Gemeente Houten. Onderhoud gemeentelijke accommodaties

Transcriptie

1 Gemeente Houten Onderhoud gemeentelijke accommodaties rapport: datum: maart 2012

2 Inhoudsopgave 1 Inleiding 2 Vastgoedbeheer 3 Onderhoud uitbesteden? 4 Advies

3 1 Inleiding 1.1 Aanleiding van de opdracht In het kader van de bezuinigingstaak ten aanzien van het onderhoud aan de gemeentelijke accommodaties is Asset Facility Management gevraagd om hierin advies te geven. 1.2 Doel van de opdracht Wat is de haalbaarheid van actieve participatie door gebruikers van gemeentelijke accommodaties bij het onderhoud, met als doel om de onderhoudskosten voor de gemeente te verlagen. 2 Vastgoedbeheer Om een helder advies te kunnen geven, beschrijven we eerst het werkveld van vastgoedbeheer, de werkzaamheden die verricht worden door een vastgoedbeheerder en de eisen uit de wet- en regelgeving. Vastgoedbeheer betekent uit technisch oogpunt het in stand houden (onderhouden) van gebouwen. Het onderhoud aan de gemeentelijke accommodaties wordt momenteel gecoördineerd door de gemeente Houten. Voor vastgoedbeheer is het belangrijk dat een integraal onderhoudsbeleid voor het te beheren vastgoed is vastgesteld. Het onderhoudsbeleid geeft namelijk antwoord op de vragen hoe lang gebouwen in stand gehouden moet worden, op welk kwaliteitsniveau gebouwen onderhouden moeten worden en welke prioriteiten van belang zijn bij het afwegen van het wel of niet uitvoeren van onderhoud. De meerjarenonderhoudsbegroting is een vertaling van het onderhoudsbeleid. Hierin zijn de momenten voor de onderhoudswerkzaamheden vastgesteld, geprioriteerd en gebudgetteerd. 2.1 Vastgoedbeheerder Het uitvoeren van onderhoud vraagt om aandacht en deskundigheid. Door de vastgoedbeheerder wordt de voorbereiding én het toezicht op door derden uit te voeren bouwkundige en installatie technische werkzaamheden verricht. Hierbij zal de vastgoedbeheerder ook kwaliteitsmetingen verrichten op de geleverde prestaties van derden. De vastgoedbeheerder is verantwoordelijk voor de voorbereiding (o.a. bestekken opstellen), coördinatie, planning, bewaking en eindcontrole van deze werkzaamheden. Hierbij zal de vastgoedbeheerder te allen tijde de handhaving van de geldende wet- en regelgeving toetsen. Daarnaast is de vastgoedbeheerder verantwoordelijk voor het afsluiten en beheren van onderhoudscontracten voor bijvoorbeeld de technische installaties.

4 2.2 Wet- en regelgeving Vastgoedbeheer wordt steeds complexer onder andere door de voortdurende veranderende weten regelgeving. Bij onderhoudswerkzaamheden aan een gebouw dient rekening te worden gehouden met diverse eisen uit de van toepassing zijnde wet- en regelgeving. Hierbij valt te denken aan bijvoorbeeld het nieuwe Bouwbesluit 2012, de Arbowet en het Gebruiksbesluit. Maar ook het Aanbestedingsreglement die voor de organisatie van toepassing is, is een belangrijk aandachtspunt. Aspecten die voortvloeien uit wet- en regelgeving zijn onder andere: Brandveiligheid: de eisen op het gebied van brandveiligheid betreffen onder andere de aanwezigheid/functioneren van noodverlichting, rookmelders, toepassen van brandwerende materialen, brandcompartimentering en periodieke controle/onderhoud van brandblusmiddelen. ARBO: deze eisen hebben betrekking op bescherming van werknemers tegen gevaren op het werk zoals het veilig werken op daken en bijvoorbeeld het signaleren van risico s bij asbestverdachte materialen. Volksgezondheid: dit heeft bijvoorbeeld betrekking op legionella preventie. Dit onderwerp vraagt de nodige aandacht bij het dagelijks beheer van installaties. Milieu: dit betreft onder andere de eisen met betrekking tot de Wet Milieubeheer waarin de periodieke keuringen van stookinstallaties zijn vastgelegd. Duurzaambeheer: dit onderwerp gaat een steeds belangrijkere rol spelen en is van grote invloed in het toepassen van maatregelen met betrekking tot onderhoud (o.a. toepassen isolerende beglazing, dakisolatie, hoogfrequente verlichtingsarmaturen etc.) Juist door de eisen die de overheid stelt aan veiligheid en milieu in en rondom gebouwen dienen de werkzaamheden aan deze gebouwen gecoördineerd en uitgevoerd te worden door professionals. 2.3 Onderhoud Wat verstaan we onder onderhoud? Onderhoud kan onderscheiden worden in planmatig en nietplanmatig onderhoud. Onder planmatig onderhoud wordt verstaan groot- en/of vervangingsonderhoud, bijvoorbeeld dakbedekking vervanging, maar ook contractonderhoud. Het contractonderhoud betreft periodiek onderhoud (minimaal één maal per jaar) aan bijvoorbeeld installaties. Onder niet-planmatig onderhoud (of dagelijks onderhoud) wordt incidenteel onderhoud verstaan, dus onderhoud dat voortvloeit uit storingen en klachten. Onderhoud kan naar aanleiding van het bovenstaande weer onderverdeeld worden naar eigenaars- en gebruikersonderhoud. Bij een gebouw met een eigenaar en één of meerdere gebruikers wordt in een huurovereenkomst beschreven welke onderhoudswerkzaamheden voor rekening komen van de eigenaar en welke voor de gebruiker (demarcatielijst). Hierbij is van

5 belang welke kwaliteitseisen aan het te onderhouden onderdeel worden gesteld en wie verantwoordelijk is indien deze eisen niet worden behaald. 3 Onderhoud uitbesteden? 3.1 Inleiding De gemeente Houten heeft een groot aantal gemeentelijke accommodaties waarvan diverse verenigingen, groepen en inwoners uit deze gemeente gebruik maken. De verschillende accommodaties betreffen onder andere gymzalen, sporthallen, kleedaccommodaties van sportverenigingen, een ijsbaanberging, sociaal culturele centra, kinderopvang, een kinderboerderij, een jongerencentrum, een beheergebouw van een speeltuin en een theater. Het vastgoedbeheer voor deze accommodaties wordt momenteel geheel of grotendeels door de gemeente Houten, in de rol als vastgoedbeheerder en eigenaar, uitgevoerd. Voor een aantal accommodaties heeft de gemeente Houten een overeenkomst met de gebruiker waarin is vastgelegd welke onderhoudsactiviteiten voor rekening van de eigenaar of de gebruiker zijn. Deze accommodaties hebben één gebruiker en deze is verantwoordelijk voor een gedeelte van het binnenonderhoud van de betreffende accommodatie. Dit type onderhoud heeft voornamelijk een esthetisch karakter en betreft onderhoud dat praktisch geen invloed heeft op de onderhoudstechnische kwaliteit of constructie van het gebouw. 3.2 Mogelijkheden Welke mogelijkheden heeft de gemeente Houten om de gebruikers te laten participeren in het onderhoud? Om deze vraag te kunnen beantwoorden zijn een aantal vragen belangrijk, namelijk: - Welk type onderhoud kunnen de gebruikers op een verantwoorde wijze uitvoeren? - Bij welke gebouwen is het mogelijk dat gebruikers participeren in het onderhoud? - Kan hierdoor een kostenbesparing gerealiseerd worden? Type onderhoud? Zoals in hoofdstuk 2 is beschreven kunnen we onderhoud onderscheiden in planmatig en nietplanmatig onderhoud. Bij planmatig onderhoud worden werkzaamheden aan het gebouw verricht, die sterk van invloed zijn op de onderhoudstechnische kwaliteit van het gebouw. Indien deze werkzaamheden niet correct worden gecoördineerd/uitgevoerd, bestaat de kans op vervolgschade. Voorbeelden van planmatig onderhoud zijn: vervangen van kozijnen, vervangen van dakbedekking, vervangen van gevelbekleding, buitenschilderwerk. Onder planmatig onderhoud vallen ook enkele werkzaamheden waarbij het risico op vervolgschade aanzienlijk minder is, bijvoorbeeld binnenschilderwerk en het vervangen van losse vloerbedekkingen (tapijt).

6 Onder planmatig onderhoud valt ook contractonderhoud. Bij contractonderhoud wordt er met een contractant een overeenkomst gesloten, waarin wordt vastgelegd dat bijvoorbeeld de technische installatie voor een bepaalde periode wordt onderhouden. Niet-planmatige onderhoudswerkzaamheden betreffen voornamelijk werkzaamheden naar aanleiding van klachten zoals het repareren van een deurkruk, vervangen van een plafondplaat etc. Wil de eigenaar risico s bij onderhoudswerkzaamheden zoveel mogelijk beperken dan dienen onderhoudswerkzaamheden op een professionele wijze gecoördineerd én uitgevoerd te worden. Deze werkzaamheden kunnen daardoor dus niet zomaar bij de gebruiker neergelegd worden. Degene die de werkzaamheden coördineert en/of uitvoert dient onder andere op de hoogte te zijn van de geldende wet- en regelgeving. Tevens dient hij zorg te dragen voor de juiste uitvoering van de werkzaamheden, waarbij veiligheid te allen tijde voorop staat! Het laten uitvoeren van planmatig onderhoud door gebruikers zal niet per definitie leiden tot een kostenbesparing, maar eerder een risico verhogende factor zijn (kans op vervolgschades). Indien de gebruiker verantwoordelijk wordt voor de coördinatie/uitvoering van onderhoudswerkzaamheden, dan zal de eigenaar een regierol krijgen. De eigenaar zal in deze rol periodiek de geleverde prestaties van de gebruiker moeten toetsen. Dit werkt kostenverhogend aangezien de kosten voor coördinatie zowel bij de gebruiker als eigenaar komen te liggen. Geadviseerd wordt de gebruiker onderhoudswerkzaamheden te laten uitvoeren die minder risicovol zijn. Op deze werkzaamheden is echter ook een besparing te realiseren (zie paragraaf 3.2.3) Welke gebouwen? Aan de hand van het gebruik en de huidige situatie zijn de gebouwen grofweg onder te verdelen in drie groepen: Groep 1: gymzalen, sporthallen en sociale culturele centra (m.u.v. de Vuurtoren en Schoneveld); Groep 2: sociaal culturele centra de Vuurtoren en Schoneveld, kinderopvang, kinderboerderij, jongerencentrum en theater; Groep 3: kleedaccommodaties, ijsbaanberging en het beheergebouw speeltuin. Groep 1 Bij de gymzalen, sporthallen en de meeste sociale culturele centra hebben we te maken met veel verschillende gebruikersgroepen. Deze gebruikers huren periodiek (op uren basis) één of meerdere ruimtes in deze gebouwen voor een bepaalde periode. Voor deze gebouwen is er

7 hierdoor geen vast aanspreekpunt in de vorm van een vereniging/organisatie (afgezien van de eigenaar) die verantwoordelijk is of kan worden gesteld voor het onderhouden van het gebouw. Momenteel wordt door de eigenaar het onderhoud aan de gebouwen volledig uitgevoerd. Indien de gebruikers bereid zijn het onderhoud zelf op een structurele wijze te willen gaan uitvoeren, dan dienen zij hiervoor te gaan samenwerken, wat zal leiden tot bijvoorbeeld een oprichting van een beheerstichting. Echter de oprichting van een stichting heeft financiële consequenties. Tevens zal de continu veranderde samenstelling van de gebruikers zowel administratieve, financiële en praktische negatieve gevolgen hebben voor een dergelijke stichting. Groep 2 Het sociaal culturele centra de Vuurtoren en Schoneveld, kinderopvang, kinderboerderij, jongerencentrum en theater hebben allemaal één gebruiker die gedeeltelijk verantwoordelijk is voor het onderhoud. In een huurovereenkomst tussen de eigenaar en huurder zijn afspraken gemaakt voor welke onderhoudswerkzaamheden de huurder verantwoordelijk is. Deze gebruikers dragen dus momenteel al bij aan het onderhouden van de betreffende gebouwen. Groep 3 De kleedaccommodaties van de sportverenigingen, de ijsbaanberging en het beheergebouw van de speeltuin hebben één gebruiker. Het onderhoud van deze accommodaties wordt momenteel volledig door de eigenaar uitgevoerd. Het onderhoud aan deze gebouwen is qua omvang van deze relatief kleine accommodaties vrij gering. Daarnaast zijn de onderhoudswerkzaamheden van dien aard dat participatie door gebruikers hierin een zeer gering effect zal hebben op een eventuele besparing Kostenbesparing? Zoals in de voorgaande paragrafen is beschreven is op enkele onderhoudswerkzaamheden onder bepaalde voorwaarden een kostenbesparing te realiseren. Eén aspect is hierbij echter nog niet besproken en dat is inkoopvoordeel. Momenteel is de coördinatie van het onderhoud gecentraliseerd bij één gemeentelijke afdeling. Hierdoor heeft de gemeente de mogelijkheid schaalvoordeel te creëren door gelijksoortige onderhoudswerkzaamheden bij verschillende gemeentelijke accommodaties onder te brengen in één aanbesteding, waardoor een inkoopvoordeel gerealiseerd wordt. Voorbeelden hiervan zijn het onderhouden van technische installaties door één onderhoudsbedrijf voor alle accommodaties, of het gelijktijdig uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden aan daken voor meerdere accommodaties.

8 Indien gebruikers van gemeentelijke accommodaties individueel het onderhoud uitvoeren aan de accommodatie waarvoor zij verantwoordelijk zijn, kan hierdoor niet geprofiteerd worden van schaalvergroting, omdat zij zich alleen beperken tot het onderhouden van hun gebouw. Door gebruikers bepaalde werkzaamheden zelf te laten uitvoeren zoals bijvoorbeeld het uitvoeren van het binnenschilderwerk kan hierdoor een besparing gerealiseerd worden. Hierbij wordt wel uitgegaan, dat de gebruiker de werkzaamheden zelf uitvoert en alleen een vergoeding krijgt voor materiaal en materieel. Bijvoorbeeld een vergoeding voor de aanschaf van verf en huur van de rolsteiger. Welke onderhoudsactiviteiten uiteindelijk uitgevoerd moeten worden en wanneer is vastgelegd in een meerjarenonderhoudsbegroting. De gebruiker kan door het zelf uitvoeren van deze werkzaamheden eventueel ook afwijken van de meerjarenonderhoudsbegroting en het vastgestelde kwaliteitsniveau. Hierdoor kan de gebruiker een hoger kwaliteitsniveau nastreven dan vooraf is vastgesteld. De gebruiker ervaart hierdoor mogelijk meer vrijheid en zal meer betrokken worden bij het in stand houden van het gebouw. Echter, hiervoor dienen wel spelregels omtrent onderhoud met de gebruikers te worden vastgesteld. Wat de totale kostenbesparing zal zijn, is sterk afhankelijk van het soort gebouw en welke onderhoudswerkzaamheden de gebruiker kan uitvoeren. De verwachting is dat de besparing per gebouw gering zal zijn en circa 1 a 2% van het onderhoudsbudget (op gebouwniveau) zal bedragen.

9 4 Advies De complexiteit van vastgoedbeheer is onder meer toegenomen door strengere wettelijke eisen. Dit heeft tot gevolg dat coördinatie en overleg tijdens de uitvoering van onderhoud met alle betrokken partijen cruciaal is. De afbakening van taken, verantwoordelijkheden en kostenverdeling dienen duidelijk te worden vastgelegd in een huurovereenkomst / demarcatielijst. De gebruiker van een gemeentelijke accommodatie verantwoordelijk laten zijn voor het onderhoud van het gebouw heeft nogal verstrekkende gevolgen. Van de gebruiker wordt een professionele houding verwacht bij het coördineren/uitvoeren van onderhoudswerkzaamheden. De gebruiker krijgt hierdoor een extra taak als vastgoedbeheerder die niet onderschat mag worden en zelfs in de praktijk vaak niet gerealiseerd kan worden. Gezien de risico s die een gebouweigenaar loopt indien de onderhoudswerkzaamheden niet correct uitgevoerd worden, adviseren wij om de onderhoudswerkzaamheden zoveel mogelijk bij de eigenaar te laten liggen. De gebruiker kan echter wel verantwoordelijk worden voor een deel van het onderhoud. Dit betreffen bepaalde onderhoudswerkzaamheden die geen afbreuk doen aan de onderhoudstechnische kwaliteit van het gebouw. Door middel van een demarcatielijst kan worden vastgelegd welke onderhoudsactiviteiten voor rekening van de eigenaar en de gebruiker komen.