Real time overzicht van uw financiële resultaten

Transcriptie

1 Real time overzicht van uw financiële resultaten Woensdag 14 september 2016

2 Agenda Introductie & inleiding Quick Wins Inrichting Rapportages Vragen

3 Introductie Xander van t Hof Thomas van der Zandt Jan Willem de Bruijn SAP B1 partner sinds 2003 SAP B1 tips

4 Inleiding Real time overzicht van uw financiële resultaten?! SAP B1 geeft real time inzicht door integratie van finance en logistiek. Functies Rekeningschema Grootboek rekening bepaling Boekingsperiodes Waarderingsmethode Herwaardering Retouren Profit centers Budgetten Projecten Hoe krijgt u de juiste inzichten?

5 Inleiding Resultaat: real time inzicht in uw cijfers vanuit verschillende invalshoeken

6 Onderwerpen Quick Wins Rekeningschema Grootboekrekeningbepaling Waarderingsmethodes Vaste Activa Budgetten en (Multi) Profit Centers Valuta s Toelichting financiële functies Financiële rapportages Intrastat (Elektronische) BTW aangifte Workflows Inkomende en uitgaande betalingen Aanmaningen, zie tip

7 Quick Wins Rekening geleverde goederen Journaalboekingsregels splitsen Boekingsperioden Meeboekrekening Copy-paste from Excel

8 Quick Wins - Rekening geleverde goederen Waarom? Beheer > Algemene instellingen > Tabblad ZP Journaalboeking levering

9 Quick Wins - Rekening geleverde goederen Journaalboeking factuur Bron:

10 Quick Wins - Journaalboekingsregels splitsen Beheer > Systeeminstellingen > Documentinstellingen Voorbeeld ontvangen factuur

11 Quick Wins - Journaalboekingsregels splitsen Journaalboekingsregels gesplitst Resultaat: Bron:

12 Quick Wins - Boekingsperioden Automatisch afsluiten periode Bevoegdheid

13 Quick Wins - Meeboekrekening Waarom verschillende meeboekrekeningen? Voor bijzondere ZP s aparte meeboekrekening Per locatie of verkoopkanaal aparte meeboekrekening Meeboekrekening per ZP Meeboekrekening per document

14 Quick Wins - Copy-paste from Excel Eenvoudig kopiëren van meerdere regels van en naar Excel. Voorbeeld toepassingen: Marketing documenten Journaalboeking Prijslijst Speciale prijzen voor zakenpartners Demo: Bron:

15 Rekeningschema - Setup Opzet rekeningschema: Balans (overige) Kosten Opbrengsten Kenmerken: Valuta Handmatige boekingen blokkeren Project Verdeelregels

16 (Geavanceerde) Grootboekrekeningbepaling Systeeminstelling

17 (Geavanceerde) Grootboekrekeningbepaling - Voorbeeld Waarom?

18 Waarderingsmethodes Continu voorraadbeheer 1. FiFo (First in First out) 2. Standaard kostprijs (Vaste Verreken Prijs) 3. Voortschrijdend gemiddelde (Gemiddelde Inkoopprijs) 4. Kostprijs per Serienummer/Batch Voorraadherwaardering

19 Waarderingsmogelijkheden - FiFo FiFo = First in First out Voorbeeld: inkoop 2 stuks 10, inkoop 4 stuks 14, verkoop 3 stuks Kostprijs = 2x10 + 1x14 = 34 euro Voordeel / nadeel: Je voorraad is gewaardeerd tegen de historische inkoopprijzen Nadelen: Herwaarderen per inkoop batch

20 Waarderingsmogelijkheden Standaard kostprijs Standaard kostprijs = (vaste verreken prijs) Voorbeeld: inkoop 4 stuks 10,- kostprijs: 10, inkoop 2 stuks 14,- kostprijs: 10, verkoop 3 stuks Kostprijs = 3 x 10 = 30 euro Voordelen: Eenvoudig in beheer en gebruik. Nadelen: Voorraad niet direct gewaardeerd tegen de laatste inkoopprijzen. Francoprijzen niet mogelijk. Bij prijs fluctuaties moet dus regelmatig een herwaardering worden uitgevoerd.

21 Waarderingsmogelijkheden Voortschrijdend gemiddelde Voortschrijdend gemiddelde = Gemiddelde Inkoopprijs Voorbeeld: inkoop 4 stuks 10,- kostprijs: 10, inkoop 2 stuks 14,- kostprijs: 11, verkoop 3 stuks Kostprijs = 3 x 11,33 = 33,99 euro Voordeel / nadeel: Kostprijs beweegt mee met inkoopprijs veranderingen. Nadelen: Kostprijs is gemiddelde van de inkooprijzen, dus niet de actuele inkoopprijs. Bij prijs fluctuaties dus regelmatig herwaarderen.

22 Waarderingsmogelijkheden Kostprijs per serienummer/batch Kostprijs inzichtelijk per serienummer/batch Voordelen Geeft meest juiste kostprijs weer. Nadelen Vereist beheer van artikelen op Batch of serienummer. Toegevoegde waarde wanneer verschillende inkoopbatches grote prijs verschillen hebben.

23 Waarderingsmethodes & Francoprijzen

24 Waarderingsmogelijkheden Retouren / Credit Nota s

25 Vaste Activa Vaste activa Beheer van je vaste activa in SAP B1 Stamdata vaste activa Verschillende afschrijvingsmethoden Automatisch draaien van een afschrijvingsrun Systeeminstellingen > Bedrijfsdetails: Basisinitialisatie

26 Vaste Activa - Setup Afschrijvingsmethoden

27 Vaste Activa - Stamdata Stamdata vaste activa

28 Pauze

29 (Multi) Profit Centers Wat zijn profit centers in SAP B1? Kostenplaatsen (profit centers) worden gebruikt om specifieke bedrijfsactiviteiten, bijv. B2B en B2C, te differentiëren. Deze kostenplaatsen worden uiteindelijk gebruikt om in specifieke maatstaven omzet en kosten te bepalen. Binnen kostenplaatsen valt te werken met 5 dimensies waarover gedifferentieerd kan worden. Voorbeeld van differentiëren: Of Locatie Klant Klant Locatie Winkel B2B Antwerpen Antwerpen B2B Gent B2C Hasselt B2E Afdeling Voordeel gebruik kostenplaatsen Specifiek inzicht in de herkomst van omzet en kosten. Service Retail Web

30 Budgetten & (Multi) Profit Centers Opties Kostenplaatsen Verdeelregels Hiërarchie Budgetscenario s Profit center selectie in rapporten

31 Valuta s Waarom verschillende Eigen en systeemvaluta? Bijvoorbeeld: Nederlandse dochter onderneming van een Amerikaans bedrijf met Eigen valuta: Euro en Systeemvaluta: USD

32 Valuta s Wisselkoersen Valuta instelbaar per ZP Meerdere valuta s in prijslijst Valuta instelbaar per grootboekrekening

33 Valuta s Basis voor marketing documenten Rapportages per valuta s

34 Toelichting Financiële Begrippen Cashflow Cashflow Cashflow verslag Cashflow referentieverslag

35 Toelichting Financiële Begrippen Geregistreerde documenten Manier om personeel concept journaalboekingen aan te laten zonder dat er direct een boeking in de database gemaakt wordt. Journaalpostsjablonen Voorbeeldsjablonen met die gebruikt kunnen worden voor boekingen die vaak voorkomen. Geeft de percentages weer zoals het te boeken bedrag verdeeld moet worden. Doorlopende/Periodieke boekingen Journaalboekingen die op regelmatige tijden gemaakt moeten worden. Volledige boeking wordt voorgesteld op gekozen data. Sjablonen voor periodieke transacties Voorbeeldsjablonen voor terugkerende documenten. Zet op ingestelde data een conceptdocument klaar zodat deze geboekt kan worden.

36 Toelichting Financiële Begrippen Reservefactuur - Factuur voor artikelen zonder voorraadboeking - Mogelijkheid om betaling te koppelen - Boekt direct omzet Vooruitbetalingsfactuur - Factuur voor artikelen zonder voorraadboeking - Mogelijkheid om betaling te koppelen - Kan geboekt worden op een tussenrekening (optioneel instelbaar per ZP) Vooruitbetalingsverzoek - Verzoek tot vooruitbetaling - Mogelijkheid om betaling te koppelen - Maakt geen boeking Bron:

37 Toelichting Financiële Begrippen Project Management Vanaf SAP Business One 9.2 YouTube

38 Financiële rapportages Vorderingen / Verplichtingen

39 Financiële rapportages XML-Audit File / Elektronisch rapportageverslag

40 Financiële rapportages Sjablonen Financieel Verslag Bruikbaar in veel standaard SAP B1 rapporten

41 Financiële rapportages Aansluiting Financiële Administratie en sub-administratie voorraad Financiële Rapporten > Financieel > Balans Voorraadrapporten > Verslag Voorraadcontrole Handmatige boekingen Op rekeningen samenvatten

42 Vragen? Ideeën volgende sessie! Feedback

43 Serac Serac Rijnzathe 36/Postbus PV / 3454 ZH de Meern Telefoon: info@serac.nl