geen van de gevallen is gebruik gemaakt van het meldingsformulier om de inkoopcoördinator te informeren, zoals is voorgeschreven. Omdat de inkoopcoördinator mogelijk niet of niet-tijdig is geïnformeerd, wordt risico gelopen in aanbestedingstactiek en het kiezen van een juiste aanbestedingsprocedure. Ook wordt afstemming gemist op de kans tot gezamenlijke inkoop met collega-gemeenten. In 8 van de 16 dossiers ontbreekt het aanbestedingsdocument (bestek / offerteaanvraag) waardoor vergelijking met de inschrijving / offerte van de leverancier onmogelijk wordt. In 4 dossiers worden de van toepassing zijnde inkoopvoorwaarden niet of niet juist toegekend. Dit betekent veelal dat op datzelfde moment de leveringsvoorwaarden van de leverancier van toepassing worden op de opdracht. In 3 dossiers kon uit de beschikbare gegevens niet worden opgemaakt welke voorwaarden van toepassing zouden zijn (onvoldoende gegevens). Meerdere dossiers zijn niet controleerbaar of voldoende marktwerking is toegepast omdat: - het Proces-verbaal van opening ontbreekt. Hierin moeten de namen van de inschrijvers/leveranciers worden vermeld die een offerte hebben ingediend. - de offertes van de inschrijvers/leveranciers ontbreken. - alleen de offerte van de gegunde inschrijver/leverancier is opgenomen. In slechts 5 dossiers is de beoordelingsmatrix opgenomen waarmee de keuze voor de beste offerte kan worden aangetoond. In 5 dossiers ontbreken de gunningbrieven. In 12 dossiers ontbreken de afwijzingsbrieven waarmee de inschrijver/leverancier gemotiveerd wordt afgewezen. In 14 dossiers ontbreekt de getekende opdracht. Samenvattend kan worden gesteld dat de gemeente Bronckhorst door dit soort omissies grote risico s loopt ten aanzien van o.a. de keuze van een juiste aanbestedingsprocedure, accountantscontrole (rechtmatigheidsverklaring), haar positie bij conflicten met opdrachtnemers, verificatie van de opgedragen en geleverde prestatie(s) en claims (kortgedingen) van afgewezen leveranciers.

18 pagina 18 van 55 Rechtmatigheid Ten aanzien van de rechtmatigheid van de onderzochte dossiers kan het volgende worden opgemerkt. Concurrentiestelling De opdrachtwaarde van de onderzochte aanbestedingen varieert van tot In de geselecteerde aanbestedingsdossiers is het aantal betrokken aanbieders nagegaan. Bij de meervoudig onderhandse aanbestedingen hebben in ieder geval 3 of meer partijen een uitnodiging ontvangen. Dit is conform de regels van de Gemeente Bronckhorst. Bij de openbare en Europese aanbestedingen heeft men in de meeste gevallen, voor zover nagegaan kon worden, ook voldoende inschrijvers gehad, zodat voldoende concurrentie kon worden gesteld. Goedgekeurde afwijkingen Op de vraag aan de managers of er afwijkingen zijn geweest op aanbestedingsprocedures, werd 3x aangegeven dat er incidenteel wel eens een afwijking op het beleid heeft plaatsgevonden. Aangegeven wordt dat dit in deze gevallen goed is beargumenteerd en door het College is goedgekeurd. Dit wordt bevestigd door de in de dossiers aangetroffen vastgestelde nota s. Betrouwbaarheid/rechtmatigheid Toelichting: Van de 18 dossiers zijn slechts 16 dossiers onderzocht omdat 2 niet zijn aangeleverd. Van de 16 onderzochte aanbestedingsdossiers kunnen 9 dossiers als geheel betrouwbaar en rechtmatig aanbesteed worden aangemerkt. 3 Dossiers zijn onvoldoende/niet te beoordelen omdat 2 dossiers in het geheel niet (archiefstukken liggen in een andere gemeente) en 1 dossier slechts gedeeltelijk in bezit van de gemeente Bronckhorst is. Van 4 dossiers is met zekerheid te melden dat deze onjuist zijn aanbesteed, t.w. voor 2 aanbestedingen in 2006 en 2 aanbestedingen in 2007 zijn onjuiste onderhandse aanbestedingprocedures gekozen. Bij 3 van de vier aanbestedingen had in plaats van de enkelvoudige onderhandse aanbestedingsprocedure een meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedure moeten worden gevolgd. Eén dossier van deze vier aanbestedingen (dossier

19 pagina 19 van 55 uit 2007) bevat 3 gunningbrieven voor verschillende gunningen van gelijksoortige opdrachten waaruit mag worden vastgesteld dat hier geknipt is. Niet de meervoudige onderhandse aanbestedingsprocedure had moeten worden gevolgd, maar een bovenliggende (meer uitgebreide) aanbestedingsprocedure. Gezien de termijn, soort en aard hadden deze aanbestedingen in één aanbestedingsprocedure moeten worden samengevat. Voor een compleet overzicht zie Bijlage 4. In 2007 heeft de accountant van de gemeente Bronckhorst een goedkeurende verklaring voor rechtmatigheid gegeven bij de jaarrekening De accountant toetst de financiële rechtmatigheid. Dit kan in de praktijk tot schijnbare tegenstellingen leiden met de bevindingen, zoals boven verwoord. Dit wordt veroorzaakt, doordat in dit onderzoek in een aantal gevallen de dossiers dieper zijn beoordeeld. Overig Verder zijn bij het onderzoek van het door de gemeente aangereikte dossieroverzicht de volgende zaken vastgesteld : De contractwaarde van opdrachten is niet altijd vermeld. De contractduur van opdrachten is zelden vermeld. Een aantal disciplines wordt elk jaar opnieuw aanbesteed, soms met een andere aanbestedingsprocedure dan het jaar ervoor terwijl op basis van de contractwaarden allen in eenzelfde aanbestedingsprocedure vallen. Uit kostentechnisch oogpunt valt hier te overwegen deze disciplines in meerjaren overeenkomsten aan te besteden. In enkele gevallen worden Diensten incidenteel aangemerkt als Werken waardoor voor deze aanbestedingen een lagere aanbestedingsprocedure is toegestaan. Of dit bewust of onbewust is gebeurd hebben wij niet vast kunnen stellen. Door een goede inzage te geven in HOE men tot een correcte vaststelling Dienst of Werk kan komen, kunnen deze omissies in de toekomst worden voorkomen. 4.4 Is er in 2007 een besparing van 10% ten opzichte van 2005 vast te stellen op inkopen en is deze besparing toe te schrijven aan het gewijzigde inkoopbeleid? In het eerste jaar van de te onderzoeken periode (2005) is men vooral intensief bezig geweest met het integratieproces van de fusiegemeenten. Dit was ook het jaar waarin een start is gemaakt met de ontwikkeling van het inkoopprofessionaliseringsproces. Echt waarneembare effecten van deze professionalisering waren dan ook niet eerder waarneembaar dan in Vanaf dat jaar konden beleid en ontwikkelde instrumenten ook daadwerkelijk worden ingezet. Het antwoord op de vraag of in 2007 een besparing van 10% ten opzichte van 2005 vast is te stellen en of deze besparing toe te schrijven is aan het gewijzigde inkoopbeleid, is niet zonder meer vast te stellen. Daarvoor zijn meerdere oorzaken aan te wijzen. In de eerste plaats heeft er in 2005 geen nulmeting plaatsgevonden waardoor vergelijken erg moeilijk zo niet onmogelijk wordt. Verder hebben ontwikkelingen op de markt plaatsgevonden, waardoor een vergelijking tussen de jaren 2005 en 2007 wordt bemoeilijkt. Toch zijn er wel een aantal opmerkingen te maken op basis van de onderzochte dossiers. De Nederlandse markt maakte over de onderzochte periode een enorme economische groei door wat het effect van concurrentiestelling dusdanig verzwakte, dat het realiseren van besparingen een

20 pagina 20 van 55 moeilijke doch niet onmogelijke taak was (zie ook 4.3). Dat besparingen toch werden gerealiseerd wordt bevestigd door de bevindingen tijdens het onderzoeken van de aanbestedingsdossiers waarbij aanbestedingsresultaten zijn geconstateerd van 15 tot 69%. Ook de Europese aanbestedingen van Verzekeringen en Energie-inkoop, bevestigen dat in deze periode van economische groei door professioneel in te kopen toch beduidende besparingsresultaten zijn te bereiken. Op de, met meerdere gemeenten uitgevoerde Europese aanbesteding Verzekeringen, werd maar liefst een resultaat bereikt van meer dan 51%. Óf al deze aanbestedingsresultaten ook daadwerkelijk tot besparingen hebben geleid is bij de meeste onderzochte dossiers niet vast te stellen omdat vermelding van ramingen en opdrachtsommen ontbreekt (14 dossiers geen raming, 7 dossiers geen opdrachtsom). Toch mag uit deze gegevens worden geconcludeerd dat professioneler inkopen en aanbesteden heeft geleid tot concrete besparingen ( out of pocket ) op de inkoopuitgaven. Daarnaast is door een deskundige inkoopfunctie en vooral ook door samenwerking te zoeken met collega-gemeenten in de regio, bij (gezamenlijke) aanbestedingen een toename te constateren van kwalitatief betere offerteaanvragen en contracten die daarmee een bijdrage hebben geleverd aan kostenvermijding. Bij kostenvermijding moet bijvoorbeeld worden gedacht aan het afsluiten van contracten met meerjarenopties voor de inkoop van energie (voorkomt prijsstijgingen) en voor verzekeringen (voorkomt premiestijgingen). Met goed doordachte en opgestelde contracten nemen ook de risico s voor meerwerkclaims en mogelijke schadeclaims af. De ondersteuning van het inkoopproces met procedures, werkinstructies, standaard formats, contractbeheer en vooral deskundige ondersteuning, heeft het inkoopproces als geheel beter (kosten efficiënter) doen verlopen. Daar waar voorheen ieder zijn eigen weg koos is nu sprake van een gestructureerd inkoopproces. Wel gelden daarbij de opmerkingen, zoals gemaakt in de paragrafen en Uit de interviews blijkt dat de kansen die er liggen bij collectieve inkooptrajecten met collegagemeenten binnen de regio Achterhoek wel worden gezien maar dat er nog (te) weinig gebruik van wordt gemaakt. Indien niet geïnitieerd door inkoopfunctionaris vindt gezamenlijk inkopen nauwelijks plaats. Vanuit de afdelingen wordt aangegeven dat wel gebruik wordt gemaakt van kennisuitwisseling. De RC is van oordeel, dat hier toch kansen op besparingen, risicovermijding en capaciteitsdeling blijven liggen. Bij een beschikbaar investeringsbudget dat over de onderzochte periode marginaal is toegenomen met enkele procenten (zie 4.1.5) is de over dezelfde periode werkelijk uitgegeven inkoopomzet gedaald van in 2005 naar in Dit betekent een afname van inkoopuitgaven met meer dan 18% (zie tabel in 4.1.4). Dit is natuurlijk een ruwe benadering. Óf dit geheel aan inkoopprofessionalisering mag worden toegeschreven is, gezien het ontbreken van nauwkeurige gegevens uit de aanbestedingsdossiers, nu niet hard te maken maar het geeft toch een beeld. Enige onderbouwing geven natuurlijk wel de aanbestedingsresultaten als bovenvermeld. Zoals in aangegeven zijn over de periode door een extern bureau jaarlijks analyses en evaluaties uitgevoerd op het inkoop- en aanbestedingsproces. Hoewel uit de interviews is gebleken dat de geïnterviewden de aanbevelingen uit deze evaluaties niet paraat hadden, blijkt in de praktijk dat men toch iets gedaan heeft met de kansrijke aanbevelingen die in de bijbehorende rapportages werden meegegeven om tot kostenverlaging te komen. Zo is de aanbeveling om het aantal 2 Bron: ABC-analyses CBP-Apeldoorn

21 pagina 21 van 55 leveranciers terug te dringen opgevolgd, waardoor het aantal beïnvloedbare leveranciers is gedaald met ruim 20%. Daarmee worden kostenverlagingen als gevolg van minder leveranciers, efficiëntere administratieve afhandeling (w.o. facturatie), minder risico s en inkoopvoordelen door bundeling, bereikbaar.

22 pagina 22 van 55 Hoofdstuk 5 Conclusies Onderzoeksvragen Op basis van de bevindingen komt de RC tot de volgende conclusies: 5.1 Wat houdt het geformuleerde inkoopbeleid van de gemeente in? Naast het volgen van de Nationale en Europese wet- en regelgeving ten aanzien van inkopen en aanbesteden, heeft de gemeente Bronckhorst zelf een aantal aanvullende regels/bepalingen geformuleerd. Deze regelgeving is vastgelegd in de nota strategische visie op inkoop en het inkoophandboek. De regels/bepalingen betreffen de inrichting en uitvoering van het inkoopproces met in het bijzonder nadere regelgeving die in acht moet worden genomen bij inkopen en aanbesteden waar onder ethische eisen aan de opdrachtnemer, milieuaspecten, een bijzondere positie voor de Sociale Werkvoorziening en Sociale Arbeid en geen bevoordeling van regionale ondernemers. Daarnaast zijn aanbestedingsprocedures vastgesteld voor inkopen en aanbestedingen beneden de wettelijk verplichte Europese aanbestedingsdrempels Het door de gemeente Bronckhorst geformuleerde inkoopbeleid voldoet aan de geldende Europese en nationale wet- en regelgeving. 5.2 Hoe is de inkoopfunctie in de gemeentelijke organisatie ingebed? De inkoopfunctie bestaat uit a) instrumenten en b) ondersteunende diensten. a) Het inkoophandboek is een instrument waarin meerdere definities, handreikingen en standaarden ten aanzien van inkopen en aanbesteden zijn samengebundeld. a) De gemeente Bronckhorst hanteert haar eigen inkoopvoorwaarden, die bij inkopen en aanbesteden dienen te worden meegezonden en van toepassing dienen te worden verklaard. b) De ondersteunende diensten worden geleverd door de inkoopfunctionaris, die ondersteuning biedt bij het inkopen en aanbesteden. 5.3 Hoe wordt het inkoopbeleid in de praktijk uitgevoerd en is dit in overeenstemming met het vastgestelde beleid? De uitvoering in de praktijk is grotendeels in overeenstemming met het beleid. Er zijn enkele afwijkingen en dat zijn de volgende: Uit de interviews blijkt dat de medewerkers in theorie in grote mate vertrouwd zijn geraakt met de geldende inkoop- en aanbestedingsprocedures. De enquête wijst uit dat 94% van de geënquêteerden van het bestaan van inkoopvoorwaarden af weet. De RC stelt vast dat dit echter niet geldt voor nieuwe en tijdelijke medewerkers: zij zijn overwegend niet op de hoogte van de spelregels rondom inkopen en aanbesteden bij de gemeente Bronckhorst. Hoewel in de interviews wordt aangegeven dat, wanneer in een situatie afwijking van beleid gewenst is, er overleg plaats vindt met de inkoopfunctionaris en het afdelingshoofd, wordt dit niet bevestigd door de bevindingen uit de aanbestedingsdossiers.er wordt enkele malen aantoonbaar afgeweken

23 pagina 23 van 55 van het vastgesteld beleid waarbij motivering voor de afwijking en instemming van de daartoe bevoegde(n) niet terug te vinden zijn in het dossier. Van het meldingsformulier inkoop-/aanbestedingstraject wordt nauwelijks tot geen gebruik gemaakt. De RC constateert dat tijdens de interviews is gebleken dat in de meeste situaties degene die de offerte aanvraagt, de opdracht verstrekt en de factuur akkordeert, een en dezelfde persoon is. Functiescheiding is naar het oordeel van de RC niet voldoende toegepast. De RC wijst op de risico s die hiermee samenhangen, zijnde met name integriteitsrisico s. 5.4 Zijn de in het onderzoek betrokken dossiers rechtmatig aanbesteed? Nee, slechts de helft van de in het onderzoek betrokken dossiers zijn aantoonbaar rechtmatig aanbesteed. Van de 18 betrokken dossiers waren er 2 afwezig, 9 rechtmatig, 3 onvolledig en 3 onrechtmatig. In alle onderzochte dossiers ontbraken een of meerdere documenten. Er zijn afwijkingen van het beleid geconstateerd, waarbij de motivering niet in het dossier aanwezig is. Samenvattend kan worden gesteld dat de gemeente Bronckhorst door dit soort omissies grote risico s loopt ten aanzien van o.a. de keuze van een juiste aanbestedingsprocedure, accountantscontrole (rechtmatigheidsverklaring), haar positie bij conflicten met opdrachtnemers, verificatie van de opgedragen en geleverde prestatie(s) en claims (kortgedingen) van afgewezen leveranciers Is er in 2007 een besparing van 10% ten opzichte van 2005 vast te stellen op inkopen en is deze besparing toe te schrijven aan het gewijzigde inkoopbeleid? Ja, er is een besparing vast te stellen van meer dan 18%, maar het is niet vast te stellen of deze besparing is toe te schrijven aan het gewijzigde inkoopbeleid. De inkoopomzet is gedaald van in 2005 naar in Dit betekent een afname van inkoopuitgaven met meer dan 18%. Óf dit geheel aan inkoopprofessionalisering mag worden toegeschreven is, gezien het ontbreken van nauwkeurige gegevens uit de aanbestedingsdossiers, nu niet hard te maken. Daarvoor zijn meerdere oorzaken aan te wijzen. Toch mag uit deze gegevens worden geconcludeerd dat professioneler inkopen en aanbesteden heeft geleid tot concrete besparingen ( out of pocket ) op de inkoopuitgaven. Daarnaast is door een deskundige inkoopfunctie en vooral ook door samenwerking te zoeken met collega-gemeenten in de regio, bij (gezamenlijke) aanbestedingen een toename te constateren van kwalitatief betere offerteaanvragen en contracten die daarmee een bijdrage hebben geleverd aan kostenvermijding. 3 Bron: ABC-analyses CBP-Apeldoorn

24 pagina 24 van 55 Hoofdstuk 6 Aanbevelingen 1. Hou vast aan het beleid en de ingezette professionalisering. 2. Zorg voor voldoende functiescheiding om met name integriteitsrisico s te voorkomen. 3. Verbeter de uitvoering. Zorg voor 100% rechtmatigheid en uitvoering conform het beleid, zodat risico s voorkomen worden en de besparingen nog groter kunnen worden gemaakt. Ter uitwerking/concretisering van aanbeveling 3 worden nog de volgende aanbevelingen gedaan: 4. Zorg bij de introductie van nieuwe en tijdelijke medewerkers voor een duidelijke instructie op het gebied van inkopen en aanbesteden, zodat ook zij op de hoogte zijn van de geldende regels en hiernaar kunnen handelen. 5. Schakel vaker de inkoopfunctionaris in bij inkopen en aanbesteden door tijdig het meldingsformulier in te vullen daar waar dat nodig is. Ook bij andere vragen rond inkopen en aanbesteden kan de inkoopfunctionaris goede diensten bewijzen door zijn kennis en ervaring. 6. Zorg voor dossiers, die volledig en betrouwbaar zijn en aan de daaraan gestelde eisen voldoen en zorg ook in gevallen waarin een gezamenlijke aanbesteding plaats vindt met andere gemeenten voor een adequaat dossier in de eigen gemeente. 7. Zorg ervoor dat ook management en medewerkers op één lijn zitten ten aanzien van het afwijken en verantwoorden van afwijken. Afwijkingen zouden tot een uitzondering moeten behoren en altijd goed gemotiveerd zijn (blijkens aantekening in aanbestedingendossier).