nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en

Transcriptie

1 nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten september 2006 nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten

2

3 inhoudsopgave 1. inleiding toelichting onderhoudsproces een dynamische omgeving financiële consequenties risico s afsluiting...17 nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 3

4 nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 4

5 1. inleiding De totale vastgoedportefeuille van de gemeente Gouda bestaat uit onderwijsgebouwen, sportgebouwen en overig gemeentelijk vastgoed. In de Financiële Verordening van de gemeente Gouda is vastgelegd dat minimaal eens in de vier jaar voor alle kapitaalgoederen een nota over het planmatig onderhoud door de gemeenteraad moet worden vastgesteld om het planmatig onderhoud goed te regelen. In de paragrafen onderhoud kapitaalgoederen in de programmabegroting en in de jaarstukken wordt vervolgens gerapporteerd over de uitvoering van hetgeen in de nota is vastgelegd. In 2005 heeft de Raad de onderhoudsnota s voor onderwijsgebouwen en sportgebouwen vastgesteld. Deze nota behandelt het planmatig onderhoud van de overige gemeentelijke panden en objecten. nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 5

6 nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 6

7 2. toelichting onderhoudsproces algemeen Het onderhoud aan gebouwen en objecten bestaat uit: Dagelijks Onderhoud Planmatig Onderhoud. dagelijks onderhoud Dit omvat klachtenonderhoud en contractonderhoud. Bij klachtenonderhoud constateren gebruikers en beheerders van panden en objecten bij het gebruik kleine defecten. Ze melden dit bij de Gemeente. De Gemeente draagt zorg voor het herstel. Bij contractonderhoud worden met verschillende bedrijven meerjarige onderhoudscontracten afgesloten voor bijvoorbeeld jaarlijkse onderhoudsbeurten van installaties of schilderwerk of servicecontracten voor de lift. planmatig onderhoud Per pand en per object zijn meerjarenplanningen opgesteld waarin inschattingen zijn gemaakt over het te plegen onderhoud, de jaren waarin dit moet gebeuren en de te verwachten kosten. Op basis hiervan wordt jaarlijks een werkplan opgesteld waarin de onderhoudswerkzaamheden voor het komende jaar worden vastgelegd. Het opstellen van het werkplan gebeurt mede naar aanleiding van klachtenonderhoud, inspecties en overleg met de gebruikers. Met een meerjarige onderhoudsplanning kan bewust worden gekozen voor een bepaalde mix tussen preventief planmatig onderhoud (onderhoud uitvoeren vóór de kwaliteit een grens overschrijdt, waarna een exponentiële toename van gebreken optreedt) en correctief onderhoud (pas ingrijpen wanneer er urgente manifeste gebreken zijn). De basis van een meerjarige onderhoudsplanning is het gewenste onderhoudsniveau voor de panden en objecten. Hoe hoger het gewenste onderhoudsniveau, hoe hoger de kosten die met het onderhoud gepaard gaan. Het gewenste onderhoudsniveau kan worden bepaald door aan te geven hoeveel belang wordt gehecht aan de volgende aspecten: onderhoudsaspect gevolgen bij negeren van dit aspect 1. veiligheid / gezondheid Kans op letsel bij gebruikers of passanten. Kan gepaard gaan met grote schadeclaims op grond van verzaken van de minimale zorgplicht. 2. cultuurhistorische waarde Kans op verwaarlozing van delen van de panden en objecten die cultuurhistorische waarde hebben. 3. bedrijfsproces Continuïteitsrisico. Het kan zijn dat het pand of object voor korte of langere perioden niet of niet naar behoren gebruikt kan worden. 4. werking / gebruikswaarde Afname klanttevredenheid (pand of object bedient het doel van het pand of object minder). 5. belevingswaarde Afname klanttevredenheid, publieke opinie. nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 7

8 onderhoudsaspect gevolgen bij negeren van dit aspect 6. technische motieven Afname klanttevredenheid (versnelde veroudering zonder directe uitstraling naar andere aspecten) 7. wet- en regelgeving Door toezichthouders kunnen boetes worden opgelegd of kan het pand of object worden afgekeurd. 8. vervolgschade Kans op extra kosten door vervolgschade (bijvoorbeeld een lekkend dak dat schade geeft aan constructie). 9. milieu / energie Kans op relatief hoge stookkosten. aspecten die onder géén beding genegeerd kunnen worden Gezien de gevolgen van het negeren van bepaalde aspecten kan gesteld worden dat de aspecten 1 (veiligheid/gezondheid), 3 (bedrijfsproces) en 7 (wet- en regelgeving) zeker voldoende aandacht moeten krijgen in de onderhoudsplanning. aspecten die bij negeren kostenrisico s of risico s voor klanttevredenheid geven Het negeren van de aspecten 8 (vervolgschade) en 9 (milieu/energie) brengt kostenrisico s met zich mee. Het negeren van de aspecten 4 (werking/gebruikswaarde), 5 (belevingswaarde) en 6 (technische motieven) kan verminderde klanttevredenheid met zich meebrengen. Het negeren van aspect 2 (cultuurhistorische waarde) heeft gevolgen voor de eventuele cultuurhistorische waarde van de panden en objecten. onderhoudsstrategieën Als voor een bovenstaand aspect wordt besloten om er aandacht aan te besteden bij het onderhoud, dan kan vervolgens gekozen worden tussen de volgende onderhoudsstrategieën: a) al het onderhoud aan alle onderdelen wordt uitgevoerd Bij deze onderhoudsstrategie wordt er gekozen voor een planmatig preventieve onderhoudsaanpak. Er is sprake van een integrale preventieve aanpak, waarmee het correctieve onderhoud aanzienlijk verkleind wordt. b) alle onderdelen aanpakken waaraan iets mankeert Bij deze onderhoudsstrategie worden alle noodzakelijke conditieafhankelijke onderhoudsmaatregelen over een periode van 3 jaar samengevoegd in één periodieke integrale onderhoudsbeurt. c) alleen alle slechte onderdelen aanpakken Bij deze onderhoudsstrategie worden alleen de urgente manifeste gebreken verholpen (correctief onderhoud). Dit wordt wel zo uitgevoerd dat het gebruik van het pand of object gegarandeerd is. d) alleen verplicht onderhoud uitvoeren Bij deze onderhoudsstrategie wordt alleen het onderhoud uitgevoerd dat door de wet- en regelgeving verplicht wordt gesteld om het object open te kunnen houden (zoals onderhoudscontract van lift). Onderhoud wordt op deze manier zo minimaal ingevuld dat het object na een aantal jaren te slecht is om te exploiteren. Uiteraard zijn de risico s voor het betreffende aspect (zoals genoemd bij de opsomming van de onderhoudsaspecten) het kleinst bij strategie a en het grootst bij strategie d. Overigens hebben onderhoudswerkzaamheden die worden uitgevoerd ten behoeve van de aspecten 1 (veiligheid/gezondheid), 3 (bedrijfsproces) en 7 (wet- en regelgeving) vaak ook wel positief effect op de andere aspecten, zonder dat ze dus speciaal voor dat aspect bedoeld waren. Voor alle panden en objecten binnen de portefeuille moet een keus gemaakt worden voor een bepaalde onderhoudsstrategie. nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 8

9 onderhoudsstrategie vastgoed Voor gemeentelijke eigendommen in beheer bij de afdeling Vastgoed is voor de meeste panden en objecten die niet voor sloop of afstoten in aanmerking komen, rekening houdend met de beschikbare budgetten, planmatig onderhoud gepleegd conform onderhoudsstrategie c. Zeer sober maar doelmatig onderhoud. Vanwege het maatschappelijk en culturele belang met een brede publieke functie is o.a. voor het Stadhuis, de Kaaswaag en Agnietenkapel op alle onderhoudsaspecten de keuze gemaakt voor onderhoudsstrategie a en voor de Schouwburg, het Museum en de Bibliotheken voor een mix van de onderhoudsstrategieën a en b. Voor de panden die in 2006 of 2007 worden afgestoten is gekozen voor onderhoudsstrategie d. Deze keuze heeft tot gevolg dat de uitgezonderde panden op de onderhoudsaspecten belevingswaarde en cultuurhistorische waarde hoger scoren dan de overige panden en objecten. Verder geldt dat er zo min mogelijk risico s zijn op de aspecten veiligheid, gezondheid en continuïteit in het gebruik en dat aan de van toepassing zijnde wet- en regelgeving kan worden voldaan. Daarnaast nemen de risico s af met betrekking tot onverwachte kosten en ontevredenheid van klanten. Tenslotte behouden de panden en objecten hun economische waarde bij een goede staat van onderhoud. Als basis voor het opstellen van de meerjarige onderhoudsplanningen wordt momenteel voor het grootste gedeelte van de gemeentelijke eigendommen in beheer bij de afdeling Vastgoed gebruik gemaakt van zgn. Quick Scans. Deze eenvoudige bouwkundige inspecties geven inzicht in het direct waarneembare noodzakelijke planmatig onderhoud voor een beperkt deel van de komende exploitatieperiode van de panden en objecten. Voor de Schouwburg, het Museum en de Bibliotheken wordt de systematiek van de Rijksgebouwendienst toegepast. Deze toonaangevende systematiek wordt landelijk veelvuldig gebruikt door diverse vastgoedeigenaren en onderhoudsbedrijven om tot een eenduidige kwaliteitsomschrijving te komen van het onderhoudsniveau van panden en objecten. De systematiek verschaft een meetbare prestatienorm en kan worden bestempeld als normstellend. Momenteel is deze systematiek opgenomen in een voorontwerp NEN norm (NEN 2627). Verwacht wordt dat deze in 2006 wordt vastgesteld. Doelstelling van de afdeling Vastgoed is om in de komende jaren alle meerjarenplanningen te baseren op deze NEN norm. Daartoe dient de informatie verkregen vanuit de Quick Scans te worden aangevuld met informatie uit volledige bouwkundige inspecties. Voor 2006/2007 is het streven om tenminste die panden en objecten volledig te inspecteren waaraan naar verwachting 80% van het beschikbare onderhoudsbudget zal worden uitgegeven. nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 9

10 nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 10

11 3. een dynamische omgeving werkwijze In het kader van het Project OptimaForma zijn grote delen van het operationele gedeelte van het klachtenonderhoud en het planmatig onderhoud uitbesteed aan marktpartijen. De uitvoering van het planmatig onderhoud zal inclusief de planning en begeleiding van werkzaamheden volledig worden overgedragen aan marktpartijen zodat de afdeling Vastgoed zich geheel kan concentreren op haar regierol en haar strategische beleidstaken. Bij deze overdracht zal in toenemende mate het principe van prestatiegericht onderhoud worden toegepast. Dit betekent dat vooraf het onderhoudsniveau éénduidig wordt overeengekomen en dat de vergoeding voor de uitvoerende marktpartij ten dele afhankelijk zal zijn van de geleverde prestatie. samenstelling portefeuille De gemeentelijke vastgoedportefeuille omvat 120 panden en objecten van zeer uiteenlopende aard. Deze portefeuille is geen statisch gegeven. Aan de ene kant worden (strategische) verwervingen gepleegd, of beheercontracten gesloten. Aan de andere kant worden panden afgestoten of gesloopt. Desondanks bestaat het grootste gedeelte van de portefeuille uit vastgoed met een strategische en/of maatschappelijke waarde, gebaseerd op de uitgangspunten uit de Nota Strategisch Vastgoedbezit. Om een verantwoord technisch beheer te kunnen garanderen is het noodzakelijk dat de staat van panden en objecten die aan de portefeuille worden toegevoegd in kaart wordt gebracht. In overleg met belanghebbenden worden dan ook afspraken gemaakt over de kwaliteit van technisch beheer. Vanwege de wens om meer transparantie worden de kosten hiervan door de betreffende diensten aan de afdeling Vastgoed vergoed. Daar waar er over strategische verwervingen wordt gesproken, worden de kosten veelal gedekt door de afzonderlijke projectexploitaties. nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 11

12 nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 12

13 4. financiële consequenties De kosten van het planmatig onderhoud worden op de voorzieningen afgeboekt. Als er het ene jaar wat minder en het andere jaar wat meer wordt uitgegeven dan behoort dat tot de mogelijkheden omdat bedragen in de voorzieningen in de volgende jaren blijven staan. In de begroting zit dan echter wel jaarlijks dezelfde last, zodat de begroting niet veel schommelt. Het is noodzakelijk dat de voorzieningen voor planmatig onderhoud voor een periode van minimaal vier jaar worden geaccordeerd teneinde het uitbesteden van het tactische gedeelte van het planmatig onderhoud aan marktpartijen mogelijk te maken. Op basis van huidige inzichten zou minimaal moeten worden uitgegeven aan planmatig onderhoud voor de periode 2007 t/m Het uitgangspunt is dat de jaarlijkse uitgaven voor planmatig onderhoud ongeveer gelijk zijn. In de huidige opbouw van de voorzieningen ten behoeve van planmatig onderhoud is een jaarlijkse dotatie van geraamd wat over de planperiode een bedrag vormt van Verder worden in de planperiode aan subsidies verwacht. Vanwege het beleid van de subsidiërende instanties loopt de ontvangst van subsidies niet altijd synchroon met de uitgaven voor planmatig onderhoud. De subsidies worden pas uitgekeerd na afronding van de subsidiabele werkzaamheden. Derhalve resteert er een tekort van Teneinde het minimaal benodigde planmatig onderhoud te kunnen blijven uitvoeren, zijn er twee mogelijkheden: 1. verkleining van de portefeuille. ** Door naast het huidige proces van het afstoten van overtollige panden een bepaalde extra hoeveelheid panden af te stoten, nemen de kosten voor planmatig onderhoud voor de periode af met Alsdan kan een groter deel van het minimaal benodigde planmatig onderhoud aan de alsdan resterende panden en objecten binnen de portefeuille met de beschikbare middelen worden verricht. 2. dekking vinden voor de extra benodigde middelen. Voor dagelijks onderhoud is in de begroting een structureel budget opgenomen van per jaar. De huidige verwachting is dat, indien de af te stoten panden overeenkomstig de planning worden verkocht en het planmatig onderhoud overeenkomstig huidige inzichten kan worden uitgevoerd, dit budget in de jaren 2008 en 2009 en verder kan worden gereduceerd met resp en per jaar. Voorgesteld wordt om deze middelen in te zetten de voor de uitgaven van het planmatig onderhoud. Voor de overige benodigde wordt voorgesteld om een gedeelte van de netto opbrengst van de panden die in 2007 worden afgestoten bij de begroting te bestemmen. De netto opbrengst van de af te stoten panden wordt ingeschat op ca. 8mln. nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 13

14 financieel resumé: Beginstand voorzieningen Geplande uitgaven Jaarlijks dotaties te ontvangen subsidies Tekort tov huidige begroting dekking door extra verkleining portef.** dekking dagelijks onderhoud dekking opbrengst verkooppanden Eindstand voorzieningen nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 14

15 5. risico s Indien de portefeuille niet wordt verkleind en er niet wordt gekozen om de extra benodigde middelen ter beschikking te stellen, zal het niet mogelijk zijn om aan de van toepassing zijnde weten regelgeving te blijven voldoen en ontstaan er onaanvaardbare risico s op de aspecten veiligheid, gezondheid en continuïteit in het gebruik van de panden en objecten. Gezien het feit dat nagenoeg alle huidige meerjarige onderhoudsplanningen zijn gebaseerd op Quick Scans; direct waarneembaar noodzakelijk planmatig onderhoud voor een beperkt deel van de komende exploitatieperiode van de portefeuille, bestaat het risico dat de kosten voor het planmatig onderhoud voor de periode 2007 tot en met 2010 hoger zullen zijn dan de huidige geprognosticeerde kosten. De kosten voor het planmatig onderhoud zijn eerst volledig inzichtelijk indien nagenoeg alle meerjarenplanningen zijn gebaseerd op bouwkundige inspecties conform de NEN norm. Alsdan zal opnieuw een afweging worden gemaakt tussen dekking van de extra benodigde middelen en het verkleinen van de omvang van de portefeuille. Verkleining van de portefeuille tot een omvang waarbij het benodigde onderhoud vanuit de bestaande voorzieningen kan worden gepleegd, kan er toe leiden dat er panden worden afgestoten waaraan strategische of maatschappelijke waarde is toegekend op basis van de Nota Strategisch Vastgoedbezit. nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 15

16 nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 16

17 6. afsluiting Met het vaststellen van deze nota heeft de gemeente een afgewogen beslissing genomen voor het onderhoudsniveau van de panden en objecten van de gemeente Gouda in beheer bij de afdeling Vastgoed en zijn de daarvoor benodigde financiële middelen beschikbaar gesteld. nota planmatig onderhoud gemeentelijke gebouwen en objecten pagina 17