Handleiding. Verlaagd btw-tarief verhoging in SAP Business One. Serac Applications B.V.

Transcriptie

1 Handleiding Verlaagd btw-tarief verhoging in Serac Applications B.V. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 1 van 14

2 Inhoudsopgave 1. Verlaagd btw-tarief verhoging Wetgeving verlaagd btw-tarief verhoging Verkoopdocumenten: instellen verlaagd btw-tarief naar 9% in Scenario s Scenario Scenario Scenario Scenario Scenario Inkoopdocumenten: instellen verlaagd btw-tarief naar 9% in Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 2 van 14

3 1. Verlaagd btw-tarief verhoging Diensten en Diverse Goederen (DDG) worden in Nederland sinds 1986 met 6% belast aan het verlaagd btw-tarief. Met ingang van 1 Januari 2019 wordt het verlaagd BTW-tarief verhoogd naar 9%. Deze belastingverhoging heeft een belangrijke invloed binnen uw bedrijfsomgeving en SAP Business One. Serac wilt u attenderen hoe u deze belastingverhoging het beste kunt voorbereiden in SAP Business One en de belangrijkste punten waar u op moet letten in de overgangsregeling. In dit document zal daarom uitgelegd worden hoe u de overgang kunt beheren binnen. Wij gaan er van uit u met de verstrekte informatie voldoende te hebben geïnformeerd. Mocht u verdere vragen hebben met betrekking tot de btw-tarief verhoging, dan kunt u altijd contact met ons opnemen. 1.1 Wetgeving verlaagd btw-tarief verhoging Het is belangrijk dat ondernemers zich al in 2018 voorbereiden op de tariefsverhoging van de verlaagde btw. Het nieuwe tarief heeft impact op: de administratie; de prijzen van goederen en diensten; de facturatie en btw-aangifte bij de jaarovergang. Kort betekent dit dat offertes/orders die in 2018 worden gemaakt voor goederen of diensten die in 2019 worden geleverd, moeten uitgaan van een btw-tarief van 9%. Het moment waarop het goed wordt geleverd of de dienst door de ondernemer wordt verricht is van belang voor de bepaling of 6% btw of 9% btw moet worden berekend. Als de datum van presteren gelegen is in 2018, is het 6%-tarief van toepassing, ook wanneer de factuur pas in 2019 door de ondernemer aan zijn afnemer wordt uitgereikt. Als de datum van presteren in 2019 is gelegen dan is het 9%-tarief van toepassing. Bij een levering van goederen is het moment waarop de macht om als eigenaar te beschikken overgaat leidend voor het toe te passen btw-tarief, terwijl bij diensten van belang is het moment waarop de met de dienst gemoeide werkzaamheden voltooid zijn. Bij een vooruitbetaling vóór 1 januari 2019 moet alsnog 3% btw worden bijbetaald indien de prestatie wordt verricht na 1 januari Let op dat voor de 3% bij te betalen btw aan ondernemers een factuur dient te worden verstuurd. Ook is het mogelijk de oorspronkelijke factuur (gedeeltelijk) te crediteren en een nieuwe factuur uit te reiken. De bronnen die hiervoor geraadpleegd zijn: Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 3 van 14

4 2. Verkoopdocumenten: instellen verlaagd btw-tarief naar 9% in Om te zorgen dat al uw bedrijfsprocessen goed geautomatiseerd zijn voor 1 Januari 2019 wanneer het verlaagd btw-tarief van 9% van start gaat, moet u zorgen dat dit goed is ingesteld voor al uw documentatie in. Hieronder wordt uitgelegd welke stappen u hiervoor moet nemen. Allereerst navigeert u naar: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Belasting -> BTWcodes. Op regel 9 ziet u hier onder kolom Naam : Af te dragen BTW 6%. Deze regel kan mogelijk ook op een andere plaats staan. Als u nu dubbel klikt op het nummer 9 (of andere relevant nummer), opent zich een nieuw scherm. Hier kunt u de voorwaarden van deze regel invullen, zoals u hieronder ziet: Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 4 van 14

5 Bij de kolom Geldig van moet u de start datum van deze voorwaarden invullen, dit is dus Bij het percentage vult u vervolgens het nieuwe verlaagd btw-tarief van 9% in. Als u dit gedaan heeft drukt u twee keer op Actualiseren om de wijzigingen op te slaan. Uw omgeving zal nu automatisch rekening houden met de btw verhoging vanaf 1 Januari gebruikt hiervoor de boekingsdatum bij documenten als referentie. Bij het aanmaken van Orders, Facturen, Leveringen, Credit Nota s en Retouren zal het percentage gebruiken die op dat moment van toepassing is a.d.h.v. de boekingsdatum van het document. Belangrijk is ook om te kijken naar de wettelijke bepalingen die in het begin van het document zijn besproken. De levering van de gepresteerde goederen of diensten is bepalend voor het btw-tarief. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 5 van 14

6 2.1 Scenario s Bij het aanmaken van Klantorders,, Leveringen, Uitgaande facturen, Credit Nota s, Retouren en vooruitbetalingsverzoeken zijn diverse scenario s mogelijk, hieronder worden de diverse scenario s uitgelegd. Deze scenario s worden stuk voor stuk uitgewerkt. We gaan er van uit dat u al reeds de A1 belastingcode (of andere relevante code) heeft aangepast zoals in titel 2 werd besproken. Deze scenario s kunnen ook als spiegelbeeld worden gebruikt voor het inkoopproces die titel 3 worden besproken. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 6 van 14

7 2.1.1 Scenario 1 Een klant plaatst een klantorder voor 1 Januari 2019 (onzekerheid over de levering in 2019), maar de producten worden pas op of na 1 Januari 2019 geleverd. U maakt een klantorder aan met de belasting code A1 (6% in 2018) omdat u nog niet zeker weet of de levering voor of na 1 Januari 2019 wordt afgeleverd aan de klant. Wanneer de goederen of diensten worden afgeleverd aan de klant na 1 Januari 2019 kunt u een levering aanmaken. Dit kunt u door de klantorder door te kopiëren naar een levering. Het percentage wordt automatisch veranderd indien de levering wordt aangemaakt in De boekingsdatum wordt hierbij gebruikt om de belasting te bepalen van 9% Scenario 2 Een klant plaatst een klantorder voor 1 Januari 2019 (zekerheid over de levering in 2019), maar de producten worden pas op of na 1 Januari 2019 geleverd. In het geval van scenario 2 zal de klant het nieuwe btw-tarief moeten betalen over de geleverde producten/diensten. Hiervoor zal manueel een nieuwe btw-code moeten worden aangemaakt. Navigeer hiervoor naar: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Belasting -> BTW-codes. In het venster maakt u een nieuwe code aan zoals hieronder wordt weergegeven. U vult de code A8 (of eventueel andere relevante code) in en de naam van de nieuwe code. Als u dit gedaan heeft dubbelklikt u op het nummer van de lijn (in dit geval 16). Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 7 van 14

8 Hier vult u de huidige datum (in dit voorbeeld ) in zodat nieuwe orders waarvan de levering na 1 Januari 2019 zal plaatsvinden kunnen worden verwerkt. Alsook het nieuwe percentage van 9% vult u in. Daarnaast vult u ook de 2 de lijn in startende met 1 Januari 2019 en het percentage op 6%. Deze regel is voor retourneren toepasselijk en zal in scenario 4 verder besproken worden. Hieronder wordt weergegeven hoe u tijdelijke btw-code instelt in onderstaand venster. Vervolgens drukt u twee keer op Actualiseren. De tijdelijke btw code is nu aangemaakt. Eenmaal de tijdelijke btw code is aangemaakt kunt u de klantorder aanmaken voor scenario 2 na te bootsen. Hier specifieert u de tijdelijke btw code (in dit voorbeeld A8) bij de kolom belastingcode. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 8 van 14

9 Wanneer de goederen of diensten worden afgeleverd aan de klant na 1 Januari 2019 kunt u een levering aanmaken. U kunt de klantorder door kopiëren naar een levering in Belangrijk is hier om de belastingcode aan te passen naar A1. Hierdoor zal het btw-tarief op 9% blijven staan indien de levering in 2019 wordt aangemaakt Scenario 3 Een klant heeft de bestelling geplaatst en de producten/diensten ontvangen voor 1 Januari 2019, maar de factuur op of na 1 Januari In dit geval betaald de klant wettelijk nog het oude lage btw-tarief van 6%. De levering is hierbij de beslissende factor omdat de producten/diensten voor 1 Januari 2019 zijn ontvangen/gepresteerd. U mag dus bij het aanmaken van de levering de belastingcode A1 gebruiken. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 9 van 14

10 Als u de bijhorende factuur aanmaakt van de levering in, moet u deze factuur in dezelfde periode boeken. Dit is wettelijk bepaald volgens het boekhoudelijke matchingprincipe. U kunt de factuur aanmaken door de levering te kopiëren naar een factuur. De factuur zal automatisch altijd het btw-tarief tonen van de levering (6%) ongeacht de boekingsdatum. Let op! Het is dus van belang dat de levering door gekopieerd wordt naar een factuur. Indien een losse factuur aangemaakt wordt in 2019 zonder relatie met een levering, zal de boekingsdatum het percentage bepalen (9% indien 2019) Scenario 4 Een klant heeft de bestelling al voor 1 Januari 2019 ontvangen, maar wil de producten/diensten op of na 1 Januari 2019 retourneren en hiervoor een Credit Nota ontvangen. In dit geval geld het btw percentage van het moment dat de levering gedaan werd (6%). In de levering kunt u de belastingcode A1 worden gebruikt. Het retourdocument en creditnota moeten 6% als belasting hebben wanneer deze in 2019 aangemaakt worden. Om dit eenvoudig op te lossen kunt u de tijdelijke code A8 die in scenario 4 werd aangemaakt gebruiken. Het btw-tarief van een creditnota (indien door gekopieerd vanuit een factuur) kunnen niet meer aangepast worden. Bij een creditnota hoeft u dus niets te doen en zal het btw-tarief van 6% blijven staan. Voor een retour document die volgens scenario 4 geboekt wordt, vult u de belastingcode A8 in. Het belastingtarief van 9 procent zal van toepassing zijn vanaf (dag van vandaag) tot eind 2018 voor de tijdelijke btw-code A8. Het btw-tarief zal automatisch van toepassing zijn wanneer u het retourdocument aanmaakt in 2019 (6%) voor dit scenario. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 10 van 14

11 2.1.5 Scenario 5 Vooruitbetalingsverzoek. Een klant heeft een online order geplaatst voor 1 Januari 2019 en betaalt ook in De goederen echter worden geleverd en gefactureerd na 1 Januari Let op! Het is belangrijk dat u steeds rekening houdt met de overgang van het verlaagd btw-tarief met dit scenario indien van toepassing bij u bedrijf. Bij een vooruitbetalingsverzoek geldt het btw-tarief van het moment wanneer de goederen geleverd worden (9%). Het vooruitbetalingsverzoek en de betaling worden echter in 2018 gedaan. Het vooruitbetalingsverzoek en de betaling zal in dit geval aan het 6% btw-tarief (met belastingcode A1) onderworpen worden indien dit is ingesteld in. U kunt de levering en factuur aanmaken vanuit de bijhorende klantorder in met de belastingcode A1 in De levering en factuur zal automatisch 9% bedragen indien de boekingsdatum op 2019 staat. Alsook veronderstellen we dat u de levering door kopieert naar een factuur. Op het einde van de procesflow zal er uitgaande factuur aangemaakt worden waar de resterende 3% belasting aangerekend wordt (in dit voorbeeld 3 euro). Zie hieronder voor een voorbeeldfactuur. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 11 van 14

12 3. Inkoopdocumenten: instellen verlaagd btw-tarief naar 9% in SAP Business One Naast het btw-tarief veranderen in het verkoopproces, is het ook belangrijk dat uw inkoopproces goed ingesteld staat voor de belastingverhoging naar 9%. De wetgeving van de overgangsregeling bepaalt welk verlaagd-btw tarief van toepassing is bij de inkoopkant. De wetgeving van het verkoopproces kan hierbij worden doorgetrokken naar het inkoopproces. De goederenontvangst zal hierbij bepalen welk btw-tarief van toepassing is in de inkoopkant. De regeling voor de verschillende documenten in de inkoopkant zijn dus hetzelfde als de verkoopkant die in titel 2 en 2.1 besproken werden. De instellingen en regelingen van inkoopdocumenten: Bestelling, Goederenontvangst bestelling, Ontvangen factuur, Retouren (inkoop) en Vooruitbetalingsverzoek inkoop komen overeen met verkoopdocumenten: Klantorder, Levering, Uitgaande factuur, Retouren (verkoop), Vooruitbetalingsverzoek verkoop. Omdat de instellingen en regelingen hetzelfde zijn tussen de inkoop en de verkoop zullen er geen scenario s besproken worden in de inkoopkant. De scenario s van de verkoopkant kunnen als spiegelbeeld gebruikt worden voor de inkoopkant Alleen de belastingcode V1 en tijdelijke belastingcode V8 voor de inkoop instellen zal hieronder worden uitgelegd. U kunt deze belastingcodes gebruiken bij de inkoopkant zoals deze bij de verkoopkant gebruikt werden. Kijk hiervoor steeds naar de boekingsdatum en welk type document wordt gebruikt. Alsook welk verkoopscenario overeenkomt met een inkoopscenario. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 12 van 14

13 Allereerst navigeert u naar: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Belasting -> BTWcodes. Op regel 3 ziet u hier onder kolom Naam : Te vorderen BTW 6%. Deze regel kan mogelijk ook op een andere plaats staan. Als u nu dubbel klikt op het nummer 3 (of andere relevant nummer), opent zich een nieuw scherm. Hier kunt u de voorwaarden van deze regel invullen, zoals u hieronder ziet: Bij de kolom Geldig van moet u de start datum van deze voorwaarden invullen, dit is dus Bij het percentage vult u vervolgens het nieuwe verlaagd btw-tarief van 9% in. Als u dit gedaan heeft drukt u twee keer op Actualiseren om de wijzigingen op te slaan. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 13 van 14

14 Als u de V1 code heeft aangepast kunt u de tijdelijke code V8 (of andere relevante code aanmaken voor de inkoopkant. Navigeer hiervoor terug naar: Beheer -> Definitie -> Financiële boekhouding -> Belasting -> BTWcodes. In het venster maakt u een nieuwe code aan zoals hieronder wordt weergegeven. U vult de code V8 (of eventueel andere relevante code) in en de naam van de nieuwe code. Ook veranderd u de categorie naar Te vorderen BTW Als u dit gedaan heeft dubbelklikt u op het nummer van de lijn (in dit geval 17). Hier vult u de huidige datum (in dit voorbeeld ) in zodat nieuwe bestellingen waarvan men zeker weet dat de goederenontvangst na 1 Januari 2019 zal plaatsvinden kunnen worden verwerkt. Alsook het nieuwe percentage van 9% vult u in. Daarnaast vult u ook de 2 de lijn in startende met 1 Januari 2019 en het percentage op 6%. Hieronder wordt weergegeven hoe u tijdelijke btw-code voor de inkoopkant instelt in onderstaand venster. Vervolgens drukt u twee keer op Actualiseren. De tijdelijke btw code is nu aangemaakt voor de inkoopkant en kan worden gebruikt. Copyright Serac Applications B.V Versie 1.0 Pagina 14 van 14