Beheerplan Gebouwen Echt Susteren

Transcriptie

1 Beheerplan Gebouwen Echt Susteren

2 Woord vooraf Voor u ligt het Beheerplan Gebouwen Echt-Susteren Dit beleidsplan is samengesteld door de afdeling Beheer. De gemeente heeft veel gebouwen in eigendom. Deze gebouwen vertegenwoordigen een groot kapitaal, welk goed beheerd dient te worden. Kapitaalvernietiging mag niet plaatsvinden. Door het ontbreken van actuele onderhoudsinspectie met onderhoudsgegevens, was de afgelopen jaren planmatig beheer en onderhoud van de gemeentelijke gebouwen moeilijk. Hierdoor was het niet helder of de structurele onderhoudsbudgetten in de begroting voldoende zijn om verantwoord beheer en onderhoud aan de gemeentelijke gebouwen te kunnen uitvoeren. Hiervoor is het nodig dat we beschikken over een Beheerplan Gebouwen. Het opstellen van het Beheerplan Gebouwen heeft geleid tot : - Het verkrijgen van een zgn. gebouwenkaart per gebouw. Hiermee krijgen we inzicht in de technische staat van de gebouwen, van waaruit jaarlijkse en meerjarige (10-jarige) onderhoudsplannen kunnen worden gegenereerd. - Het verkrijgen van een zgn. kostenkaart of grootboekkaart per gebouw. Hiermee krijgen we inzicht in de kosten/baten zoals huurpenningen, boekwaarden, WOZ waarden etc. - Het verkrijgen van een gebruikerskaart per gebouw. Hiermee krijgen we een overzicht van de huurders / gebruikers, inzicht in de wijze van gebruik zoals o.a. al dan niet aanwezige huurcontracten, bestemming van de gebouwen (bijv. school of sportvoorziening etc.) Afdeling Beheer J. Schmits J. Wolters 2

3 Inhoud: 1. Inleiding 2. Doelstelling 3. Beleidsaspecten 4. Conclusies onderzoek en financiële consequenties 5. Externe ontwikkelingen 6. Organisatie en uitvoering 7. Samenvatting, conclusies en aanbevelingen Bijlagen: Bijlage 1: Gebouwen kaarten per gebouw (Meerjaren Onderhoudsplanningen) Bijlage 2: Kosten / Grootboek kaarten per gebouw Bijlage 3: Gebruikers kaarten per gebouw Bijlage 4: Lijst van klein onderhoud door huurder / gebruiker 3

4 1. Inleiding Verschillende aspecten op het gebied van gebouwenbeheer vragen om een gestructureerd beheer- en onderhoudsbeleid. Met het opstellen van een Beheerplan Gebouwen komen we tegemoet aan de behoefte om onze gemeentelijke gebouwen meerjarig planmatig te beheren en onderhouden. Visie: Alvorens te starten met het opstellen van een Beheerplan Gebouwen is het belangrijk dat we aangeven wat onze visie is. Onze visie in een regel samengevat: Het beheersen en optimaliseren van de condities, functionaliteit en uitstraling van gebouwen en installaties over een langere periode, in combinatie met het minimaliseren van de integrale kosten. De volgende strategische keuzes zijn in het verdere traject worden meegenomen. Kwaliteit van het onderhoudsniveau Voor het gemeentehuis zal vanwege het openbare karakter een iets hoger dan basis (normaal maar netjes) onderhoudsniveau worden gehanteerd. Voor de overige gebouwen is een basis (sober maar doelmatig) onderhoudsniveau voldoende. Afstoten gebouwen Gebouwen die de gemeente niet meer nodig heeft zullen worden verkocht. Onderhoudsplicht huurders / gebruikers Alle panden welke eigendom zijn van de gemeente dienen door de gemeente te worden onderhouden. Hiervoor stelt de gemeente budget ter beschikking. Het klein onderhoud van de panden dient door de gebruiker / huurder te worden verricht. Huurinkomsten Voor alle panden welke verhuurd zijn aan derden, dienen huurpenningen te worden betaald. De huren zullen marktconform moeten zijn. Schoolgebouwen De verantwoordelijkheid voor zowel groot- als klein onderhoud van de scholen voor primair onderwijs ligt bij de gebruikers (schoolbesturen). De gemeente ontvangt ter bekostiging van onderhoud (via het gemeentefonds) een vergoeding van het rijk. Het voortgezet onderwijs is volledig (financieel) verantwoordelijk voor het onderhoud van haar schoolgebouwen. Zij ontvangt hiervoor rechtstreeks een vergoeding van het rijk. Aanpak De projectgroep Beheerplan Gebouwen is de afgelopen tijd bezig geweest om alle zaken welke ingrijpen in het beheren en onderhouden van gebouwen zo goed als mogelijk in kaart te brengen. Veel informatie omtrent gemeentelijke gebouwen is, versnippert door de organisatie, reeds voorhanden. Zo zijn voor een aantal gebouwen de onderhoudsplannen op pragmatische wijze geactualiseerd; hebben we een besluit van het college over het afstoten van enkele gebouwen en is er een inventarisatie gedaan van o.a. de WOZ waarden en de boekwaarden van de gebouwen. Er is een inventarisatie gedaan van de al dan niet aanwezige huur- gebruikersovereenkomsten. 4

5 De resterende overige gemeentelijke gebouwen zijn de afgelopen maanden geïnspecteerd. Als inspectiemethodiek is de conditiemeting volgens NEN 2767 gehanteerd, een methode waarbij de technische staat van gebouwen op objectieve wijze wordt vastgelegd. Deze methode is ontwikkeld door de Rijksgebouwendienst en wordt landelijk gebruikt. Naast de technische staat van de gebouwen zijn ook de aandachtspunten gesignaleerd die voortvloeien uit het Wettelijk Kader zoals de eisen die gesteld worden op gebied van brandveiligheid, Arbo, volksgezondheid, milieu en energiebeheer. De gebouwen zijn in te delen in de volgende categorieën: - sportaccommodaties - sociaal culturele gebouwen - gemeentelijke gebouwen - diversen De rapportage wordt afgesloten met een korte samenvatting met conclusies en aanbevelingen. 5

6 2. Doelstelling Het doel van deze notitie is kort samengevat: 1) Aangeven wat de huidige technische staat is van de gemeentelijke gebouwen. 2) Inzicht te krijgen in de maatregelen en kosten welke nodig zijn om de gebouwen op het gewenste kwaliteitsniveau te brengen en te houden. 3) Inzicht geven in de beleidsaspecten die voor gemeentelijk vastgoed van belang zijn met daarbij o.a. de nadruk op de aspecten die voortvloeien uit het Wettelijk Kader met de prioriteiten voor het betreffende gebouw en de aspecten met betrekking tot verhuur / gebruik. 4) Aangeven welke externe ontwikkelingen van invloed zijn. 5) Inzicht in de beleidskeuzes die de gemeente kan maken. 6

7 3. Beleidsaspecten Voor het vastgoedbeheer is hier een onderscheid gemaakt in: A. Technische conditie en onderhoud van vastgoed 1. Technische conditie De conditie (technische staat van het gebouw) is per gebouw vastgelegd met behulp van de conditiemeting volgens NEN Voor ieder gebouwelement is geïnventariseerd wat de gebreken zijn en wat de ernst, intensiteit en omvang van het gebrek is. Op basis van deze gegevens wordt de conditiescore voor dat gebouwonderdeel berekend. Deze conditiematrix is universeel en daardoor objectief. Op basis van de feitelijke en de gewenste conditie worden onderhoudsmaatregelen en kosten bepaald. De gewenste conditie per gebouw is uiteindelijk een beleidsuitgangspunt. Als beleidsinstrument is een referentiekader per gebouwcategorie opgesteld dat als hulpmiddel kan dienen bij het bepalen van de prioriteiten. 2. Onderhoudsbeleid Behalve de hierna genoemde wettelijke eisen speelt een rol hoe lang een gebouw in stand gehouden dient te worden en op welk kwaliteitsniveau. B. Wettelijk kader 1. Brandveiligheid De eisen op gebied van brandveiligheid zijn geregeld in het Bouwbesluit, Bouwverordening, Arbowet, Wet Milieubeheer en in gemeentelijke wetgeving zoals Algemeen Plaatselijke Verordening, Brandveiligheidverordening, Drank- en horecawet. Het betreft dan met name eisen zoals, voldoende nooduitgangen, de aanwezigheid van noodverlichting en vluchtwegaanduiding, de toepassing van brandwerende materialen, het aanbrengen van rookmelders en de periodieke controle van elektrische installaties. Momenteel voert de brandweer niet structureel onderzoek uit naar de brandveiligheid van de gebouwen. De resultaten en financiële consequenties hiervan zijn niet in de onderhoudsprognose verwerkt. De jaarlijkse beheerkosten zoals wettelijke (jaarlijkse) controle van brandblusmiddelen, rookmelders en noodverlichting zijn wel in dit beheerplan verwerkt. 2. ARBO De Arbo-wet heeft in dit kader betrekking op de bescherming van werknemers tegen gevaren tijdens het werk. Bijvoorbeeld: veilig werken op daken en aan gevels, veiligheidsvoorzieningen voor machines, veilige werkplekken, geluidhinder, schadelijke stoffen, enz. Door deze eisen zijn de kosten van uitvoering van beheer- en onderhoudswerkzaamheden voor bepaalde gebouwen aanzienlijk verhoogd. De periodieke keuringen van installaties, machines en hulpmiddelen zijn hierbij ook van belang en verhogen de kosten van beheer en onderhoud. E.e.a. is vastgelegd in: Arbo-wet 1998, Arbo-besluit en Arbo-regelingen, Wet Milieubeheer, Bouwbesluit, Bouwverordening. De jaarlijkse beheerkosten zoals wettelijke keuringen zijn in dit beheerplan verwerkt. 3. Volksgezondheid Legionella preventie is hiervan een goed voorbeeld. De eigenaar van de collectieve leidingwaterinstallatie is verantwoordelijk voor de kwaliteit van de waterinstallatie. De eisen zijn vastgelegd in: Waterleidingwet en Waterleidingbesluit. Bij verbouwingen en renovaties dient rekening gehouden te worden met deze wetgeving. Ook wordt met het dagelijks beheer van installaties de nodige aandacht verlangd. De beheermaatregelen m.b.t. legionella zijn verwerkt in de onderhoudsprognose. 4. Milieu De Wet Milieubeheer is van toepassing op de meeste gemeentelijke gebouwen. Hierin zijn een groot aantal voorschriften opgenomen ter bescherming van het milieu. Tevens zijn een groot aantal veiligheidsvoorschriften opgenomen. Deze gaan o.a. over periodieke keuringen van (cv) 7

8 stookinstallaties, keuringen van brandblusmiddelen, keuze van materialen bij renovatie en/of groot onderhoud etc. De jaarlijkse beheerkosten zoals wettelijke keuringen zijn in de onderhoudsprognoses verwerkt. C. Overige beleidsaspecten 1. Functionaliteit Hiermee wordt bedoeld in welke mate de gebouwen geschikt zijn voor de functie waarvoor ze worden gebruikt. 2. Esthetica De esthetische aspecten zijn vooral van belang voor gebouwen met een openbare publieksfunctie zoals bijvoorbeeld het Gemeentehuis. Dit stelt extra eisen aan beheer en onderhoud zoals materiaalkeuze en onderhoudsfrequentie. 3. Toegankelijkheid Voor bepaalde groepen gebouwen speelt de toegankelijkheid een belangrijke rol en zijn investeringen nodig om de toegankelijkheid te vergroten. Bij toekomstige verbouwingen en renovaties moet voldoende rekening gehouden worden met de toegankelijkheid. 4. Monumentaal karakter Aan gebouwen met een monumentaal karakter worden vanuit monumentenzorg extra eisen gesteld in het kader van beheer en onderhoud. 5. Verhuur / gebruik Een aantal panden zijn eigendom van de gemeente maar worden verhuurd aan derden. Niet voor al deze panden wordt huur afgedragen. Er ontbreken huur contracten (bijv. Multi Functioneel Centrum Roosteren). In de gevallen waar wel huur wordt betaald is deze veelal niet marktconform. Het uitvoeren van kleine onderhoudswerkzaamheden als verantwoordelijkheid van de huurder is niet goed vastgelegd, noch de wijze waarop de gemeente hier toezicht op houdt. De volgende stappen kunnen leiden tot het gewenste uitvoeringsbeleid. 1. Overleg met huurders m.b.t. aanpassen resp. opstellen huurovereenkomst 2. Afstemmen hoogte huurpenningen (groeien naar marktconforme huur) 3. Kleine onderhoudstaken onderbrengen in het huurcontract 8

9 4. Conclusies onderzoek en financiële consequenties Huidige conditie De algemene conditie van de nieuwere gebouwen is goed. De meeste oudere gebouwen (jaren 70) zijn in redelijke conditie. Er is geen grote mate van structureel achterstallig onderhoud. Uitzondering hierop is het overdekt zwembad in de Bandert. Hier dient binnen afzienbare termijn extra onderhoud te worden verricht. De conditie van de gebouwen is in bijlage 1 aangegeven. Onderhoudsprognose Zeer recent zijn 20 panden waarvan de onderhoudsplicht bij de gemeente ligt, geïnspecteerd volgens het vastgestelde onderhoudsniveau. Per pand is het meerjaren onderhoudsprogramma s opgesteld. Het groot onderhoud aan de nieuwe brandweerkazerne in aanbouw, zal naar verwachting de komende jaren vrijwel nihil zijn. Er zijn een drietal varianten van de meerjaren onderhoudsplanningen doorgerekend. Variant 0: Deze variant gaat uit van meerjarig onderhoud, uitgevoerd volgens de inspectiemethodiek gebaseerd op de conditiemeting NEN 2767, waarbij het onderhoudsniveau van het gemeentehuis hoger dan het basisniveau wordt gehanteerd en de overige gebouwen basis (sober maar doelmatig). De totale onderhoudskosten bedragen circa ( per jaar). Variant 1: Deze variant gaat uit van het nog verantwoord doorschuiven van een aantal onderhoudsmaatregelen en het terug brengen van het hogere onderhoudsniveau van het gemeentehuis naar normaal (normaal en netjes). De totale onderhoudskosten bedragen circa ( per jaar) Variant 2: Deze variant gaat uit van het verdwijnen van de locaties voor kinderopvang aan de Schoolstraat in Nieuwstadt (Dribbel) en aan de Heerweg in Echt (Schilberg). Beide locaties zijn onderdeel van toekomstige herontwikkelingsplannen ter plaatse. In deze variant zijn vanaf 2015 geen onderhoudskosten meer gerekend. Verder is als uitgangspunt gehanteerd dat de volledige exploitatie van het Multifunctioneel centrum in Roosteren, op termijn wordt overgeheveld naar de stichting MFC. De totale onderhoudskosten bedragen circa ( per jaar) Deze variant wordt als uitgangspunt voor het onderhoud voor de komende jaren gehanteerd. Financiële consequenties Gelet op de huidige marktwerking kan rekening worden gehouden met te verwachten aanbestedingsvoordelen bij aanbesteding en een deel onderuitputting. De te verwachten werkelijke budgetbehoefte wordt derhalve 15 % lager ingeschat. Uitgaande van variant 2 bedraagt, het gemiddelde benodigde jaarlijkse onderhoudsbudget afgerond ca per jaar. In de begroting 2011 staat als Voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen een bedrag van opgenomen en als Voorziening onderhoud sportaccommodaties een bedrag van Het totaal van beide voorzieningen bedraagt Dit betekent gedeeld over 10 jaar gemiddeld circa per jaar Jaarlijks wordt aan de voorziening toegevoegd. Het totaal onderhoudsbudget per jaar bedraagt hiermee Het jaarlijks tekort aan onderhoudsbudget gebouwen volgens variant 2 bedraagt daarmee, zonder rekening te houden met de verkoop van panden, afgerond ca per jaar. De opbrengsten uit verkoop van panden kunnen worden ingezet om het jaarlijks tekort aan onderhoudsbudget te verminderen. 9

10 Huur / gebruikersovereenkomsten De verhuur resp. het gebruik van gemeentelijke gebouwen is niet of onvoldoende geregeld. Van een aantal verhuurde gebouwen is geen huur- gebruikersovereenkomst aanwezig en worden geen huurpenningen betaald. Als voorbeeld geldt het multifunctioneel centrum Roosteren. In het pand zitten gebruikers zoals; huisarts, bibliotheek, school, kinderopvang, beheersstichting (zalencomplex). Het bestuur zal in deze een duidelijke beleidslijn moeten kiezen, aan de hand waarvan er met betreffende huurders / gebruikers nieuwe of aangepaste huurovereenkomsten worden afgesloten. De hoogte van de huurpenningen kan stapsgewijs groeien naar een marktconforme huur. Verder moet het streven zijn om vanaf 2013 de volledige exploitatielasten bij de huurder neer te leggen. Schoolgebouwen: Onderwijsgebouwen zijn niet meegenomen. Het schoolbestuur is juridisch eigenaar. De gemeente is economisch eigenaar, d.w.z. dat wanneer de gebouw de onderwijsbestemming aan het gebouw/terrein wordt onttrokken de juridische eigendom overgaat naar de gemeente. De verantwoordelijkheid voor zowel groot- als klein onderhoud van de scholen voor primair en voortgezet onderwijs ligt bij de gebruikers. De gemeente ontvangt ter bekostiging hiervan (via het gemeentefonds) een vergoeding van het rijk. Voor onderhoud wordt jaarlijks een vast bedrag (gebaseerd op de van de schoolbesturen ontvangen meerjaren onderhoudsplannen) in de gemeentebegroting opgenomen, van waaruit de kosten van bouwkundig buitenonderhoud worden betaald. Daarnaast bestaat er nog een zgn. voorziening voor bouwkundig buitenonderhoud. Het bedrag voor onderhoud dat in enig jaar overblijft wordt in de voorziening gestort. Het bedrag dat in enig jaar tekort is wordt onttrokken aan de voorziening. Het jaarlijkse bedrag op de begroting en de voorziening dient voldoende groot te zijn om op lange termijn aan de verplichtingen van onderhoud te voldoen. Het voortgezet onderwijs is volledig (financieel) verantwoordelijk voor het onderhoud van haar schoolgebouwen. Zij ontvangt hiervoor rechtstreeks een vergoeding van het rijk. 5. Externe ontwikkelingen Externe ontwikkelingen welke het gebouwenbeheer kunnen beïnvloeden zijn o.a. de ontwikkelingen binnen de gebiedsvisies. Als voorbeeld kan gelden de herontwikkeling van het centrum Susteren, vallende binnen de gebiedsvisie Susteren. 6. Organisatie en uitvoering Het beheer en onderhoud van gemeentelijke gebouwen valt onder de verantwoordelijkheid van de afdeling Beheer en is de hoofdtaak van de medewerker gebouwenbeheer. Van hieruit wordt het jaarlijks noodzakelijke groot onderhoud gebouwen geregeld. Het klein onderhoud aan de gebouwen waar de gemeente naast eigenaar ook gebruiker is, behoort tot de taak van de gebruikers. Het kleinere onderhoud aan de verhuurde panden,valt onder de verantwoordelijkheid van de huurder / gebruiker. 10

11 7. Samenvatting, conclusies en aanbevelingen In de afgelopen jaren is op een pragmatische wijze getracht aandacht te gegeven aan planmatig onderhoud. Door het ontbreken van geactualiseerde onderhoudsplannen is alleen het hoog noodzakelijke onderhoud uitgevoerd. Vanuit de verantwoordelijkheid van de gemeente, de eis van de provincie en de dagelijkse praktijk is de behoefte ontstaan aan meer inzicht in met name het onderhoud op langere termijn. Bestuurlijk is dit van belang, omdat dan op basis van een te kiezen onderhoudsniveau, de benodigde budgetten voor gebouwonderhoud inzichtelijk worden. De huidige technische staat van de gemeentelijke gebouwen is redelijk tot goed. Van structureel achterstallig onderhoud is met uitzondering van het zwembad in de Bandert, (nog) geen sprake. Wettelijk kader De toegenomen wettelijke eisen zijn de afgelopen jaren aanzienlijk verscherpt. Een deel van de gebouwen voldoet nog niet aan deze eisen, hetgeen extra investeringen vergt maar ook een structurele toename van de onderhoudslasten. In 2006 is reeds aangegeven dat de woonwagenlocaties en het pand Houtstraat 48 (in gebruik door Gilde opleidingen) niet voldoen. Er zal nadrukkelijk moeten worden toegezien op het verantwoord gebruiken van het gebouw door de huurder. Het college zal een besluit moeten nemen m.b.t. het handhavend optreden bij ongeoorloofd gebruik (bijv. het aanbrengen van aanpassingen aan het gebouw). Het wettelijk kader dient een geïntegreerd onderdeel uit te maken van het onderhoudsbeleid vanwege de nauwe verwevenheid met de uit te voeren werkzaamheden. Strategische keuzes Strategische keuzes hebben met name betrekking op de vraag welke gebouwen in eigen beheer blijven en op welk kwaliteitsniveau en voor welke periode handhaving gewenst is. Onderhoudsbudget en financiële reserves Uitgaande van variant 2 komt het gemiddelde benodigde jaarlijkse onderhoudsbudget uit op afgerond ca per jaar. Het huidige beschikbare jaarlijkse onderhoudsbudget, vanuit de voorziening onderhoud gebouwen bedraagt De jaarlijkse extra onderhoudsbudget behoefte gebouwen volgens variant 2 bedraagt daarmee, zonder rekening te houden met de verkoop van panden, afgerond ca per jaar. Aanbevelingen 1. Het maken van strategische keuzes met betrekking tot kwaliteitsniveau en periode van handhaving van de betreffende gebouwen. - Door het verlagen van het kwaliteit (onderhoud) niveau (sober maar doelmatig) - Door de verkoop van gebouwen - Door verhogen huurpenningen 2. Besluitvorming over structurele verhoging van het onderhoudsbudget c.q. nader onderzoek over mogelijke besparingen. 4. Taken, verantwoordelijkheden en kostenverdeling bij de verschillende gebruikers / huurders goed vastleggen. 5. De coördinatie van onderhoudswerkzaamheden in eigen beheer uitvoeren evenals de meer complexe onderhoudswerkzaamheden. Onderhoudspieken op uitvoerend niveau lenen zich mogelijk voor uitbesteding. 11

12 Bijlagen Bijlage 1: Gebouwen kaarten per gebouw (Meerjaren Onderhoudsplanningen) Bijlage 2: Kosten / Grootboek kaarten per gebouw Bijlage 3: Gebruikers kaarten per gebouw Bijlage 4: Lijst van klein onderhoud door huurder / gebruiker 12