Gemeentelijk eigendom

Transcriptie

1 Gemeentelijk eigendom Startnotitie 'Aandacht voor verborgen subsidies, strategisch vastgoed en bezit vanuit een taak'

2 Uitgangspunt startnotitie Binnen de gemeente Tiel is er tot op heden geen vastgesteld vastgoed beleid. Met het opzetten van een productgroep Vastgoed binnen het Facilitair Bedrijf worden duidelijke uitgangspunten geformuleerd, zodat keuzes op het gebied van het gemeentelijk vastgoed beter en gemotiveerd gemaakt kunnen worden. Vanuit de zogenaamde knelpuntenlijst, waarin alle gemeentelijke vastgoedobjecten zijn weergegeven, is een onderverdeling gemaakt naar soorten gebouwen en het betreffende beleidsveld waar het gebouw aan toegekend dient te worden. Door de knelpuntenlijst samen te stellen is een beeld ontstaan over de wijze waarop binnen de gemeente Tiel met vastgoed zaken werd omgegaan en hoe het beheer van panden plaatsvindt. Uitgangspunt van deze notitie is om de vastgoedobjecten in een kader op te nemen, zodat op een gefundeerde wijze het gemeentelijk vastgoed beheerd kan worden. Zodra de productgroep Vastgoed binnen de organisatie formeel operationeel is (start ), worden de in dit kader genoemde uitgangspunten verwerkt in een strategisch beleidskader. 1 Strategisch bezit of bezit vanuit een taak Voordat een object in een categorie kan worden ingedeeld dient bekend te zijn onder welke uitgangspunten een pand in bezit is. Hierbij kan het onderscheid gemaakt worden tussen: a. Strategisch bezit b. Bezit vanuit een taak. Strategisch bezit Onder strategisch bezit wordt verstaan: Objecten die aangekocht zijn ten behoeve van een (toekomstige) ontwikkeling en opgenomen zijn in de grondexploitatie. Daarbij dient een termijn vastgesteld te worden waarin er sprake is van een strategisch object in de zin van het beheer. Het beheersbudget dat ten goede komt aan het tijdelijk onderhoud, dient overgedragen te worden uit de grondexploitatie naar de nieuw te vormen cluster vastgoed. De beleidsafdeling (met behulp van de productgroep vastgoed) beoordeeld hoe het pand beheerd moet worden totdat de ontwikkeling plaatsvindt. Zij bepalen of het pand commercieel verhuurd kan worden of dat er bijvoorbeeld antikraak huisvesting kan plaatsvinden. De baten en lasten zijn voor het grondbedrijf. Wanneer een ontwikkeling achter de rug is en een strategisch pand is behouden gebleven tijdens de ontwikkeling, dient het uitgangspunt altijd verkoop van het object te zijn. De Gemeente Tiel vervult geen makelaarsrol voor commercieel vastgoed. Met betrekking tot de strategische rol van de gemeente Tiel, wordt tevens verwezen naar de uitgangspunten in de Nota Grondnota Gemeente Tiel (juni 2009) Bezit vanuit een taak Indien het bezit vanuit een taak betreft, dan is het pand opgenomen in de begroting. Er dient vervolgens te worden beoordeeld welke beleidsafdeling dit pand in portefeuille heeft. De betreffende beleidsafdeling moet dan een afweging maken of zij een doel of taak hebben met het pand of met de specifieke huurder vanuit de begroting. Het moet dus in de begroting van de afdeling staan. Het beheer van het pand incl. beheersbudget dient overgedragen te worden naar de toekomstige productgroep vastgoed.

3 2 Vastgoed toekennen aan juiste beleidsafdeling Op het moment dat bekend is dat een object binnen de grondexploitatie valt of in de begroting is opgenomen, kan bepaald worden aan welke beleidsafdeling een object toegekend dient te worden. Er dient hierbij onder andere een onderverdeling gemaakt te worden van panden naar de verschillende beleidsafdelingen: Stadsontwikkeling: Objecten uit de grondexploitatie Stadsbeheer: Baarhuisjes bij begraafplaatsen, Gemeentewerf, Kerktorens, Carillon Facilitair Bedrijf: Gemeentehuis complex en Brandweerkazerne Onderwijs & Welzijn: Scholen, welzijnsgebouwen, buurthuizen Het uitgangspunt van de knelpuntenlijst is de 'verborgen subsidies' in beeld te krijgen, die ontstaan door een onevenredige huur ten opzichte van de marktwaarde van het object. De bijdrage voor de totstandkoming van deze lijst is geleverd door de afdeling Stadsontwikkeling, het Facilitair Bedrijf en de afdeling Onderwijs & Welzijn. 3 Verborgen subsidies In de commissie Ruimte is een vraag gesteld naar de omvang van de verkapte subsidies. Hierop volgend is verder onderzoek verricht binnen de verschillende afdelingen en is de term gewijzigd in 'verborgen subsidies'. Om de verborgen subsidies inzichtelijk te maken is het van belang de inhoud van deze term goed te omschrijven. Onder de term 'verborgen subsidie' wordt in deze notitie het volgend verstaan: 'Exploitatie van een pand waarbij de geldstroom tussen kostprijsdekkende huur en daadwerkelijke opbrengst door gebruik, niet gesloten is.' In veel gevallen gaat het om het gebruik van een pand, waarbij het gebruik 'om niet' is vastgesteld of in tijdelijk beheer is gegeven. Daarnaast kan een gebruiker omwille van een maatschappelijke doelstelling een lagere (niet marktconforme) huurprijs zijn overeengekomen met de gemeente. Voor een transparante bedrijfsvoering ten aanzien van vastgoed is het van belang de geldstromen tussen de organisatie en huurders/gebruikers inzichtelijk te maken cq. houden. Hiermee worden de geldstromen tussen de productgroep Vastgoed en de beleidsafdelingen per object inzichtelijk, waardoor de exploitatie per object gestuurd kan worden en rapportages ten behoeve van beleidsuitvoering kunnen worden opgesteld.

4 4 Beleid Om de juiste huurprijs van een object vast te stellen dienen per beleidsafdeling uitgangspunten geformuleerd te worden. Iedere afdeling/beleidsveld heeft zijn eigen specifieke gebruikers. Het uitgangspunt dient te zijn dat er een uniform kader wordt vastgesteld voor de gehele gemeente. Dit kader is onder andere gebaseerd op de volgende uitgangspunten: Beoordeling mogelijk gebruik van het pand; Afstemmen van potentiële gebruikers van het pand; Maatschappelijke doelstelling potentiële gebruikers; Periode beschikbaarheid van het object; Ruimte en maximale capaciteit gebruikers; Onderhoudsafspraken (gebouw / installaties); Wenselijkheid gedeeld gebruik bij niet volledige bezetting; Beoordeling gebruikers (stichtingen / verenigingen); Spreiding gebruikers in de stad. Vervolgens wordt vastgesteld vanuit welk oogpunt het object in eigendom is bij de gemeente. Hierbij hebben we de volgende vormen: Bezit vanuit ambtelijk taakveld (gemeentehuis complex, brandweer kazerne, gemeentewerf) Bezit vanuit een maatschappelijk taakveld. (Scholen, sporthallen, wijkcentra) Bezit vanuit strategisch taakveld (bezittingen in herontwikkelingsgebieden) Wanneer potentieel gebruiker en object op elkaar zijn afgestemd kan de huurprijs worden vastgesteld. Hierbij zijn drie varianten: Marktconforme huur; Kostprijsdekkende huur. Beleidshuur (optioneel) (Voor een toelichting op deze varianten zie de bijlage (KvM)) Tot op heden werden in de huurprijs ook betalingen 'in natura' opgenomen. Afgesproken werd dan dat de huurder zelf het klein onderhoud zou verzorgen. In de praktijk bleef de huurder vaak in gebreke en uiteindelijk draaide de gemeente op voor de kosten. Gezien de ervaringen hiermee is het zeer aan te bevelen deze vorm van huur niet meer toe te passen. Klein onderhoud dient zo veel mogelijk in opdracht van de gemeente Tiel te worden uitgevoerd. Verhuur van eigendommen voor commercieel gebruik past niet binnen de doelstelling van het gemeentelijke vastgoed beleid, tenzij het strategisch bezit voor de langere termijn (>10 jaar) kan zijn Restcategorie objecten Indien een object buiten de taakvelden valt en het op dit moment niet op een strategische locatie staat, dient het pand afgestoten te worden. Het object kan, indien van toepassing, aan de huidige gebruiker worden aangeboden. Indien deze geen gebruik van deze aankoop mogelijkheid wenst te maken, dient verkoop in eigen beheer of verkoop via een lokale makelaar te geschieden.

5 5 Huurprijs bepalen Nadat het gebruik van het object is vastgesteld, duidelijk is binnen welk taakgebied het gebruik valt en in welke staat van onderhoud het vastgoedobject verkeert (zie ook 7), dient de huurprijs te worden vastgesteld. De productgroep vastgoed heeft hierin de leidende rol. Het vastgoed moet in de begroting opgenomen worden binnen de juiste beleidsafdeling tegen de juiste financiële waarden. 5.1 Marktconforme huur Bij verhuur van vastgoed moet worden uitgegaan van een marktconforme huur. De productgroep vastgoed stelt een marktconforme huur vast voor het betreffende vastgoedobject. De betreffende beleidsafdeling kan besluiten om een bijdrage te geven aan de huurder als tegemoetkoming in de kosten, afhankelijk van de doelstelling uit de beleidsafdeling. Die bijdrage kan gegeven worden vanuit een taak of een beleid. Deze bijdragen dienen ook opgenomen te worden in de begroting. Zo wordt de begroting transparant en blijft de geldstroom gesloten. 5.2 Kostprijsdekkende huur Voor objecten die vanwege strategisch bezit of vanuit een taak uit de begroting behouden worden, geldt verder het nieuwe uitgangspunt (BMC Rapportage): 'Elk pand moet minimaal kostprijsdekkend beheerd worden.' De huurinkomsten en onderhoudsuitgaven maken deel uit van de begroting van de productgroep Vastgoed en de begroting van de beleidsafdeling geeft zicht op de eventuele verleende subsidie. 5.3 Beleidshuur Beleidshuur wordt enkel toegepast in de publieke sector. Toepassing hiervan voor de gemeente Tiel dient nader onderzocht te worden. 6 Verwerving Binnen de beleidsafdelingen dienen de uitgangspunten vastgesteld te worden op basis waarvan en voor welke taakvelden objecten in eigendom behouden dienen te blijven of verworven moeten worden. Voordat verwerving plaatsvindt wordt een zogenaamde conditiemeting uitgevoerd om de onderhoudsinvesteringen op de korte en middellange termijn inzichtelijk te hebben. Verwerving is enkel mogelijk met een strategische- of een taakgerichte doelstelling. De beleidsafdeling dient te zorgen voor zowel het budget voor verwerving en het onderhoud. 7 Onderhoud Het onderhoud van het gemeentelijk vastgoed dient uitgevoerd te worden door de productgroep vastgoed. De beschikbare gelden hiervoor worden vanuit de beleidsafdeling objectgericht toegekend. Vanuit de conditiemeting gebouwen en installaties dient te worden vastgesteld of er periodiek een vastgoed inspectie wordt uitgevoerd. Voordeel hierbij is dat op ieder moment kan worden bijgestuurd op de kosten, zodat opgebouwde reserveringen niet onnodig worden uitgegeven. Het is wenselijk op korte termijn bij de panden waarvan geen duidelijke staat van onderhoud bekend is, een nul-meting te laten plaatsvinden om de onderhoudstoestand te

6 meten. Hiervoor wordt op dit moment een plan ontwikkeld. Voor nieuw te verwerven panden dient het beheersbudget vanuit de beleidsafdeling gereserveerd te worden. Wanneer de staat van het vastgoedobject in beeld is kan op een onderbouwde wijze de marktconforme huurprijs worden bepaald en het onderhoudsbudget worden vastgesteld. 8 Overgangsfase In de overgangsperiode wordt voor de objecten waarbij momenteel geen gesloten geldstroom is een methode ontwikkeld om binnen een periode van maximaal vijf jaar de geldstroom sluitend te hebben. Dit kan op verschillende manieren worden uitgevoerd. Uitgangspunt dient te zijn dat verhuur kostprijsdekkend dient te zijn. De ruimte tussen de maximaal op te brengen huurprijs door de gebruiker en het verschil tussen deze huurbijdrage en de kostprijsdekkende huur dient vanuit een subsidievorm, specifiek toegespitst op de gebruiker van het object, aangevuld te worden. De wijze van toekenning van subsidie en de hoogte van dit bedrag dient door de betreffende beleidsafdeling na overleg met het College en de Raad te worden vastgesteld. Er dient een termijn vastgesteld te worden waarbinnen deze overgangsfase naar de definitieve fase dient te worden omgezet. Een periode van 3-5 jaar is alleszins redelijk. Na deze overgangsfase is uiteindelijk iedere huurprijs minimaal kostprijsdekkend.