Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 2 van 6

Transcriptie

1

2 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 2 van 6 De huidige kwaliteit van het onderhoud De meerjaren onderhoudsplanning heeft in de afgelopen 8 jaar zijn nut absoluut bewezen. Op basis van de jaarlijkse inspecties werd zowel de meerjarenplanning geactualiseerd als het jaarlijkse uitvoeringsprogramma vastgesteld. Naast de technische kant van het onderhoud werd heel bewust rekening gehouden met de toekomstvisie van het gebouw. Het is logisch dat aan een gebouw met een nog beperkte levensduur/gebruik minimaal onderhoud wordt uitgevoerd. Toch laat het beheerprogramma zien dat de technische kwaliteit langzaam verminderd vanwege krapte in het budget. Tot op heden zijn de kwaliteitniveaus niet bestuurlijk vastgelegd. Bij het geaccordeerd raadsvoorstel uit juli 2008 is het onderhoudsniveau als volgt verwoord: Het onderhoudsniveau is enerzijds gebaseerd op wettelijke verplichtingen als eigenaar van de gebouwen en anderzijds wat in alle redelijkheid, op grond van reeds lang bestaande verhoudingen tussen huurder en verhuurder verwacht mag worden. Dit is een alleszins rekbaar en subjectief toe te passen kwaliteitsniveau. Het zou dan ook beter zijn te streven naar objectieve en meetbare kwaliteitsomschrijvingen. In het raadsbesluit van 12 april 2011 met betrekking tot de aanleg van een kunstgrasvoetbalveld op het Burgemeester Cortenraad sportpark heeft de raad uitgesproken: dat alle accommodaties op een kwalitatief niveau moeten worden gebracht. Dit is weliswaar nog steeds niet meetbaar maar kan wel als richtinggevend worden beschouwd bij het toekomstig planmatig onderhoud van gebouwen. Organisatie Het beheer en onderhoud van het gemeentelijke vastgoed is ondergebracht bij het bureau Beheer & Onderhoud van de afdeling Fysieke Leefomgeving. Het bureau Beheer & Onderhoud zorgt er in algemene zin voor dat de eigendommen van de gemeente op een doelmatige wijze in stand worden gehouden. Voor het gebouwenonderhoud is een bouwkundig medewerker voor 0,5 FTE beschikbaar. De meeste planmatige onderhoudswerkzaamheden worden uitbesteed aan derden. De verantwoordelijkheden zijn duidelijk vanwege de korte lijnen. Er is sprake van effectieve uitvoering van onderhoudswerkzaamheden en een goede communicatie met de gebruikers. Duurzaamheid en energiebesparing Duurzaamheid is een belangrijk item geworden de laatste jaren. Het beheren van gebouwen moet duurzaam zijn, dus gericht op het langdurig in stand houden van onderdelen. Daarnaast heeft duurzaamheid ook betrekking op het gebruik van niet- of weinig milieubelastende materialen en energiebesparing. Het meerjaren onderhoudsprogramma voorziet niet in middelen om investeringen te plegen welke energiebesparingen, en dus kosten, voor de gebruiker kunnen opleveren. Het risico is dus aanwezig dat er vervangingen plaatsvinden die maatschappelijk gezien niet ten volle efficiënt zijn. Mochten er energiebesparende maatregelen genomen worden dan betekent dit tot op heden dat de verhuurder (de gemeente Nuth) de investeringen pleegt en de huurder de kostenvoordelen heeft. Het zou aan te bevelen zijn bij het uitvoeren van onderhoudsmaatregelen welke uitgevoerd kunnen worden in combinatie met energiebesparende maatregelen onderzoek te doen naar mogelijk kostenvoordeel voor de huurder en een gezamenlijk voorstel uit te werken waarbij een deel van de kostenbesparing als extra-investeringsbedrag wordt ingezet. De medefinanciering zou bijv. kunnen bestaan uit een huurverhoging.op deze manier kan de huurder door medefinanciering van de energiebesparende maatregel in totaal goedkoper uit zijn. 4. Eerdere besluitvorming Het meerjarenonderhoudsplan (MOP) voor de gebouwen welke in beheer en onderhoud bij de gemeente zijn is voor het laatst in juli 2008 vastgesteld (document VROM/2008/4870).

3 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 3 van 6 5. Past in strategische visie Het doelmatig onderhouden van gemeentelijke gebouwen past in de strategische visie. 6. Juridische aspecten / Wettelijk kader A. Conform het besluit begroting en verantwoording provincies en gemeenten (afgekort BBV) dient er: Een beleidskader voor het onderhoud van kapitaalsgoederen te zijn vastgesteld; Een vierjaarlijkse evaluatie plaats te vinden waarbij de raad het beleidskader opnieuw vaststelt. B. Er geldt wet- en regelgeving welke van invloed is op het onderhoud. Door enkele grote incidenten (legionella uitbraak Bovenkarspel, vuurwerkramp Enschede en brand Volendam) is de laatste jaren meer nadruk komen te liggen op de naleving van de voorschriften uit wet- en regelgeving. Van toepassing bij gebruik van gemeentelijke gebouwen zijn: De Bouwverordening waarin de gebruiksvergunning is verwoord; Milieuwetgeving welke aspecten behandelt zoals gezondheidsrisico's, veiligheidsrisico's en milieurisico's en hinder; Arbowetgeving waarin de Arbeidsomstandighedenwet, Arbo-besluiten en Arbo-regeling is opgenomen. Bovenstaande wetgevingen hebben invloed op o.a.: uitgangen en vluchtwegen installaties ventilatie geluid brandpreventie en brandbestrijding milieuzorg legionellabestrijding C. De aangegane huurovereenkomsten met gebruikers. 7. Financiële aspecten Voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP); In 2003 is een voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP) ingesteld om pieken en dalen in de jaarbegroting te voorkomen door een vaste storting en de gebouwen planmatig te onderhouden. Deze wijze van planmatig onderhouden heeft de afgelopen jaren zijn nut bewezen. Deze meerjarenplanning is een dynamische planning. De planning wordt jaarlijks bijgesteld en geactualiseerd. De uit te voeren onderhoudswerkzaamheden zijn daarbij gepland op basis van objectieve criteria voor de verwachte levensduur van materialen en voor de bepaling van de staat van onderhoud. De getallen in de database van de meerjarenplanning zijn gebaseerd op gemiddelde normbedragen per eenheid. Vanwege het feit dat er geen inflatiecorrectie is toegepast loopt het beschikbare bedrag in de voorziening achter op de realistische uitvoeringskosten. Dit is onder andere de oorzaak van het feit dat de voorziening niet meer toereikend is om de gebouwen langjarig op een kwalitatief acceptabele onderhoudstoestand te houden. Op dit moment verkeren de gebouwen in het algemeen in een matige onderhoudstoestand waarbij de tendens is dat deze langzaam afglijd naar een slechte onderhoudstoestand. Om het gebouwenonderhoud weer op een acceptabel peil te brengen, waarbij de langjarige technische onderhoudstoestand kwalitatief als goed mag worden bestempeld is er in de periode een bedrag van afgerond 2,4 miljoen nodig.

4 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 4 van 6 Dit bedrag dient in jaarlijkse tranches in de voorziening te worden gestort. Omdat een voorziening niet negatief mag zijn is het jaarlijks te storten bedrag niet gelijk aan het gemiddeld jaarbedrag van maar dient in de jaren te bedragen, in de jaren en in 2019 en Grafisch ziet dit er als volgt uit: Indien bedragen voor onderhoud en instandhouding worden aangepast aan hetgeen conform het beheerprogramma nodig is betekent dit dat er een correctie op de prognose van 2008 dient plaats te vinden volgens onderstaande tabel: Gereserveerd Tekort Bedrag conform conform MOP tov MOP MOP nnb nnb nnb Ter info: Van het totaal benodigde onderhoudbedrag in de periode is 23% voor het gemeentehuis gereserveerd en 11% voor sporthal De Keelkamp. Dit betekent dat er in totaal afgerond bijgeraamd dient te worden gedurende de periode ten opzichte van de bedragen zoals momenteel opgenomen in de begroting.

5 Reg.nr: FLO/2011/2725 Pagina 5 van 6 Dekking van de bijraming In de vastgestelde begroting is rekening gehouden met de bijraming, en zijn deze bedragen reeds verwerkt in het totaal. Dit is te lezen in bijlage 3-1 t/m 3-4; kolom III voorziening planmatig onderhoud gebouwen (bladzijde 108 t/m 111) Het bedrag is in de jaarschijven verwerkt als een storting in de voorziening van / jaar. Daarnaast is er binnen het budget van beheer en onderhoud ruimte van /jaar gecreëerd door posten samen te voegen. Dit betekent dat er conform deze berekening afgerond beschikbaar is voor de jaarschijven Besparing op energiekosten Aangetekend dient te worden dat de gegenereerde bedragen uit het beheersysteem dekkend zijn voor instandhouding van de gebouwen conform de huidige situatie. Indien er bijvoorbeeld energiebesparingprogramma s zouden worden uitgevoerd welke investeringen vergen om in de toekomst besparingen op te kunnen leveren is dit niet opgenomen in het MOP. Bij het uitvoeren van onderhoudsmaatregelen welke uitgevoerd kunnen worden in combinatie met energiebesparende maatregelen is het voorstel onderzoek te doen naar mogelijk kostenvoordeel voor de huurder en dit gezamenlijk uit te werken waarbij het deel van de kostenbesparing als extra-investeringsbedrag wordt ingezet. Dit extra investeringsbedrag kan als bijdrage van de huurder gevraagd worden door bijv. de huur te verhogen, waarbij uitgangspunt is dat de totale kosten (huur en energie) voordeel opleveren voor de huurder ten opzichte van de huidige situatie. 8. Communicatie en Burgerparticipatie Het besluit van uw raad zal aan de huurders / gebruikers bekend worden gemaakt. 9. Risico s 1. Indien uw raad niet instemt met het voorliggend voorstel betekent dit dat de technische kwaliteit van de gemeentelijke gebouwen komende jaren fors achteruit zal gaan en er in feite sprake is van kapitaalsvernietiging; 2. Het meerjaren onderhoudsprogramma voorziet niet in middelen om investeringen te plegen welke energiebesparingen, en dus kosten, voor de gebruiker kunnen opleveren. Het risico is dus aanwezig dat er vervangingen plaatsvinden die maatschappelijk gezien niet ten volle efficiënt zijn. 10. Planning Bij instemming door uw raad met dit voorstel zal de onderhoudsplanning conform het beheerprogramma planmatig onderhoud gebouwen uitgevoerd worden. 11. Evaluatiemomenten / Rapportages aan raad In 2015 zal er een volgend evaluatiemoment plaatsvinden. 12. Bijlage(n) 13. Ter inzage liggende stukken Rapportage met uit te voeren planmatig onderhoud conform het beheerprogramma voor de periode Voorstel College Wij stellen uw raad voor om: 1. De onderhoudsmaatregelen zoals in het MOP-gebouwen genoemd uit te voeren, zodat de gebouwen het niveau in goede onderhoudstoestand hebben. 2. De hiervoor benodigde middelen te putten uit de voorziening Meerjaren Onderhoudsplan Gebouwen (MOP);

6