Snel en intuïtief browsen met de Enterprise search in SAP Business One HANA

Transcriptie

1 Snel en intuïtief browsen met de Enterprise search in SAP Business One HANA Hoeveel tijd spendeert u gemiddeld per dag aan zoekacties om de juiste data op te halen uit uw ERP systeem? SAP Business One brengt uw bedrijfsprocessen en informatie samen in één systeem, maar hoe kunt u deze data op effectieve wijze terugvinden? Intuïtief navigeren door informatiebronnen komt de productiviteit van alle werknemers ten goede, onafhankelijk van type business, functie of niveau in de organisatie. Goed nieuws.. SAP Business One HANA biedt de laatste technologieën voor een slimme en flexibele zoekfunctionaliteit zodat u altijd snel de juiste data tot uw beschikking heeft. Enterprise search Met de Enterprise search in SAP Business One HANA kun u vanuit één modus de volledige bedrijfsdatabase doorzoeken. Daarnaast kunt u zelf parameters instellen waar op gezocht en gefilterd kan worden. De zoekresultaten van de Enterprise search worden bepaald door de bevoegdheden die zijn toegewezen aan een SAP Business One gebruiker. Is gebruiker X niet geautoriseerd om verkoopdocumenten te openen en om financiële informatie van een zakenpartner in te zien? Dan zullen deze zaken niet worden getoond in de zoekresultaten van deze specifieke gebruiker. Wees uw klanten een stapje voor U wilt uw klanten de best mogelijke service bieden en snel kunnen inspelen op vragen en wensen. Laten we kijken naar een praktisch voorbeeld waarbij de Enterprise search functionaliteit uw leven een stukje gemakkelijker maakt. Stel, uw klant heeft een vraag over een aantal openstaande documenten maar heeft momenteel geen documentnummers bij de hand. Hoe kan de Enterprise search in dit geval ondersteuning bieden? Bepaal uw zoekterm en voer deze in het zoekscherm in. In dit geval zoeken we op de naam van de zakenpartner. Na het uitvoeren van de zoekopdracht verschijnt een overzicht met alle zoekresultaten zoals weergegeven in onderstaand voorbeeld.

2 Zoals u ziet toont het menu aan de linkerzijde een samenvatting van de zoekresultaten met daarbij aantal zoekresultaten per object in SAP Business One HANA. U kunt vanuit dit scherm verdere zoekcriteria opgeven om de gewenste resultaten te tonen. Hoe werkt dit? U selecteert simpelweg één van de objecten in het hoofdmenu.

3 In dit voorbeeld heeft de klant een vraag over een openstaande klantorder en we selecteren daarom de menuoptie Klantorder. Vervolgens is het mogelijk per object extra filters toe te passen. In dit geval selecteren we alle open klantorders. Zoals u kunt zien in onderstaand voorbeeld zijn er uitgebreidere mogelijkheden om bijvoorbeeld te zoeken op contactpersoon, boekingsdatum en leveringsdatum van de klantorder zodat u snel de informatie vindt waarnaar u op zoek bent.

4 Bij het toevoegen of verwijderen van een filter worden uw zoekresultaten direct bijgewerkt. Dan is het nu uiteraard de vraag voor welke specifieke klantorder de klant contact opneemt. Om deze vraag snel te kunnen beantwoorden kunt u simpelweg met uw muis over de verschillende zoekresultaten bewegen voor een korte samenvatting van de inhoud. Zo ziet u voor de klantorders bijvoorbeeld details van artikelregels zodat u snel een beeld heeft van de inhoud. Op deze manier hoeft u niet telkens verder te klikken en documenten afzonderlijk te openen. Uiteindelijk kunt u ieder gewenst document of object openen vanuit dit overzicht. Op deze manier kunt u de Enterprise search gebruiken om verschillende typen data op te halen uit SAP Business One HANA. Zo kunt u naast masterdata en documenten ook zoeken op contactpersonen, betalingen, CRM activiteiten enzovoorts.

5 Personaliseer uw Enterprise search SAP Business One HANA biedt de mogelijkheid om de Enterprise search naar eigen voorkeur aan te passen. Zo kunt u filteropties toevoegen of verwijderen en bepalen welke informatie wordt getoond in het pop-up venster wanneer u met uw muis over de zoekresultaten beweegt. Om een aangepaste zoekopdracht te exporteren, te importeren of handmatig samen te stellen klikt u op het tandwiel icoon onder het zoekvenster. Om zelf een aangepaste zoekopdracht te creëren selecteert u Aangepaste zoekopdracht. Een nieuwe venster zal openen zoals wordt getoond in onderstaand voorbeeld.

6 In het menu aan de linkerzijde kunt u selecteren voor welk SAP Business One HANA business object u een aangepaste zoekopdracht wilt instellen. In dit geval selecteren we de Klantorder. In de tweede kolom worden alle velden buiten scope van de zoekopdracht getoond. Dit betekent dat zoeken op deze velden geen resultaten zal genereren. Hierbij wordt onderscheid gemaakt tussen Hoofdtabellen en Regeltabellen. 1. Hoofdtabellen en bijbehorende velden bepalen op welke waarden een zoekopdracht kan worden uitgevoerd en op welke waarden er kan worden gefilterd in het zoekresultaten overzicht. Kortom, het zoekbereik. 2. Regeltabellen en bijbehorende velden bepalen welke waarden er zullen worden getoond in het pop-up venster wanneer men met de muis over zoekresultaten beweegt. Aan de rechterzijde van dit venster worden alle velden binnen scope van zoekopdracht weergegeven. Dit betekent dat een zoekopdracht die deze waarden bevat zal leiden tot een succesvol zoekresultaat. U kunt simpelweg velden toevoegen aan de tabel met velden binnen scope van zoekopdracht zoals wordt weergegeven in onderstaande afbeelding. U selecteert het gewenste veld, bijvoorbeeld het adres dat staat vermeld op de klantorder. Selecteer het veld, sleep deze naar de tabel en plaats deze op de gewenste locatie.

7 Vervolgens kunt u per toegevoegde waarde de zichtbaarheid, zoekbaarheid en filterbaarheid bepalen. Vervolgens klikt u op Toepassen om de wijzigingen op te slaan. Met de Enterprise search in SAP Business One HANA doorzoekt u in sneltreinvaart uw bedrijfsdatabase. Het is daarnaast mogelijk het zoekbereik aan te passen aan uw persoonlijke voorkeur. Deze slimme, flexibele zoekfunctie zorgt ervoor dat u altijd snel gewenste data kunt opvragen uit SAP Business One HANA. Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via: