Innhold Inleiding... 1 Aanbevelingen... 3 Belangrijke instellingen... 4 Zo gebruikt u het systeem... 5 Meer kennis... 11

Transcriptie

1 Dit is een introductie over het gebruik het additionele product Mamut Enterprise Travel CRM. Het gebruik van het systeem wordt beschreven aan de hand van het fictieve voorbeeld van de firma `Kopie Shop BV. Eerst zal beschreven worden hoe u uw werk kunt verbeteren door het gebruik van, waar u aan moet denken voor u het systeem in gebruik neemt en hoe u de juiste instellingen instelt. Hierna wordt uitgelegd hoe u zo efficiënt mogelijk van het systeem gebruik kunt maken. Innhold Inleiding... 1 Dit zijn de voordelen die u uit :... 1 Biedt betere service wanneer u bij klanten of verkoopbesprekingen bent... 1 Neem werk en belangrijke informatie mee... 1 Snel en eenvoudig registreren en data overbrengen... 2 vooral geschikt voor:... 2 Aanbevelingen... 3 Waar moet u aan denken voor u begint?... 3 Toegang om het systeem te gebruiken... 3 Gebruikerstraining... 3 Belangrijke instellingen... 4 Synchronistie instellingen... 4 Zo gebruikt u het systeem... 5 Stap 1: Synchronisatie instellingen... 5 Stap 2: Maken van een lokale kopie... 6 Stap 3: Veranderingen in de lokale kopie... 7 Stap 4: Synchonisatie van veranderingen... 9 Stap 5: Rapportafdruk van veranderingen Meer kennis... 11

2

3 Inleiding Mamut Enterprise Travel CRM maakt het eenvoudiger voor alle medewerkers om artikelen klanteninformatie vanaf het hoofdsysteem naar laptops over te brengen en te vernieuwen. Voordelen Belangrijke artikelen klanteninformatie meenemen van kantoor Biedt klanten een persoonlijkere service Maak ter plaatse een offerte of order aan Registreer nieuwe informatie efficiënter Werk bij klanten, onderweg of in uw hotel, zowel met als zonder internetverbinding Voorkom dubbele invoeren Maak afspraken met klanten professioneler Geeft overzicht over nieuwe informatie en bewerkingen Verkoop meer aan nieuwe en bestaande klanten Dit zijn de voordelen die u uit : Neem het informatiesysteem mee van kantoor en breng de veranderingen aan wanneer u terug bent. Biedt uw klanten betere service en werk efficiënter terwijl u thuis, onderweg of in uw hotel bent! Om u klanten tevreden te houden is het belangrijk om goed op de hoogte te zijn. Gelukkig heeft Mamut een middel ontwikkeld dat het gemakkelijker maakt om informatie mee te nemen en in te voeren wanneer u onderweg of bij uw klanten bent, zodat u altijd de meest recente informatie tot uw beschikking heeft en de beste service kunt leveren. Biedt betere service wanneer u bij klanten of verkoopbesprekingen bent Wanneer u werkt met sales, consultancy of in de service sector, is het praktisch en tegelijkertijd indrukwekkend voor klanten om de belangrijke informatie vanuit het CRM- en administratieve systeem mee te nemen. Door nieuwe informatie over relaties, documenten, offertes en orders mee te nemen kunt u uw klanten betere service bieden. U kunt informatie over klanten en activiteiten ter plaatse bewerken, of direct vanaf uw laptop orders en offertes aanmaken. Neem werk en belangrijke informatie mee Wilt u op ieder momenten werken en waar u ook bent beschikking hebben over de informatie uit Mamut Enterprise? Met het additionele product Mamut Enterprise Travel CRM kunt u informatie onderweg meenemen en aanpassen, zowel bij klanten, op reis, in uw hotel of op kantoor. Toegang tot Internet is niet noodzakelijk. Door informatie vanuit het hoofdsysteem lokaal naar uw laptop te kopiëren, kunt u werken waar en wanneer u maar wilt. Eenmaal terug op kantoor wordt de nieuwe informatie automatisch in het hoofdsysteem bijgewerkt. Inleidin 1

4 Functionaliteit Kopiëren van netwerk database naar laptop Relaties en contactpersonen inzien, bewerken en aanmaken Activiteiten en documenten inzien, bewerken, aanmaken en wissen. Offertes in de lokale kopie kunnen worden veranderd, geannuleerd of naar orders overgebracht worden Orders aangemaakt in de lokale kopie kunnen worden veranderd en geannuleerd Automatische synchronisatie van data Snelle eenzijdige synchronisatie: selecteer welke data vernieuwd moet worden in de netwerk- of lokale database, of bepaal voor iedere verandering afzonderlijk of er een conflict ontstaat Mogelijkheid om een rapport over de gemaakte veranderingen aan te maken. Snel en eenvoudig registreren en data overbrengen Voor bedrijven met meerdere gebruikers van het systeem op of buiten kantoor, is het eenvoudig om informatie te vernieuwen tijdens het vervangen van de data, zelfs wanneer er veranderingen door meerdere medewerkers zijn aangebracht. In het hoofdsysteem kunt u op ieder moment zien welke gebruikers er off-line zijn. Met het bijwerken van de waarden heeft u een volledig overzicht voordat u met het automatisch overbrengen van de data begint. U voorkomt dubbele invoeren door simpelweg aan te geven of u de data wilt behouden in de lokale of netwerk database, in de velden die het laatst zijn bijgewerkt, of u kunt zelf aangeven welke waarden er behouden moeten worden. Met maakt u beter gebruik van u werktijd! vooral geschikt voor: Verkopers of consultants buiten kantoor Werkzaamheden die bij de klant plaatsvinden o Ambachtswerkers (bijv. bouwvakkers) o Installateurs (bijv. elektriciens) o Reparateurs (bijv. van elektronische apparatuur) Werkzaamheden van medewerkers die vanuit huis werken Medewerkers die op reis zijn Pendelaars, die bijvoorbeeld in de trein willen werken Biedt de klant professionelere service door nieuwe klanteninformatie in te voeren terwijl u niet op kantoor aanwezig bent, en maak beter gebruik van uw werktijd! Inleiding 2

5 Aanbevelingen Waar moet u aan denken voor u begint? Voordat u het programma in gebruik neemt moet u beslissen over wie er toegang tot het systeem zullen krijgen, de opleiding van gebruikers en het synchroniseren van de data (bijvoorbeeld over hoe boekingen wilt behandelen, zie ook de sectie Belangrijke instellingen). Toegang om het systeem te gebruiken Alle medewerkers hebben in principe gebruikerstoegang om een lokale kopie te maken. Het kan handig zijn om uw medewerkers te informeren wie het systeem gebruiken, om te voorkomen dat veel personen dezelfde veranderingen invoeren. Gebruikerstraining De administrator van het bedrijf moet de informatie lezen en snel beginnen met het werken met het systeem, door de verschillende processen te doorlopen, offline te gaan, de lokale versie te openen en veranderingen over te brengen in het hoofdsysteem. Hierna moet de administrator voor de gebruikers een gebruikerstraining opzetten. Aanbevelingen 3

6 Belangrijke instellingen Synchronistie instellingen Voordat u het systeem in gebruik neemt moet u bekijken hoe de synchronisatie van de data zal plaatsvinden. Als er zowel in de netwerk database als in de lokale kopie veranderingen zijn aangebracht, moet u kiezen welke veranderingen u wilt behouden. 2 Klik op Beeld en op Instellingen voor de synchronisatie. Tip Wanneer u op Niet aangemelde gebruikers in de Wizard voor synchronisatieinstellingen klikt, krijgt u een overzicht over alle gebruikers die op dat moment niet aangemeld zijn. In het venster dat vervolgens verschijnt, heeft u de mogelijkheid om te kiezen welke data behouden zal worden. U kunt uit de volgende alternatieven kiezen: Automatisch o De netwerk-database behouden: Bij deze keuze zullen wijzigingen in de netwerk-database behouden worden en de wijzigingen in de off-line database afgewezen worden. o De lokale database behouden: Bij deze keuze zullen wijzigingen in de off-line database behouden worden en de wijzigingen in de netwerk database afgewezen worden. o Velden die het laatst zijn bewerkt: Bij deze optie zullen de laatste veranderingen behouden worden en de voorgaande worden vervangen. Ik bepaal zelf welke waarden behouden moeten blijven: bij deze keuze kunt u bij iedere aanpassing apart aangeven welke waarden u wilt behouden of afwijzen. Belangrijke instellingen 4

7 Zo gebruikt u het systeem Stap 1: Synchronisatie instellingen Mamut Enterprise Travel CRM kunt u een kopie van de netwerk database maken. Om informatie mee te kunnen nemen en met meerdere databases te kunnen werken wordt het eenvoudig voor verkoopconsultants en andere medewerkers om buiten kantoor met klanten te werken. De administrateur van `Kopie Shop BV wilt de synchronisatie instellingen instellen zodat alle medewerkers dezelfde procedure volgen wanneer de data overgezet wordt na het werken en maken van veranderingen op een laptop. 1. Hij klikt op Beeld en Instellingen voor de synchronisatie 2. Hierna selecteert hij Ik bepaal zelf welke waarden behouden moeten worden. Om het gebruik van Mamut Enterprise Travel CRM te illustreren, is het bedrijf `Kopie Shop BV als voorbeeld gebruikt. Zo gebruikt u het systeem 5

8 Stap 2: Maken van een lokale kopie 1 Verkoopconsulente Caroline Hanner wil een kopie van de database maken om met zich mee te nemen naar een aantal klantenafspraken die ze de komende dagen heeft. Caroline Hanner is met haar laptop aan de centrale database gekoppeld en doet het volgende: 2 Ze selecteert Bestand en klikt op Off-line gaan. Ze selecteert Documenten kopiëren naar uw off-line database zodat ze toegang heeft tot alle documenten en offertes in de lokale kopie van de database. 3 Ze klikt op Volgende en wacht tot Mamut klaar is met het kopiëren van de lokale database. Ze klikt op Voltooien en wacht tot Mamut wordt afgesloten. Zo gebruikt u het systeem 6

9 Stap 3: Veranderingen in de lokale kopie Wanneer Caroline bij de klanten is, opent zij haar lokale kopie zodat zij toegang heeft tot de productinformatie en veranderingen in de klantengegevens aan kan brengen Ze logt in de lokale versie in. Wanneer ze Mamut heeft opgestart, zal er in de titelbalk van Mamut Enterprise [Off-line modus] staan om de status aan te geven. Deze module blijft toegankelijk vanaf haar laptop. Bij bezoek aan haar klant `Maxi Meubel BV is de demonstratie van een nieuw kopiëer-apparaat goed ontvangen en de klant wenst direct een order te plaatsen. Caroline maakt de order aan in de relatiekaart van Maxi Meubel BV. Zo gebruikt u het systeem 7

10 5 Bij de volgende afspraak wenst Caroline de relatiekaart van de klant `Option One Reclamebureau bij te werken omdat de hoofdcontactpersoon het bedrijf verlaten heeft. Ze opent het programma en verwijderd de contactpersoon Simon van Ham. Dit zijn een aantal van de veranderingen die Caroline gedurende de dag heeft aangebracht tijdens het bezoek aan haar klant. Zo gebruikt u het systeem 8

11 Stap 4: Synchonisatie van veranderingen Wanneer Caroline klaar is wil ze de registratie in de centrale database invoegen: 2 Ze koppelt de laptop aan het netwerk en opent Mamut Enterprise. Na het inloggen en ontvangen van de bevestiging dat Mamut de centrale database gevonden heeft, klikt ze op Ja om verbinding te maken. Hierna klikt zij op Volgende om de database te synchroniseren. In dit geval waren er geen conflicten met de centrale database. Wanneer dit wel het geval was, kan ze deze handmatig kunnen oplossen door te klikken op Conflicten oplossen. Informatie over het aantal conflicten dat zich in de verschillende modules bevindt wordt dan zijn weergegeven en Caroline kan aangeven welke informatie er naar de centrale database overgebracht moet worden. De synchronisatie is voltooid en er kan een rapport worden uitgeprint, zie volgende pagina. Zo gebruikt u het systeem 9

12 Stap 5: Rapportafdruk van veranderingen Een rapport wordt in dezelfde wizard als bij de synchronisatie van de veranderingen uitgeprint (zie vorige pagina). 1 2 Ze wilt een rapport van de veranderingen uitprinten en klikt in de synchronisatiewizard op Rapport over gesynchroniseerde velden afdrukken Tot slot klikt Caroline op Voltooien om de synchronisatie wizard af te sluiten. Mamut wordt afgesloten en vervolgens automatisch opgestart en verbonden met de centrale database. Wanneer ze verder wil werken kan Caroline weer inloggen. Zo gebruikt u het systeem 10

13 Meer kennis Indien u meer wenst te leren over de verschillende functies van Mamut Business Software en de mogelijkheden die zij u kunnen bieden, kunnen wij u de volgende informatiebronnen aanbevelen: Handleiding Help menu FAQ (Frequently Asked Questions) Mamut Academy Mamut Information Desk Neem voor nieuw en vernieuwd gebruikersmateriaal telefonisch contact op met Mamut, op het gratis telefoonnummer In dit Mamut-systeem vindt u een Help-bestand dat betreffende de verschillende functies meer gedetailleerde informatie biedt dan wat in de handleidingen beschreven is. U krijgt toegang tot dit bestand door te drukken op F1. Op de website vindt u een database waarin veel kennis en ervaringen zijn verzameld en waarin u met behulp van trefwoorden kunt zoeken en antwoorden kunt vinden op vele vragen. Mamuts cursuscentrum houdt cursussen in verschillende steden. Meer informatie is te vinden op of neem via contact op: info@mamut.nl of telefonisch op het nummer Mamut Information Desk (MID) is een online bureaublad dat de communicatie tussen u als klant en Mamut op een effectieve manier verzorgt. Via dit kanaal worden supportaanvragen, gebruikerstips, artikelen, berichten betreffende de operatie, licentiegegevens, nieuwsberichten van interesse voor uw onderneming en andere informatie die voor uw onderneming van belang kan zijn doorgegeven. Wanneer u MID nog niet heeft geactiveerd, kunt u dit als volgt doen (let op, MID zal verbinding met het Internet maken): 1. Start Mamut Business Software zoals gebruikelijk. 2. Kies in het menu Beeld/Instellingen en klik op Gebruikersprofiel 3. Verwijder het kruisje voor Offline Mamut Bureaublad wanneer deze is aangevinkt. 4. Verwijder het kruisje voor Eenvoudig Bureaublad wanneer deze is aangevinkt. 5. Verwijder het kruisje voor Bureaublad leegmaken wanneer deze is aangevinkt 6. Sla de bewerkingen op en sluit het venster. 7. Lees en accepteer de voorwaarden in Mamut Information Desk. 8. U moet nu uw Mamut-programma opnieuw starten om toegang te krijgen tot Mamut Information Desk. Meer kennis 11