Excel at work met de SAP Business One Microsoft Excel integratie

Transcriptie

1 Excel at work met de SAP Business One Microsoft Excel integratie Gebruikt u Microsoft Excel spreadsheets om bijvoorbeeld betalingen, inkoop en verkoopdocumenten in te voeren in SAP Business One? Vanaf versie 9.1 is het mogelijk om data vanuit Microsoft Excel naar SAP Business One te kopiëren en andersom. Waar SAP Business One uw bedrijfsprocessen ondersteunt en zorgt voor real time informatie onafhankelijk van locatie of tijd, is Microsoft Excel een veelgebruikte tool voor administratie en rapportage doeleinden. Heeft u al uitgevonden hoe u de voordelen van beide programma s nu eenvoudig kunt combineren? Laten we ons richten op het volgende scenario U wilt mutaties doorvoeren in een bestaande verkoop order in SAP Business One. Dit is een document met een groot aantal artikelregels. Hoe kunt u deze functionaliteit toepassen om de gewenste regels snel te wijzigen? Onderstaand voorbeeld toont een verkoop order met veel artikel regels. Naast het groter maken van het venster kunt u er ook voor kiezen om Maximize/Restore Grid te selecteren vanuit het keuzemenu dat verschijnt wanneer u met uw rechtermuisknop in de verkoop order klikt.

2 Vervolgens zal onderstaand venster openen. Om de volledige tabel te kopiëren klikt u met uw rechtermuisknop in een willekeurig veld en selecteert Copy Table. Om terug te keren naar de standaard weergave van de verkoop order kiest u nogmaals Maximize/Restore Grid.

3 U plakt het gekopieerde document vervolgens in een lege Microsoft Excel spreadsheet. Hier kunt u naar wens aanpassingen doorvoeren. Het is niet noodzakelijk een valutasymbool te gebruiken. Alleen getallen zijn voldoende. In onderstaand voorbeeld zijn alle cellen die zijn gewijzigd groen gemarkeerd. U kunt in een lange lijst met artikelen uiteraard de zoekfunctie gebruiken.

4 Let op het volgende. Wanneer u een volledige artikelregel wilt elimineren wist u deze regel dan niet in Microsoft Excel, maar zorg dat u alle aantallen en bedragen wijzigt naar 0. Op deze manier zullen de correcties juist worden doorgevoerd wanneer u het overzicht terug plakt in de verkoop order in SAP Business One. Kopieer vervolgens de selectie in Microsoft Excel en plak deze terug in de verkoop order in SAP Business One. U zult zien dat zowel de artikelregels als de totaalbedragen in de footer van het document zullen wijzigen. Let op, als u automatische voorraadcontrole aan heeft staan en u krijgt de melding dat er niet voldoende voorraad is van een bepaald artikel dan is uw selectie vanuit Microsoft Excel succesvol gekopieerd tot deze regel. Kopieer daarom de rest van uw document nogmaals vanaf de volgende regel om er zeker van te zijn dat al uw aanpassingen worden doorgevoerd.

5 Naast het zojuist beschreven scenario kunt u deze functionaliteit uiteraard ook in andere situaties gebruiken. Zo kunt u bijvoorbeeld gemakkelijk een bestelling plaatsen bij een leverancier op basis van een rapportage die u vanuit SAP Business One heeft geëxporteerd naar Microsoft Excel. Ook kunt u snel een verkoop order creëren vanuit een bestellijst die uw klant heeft aangeleverd. Een ander voorbeeld is het doorvoeren van journaalboekingen in SAP Business One die u van uw accountant heeft ontvangen. Daarnaast kunt u op deze manier eenvoudig prijswijzigingen doorvoeren vanuit Microsoft Excel naar SAP Business One. Dit is een greep uit de mogelijke toepassingen van de functionaliteit. Komen deze situaties u bekend voor? Probeer deze functie en excel at work! Deze functionaliteit is beschikbaar vanaf SAP Business One versie 9.1. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de Kennisbank van Serac via: