Facturatie : Verwerken documenten

Transcriptie

1 Facturatie : Verwerken documenten 8 juni 2016 WISA helpdesk

2 Inhoudsopgave 1 Facturatie : Verwerken documenten Inleiding Leveringen Per levering Nieuw leverdocument Detaillijnen leverdocument Per identificatie Groepsgewijs Aanmaak documenten Verwijdering detaillijnen Wijziging detaillijnen Verwijdering documenten Horizontale ingave en wijziging Facturen/creditnota s Per factuur Per creditnota Voorbereiding facturen vanuit leveringen Algemeen Groepen Identificaties Groepsgewijs Aanmaak documenten Verwijdering detaillijnen Wijzigen detaillijnen Verwijdering documenten Betalingen Per betaling Fiche Europese domiciliëringsopdrachten Betalingsopdrachten Binnenkomende betalingen (Coda 128) Algemeen Resultaat

3 1.4.5 Spreiding betalingen Deelbetalingen Betaalplan Verminderd tarief Opvraging Facturen en betalingen per leerling Schooljaren Openstaande facturen Facturen en betalingen per personeelslid Afdruk Facturen Mailen facturen Mailen leveringen Facturen in lijstvorm Leveringen per rekeningperiode Artikeltotalen per rekening op basis van leveringen Rubriektotalen per rekening op basis van leveringen Artikeltotalen per rekening op basis van facturen Rubriektotalen per rekening op basis van facturen Artikeltotalen per klas op basis van leveringen Artikeltotalen per klas op basis van facturen Openstaande per klas Aanmaningen Boekhoudkundige totalen Openstaande per detailboek Fiscaal attest opvang Extra Criteria groepsgewijze verwerking Herstel tijdelijke tabel detailboeken Export WisAcc Leerlingen Personeel Facturen boekhoudkundig Export Andere Export Proacc Export Venice Export Remmicom Export Schaubroeck facturen gedetailleerd Export Cevi facturen gedetailleerd Import Isos Import leveringen uit CSV bestand Leegmaken detailboeken Leveringen

4 1 Facturatie : Verwerken documenten 1.1 Inleiding In deze handleiding krijg je informatie over hoe je de documenten (leveringen - facturen/creditnota s en betalingen op verschillende manieren kan aanmaken en afdrukken. Er wordt ook getoond hoe je de facturen en betalingen van de leerlingen/personeelsleden kan opvragen. Je kan ook overzichtslijsten maken en de facturen exporteren naar verschillende boekhoudpakketten. 1.2 Leveringen Voor elk item dat meegerekend wordt op de factuur van een rekeningperiode, kan een levering aangemaakt worden. Je bent echter niet verplicht om een levering aan te maken. Je kan ook direct facturen aanmaken. Als je eerst via leveringen werkt, heb je als voordeel dat je het invoerwerk kan spreiden en toch alles op 1 factuur per rekeningperiode kan groeperen. Leveringen kunnen enkel ingevoerd of gewijzigd worden in periodes of rekeningperiodes die niet vergrendeld zijn! Per levering In dit scherm is het de bedoeling om voor één leerling/personeelslid een levering aan te maken of te wijzigen. Nadat je het juiste detailboek en de juiste periode gekozen hebt, krijg je bij het menu-item Documenten alle leveringen te zien die al aangemaakt zijn in die bepaalde periode van het geselecteerde detailboek. Figuur 1.1: Overzicht leveringen 3

5 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 4 Elk document komt overeen met 1 levering van 1 leerling/personeelslid. Je kan hier dus meerdere leveringen terugvinden voor eenzelfde leerling/personeelslid. Om een levering aan te maken moet je 2 stappen uitvoeren : Nieuw leverdocument aanmaken Toevoegen van de detaillijnen voor het leverdocument Nieuw leverdocument In de fiche van het document moet je een nieuw record aanmaken Figuur 1.2: Fiche levering Jaar en maand Het jaar en de maand wordt automatisch ingevuld aan de hand van de periode die je geselecteerd hebt. Dit kan je nog altijd aanpassen. Document Er wordt automatisch een nieuw volgend documentnummer aangemaakt. Bij het aanmaken van dit documentnummer wordt er rekening gehouden met het kengetal dat bij het detailboek is ingevuld. Verander dit documentnummer niet behalve bij de overgang naar een nieuw kalenderjaar! Datum Dit is de datum van het document. Deze datum komt niet noodzakelijk overeen met de leveringsdatum.

6 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 5 Identificatie Hier selecteer je de leerling/personeelslid op wie de levering betrekking heeft. Via het vergrootglas krijg je enkel die leerlingen/personeelsleden te zien die via doelgroepen (indien dit ingesteld is bij de voorkeuren) aan het detailboek gekoppeld zijn. Voor de leerlingen is het mogelijk om een keuze te maken uit de leerlingen die op de werkdatum zijn ingeschreven als je Leerlingen op werkdatum selecteert. Rekening Hier selecteer je de rekeningperiode (van de factuur) waaraan je de levering wil koppelen. Memo Hier kan je vrije informatie invullen over het leverdocument. Deze informatie wordt niet overgenomen naar de facturen. Gegevens Voor leerlingen kan je ook nog bijkomende gegevens van de geselecteerde leerling ophalen als je klikt op de knop Toon gegevens Detaillijnen leverdocument Figuur 1.3: Detaillijnen levering Hier kan je voor het leverdocument de detaillijnen definiëren (met bijvoorbeeld verschillende artikelen) die je aan de leerling/personeelslid wil toekennen. Type lijn : Elke detaillijn kan je als een bepaald type invoeren. Je hebt de keuze uit 7 verschillende lijntypes : Type 1 : Omschrijving + prijs. Type 2 : Omschrijving + aantal + prijs.

7 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 6 Type 3 : Omschrijving (Aanvulling op artikelomschrijving): Deze wordt afgedrukt bij de omschrijvingen. Type 4 : Mededeling (over volledige lijn): Deze wordt afgedrukt over de volledige lijn. Type 5 : Commentaar (voet afdruk) : Deze wordt afgedrukt in de voet van het document onder het totaalbedrag. Type 6 : Artikelcode: Je kan ook het aantal en het bedrag invoeren of aanpassen. Type 7 : Artikelcode met bijvoeging omschrijving: Je kan ook het aantal, het bedrag en een omschrijving invoeren of aanpassen. Bij het afdrukken wordt deze omschrijving achter het artikel geplaatst. Type 1 en Type 2 worden in Count-e bij DIVERS geboekt Type 6 en Type 7 worden het meest gebruikt bij het aanmaken van leveringen Omschrijving : Afhankelijk van het gekozen lijntype kan je hier een (bijkomende) omschrijving meegeven. Aantal : Hier kan je het aantal artikelen ingeven die je wil leveren. Prijs : Indien je bij de definitie van een artikel een eenheidsprijs hebt opgegeven, dan wordt deze hier automatisch voorgesteld. Deze prijs kan je altijd aanpassen. Korting : Geldt er een korting op een artikel, dan kan je deze ingeven. Dit is een percentage dat op het totaalbedrag van de detaillijn verrekend wordt. Tekst : Per detaillijn kan je nog een bijkomende mededeling selecteren. Deze teksten moet je bij de basisgegevens definiëren. Datum levering : De leveringsdatum van de detaillijn. Volgorde : Volgorde waarop de detaillijn op de levering voorkomt. Bij het wijzigen van het aantal of de eenheidsprijs wordt automatisch het totaalbedrag van de detaillijn uitgerekend. Negatieve bedragen kunnen enkel ingevoerd worden door een negatief aantal in te voeren. Meerdere gebruikers kunnen aan leveringen werken, maar ze kunnen niet dezelfde detailgegevens van een bepaalde levering tegelijkertijd wijzigen. Bestaande leveringen kunnen pas bewerkt worden wanneer je de knop Bewerken gebruikt (beveiliging). Leveringen waarvan al een factuur werd aangemaakt kunnen niet meer gewijzigd worden (beveiliging).

8 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Per identificatie Nadat je het detailboek en de identificatie (= leerling of personeelslid) gekozen hebt, selecteer je het menu-item Leveringen. Figuur 1.4: Leveringen per identificatie Bovenaan dit scherm kies je het schooljaar en de rekeningperiode. Je krijgt nu een overzicht van alle detaillijnen die op een levering staan voor de gekozen identificatie en die aan de geselecteerde rekeningperiode gekoppeld zijn. Zolang er nog geen facturen aangemaakt zijn voor deze leveringen, kan je hier nog aanpassingen doorvoeren. Druk hiervoor eerst op de knop Bewerken (rechts bovenaan) Groepsgewijs Als je leverdocumenten voor meerdere leerlingen/personeelsleden tegelijkertijd wenst aan te maken, te verwijderen of te wijzigen, moet je dit groepsgewijs doen Aanmaak documenten Voor de groepsgewijze aanmaak van de leveringen moet je de tabbladen van links naar rechts invullen. Nadat je alles hebt ingevuld, moet je deze gegevens laten verwerken.

9 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 8 Algemeen Figuur 1.5: Leveringen in groep - Algemeen Detailboek : Selecteer het detailboek (de classeur) waarin de levering bewaard dient te worden. Jaar en maand : Deze periode van het jaar maakt het mogelijk de levering achteraf op eenvoudige wijze terug te vinden. Datum document : Datum waarop het document aangemaakt wordt. Eerste document : Wordt automatisch voorgesteld aan de hand van het laatst gebruikt documentnummer. Schooljaar : Wordt automatisch ingevuld aan de hand van de werkdatum. Dit schooljaar bepaalt ook de mogelijke keuzes die je kan maken bij het invullen van de rekeningperiode. Rekeningperiode : Bepaal hier aan welke factuurperiode je de leveringen wil toevoegen. Volgorde aanmaak : Via deze keuze bepaal je op welke manier de leveringen aangemaakt worden, m.a.w. op welke manier de leveringen genummerd worden: Per groep, per sorteernaam: De nummering begint bij de eerste groep. Hier worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd op de sorteernaam, dan wordt overgegaan naar de volgende groep totdat ze allemaal verwerkt zijn. Binnen elke groep krijg je een mooi oplopende nummering van de leveringen. Per groep, per klasnummer, per code: De nummering begint bij de eerste groep. Hier worden de leerlingen/personeelsleden

10 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 9 gesorteerd op klasnummer en/of per code. Dan wordt overgegaan naar de volgende groep totdat ze allemaal verwerkt zijn. Binnen elke groep krijg je een mooi oplopende nummering van de leveringen. Per sorteernaam: Over alle groepen heen worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd op de sorteernaam. In deze volgorde worden de leerlingen/personeelsleden overlopen waarbij telkens de nummering van de levering ophoogt. Binnen elke groep zal de nummering niet mooi oplopen. Dit kan het terugvinden of verwijderen van leveringen complexer maken. Per klasnummer, per code: Over alle groepen heen worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd op klasnummer en/of code. In deze volgorde worden de leerlingen/personeelsleden overlopen waarbij telkens de nummering van de levering ophoogt. Binnen elke groep zal de nummering niet mooi oplopen. Dit kan het terugvinden of verwijderen van leveringen complexer maken. Selectief : Ja: De tabbladen Groepen en Identificaties zijn zichtbaar waardoor je een selectie kan maken van leerlingen/personeelsleden waarvoor je leveringen wil aanmaken. Nee: Leveringen worden aangemaakt voor ALLE leerlingen/personeelsleden. Bijkomende criteria : Als je leveringen wil aanmaken voor een beperkt aantal leerlingen/personeelsleden kan je in Wisa bepaalde criteria definiëren. Hier selecteer je een eerder aangemaakt criterium. Meer informatie over de criteria staat bij Extra - Criteria groepsgewijze verwerking (Zie 1.7.1). Inzage resultaat : Ja: Het tabblad Resultaten is zichtbaar waardoor je direct kan zien welke aantallen je aan de desbetreffende leerlingen/personeelsleden zal leveren. In het tabblad Resultaten kan je nog de gegevens Aantal, Eenheidsprijs, Korting en Omschrijving aanpassen vooraleer je deze leveringen aanmaakt. Nee: Nu worden de resultaten niet getoond in het tabblad Resultaten. Je kan in dit tabblad wel klikken op de knop Start verwerking. Leerlingen op werkdatum : Aangevinkt: Je krijgt nu enkel de leerlingen/personeelsleden te zien op het tabblad Identificaties die OP DE WERKDATUM een loopbaan/opdracht hebben in de instelling. Niet aangevinkt: Je krijgt nu alle leerlingen/personeelsleden te zien op het tabblad Identificaties die een loopbaan/opdracht hebben in de instelling.

11 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 10 Groepen Hier kan je de groepen leerlingen/personeelsleden selecteren waarvoor je leveringen wenst aan te maken. Deze selectie kan je individueel per groep doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Figuur 1.6: Leveringen in groep - Groepen Identificaties Hier kan je de leerlingen/personeelsleden selecteren waarvoor je leveringen wenst aan te maken. Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Figuur 1.7: Leveringen in groep - Identificaties Artikelen Een leveringsdocument wordt opgebouwd uit verschillende detaillijnen. Deze detaillijnen voeg je toe in het tabblad Artikelen. Je maakt een nieuwe detaillijn aan. Er wordt een nieuwe lijn toegevoegd in het overzicht. Na de selectie van het lijntype kan

12 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 11 je het artikel, het aantal, de prijs, de korting, de leveringsdatum en eventueel de tekst invoeren. Artikels waarvoor geen prijs gedefinieerd werd, dienen hier zeker aangepast te worden. Indien je artikellijnen vanuit andere documenten wenst te kopiëren, kan je gebruik maken van de knop Kopiëren van ander document. Figuur 1.8: Leveringen in groep - Artikelen Resultaten Tot slot kan je in het tabblad Resultaten nog individuele aanpassingen doen aan Aantal, Eenheidsprijs, Korting en Omschrijving. Figuur 1.9: Leveringen in groep - Resultaten Je selecteert alle lijnen waarvoor je een levering wil aanmaken. Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Na het klikken op de knop Start verwerking worden de leverdocumenten aangemaakt Verwijdering detaillijnen Hier kan je tegelijkertijd voor meerdere personen detaillijnen verwijderen uit de leveringen. Algemeen In het tabblad Algemeen maak je een selectie van de leverdocumenten waaruit je groepsgewijs detaillijnen wil verwijderen.

13 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 12 Figuur 1.10: Leveringen in groep - Verwijdering detaillijnen - Algemeen Detailboek : Selecteer het detailboek (de classeur) waaruit de detaillijnen verwijderd zullen worden. Vanaf datum / Tot met datum : Enkel de leveringen met documentdatum binnen deze periode worden geselecteerd om detaillijnen te verwijderen. Vanaf document / Tot met document : Enkel de leveringen met een documentnummer tussen de ingevulde nummers worden geselecteerd om detaillijnen te verwijderen. Schooljaar : Wordt automatisch ingevuld aan de hand van de werkdatum. Dit schooljaar is een bijkomende filter bij de keuze van de leveringen. Rekeningperiode : Bepaal hier de factuurperiode van de leveringen die je wil selecteren. Selectief : Ja: De tabbladen Groepen en Identificaties zijn zichtbaar waardoor je een selectie kan maken van leerlingen/personeelsleden waarvoor je detaillijnen wil verwijderen. Nee: Detaillijnen zullen verwijderd worden voor ALLE leerlingen/personeelsleden. Bijkomende criteria : Als je detaillijnen wil verwijderen voor een beperkt aantal leerlingen/personeelsleden kan je in Wisa bepaalde criteria definiëren. Hier selecteer je een eerder aangemaakt criterium. Meer informatie over de criteria staat bij Extra - Criteria groepsgewijze verwerking (Zie 1.7.1). Leerlingen op werkdatum :

14 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 13 Groepen Aangevinkt: Je krijgt nu enkel de leerlingen/personeelsleden te zien op het tabblad Identificaties die OP DE WERKDATUM een loopbaan/opdracht hebben in de instelling. Niet aangevinkt: Je krijgt nu alle leerlingen/personeelsleden te zien op het tabblad Identificaties die een loopbaan/opdracht hebben in de instelling. Hier kan je de groepen leerlingen/personeelsleden selecteren waarvoor je groepsgewijs detaillijnen wil verwijderen. Deze selectie kan je individueel per groep doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. (zie Fig. 1.6 op p. 10) Identificaties Hier kan je de leerlingen/personeelsleden selecteren waarvoor je groepsgewijs detaillijnen wil verwijderen. Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. (zie Fig. 1.7 op p. 10) Artikelen Hier voeg je de detaillijnen toe met de gegevens die je groepsgewijs uit de leverdocumenten wil verwijderen. Figuur 1.11: Leveringen in groep - Verwijdering detaillijnen - Artikelen Resultaten Hier zie je de detaillijnen die je hebt opgevraagd en die groepsgewijs verwijderd zullen worden.

15 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 14 Figuur 1.12: Leveringen in groep - Verwijdering detaillijnen - Resultaten Je selecteert alle lijnen die je wil verwijderen. Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Na het klikken op de knop Start verwerking krijg je eerst een waarschuwing. Figuur 1.13: Waarschuwing verwijderen detaillijnen leveringen Na het verwijderen van de detaillijnen krijg je nog een melding dat de detaillijnen verwijderd zijn. Figuur 1.14: Detaillijnen verwijderd Wijziging detaillijnen Hier kan je tegelijkertijd voor meerdere personen gegevens van de detaillijnen uit de leveringen wijzigen. Dit gebeurt op dezelfde wijze als het verwijderen van de detaillijnen. (Zie ). De tabbladen Algemeen, Groepen en Identificaties moet je op dezelfde manier invullen. In het tabblad Artikelen vul je de detaillijngegevens in die je wil wijzigen.

16 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 15 Figuur 1.15: Leveringen in groep - Wijzigen detaillijnen - Artikelen De velden vanaf Omschrijving bevatten de gegevens die zullen gewijzigd worden. In het tabblad Resultaten zie je de detaillijnen die je hebt opgevraagd en die groepsgewijs zullen gewijzigd worden. (zie Fig op p. 14) Je kan hier nog de velden Aantal, Prijs, Korting, Bedrag, Leveringsdatum en eventueel Omschrijving aanpassen vooraleer de wijziging uit te voeren. Je selecteert alle lijnen die je wil wijzigen. Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Na het klikken op de knop Start verwerking krijg je eerst een waarschuwing. Figuur 1.16: Waarschuwing wijzigen detaillijnen leveringen Na het wijzigen van de detaillijnen krijg je nog een melding dat de detaillijnen gewijzigd zijn. Figuur 1.17: Detaillijnen gewijzigd

17 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Verwijdering documenten Hier kan je tegelijkertijd binnen een detailboek en een periode verschillende leverdocumenten verwijderen. Figuur 1.18: Leveringen in groep - Verwijdering documenten Je vult het detailboek, de periode en de documentnummers in waartussen je de leveringen wil verwijderen. Hier kan je geen leverdocument verwijderen als deze levering reeds gefactureerd zijn! Je kan leverdocumenten, waarvoor al facturen zijn aangemaakt, wel verwijderen via Facturatie - Extra - Leegmaken detailboeken - Leveringen (Zie 1.7.7) Na het klikken op de Start verwijdering-knop, krijg je eerst een waarschuwing. Figuur 1.19: Waarschuwing verwijderen leveringen Na het verwijderen van de documenten krijg je nog een melding met het aantal verwijderde documenten.

18 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 17 Figuur 1.20: Verwijderde documenten Horizontale ingave en wijziging Hier kan je in een paar stappen voor verschillende personen leveringen aanmaken van verschillende artikelen en datums. Let erop dat de eenheidsprijs correct ingevuld staat in de artikelfiches. Bij de horizontale ingave worden de eenheidsprijzen uit de artikelfiches gehaald en kunnen niet aangepast worden. Om een correct fiscaal attest af te drukken (waarbij alle gegevens automatisch worden ingevuld) moet je ook de leveringen inbrengen via horizontale ingave Stap 1 In deze eerste stap moet je het leverdetailboek en de rekeningperiode invullen. Als je leveringen wil aanmaken voor leerlingen kan je ook kiezen om in de volgende stappen alle leerlingen of enkel de ingeschreven leerlingen op de werkdatum te gebruiken. Als je leveringen wil aanmaken voor een beperkt aantal leerlingen/personeelsleden kan je in Wisa bepaalde criteria definiëren. Hier selecteer je een eerder aangemaakt criterium. Meer informatie over de criteria staat bij Extra - Criteria groepsgewijze verwerking (Zie 1.7.1). Figuur 1.21: Horizontale Ingave - Stap 1 Als alle gegevens zijn ingevuld, klik je op de knop Volgende om de klasgroepn/personeelsgroepen te selecteren

19 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 18 Stap 2 In deze tweede stap selecteer je de klasgroepen/personeelsgroepen van de personen waarvoor je de leveringen wil aanmaken. Figuur 1.22: Horizontale Ingave - Stap 2 Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Na de selectie van de groepen klik je op de knop Volgende om de personen te selecteren. Via de knop Vorige keer je terug naar Stap 1. Stap 3 In deze derde stap selecteer je de personen waarvoor je de leveringen wil aanmaken. Figuur 1.23: Horizontale Ingave - Stap 3 Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Na de selectie van deze personen klik je op de knop Volgende om de artikelen te selecteren. Via

20 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 19 de knop Vorige keer je terug naar Stap 2. Stap 4 In deze vierde stap selecteer je de artikelen waarvoor je de leveringen wil aanmaken. Figuur 1.24: Horizontale Ingave - Stap 4 Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Na de selectie van deze artikelen klik je op de knop Volgende om de leverdatums te definiëren. Via de knop Vorige keer je terug naar Stap 3. Stap 5 In deze vijfde stap bepaal je de datums waarop de leveringen zullen gebeuren. Dit doe je door een begin- en einddatum van een leverperiode in te geven. Figuur 1.25: Horizontale Ingave - Stap 5 In de volgende stap van de horizontale ingave krijg je een raster om de leveraantallen in te geven. Hier bepaal je eerst hoe je de gegevens wil invoeren. De volgorde van de artikelen

21 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 20 Per datum alle artikelen : In het ingavescherm zullen alle artikelen per leverdatum naast elkaar staan (zie Fig op p. 20) Per artikel alle datums : In het ingavescherm zullen alle leverdatums per artikel naast elkaar staan (zie Fig op p. 21) Enter toets Van boven naar onder : In het ingavescherm zal je bij het gebruik van de Enter toets de leveraantallen vertikaal invullen. Van links naar rechts : In het ingavescherm zal je bij het gebruik van de Enter toets de leveraantallen horizontaal invullen. Je kan ook kiezen om in het ingavescherm de klasgroep van de leerlingen te tonen. Je klikt op de knop Volgende om de leveraantallen in te geven. Via de knop Vorige keer je terug naar Stap 4. Stap 6 In deze laatste stap moet je voor elke leerling, artikel en leverdatum een getal ingeven. Dit getal is het aantal artikelen dat voor de geselecteerde leerling en datum geleverd is. Naargelang de volgorde (ingevuld in stap 5) waarin je de artikelen wil verwerken, krijg je een verschilend invulscherm. Je kan ook kiezen om de weekend-dagen in het invulscherm op te nemen of niet. Dit moet je instellen via Voorkeuren - Voorkeurinstellingen huidig scherm. Figuur 1.26: Voorkeurinstellingen horizontale ingave Figuur 1.27: Horizontale ingave - Stap 6 - Per datum

22 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 21 Figuur 1.28: Horizontale ingave - Stap 6 - Per artikel Via de knop Vul standaardwaarde 1 in voor aantallen met waarde 0 kan je alle aantallen met waarde 0 vervangen door de standaardwaarde 1. Vooraleer dit uitgevoerd wordt, krijg je eerst een waarschuwingsscherm. Figuur 1.29: Aantallen invullen met standaardwaarde Om de leveringen aan te maken, klik je op de knop Verwerken. Na het aanmaken van de leveringen kom je automatisch terug in stap 1 van de horizontale ingave van de leveringen. Via de knop Annuleren keer je terug naar Stap Facturen/creditnota s Bij Facturen/creditnota s krijg je een overzicht van alle documenten die zich in je detailboeken facturen/creditnota s bevinden. Je kan er eveneens facturen en creditnota s op verschillende wijzen aanmaken of wijzigen. Facturen/creditnota s kunnen enkel ingevoerd of gewijzigd worden in periodes of rekeningperiodes die niet vergrendeld zijn! Per factuur In dit scherm is het de bedoeling om voor één leerling/personeelslid een factuur aan te maken of te wijzigen. Dit zijn de stappen om een individuele factuur aan te maken zonder eerst een levering aan te maken.

23 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 22 Stap 1 : Selectie detailboek Selecteer het detailboek waarin je de factuur wenst te classeren. Stap 2 : Selectie periode Selecteer de periode waarin de factuur wordt aangemaakt. Als je een periode selecteert, gaan er meerdere tabbladen open. De toepassing gaat automatisch naar de fiche van een factuur in de laatste periode. Door het tabblad Documenten aan te klikken, vraag je het overzicht van alle facturen in die periode van het geselecteerde detailboek. Figuur 1.30: Overzicht facturen Elk document komt overeen met 1 factuur van 1 leerling/personeelslid. Stap 3 : Aanmaken nieuwe factuur Om een nieuwe factuur toe te voegen, ga je naar de fiche van een bestaand document en voeg je een nieuw record toe. Figuur 1.31: Fiche factuur De werkdatum wordt gebruikt om automatisch het jaar, de maand en de factuurdatum in te vullen. De vervaldatum wordt uitgerekend. De berekeningswijze hiervoor kan je invullen

24 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 23 in de fiche van het detailboek. Er wordt automatisch een nieuw volgend factuurnummer aangemaakt. Bij het aanmaken van dit documentnummer wordt er rekening gehouden met het kengetal dat bij het detailboek is ingevuld. Verander dit documentnummer niet behalve bij de overgang naar een nieuw kalenderjaar! Boekhoudkundig dient binnen een detailboek de nummering uniek te zijn en (eventueel in reeksen) ononderbroken Bij de identificatie selecteer je de leerling/personeelslid op wie de factuur betrekking heeft. Via het vergrootglas krijg je enkel die leerlingen/personeelsleden te zien die via doelgroepen (indien dit ingesteld is bij de voorkeuren) aan het detailboek gekoppeld zijn. Voor de leerlingen is het mogelijk om een keuze te maken uit de leerlingen die op de werkdatum zijn ingeschreven als je Leerlingen op werkdatum selecteert. De rekeningperiode van de factuur moet je nog selecteren. Het is ook mogelijk om bij dit document nog een Memo-veldje in te vullen. Voor leerlingen kan je ook nog bijkomende gegevens van de geselecteerde leerling ophalen als je klikt op de knop Toon gegevens. Als deze gegevens bewaard zijn, moet je in de volgende stap de detailgegevens van de factuur invullen. Stap 4 : Toevoegen detaillijnen Het manueel invoeren van de factuurdetaillijnen gebeurt op dezelfde manier als het toevoegen van de detaillijnen voor een levering. (Zie ). Figuur 1.32: Detaillijnen factuur

25 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Per creditnota In dit scherm is het de bedoeling om voor één leerling/personeelslid een creditnota aan te maken of te wijzigen. De stappen om een individuele creditnota aan te maken (zonder eerst een levering aan te maken), gebeuren op dezelfde wijze als voor het aanmaken van een factuur. (Zie 1.3.1). Voor een creditnota moet het totaalbedrag altijd negatief zijn Voorbereiding facturen vanuit leveringen In dit scherm ga je facturen/creditnota s aanmaken op basis van bestaande leveringsdocumenten. Je hebt leveringen aangemaakt voor een aantal leerlingen. Deze leveringen zijn gekoppeld aan een rekeningperiode. In dit scherm gaat het programma per leerling en per rekeningperiode de leveringen verzamelen waarvoor nog geen factuur bestaat. Per leerling en per rekeningperiode worden deze leveringgegevens verwerkt tot één individuele factuur Algemeen Figuur 1.33: Voorbereiden facturen vanuit leveringen : Algemeen Hier moeten we invoeren welke leveringen we willen factureren en welke facturen er zullen aangemaakt worden: Voorbereiding gegevens vanuit leveringen

26 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 25 Figuur 1.34: Vertrek vanuit leveringen Vanaf detailboek Je selecteert het detailboek van de leveringen waarvoor je facturen wil aanmaken. Schooljaar Hier kan je een schooljaar invullen. Dit mag je leeg laten. Rekeningperiode Hier kan je een rekeningperiode selecteren. Dit mag je leeg laten. Vanaf jaar en maand en Tot en met jaar en maand De nog niet gefactureerde leveringen die aangemaakt zijn in deze selectieperiode zullen geselecteerd worden om te facturen. Voorbereiding facturen Figuur 1.35: Voorbereiding facturen Naar detailboek Je selecteert het detailboek van de facturen waarin je de facturen wil aanmaken. Jaar en maand Je vult de periode in waarin je facturen wil aanmaken. Datum document Automatisch wordt de factuurdatum ingevuld met de werkdatum. Deze kan je nog aanpassen. Vervaldatum De vervaldatum wordt automatisch uitgerekend. De berekeningswijze hiervoor kan je invullen in de fiche van het detailboek. Deze vervaldatum kan je nog aanpassen. Eerste document Er wordt automatisch een nieuw volgend documentnummer voorgesteld. Bij het aanmaken van dit documentnummer wordt er rekening gehouden met het kengetal dat bij het detailboek is ingevuld. Verander dit documentnummer niet behalve bij de overgang naar een nieuw kalenderjaar!

27 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 26 Bij het aanmaken van de facturen gaat Wisa eerst controleren of er reeds facturen bestaan met hetzelfde documentnummer. Indien dit het geval is, worden er geen facturen aangemaakt en krijg je een foutmelding. Figuur 1.36: Fout : Bestaand document Volgorde en afdruk facturen Figuur 1.37: Volgorde en afdruk facturen Volgorde aanmaak : Via deze keuze bepaal je op welke manier de facturen aangemaakt worden, m.a.w. op welke manier de facturen genummerd worden: Per groep, per sorteernaam: De nummering begint bij de eerste groep. Hier worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd op de sorteernaam, dan wordt overgegaan naar de volgende groep totdat ze allemaal verwerkt zijn. Binnen elke groep krijg je een mooi oplopende nummering van de facturen. Per groep, per code: De nummering begint bij de eerste groep. Hier worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd per code. Dan wordt overgegaan naar de volgende groep totdat ze allemaal verwerkt zijn. Binnen elke groep krijg je een mooi oplopende nummering van de facturen. Per sorteernaam: Over alle groepen heen worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd op

28 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 27 de sorteernaam. In deze volgorde worden de leerlingen/personeelsleden overlopen waarbij telkens de nummering van de factuur ophoogt. Binnen elke groep zal de nummering niet mooi oplopen. Dit kan het terugvinden of verwijderen van facturen complexer maken. Per code: Over alle groepen heen worden de leerlingen/personeelsleden gesorteerd op hun code. In deze volgorde worden de leerlingen/personeelsleden overlopen waarbij telkens de nummering van de facturen ophoogt. Binnen elke groep zal de nummering niet mooi oplopen. Dit kan het terugvinden of verwijderen van facturen complexer maken. Selectief : Ja: De tabbladen Groepen en Identificaties zijn zichtbaar waardoor je een selectie kan maken van leerlingen/personeelsleden waarvoor je facturen wil aanmaken. Nee: Facturen worden aangemaakt voor ALLE leerlingen/personeelsleden. Huidige leerlingen Als je Huidige leerlingen selecteert, krijg je een overzicht van de leerlingen die nu ingeschreven zijn en die nu een loopbaan hebben. Dan zal een leerling die van klas is veranderd in het lopende schooljaar enkel zichtbaar zijn bij de klas waar die nu een loopbaan heeft. In het andere geval kan de leerling in beide klassen geselecteerd worden. Bijkomende criteria : Als je facturen wil aanmaken voor een beperkt aantal leerlingen/personeelsleden kan je in Wisa bepaalde criteria definiëren. Hier selecteer je een eerder aangemaakt criterium. Meer informatie over de criteria staat bij Extra - Criteria groepsgewijze verwerking (Zie 1.7.1). Afdruk : Er zijn 3 mogelijkheden om na het aanmaken van de facturen deze facturen af te drukken : Onmiddellijk afdruk op printer: Na het aanmaken van de facturen worden ze autimatisch afgedrukt op de printer. Afdruk op scherm: Na het aanmaken van de facturen worden ze autimatisch afgedrukt op het scherm. Indien gewenst, kunnen deze op een later tijdstip afgedrukt worden. Geen afdruk: Na het aanmaken van de facturen worden er geen facturen afgedrukt. De eerste keer dat je facturen gaat afdrukken, kan je best een afdrukvoorbeeld op het scherm vragen om de lay-out na te kijken. Wanneer je tevreden bent over je afdrukvoorbeeld kan je nadien de facturen rechtstreeks naar de printer afdrukken Groepen Als je selectief facturen vanuit leveringen wil aanmaken, moet je, net zoals bij het groepsgewijs aanmaken van de leveringen, de groepen leerlingen/personeelsleden selecteren waarvoor

29 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 28 je facturen wenst aan te maken. Deze selectie kan je individueel per groep doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets Identificaties Hier kan je de leerlingen/personeelsleden selecteren waarvoor je facturen vanuit leveringen wenst aan te maken. Deze selectie kan je individueel doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Als je klikt op de knop Start verwerking in het tabblad Algemeen worden de facturen vanuit de leveringen aangemaakt en krijg je een melding van de aangemaakte documenten. Figuur 1.38: Boodschap van de aangemaakte facturen Groepsgewijs Aanmaak documenten Figuur 1.39: Facturen in groep - Algemeen Het groepsgewijs aanmaken van facturen gebeurt op dezelfde manier als het groepsgewijs aanmaken van leveringen. (Zie ). Facturen worden rechtstreeks groepsgewijs aangemaakt wanneer je de leveringen wil overslaan. Bij de selectie van het factuurdetailboek

30 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 29 wordt het eerste document automatisch voorgesteld aan de hand van het laatst gebruikt documentnummer. De vervaldatum wordt automatisch uitgerekend. De berekeningswijze hiervoor kan je invullen in de fiche van het detailboek. Bij voorschotfacturen kan je een factuur aanmaken zonder hiervoor eerst een levering aan te maken. Hierbij gebruik je mogelijks slechts één artikel, dat voor iedereen zeer duidelijk is Verwijdering detaillijnen Het groepsgewijs verwijderen van detaillijnen uit facturen gebeurt op dezelfde manier als het groepsgewijs verwijderen van detaillijnen uit leveringen. (Zie ) Wijzigen detaillijnen Het groepsgewijs wijzigen van detaillijnen van facturen gebeurt op dezelfde manier als het groepsgewijs wijzigen van detaillijnen van leveringen. (Zie ) Verwijdering documenten Het groepsgewijs verwijderen van facturen gebeurt op dezelfde manier als het groepsgewijs verwijderen van leveringen. (Zie ). Je kan geen factuur verwijderen als er aan die factuur reeds een betaling hangt. 1.4 Betalingen De deelmodule betalingen gebruik je om betalingen van leerlingen/personeelsleden op te volgen. Het afpunten van deze betalingen kan zowel manueel, via een Europese domiciliëringsopdracht of door gebruik te maken van Coda-bestanden gebeuren. Een Codabestand bevat informatie over betalingen die voor een bepaald rekeningnummer en over een bepaalde periode gebeuren. We gebruiken deze Coda-bestanden om zo facturen automatisch betaald te zetten. We kunnen ook een bestand aanmaken zodat de bank een opdracht krijgt om de creditnota s voor de leerlingen/leerkrachten te betalen. Voor elk rekeningnummer waarop de leerlingen/leerkrachten kunnen betalen, dien je een apart detailboek betalingen aan te maken. Indien de leerlingen/leerkrachten bepaalde betalingen cash betalen, maak je hiervoor best een apart detailboek betalingen aan. De functionaliteit Spreiding betalingen zorgt ervoor dat je betalingen over meerdere partijen kan spreiden alsook dat je betalingsplannen voor leerlingen kan opstellen. In de fiche van een betalingsdacument kan een Externe referentie bijgehouden worden zodat

31 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 30 het achteraf opzoeken eenvoudiger wordt. Indien je werkt met domiciliëringsopdrachten of Coda-bestanden, wordt hier een externe referentie ingevuld die je best ongewijzigd laat. Figuur 1.40: Betalingen - Externe referentie Per betaling Indien je niet over een betalingsprogramma beschikt dat Coda-bestanden van je financiële instelling ontvangt, dien je betalingen manueel af te punten. Hiervoor gebruik je het scherm Betalingen - Per betaling. Zorg ervoor dat je de rekeninguittreksels bij de hand hebt. Om een nieuw betalingsdocument aan te maken selecteer je eerst het detailboek betalingen waarin je de betaling wil afpunten. In het lokaal menu selecteer je ook de periode Fiche In de fiche van het document maak je een nieuw record aan. Figuur 1.41: Betalingen - Betaling per betaling Je kan best het nummer van je betalingsdocument gelijk laten lopen met dat van je rekeninguittreksel. Details Om een betaling af te punten moet je eerst een detaillijn toevoegen. Standaard kan je betalingen invoeren voor alle leerlingen die les volgen in het schooljaar van de werkdatum.

32 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 31 Als je Leerlingen op werkdatum selecteert, kan je enkel betalingen aanmaken voor leerlingen met een loopbaan op de werkdatum. Figuur 1.42: Betalingen - Details Er zijn een aantal mogelijkheden om de factuur in te voeren die moet afgepunt worden : Betalingen met OGM-nummer: Voer de gestructureerde mededeling in bij Factuur zonder het controlegetal (laatste 2 cijfers). Daarna klik je op Haal factuur en daarna op Opslaan. Betalingen zonder OGM-nummer: Klik op Identificatie en selecteer de leerling in het overzicht. Klik op Openstaande en selecteer de facturen die je wenst af te punten. Figuur 1.43: Betalingen - selectie openstaande facturen

33 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 32 Deze selectie kan je doen via de Shift-toets of de Ctrl-toets van je toetsenbord. Je kan ook de knop Selecteer alles of Selecteer niets gebruiken. Na het klikken op de OK -knop wordt er voor elke geselecteerde factuur een betaallijn aangemaakt. Factuurnummer gebruiken: Voer het factuurnummer in bij Factuur. Daarna klik je op Haal factuur en daarna op Opslaan. Opzoeken van facturen: Als je het factuurnummer leeg laat en je klikt daarna op Haal factuur is het mogelijk om verschillende facturen op te zoeken die je achteraf tegelijkertijd kan afpunten. Figuur 1.44: Betalingen - Opzoeken factuur In het eerste tabblad Selectie is het mogelijk om verschillende zoekvelden in te vullen om de facturen op te halen. Na het klikken op Start worden de gegevens opgezocht en ingevuld in het tweede tabblad Resultaat. Figuur 1.45: Betalingen - Resultaat opzoeken factuur

34 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 33 In het tabblad Resultaat kan je dan de facturen selecteren die je wenst af te punten. Deze selectie kan je individueel per factuur doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Indien de leerling een ander bedrag betaalde dan het gewenste factuurbedrag moet je dit aanpassen in het veld Bedrag. Bewaar je wijzigingen als dit nog niet gebeurd was! Europese domiciliëringsopdrachten De handleiding voor het aanmaken van Europese domiciliëringsopdrachten (SEPA) kan je terugvinden op de Wisa-website ( bij Ondersteuning - Handleidingen - Facturatie - Handleiding Europese domiciliëring (SEPA) Betalingsopdrachten Als er creditnota s zijn aangemaakt, kan je een betalingsopdracht aanmaken. Net zoals bij de Europese domiciliëringsopdrachten maak je een bestand (met extensie XML) dat je naar de bank doorstuurt via de software van de bank. Figuur 1.46: Betalingsopdracht - Algemeen Selecteer het detailboek van de creitnota s. Selecteer de periode waarin de creditnota s zijn geboekt.

35 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 34 Selecteer het financieel detailboek waarin het aangemaakte betalingsdocument kan geboekt worden. Boeken in financieel zorgt ervoor dat het aangemaakte betalingsdocument onmiddellijk in het financieel detailboek zal geboekt worden. Wij raden aan om dit zeker te doen. Indien je dit niet wil, dient de afpunting van de creditnota s manueel te gebeuren. Jaar en maand waarin het financieel document geboekt zal worden. Eerstvolgend document van het financieel detailboek. Datum opmaak: de dag waarop de betaling geboekt wordt. Datum uitvoering: kies de dag waarop de bank de transacties effectief moet uitvoeren. Afdruk na verwerking: je selecteert of het overzicht van de opgenomen documenten na aanmaak van de betalingsopdracht afgedrukt wordt naar de printer of het scherm. Bestandsnaam: Je kunt zelf een eigen map aanduiden waarin je alle betalingsopdrachten verzamelt. De code van het bestand bestaat uit de detailboekcode (creditnota s) en de datum gevolgd door de extensie XML. Nadat je de bovenstaande selecties hebt ingevuld, kun je het bestand voorbereiden. Het resultaat wordt getoond. Je kan dan nog documenten uit de selectie verwijderen. Uiteindelijk kan het bestand aangemaakt worden Binnenkomende betalingen (Coda 128) Wanneer uw instelling over een softwarepakket beschikt dat CODA-bestanden kan ontvangen (Isabel - Publiweb -...) kan je deze CODA-bestanden laten inlezen door Wis@d. de betalingen worden automatisch afgepunt door de toepassing. In het tabblad Resultaat kan je eventuele fouten afvinken alvorens je deze gaat verwerken.

36 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Algemeen Figuur 1.47: Binnenkomende betalingen (Coda 128) Eenzelfde CODA-bestand mag geen 2 maal ingelezen worden, want dan worden de facturen 2 maal betaald. Via Facturatie - Betalingen - Per betaling kan je een betalingsdocument verwijderen. Selecteer het CODA-bestand op je harde schijf. Je kan de versie van het geselecteerde CODA-bestand aanduiden. Selecteer het detailboek waarin het betalingsdocument bewaard dient te worden. Pas eventueel de datumgegevens aan. Na het klikken op de knop Haal op worden de betalingsgegevens uit het CODAbestand opgehaald. Het CODA-bestand wordt ingelezen en de velden onderaan het scherm worden ingevuld. Ook het tabblad Resultaat wordt ingevuld met de gegevens uit het CODA-bestand. Als de bankrekening van het financieel detailboek niet overeenkomt met de bankrekening van het CODA-bestand krijg je een foutboodschap. Figuur 1.48: Bankrekening Coda-bestand)

37 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 36 Indien je Rekeningnummer leerlingen aanpassen op Ja zet, zal Wis@d het rekeningnummer dat gebruikt werd voor de betaling automatisch invullen in de steekkaart van de leerling(lokaal manu - Gezin - Andere) Resultaat Via de gekende knoppen in de knoppenbalk kan je een aantal handige afdrukken van het CODA-bestand maken. 1.Coda Coda-128 (enkel de betalingenverschillend van factuurbedrag). 3.Coda-128 (betalingen na te zien). In het overzicht krijg je een overzicht van alle facturen die zullen afgeboekt worden. Als je een detaillijn selecteert, worden onderaan de velden(identificatie, Factuurnummer, Bedrag,...) ingevuld met de gegevens die beschikbaar zijn in het CODA-bestand. Voor een betalingsdocument dat een CODA-bestand vertegenwoordigt, is het niet aan te raden om de detaillijnen te wijzigen of toe te voegen. Hierdoor creëer je verschillen met het effectieve CODA-bestand wat kan leiden tot vergissingen. Een ouder betaalt de rekening van zijn kinderen in één betaling met één mededeling i.p.v. de 2 afzonderlijke facturen : Knop Openstaande: Een nieuw scherm wordt geopend waarin de openstaande facturen voor de onderliggende identificatie worden getoond. Je hebt de mogelijkheid om in dit scherm 1 of meerdere openstaande facturen te selecteren die afgeboekt moeten worden. Factuur: Dit veld staat automatisch ingevuld met de (gedeeltelijk) betaalde factuur en is niet aanpasbaar. Bedrag: Het bedrag dat betaald werd (gegevens uit CODA-bestand) wordt hier ingevoerd. Indien alle gegevens correct zijn, kan je deze verwerken. De relevante facturen worden afgeboekt met het getoonde bedrag en een betalingsdocument wordt aangemaakt in het gespecifieerde betalingsdetailboek. Indien het betaalde bedrag kleiner is dan het factuurbedrag, blijft deze factuur openstaan. De externe referentie van de aangemaakte betalingsdocumenten voor ingelezen CODA-bestanden laat je best op de standaard voorgestelde waarde staan. Indien dan bijvoorbeeld een CODA-bestand 2 maal wordt ingelezen (en er dus een foutieve dubbele afboeking gebeurt), is het eenvoudig terug te vinden dat het om hetzelfde bestand gaat. wat opzoe- Ook bevat de bestandsnaam meestal een datumindicatie, kingen vergemakkelijkt.

38 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Spreiding betalingen In Wisa is het mogelijk om deelbetalingen te definiëren. Het is ook mogelijk om een betaalplan op te stellen en om een verminderd tarief te definiëren. Een factuur wordt gestuurd naar elk adres waar Mailing adres geselecteerd is. Voor gescheiden ouders die onderling de betaling regelen, is deze mogelijkheid voldoende en moeten er geen deelbetalingen gedefinieerd worden Deelbetalingen Je moet eerst in het factuurdetailboek aanduiden dat je voor het gekozen detailboek deelbetalingen wil aanmaken bij het automatisch omzetten van leveringen naar facturen. Dit doe je via Facturatie - Organisatie - Detailboeken. In het tabblad Voet van de fiche van het factuurdetailboek zet je Betaling meerderen op Ja. Figuur 1.49: Fiche detailboek : Voet OPGELET : De opsplitsing wordt pas toegepast bij de volgende facturatie vanuit de leveringen. De facturen die reeds aangemaakt zijn, alvorens de opsplitsing werd ingegeven, blijven bestaan zoals ze stonden : dus zonder uitsplitsing.

39 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 38 Figuur 1.50: Deelbetalingen Als er moet gezorgd worden voor de opsplitsing van de betalingen (vb vader 50 %, moeder 30 % en OCMW 20%), moet er een deelbetaling gedefinieerd worden voor die leerling. Je selecteert eerst de hoofdgroep, het factuurdetailboek en de leerling waarvoor de deelbetaling moet gemaakt worden. Als je een deelbetaling toevoegt, krijgt deze lijn een uniek volgnummer. De status Actief van de toegevoegde deelbetaling staat automatisch op Ja. De uitsplitsing voor een bepaalde leerling kan na een periode nog gestopt worden door deze status op Nee te zetten. Het is mogelijk om een verdeling Procentsgewijs of via vaste bedragen in te geven. Aan elke deelbetaling kan een adres gekoppeld worden die bij de leerling bewaard is. Het is ook mogelijk om een deelbetaling te koppelen aan een extern adres (zoals bijvoorbeeld een OCMW). Deze externe adressen kan je invoeren via Extra - Systeemgegevens - Externe Adressen

40 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 39 Figuur 1.51: Externe adressen Via de knop Test kan je zien of de gedefinieerde deelbetalingen een mooi resultaat geven. Er wordt getoond hoe een factuur van 100 EUR verdeeld zal worden over de verschillende partijen. Figuur 1.52: Deelbetalingen : Test Nadat de deelbetaling is gedefinieerd zal er voor die leerling bij een volgende aanmaak van de facturen vanuit de leveringen een opsplitsing gebeuren.

41 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 40 Elke ouder of partij ontvangt een exemplaar van de volledige factuur. Elk exemplaar heeft hetzelfde documentnummer. Het totaal van die factuur is evenwel gelijk aan nul omdat als laatste artikellijn vermeld staat : Totaal bedrag te verdelen over meerdere partijen + het algemeen totaal in mindering.(zie Fig op p. 40) Figuur 1.53: Volledige factuur met totaal bedrag 0 Elke ouder of partij ontvangt ook een factuur met elk een uniek factuurnummer waarop enkel het bedrag staat vermeld dat door de ouder of partij dient betaald te worden + overschrijvingsformulier (of domiciliëring). Er is bovendien een verwijzing naar de volledige factuur : Uw aandeel in de factuur.(zie Fig op p. 41)

42 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 41 Figuur 1.54: Te betalen deelfactuur Indien gewenst, kunnen de facturen, zoals de andere gewone facturen, nog rechtstreeks manueel worden bijgevuld of gewijzigd alvorens ze af te drukken. In het beste geval komen de betalingen via een gestructureerde mededeling binnen. Op deze wijze weet je welke partij zijn aandeel heeft betaald en aan wie desnoods een rappel moet worden gestuurd. Zodra de deelfacturen zijn betaald, moet ook de nul-factuur worden afgepunt. De statistieken van de artikelen en de lijst van de boekhoudkundige totalen blijven kloppen. Dubbeltellingen van artikelen worden dus vermeden. De lijst boekhoudkundige totalen brengt eventuele manuele vergissingen aan het licht zoals bijvoorbeeld waar de globale factuur niet meer overeenkomt met de som van de deelfacturen Betaalplan Voor een leerling met openstaande facturen kan een betaalplan opgesteld worden. Een betaalplan is een lijst met de voorziene betalingen op vastgelegde dagen voor de nog openstaande facturen. Je moet eerst in het factuurdetailboek aanduiden dat je voor het gekozen detailboek een betaalplan wil aanmaken. Dit doe je via Facturatie - Organisatie - Detailboeken. In het tabblad Voet van de fiche van het factuurdetailboek zet je Betaalplan op Ja.(zie Fig op p. 37). In dit tabblad van het detailboek kan je ook de gegevens van de begunstigde en de bankrekening invullen. Per leerling kan een betaalplan opgesteld worden. Een betaalplan kan na verloop van tijd worden herzien en opnieuw worden afgedrukt. Het is ook mogelijk om een betaalplan te beperken tot een partij die instaat voor een deel van de betaling van een factuur.

43 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 42 Figuur 1.55: Betaalplan Je selecteert eerst het factuurdetailboek en de leerling waarvoor je uw betaalplan wil toevoegen en definiëren. Bij deze definitie is het mogelijk om volgende gegevens in te voeren : De datum van opstelling van het betaalplan. De datum van goedkeuring door de ouders van het betaalplan. De partij van de mogelijke deelbetaling waarvoor het betaalplan moet afgedrukt worden. De aanvullende tekst die onderaan het betaalplan zal afgedrukt worden. Het is ook mogelijk om bij de definitie van het betaalplan bijkomende vrije informatie in te voeren. Na het klikken op de Genereer-knop komt het scherm te voorschijn waarin je de detaillijnen van het betaalplan kan laten genereren.(zie Fig op p. 43) Op basis van een begindatum, een periodiciteit in dagen of maanden, een voorschotbedrag en een aantal uitsplitsingen wordt automatisch een schema van betaaldagen opgesteld. Dat schema kan achteraf steeds gewijzigd worden. Bij de periodiciteit is er keuze tussen dagen en maanden : Dagen Hier worden de volgende datums berekend door exact het ingevulde aantal dagen bij een vorige datum op te tellen. Maanden Hier wordt steeds de dag van de eerste datum aangehouden tenzij die dag niet bestaat in een bepaalde maand. Indien bij de eerste datum de laatste dag van een maand wordt gekozen, wordt bij alle andere datums telkens de laatste dag van de maand genomen.

44 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 43 Figuur 1.56: Genereren betaalplan De detailgegevens van het betaalplan kan je aanpassen. Als je de detailgegevens van het betaalplan aanpast, moet je op de knop Bereken restbedrag klikken. Zo wordt het laatste restbedrag correct gezet. Figuur 1.57: Betaalplan Detail Verminderd tarief Het is mogelijk om voor een leerling korting(en) toe te kennen voor artikelen met een bepaald kenmerk. Na de keuze van een leerling kan je een verminderd tarief toevoegen voor alle artikels met een in te geven kenmerk. Per kenmerk kan je tot 2 kortingen invoeren.

45 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 44 Figuur 1.58: Kortingen De kortingen die je hier definieert, worden enkel toegepast bij Facturatie - Leveringen - Groepsgewijs - Horizontale ingave en wijziging Om de verschillende kortingen te definiëren, moet je eerst via Extra - Systeemgegevens - Parameters (type KRT1 of KRT2 ) de verschillende kortingen toevoegen. In het veld Extra moet je het kortingspercentage invullen. Figuur 1.59: Definitie kortingen

46 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 45 Na een horizontale ingave van de leveringen voor een leerling van een artikel met een kenmerk waarvoor 2 kortingen zijn toegekend (15% en 25%) is dit het resultaat: Figuur 1.60: Resultaat korting 1.5 Opvraging Facturen en betalingen per leerling De module Facturen en betalingen per leerling laat toe facturatie en betalinggegevens van leerlingen op te zoeken en hiervan een overzicht te krijgen. Na het selecteren van een leerling kan je kiezen om een overzicht van de facturen en de betalingen per schooljaar van deze leerling op te vragen. Je kan ook de openstaande facturen voor de gekozen leerling opvragen Schooljaren In dit scherm krijg je een overzicht per schooljaar van het totaal gefactureerde bedrag, het totaal betaalde bedrag en het saldo voor de geselecteerde leerling. Er wordt ook een overzicht getoond over alle schooljaren heen. Figuur 1.61: Opvraging facturen en betalingen per leerling : Schooljaren Documenten Klik op Documenten voor een overzicht van alle facturen en betalingsdocumenten aangemaakt voor de geselecteerde leerling. Als je sorteert op de kolom Groepering staan de facturen en de bijhorende betalingen gegroepeerd bij elkaar. Op elke betalingslijn staat ook de verwijzing naar de betaalde factuur.

47 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 46 Figuur 1.62: Opvraging facturen en betalingen per leerling : Documenten Enkel facturen Klik op Enkel facturen voor een overzicht van alle facturen aangemaakt voor de geselecteerde leerling. Figuur 1.63: Opvraging facturen en betalingen per leerling : Enkel facturen Als je een factuur selecteert, kan je na het klikken op Fiche of Details de (detail)gegevens van de gekozen factuur raadplegen Openstaande facturen In dit scherm krijg je een overzicht van alle openstaande facturen voor de geselecteerde leerling. Ook hier kan je als je een factuur selecteert na het klikken op Fiche of Details de (detail)gegevens van de gekozen factuur raadplegen.

48 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 47 Figuur 1.64: Opvraging facturen en betalingen per leerling : Openstaande facturen Facturen en betalingen per personeelslid De module Facturen en betalingen per personeelslid laat toe facturatie en betalinggegevens van personeelsleden op te zoeken en hiervan een overzicht te krijgen. Deze module werkt op dezelfde wijze als Facturen en betalingen per leerling (Zie 1.5.1). 1.6 Afdruk Hier krijg je een aantal mogelijkheden om documenten, overzichten, aanmaningen, fiscale attesten,... af te drukken of te mailen. In enkele schermen kan je een bijkomende mededeling selecteren die op de voet van het document zal afgedrukt worden. Deze bijkomende mededelingen kan je aanmaken via Facturatie - Basisgegevens - Teksten. Enkel de teksten met type Voet worden getoond bij Bijkomende mededeling. Indien je echter in de fiche van het betreffende detailboek al koos om deze voettekst af te drukken, moet je er hier niet meer voor kiezen want dan zal de tekst dubbel verschijnen Facturen Via dit scherm kan je alle gemaakte facturen afdrukken of herdrukken. Het is mogelijk om verschillende selectievelden in te vullen om de gewenste facturen op te halen.(zie Fig op p. 48). Je kan ook kiezen om het bedrag van de nog openstaande facturen voor de rekeningperiode of voor de volledige hoofdgroep al dan niet af te drukken. Het is ook mogelijk om de facturen die je verstuurt via af te drukken.

49 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 48 Figuur 1.65: Afdruk facturen Mailen facturen Via dit scherm kan je alle gemaakte facturen doorsturen via . De handleiding over het Mailen van facturen kan je terugvinden op de Wisa-website ( bij Ondersteuning - Handleidingen - Facturatie - Handleiding Electronische facturen Mailen leveringen Via dit scherm kan je een tussenstand van de aangemaakte leveringen doormailen. Het opzetten en de werkwijze om de gegevens door te mailen gebeurt zoals bij het mailen van facturen. (Zie 1.6.2) Facturen in lijstvorm Via dit scherm kan je alle gemaakte facturen afdrukken in lijstvorm Per factuur krijg je dan een lijst van de detaillijnen (zonder hoofding). Het is mogelijk om verschillende selectievelden in te vullen om de gewenste facturen op te halen.(zie Fig op p. 49).

50 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 49 Figuur 1.66: Afdruk facturen in lijstvorm Leveringen per rekeningperiode Via dit scherm kan je voor elke persoon (die ook een factuur krijgt) een overzicht afdrukken van alle geleverde artikelen in een geselecteerde rekeningperiode. Je kan zelf een titel ingeven die op het overzicht wordt afgedrukt. Figuur 1.67: Afdruk leveringen per rekeningperiode Je kan de geleverde gegevens in het overzicht op verschillende manieren groeperen: Geen groepering Groepering op artikel

51 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 50 Groepering op rubriek Groepering op artikel behalve type 7 Groepering op rubriek behalve type 7 Je kan ook kiezen om het saldo af te drukken Artikeltotalen per rekening op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal (aantallen en bedragen) van de geleverde artikels in een geselecteerde rekeningperiode. Figuur 1.68: Afdruk artikeltotalen per rekening op basis van leveringen In het selectiescherm kan je een aantal gegevens invullen: Datum afdruk Deze datum wordt getoond in de voet van de afdruk. Selectie groepen Ja De totalen, die op de afdruk komen, zijn correct tenzij een leverdatum niet binnen een loopbaan van een leerling valt. In dat geval wordt de levering niet opgenomen bij de afdruk. In dat geval zullen de totalen, indien je alle klasgroepen selecteert, niet overeenstemmen met de afdruk zonder selectie van klasgroepen. Indien je kiest voor Ja, krijg je de mogelijkheid om te selecteren op groepen via een extra tabblad. Indien je kiest voor Nee blijft dit tabblad verborgen en is het enkel mogelijk om voor de ganse groep, gekoppeld aan het detailboek een afdruk te bekomen. Selectie groepen Nee De totalen, die op de afdruk komen, zijn correct.

52 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Rubriektotalen per rekening op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal (aantallen en bedragen) dat per rubriek geleverd is in een geselecteerde rekeningperiode. Het is mogelijk om net zoals bij Artikeltotalen per rekening op basis van leveringen verschillende selectievelden in te vullen om de gewenste gegevens op te halen.(zie Fig op p. 50). Als je groepen selecteert zijn de totalen, die op de afdruk komen, correct tenzij een leverdatum niet binnen een loopbaan van een leerling valt. In dat geval wordt de levering niet opgenomen bij de afdruk Artikeltotalen per rekening op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal (aantallen en bedragen) van de gefactureerde artikels in een geselecteerde rekeningperiode. Het is mogelijk om verschillende selectievelden in te vullen om de gewenste gegevens op te halen. Figuur 1.69: Afdruk artikeltotalen per rekening op basis van facturen Als je groepen selecteert zijn de totalen, die op de afdruk komen, correct tenzij een factuurdatum niet binnen een loopbaan van een leerling valt. In dat geval wordt de factuur niet opgenomen bij de afdruk Rubriektotalen per rekening op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal (aantallen en bedragen) dat per rubriek gefactureerd is in een geselecteerde rekeningperiode. Het is mogelijk om net zoals bij Artikeltotalen per rekening op basis van facturen verschillende selectievelden in te vullen om de gewenste gegevens op te halen.(zie Fig op p. 51). Als je groepen selecteert zijn de totalen, die op de afdruk komen, correct tenzij een factuurdatum niet binnen een loopbaan van een leerling valt. In dat geval wordt de factuur niet opgenomen bij de afdruk.

53 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Artikeltotalen per klas op basis van leveringen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal dat geleverd is van elk artikel in een geselecteerde rekeningperiode gegroepeerd per klas en per leerling. Figuur 1.70: Afdruk artikeltotalen per klas op basis van leveringen Datum afdruk Deze datum wordt getoond in de voet van de afdruk. De totalen, die op de afdruk komen, zijn correct tenzij een leverdatum niet binnen een loopbaan van een leerling valt. In dat geval wordt de levering niet opgenomen bij de afdruk. Nieuwe pagina klas : Ja Elke klas wordt op een nieuwe pagina gestart. Alle leerlingen klas : Nee Leerlingen waarvoor niets is geleverd in de geselecteerde rekeningperiode worden niet getoond op de afdruk. Volgorde leerlingen : De volgorde van de leerlingen is instelbaar op naam, klasnummer of code. Afdruk : Hier kan je kiezen of je aantallen of bedragen wil zien in het overzicht van de artikeltotalen.

54 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Artikeltotalen per klas op basis van facturen Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van het totaal dat gefactureerd is van elk artikel in een geselecteerde rekeningperiode gegroepeerd per klas en per leerling. De selectiegegevens komen overeen met de selectiegegevens van de afdruk van de Artikeltotalen per klas op basis van leveringen (Zie ) Openstaande per klas Figuur 1.71: Openstaande per klas Via dit scherm kan je een afdruk bekomen van de openstaande facturen in een geselecteerde rekeningperiode gegroepeerd per klas en per leerling. Per leerling wordt voor die rekeningperiode het gefactureerd bedrag, het betaald bedrag en het saldo afgedrukt Aanmaningen Via dit scherm kan je aanmaningen drukken voor openstaande facturen. In het detailboek Facturen waarvoor je de aanmaningen drukt, kan je het formulier opgeven dat moet gebruikt worden voor de afdruk van de aanmaningen bij Formulier rappel. Als je daar niets invult, wordt het standaard formulier gebruikt.

55 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 54 Figuur 1.72: Aanmaningen Dit scherm bestaat uit twee tabbladen : Algemeen en Resultaten Algemeen In dit tabblad kan je alles ingeven om de gegevens te selecteren waarvoor een aanmaning moet afgedrukt worden. Selectie op vervaldatum : Ja Als je selecteert op de vervaldatum kan je een periode invoeren waarin de vervaldatum moet vallen. Documenten van : Indien je werkt met detailboeken Facturen met type identificatie Leerlingen kan je hier volgende keuze maken : Alle leerlingen: Druk aanmaningen voor alle leerlingen die een openstaande factuur hebben in het desbetreffende detailboek / schooljaar / rekeningperiode Enkel de huidige leerlingen: Druk aanmaningen enkel voor de leerlingen die zijn ingeschreven op de Werkdatum. Enkel de vertrokken leerlingen: Druk aanmaningen enkel voor de leerlingen die zijn uitgeschreven op de Werkdatum Selectief : Ja : Het is mogelijk om klasgroepen en leerlingen te selecteren. Volgorde afdruk : Dit bepaalt de volgorde waarin de aanmaningen worden afgedrukt. Je kan kiezen uit: Naam + Factuurnummer Factuurnummer Naam + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer Klas + Naam + Factuurnummer

56 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 55 Klas + Naam + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer Klas + Klasnummer + Factuurnummer Klas + Klasnummer + Schooljaar + Rekening + Factuurnummer Schooljaar + Rekening + Factuurnummer Schooljaar + Rekening + Klas + Naam + Factuurnummer Schooljaar + Rekening + Klas + Klasnummer + Factuurnummer Je kan ook aanduiden of de leerlingen met een betaalplan ook een aanmaning moeten krijgen. Resultaten In dit tabblad krijg je de resultaten te zien van de selecties die je hebt gedaan in het tabblad Algemeen. Automatisch zijn alle resultaten geselecteerd. Deze selecties kan je individueel of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets nog aanpassen. De geselecteerde gegevens zullen afgedrukt worden. Het is nu mogelijk om voor de geselecteerde gegevens een overzicht van de openstaande facturen (per identificatie), een factuur/creditnota ter herinnering of een aanmaning per identificatie (met overschrijving IBAN) af te drukken Boekhoudkundige totalen Via dit scherm kan je overzichten drukken die van pas komen voor de boekhouding. Figuur 1.73: Afdruk boekhoudkundige totalen

57 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 56 Na het selecteren van de detailboeken van de facturen en/of creditnota s en het kiezen van een aantal andere selecties (wwaronder de rekeningperiodes) kan een overzicht van de Verkopen per rekeningperiode of de Betalingen per maand afgedrukt worden. De gegevens kunnen gegroepeerd worden per 7-rekening of per rubriek Openstaande per detailboek Via dit scherm kan je overzichten drukken van de openstaande documenten. Figuur 1.74: Afdruk Openstaande per Detailboek Na het selecteren van de detailboeken van de facturen en/of creditnota s, kan je de factuurperiode ingeven voor de facturen en meegeven of de betalingen ook tot deze periode moeten behoren. Om de filter te verfijnen kan je ook een rekeningperiode selecteren Fiscaal attest opvang De handleiding voor het aanmaken van de fiscale attesten opvang kan je terugvinden op de Wisa-website ( bij Ondersteuning - Handleidingen - Facturatie - Handleiding werkwijze fiscaal attest. 1.7 Extra In deze optie is het o.a. mogelijk om de facturen te exporteren naar Wisacc of een ander boekhoudprogramma. De mogelijke boekhoudprogramma s zijn ProAcc, Venice, Remmicom, Schaubroeck of Cevi Criteria groepsgewijze verwerking Hier kan je een criterium definiëren om een bijkomende filter te gebruiken bij het groepsgewijs aanmaken van leveringen, het voorbereiden van facturen vanuit leveringen of het groepsgewijs aanmaken van facturen.

58 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 57 Figuur 1.75: Fiche criterium groepsgewijze verwerking Figuur 1.76: Detail criterium groepsgewijze verwerking Als je bij het groepsgewijs verwerken van de gegevens dit bijkomend criterium selecteert, kan je enkel maar leveringen of facturen aanmaken voor de personen die voldoen aan de geselecteerde conditie. Figuur 1.77: Aanmaak leveringen met bijkomend criterium

59 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN Herstel tijdelijke tabel detailboeken Als er bij het werken in de facturatie iets fout loopt en je kan het document achteraf niet verder afwerken, moet je eens proberen om in dit scherm het document uit de tijdelijke tabel detailboeken te verwijderen Export WisAcc Hier is het mogelijk om vanuit Wisa exportbestanden aan te maken voor leerlingen, personeel en facturen. Deze exportbestanden kunnen daarna in het boekhoudprogramma Count-e (WissAcc) ingelezen worden Leerlingen Figuur 1.78: Export Wisacc Leerlingen In dit scherm worden voor een gekozen instelling de gegevens van de leerlingen met een loopbaan die begint op of na de ingevulde datum naar txt-bestanden weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met een overzicht van de tekstbestanden die aangemaakt zijn. Hier wordt ook het aantal leerlingen die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.79: Boodschap na Export Wisacc Leerlingen Personeel In dit scherm(zie Fig op p. 59) worden de gegevens van de personeelsleden die in de geselecteerde instelling een dienstverband hebben met een einddatum gelijk of hoger dan de ingevulde datum naar txt-bestanden weggeschreven in de geselecteerde exportmap.

60 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 59 Figuur 1.80: Export Wisacc Personeel Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met een overzicht van de tekstbestanden die aangemaakt zijn. Hier wordt ook het aantal klanten of leveranciers die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.81: Boodschap na Export Wisacc Personeel Als de Map export dezelfde is voor de leerlingen als voor het personeel moet je de leerlinggegevens eerst importeren in de boekhouding vooraleer je de personeelsgegevens exporteert. Anders worden de tekstbestanden met de leerlinggevens overschreven met de personeelsgegevens Facturen boekhoudkundig In dit scherm(zie Fig op p. 60) worden de gegevens van de facturen/creditnota s van een geselecteerd detailboek en rekeningperiode naar txt-bestanden weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Je moet ook de code van het detailboek in de boekhouding, de soort van tegenboeking, de standaard 7-rekening en de standaard 4-rekening van de boekhouding invullen.

61 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 60 Figuur 1.82: Export Wisacc Facturen Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met een overzicht van de tekstbestanden die aangemaakt zijn. Hier wordt ook het aantal documenten en het totaal bedrag van de documenten die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.83: Boodschap na Export Wisacc Facturen Export Andere Hier is het mogelijk om vanuit Wisa exportbestanden aan te maken zodat deze gegevens kunnen geïmporteerd worden in de boekhoudpakketten ProAcc, Venice, Remmicom, Schaubroeck of Cevi Export Proacc Hier is het mogelijk om vanuit Wisa exportbestanden aan te maken voor leerlingen, VWOcursisten, personeel, facturen boekhoudkundig (boekhouding) en facturen gedetailleerd (facturatiedossier). Deze exportbestanden kunnen daarna in ProAcc ingelezen worden. Leerlingen In dit scherm(zie Fig op p. 61) worden voor een gekozen instelling de gegevens van de leerlingen met een loopbaan die begint op of na de ingevulde datum naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap.

62 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 61 Figuur 1.84: Export ProAcc Leerlingen Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met de map en het bestand Klanten.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal leerlingen die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.85: Boodschap na Export Proacc Leerlingen VWO-cursisten In dit scherm(zie Fig op p. 62) worden voor een gekozen instelling de gegevens van de cursisten met een loopbaan die begint op of na de ingevulde datum naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap.

63 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 62 Figuur 1.86: Export ProAcc VWO-cursisten Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met de map en het bestand Klanten.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal cursisten die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.87: Boodschap na Export Proacc VWO-cursisten Personeel In dit scherm(zie Fig op p. 63) worden de gegevens van de personeelsleden die in de geselecteerde instelling een dienstverband hebben met een einddatum gelijk of hoger dan de ingevulde datum naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap.

64 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 63 Figuur 1.88: Export ProAcc Personeel Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met de map en het bestand Klanten.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal personeelsleden die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.89: Boodschap na Export Proacc Personeel Als de Map export dezelfde is voor de leerlingen als voor het personeel moet je de leerlinggegevens eerst importeren in de boekhouding vooraleer je de personeelsgegevens exporteert. Anders worden de tekstbestanden met de leerlinggevens overschreven met de personeelsgegevens. Facturen boekhoudkundig In dit scherm(zie Fig op p. 64) worden de gegevens van de facturen/creditnota s van een geselecteerd detailboek en rekeningperiode naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Je moet ook het nummer van het dagboek, de periode, de soort van tegenboeking en de standaard 7-rekening van de boekhouding invullen.

65 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 64 Figuur 1.90: Export ProAcc Facturen Boekhoudkundig Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met het bestand Verkopen.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal documenten en het totaal bedrag van de documenten die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Er wordt ook gevraagd om eerst een backup van de ProAcc-boekhouding te nemen alvorens deze facturen te importeren naar de boekhouding in ProAcc. Figuur 1.91: Boodschap na export ProAcc Facturen Boekhoudkundig Facturen gedetailleerd In dit scherm(zie Fig op p. 65) worden de gedetailleerde gegevens van de facturen/creditnota s van een geselecteerd detailboek en rekeningperiode naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Je moet ook de standaard 7-rekening van de boekhouding invullen.

66 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 65 Figuur 1.92: Export ProAcc Facturen gedetailleerd Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met het bestand WisaFact.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal documenten en het totaal bedrag van de documenten die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Er wordt ook gevraagd om eerst een backup van het ProAcc-facturatiedossier te nemen alvorens deze facturen te importeren naar de facturatie in ProAcc. Figuur 1.93: Boodschap na export ProAcc Facturen Gedetailleerd Export Venice Hier is het mogelijk om vanuit Wisa exportbestanden aan te maken voor leerlingen, personeel en facturen boekhoudkundig. Deze exportbestanden kunnen daarna in het boekhoudprogramma Venice ingelezen worden. Deze tekstbestanden zijn aangemaakt met als scheidingsteken tussen de gegevens : ; Leerlingen In dit scherm(zie Fig op p. 66) worden voor een gekozen instelling de gegevens van de leerlingen met een loopbaan die begint op of na de ingevulde datum naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap.

67 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 66 Figuur 1.94: Export Venice Leerlingen Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met de map en het bestand Klanten.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal leerlingen die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.95: Boodschap na Export Venice Leerlingen Personeel In dit scherm(zie Fig op p. 67) worden de gegevens van de personeelsleden die in de geselecteerde instelling een dienstverband hebben met een einddatum gelijk of hoger dan de ingevulde datum naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap.

68 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 67 Figuur 1.96: Export Venice Personeel Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met de map en het bestand Klanten.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal personeelsleden die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.97: Boodschap na Export Venice Personeel Als de Map export dezelfde is voor de leerlingen als voor het personeel moet je de leerlinggegevens eerst importeren in de boekhouding vooraleer je de personeelsgegevens exporteert. Anders worden de tekstbestanden met de leerlinggevens overschreven met de personeelsgegevens. Facturen boekhoudkundig In dit scherm(zie Fig op p. 68) worden de gegevens van de facturen/creditnota s van een geselecteerd detailboek en rekeningperiode naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Je moet ook de code van het dagboek, de periode, de soort van tegenboeking en de standaard 7-rekening van de boekhouding invullen.

69 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 68 Figuur 1.98: Export Venice Facturen Boekhoudkundig Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met het bestand Verkopen.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal documenten en het totaal bedrag van de documenten die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Er wordt ook gevraagd om eerst een backup van de Venice-boekhouding te nemen alvorens deze facturen te importeren naar de boekhouding in Venice. Figuur 1.99: Boodschap na export Venice Facturen Boekhoudkundig Export Remmicom Hier is het mogelijk om vanuit Wisa exportbestanden aan te maken voor leerlingen, personeel en facturen gedetailleerd. Deze exportbestanden kunnen daarna in het programma Remmicom ingelezen worden. Leerlingen In dit scherm(zie Fig op p. 69) worden voor een gekozen instelling de gegevens van de leerlingen met een loopbaan die begint op of na de ingevulde datum naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Je moet ook de taal (Nederlands of Frans) van de school selecteren.

70 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 69 Figuur 1.100: Export Remmicom Leerlingen Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met het bestand Klanten.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal leerlingen die opgenomen zijn in het exportbestand vermeld. Figuur 1.101: Boodschap na Export Remmicom Leerlingen Personeel In dit scherm(zie Fig op p. 69) worden de gegevens van de personeelsleden die in de geselecteerde instelling een dienstverband hebben met een einddatum gelijk of hoger dan de ingevulde datum naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Je moet ook de taal (Nederlands of Frans) van de school selecteren. Figuur 1.102: Export Remmicom Personeel Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met het bestand Klanten.txt dat aangemaakt is. Hier wordt ook het aantal personeelsleden vermeld die opgenomen zijn in het exportbestand. Figuur 1.103: Boodschap na Export Remmicom Personeel

71 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 70 Als de Map export dezelfde is voor de leerlingen als voor het personeel moet je de leerlinggegevens eerst importeren in de boekhouding vooraleer je de personeelsgegevens exporteert. Anders worden de tekstbestanden met de leerlinggevens overschreven met de personeelsgegevens. Facturen gedetailleerd In dit scherm(zie Fig op p. 70) worden de gedetailleerde gegevens van de facturen/creditnota s van een geselecteerd detailboek en rekeningperiode naar een txt-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Je moet ook de uitvoeringsdatum van de domiciliëring invullen. Figuur 1.104: Export Remmicom Facturen gedetailleerd Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met de tekstbestanden die aangemaakt zijn. Hier wordt ook het aantal documenten vermeld die opgenomen zijn in het exportbestand. Er wordt ook gevraagd om eerst een backup van het Remmicomdossier te nemen alvorens een eerste keer te importeren. Figuur 1.105: Boodschap na export Remmicom Facturen Gedetailleerd Export Schaubroeck facturen gedetailleerd Hier is het mogelijk om vanuit Wisa exportbestanden aan te maken met de detailgegevens van de facturen. Deze exportbestanden kunnen daarna in het Schaubroeck-programma ingelezen worden. Het bestand dat aangemaakt wordt, is een xml-bestand. In dit scherm(zie Fig op p. 71) worden de gedetailleerde gegevens van de facturen/creditnota s van een geselecteerd detailboek en rekeningperiode naar een xml-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap. Er is ook een mogelijkheid voorzien om de gegevens te exporteren met of zonder analytische codes.

72 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 71 Figuur 1.106: Export Schaubroeck Facturen gedetailleerd Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met de map en het xml-bestand dat aangemaakt is. Het detailboek en de datum van aanmaak staan ook in de naam van het xml-bestand. Hier wordt ook het aantal documenten vermeld die opgenomen zijn in het exportbestand. Figuur 1.107: Boodschap na export Schaubroeck Facturen Gedetailleerd Export Cevi facturen gedetailleerd Hier is het mogelijk om vanuit Wisa exportbestanden aan te maken met de detailgegevens van de facturen. Deze exportbestanden kunnen daarna in het Cevi-programma ingelezen worden. Het bestand dat aangemaakt wordt, is een xml-bestand. In dit scherm(zie Fig op p. 72) worden de gedetailleerde gegevens van de facturen/creditnota s van een geselecteerd detailboek en rekeningperiode naar een xml-bestand weggeschreven in de geselecteerde exportmap. De naam van de boekhouding (interface) moet ook ingevuld worden.

73 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 72 Figuur 1.108: Export Cevi Facturen gedetailleerd Na de export wordt onderstaande boodschap getoond met de map en het xml-bestand dat aangemaakt is. Het detailboek en de datum van aanmaak staan ook in de naam van het xml-bestand. Hier wordt ook het aantal documenten vermeld die opgenomen zijn in het exportbestand. Er wordt ook gecontroleerd of de gegevens zonder fouten door Cevi zullen geïmporteerd worden. Als er fouten gevonden worden, worden deze onderaan het opvraagscherm getoond. Figuur 1.109: Foutboodschap na export Cevi Facturen Gedetailleerd Na het oplossen van de fouten en het opnieuw exporteren van de aangepaste gegevens wordt er een correct xml-bestand aangemaakt. Figuur 1.110: Boodschap na export Cevi Facturen Gedetailleerd Import Isos Per artikel kan een extern tekstbestand ingelezen worden om automatisch leveringen aan te maken.(zie Fig op p. 73). Het is noodzakelijk om het leverdetailboek, de leverdatum, de periode van boeking, de rekeningperiode, het te leveren artikel en het in te lezen bestand in te vullen. Na het importeren van de gegevens wordt het importbestand hernoemd. Zo kan je zien dat het importbestand reeds verwerkt is.

74 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 73 Figuur 1.111: Import Isos Voor elke lijn in het tekstbestand wordt een leverdocument aangemaakt. Hieronder zie je een voorbeeld van zo een tekstbestand.(zie Fig op p. 73) met bijkomende uitleg. Figuur 1.112: Import Isos : tekstbestand Per lijn staan er 20 karakters die bestaan uit: ID van de leerling of personeelslid : 8 karakters Pas op: leerlingen en personeel mogen niet door elkaar gebruikt worden. Bedrag : 6 karakters (waarvan 2 decimalen) : voorbeeld : = EUR Voorschot = 6 karakters (wordt niet gebruikt) Negatieve leveringen zijn ook mogelijk door een minteken te plaatsen voor het bedrag. Bij het importeren wordt voor zo een leverlijn automatisch een negatief aantal en een positieve prijs gezet. In (zie Fig op p. 74) zie je een overzicht van alle gemaakte leveringen na het importeren van het tekstbestand.

75 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 74 Figuur 1.113: Import Isos : Aangemaakte leveringen Eén apart importbestand maken en importeren per artikel Import leveringen uit CSV bestand Per artikel kan een extern CSV bestand ingelezen worden om automatisch leveringen aan te maken.(zie Fig op p. 74). Het is noodzakelijk om het leverdetailboek, de leverdatum, de periode van boeking, de rekeningperiode, het te leveren artikel en het in te lezen bestand in te vullen. Na het importeren van de gegevens wordt het importbestand hernoemd. Zo kan je zien dat het importbestand reeds verwerkt is. Figuur 1.114: Import CSV Voor elke lijn in het tekstbestand wordt een leverdocument aangemaakt. Hieronder zie je

76 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 75 een voorbeeld van zo een CSV bestand.(zie Fig op p. 75) met bijkomende uitleg. Figuur 1.115: Import CSV : bestand Het CSV bestand moet volgende structuur hebben: Op de eerste lijn moet er letterlijk staan: ID-nummer;Aantal;Eenheidsprijs;Omschrijving Per levering moet er een lijn in het CSV bestand aangemaakt worden. Het scheidingsteken tussen de gegevens per lijn: ; De velden bevatten de volgende waarden : ID-nummer: Leerling ID of ID personeelslid. Dit is een verplicht gegeven en leerlingen en personeel mogen niet door elkaar in één CSV-bestand gebruikt worden. Aantal: Aantal eenheden. Dit is een verplicht gegeven. Dit aantal mag ook negatief zijn. Eenheidsprijs: Verplicht bedrag in eurocent. Omschrijving: Optionele bijkomende omschrijving. Indien deze ingevuld is wordt er een leverlijn van type 7 (Artikelcode met bijvoeging omschrijving) aangemaakt, anders wordt een levering van type 6 (Artikelcode) aangemaakt. Na het importeren van de gegevens krijg je deze boodschap (zie Fig op p. 75) Figuur 1.116: Import CSV : Uitgevoerd

77 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 76 In (zie Fig op p. 76) zie je een overzicht van alle gemaakte leveringen na het importeren van het CSV bestand. Figuur 1.117: Import CSV : Aangemaakte leveringen Eén apart importbestand maken en importeren per artikel Leegmaken detailboeken Leveringen In dit scherm kan je binnen een bepaalde periode leverdocumenten verwijderen ook al zijn er voor die leveringen al facturen aangemaakt. Stap 1: Detailboeken Hier moet je een of meerdere leverdetailboeken selecteren. Deze selectie kan je individueel per leverdetailboek doen of via de knoppen Selectie alles en Selectie niets. Figuur 1.118: Leegmaken leveringen : Selectie detailboeken Stap 2: Andere selecties Hier geef je het jaar en de maand in waarvoor je de leverdocumenten van je geselecteerde detailboek(en) wil verwijderen. Alle documenten die in de ingevoerde periode en vroeger liggen zullen verwijderd worden. Je kan enkel de knop Start Verwijdering gebruiken als beide velden ingevuld zijn.

78 HOOFDSTUK 1. FACTURATIE : VERWERKEN DOCUMENTEN 77 Figuur 1.119: Leegmaken leveringen : Andere selecties Nadat je op de knop Start Verwijdering hebt geklikt, gaat het programma eerst controleren of het leverdetailboek tijdelijk of definitief vergrendeld is voor die periode. Is dit niet het geval krijg je onderstaande foutmelding. Figuur 1.120: Leegmaken leveringen : Test periode vergrendeld Je kan deze detailboeken vergrendelen tot een bepaalde periode via Facturatie - Organisatie - Vergrendeling detailboeken. Als de detailboeken vergrendeld zijn tot de gevraagde periode zal het programma eerst nog een waarschuwingsscherm geven. Figuur 1.121: Leegmaken leveringen : Waarschuwing Als je bevestigt om verder te gaan met verwijderen, zullen alle gevraagde leveringen verwijderd worden. Er wordt niet gecontroleerd of er voor die leveringen al facturen zijn gemaakt. Na het verwijderen van deze documenten krijg je nog onderstaande boodschap.(zie Fig op p. 78)