In bijlage 1 is een actueel overzicht weergeven van de aanwezige gemeentelijke gebouwen (1A) en scholen (1B).

Transcriptie

1 Raadsvergadering : 16 februari 2012 Agendapunt : 11 Mill, 17 januari 2012 Onderwerp : Actualisatie van het meerjarige onderhoudsplan groot onderhoud gemeentelijke gebouwen en scholen. Geachte raad, ADVIES/VOORGESTELDE BESLUIT: 1. Het meerjaren onderhoudsprogramma gemeentelijke gebouwen vast te stellen 2. De jaarlijkse toevoeging aan de voorziening gemeentelijke gebouwen continueren (medio ) en de jaarlijkse extra toevoeging aan dit bedrag van aan de voorziening gemeentelijke gebouwen continueren tot Het meerjaren onderhoudsprogramma scholen vast te stellen 4. Toevoeging van aan de voorziening scholen continueren INLEIDING: 1) Algemeen Het onderhouden van onze gemeentelijke gebouwen en scholen is noodzakelijk om deze panden in stand te kunnen houden. Door mutaties in de samenstelling van de gemeentelijke gebouwen, verbouwingen maar ook om het onderhoud verder bij te sturen is het noodzakelijk om periodiek de gegevens te actualiseren. Hieruit blijkt of bijstelling van de cijfers noodzakelijk is en of er minder of juist extra toevoegingen aan de voorzieningen noodzakelijk zijn. Om deze reden ligt dit raadsvoorstel nu ter besluitvorming aan uw raad voor. Voor de goede orde wordt opgemerkt dat het SCC niet in dit plan is opgenomen en derhalve ook geen deel uit maakt van de onder advies 2 genoemde bedragen. Dit raadsvoorstel betreft zowel het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen als dat van de scholen. Omdat dit twee aparte voorzieningen betreft zullen ze in dit raadsvoorstel daar waar nodig apart vermeld worden (A. Onderhoud gemeentelijke gebouwen en B Scholen). In bijlage 1 is een actueel overzicht weergeven van de aanwezige gemeentelijke gebouwen (1A) en scholen (1B). 2. Werkwijze Het voorliggende meerjaren onderhoudsplan gemeentelijke gebouwen (MOP gebouwen) en scholen (MOP scholen) is als volgt tot stand gekomen: - Inventarisatie van de gemeentelijke gebouwen en scholen die in de meerjarenplanning zijn opgenomen. - Inventarisatie van (naar verwachting) benodigd onderhoud de komende 30 jaar aan de hand van de onderstaande uitgangspunten - De financiële resultaten (verloop voorzieningen) - Consequenties en de wijze van financiering MOP gebouwen en scholen

2 3. Oude MOP s versus nieuwe MOP s A. Onderhoud gemeentelijke gebouwen (MOP gebouwen) In het MOP gemeentelijke gebouwen zijn onder andere de volgende uitgangspunten gehanteerd: - Voor het gemeentehuis werd (zeer) beperkt onderhoudsbudget gereserveerd in afwachting van de ontwikkelingen met betrekking tot het Centrumplan de bouw van het SCC en de eventuele gevolgen hiervan voor het gemeentehuis. - Voor de brandweerkazerne, gelegen aan de Jochemsweg 2 te Mill, werd minimaal onderhoudsbudget gereserveerd vanwege het feit dat aan het nieuwe gebouw (naar verwachting) de eerste jaren minimaal onderhoud gepleegd hoefde te worden. Deze uitgangspunten zijn nu niet meer actueel en houden onderstaande wijzigingen voor het nieuwe MOP in: - Het gemeentehuis is in het nieuwe MOP volledig opgenomen. Dit omdat inmiddels is gebleken dat de bouw van het SCC en verdere ontwikkelingen van het centrumplan geen invloed zullen hebben op het (onderhoud van het) gemeentehuis. - Nu de brandweerkazerne ouder is dan 5 jaar dient het volledige onderhoud opgenomen te worden in het MOP. In het nieuwe MOP zijn tevens een aantal actualiteiten verwerkt en een aantal zaken uit de achterliggende periode te melden die gevolgen hebben voor de huidige situatie van de stand van de voorziening: - Paviljoen de Kuilen is een nieuw gebouw en opgenomen in het MOP Het oude paviljoen en de surfschool zijn als gevolg van de besluiten voortvloeiend uit het project op zoek naar ruimte niet meer opgenomen in het nieuwe MOP - De Heimolen en de gymzaal van de Wester waren niet eerder in het MOP opgenomen. In het MOP zijn ze wel meegenomen. - In de afgelopen periode hebben er diverse onttrekkingen plaatsgevonden welke niet geraamd waren in het MOP De financiële gevolgen van een voorgenomen privatisering van het groot onderhoud van de gemeenschapsaccommodaties zijn niet meegenomen in dit MOP. Om dit te verwezenlijken is er overleg nodig tussen de gemeente en de besturen van de gemeenschapshuizen. Deze overleggen zullen in de loop van 2012 plaats vinden. Zoals beschreven in argument 1.1. verderop in dit besluit is het niet mogelijk om het MOP later te actualiseren. De provincie eist reeds nu een actueel MOP. 4. Uitgangspunten nieuws MOP s Bij het opstellen van het meerjaren onderhoudsplan gemeentelijke gebouwen en scholen zijn de onderstaande uitgangspunten gehanteerd: Algemeen (voor zowel MOP gebouwen als scholen) Bij de actualisatie van de meerjarige onderhoudsplannen zijn zoveel mogelijk dezelfde uitgangspunten gehanteerd als bij eerdere opgestelde meerjarige onderhoudsplannen Voor het opstellen van de MOP s is gebruik gemaakt van het onderhoudsprogramma Homerun. Op basis van onderstaande uitgangspunten zijn de gebouwen geïnspecteerd en beoordeeld: - De inspectie heeft zich beperkt tot de visueel waarneembare onderdelen. Van alle onderdelen die bijdragen in het verlengen van de levensduur van het object is vastgesteld: - de onderhoudstoestand; - wanneer zijn welke onderhouds- en/of vervangingsmaatregelen nodig en met welke frequentie; - de technische levensduur van het element MOP gebouwen en scholen

3 Er is uit gegaan van de functionele eisen van het gebouw, dat wil zeggen van de huidige functie van het gebouw, eventuele gevolgen van een gewijzigde bestemming zijn niet meegenomen. Uitgangspunt is geweest de (geprognosticeerde) technische levensduur van een (onder)deel van een gebouw. Dit is de periode waarna een (onder)deel van een gebouw normaal gesproken vervangen moet worden of waarna onderhoud moet worden gepleegd om de levensduur te verlengen Het onderhoud kan worden opgesplitst in planmatig en niet planmatig onderhoud. Het planmatig onderhoud is gepland op basis van inspectie en ervaringscijfers met betrekking tot de technische levensduur. Niet planmatig onderhoud is zoals de naam al doet vermoeden niet te plannen ofwel adhoc onderhoud. In het beschreven onderhoud is onderscheid gemaakt in zogenaamd preventief onderhoud en zogenaamd vervangend dan wel herstellend onderhoud. - Met preventief onderhoud wordt bedoeld werkzaamheden die tot doel hebben de levensduur van de verschillende onderdelen aan een gebouw te verlengen. Deze werkzaamheden hebben meestal een relatief korte cyclustijd. Als voorbeeld zijn te noemen het schilderwerk en de jaarlijkse onderhoudswerkzaamheden aan de warmwater en c.v.-voorzieningen. Met vervangend/herstellend onderhoud wordt verstaan het onderhoud dat uitgevoerd moet worden als gevolg van geconstateerde onderhoudsgebreken. Hiervan zijn als voorbeelden te noemen het houtrot bij kozijnen, uitgevallen voegwerk en scheuren in metsel werk. Voor beide meerjarige onderhoudsplannen wordt een dekking van 80% van de geraamde kosten voorgesteld. Op basis van meerjarige nacalculatiegegevens blijkt dat dit voor de afgelopen jaren een reëel percentage is. Oorzaken voor dit verschil tussen voorcalculatie en nacalculatie zijn o.a.: - onderhoudswerkzaamheden worden zoveel mogelijk voor meerdere objecten tegelijk uitgevoerd ( bulk ) Hierdoor kunnen de kosten uiteindelijk lager uitvallen dan wanneer deze per gebouw worden uitgevoerd - Niet alle werkzaamheden hoeven uiteindelijk uitgevoerd te worden in het jaar dat ze in de planning zijn opgenomen ten tijde van het opstellen van een nieuw MOP. Soms is de technische staat op het geplande moment nog beter dan verwacht waardoor onderhoud naar achter kan worden doorgeschoven zonder dat dit ten koste gaat van de levensduur van het gebouw. A. Onderhoud gemeentelijke gebouwen (MOP gebouwen) In het MOP gebouwen is een duidelijke scheiding aangebracht tussen activiteiten die levensduur van gebouwen verlengen en activiteiten die een esthetische aard hebben. Door het toepassen van deze splitsing zijn de volgende onderhoudswerkzaamheden niet meer opgenomen: - bestrating; - vervanging van vloerbedekking; - binnenschilderwerk; - terreininventaris; - tegelwerk; - keukenvoorziening. In dit MOP is het SCC niet opgenomen. In het bedrijfsplan van het SCC, waar uw raad in het voorjaar van 2011 mee heeft ingestemd, zijn de onderhoudskosten (vooralsnog een jaarlijkse storting van ) van het SCC voor de komende 3 jaar opgenomen. Over drie jaar zijn ervaringscijfers van de eerste jaren bekend en zal mede aan de hand hiervan besloten moeten worden hoe omgegaan moet worden met het onderhoud van het SCC en dient vastgesteld te worden of de tot dusver geraamde middelen toereikend zijn. B. Onderhoud scholen (MOP scholen) Basisschool de Leeuwerik en basisschool de Straethof hebben in principe geen onderwijsfunctie meer zodra de Brede School gereed is. Om deze reden zijn voor deze MOP gebouwen en scholen

4 scholen slechts (zeer) beperkt onderhoudsmaatregelen opgenomen in het MOP. Slechts instandhoudingkosten zijn geraamd voor deze gebouwen. De onderhoudskosten voor de nog te bouwen Brede School zijn, zoals blijkt uit bijlage 1b, niet meegenomen in dit MOP. De plannen zijn op dit moment nog in een dusdanig stadium dat er geen onderhoudsprognose te maken is. BEOOGD DOEL: Dit raadsvoorstel heeft tot doel om u inzicht te geven in de naar verwachting benodigde onderhoudskosten voor gemeentelijke gebouwen en scholen voor de komende 30 jaar. De gevolgen hiervan voor het verloop van de voorziening onderhoud gemeentelijke gebouwen (A) én scholen (B). Omdat dit twee aparte voorzieningen betreft zullen ze in dit raadsvoorstel daar waar nodig apart vermeld worden. ARGUMENTEN: 1.1. Het oude MOP gebouwen dateert uit 2006 en is aan vervanging toe Naast het feit dat na een periode van 4-5 jaar de gegevens verouderd zijn, er mutaties in het gebouwenbestand hebben plaatsgevonden e.d., vraagt de provincie bij de beoordeling van de programmabegroting om maximaal 5 jaar oude meerjaren onderhoudsprogramma s van alle kapitaalgoederen Deze toevoeging is en blijft de komende jaren noodzakelijk om de voorziening van het MOP gebouwen voor langere tijd op gewenst niveau te houden Indien dit bedrag niet zou worden toegevoegd zou de voorziening MOP gebouwen de komende jaren (sterk) dalen waardoor dekking van de onderhoudskosten op lange termijn niet meer geborgd is het oude MOP scholen is ook aan vervanging toe Naast het feit dat na een periode van 4-5 jaar de gegevens verouderd zijn, er mutaties in het gebouwenbestand hebben plaatsgevonden e.d., vraagt de provincie bij de beoordeling van de programmabegroting om maximaal 5 jaar oude meerjaren onderhoudsprogramma s van alle kapitaalgoederen De dekking op de hele lange termijn is weliswaar (> 30 jaar) niet toereikend, maar voor die termijn zal het MOP scholen nog diverse keren worden geactualiseerd Omdat er in de periode tot het moment waarop het geraamde dekkingstekort nog vele veranderingen kunnen plaatsvinden én het MOP scholen nog diverse keren geactualiseerd zal worden zal indien het tekort hoger wordt óf eerder zal optreden dit bij het opstellen van een volgend MOP scholen naar voren komen en zal hier op geanticipeerd worden. KANTTEKENINGEN: 1.1./ Op basis van genoemde uitgangspunten is de onderhoudsbehoefte voor 3.1 gemeentelijke gebouwen en scholen voor de komende 30 jaar geactualiseerd Onderhoudsbehoefte is niet voor alle onderdelen goed en gemakkelijk in te schatten. Planmatig onderhoud is gemakkelijker in te schatten dan niet planmatig. Het economisch meest voordelige moment om planmatig onderhoud uit te voeren is op voorhand soms lastig in te schatten. Om deze redenen is het noodzakelijk om periodiek de MOP s te actualiseren om te monitoren of aan de hand van werkelijk gemaakte kosten de verloop van de voorziening verloopt zoals gepland De genoemde extra toevoeging is al opgenomen in de programmabegroting 2012 en volgend Omdat de toevoeging reeds is opgenomen in de begroting heeft dit geen consequenties voor de begroting. Het bedrag is (meerjarig) gedekt in de begroting! MOP gebouwen en scholen

5 4.1. Het tekort in dekking ontstaat pas na minimaal dertig jaar er kunnen zich tussentijds zoveel veranderingen voordoen dat het niet nodig is om hier nu al op te anticiperen Op het gebied van scholen gaat de komende jaren als gevolg van de bouw van de Brede School veel veranderen. Deze mutaties in gebouwen heeft gevolgen voor het MOP scholen en de voorziening hiervan. Welke gevolgen de mutaties hebben is op dit moment, gezien het stadium waarin dit project verkeerd nog niet te geven. In later stadium zal hier op worden teruggekomen. JURIDISCH KADER: De gemeenteraad heeft in de financiële verordening vastgesteld dat eens in de vier jaar de meerjarige onderhoud programma s van kapitaalgoederen opnieuw vastgesteld moeten worden. De provincie hanteert een termijn van 5 jaar. FINANCIEN: Vervanging van sommige onderhoudselementen kennen een langere cyclustijd dan 10 jaar (bijv. c.v.-ketel en dakbedekking), Vanwege dit feit geeft een doorkijk van 10 jaar een onvoldoende reëel beeld. Om deze reden is ook een onderhoudsprognose gemaakt voor de daaropvolgende 20 jaren. Zodoende is een betrouwbaarder gemiddeld jaarbedrag tot stand gekomen voor de komende 30 jaren. Met betrekking tot die toekomst wordt opgemerkt dat beide onderhoudsplannen, gelet op alle mogelijke ontwikkelingen, over 4 jaar geactualiseerd zullen moeten worden en dat dan opnieuw berekend zal worden wat het geprognosticeerde verloop van de voorzieningen zal zijn. A) Gemeentelijke gebouwen Zie bijlage 2a voor het uitgebreide 30 jarig overzicht gemeentelijke gebouwen Gemeentelijke gebouwen: MOP gemeentelijke gebouwen Object Periode Periode Periode Gemiddeld per jaar Kapel Maria Ten Hove Gemeentewerf Sporthal De Looierij Gemeenschapshuis+gymzaal de Wester Jeugdgebouw De Tweesprong Gemeenschapshuis De Wis + 't Kloster Gemeenschapshuis De Wilg O.J.C. De Wissel Gemeenschapshuis De Jachthoorn Gemeentehuis Peuterspeelzaal De Blokkendoos Peuterspeelzaal 't-prilleke Sportzaal D n Turf Peuterspeelzaal t Krulstaartje De Heimolen Paviljoen De Kuilen Brandweerkazerne Totaal gemiddelde uitgaven per jaar (Incl. eventuele btw) In alle bovenstaande bedragen is de aangegeven 80% norm verwerkt! Gerekend over een periode van 30 jaar komen de gemiddelde onderhoudskosten uit op een bedrag van per jaar. Doordat niet voor alle gebouwen de btw op dezelfde wijze MOP gebouwen en scholen

6 compensabel is, is voor elk object afzonderlijk de btw berekend. De bedragen zoals hierboven genoemd zijn inclusief eventuele btw. De stand van de voorzieningen op is volgens het overzicht onderhoudsvoorziening gemeentegebouwen jaarrekening In het overzicht verloop voorziening gemeentelijke gebouwen (bijlage 3a) is het verloop van de jaarlijkse stand van de voorziening berekend vanaf 2012 tot en met De berekening start met de stand van de voorziening op De beginstand 1 januari van elk jaar wordt jaarlijks verhoogd met een rentebijschrijving van 4,25%. De jaarlijkse onttrekkingen zijn de geraamde geactualiseerde onderhoudsbedragen uit de meerjaren onderhoudsbegroting gemeentelijke gebouwen op basis van het programma Homerun. De jaarlijkse toevoeging aan de voorziening is gebaseerd op de raming in de begroting. Daarnaast vindt er tot 2018 jaarlijks een extra verhoging plaats van Op basis van de huidige cijfers is de verwachting dat hiermee de voorziening de komende 30 jaar voldoende op peil blijft. Voor de volledigheid wordt (nogmaals) opgemerkt dat de jaarlijkse verhoging van al in de meerjarige programmabegroting is opgenomen. B) Scholen Zie bijlage 2b voor het uitgebreide 30 jarig overzicht scholen School gebouwen: MOP gemeentelijke Scholen Periode Periode Periode Gemiddeld Object per jaar B.S. De Leeuwerik B.S. De Straethof B.S. De Schare B.S. De Klimop B.S. 'T "Stekske" Totaal gemiddelde uitgaven per jaar (Incl. btw) In alle bovenstaande bedragen is de aangegeven 80% norm verwerkt! Gerekend over een periode van 30 jaar komen de gemiddelde onderhoudskosten uit op een bedrag van per jaar. Voor scholen geldt dat de btw niet compensabel is, alle geraamde bedragen zijn om deze reden inclusief btw berekend. De beginstand van deze voorziening is ruim. Gezien de financiële onzekerheden i.v.m. het toekomstige onderhoud van de Brede School stellen wij u voor vooralsnog geen bedrag vrij te laten vallen en bij de volgende actualisering hier kritisch naar te kijken. COMMUNICATIE: N.v.t. UITVOERING: Het onderhoud van de gemeentelijke gebouwen en de scholen is een continu lopend proces deels planmatig, deels ad hoc MOP gebouwen en scholen

7 BIJLAGE: Bijlage 1 Overzicht gebouwen 1a Gemeentelijke gebouwen 1b Scholen Bijlage 2a Uitgebreide 30 jarig overzicht gemeentelijke gebouwen 2b Uitgebreide 30 jarig overzicht scholen Bijlage 3a Verloop voorziening gemeentelijke gebouwen b Verloop voorziening scholen Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Mill en Sint Hubert, de secretaris, de burgemeester, Mr. R.P. Hoffmann. Mr. J.Th.C.M. Verheijen. Portefeuillehouder: Afdeling: Ontwerp: J.G.M. van den Boogaart Ruimtelijk Beheer RS MOP gebouwen en scholen