SAP Business One Tips & Tricks Document 2016

Transcriptie

1 SAP Business One Tips & Tricks Document 2016 Serac Applications B.V. Rijnzathe PV De Meern Auteurs: Marit Polman, Sander Appel, Jan Willem de Bruijn

2 Inleiding In dit document zijn de Tips & Tricks samengevoegd die het afgelopen jaar door Serac Applications B.V. geschreven zijn voor klanten, LinkedIn, en de Vereniging van Nederlandse SAP Gebruikers (VNSG). Het doel van deze tips & tricks is om het gebruik van SAP B1 voor de eindgebruiker te vergemakkelijken. De variatie aan onderwerpen is groot, van hulp bij het schrijven van een query tot het sneller in kunnen vullen van datumvelden in marketing documenten. De tips & tricks zijn echter wel zo geschreven dat er voor iedere eindgebruiker wel een handig weetje in te vinden is. Zie voor een overzicht alle Tips & Tricks de onderstaande links voor informatie Indien u vragen heeft over deze tips dan kunt u contact opnemen met: Jan Willem de Bruijn janwillem.de.bruijn@serac.nl Serac Applications B.V. Rijnzathe PV De Meern SAP Business One Tips & Tricks

3 Inhoudsopgave Inleiding Meten is weten ATP in SAP Business One Shortcuts in SAP Business One Uw persoonlijke menu Sneller handelen in SAP Business One Nieuw document creëren vanuit een zakenpartner Bescherm uw data in SAP Business One Productiemodule in SAP Business One - Vergroot de waarde van uw producten en uw business Excel at work met de SAP Business One Microsoft Excel integratie Ready for take-off met uw cockpit in SAP Business One Direct inzicht in uw grootboek met SAP Business One Altijd op de hoogte van belangrijke events met alerts in SAP Business One Productiviteit onderweg met de mobiele app van SAP Business One Effectief en klantgericht debiteurenbeheer met de aanmaanwizard in SAP Business One Adaptability met zakenpartner catalogusnummers in SAP Business One Succesvol project management in SAP Business One Drag & Relate Snel en intuïtief een overzicht van uw data How to.. Drag & Relate Neem geen risico, laat uw klant vooruitbetalen in SAP Business One Gestructureerd prijsmodel in SAP Business One Hoe bepaalt u uw prijzen? Voorspelbaar verkoopsucces met sales opportunity s in SAP Business One Snel en intuïtief browsen met de Enterprise search in SAP Business One HANA Overdaad schaadt Simple Screen Adaptation in SAP Business One Verbeter user experience door het uitschakelen van overbodige functies SAP Business One Vliegensvlug van start met uw interactieve Fiori-Style cockpit in SAP Business One HANA Vergroot inzicht in uw bedrijfsresultaat met rekening geleverde goederen in SAP Business One Eenvoudig en snel prijzen updaten? Maak gebruik van de wizard voor prijsactualisering in SAP Business One Stamgegevens opschonen? De data clean-up wizard helpt u hierbij! Snel navigeren door SAP Business One Gerelateerde documenten linken? Dat kan in SAP Business One 9.2 via Gerefereerd document 115 SAP Business One Tips & Tricks

4 27. Creëer uw eigen financiële templates in SAP Business One voor verbeterd inzicht in uw financiële prestaties Tijd voor de accountantscontrole? Genereer eenvoudig een XML-Auditfile in SAP Business One Succesvolle periodeafsluiting in SAP Business One? Zorg ervoor dat u alle stappen zorgvuldig doorloopt Inloggen op de server? Nu ook op uw ipad of via internet met Browser Access voor SAP Business One SAP Business One Tips & Tricks

5 1. Meten is weten ATP in SAP Business One In één oogopslag een overzicht van uw beschikbare voorraad? Met behulp van de Available to Promise (ATP) functie in Sap Business One kunt u snel zien hoeveel, en op welke termijn, u producten kunt leveren. Voorraad in de tijd geeft u direct inzicht in de te verwachten voorraadpositie in de toekomst, per artikel, per magazijn en per eenheid. Deze functionaliteit is standaard beschikbaar in SAP Business One en behoeft geen verdere instellingen. Het doel van de functie is: - Versnellen van inkoop-/productie planningsproces - Communicatiemiddel voor verwachte levertijden - Zo laag mogelijke voorraden - Snelle levertijden U kunt de ATP functie raadplegen vanuit alle marketing documenten in SAP Business One. De functie kan worden aangeroepen door in bijvoorbeeld een klantorder met uw rechtermuisknop te klikken op een veld in een artikelregel. In onderstaand voorbeeld wordt de kolom Hoeveelheid gebruikt. SAP Business One Tips & Tricks

6 Het Voorraadstatus (Available-to-Promise) overzicht zet de vraag en de huidige voorraad onder elkaar op basis van de verwachte leverdatum zoals hieronder weergegeven. Daarnaast worden ook alle productieorders, inkoopbestellingen en reservefacturen getoond om een volledig overzicht te garanderen. Om onverwachte wijzigingen in leveringen en/of bestellingen op te vangen zou u een veiligheidsmarge kunnen toepassen. De functie ATP is ook beschikbaar vanuit artikelstamgegevens. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: SAP Business One Tips & Tricks

7 2. Shortcuts in SAP Business One Uw persoonlijke menu De tip van deze week gaat over het definiëren van een persoonlijke menu in SAP Business One. Deze functie biedt u de mogelijkheid om direct vanuit het startscherm te navigeren naar onder andere documenten en rapporten die voor u van belang zijn. Zo kunt u bijvoorbeeld veel gebruikte queries opslaan in uw menu, zodat u deze altijd binnen een beperkt aantal muisklikken kunt raadplegen. Uw persoonlijke menu is beschikbaar vanuit het hoofdmenu zoals hieronder weergegeven. U kunt shortcuts toevoegen vanuit een geopende SAP Business One functie. Stel, u wilt een veelgebruikt rapport toevoegen aan uw menu. Opent u dan het betreffende rapport en doorloop de volgende stappen: Ga naar Extra in de menubalk en selecteer vervolgens Mijn menu en daarna Aan gebruikersmenu toevoegen. SAP Business One Tips & Tricks

8 Het scherm dat hierna opent toont een overzicht van uw menu. Hier kunt u, in dit geval het rapport, opslaan in een passende map of een nieuwe map creëren door op Nieuwe directory te klikken. Om uw menu en bijbehorende mappen te beheren en aan te passen selecteert u Organiseren in de vorige stap. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: SAP Business One Tips & Tricks

9 3. Sneller handelen in SAP Business One Nieuw document creëren vanuit een zakenpartner Wist u dat het mogelijk is om direct vanuit een zakenpartner in SAP Business One nieuwe documenten of activiteiten te creëren? Op deze manier kunt u vanuit rapporten of verzameldocumenten doorklikken naar Stamgegevens zakenpartner om hier vervolgens direct een nieuw document of activiteit aan te maken. Dit kunt u doen door vanuit de zakenpartner op U kunt ook te klikken. SAP Business One Tips & Tricks

10 Vanuit de lijst met keuzemogelijkheden kunt het gewenste type document selecteren. De gegevens van de zakenpartner zullen automatisch in de header van het document worden ingevuld. Deze standaard functionaliteit bevordert snel handelen in SAP Business One en voorkomt onnodige handmatige invoer van gegevens. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: SAP Business One Tips & Tricks

11 4. Bescherm uw data in SAP Business One Een uniform systeem, gestroomlijnde bedrijfsprocessen en real time data. Een greep uit de voordelen van SAP Business One. Een succesvol systeem gaat echter wel gepaard met accurate gegevens. Wie heeft er toegang tot deze data en wie is bevoegd om deze in te voeren of aan te passen? Wie beheert wat Waar transparantie van informatie de samenwerking van cross functionele teams bevordert, kan dit in bepaalde gevallen ook vragen oproepen over de integriteit van data. Is het bijvoorbeeld wenselijk dat vertegenwoordigers gegevens aanpassen van elkaars klanten? Wilt u in sommige gevallen deze rechten beperken tot alleen-lezen of bakent u liever het werkgebied van een vertegenwoordiger volledig af in SAP Business One? Dat kan! Data ownership in SAP Business One U kent vast de bevoegdheidsprofielen voor gebruikers of groepen waarmee u een volledige module of modulefuncties kunt afschermen. Daarnaast is het ook mogelijk om autorisaties op document niveau in te stellen voor werknemers. Deze functionaliteiten zijn beschikbaar vanaf SAP Business One versie Wat is nieuw in versie 9.2? Vanaf SAP Business One versie 9.2 is het naast bovengenoemde functies ook mogelijk om op zakenpartner niveau restricties in te stellen. Op deze manier kunt u bepalen wie zakenpartner gegevens en daaruit voortvloeiende documenten mag inzien en aanpassen. Activeren Volgt u de volgende stappen om data ownership in te schakelen: 1. Open de module Beheer 2. Navigeer vervolgens naar Systeeminstellingen en dan naar Algemene instellingen. 3. In de Zakenpartner (ZP) tab vinkt u Gegevensownership inschakelen aan. 4. U kunt vervolgens selecteren of u ownership wilt beheren op Alleen document, Alleen zakenpartner of beide. We richten ons nu op de nieuwe functionaliteit om te beheren op Alleen zakenpartner, zoals weergegeven in onderstaande afbeelding. Vervolgens kunt u er voor kiezen om zakenpartners zonder eigenaar toe te staan. Op deze manier hoeft u niet per se een werknemer toe te wijzen aan een zakenpartner, wat handig kan zijn als bijvoorbeeld meerdere vertegenwoordigers verantwoordelijk zijn voor een klant. SAP Business One Tips & Tricks

12 U kunt nu vanuit de Stamgegevens zakenpartner een Owner selecteren uit de lijst met opgeslagen werknemers zoals wordt getoond in onderstaande afbeelding. SAP Business One Tips & Tricks

13 Bevoegdheden toekennen Wie heeft welke bevoegdheden? Dit kunt u instellen in Bevoegdheden voor gegevensownership. Na het openen van deze functie zal een overzicht worden getoond met alle werknemers en bevoegdheden. Onderstaand voorbeeld laat zien dat collega s van Bonny Zen aan haar toegewezen zakenpartners alleen kunnen bekijken. Haar manager daarentegen heeft volledige bevoegdheid en kan gegevens dus ook wijzigen. U kunt alle restricties opheffen door volledige bevoegdheid op bedrijfsniveau toe te kennen. Stel, een werknemer is niet bevoegd zakenpartner gerelateerde documenten te bekijken die worden beheerd door zijn/haar manager. Deze documenten zullen dan ook niet worden getoond in bijvoorbeeld het open documenten rapport. SAP Business One Tips & Tricks

14 Functies of specifieke data kunnen worden uitgesloten van restricties vanuit Opties voor delen van gegevensownership zodat deze alsnog worden weergegeven in rapporten of verkoopdocumenten. Deze uitbreiding van data ownership in SAP Business One 9.2 zorgt voor extra beveiliging van systeem data. Daarnaast optimaliseert het data integriteit doordat werknemers alleen worden blootgesteld aan de informatie die voor hen relevant is. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Deze is beschikbaar via: SAP Business One Tips & Tricks

15 5. Productiemodule in SAP Business One - Vergroot de waarde van uw producten en uw business Produceert of assembleert u producten? Dan weet u beter dan ieder ander dat inzicht in uw beschikbare resources van essentieel belang is voor accurate planning en het monitoren van uw kosten. De productie module in SAP Business One kan u hierbij helpen. Productie kan in dit geval als breder begrip worden gezien. Het hoeft dus niet zo te zijn dat u een volledige productieketen beheert. Voegt u op enige wijze waarde toe aan materialen door bijvoorbeeld kwaliteitschecks uit te voeren, gebruiksaanwijzingen in verschillende talen toe te voegen of producten samen te voegen tot één eindproduct? Juist in deze gevallen kan de productiemodule uitkomst bieden. Stel, u bent specialist in zand en cement en verkoopt zowel bulk als eindproducten in verschillende verpakkingen. Het productieproces van bulk naar eindproduct is onderdeel van uw business. Hoe zou u deze module dan kunnen gebruiken? Uw resources beheren in SAP Business One Om te beginnen kunt u uw resources vastleggen in de resources module vanuit de Resourcestamgegevens. Hier kunt u alle relevante informatie met betrekking tot de resource opgeven. Zoals u ziet heeft u drie keuzes bij het specificeren van de Resourcesoort. U kunt naast machines ook arbeidsuren beheren of een ander type resource. SAP Business One Tips & Tricks

16 Ook is het mogelijk om een Resourcegroep op te geven. Het voordeel hiervan is de mogelijkheid om een grootboekrekening te koppelen aan de standaardkosten componenten. Deze componenten, in combinatie met de opgegeven Tijd per resource-eenheid en Resource-eenheden per periode vormen de basis voor de kostberekening voor productie. Capaciteit bepalen In het tabblad Capaciteitsgegevens kunt u de resource toewijzen aan (meerdere) bestaande magazijnlocatie(s). U kunt de resource eventueel ook toewijzen aan een separate locatie. SAP Business One Tips & Tricks

17 Vervolgens kunt u in het volgende tabblad de beschikbare capaciteit per dag bepalen. In dit geval is de capaciteit 8 x Tijd per resource-eenheid dus 8 uur. Een overzicht van de beschikbare capaciteit per dag kunt u vinden in Resourcecapaciteit vanuit de Resources module. Dit overzicht zal worden gevuld zodra u de dagelijkse interne capaciteit heeft ingesteld. Stuklijst voor productie Na het doorlopen van bovenstaande stappen is uw resource klaar voor productie. U kunt nu een stuklijst aanmaken met alle items en resources die benodigd zijn om een bepaalde hoeveelheid te produceren. Zie onderstaand voorbeeld hoe het document Stuklijstgegevens eruit zou kunnen zien voor het produceren van 100 stuks 25 KG zakken cement. Dit zal het startpunt zijn van uw productieorder. SAP Business One Tips & Tricks

18 Productieorder Zodra een stuklijst wordt toegevoegd aan een productieorder wordt de te produceren hoeveelheid automatisch op 1 gezet. Dit kan uiteraard worden aangepast. De benodigde resources voor de door u opgegeven hoeveelheid zullen automatisch worden berekend. Wist u dat het ook mogelijk is om een klantorder, klant of project te koppelen aan een productieorder? Na het vrijgeven van de Productieorder kunt u deze doorzetten naar Ontvangst uit productie. U kunt dit doen door Datum gereed melden te selecteren als u met uw rechtermuisknop op de Productieorder klikt. U kunt vanuit de Ontvangst uit productie ook bekijken welke journaalboekingen er zijn gedaan. Het document Afgifte voor productie zal automatisch worden gegenereerd als u Backflushing als afgiftemethode heeft geselecteerd. SAP Business One Tips & Tricks

19 Het openen van de relatiekaart vanuit uw productieorder toont een duidelijk overzicht hoe alle documenten met elkaar in verbinding staan. Uw productieorders verschijnen in het Available to Promise overzicht als u deze opent vanuit de Artikelstamgegevens zodat u altijd een volledig beeld heeft wat, hoeveel en wanneer u producten kunt leveren. Kortom, de productiemodule is geschikt voor meerdere business scenario's en biedt ondersteuning op verschillende niveaus. Gebruik van deze module bevordert gestroomlijnde bedrijfsprocessen en vergroot inzicht in uw productiecapaciteit, bezetting en kostenstructuur. De productiemodule is ook geschikt voor demontage orders, denk bijvoorbeeld aan het demonteren van een vrachtauto. De productiemodule zoals hier beschreven is beschikbaar vanaf SAP Business One 9.1. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

20 6. Excel at work met de SAP Business One Microsoft Excel integratie Gebruikt u Microsoft Excel spreadsheets om bijvoorbeeld betalingen, inkoop en verkoopdocumenten in te voeren in SAP Business One? Vanaf versie 9.1 is het mogelijk om data vanuit Microsoft Excel naar SAP Business One te kopiëren en andersom. Waar SAP Business One uw bedrijfsprocessen ondersteunt en zorgt voor real time informatie onafhankelijk van locatie of tijd, is Microsoft Excel een veelgebruikte tool voor administratie en rapportage doeleinden. Heeft u al uitgevonden hoe u de voordelen van beide programma s nu eenvoudig kunt combineren? Laten we ons richten op het volgende scenario U wilt mutaties doorvoeren in een bestaande verkoop order in SAP Business One. Dit is een document met een groot aantal artikelregels. Hoe kunt u deze functionaliteit toepassen om de gewenste regels snel te wijzigen? Onderstaand voorbeeld toont een verkoop order met veel artikel regels. Naast het groter maken van het venster kunt u er ook voor kiezen om Maximize/Restore Grid te selecteren vanuit het keuzemenu dat verschijnt wanneer u met uw rechtermuisknop in de verkoop order klikt. SAP Business One Tips & Tricks

21 Vervolgens zal onderstaand venster openen. Om de volledige tabel te kopiëren klikt u met uw rechtermuisknop in een willekeurig veld en selecteert Copy Table. Om terug te keren naar de standaard weergave van de verkoop order kiest u nogmaals Maximize/Restore Grid. SAP Business One Tips & Tricks

22 U plakt het gekopieerde document vervolgens in een lege Microsoft Excel spreadsheet. Hier kunt u naar wens aanpassingen doorvoeren. Het is niet noodzakelijk een valutasymbool te gebruiken. Alleen getallen zijn voldoende. In onderstaand voorbeeld zijn alle cellen die zijn gewijzigd groen gemarkeerd. U kunt in een lange lijst met artikelen uiteraard de zoekfunctie gebruiken. SAP Business One Tips & Tricks

23 Let op het volgende. Wanneer u een volledige artikelregel wilt elimineren wist u deze regel dan niet in Microsoft Excel, maar zorg dat u alle aantallen en bedragen wijzigt naar 0. Op deze manier zullen de correcties juist worden doorgevoerd wanneer u het overzicht terug plakt in de verkoop order in SAP Business One. Kopieer vervolgens de selectie in Microsoft Excel en plak deze terug in de verkoop order in SAP Business One. U zult zien dat zowel de artikelregels als de totaalbedragen in de footer van het document zullen wijzigen. Let op, als u automatische voorraadcontrole aan heeft staan en u krijgt de melding dat er niet voldoende voorraad is van een bepaald artikel dan is uw selectie vanuit Microsoft Excel succesvol gekopieerd tot deze regel. Kopieer daarom de rest van uw document nogmaals vanaf de volgende regel om er zeker van te zijn dat al uw aanpassingen worden doorgevoerd. SAP Business One Tips & Tricks

24 7. Ready for take-off met uw cockpit in SAP Business One SAP Business One is continu in beweging om haar pakket te optimaliseren en uit te breiden. U heeft misschien juist de behoefte om uw eigen werkterrein af te bakenen in SAP Business One, zodat u snel kunt navigeren naar functionaliteiten die van belang zijn voor uw dagelijkse werkzaamheden. De cockpit functie in SAP Business One biedt u de mogelijkheid om alle functies samen te brengen in uw startscherm om een snelle start van uw werkdag te garanderen. U hoeft op deze manier niet telkens de verschillende menu s van het systeem te doorlopen. Hoe activeert u de cockpit? 1. Open de module Beheer en selecteer Systeeminstellingen en vervolgens Algemene instellingen. 2. Ga naar het tabblad Cockpit en selecteer Cockpit zoals in onderstaand voorbeeld wordt weergegeven. 3. Sla uw instellingen op door op OK te klikken. Uw instelling wordt van kracht nadat u zich de volgende keer heeft aanmeld. 4. U kunt nu uw cockpit openen vanuit het hoofdmenu aan de linkerkant, door op Mijn cockpit te klikken. SAP Business One Tips & Tricks

25 Standaard cockpit SAP Business One stelt een aantal standaard cockpits als Thuis, Verkoop, Service, Financiën en Inkoop beschikbaar. Zo kunt u functies en documenten in feite beheren per module of thema. Daarnaast kunnen geautoriseerde gebruikers ook nieuwe cockpit templates creëren om deze vervolgens beschikbaar te stellen aan andere gebruikers. Elke cockpit bevat meerdere widgets. Zo is er bijvoorbeeld een widget voor open documenten, algemene functies en meldingen & alerts zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld. Laten we iets verder inzoomen op de cockpit Verkoop. SAP Business One Tips & Tricks

26 Open documenten widget De open documenten widget biedt u de mogelijkheid om open document rapporten te raadplegen vanuit uw beginscherm in SAP Business One. Zo kunt u in de cockpit Verkoop bijvoorbeeld direct verkoop gerelateerde documenten openen. Door middel van het icoontje kunt u instellen voor welk type documenten u een snelkoppeling wilt weergeven in uw widget. Op basis van uw selectie worden de documenten getoond met daarachter het aantal documenten dat op dat moment openstaat in SAP Business One. Door hier op te klikken zal het open document rapport openen. Vanuit dit overzicht kunt u direct het document of de zakenpartner openen door op het gele pijltje te klikken. SAP Business One Tips & Tricks

27 Algemene functie widget In de algemene functie widget kunt u een snelkoppeling toevoegen naar diverse SAP Business One functies zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. Wilt u functies toevoegen? Dat kan! U kunt vanuit het hoofdmenu simpelweg functies of documenten naar de widget slepen. In onderstaand voorbeeld wordt een snelkoppeling voor een retourdocument gecreëerd. Bovenstaande voorbeelden laten zien dat u op een gemakkelijke manier uw eigen beginscherm kunt indelen en u zich dus kunt focussen op documenten en data die voor u van belang zijn. Naast bovengenoemde functies kunt u ook een browser instellen en activiteiten & alerts tonen vanuit uw cockpit. Get on board en ontdek hoe u effectiever kunt werken met de cockpit in SAP Business One. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SAP Business One versie 9.0. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de Kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

28 8. Direct inzicht in uw grootboek met SAP Business One Hoe is een journaalboeking opgebouwd en welke transacties liggen hier aan ten grondslag? Dit is iets waar u als gebruiker, uw accountant of de belastingdienst wellicht benieuwd naar zijn. Tot op heden kunt u journaalboekingen in SAP Business One op documentniveau analyseren en ziet u dus geboekte totaalbedragen per document per grootboekrekening. Wenst u een gedetailleerdere weergave? Dan komt SAP Business One versie 9.2 voor u als geroepen! Meerdere journaalboekingsregels per grootboekrekening In de nieuwste versie van SAP Business One is het namelijk mogelijk om in te stellen dat journaalboekingen op grootboekniveau worden gesplitst op basis van de regels in uw marketingdocument. Bevat een uitgaande factuur bijvoorbeeld drie artikelregels? Dan zal de omzet, belasting, kostprijs en voorraad als aparte regel op de betreffende grootboekrekening worden geboekt. Op deze manier heeft u een directe link tussen journaalboekingen en regels in uw marketing documenten. Functie activeren U kunt de functie activeren in Documentinstellingen via Systeeminstellingen in de module Beheer. U kunt hier aangeven dat u journaalboekingen wilt splitsen op documentregels. SAP Business One Tips & Tricks

29 Praktische toepassing uitgaande documenten Laten we ons richten op het volgende voorbeeld om te bekijken hoe dit er in de praktijk uit zal zien: We creëren een uitgaande factuur met drie artikelregels zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. Het opslaan van deze uitgaande factuur zal de journaalboeking triggeren. Om deze journaalboeking te bekijken klikt u met uw rechtermuisknop in het marketing document en selecteert u vervolgens Journaalboeking. SAP Business One Tips & Tricks

30 Tot en met SAP Business One versie 9.1 ziet de journaalboeking voor documenten zoals bovenstaande uitgaande factuur er als volgt uit: Wat is er nieuw in SAP Business One versie 9.2? Zoals gezegd kan voor iedere regel in het marketingdocument een aparte journaalboekingsregel worden gecreëerd per grootboekrekening zoals u kunt zien in onderstaand overzicht. U kunt hierbij een referentie opgeven in het Opmerkingen en Ref. veld. SAP Business One Tips & Tricks

31 Deze referentie zorgt voor inzicht op grootboekniveau doordat per regel wordt getoond wat de afkomst is van een journaalboekingsregel. Stel, we openen grootboekrekening 7000, voor kostprijs verkopen binnenland, dan kunt u in één oogopslag zien wat de geboekte kostprijs per artikelregel is geweest. Praktische toepassing inkomende documenten Naast uitgaande documenten kan deze functionaliteit ook voor verbeterd financieel inzicht zorgen aan de inkoopzijde. Stel, u ontvangt een verzamelfactuur van een telefoon provider. De bedragen op de ontvangen factuur zullen op de betreffende kosten- en BTW grootboekrekening worden geboekt. Door de journaalboeking te splitsen op documentregels kunt u op grootboekniveau direct zien uit welke componenten de verzamelfactuur bestaat. Onderstaande factuur toont een voorbeeld een inkomende service factuur. SAP Business One Tips & Tricks

32 Door de functie te activeren zullen de geboekte bedragen per grootboekrekening worden gesplitst in meerdere journaalboekingsregels zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld. Op deze manier kunt u journaalboekingsregels gemakkelijk terugvinden in uw grootboekrekeningen. Laten we in dit voorbeeld inzoomen op de kostenrekening. U ziet hier precies welke kosten voor welke telefoonabonnementen zijn geboekt met daarbij een eventuele omschrijving. Ook kunt u via het gele pijltje direct doorklikken naar het basisdocument. Deze functionaliteit zorgt voor eenduidige verwijzingen vanuit journaalboekingen naar regels in marketing documenten. Wat brengt het u? Het vergroot transparantie van financiële transacties en biedt een solide basis voor gedetailleerde rapportages. Daarnaast levert het belangrijke input voor fiscale controles omdat belasting, precieze opbrengst en voorraad per regel en grootboekrekening worden geboekt. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SAP Business One versie 9.2. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

33 9. Altijd op de hoogte van belangrijke events met alerts in SAP Business One Wilt u als manager op de hoogte worden gesteld als er wordt afgeweken van gestelde budgetten of minimale winstmarges? Bent u inkoper en zou u graag geattendeerd willen worden wanneer de voorraad zakt onder een bepaald niveau? De alerts functie in SAP Business One is een handige tool om alarmfuncties in te stellen voor geselecteerde gebruikers. Uw alerts Naast het personaliseren van uw menu, cockpits en sneltoetsen in SAP Business One is het mogelijk om alarmfuncties in te stellen als bepaalde gebeurtenissen zich voordoen binnen het systeem. Deze alarmfuncties kunnen per gebruiker worden ingesteld en dus worden aangepast aan de wensen en eisen per functie en afdeling binnen uw bedrijf. Alerts in SAP Business One Er zijn twee typen alerts in SAP Business One. Standaard zijn er verschillende vooraf gedefinieerde alerts beschikbaar. Daarnaast kunt u als gebruiker uw eigen alerts instellen op basis van goedkeuringsmethoden als aan bepaalde condities wordt voldaan. Zo kunt u bijvoorbeeld instellen dat u een melding ontvangt wanneer de betalingstermijn van dertig dagen is verstreken voor facturen met een waarde boven de Functie activeren U kunt alerts activeren in Alarmfuncties via de module Beheer. Onderstaand venster zal openen. Door * te zoeken in het Naam zal een overzicht worden getoond met de door SAP Business One gedefinieerde alerts. Door een keuze te maken uit de lijst met standaard alerts zal de betreffende alert verschijnen in het Naam veld. U kunt deze alert activeren door het veld Actief aan te vinken. SAP Business One Tips & Tricks

34 In de kolom met gebruikers kunt u aangeven wie, en op welke wijze, er een melding dient te worden verzonden. U heeft de keuze uit een interne melding binnen SAP Business One of externe meldingen per , SMS of fax. Let op dat alerts alleen kunnen worden verzonden naar gebruikers die zijn gedefinieerd in het venster Gebruiker Definitie. Om externe meldingen succesvol te laten werken is het van belang om in dit venster adresgegevens in te vullen. Uw persoonlijke alerts definiëren U kunt diverse typen alerts instellen op basis van uw eigen specificaties. U kunt deze alerts configureren door middel van een query die u heeft gedefinieerd in het venster Querybeheer. Volgt u de volgende stappen om succesvol een zelf gedefinieerde alarmfunctie op te stellen: 1. Schakel naar de modus Toevoegen in het scherm Alarmfuncties. 2. Geef een Naam op voor de alarmfunctie. 3. Zorg dat u het vakje Actief inschakelt om de alert te activeren. SAP Business One Tips & Tricks

35 4. Selecteer de gebruikers voor wie deze melding dient te worden geactiveerd en bepaal per gebruiker op welke wijze u de alert wilt versturen. 5. Door de frequentie te definiëren geeft u het tijdsinterval op tussen de alerts. U kunt eventueel ook een prioriteit bepalen. 6. Om een verslag van de meldingen te raadplegen via Overzicht meldingen/alerts is het van belang Historie opslaan te selecteren. Als u deze niet aanzet, zal iedere nieuwe alert de vorige overschrijven. 7. Vervolgens kunt u een Query openen vanuit Query beheer. In dit geval selecteren we de query Alerts facturen > 5000 >30dgn vanuit de map Alarmfuncties. 8. De query is nu gekoppeld aan de alert zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld. De Alarmfunctie zal van kracht worden zodra u deze toevoegt. Praktische toepassing U heeft een alert ingesteld, en nu? Hoe kunt u deze functie in uw voordeel gebruiken? Alerts zullen worden getoond in uw startscherm. Zo niet, dan kunt u een overzicht raadplegen via Venster > Overzicht meldingen/alerts. SAP Business One Tips & Tricks

36 Vanuit het overzicht kunt u in één oogopslag zien welke meldingen u heeft ontvangen en op welke datum. Door deze alerts te openen kunt u de brondocumenten en eventuele zakenpartner informatie weergeven. U kunt van hieruit direct doorklikken naar de basisdocumenten, in dit geval klantorders met een waarde boven de 5000 die vandaag zijn toegevoegd. U kunt ook een terugkoppeling geven op basis van een alert. Zo kunt u bijvoorbeeld een bericht verzenden naar de verantwoordelijke vertegenwoordigers met het verzoek telefonisch contact op te nemen om één en ander te bespreken. Dit kunt u doen door op Doorsturen te klikken. Het venster Bericht zenden zal openen zoals weergegeven in onderstaand voorbeeld. SAP Business One Tips & Tricks

37 U kunt hier uw bericht schrijven, ontvangers selecteren en eventueel bijlagen toevoegen. Het tabblad Gegevens bevat een directe link naar het brondocument van waaruit de alert werd getriggerd. Op deze manier hebben u en de ontvanger(s) een compleet beeld van de situatie. Alerts kunnen op ieder gewenst moment worden aangepast of uitgezet. Let op dat het toevoegen van documenten niet wordt voorkomen door het instellen van een alert. Deze functie heeft als doel te informeren nadat een gebeurtenis heeft plaatsgevonden. SAP Business One mobiele app Werkt u vanaf uw desktop en uw mobiele apparaat? Dan zullen alerts ook worden getoond vanaf de mobiele applicatie. Op deze manier bent u altijd op de hoogte van voor u belangrijke gebeurtenissen in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

38 10. Productiviteit onderweg met de mobiele app van SAP Business One Altijd up-to-date en op ieder moment uw klant data binnen handbereik? Met de mobiele SAP Business One app kunt u direct verbinding maken met SAP Business One vanaf uw ios of Android apparaat. SAP Business One mobiele app Bent u veel onderweg of brengt u een groot gedeelte van uw werkweek door bij klanten? Dan biedt deze mobiele app u mogelijk uitkomst. U kunt namelijk onafhankelijk van locatie of tijd een beroep doen op real-time data vanuit SAP Business One. U kunt niet alleen klant- en artikelinformatie opvragen, het is ook mogelijk om nieuwe verkoopdocumenten te creëren, CRM activiteiten uit te voeren of rapporten en dashboards te raadplegen. En dat is niet alles. Gebruikers Wereldwijd maken organisaties steeds meer gebruik van draadloze technologieën. Het biedt flexibiliteit en het boost de productiviteit. De SAP Business One App biedt in het bijzonder voordelen voor vertegenwoordigers en andere medewerkers van uw verkoopafdeling. Daarnaast kunt u als manager of directeur gemakkelijk en snel kerninformatie opvragen en processen volgen door middel van rapporten en dashboards. Configureren U kunt de app kosteloos downloaden via de Apple App Store of Google Play Store op uw telefoon of tablet. U kunt de functionaliteit rustig verkennen door deze in de demo-modus te draaien. Om te werken met de informatie uit uw bedrijfsdatabase zal uw gebruikersaccount eenmalig geconfigureerd moeten worden. Uw SAP Business One partner kan u hierbij helpen. Om gebruik te maken van de mobiele app heeft u een professionele of limited gebruikerslicentie nodig. Uw bevoegdheden zijn gebaseerd op uw SAP Business One profiel. SAP Business One Tips & Tricks

39 Functionaliteit Onderstaande afbeelding toont het menu van de App. Zoals u ziet heeft u beschikking over alle basis functies. Zo kunt u bijvoorbeeld zakenpartners updaten, een activiteit of opportunity creëren, verkoopdocumenten opstellen en voorraden checken. Daarnaast ontvangt u al uw alerts en goedkeuringsverzoeken zowel via desktop als via de mobiele App. Alle informatie wordt real-time opgehaald, het is daarom van belang dat uw mobiele apparaat is verbonden met het internet. Onderstaand voorbeeld toont de weergave van een zakenpartner. U kunt hier informatie wijzigen door op Wijzig te klikken. U kunt via het tabblad Transacties doorklikken naar gerelateerde documenten, CRM functies zoals activiteiten of navigeren naar speciale prijzen die zijn toegewezen aan deze zakenpartner. SAP Business One Tips & Tricks

40 Rapporten & Dashboards In één oogopslag een visuele representatie van data? De SAP Business One App bevat een aantal standaard rapporten en dashboards om u snel inzicht te geven in gegevens die voor u relevant zijn. SAP Business One Tips & Tricks

41 De standaard rapporten zijn opgesteld door middel van Crystal Reports. U kunt zelf ook rapporten creëren en deze vervolgens activeren voor de mobiele applicatie. De dashboards zijn afkomstig uit de standaard dashboards die beschikbaar zijn in SAP Business One. Hoe zien deze rapporten en dashboards eruit? Dat kunt u zien in onderstaande voorbeelden. Probeer zelf de functionaliteit eens door deze gratis te downloaden en ontdek of het iets is voor u. De mobiele applicatie is beschikbaar vanaf SAP Business One versie 8.8, patch level 12. Alle nieuwere functionaliteiten worden ondersteund vanaf SAP Business One versie 9.1, patch level 5. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

42 11. Effectief en klantgericht debiteurenbeheer met de aanmaanwizard in SAP Business One Stijgende omzetten helpen uw business te groeien. Maar het is niet altijd vanzelfsprekend dat openstaande facturen ook daadwerkelijk (op tijd) worden voldaan als u op rekening verkoopt, met alle gevolgen van dien. Op welke wijze beheert u uw debiteuren en herinnert u hen aan openstaande posten waarvan de betalingstermijn is verstreken? De aanmaanwizard in SAP Business One is een handige tool om batchgewijs herinneringen te versturen naar uw debiteuren. Daarnaast kunt u op ieder moment rapporten raadplegen om uw aanmaningshistorie op te vragen. Benieuwd hoe u effectief kunt aanmanen vanuit SAP Business One? Leest u dan verder.. Aanmaanwizard in SAP Business One U kunt de aanmaanwizard toepassen om op een effectieve manier betalingsherinneringen te versturen zoals in onderstaande afbeelding wordt beschreven. Door simpelweg de stappen in de wizard te volgen, bepaalt u benodigde parameters en kunt u een aanmaanrun opslaan zodat u deze de volgende keer weer opnieuw kunt aanroepen. SAP Business One Tips & Tricks

43 Algemene instellingen Om de wizard te kunnen gebruiken dient u vooraf enkele zaken in te stellen. Zo is het van belang om rekeningen te definiëren voor aanmaanrente en kosten die hiermee gepaard gaan als u deze wenst door te belasten aan de klant. Dit kunt u doen via Grootboekrekeningbepaling in het tabblad Verkoop zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. Vervolgens is het van belang om een standaard aanmaanvoorwaarde voor klanten in te stellen. Dit kunt u doen via de module Beheer > Systeeminstellingen > Algemene instellingen in het tabblad ZP. SAP Business One Tips & Tricks

44 Deze voorwaarden zullen standaard van toepassing zijn voor nieuwe zakenpartners. U kunt dit handmatig per zakenpartner aanpassen. Om een nieuwe aanmaanconditie te definiëren kiest u Nieuwe definiëren. Het venster Aanmaancondities Definitie zal openen. U kunt hier een nieuwe aanmaanconditie toevoegen. U kunt hier verschillende waarden en parameters opgeven die benodigd zijn voor het uitvoeren van het aanmaningsproces. Naast het definiëren van een Code, Naam en Aanmaningsmethode kunt u hier aangeven of u een vast tarief per aanmaning of een rentepercentage wilt doorberekenen. Daarnaast heeft u een aantal opties met betrekking tot de wisselkoers, basisdatum- en bedrag voor de renteberekening. U heeft drie opties bij het selecteren van een aanmaningsmethode: 1. Eén brief per factuur Als u deze optie kiest zal er een aanmaning worden gecreëerd voor elke vervallen factuur. 2. Eén brief per aanmaanfase Met deze optie voegt u alle vervallen open posten met hetzelfde aanmaanniveau samen in één aanmaning. Deze optie is standaard geselecteerd. 3. Eén brief per ZP Als u alle schulden van de klant wilt samenvoegen in één brief dan selecteert u deze optie. Met deze optie creëert u dus één overzicht met alle vervallen facturen met daarbij horende aanmaanniveaus. Als u de optie Brief lay-out op hoogste niveau toepassen activeert dan wordt de lay-out voor de hoogste aanmaanfase van alle documenten in de brief gebruikt. SAP Business One Tips & Tricks

45 De aanmaanconditie voor een zakenpartner kunt u terugvinden in het tabblad Betalingscondities in de Stamgegevens zakenpartner. Deze kunt u hier eventueel wijzigen. Aanmaning blokkeren voor zakenpartner of factuur U kunt afzonderlijke facturen of alle facturen van een specifieke zakenpartner uitsluiten van aanmaningen. Op zakenpartner niveau kunnen aanmaningen worden geblokkeerd in het tabblad Boekhouding van de Stamgegevens zakenpartner. SAP Business One Tips & Tricks

46 Op factuurniveau kan de factuur worden uitgesloten van het aanmaningsproces door Aanmaningen blokkeren te selecteren in het tabblad Logistiek van een factuur. Het is mogelijk om de optie later uit te schakelen om dit document in een toekomstige aanmaanrun op te nemen. Proces aanmaanwizard Om de wizard te doorlopen voltooit u de volgende 8 stappen. 1. Stap 1 In de eerste stap kunt u een opgeslagen aanmaanrun selecteren of een nieuwe run starten. 2. Stap 2 U voert hier een aantal algemene parameters waaronder naam, datum aanmaanrun, aanmaanfase en aanmaanconditie. 3. Stap 3 In deze stap selecteert u voor welke zakenpartners of klantgroep u de aanmaanrun wilt uitvoeren. SAP Business One Tips & Tricks

47 4. Stap 4 Vervolgens geeft u de documentparameters op. U kunt hier het bereik opgeven door een datum in te voeren en documentsoorten selecteren. 5. Stap 5 Een aanbevelingsrapport zal worden opgesteld op basis van de ingevulde parameters. U kunt in stap 5 een nieuwe datum ingeven waarop de betalingen worden verwacht. In de eerste kolom kunt u alle facturen selecteren waarvoor u een herinnering wilt verzenden. SAP Business One Tips & Tricks

48 6. Stap 6 Als u in de vorige stap heeft geselecteerd dat u automatisch rente of kosten wilt boeken, kunt u in stap 6 de aanbevolen servicefacturen weergeven en besluiten of u deze wilt toevoegen. 7. Stap 7 Selecteer uw vervolgactie op basis van het aanbevelingsrapport. 8. Stap 8 In de laatste stap wordt de aanmaanrun uitgevoerd en zal een samenvattingsverslag worden opgesteld. De vervallen facturen en zakenpartner stamgegevens zullen worden geactualiseerd met de laatste aanmaandatum en aanmaanfase. Wilt u vervolgens terugzien naar wie, voor welke documenten, wanneer en met welk aanmaanniveau u een herinnering heeft verzonden? U kunt het Samenvattingsrapport aanmaanhistorie raadplegen voor een gestructureerd overzicht met deze informatie. Om dit rapport te tonen selecteert u Aanmaanhistorierapport via Zakenpartnerrapporten in de module Zakenpartners. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

49 12. Adaptability met zakenpartner catalogusnummers in SAP Business One Uw leverancier verkoopt artikel S2040X aan u, u beheert dit artikel als A11000 en uw klant neemt dit product af als I Iedereen heeft eigen werkwijzen en artikelnummers. In SAP Business One kunt u zakenpartners catalogusnummers gebruiken om deze verschillende kenmerken te koppelen om het gemakkelijker te maken voor u en uw zakenpartners. Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Zakenpartner catalogusnummers SAP Business One biedt u de mogelijkheid om uw artikelnummers te configureren met de artikelnummers die door uw leverancier en klanten worden gehanteerd. Op deze manier heeft u een compleet catalogusoverzicht. Zo kunt u op een inkooporder uw catalogusnummer tonen en daarnaast dat van uw leverancier. Voor een verkooporder geldt dat u daar zowel uw catalogusnummer als dat van uw klant kunt weergeven. U kunt zakenpartner catalogusnummers als volgt inrichten: Navigeer naar Zakenpartnercatalogusnummers in de module Magazijnbeheer. Vervolgens zal het scherm Zakenpartnercatalogusnummers openen. SAP Business One Tips & Tricks

50 U kunt catalogusnummers beheren per zakenpartner of per artikel. Om uw catalogusnummers te beheren per zakenpartner kiest u het tabblad ZP. Nadat u de zakenpartnercode heeft geselecteerd kunt u uw artikelnummers toevoegen. De artikelomschrijving zal automatisch worden gevuld. Vervolgens kunt u het ZP-catalogusnr. ingeven. Zodra u deze lijst toevoegt zullen de zakenpartnercatalogusnummers beschikbaar zijn in de verschillende verkoopdocumenten in SAP Business One. Als u standaard het catalogusnummer van uw zakenpartner wilt gebruiken in deze documenten vinkt u ZP-catalogusnummer in documenten afdrukken aan in het Zakenpartnercatalogusnummers venster zoals weergegeven in bovenstaand voorbeeld. Stel, we creëren een verkoop order voor klant C40000, waarvoor we zojuist een zakenpartner cataloguslijst hebben opgesteld. SAP Business One Tips & Tricks

51 Zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld kunt u de kolommen ZP catalogusnr. en Artikelnummer beide weergeven. Het is mogelijk om op ZP catalogusnr. te zoeken zoals wordt getoond in onderstaand voorbeeld. Uiteraard kunt u ook zoeken op Artikelnummer. Als u de artikelen met zakenpartner catalogusnummers toevoegt aan de klantorder, zal bijbehorend artikelnummer automatisch worden gevuld in de kolom Artikelnummer. SAP Business One Tips & Tricks

52 U kunt uiteraard zelf bepalen welke waarden u wilt tonen op uw lay-outs. Als u beide waarden toont biedt dit mogelijk kansen ten aanzien van transparantie, gebruikersgemak en het minimaliseren van gebruikersfouten. Een voorwaarde is dan wel dat duidelijk wordt vermeld om welke catalogusnummers het gaat zodat hier geen verwarring over ontstaat. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

53 13. Succesvol project management in SAP Business One 9.2 Lang- of kortlopende projecten; een gestructureerde planning biedt houvast om gewenste resultaten te behalen en deze naderhand te analyseren. Heeft u bijvoorbeeld te maken met een extern klant project waarbij bouwmaterialen geleverd moeten worden gedurende een periode volgens een bepaalde fasering en planning? Organiseert u een bedrijfsevenement en stelt u vooraf een stappenplan samen waarin u taken toewijst aan verschillende medewerkers? De vernieuwde project module in SAP Business One 9.2 biedt u de mogelijkheid om deze projecten effectief te managen. Project management in SAP Business One 9.2 Met de vernieuwde project module in SAP Business One 9.2 kunt u projecten beheren vanuit één overzicht. U kunt deelprojecten toevoegen, gerelateerde SAP Business One documenten koppelen en bijlagen toevoegen. Op deze manier kunt u alle relevante project informatie raadplegen vanaf één locatie. Daarnaast kunt u financiële data koppelen en hiermee gemakkelijker budgetten beheren en analyseren. Project management activeren Om gebruik te maken van project management in SAP Business One 9.2 volgt u de volgende stappen: Open het venster Bedrijfsdetails via Beheer > Systeeminstellingen. U activeert vervolgens het veld Projectmanagement inschakelen zoals wordt weergegeven in het overzicht op de volgende pagina. SAP Business One Tips & Tricks

54 De module Projectmanagement zal vanaf dit moment zichtbaar zijn in uw hoofdmenu in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

55 Om een nieuw project te creëren kiest u Project. U kunt diverse rapporten raadplegen via Projectrapporten. U kunt met deze rapporten onder anderen projecten opvragen per projectfase, zakenpartner of projecten binnen een bepaalde periode. Daarnaast kunt u gemakkelijk filteren op Openstaande problemen of projecten die zijn toegewezen aan een specifieke Resource om snel een overzicht op te vragen van de gegevens die u nodig heeft. Projecten managen vanuit SAP Business One Hoe gaat u te werk met projecten in SAP Business One? Zodra u een nieuw project opent zal onderstaand venster verschijnen. Zoals u ziet bevat dit overzicht verschillende tabbladen waar u diverse zaken kunt instellen. U kunt hier aangeven of u een extern of intern project wilt creëren. In de header van het projectvenster geeft u alle basis informatie als Code zakenpartner, Owner, Projectnaam, Begin- en vervaldatum en Status op. Als uw project uit meerdere deelprojecten bestaat kunt u de optie Project met deelprojecten aanvinken. SAP Business One Tips & Tricks

56 Vervolgens kunt u in de verschillende tabbladen de details van uw project beschrijven. De verschillende fasen van het project kunnen worden vastgelegd in het tabblad Niveaus. Hier kunt u een tijdsverdeling per fase aangeven, een omschrijving toevoegen en (verwachte) financiële implicaties definiëren. Praktische toepassing Hoe kunt u de project module toepassen in SAP Business One 9.2? Laten we kijken naar het voorbeeld waarbij uw bedrijf een beurs organiseert. Dit project zal uit diverse fasen bestaan. Denk hierbij aan een voorbereidende fase waarin u logistieke zaken regelt, leveranciers benadert en beursstands ontwerpt en inricht. Hierna volgt een uitvoerende fase waarbij de beurs daadwerkelijk plaatsvindt. Vervolgens zullen alle zaken afgerond en opgeruimd moeten worden waarna eventueel nog een evaluatiefase zou kunnen plaatsvinden. Al deze fasen kunt u vastleggen in één project in SAP Business One 9.2. Vanzelfsprekend zullen deze stappen kosten met zich meebrengen zoals transportkosten, kosten voor geleverde diensten, vliegtickets, hotelovernachtingen etc. Door per fase een budget op te stellen en gemaakte kosten te boeken op dit project ontstaat een helder kostenoverzicht. Daarnaast kunnen orders die gemaakt worden op de beurs gekoppeld worden aan dit project, zodat ook de opbrengsten inzichtelijk worden. Documenten koppelen U kunt acties en/of aandachtspunten per fase bijhouden. Zo kunt u bijvoorbeeld bijlagen toevoegen of SAP Business One documenten koppelen. Dit kunt u doen door de fase te selecteren waaraan u een document wilt toevoegen om vervolgens een document te selecteren. Stel, u wilt een SAP Business One activiteit koppelen aan uw project. Selecteert u dan de fase waaraan u een activiteit wilt toevoegen. Klik vervolgens op het zwarte pijltje met daarachter Activiteiten. Vanuit de eerste lege regel kunt u een opgeslagen activiteit selecteren of een nieuwe activiteit creëren zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. SAP Business One Tips & Tricks

57 Hetzelfde kunt u doen met andere SAP Business One documenten waaronder een uitgaande factuur zoals wordt getoond in onderstaande afbeelding. SAP Business One Tips & Tricks

58 Op deze manier kunt u project management informatie combineren met financiële data en daarmee alle project gerelateerde transacties raadplegen vanuit één overzicht. Deze functionaliteit maakt het mogelijk om verschillende typen projecten te managen, voortgang te monitoren en optimaal samen te werken aan een project met alle betrokken partijen. Met alle informatie op één centrale locatie ben u een stap dichterbij het succesvol realiseren van uw projecten. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

59 14. Drag & Relate Snel en intuïtief een overzicht van uw data Op flexibele wijze overzichten van data genereren? Bent u bijvoorbeeld verkoper en wilt u snel vanuit SAP Business One kunnen vaststellen welke producten het meest zijn verkocht? Deze informatie kunt u natuurlijk raadplegen door middel van standaard SAP Business One rapporten of met behulp van een query, maar wist u dat er meer handige tools beschikbaar zijn om nóg sneller relevante data op te halen? Met de Drag & Relate functie creëert u vliegensvlug overzichten van data in SAP Business One. How to.. Drag & Relate De Drag & Relate functionaliteit biedt de mogelijkheid om snel SAP Business One master data, zoals zakenpartners, artikelgroepen of grootboekrekeningen te koppelen aan bedrijfsprocessen zoals verkoopfacturen, leveringen en inkooporders. U kunt op deze manier gemakkelijk overzichten creëren van data die relevant is voor u. U kunt de functie vinden in het hoofdmenu vanuit het tabblad Drag & Relate zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. U kunt met Drag & Relate standaard overzichten openen en van daaruit nieuwe overzichten genereren op basis van uw criteria. Dit alles met behulp van één muisklik. Praktische toepassing Stel, u bent accountmanager en wilt voordat u een klant bezoekt een overzicht genereren van verkopen aan deze klant. U wilt zien hoeveel u gedurende het afgelopen jaar heeft gefactureerd en welke producten er zijn verkocht om te kijken of er mogelijk kansen liggen voor nieuwe orders. U kunt vanuit het Stamgegevens zakenpartner venster de klantcode naar het Drag & Relate menu slepen. SAP Business One Tips & Tricks

60 In dit geval slepen we de klantcode naar de menu optie Uitgaande factuur om een overzicht te tonen van alle uitgaande facturen naar deze klant. Zoals u ziet zal een nieuw venster openen met alle uitgaande facturen voor deze zakenpartner die zijn opgeslagen in SAP Business One. U kunt vanuit dit overzicht de kolommen sorteren, bijvoorbeeld op datum, door op de kolomtitel te klikken. Ook kunt u verschillende filters toepassen. SAP Business One Tips & Tricks

61 Het is daarnaast mogelijk om direct vanuit het Drag & Relate menu diverse overzichten te openen door hier twee maal op te klikken. Zo kunt u bijvoorbeeld een overzicht tonen van alle uitgaande facturen in het systeem. Ook hier kunt u filters toepassen door op het Filter icoontje te klikken. De filter opties verschillen per overzicht. SAP Business One Tips & Tricks

62 Vanuit dit overzicht kunt u vervolgens nieuwe rapporten openen. Zo kunt u bijvoorbeeld de zakenpartner code naar Details uitgaande factuur in het Drag & Relate menu slepen. Zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld zal een overzicht met verkochte artikelen, hoeveelheid en regeltotaal worden weergegeven voor deze klant. Indien gewenst, kunt u nog verder inzoomen op artikelniveau. Drag & Relate kan in veel situaties worden toegepast en zorgt ervoor dat u op ieder gewenst moment een gestructureerd overzicht met relevante data tot uw beschikking heeft. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

63 15. Neem geen risico, laat uw klant vooruitbetalen in SAP Business One Levert u klant specifieke oplossingen en wenst u een aanbetaling te ontvangen om zeker te zijn van commitment van uw klant? Levert u bijvoorbeeld licht- en geluidsapparatuur waarvoor u een substantiële investering doet en een bepaalde zekerheid wilt inbouwen om de drempel tot annuleren te verhogen? Verkoopt u via de webshop en wilt u kopers een aanbetaling laten doen of volledige betalingen als te wijzigen document laten landen in uw ERP systeem? SAP Business One biedt krachtige tools om het vooruitbetalingsproces te managen en dit te laten aansluiten op de verdere documentstroom in uw verkoopproces. Vooruitbetalingen vastleggen in SAP Business One Bij gebruik van vooruitbetalingen zal er meer dan één betaling plaatsvinden in het verkoop- of inkoopproces. Hoe worden deze extra schakels in het proces verwerkt in SAP Business One en welke documenten kunt u hiervoor gebruiken? Zowel aan de verkoop- als inkoopzijde kunt u de documenten Vooruitbetalingsverzoek en Vooruitbetalingsfactuur vinden. Zo kunt u voor een grote verkooporder aan een nieuwe klant bijvoorbeeld eerst een vooruitbetalingsverzoek verzenden, waarop u het aanbetalingspercentage en bijbehorend bedrag vermeldt. SAP Business One Tips & Tricks

64 Praktische toepassing Stel, we creëren een klantorder voor een nieuwe klant met een totaalbedrag van ongeveer euro zoals weergegeven in onderstaand voorbeeld. U kunt vanuit een Vooruitbetalingsverzoek verkoop of Vooruitbetalingsfactuur verkoop uw klantorder openen om een aanbetalingspercentage te bepalen. In dit geval kiezen we voor een vooruitbetalingsverzoek. Het grootste verschil tussen beide documenten is dat in het geval van een Vooruitbetalingsverzoek verkoop een aparte journaalboekingsregel wordt gemaakt voor belasting met betrekking tot de aanbetaling. Deze journaalboeking wordt gemaakt bij ontvangst van de aanbetaling. Voor beide documenten geldt dat het vooruitbetaalde bedrag automatisch wordt verrekend met de eindfactuur. SAP Business One Tips & Tricks

65 Onderstaand voorbeeld laat zien hoe een klantorder kan worden aangeroepen vanuit het vooruitbetalingsdocument. SAP Business One Tips & Tricks

66 Nadat u de klantorder heeft geselecteerd, kunt u een vooruitbetalingspercentage opgeven. Eventuele opmerkingen die u heeft toegevoegd aan de klantorder zullen worden gekopieerd naar het vervolgdocument zoals wordt getoond in onderstaande afbeelding. SAP Business One Tips & Tricks

67 Nadat u de aanbetaling heeft ontvangen, stemt u deze inkomende betaling af met het vooruitbetalingsdocument en kunt u overgaan tot leveren van de klantorder. De documentflow zal verdergaan vanuit uw basisdocument. Dit betekent dat u vanuit de klantorder een levering aanmaakt en deze vervolgens doorzet naar een uitgaande factuur. Zodra u een uitgaande factuur creëert vanuit het leveringsdocument, zal het Vooruitbetalingsverzoek verkoop automatisch worden afgestemd. SAP Business One Tips & Tricks

68 Manage uw processen en document flow Het zojuist beschreven proces kunt u terugvinden in de relatiekaart in SAP Business One. Deze kunt u openen door met uw rechter muis in een document te klikken en vervolgens Relatiekaart te selecteren. Dit is een krachtige tool om een overzicht te tonen van gerelateerde transacties en documenten in uw systeem. Ook het vooruitbetalingsproces kunt u terugvinden in de relatiekaart, zodat u altijd een duidelijk overzicht heeft van de uitgevoerde transacties en onderlinge relaties. Kortom, SAP Business One biedt een solide functionaliteit om vooruitbetalingen vast te leggen en deze op te nemen in het gangbare verkoop- en inkoopproces. Vooruitbetalingen kunnen worden toegepast in een groot aantal situaties, in het bijzonder wanneer u te maken heeft met nieuwe zakenrelaties. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

69 16. Gestructureerd prijsmodel in SAP Business One Hoe bepaalt u uw prijzen? Een uniform prijsmodel bevordert het efficiënt beheren van prijzen en zorgt daarnaast voor een zekere vorm van transparantie. Hoe ziet uw prijzenstructuur eruit en hoe past u kortingen toe? SAP Business One biedt een scala aan mogelijkheden om prijzen en kortingen vast te leggen. Zo is het mogelijk om gebruik te maken van standaard prijslijsten, klant specifieke prijzen en periode- en hoeveelheidskortingen en meer. Deze mogelijkheden bieden flexibiliteit, maar welke prijs verschijnt uiteindelijk in uw klantorder wanneer u uiteenlopende prijzen en kortingstypen heeft toegepast? Het is van belang te weten welke prijs in dit geval leidend zal zijn. Inzicht in de prijzenhiërarchie in SAP Business One helpt u bij het opzetten en beheren van een efficiënte prijzenstructuur. Praktische toepassing Stel, u bent leverancier van kantoorartikelen. U heeft speciale prijzen vastgelegd voor diverse zakenpartners. Daarnaast heeft u door middel van kortingsgroepen een vast kortingspercentage bepaald voor een artikelgroep, bijvoorbeeld kantoordecoratie. Dit kortingspercentage is alleen van toepassing op bepaalde klantgroepen, bijvoorbeeld klantgroep A en B. Daarnaast heeft u nog een tijdelijke actie waarbij al uw zakenrelaties in de periode mei-juli 10% korting krijgen op producten van een specifieke producent. Welke logica volgt SAP Business One om de juiste prijs te bepalen die van toepassing is op een bepaald product en zakenpartner? Prijzenhiërarchie SAP Business One doorloopt alle beschikbare prijs- en kortingsniveaus. Het hoogste niveau bestaat uit raamovereenkomsten. Is er een raamovereenkomst opgesteld voor een klant? Dan zullen de prijzen die hierin zijn opgenomen altijd van toepassing zijn. Als er geen raamovereenkomst beschikbaar is, wat in veel gangbare situaties het geval is, dan doorloopt SAP Business One de niveaus zoals weergegeven in onderstaand overzicht. Speciale prijzen SAP Business One Tips & Tricks

70 Als u speciale prijzen voor zakenpartners heeft bepaald dan gelden deze prijzen boven alle overige vindbare prijzen voor artikelen in uw systeem. In SAP Business One kunt u speciale prijzen voor zakenpartners inrichten in de module Magazijnbeheer onder de menuoptie Prijslijsten selecteert u daarna Speciale prijzen. U kunt vervolgens op verschillende manieren speciale prijzen bepalen. U kunt een vast kortingspercentage verstrekken over een bestaande prijslijst in SAP Business One. Tevens kunt u per artikel het kortingspercentage bepalen. Daarnaast kunnen tijdskortingen en hoeveelheidskortingen worden toegepast, waarbij verschillende hoeveelheidseenheid groepen worden ondersteund. Kortingsgroepen Geen raamovereenkomst of speciale prijzen? Dan zal worden gekeken of er kortingsgroepen van toepassing zijn. Als dit het geval is zullen deze prijzen alle onderliggende niveaus overschrijven. De mogelijkheden om kortingsgroepen in te richten is een krachtige functionaliteit in SAP Business One en kan op veel manieren worden toegepast. Zo is het mogelijk om kortingen vast te leggen voor een bepaalde klant- of leveranciersgroep om vervolgens op artikelniveau kortingen te bepalen. Onderstaand overzicht toont hoe een selectie kan worden gemaakt uit verschillende (groepen) zakenpartners. Vervolgens kan voor de geselecteerde zakenpartners korting worden verstrekt per artikelgroep, verkochte hoeveelheid, artikeleigenschappen, producent of afzonderlijk artikel zoals wordt getoond in onderstaand overzicht. Op deze manier kunt u er bijvoorbeeld voor zorgen dat enkele klantgroepen, waaronder bijvoorbeeld Grote Accounts 10% korting ontvangen op artikelgroepen Accessoires en Meubilair. SAP Business One Tips & Tricks

71 Periode- en hoeveelheidskortingen Als er geen prijzen beschikbaar zijn in bovengenoemde niveaus dan wordt gekeken of er periode- en hoeveelheidskortingen zijn ingericht. Periode- en hoeveelheidskortingen kunnen worden gebruikt om korting te bepalen per artikel, hoeveelheid en hoeveelheidseenheid. De speciale prijzen worden in dit geval vastgelegd op prijslijst niveau in plaats van op zakenpartner niveau. Heeft u bijvoorbeeld periodieke acties waarin u aan iedere willekeurige klant korting wilt verstrekken op specifieke artikelen? Deze functionaliteit biedt u de tools om deze kortingen gemakkelijk door te voeren. In onderstaand voorbeeld geldt een korting van 15% in de maand juni voor een kantoormeubel. SAP Business One Tips & Tricks

72 Prijslijsten Als het doorlopen van bovenstaande niveaus niet resulteert in een prijs, dan valt SAP Business One terug op het laagste prijsniveau. Dit is de prijslijst die gekoppeld is aan de zakenpartner. In SAP Business One kunnen tot tien verschillende prijslijsten worden opgesteld. Dit biedt flexibiliteit om verschillende prijzen te koppelen aan artikelen en deze prijs(lijst) toe te wijzen aan zakenpartners. Bij het aanmaken van inkoop- en verkoop documenten wordt de prijs opgehaald uit de prijslijst die gekoppeld is aan de zakenpartner, mits er uiteraard speciale prijzen zijn vastgelegd in bovengenoemde niveaus. In elke prijslijst kunnen tot drie prijzen in verschillende valuta worden toegevoegd per artikel. Prijslijsten kunnen worden verwijderd en aangepast. Tevens kunnen prijslijsten aan elkaar worden gelinkt door een standaardfactor te gebruiken. Kortom, SAP Business One biedt u de tools om een solide maar toch flexibel prijsmodel neer te zetten. Het is aan u om te bepalen hoe u deze functionaliteiten zult inzetten en welke prijs- en kortingsstructuur past bij uw business. Combineert u de verschillende niveaus? De prijzenhiërarchie in SAP Business One biedt u houvast en zorgt ervoor dat u de herkomst van prijzen in inkoop- en verkoopdocumenten altijd kunt herleiden. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

73 17. Voorspelbaar verkoopsucces met sales opportunity s in SAP Business One Op welke wijze beheert u klantrelaties en monitort u de behoeften en wensen van uw klanten en prospecten? Bent u op de hoogte van kansen en potentiële verkopen in de markt? Sales opportunity s in SAP Business One helpen u bij het beheren van deze informatie, waardoor u altijd direct inzicht heeft in uw verkooppijplijn. U kunt dit in breder perspectief zien door processen, documenten en CRM activiteiten aan sales opportunity s te koppelen in SAP Business One. Sales pipeline De sales opportunity functionaliteit is een krachtige tool voor uw verkoop afdeling. Daarnaast draagt deze bij aan relevante informatie voor rapportage doeleinden en het nemen van beslissingen op operationeel en strategisch niveau. Een sales opportunity kan worden gebruikt om de verschillende fases voorafgaande aan een verkoop vast te leggen en daarbij de financiële implicaties te omschrijven. Op deze manier heeft u als accountmanager, verkoper of directielid altijd inzichtelijk in welke fase van het pre-sales traject een prospect of klant zich bevindt en hoe groot de kans is op een uiteindelijke deal. Op basis van deze informatie kunnen passende acties worden ondernomen en kunnen prioriteiten worden bepaald. Sales opportunity Onderstaand voorbeeld toont het hoofdscherm van een sales opportunity in SAP Business One. In dit overzicht kan algemene informatie zoals naam van zakenpartner, opportunity naam, verantwoordelijke verkoopmedewerker, zakenpartner gebied en openingsdatum worden ingevuld. SAP Business One Tips & Tricks

74 U kunt zakenpartner gebieden voor diverse doeleinden gebruiken. Doet u bijvoorbeeld internationaal zaken, dan zou u geografische gebieden kunnen indelen als zakenpartner gebieden. U kunt dan in het veld ZP-gebied aangeven voor welk gebied de opportunity geldt, bijvoorbeeld EMEA. Vervolgens kan op deze groepen worden gerapporteerd om, in dit geval, opportunity s per geografisch gebied te tonen. In het tabblad Potentieel geeft u aan over welke tijdsduur u verwacht de deal te sluiten. Daarnaast kunt u een indicatie opgeven voor welk bedrag u de opdracht verwacht binnen te halen. In de tabel Interessegebied kunt u aangeven in welke product-/servicegroepen de prospect interesse heeft getoond. Pre-sales traject managen In het tabblad niveaus kunt u de verschillende fases van een opportunity beheren. Standaard zijn er zes vooraf gedefinieerde fases beschikbaar in SAP Business One. Het is mogelijk om meer niveaus toe te voegen, deze van naam te wijzigen of te inactiveren. De vooraf gedefinieerde fases bevatten de stappen waaruit een gangbaar voorverkoop proces bestaat. U kunt per niveau bepalen hoe groot u de kans acht de uiteindelijke deal te gaan sluiten. In onderstaand voorbeeld is de verwachte slagingskans van de verkoopkans 20% na een eerste bijeenkomst. Het gewogen bedrag is gebaseerd op dit percentage van het totaal verwachte bedrag. Vervolgens kunt u rapporteren op niveaus om de verwachte inkomsten voor een bepaalde periode in kaart te brengen. SAP Business One Tips & Tricks

75 Verkoop en CRM in SAP Business One SAP Business One objecten kunnen gekoppeld worden aan sales opportunity s om ervoor te zorgen dat onderliggende relaties tussen bedrijfsprocessen en documenten altijd inzichtelijk zijn. Zo is het mogelijk om per niveau activiteiten en marketing documenten toe te voegen aan een sales opportunity. In onderstaand voorbeeld is te zien dat er tijdens de eerste bijeenkomst een offerte is afgegeven met documentnummer In de kolom Activiteiten kan via de gele pijl worden doorgeklikt naar verschillende (open) activiteiten die gekoppeld zijn aan het betreffende niveau. Bij toevoegen van een marketing document kunt u bepalen of u het verwachte bedrag en brutowinst percentage in de regel wilt updaten op basis van documenttotaal van, in dit geval, de klantofferte. SAP Business One Tips & Tricks

76 Opportunity rapporten Naast het bekijken van voortgang per opportunity is het uiteraard wenselijk om te kunnen rapporteren en analyseren op hoger niveau. U kunt diverse standaard SAP Business One rapporten raadplegen die inzicht geven in uw verkooppijplijn. Deze rapporten kunt u vinden in de module Opportunity s onder Opportunityrapporten. Vervolgens kan het gewenste rapport worden geselecteerd. Opportunityverslag De rapporten bevatten verschillende filters en selectieopties zodat voor u relevante informatie kan worden opgevraagd. Zo kunt u bijvoorbeeld een verslag opvragen met alle bestaande opportunities in klantgroep Grote Accounts die zich in de onderhandelingsfase bevinden. SAP Business One Tips & Tricks

77 Niveauanalyse Er is een specifiek rapport om een niveauanalyse uit te voeren. Onderstaand voorbeeld toont de selectiecriteria voor het draaien van dit rapport. U kunt op deze manier bijvoorbeeld alle opportunity s opvragen met een geplande afsluitingsdatum binnen een bepaalde tijdsrange die zich in opportunityfase 4, 5 of 6 bevinden. Output wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. Hier kunnen vervolgens nog extra filters worden toegevoegd. SAP Business One Tips & Tricks

78 Opportunitypijplijn U kunt een visuele weergave genereren van de opportunitypijplijn door middel van het opportunitypijplijn rapport. U kunt vervolgens met behulp van parameters de gewenste data in de grafiek en onderstaande tabel te tonen. Met dit rapport kunt u bijvoorbeeld alle lopende verkoopkansen, bijbehorende bedragen en percentages tonen per verkoopmedewerker, om prestaties van uw personeel te monitoren. Kortom, met opportunity s in SAP Business One kunt u het gehele pre-sales traject van eerste contact tot uiteindelijke deal vastleggen. Alle tussentijdse contactmomenten kunnen worden gekoppeld met behulp van activiteiten. Dit geldt ook voor marketing documenten die worden aangemaakt ten behoeve van een verkoopkans. Op deze manier heeft u alle informatie op één plek en is inzichtelijk hoe dit in relatie staat met andere bedrijfsprocessen en data in uw systeem. Sales opportunity s in SAP Business One bevorderen effectief beheer van prospecten en klanten en zorgen ervoor dat u altijd tijdig kunt inspelen op verkoopkansen in de markt of bij bestaande zakenpartners. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

79 18. Snel en intuïtief browsen met de Enterprise search in SAP Business One HANA Hoeveel tijd spendeert u gemiddeld per dag aan zoekacties om de juiste data op te halen uit uw ERP systeem? SAP Business One brengt uw bedrijfsprocessen en informatie samen in één systeem, maar hoe kunt u deze data op effectieve wijze terugvinden? Intuïtief navigeren door informatiebronnen komt de productiviteit van alle werknemers ten goede, onafhankelijk van type business, functie of niveau in de organisatie. Goed nieuws. SAP Business One HANA biedt de laatste technologieën voor een slimme en flexibele zoekfunctionaliteit zodat u altijd snel de juiste data tot uw beschikking heeft. Enterprise search Met de Enterprise search in SAP Business One HANA kun u vanuit één modus de volledige bedrijfsdatabase doorzoeken. Daarnaast kunt u zelf parameters instellen waar op gezocht en gefilterd kan worden. De zoekresultaten van de Enterprise search worden bepaald door de bevoegdheden die zijn toegewezen aan een SAP Business One gebruiker. Is gebruiker X niet geautoriseerd om verkoopdocumenten te openen en om financiële informatie van een zakenpartner in te zien? Dan zullen deze zaken niet worden getoond in de zoekresultaten van deze specifieke gebruiker. Wees uw klanten een stapje voor U wilt uw klanten de best mogelijke service bieden en snel kunnen inspelen op vragen en wensen. Laten we kijken naar een praktisch voorbeeld waarbij de Enterprise search functionaliteit uw leven een stukje gemakkelijker maakt. Stel, uw klant heeft een vraag over een aantal openstaande documenten maar heeft momenteel geen documentnummers bij de hand. Hoe kan de Enterprise search in dit geval ondersteuning bieden? Bepaal uw zoekterm en voer deze in het zoekscherm in. In dit geval zoeken we op de naam van de zakenpartner. Na het uitvoeren van de zoekopdracht verschijnt een overzicht met alle zoekresultaten zoals weergegeven in onderstaand voorbeeld. SAP Business One Tips & Tricks

80 Zoals u ziet toont het menu aan de linkerzijde een samenvatting van de zoekresultaten met daarbij aantal zoekresultaten per object in SAP Business One HANA. U kunt vanuit dit scherm verdere zoekcriteria opgeven om de gewenste resultaten te tonen. Hoe werkt dit? U selecteert simpelweg één van de objecten in het hoofdmenu. SAP Business One Tips & Tricks

81 In dit voorbeeld heeft de klant een vraag over een openstaande klantorder en we selecteren daarom de menuoptie Klantorder. Vervolgens is het mogelijk per object extra filters toe te passen. In dit geval selecteren we alle open klantorders. Zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld zijn er uitgebreidere mogelijkheden om bijvoorbeeld te zoeken op contactpersoon, boekingsdatum en leveringsdatum van de klantorder zodat u snel de informatie vindt waarnaar u op zoek bent. SAP Business One Tips & Tricks

82 Bij het toevoegen of verwijderen van een filter worden uw zoekresultaten direct bijgewerkt. Dan is het nu uiteraard de vraag voor welke specifieke klantorder de klant contact opneemt. Om deze vraag snel te kunnen beantwoorden kunt u simpelweg met uw muis over de verschillende zoekresultaten bewegen voor een korte samenvatting van de inhoud. Zo ziet u voor de klantorders bijvoorbeeld details van artikelregels zodat u snel een beeld heeft van de inhoud. Op deze manier hoeft u niet telkens verder te klikken en documenten afzonderlijk te openen. Uiteindelijk kunt u ieder gewenst document of object openen vanuit dit overzicht. Op deze manier kunt u de Enterprise search gebruiken om verschillende typen data op te halen uit SAP Business One HANA. Zo kunt u naast masterdata en documenten ook zoeken op contactpersonen, betalingen, CRM activiteiten enzovoorts. SAP Business One Tips & Tricks

83 Personaliseer uw Enterprise search SAP Business One HANA biedt de mogelijkheid om de Enterprise search naar eigen voorkeur aan te passen. Zo kunt u filteropties toevoegen of verwijderen en bepalen welke informatie wordt getoond in het pop-up venster wanneer u met uw muis over de zoekresultaten beweegt. Om een aangepaste zoekopdracht te exporteren, te importeren of handmatig samen te stellen klikt u op het tandwiel icoon onder het zoekvenster. Om zelf een aangepaste zoekopdracht te creëren selecteert u Aangepaste zoekopdracht. Een nieuwe venster zal openen zoals wordt getoond in onderstaand voorbeeld. SAP Business One Tips & Tricks

84 In het menu aan de linkerzijde kunt u selecteren voor welk SAP Business One HANA business object u een aangepaste zoekopdracht wilt instellen. In dit geval selecteren we de Klantorder. In de tweede kolom worden alle velden buiten scope van de zoekopdracht getoond. Dit betekent dat zoeken op deze velden geen resultaten zal genereren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Hoofdtabellen en Regeltabellen. 1. Hoofdtabellen en bijbehorende velden bepalen op welke waarden een zoekopdracht kan worden uitgevoerd en op welke waarden er kan worden gefilterd in het zoekresultaten overzicht. Kortom, het zoekbereik. 2. Regeltabellen en bijbehorende velden bepalen welke waarden er zullen worden getoond in het pop-up venster wanneer men met de muis over zoekresultaten beweegt. Aan de rechterzijde van dit venster worden alle velden binnen scope van zoekopdracht weergegeven. Dit betekent dat een zoekopdracht die deze waarden bevat zal leiden tot een succesvol zoekresultaat. U kunt simpelweg velden toevoegen aan de tabel met velden binnen scope van zoekopdracht zoals wordt weergegeven in onderstaande afbeelding. U selecteert het gewenste veld, bijvoorbeeld het adres dat staat vermeld op de klantorder. Selecteer het veld, sleep deze naar de tabel en plaats deze op de gewenste locatie. SAP Business One Tips & Tricks

85 Vervolgens kunt u per toegevoegde waarde de zichtbaarheid, zoekbaarheid en filterbaarheid bepalen. Vervolgens klikt u op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. Met de Enterprise search in SAP Business One HANA doorzoekt u in sneltreinvaart uw bedrijfsdatabase. Het is daarnaast mogelijk het zoekbereik aan te passen aan uw persoonlijke voorkeur. Deze slimme, flexibele zoekfunctie zorgt ervoor dat u altijd snel gewenste data kunt opvragen uit SAP Business One HANA. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

86 19. Overdaad schaadt Simple Screen Adaptation in SAP Business One Vergroot gebruiksvriendelijkheid en productiviteit door een passende user interface per rol of functie Wat zijn uw ervaringen met SAP Business One met betrekking tot gebruiksgemak en overzichtelijkheid? Heeft u altijd alle benodigde informatie binnen handbereik of denkt u wel eens waar heb ik deze velden of informatie eigenlijk voor nodig? Verschillende rollen en functies binnen een organisatie gebruiken uiteenlopende functionaliteiten in SAP Business One om dagelijkse werkzaamheden succesvol uit te voeren. Enerzijds is het wenselijk om zoveel mogelijk data samen te brengen in één systeem en deze informatie beschikbaar te stellen aan uw gebruikers. Anderzijds is het doel zo efficiënt mogelijk te werken en gebruikers zo min mogelijk te belemmeren met voor hen overbodige informatie. Hoe zorgt u voor de optimale balans? Vanaf SAP Business One versie 9.1 is het mogelijk om schermindelingen aan te passen per functie of rol. Op deze manier is het mogelijk om gebruikersgemak te vergroten en productiviteit te verbeteren. Daarnaast kunt u bevoegdheden van gebruikersgroepen beheren door te bepalen wie welke velden mag bekijken en aanpassen. Praktische toepassing Stel, u wilt de weergave van het Stamgegevens zakenpartner scherm optimaliseren voor uw marketing afdeling. We zullen daarom een sjabloon aanmaken voor marketing medewerkers. Om een sjabloon te creëren opent u het SAP Business One document dat u wilt aanpassen. In dit geval openen we dus de Stamgegevens zakenpartner. Vervolgens opent u een Sjabloon UI-configuratie via Hulpmiddelen in de module Beheer. SAP Business One Tips & Tricks

87 Geef uw sjabloon een naam en voeg eventueel een omschrijving toe. Daarna kunt u de SAP Business One formulieren selecteren die u wilt aanpassen voor deze gebruikersgroep. Sla het formulier vervolgens op door op Toevoegen te klikken. SAP Business One Tips & Tricks

88 Nadat u het sjabloon heeft toegevoegd selecteert u de regel van het formulier dat u wilt definiëren. U kunt een regel selecteren door op het nummertje voor de regel te klikken. Selecteert u vervolgens Formulier-UI bewerken, zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld. Het formulier zal vervolgens worden geopend in de Modus UI bewerken, zoals u kunt zien in onderstaande afbeelding. SAP Business One Tips & Tricks

89 Velden verbergen of deactiveren Om een veld te verbergen of deactiveren selecteert u het betreffende veld met uw rechtermuisknop. Kiest u ervoor om het veld te Verbergen dan zal dit veld onzichtbaar worden gemaakt voor deze gebruikersgroep. Het Deactiveren van een veld heeft als resultaat dat het veld zichtbaar blijft, alleen niet aanpasbaar is voor de toegewezen gebruikersgroep. In dit geval kiezen we ervoor om het veld te verbergen. Velden verplaatsen Daarnaast kunt u veel gebruikte velden verplaatsen, zodat deze gemakkelijker en sneller te vinden zijn. Zo selecteren we bijvoorbeeld het veld Branche, slepen deze naar de header van het formulier en plaatsen deze op de gewenste locatie. SAP Business One Tips & Tricks

90 Op deze manier is in één oogopslag duidelijk in welke branche deze zakenpartner werkzaam is. Ook verplaatsen we het veld Contactpersoon om deze zichtbaarder te maken. Het is ook mogelijk om UDF velden vanuit het externe kader naar het hoofdoverzicht te verplaatsen. SAP Business One Tips & Tricks

91 Tabbladen verbergen Naast het wijzigen van velden is het ook mogelijk volledige tabbladen te verbergen. Dit kunt u doen via Formulierinstellingen. In het venster Instellingen Stamgegevens zakenpartner Modus UI bewerken kunt u in het tabblad UI-elementen volledige tabbladen of afzonderlijke velden onzichtbaar maken of deactiveren. In dit geval verbergen we de tabbladen Boekhouding, Betalingscondities en Betalingsrun. Sla uw wijzigingen op. Vervolgens ziet het Stamgegevens zakenpartner scherm er als volgt uit. Om dit sjabloon op te slaan klikt u met uw rechtermuis in het document en selecteert u Opslaan. SAP Business One Tips & Tricks

92 Vervolgens wijst u het sjabloon toe aan de SAP Business One gebruikers werkzaam op de marketing afdeling en slaat u de wijzigingen op. Vanaf dit moment zal de aangepaste user interface voor de geselecteerde gebruikers actief zijn. Vervult een medewerker taken binnen meer dan één afdeling? U kunt gebruikers toewijzen aan meerdere sjablonen. Zij kunnen vervolgens zelf switchen tussen deze weergaven door het gewenste sjabloon te selecteren via Formulierinstellingen. Daarnaast kunnen medewerkers het sjabloon ook nog naar eigen voorkeur aanpassen via Extra > UI formulier bewerken. Kortom, Simple Screen Adaptation in SAP Business One biedt u en uw medewerkers de benodigde tools om gebruiksgemak en productiviteit te vergroten. Een flexibele functionaliteit om een persoonlijke oplossing te bieden voor iedere rol en functie binnen uw organisatie. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: SAP Business One Tips & Tricks

93 20. Verbeter user experience door het uitschakelen van overbodige functies SAP Business One Om productiviteit van uw gebruikers te vergroten wilt u hen de tools bieden die zij nodig hebben in SAP Business One. Overvloed aan functionaliteiten en velden kan leiden tot verwarring en komt de efficiëntie niet ten goede. Het aanpassen en beheren van persoonlijke user interfaces kan tijdrovend zijn. Het is daarom zinvol om te bekijken of functies op bedrijfsniveau kunnen worden uitgeschakeld om weergave van schermen te optimaliseren. Heeft uw bedrijf de payment wizard bijvoorbeeld niet in gebruik? Dan kunt u deze functie uitschakelen. De menuoptie en alle gerelateerde velden zullen onzichtbaar worden gemaakt op alle schermen, voor alle gebruikers. Dit optimaliseert overzichtelijkheid en gebruikersvriendelijkheid voor gebruikers van uw systeem. Functies kunnen worden uitgeschakeld vanuit de module Beheer > Systeeminstellingen > Algemene instellingen in het tabblad Functies verbergen. SAP Business One Tips & Tricks

94 Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Onderstaand voorbeeld toont het tabblad Betalingsrun in de Stamgegevens zakenpartner wanneer de functie payment wizard is ingeschakeld. Dit tabblad toont gegevens met betrekking tot de huisbank en betalingswijzen. Het uitschakelen van de payment wizard heeft tot gevolg dat de velden voor Betalingswijzen zullen wegvallen, aangezien deze gegevens alleen voor de payment wizard worden gebruikt. Zie tweede afbeelding. Door functionaliteiten op bedrijfsniveau uit te schakelen kunt u gemakkelijk en snel een optimalisatie slag maken op het gebied van gebruikersgemak en productiviteit voor SAP Business One gebruikers. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

95 21. Vliegensvlug van start met uw interactieve Fiori-Style cockpit in SAP Business One HANA Data visualisatie Weet u wat er speelt in uw business? Hoe staat het met uw persoonlijke Key Performance Indicators? Recente ontwikkelingen ten aanzien van data visualisatie brengen veel kansen met zich mee. Zo geven dashboards u direct inzicht in de huidige situatie, voortgang en mogelijke knelpunten. Met de nieuwe interactieve cockpit in SAP Business One 9.1 HANA bepaalt u zelf met welke informatie u uw dag begint en vooral hoe snel u hierop inspeelt. U kunt namelijk vanuit de cockpit direct gerelateerde documenten en functionaliteiten openen. Persoonlijke cockpit in SAP Business One SAP Business One 9.1 HANA biedt u een vernieuwd startscherm met handige widgets die u snel inzicht geven in voor u belangrijke informatie. Dit startscherm, ook wel de Fiori-Style cockpit genoemd, wordt getoond naast het hoofdmenu en is gemakkelijk naar wens aan te passen. De cockpit is gebaseerd op HTML5 technologie en daarmee consistent, gemakkelijk in gebruik en elegant qua design. Deze functionaliteit biedt u een visueel overzicht van voortgang en processen binnen uw bedrijf zodat u altijd op de hoogte bent van de laatste ontwikkelingen. Onderstaand voorbeeld toont een cockpit met verkoopwidgets waaronder top 5 van klanten op basis van omzet en best verkochte artikelen op basis van omzet. Daarnaast is een zogenoemde workbench widget toegevoegd. Deze widget toont een standaard verkoopproces met daarbij horende documenten en functionaliteiten in SAP Business One HANA. Standaard widgets Er zijn diverse vooraf gedefinieerde widgets beschikbaar die per gebruiker in- en uitgeschakeld kunnen worden. Zo zijn er standaard widgets voor verkoop, inkoop, magazijnbeheer en financiële administratie. Daarnaast zijn er algemene overzichten beschikbaar, zoals een widget die uw meest SAP Business One Tips & Tricks

96 recente updates in SAP Business One HANA toont. Voorbeeld wordt weergegeven in onderstaande afbeelding. Documenten kunnen direct vanuit dit overzicht worden geopend. Widgets toevoegen Widgets kunnen worden toegevoegd vanuit de widget galerij. Deze galerij kan worden geopend door middel van onderstaand icoon. Beschikbaarheid van widgets is afhankelijk van toegewezen bevoegdheden. De cockpit zal tonen in bewerkingsmodus. U opent de galerij door het kruisje te selecteren in uw rechter bovenhoek. SAP Business One Tips & Tricks

97 In de widget galerij wordt onderscheid gemaakt tussen verschillende typen widgets. Er kan worden gefilterd op deze typen zoals wordt weergegeven in onderstaande afbeelding. Widgets kunnen worden toegevoegd door op de button onder de widget te klikken. Zodra deze is toegevoegd zal er een groen vinkje verschijnen. Cockpit aanpassen Vanuit uw cockpit kan de volgorde en weergave van widgets worden gewijzigd door deze te selecteren en naar een andere locatie te verslepen. Wilt u widgets verwijderen? Dit kan in de bewerkingsmodus. Selecteer een widget en versleep deze naar de prullenbak die onder in uw scherm verschijnt. SAP Business One Tips & Tricks

98 Zelf een widget creëren Het is ook mogelijk om zelf een dashboard te creëren met behulp van een query. Selecteer Instellingen inventarisatiewidget door onderstaande stappen te volgen. Onderstaand venster zal openen. Hier kunt u de code, naam en omschrijving bepalen voor uw persoonlijke widget. Koppel vervolgens de gewenste query door Query kiezen te selecteren. SAP Business One Tips & Tricks

99 Workbench widget Voor een groot aantal hoofdprocessen in SAP Business One HANA is er een workbench widget beschikbaar. Deze widget ondersteunt bij het doorlopen van bedrijfsprocessen en biedt snelkoppelingen om snel te kunnen anticiperen op de situatie. Onderstaand voorbeeld toont het verkoopproces. U kunt vanuit dit overzicht direct documenten openen. Daarnaast kunt u gerelateerde documenten en rapporten raadplegen door de blauwe pijl te selecteren. Zo kunt u bijvoorbeeld snel een rapport genereren met alle open documenten. De Fiori-Style cockpit in SAP Business One 9.1 HANA visualiseert belangrijke informatie en bedrijfsprocessen in uw systeem. Dit bevordert slagvaardige analyses en efficiënt handelen. Probeer ook eens uw eigen cockpit samen te stellen en ontdek zelf de toegevoegde waarde van deze functionaliteit. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

100 22. Vergroot inzicht in uw bedrijfsresultaat met rekening geleverde goederen in SAP Business One 9.2 Heeft u producten op voorraad en maakt u gebruik van continu voorraadbeheer? Dan komt het ongetwijfeld voor dat het leveren van goederen en het factureren van deze leveringen in verschillende financiële periodes plaatsvindt. Hoe gaat u hiermee om? Hoe verwerkt u dit financieel? Rekening voor geleverde goederen Een accuraat beeld van voorraadmutaties en inzicht in financiële cijfers is van essentieel belang om bedrijfsresultaten te monitoren en te analyseren. In bovengenoemd scenario ontstaat een vertekend beeld van opbrengsten, kosten en uw uiteindelijke winst per peridode. Welke tools biedt SAP Business One om hier zo efficiënt mogelijk mee om te gaan? Vanaf SAP Business One versie 9.2 is het mogelijk om een levering te boeken op een separate rekening voor geleverde goederen in plaats van de rekening kostprijs verkopen wanneer facturatie in een andere financiële periode plaatsvindt dan het uitleveren van de goederen. Hiermee zullen uw opbrengsten en winst accurater worden geregistreerd doordat u de levering op de balans zult terugvinden in plaats van op de winst- en verliesrekening. Tussenrekening Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Er zal een tussenrekening worden ingesteld. In onderstaand voorbeeld is deze tussenrekening Nog te boeken kostprijs genoemd. Op deze tussenrekening zal de kostprijs worden geboekt op moment van leveren. Onderstaande afbeelding toont journaalboeking bij een levering. SAP Business One Tips & Tricks

101 Zodra een factuur wordt aangemaakt zal de tussenrekening Nog te boeken kostprijs worden gecrediteerd. De kostprijs zal op dat moment definitief worden geboekt op de kostprijs rekening. In onderstaand voorbeeld is dit de rekening Kostprijs verkopen binnenland. Functionaliteit activeren in SAP Business One U kunt de functie op bedrijfsniveau activeren via Beheer > Systeeminstellingen > Algemene instellingen in het tabblad ZP. SAP Business One Tips & Tricks

102 Per zakenpartner kunt u de instelling activeren. In de grootboekrekeningbepaling kunt u een grootboekrekening vastleggen voor de rekening voor geleverde goederen. Hiermee bepaalt u de grootboekrekening op het hoogste niveau. SAP Business One Tips & Tricks

103 Het is ook mogelijk om een grootboekrekening op lagere niveaus in te stellen, bijvoorbeeld per magazijn of artikelgroep zoals u kunt zien in onderstaande voorbeelden. Kortom, SAP Business One versie 9.2 biedt u een nieuwe functionaliteit voor verbeterd inzicht in financiële resultaten door een aparte rekening voor geleverde goederen, onder voorwaarde dat u gebruik maakt van continu voorraadbeheer. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

104 23. Eenvoudig en snel prijzen updaten? Maak gebruik van de wizard voor prijsactualisering in SAP Business One 9.2 Doelgerichte prijsbepaling en succesvolle kortingsacties. U wilt hiermee uiteraard gestelde doelen bereiken en zo min mogelijk tijd besteden aan voorbereidende handelingen. Met de wizard voor prijsactualisering in SAP Business One versie 9.2 beheert en update u prijzen gemakkelijk en snel zodat u tijd overhoudt voor uw kernactiviteiten. Wat is de toegevoegde waarde van de wizard? 1. Systematisch en efficiënt (meerdere) prijslijsten en artikelprijzen updaten 2. Gemakkelijk prijzen omzetten naar buitenlandse valuta Praktische toepassing Stel, uw leverancier verhoogt inkoopprijzen. Als gevolg hiervan besluit u verkoopprijzen van een bepaalde artikelgroep te verhogen met 3%. De wizard zorgt ervoor dat u deze wijzigingen in een handomdraai kunt doorvoeren. Naast zojuist beschreven scenario zijn er uiteraard nog veel andere situaties waarin deze functionaliteit uitkomst biedt. U kunt de wizard voor prijsactualisering vinden in de module Magazijnbeheer onder menuoptie Prijslijsten. Tevens kunt u de wizard openen vanuit het prijslijsten overzicht in SAP Business One zoals weergegeven in onderstaand voorbeeld. SAP Business One Tips & Tricks

105 Wizard doorlopen De wizard bestaat uit vier stappen. In deze stappen bepaalt u selectiecriteria, wordt een simulatie gedraaid en wordt de uiteindelijke prijzen update uitgevoerd. Hoe ziet dit er in de praktijk uit? Onderstaand voorbeeld toont het startscherm van de wizard. 1. Actualiseringsmethode bepalen In stap 1 van de wizard bepaalt u de actualiseringsmethode die u wilt toepassen. U kunt hier aangeven of artikelprijzen, prijslijsten of valuta moeten worden geactualiseerd. In dit geval kiezen we voor de methode Artikelprijzen omdat de prijzen van een selectie artikelen met 3% zal worden verhoogd. We selecteren vervolgens de optie Vermenigvuldigen en geven een factor in. SAP Business One Tips & Tricks

106 2. Selectiecriteria Vervolgens definieert u voor welke artikelen de prijsverhoging moet worden doorgevoerd. Selectie kan worden bepaald op basis van preferente leverancier, range artikelnummers, artikelgroep, producent of artikeleigenschap. In dit voorbeeld is de prijsverhoging alleen van toepassing op computers en selecteren daarom artikelgroep PC. Nadat u op Volgende heeft geklikt kunt u aangeven welke prijzen er moeten worden geactualiseerd. U kunt meerdere prijslijsten selecteren. SAP Business One Tips & Tricks

107 3. Simulatie In stap 3 zal er een simulatie worden opgesteld met voorgestelde prijswijzigingen per artikel en geselecteerde prijslijst. U kunt hier eventueel nog artikelen uitsluiten van de prijswijzigingen. Zoals u kunt zien in onderstaande afbeelding worden de huidige prijs en voorstelprijs in de laatste twee kolommen getoond. Zodra u Uitvoeren selecteert zullen de prijzen daadwerkelijk worden geactualiseerd. 4. Overzicht Nadat u de volledige wizard heeft doorlopen zullen alle uitgevoerde prijswijzigingen worden getoond in een samenvatting. Eventuele foutmeldingen zult u ook terugvinden in dit overzicht. SAP Business One Tips & Tricks

108 De wizard voor prijsactualisering is een veelzijdige tool om prijzen op artikelniveau te actualiseren. U kunt een groot aantal artikelen in één keer updaten door een beperkt aantal stappen te doorlopen. Zoals u heeft kunnen zien zijn er diverse actualiseringsmethoden beschikbaar. Met behulp van het simulatiescherm heeft u inzicht in het uiteindelijke resultaat van de prijzenupdate en kunt u indien nodig nog bijsturen door artikelen uit te sluiten van de prijswijziging. Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SAP Business One versie 9.2. Bekijk hier een video van SAP over de wizard voor prijsactualisering. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

109 24. Stamgegevens opschonen? De data clean-up wizard helpt u hierbij! Klantgegevens, artikeldata en grootboekrekeningen. Een greep uit belangrijke stamdata in uw SAP Business One database. U wilt uiteraard voorkomen dat uw systeem vervuild raakt met ongebruikte of verouderde data. Met de clean-up wizard kunt u meerdere records in één keer te verwijderen of deactiveren. Overzichtelijk en efficiënt! De wizard ondersteunt u bij het periodiek opschonen van gegevens. Daarnaast biedt deze functionaliteit uitkomst wanneer u bijvoorbeeld een DTW of Excel import heeft gedaan en deze geïmporteerde gegevens blijken foutief of verouderd te zijn. U hoeft deze gegevens dan niet afzonderlijk te verwijderen of deactiveren, dit kan met één druk op de knop. U kunt de wizard vinden via Hulpmiddelen in de module Beheer. Zoals het beginscherm van de wizard aangeeft is het verwijderen van gegevens onomkeerbaar. Wij adviseren u daarom een back-up van uw SAP Business One database te maken voordat u de opschoonrun uitvoert. Het is niet mogelijk om gegevens te verwijderen die gekoppeld zijn aan documenten in uw systeem. SAP Business One Tips & Tricks

110 In stap één van de wizard geeft u aan of u een opgeslagen run wilt uitvoeren of dat u een nieuwe wilt starten. Vervolgens selecteert u welke stamgegevens u wilt opschonen. SAP Business One Tips & Tricks

111 Op basis van uw keuze in stap 2 zal een selectiescherm worden getoond. In bovenstaand voorbeeld hebben we Artikelstamgegevens en Zakenpartners geselecteerd. Er zal dus een selectiescherm worden weergegeven voor beide keuzes. Zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld kunt u een range zakenpartner codes opgeven of een volledige klantgroep, leveranciersgroep of zakenpartner type selecteren. Vervolgens zal een aanbevelingsrapport worden opgesteld met gegevens die aan uw selectiecriteria voldoen. U kunt hier aangeven of u de gegevens wilt deactiveren of verwijderen. In stap 4 van de wizard voert u de run uit. Daarnaast kunt u de parameters opslaan voor later gebruik. SAP Business One Tips & Tricks

112 Let op, uitvoeren van een run dient te gebeuren als alle SAP Business One gebruikers zijn uitgelogd. Tevens geldt dat als stamdata niet afzonderlijk kan worden verwijderd of gedeactiveerd, deze actie ook niet met de wizard kan worden uitgevoerd. De data clean-up wizard is beschikbaar vanaf SAP Business One versie Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

113 25. Snel navigeren door SAP Business One Bent u die duizendpoot die met verschillende SAP Business One documenten en rapporten tegelijkertijd werkt? Wist u dat er diverse functies beschikbaar zijn om overzicht te behouden en gemakkelijk te navigeren tussen openstaande schermen? Vensters openen en sluiten Heeft u meerdere schermen geopend zoals weergegeven in onderstaande afbeeldingen, dan kunt u uiteraard van document naar document navigeren of geminimaliseerde vensters heropenen via de tabs aan de onderzijde. SAP Business One Tips & Tricks

114 U kunt al deze openstaande vensters ook via een overzichtelijke lijst oproepen. Overzicht openstaande vensters Via de menu optie Venster kunt u zien welke schermen zij geopend en u kunt deze direct openen. U kunt ook sneltoetsen gebruiken door middel van CTRL + 1, CTRL + 2 enzovoorts. Vensters afsluiten Wilt u in één keer alle openstaande vensters sluiten? Dit kan door Alle afsluiten te selecteren. SAP Business One Tips & Tricks

115 Navigeer nu gemakkelijk en snel naar openstaande SAP Business One vensters met deze basis functionaliteit. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

116 26. Gerelateerde documenten linken? Dat kan in SAP Business One 9.2 via Gerefereerd document Het kan gebeuren dat verschillende documenten wel aan elkaar gerelateerd zijn, maar niet zijn gekoppeld als basis- en doeldocument, bijvoorbeeld omdat ze los zijn aangemaakt. Hierdoor ontbreekt het overzicht van de samenhang tussen deze documenten, bijvoorbeeld via de relatiekaart. In SAP Business One versie 9.2 is het nu mogelijk om via de functie Gerelateerde documenten deze documenten aan elkaar te linken. De relatie tussen de documenten is daardoor ook in te zien via de relatiekaart. Praktische toepassing Op het moment dat een uitgaande factuur is betaald en afgesloten kan er geen retour of creditnota meer aangemaakt worden vanuit de afgesloten factuur. Als er dus toch een retour moet worden aangemaakt, wordt dit een los document dat op geen enkele manier gekoppeld is aan de originele factuur en levering. In SAP B1 9.2 kunt u bij het aanmaken van een retour via het tabblad boekhouding en de optie Gerefereerd document bijvoorbeeld de oorspronkelijke uitgaande factuur selecteren. U krijgt dan het volgende scherm te zien, waarin eerst het type document kiest dat u wilt koppelen en vervolgens het document. U kunt hier eventueel ook nog een opmerking toevoegen. In ons voorbeeld koppelen we het retourdocument aan de originele levering en uitgaande factuur en aan de uitgaande creditnota. De laatste twee zijn al aan elkaar gekoppeld op de traditionele manier, SAP Business One Tips & Tricks

117 maar het is verstandig om die ook hier te koppelen, omdat de koppeling anders niet te zien is in de relatiekaart die we later gaan bekijken. Ook nadat een document dat na toevoeging niet meer gewijzigd kan worden, zoals een levering of factuur, is toegevoegd, kunnen er op deze manier nog gerelateerde documenten aan gekoppeld worden. Vergeet in dat geval, nadat de gerelateerde documenten zijn toegevoegd, niet ook het document te actualiseren. Nadat de documenten zijn gekoppeld is op de gebruikelijke manier (via rechtermuisknop) een relatiekaart in te zien. Kies linksonder voor Marketingdocument: gerefereerde documenten om de relatiekaart van de handmatig gekoppelde documenten te zien. SAP Business One Tips & Tricks

118 Extra tips U kunt zowel inkoop- als verkoopdocumenten koppelen aan een document en u kunt ook documenten van andere zakenpartners koppelen. Zo kunt u dus ook inkooporders koppelen aan verkooporders om extra inzicht te krijgen in uw logistieke processen. Bovendien kunt u in hetzelfde scherm waarin u documenten kunt koppelen ook inzien welke documenten naar het document waar u nu in zit verwijzen. SAP Business One Tips & Tricks

119 Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SAP Business One versie 9.2. Bekijk hier een video van SAP met de belangrijkste nieuwe functies in SAP 9.2. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

120 27. Creëer uw eigen financiële templates in SAP Business One voor verbeterd inzicht in uw financiële prestaties Standaard SAP Business One rapporten zoals de balans, winst- en verliesrekening en proefbalans geven u inzicht in uw financiële resultaten. Wist u dat het mogelijk is om zelf financiële templates op te stellen zodat u financiële rapportages kunt aanpassen aan de behoeften van uw business? Komt het u bekend voor dat u grootboekrekeningen nét in een andere volgorde wilt weergeven dan dat deze in standaard rapporten worden getoond? Wenst u een overzicht te genereren van uw EBITresultaat of juist uw EBITDA-resultaat? Heeft u meerdere locaties waarvan resultaten op verschillende grootboekrekeningen worden geregistreerd en wilt u een winst- en verliesrekening genereren per locatie? Financiële templates in SAP Business One helpen u hierbij. Uiteraard is dit een greep uit de mogelijkheden die deze functionaliteit biedt. Nieuwsgierig? Dit artikel beschrijft de praktische toepassing en reikt u de handvaten om aan de slag te gaan met financiële templates. Financiële rapportages Zoals u wellicht weet opent u standaard financiële rapporten in SAP Business One via: 1. Hoofdmenu Financiële boekhouding 2. Financiële rapporten 3. Financieel Ook kunt u deze openen via: 1. Hoofdmenu Rapporten 2. Financiële boekhouding 3. Financieel Als u kiest voor de winst- en verliesrekening krijgt u het volgende scherm, waarin u rechtsboven via het drop down menu een sjabloon kunt kiezen. Heeft u uw eigen sjabloon samengesteld? Dan zal deze in dit menu verschijnen. SAP Business One Tips & Tricks

121 Praktische toepassing Financiële templates Het opstellen van uw eigen financiële sjablonen werkt als volgt: Stel, u verkoopt zowel in Nederland als in de rest van de Europese Unie. Deze verkopen worden op twee verschillende omzetrekeningen geregistreerd. Het standaardrapport laat weliswaar van beide rekeningen het saldo zien, maar telt deze vervolgens bij elkaar op voordat de kosten er vanaf getrokken worden voor het resultaat. Met een financiële template kunt u twee sjablonen creëren om inzicht te krijgen in de resultaten van zowel uw Nederlandse als uw buitenlandse verkopen. Via de module Financiële boekhouding Sjablonen financieel verslag krijgt u het volgende scherm te zien: In het bovenste veld kiest u het type rapport dat u wilt creëren. In het veld daaronder bepaalt u of u een bestaand rapport wilt bewerken of een nieuw rapport wilt genereren. Deze kunt u zelf een naam geven. SAP Business One Tips & Tricks

122 In dit voorbeeld kiezen we ervoor een rapport te maken voor het verkoopresultaat in Nederland. We krijgen dan het volgende scherm: Rekeningschema genereren Via de knop Standaardrekeningschema genereren kunt u er nu voor kiezen een standaard rekeningschema voor dit type rapport te importeren, gebaseerd op uw eigen rekeningschema. Dit schema kunt u vervolgens aanpassen door bijvoorbeeld: 1. Posities van de rekeningen te wijzigen 2. Naam van een rekening te veranderen 3. Extra rekeningen toe te voegen of te verwijderen 4. Extra niveaus toe te voegen of te verwijderen. In dit voorbeeld beginnen we echter vanaf het begin en voegen we zelf rekeningen toe. We willen namelijk alleen het verkoopresultaat terugzien in het rapport. De eerste rekening wordt automatisch aangemaakt maar heeft nog geen naam. Dit is een rekening van het hoogste niveau, de lades in het grootboek, waarop niet geboekt wordt. Deze noemen we Opbrengsten, net als in het grootboek. Eventueel kunt u ook een naam in een vreemde taal opgeven. Via de knop Parallelle rekening opslaan kunt een rekening toevoegen op hetzelfde niveau in het grootboek. Deze gebruiken we later pas als we de rekeningen voor de kosten van de omzet gaan toevoegen. Nu kiezen we voor de knop Onderliggende rekening toevoegen. In dit voorbeeld wordt in het grootboek geboekt op rekeningen op het vierde niveau. Daarom moeten ook de drie bovenliggende niveaus worden toegevoegd in het sjabloon. SAP Business One Tips & Tricks

123 Op het moment dat u een rekening toevoegt waarop in het grootboek wordt geboekt, dubbelklikt u op deze rekening om hier de juiste grootboekrekening(en) aan te koppelen. Als u ervoor heeft gekozen om het standaardrekeningschema te genereren dan zijn de rekeningen al gekoppeld, maar door te dubbelklikken kunt u deze nog wel aanpassen. Om een extra rekening onder een bovenliggend niveau toe te voegen aan het sjabloon, selecteren we het bovenliggende niveau en kiezen we Parallelle rekening opslaan, die we net als in het grootboek Bijzondere opbrengsten noemen. Na het aanmaken hiervan moeten we ook de onderliggende rekening aanmaken, de rekening in het grootboek waarop wordt geboekt. In ons voorbeeld is dit de rekening Factuur kortingen binnenland. Hieraan koppelen we nu ook weer de bijbehorende grootboekrekening. SAP Business One Tips & Tricks

124 Op deze manier kunt u alle relevante niveaus en grootboekrekeningen toevoegen aan het sjabloon. Ons zeer simpele voorbeeld, met één omzetrekening en één rekening voor de kostprijs van de omzet ziet er uiteindelijk als volgt uit: Omdat we zelf vanaf het begin een rapport hebben opgebouwd, ontbreekt nog een regel met het uiteindelijke resultaat. Deze voegen we toe door een extra rekening op het hoogste niveau toe te voegen. Op deze rekeningen kunt een subtotaal laten berekenen. U kunt hierbij kiezen voor de optie Automatische samenvatting, waardoor de saldo van de bovenliggende rekeningen worden opgeteld, of u kunt zelf een formule opstellen via de optie Totalenformule Formule. Nadat u het sjabloon heeft opgeslagen door op actualiseren te klikken kunt u het verslag draaien op de gebruikelijke manier, via Financiële boekhouding Financiële rapporten Financieel of via Rapporten Financiële boekhouding Financieel. SAP Business One Tips & Tricks

125 Het rapport ziet er nu als volgt uit: SAP Business One Tips & Tricks

126 Extra tips Via het drop down menu Bovenliggend niveau kunt u een rekening onder een ander bovenliggend niveau hangen. Via het drop down menu Positie in structuur kunt een rekening op een andere positie op hetzelfde niveau zetten. Door de optie Ontbrekende rekeningen weergeven te selecteren worden onder het verslag ook de rekeningen getoond die wel bij het type financiële verslag horen, maar niet in dit sjabloon zijn opgenomen. (In dit geval dus bijvoorbeeld alle rekeningen met personeelskosten, huisvestingskosten en opbrengst- en kostenrekeningen voor verkopen in de EU). Door de optie Voorbeeldtitel te selecteren wordt een rekening die wel in het sjabloon is opgenomen niet getoond op het moment dat u het verslag draait. Bekijk hier een video van SAP met de belangrijkste nieuwe functies in SAP 9.2. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

127 28. Tijd voor de accountantscontrole? Genereer eenvoudig een XML-Auditfile in SAP Business One Eén van de meest tijdrovende klussen voor een ondernemer kan het verzamelen van financiële gegevens zijn voor de controle door de accountant of de Belastingdienst. Daarom heeft de Belastingdienst in samenwerking met accountantskantoren de standaard XML Auditfile ontwikkeld. Met de XML-standaard kunnen gegevens tussen verschillende standaardpakketten uitgewisseld worden. Met de XML Audit File module in SAP Business One creëert u in een handomdraai een bestand waarin al uw financiële gegevens die nodig zijn voor de controle of aangifte zijn opgeslagen. Zo bespaart u veel tijd en voorkomt u dat er fouten in uw aangifte sluipen. XML Audit File in SAP Business One Het genereren van de Auditfile is heel eenvoudig. Zorg er natuurlijk wel eerst voor dat u alle financiële transacties voor de periode heeft verwerkt. Open nu de module om de Auditfile te genereren via Financiële boekhouding Financiële rapporten Elektronische verslagen XML Audit File of via Rapporten Financiële rapporten Elektronische verslagen XML Audit File. U krijgt dan het volgende scherm te zien: Kies hier het juiste datumbereik en klik op volgende. In het volgende scherm kiest u waar u het XML-bestand wilt opslaan. U kunt de locatie wijzigen door op de browse knop te klikken: SAP Business One Tips & Tricks

128 Hier wordt ook het log-bestand opgeslagen, waarin onder andere staat of het aanmaken van de XML- Auditfile is geslaagd. Door nu op volgende te klikken wordt het rapport gegenereerd. Tip: het genereren van een Auditfile kan voor een langere periode, bijvoorbeeld een maand of een jaar, kan zeer lang duren als u veel data genereert. Draai daarom eerst een test Auditfile van bijvoorbeeld een dag, om te controleren of er geen fouten optreden. Als dit goed is gegaan is het verstandig om s avonds de daadwerkelijke Auditfile te laten draaien, zodat u de volgende ochtend weer verder kunt. Nadat het draaien van het rapport is voltooid, krijgt u in het laatste scherm een link naar de locatie op uw computer waar de Auditfile is opgeslagen: SAP Business One Tips & Tricks

129 Dit.xaf-bestand met de naam Audit File.XAF kunt u nu versturen naar uw accountant of naar de Belastingdienst als daar om gevraagd wordt. Het kan gebeuren dat de Audit File niet gegenereerd kan worden, omdat de in SAP Business One ingevulde data niet overeen komt met de vereiste data voor de Audit File. In dat geval kan er een foutenrapport opgevraagd worden waarin is aangeven welke data gecorrigeerd moet worden in SAP Business One. Neem hiervoor contact op met uw SAP Business One partner. In het onderstaande voorbeeld is de ingevulde postcode bij een zakenpartner te lang. Dit zal gecorrigeerd moeten worden in SAP Business One, waarna de Audit File opnieuw gegenereerd moet worden. SAP Business One Tips & Tricks

130 Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

131 29. Succesvolle periodeafsluiting in SAP Business One? Zorg ervoor dat u alle stappen zorgvuldig doorloopt In SAP Business One kunt u na afloop van iedere periode de resultaten van die periode overboeken naar de bijbehorende balansrekening van een nieuwe periode. Dit is niet alleen belangrijk voor de periodieke btw-aangifte, maar ook om beter grip te krijgen op uw financiële resultaten doordat u in uw rekeningschema alleen saldi ziet van de huidige periode. Daarnaast draagt het bij aan het spoedig signaleren van fouten in uw administratie. Voordat u de module Periodeafsluiting draait is het aan te raden eerst nog een aantal controles uit te voeren om volledigheid en status van documenten te verzekeren. Documentnummering controleren Via beheer Hulpmiddelen Documentnummering controleren kan een programma worden gestart waarmee de documentnummering wordt gecontroleerd. Het scherm Documentnummering controleren: selectiecriteria wordt geopend. In dit scherm kan worden aangegeven van welke documenten de nummering moet worden nagelopen en voor welke periode de nummering moet worden gecontroleerd. Nadat deze check is uitgevoerd wordt er een overzicht gegenereerd met ontbrekende en dubbele documentnummers: Controle volledigheid documenten Via (onder andere) Rapporten Inkoop en verkoop Conceptdocumenten kan een verslag worden gedraaid van geregistreerde documenten. SAP Business One Tips & Tricks

132 In het venster Verslag geregistreerde documenten - selectiecriteria kan verder worden gefilterd op een bepaalde gebruiker (of alle gebruikers), alleen open geregistreerde conceptdocumenten en het soort document. Voordat de periode wordt gesloten moeten de geregistreerde conceptdocumenten die relevant zijn voor de boekhouding eerst worden afgesloten, indien mogelijk. Controle negatieve voorraden De periode kan niet worden afgesloten als er nog negatieve voorraden bestaan. Via het voorraadstatus rapport kan worden gecontroleerd of er nog negatieve voorraden bestaan. Dit rapport kan worden gestart via: Magazijnbeheer Voorraadrapporten Voorraadstatus Als er artikelen zijn met een negatieve voorraad, dan zullen deze gecorrigeerd moeten tot een minimale voorraadwaarde 0. Controle openstaande betalingsruns Via de betaalwizard kan worden achterhaald of er nog opgeslagen betalingsruns zijn die uitgevoerd hadden moeten worden en status Aanbevolen hebben. Op deze manier kan worden voorkomen dat betalingsruns die van toepassing zijn op de periode die wordt afgesloten, open blijven staan. De betaalwizard kan worden gestart via: Betalingen Paymentwizard Selecteer de optie Opgeslagen betalingsruns en voer betalingsruns met de status Aanbevolen uit. SAP Business One Tips & Tricks

133 Controle Statistische- en verrekeningsrekeningen Er kan gebruik worden gemaakt van statistische- en verrekeningsrekeningen voor verschillende transacties waarbij het saldo nul moet zijn om de compleetheid van de transactie te garanderen. Het saldo van deze rekeningen zal gecontroleerd moeten worden. Dit heeft o.a. betrekking op de beginbalans rekening, vraagposten etc. Controle bankafschriften Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de Payment engine, kunnen ingevoerde bankafschriften worden geregistreerd voordat ze definitief worden geboekt. Om ervoor te zorgen dat de bankrekeningen worden vereffend moeten de geregistreerde bankafschriften eerst definitief worden geboekt voordat de periode wordt afgesloten. Periodeafsluiting Als alle controles zijn uitgevoerd, kan de module periodeafsluiting gedraaid worden. Voordat er in een nieuw boekjaar geboekt kan worden, moet er nog wel eerst een nieuw boekjaar met bijbehorende periodes aangemaakt worden. Dit kan via: Beheer Systeeminstellingen Boekingsperioden. Om te voorkomen dat aan het eind van een boekjaar geen documenten met een vervaldatum in het volgende jaar geboekt kunnen worden, is het verstandig om de termijn voor de vervaldatum tot twee of drie maanden in het daaropvolgende jaar te laten lopen. Periodetekens Er kan worden gewerkt met periodetekens. Het periodeteken heeft betrekking op een documentserie (bijvoorbeeld order of uitgaande factuur) en kan aan een boekingsperiode worden gekoppeld. Elke documentserie mag maar aan één periodeteken zijn gekoppeld, zodat SAP Business One weet welke nummerreeks er voor de periode gebruikt moet worden. Indien u gebruikmaakt van kostenadministratie en journaalboekingen op grootboekrekeningen waarvoor dit is ingesteld worden geblokkeerd, dan kunt u in de algemene instellingen instellen of u dit ook wilt toepassen op de periodeafsluiting. U vindt dit onder Beheer Systeeminstellingen Algemene instellingen onder het tabblad Kostenadministratie : SAP Business One Tips & Tricks

134 Nu is het tijd voor de periodeafsluiting. De periodeafsluiting functie kan gebruikt worden om de saldo s van de V&W rekeningen te transporteren naar de bijbehorende balansrekeningen van een nieuwe periode. Het is belangrijk dat alle boekingen voor de periode die wordt afgesloten zijn ingevoerd. Worden er toch nog boekingen gemaakt in de betreffende periode nadat de periodeafsluiting is uitgevoerd, dan moet de periodeafsluiting opnieuw worden uitgevoerd. De functie periodeafsluiting kan op de volgende locatie in SAP Business One worden gevonden: Beheer Hulpmiddelen Periodeafsluiting Wanneer de periodeafsluiting wordt gestart, verschijnt het scherm Periodeafsluiting selectiecriteria : Standaard selecteert SAP Business One alle V&W rekeningen. Dit kan je zien doordat in elke regel in de kolom X een x staat ingevuld. Door op de x te klikken, kan de betreffende regel worden geselecteerd of gedeselecteerd. Vervolgens vult SAP Business One in de velden Saldotransportrekening en Periodeafsluitrekening de rekeningen in die bij de rekeningbepaling zijn ingevoerd. Deze rekeningen kunnen gewijzigd worden. Op de saldotransportrekening wordt het resultaat van de afgesloten periode(s) geboekt. De periodeafsluitrekening is een tussenrekening die aan het eind van de afsluiting op nul moet uitkomen. Controleer deze rekening nadat de periodeafsluiting is voltooid. Vervolgens kan op de knop Uitvoeren geklikt worden om het overzicht te tonen van alle uit te voeren boekingen die SAP Business One aanraadt. Er wordt nu dus nog NIETS geboekt. Het scherm Periodeafsluiting verschijnt: SAP Business One Tips & Tricks

135 De waardes die in het scherm Instellingen periodeafsluiting zijn ingevuld zijn nu overgenomen. Indien nodig kan de tekst in het veld Opmerkingen aangepast worden. Wanneer de aanbevelingen van SAP Business One akkoord zijn, moet iedere regel worden aangevinkt in de kolom Goedgekeurd. Door op de kolomtitel Goedgekeurd te klikken worden alle regels aan- of uitgevinkt. Boekingen periodeafsluiting Wanneer er nu op Uitvoeren wordt geklikt, worden de boekingen aangemaakt. Per regel worden er dan twee boekingen aangemaakt. De eerste wordt aangemaakt op de laatste dag van de periode die afgesloten wordt. In dit voorbeeld zou voor rekening 8000 (omzet binnenland) op 31 mei de volgende boeking worden gemaakt: 8000 Omzet binnenland 20221, Resultaat lopend boekjaar 20221,00 De tweede boeking wordt aangemaakt op de eerste dag van de volgende periode. In dit voorbeeld zou op 1 juni de volgende boeking worden gemaakt: 0340 Resultaat lopend boekjaar 20221, Resultaat vorige boekjaren 20221,00 Het bedrag dat in beide boekingen wordt gebruikt is gelijk aan het saldo van de rekening op de laatste dag van de periode die wordt afgesloten. Het saldo van deze rekening is aan het begin van de volgende periode weer 0. Het resultaat van deze rekening staat nu op de Saldotransportrekening Het saldo op de periodeafsluitrekening is nu ook weer 0. Kijk voor het volledige document Periodeafsluiting op de Kennisbank van Serac. Hier vindt u ook meer Tips & Tricks voor SAP Business One. Bezoek ook het Serac YouTube kanaal om video's te bekijken over andere interessante functionaliteiten in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

136 30. Inloggen op de server? Nu ook op uw ipad of via internet met Browser Access voor SAP Business One 9.2 De traditionele manier om uw SAP Business One applicatie te gebruiken is ofwel door een Client te installeren op de computer van iedere gebruiker, of door via een Remote Desktop tool in te loggen op een terminal server en vanaf daar de Client te starten om verbinding te maken met de database. Met het uitrollen van SAP Business One 9.2 introduceert SAP Browser Access (BA), waarmee u overal ter wereld vanaf iedere computer en vanaf uw ipad, ook buiten uw bedrijfsnetwerk, veilig toegang heeft tot SAP Business One en al uw bedrijfsgegevens. Zo wordt het bekijken en beheren van al uw bedrijfsdata nog flexibeler. Beginnen met SAP Business One Browser Access Bespreek eerst met uw partner of het opzetten van Browser Access nuttig is voor uw bedrijf. Want hoewel BA u toegang biedt tot al uw gegevens en veruit de meeste gebruikers genoeg hebben aan de functionaliteiten die het biedt, zitten er wel enkele beperkingen aan het gebruik. Deze zullen we later bespreken. Bovendien dient uw partner BA eerst voor u te installeren en in te stellen, voordat u er gebruik van kunt maken. Dit is weinig werk en kan dus in de meeste gevallen snel geregeld worden. Werken met Browser Access Via een link die u van uw partner krijgt surft u naar uw BA-omgeving, waar u op dezelfde manier inlogt als via de Client; met uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Via een drop-down menu kunt u eventueel kiezen uit verschillende bedrijfsdatabases. SAP Business One Tips & Tricks

137 Na inloggen komt u in uw bedrijfsdatabase. Hier kunt u bijna alles doen wat u ook in de standaard Client doet. Stamgegevens aanmaken en wijzigen, documenten aanmaken, rapporten uitdraaien, relatiekaarten inzien, werken met queries, formatted searches en gebruikersvelden. U kunt documenten printen en exporteren naar Word, Excel en pdf. Ook de gele linkpijltjes en de meeste context-menu s, die u tevoorschijn tovert door met de rechtermuisknop te klikken, werken gewoon. Kortom, alle functies die voor verreweg de meeste standaard gebruikers van toepassing zijn. Enkele functies kunnen iets anders werken. Zo is het bijvoorbeeld noodzakelijk om Word of Excel documenten eerste te downloaden voordat u ze kunt openen. De toegang tot de server waarop de database staat is volledig beveiligd, dus uw bedrijfsgegevens lopen geen gevaar als u gebruikmaakt van BA. Vooral als u gebruikmaak van een terminal server is BA kostenefficiënt, omdat u geen licenties meer hoeft aan te schaffen voor Remote Desktop access voor iedere gebruiker. SAP Business One Tips & Tricks