Neem geen risico, laat uw klant vooruitbetalen in SAP Business One

Transcriptie

1 Neem geen risico, laat uw klant vooruitbetalen in SAP Business One Vergroot uw zekerheid Levert u klant specifieke oplossingen en wenst u een aanbetaling te ontvangen om zeker te zijn van commitment van uw klant? Levert u bijvoorbeeld licht- en geluidsapparatuur waarvoor u een substantiële investering doet en een bepaalde zekerheid wilt inbouwen om de drempel tot annuleren te verhogen? Verkoopt u via de webshop en wilt u kopers een aanbetaling laten doen of volledige betalingen als te wijzigen document laten landen in uw ERP systeem? SAP Business One biedt krachtige tools om het vooruitbetalingsproces te managen en dit te laten aansluiten op de verdere documentstroom in uw verkoopproces. Vooruitbetalingen vastleggen in SAP Business One Bij gebruik van vooruitbetalingen zal er meer dan één betaling plaatsvinden in het verkoop- of inkoopproces. Hoe worden deze extra schakels in het proces verwerkt in SAP Business One en welke documenten kunt u hiervoor gebruiken? Zowel aan de verkoop- als inkoopzijde kunt u de documenten Vooruitbetalingsverzoek en Vooruitbetalingsfactuur vinden. Zo kunt u voor een grote verkooporder aan een nieuwe klant bijvoorbeeld eerst een vooruitbetalingsverzoek verzenden, waarop u het aanbetalingspercentage en bijbehorend bedrag vermeld.

2 Praktische toepassing Stel, we creëren een klantorder voor een nieuwe klant met een totaalbedrag van ongeveer euro zoals weergegeven in onderstaand voorbeeld. U kunt vanuit een Vooruitbetalingsverzoek verkoop of Vooruitbetalingsfactuur verkoop uw klantorder openen om een aanbetalingspercentage te bepalen. In dit geval kiezen we voor een vooruitbetalingsverzoek. Het grootste verschil tussen beide documenten is dat in het geval van een Vooruitbetalingsverzoek verkoop een aparte journaalboekingsregel wordt gemaakt voor belasting met betrekking tot de aanbetaling. Deze journaalboeking wordt gemaakt bij ontvangst van de aanbetaling. Voor beide documenten geldt dat het vooruitbetaalde bedrag automatisch wordt verrekend met de eindfactuur.

3 Onderstaand voorbeeld laat zien hoe een klantorder kan worden aangeroepen vanuit het vooruitbetalingsdocument.

4 Nadat u de klantorder heeft geselecteerd, kunt u een vooruitbetalingspercentage opgeven. Eventuele opmerkingen die u heeft toegevoegd aan de klantorder zullen worden gekopieerd naar het vervolgdocument zoals wordt getoond in onderstaande afbeelding.

5 Nadat u de aanbetaling heeft ontvangen, stemt u deze inkomende betaling af met het vooruitbetalingsdocument en kunt u overgaan tot leveren van de klantorder. De documentflow zal verdergaan vanuit uw basisdocument. Dit betekent dat u vanuit de klantorder een levering aanmaakt en deze vervolgens doorzet naar een uitgaande factuur. Zodra u een uitgaande factuur creëert vanuit het leveringsdocument, zal het Vooruitbetalingsverzoek verkoop automatisch worden afgestemd.

6 Manage uw processen en document flow Het zojuist beschreven proces kunt u terugvinden in de relatiekaart in SAP Business One. Deze kunt u openen door met uw rechter muis in een document te klikken en vervolgens Relatiekaart te selecteren. Dit is een krachtige tool om een overzicht te tonen van gerelateerde transacties en documenten in uw systeem. Ook het vooruitbetalingsproces kunt u terugvinden in de relatiekaart, zodat u altijd een duidelijk overzicht heeft van de uitgevoerde transacties en onderlinge relaties. Kortom, SAP Business One biedt een solide functionaliteit om vooruitbetalingen vast te leggen en deze op te nemen in het gangbare verkoop- en inkoopproces. Vooruitbetalingen kunnen worden toegepast in een groot aantal situaties, in het bijzonder wanneer u te maken heeft met nieuwe zakenrelaties. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: