Mamut Enterprise Travel CRM

Transcriptie

1 Mamut Business Software Additionele producten & Enterprise-uitbreidingen Mamut Enterprise Travel CRM Versie 14 MBS.EXT.TRA.NL

2 Inhoud Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen... 3 Over Mamut Enterprise Travel CRM... 4 Synchronisatie en gebruik van het programma... 6 Synchronisatie-instellingen... 6 In de offline modus werken... 7 Verbinding maken en synchroniseren met een hoofddatabase... 8 Toegang tot Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen Voorbeelddatabase installeren/ additionele producten evalueren Meer informatie Service en support Mamut Serviceovereenkomst Mamut Academy

3 Producent en distributeur: Mamut Software B.V. Postbus CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: (gratis) Fax: Internet: Mamut Supportcenter: Openingstijden: op werkdagen van tot Tel: (lokaal tarief) Fax: Mamut Loon support: Mamut Loon support Internet: Verkoop Tel: (gratis) Fax: Internet: Mamut Software B.V. Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut-logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. 2

4 Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen ADDITIONELE PRODUCTEN EN ENTERPRISE- UITBREIDINGEN Mamut biedt een aantal Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen aan zodat uw bedrijf effectiever met Mamut Business Software kan werken. Er bestaan tevens diverse Additionele producten die meer functionaliteiten bieden met betrekking tot uw website en webshop. Deze producten voor domeinnamen en accounts kunnen onafhankelijk van uw Mamut-programma worden gebruikt. Een aantal andere producten vereisen dat u een product uit de Mamut Enterprise-serie gebruikt. Meer informatie over de Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen die in combinatie met uw versie van Mamut Business Software kunnen worden gebruikt, vindt u op onze website U kunt ook gratis bellen naar het nummer of een naar info@mamut.nl sturen voor meer informatie. Deze handleiding bevat basisinformatie over de opzet van het product, hoe u aan de slag gaat en hoe u deze met behulp van de instellingen naar uw wens kunt aanpassen. U kunt op elk moment op de knop Help of [F1] klikken voor meer informatie over de betreffende functionaliteit. Daarnaast willen wij u op onze website wijzen. Hier vindt u antwoorden op de vaak gestelde vragen over Mamut Business Software. U kunt eenvoudig in de artikelen zoeken en zo het antwoord op uw vraag vinden - 24 uur per dag. 3

5 Mamut Enterprise Travel CRM OVER MAMUT ENTERPRISE TRAVEL CRM Mamut Enterprise Travel CRM stelt u in staat om uw werk op een laptop mee te nemen wanneer u niet op kantoor bent. U kunt informatie weergeven en bewerken wanneer u reist, bij een klant bent of van huis werkt. De functionaliteit laat u in de offline modus werken met een lokale kopie van de hoofddatabase. De lokale database heeft een aantal begrenzingen in functionaliteiten. De hoofddatabase is normaal beschikbaar voor alle andere gebruikers. Zodra u de koppeling met de hoofddatabase herstelt, zal uw lokale kopie met de hoofddatabase worden gesynchroniseerd. Voordelen van Mamut Enterprise Travel CRM Voor bedrijven met meerdere gebruikers van het systeem, waarvan gebruikers niet altijd op kantoor werken, is het eenvoudig de informatie bij te werken, zelfs wanneer er wijzigingen door meerdere gebruikers zijn gemaakt. In de hoofddatabase kunt u zien welke gebruikers in de offline modus werken. Zodra de gegevens worden bijgewerkt, hebt u volledige controle voor u het proces voor automatische overdracht implementeert. U voorkomt dat er dubbele informatie in de hoofddatabase komt, door te kiezen welke gegevens u wenst te behouden: de gegevens uit de lokale database, de hoofddatabase, de velden die als laatste zijn bijgewerkt, of dat u altijd handmatig wilt kiezen welke gegevens behouden blijven. Eenvoudig aan de slag Het is eenvoudig om aan de slag te gaan met Mamut Enterprise Travel CRM. Open de database waarmee u in de offline modus wenst te werken, geef de instellingen voor synchronisatie op en u kunt in de offline modus gaan werken. Houd er rekening mee dat de instellingen voor synchronisatie niet kunnen worden gewijzigd wanneer u in de offline modus werkt. 4 Let op! Het aantal gebruikers dat in de offline modus kan werken is afhankelijk van het aantal gebruikerslicenties. Beschikbare gegevens in de offline modus Niet alle modules en functionaliteiten zijn beschikbaar in de offline modus. Relaties en contactpersonen Documenten Activiteiten Artikelen Magazijn Offertes Orders Facturen Projecten Urenregistratie Lezen Bewerken Aanmaken Verwijderen Synchroniseren X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

6 Over Mamut Enterprise Travel CRM Let op! Offertes en orders die in de hoofddatabase zijn aangemaakt, kunnen alleen worden gelezen. Wij raden u aan om het Notitieveld te gebruiken voor orders die in de offline modus worden aangemaakt. Het ordernummer zal namelijk worden gewijzigd wanneer de order wordt gesynchroniseerd met de hoofddatabase. Beperkingen in Mamut Enterprise Travel CRM Indien u diverse bedrijfsdatabases hebt dient u er rekening mee te houden dat u maar van één bedrijfsdatabase een lokale kopie kunt maken Als u deze functionaliteit met de voorbeelddatabase gaat testen, moet u er rekening mee houden dat de wijzigingen in de lokale database van de voorbeelddatabase niet worden gesynchroniseerd. De lokale database wordt aangemaakt wanneer u naar Bestand - Werk in offline modus gaat. Na het werk in de offline modus, zodra u verbinding hebt gemaakt met de hoofddatabase en de gegevens hebt gesynchroniseerd, kunt u de lokale database niet langer openen. Om nogmaals in de offline modus te werken, dient u de procedure voor het aanmaken van een lokale database nogmaals te volgen. Meer informatie over deze procedure vindt u in de sectie "In de offline modus werken" hieronder. Vanwege de beperkingen in de snelheid van dataoverdracht, raden wij u niet aan om via VPN, een inbelverbinding, of een andere beperkte of instabiele internetverbinding, verbinding te maken met de hoofddatabase. De dataoverdracht heeft een snelle en stabiele verbinding nodig, zoals een intern bedrijfsnetwerk. 5

7 Mamut Enterprise Travel CRM SYNCHRONISATIE EN GEBRUIK VAN HET PROGRAMMA Synchronisatie-instellingen U vindt de synchronisatie-instellingen via het menu Beheer - Travel CRM Synchronisatie-instellingen. Bij de synchronisatie kunnen conflicten ontstaan indien dezelfde gegevens in zowel de hoofddatabase als in de lokale database worden gewijzigd. In dit venster kunt u aangeven hoe dergelijke conflicten opgelost moeten worden. De wijzigingen die geen conflict opleveren, worden altijd gesynchroniseerd. Opties bij de oplossing van conflicten Automatisch: De hoofddatabase behouden: Bij deze keuze zullen de wijzigingen in de hoofddatabase behouden blijven en de wijzigingen in de lokale database afgewezen worden. De lokale database behouden: Bij deze keuze zullen de wijzigingen in de lokale database behouden blijven en de wijzigingen in de hoofddatabase afgewezen worden. De meest recente velden behouden: Bij deze keuze zullen de laatste wijzigingen behouden blijven en de oudste afgewezen worden. Ik bepaal zelf welke waarden behouden moeten blijven: Bij deze keuze kunt u - stuk voor stuk - zelf aangeven welke waarden u wilt behouden of afwijzen bij de synchronisatie. Onderaan het instellingenvenster kunt u op de koppeling Gebruikers in offline modus klikken, om te zien welke gebruikers momenteel geen verbinding met de hoofddatbase hebben. Dit vereist dat u een serverinstallatie met ten minste één client hebt. De koppeling Synchronisatieconflicten geeft een lijst weer van alle conflicten die in de laatste zeven dagen zijn onstaan, en hoe deze zijn opgelost. De lijst geeft de waarde in de lokale database (Waarde) en in de hoofddatabase (Centrale waarde) weer en welke regel gebruikt is op het conflict op te lossen. 6

8 Synchronisatie en gebruik van het programma In de offline modus werken Zo maakt u een lokale database aan in Mamut Enterprise Travel CRM: 1. Ga naar Bestand en klik op Werk in offline modus. 2. Selecteer welke documenten u in de lokale database beschikbaar wilt hebben. Houd er rekening mee dat, wanneer u een grote hoeveelheid documenten hebt, deze bewerking enige tijd kost en dat documenten veel opslagruimte in beslag kunnen nemen. Meer informatie over de verschillende opties voor documenten vindt u hieronder. 3. Klik op Volgende en wacht tot het aanmaken van de lokale database is voltooid. 4. Klik op Voltooien en het programma wordt afgesloten. 5. Start het programma. Tijdens het opstarten krijgt u de melding dat u in de offline modus werkt. Boven in de titelregel zal nu [offline modus] vermeld staan ter indicatie hiervan. 7

9 Mamut Enterprise Travel CRM Meer over documenten Indien u een laptop met weinig opslagruimte hebt, of u wenst dat de synchronisatie zo snel mogelijk wordt uitgevoerd, kunt u ervoor kiezen om Mijn documenten of Geen documenten mee te nemen in de synchronisatie. Kiest u voor Alle documenten, dan zullen ook de documenten die andere gebruikers in de database hebben opgeslagen in de lokale database beschikbaar zijn. Mijn documenten omvat de documenten die u zelf hebt aangemaakt (Aangemaakt door) en documenten waar u als Auteur of Onze ref. staat geregistreerd. Veel gebruikers ervaren dat zij geen documenten in de lokale database nodig hebben. Selecteer in dat geval Geen documenten. Het proces voor het aanmaken van een lokale database zal in dat geval aanzienlijk sneller verlopen. De selectie die u hier definieert zal onthouden worden tot de volgende keer dat u de koppeling met de hoofddatabase verbreekt. Verbinding maken en synchroniseren met een hoofddatabase Wanneer u eerder de verbinding met de hoofddatabase hebt verbroken, en u start Mamut met toegang tot deze hoofddatabase, krijgt u de mogelijkheid om u aan te melden bij de hoofddatabase en deze te synchroniseren met de wijzigingen die zijn gemaakt in de lokale database. Indien zowel in de hoofd- als in de lokale database dezelfde gegevens zijn gewijzigd, ontstaat er een conflict. De instellingen die u hebt aangegeven voor het oplossen van de conflicten, zullen bepalen welke wijzigingen behouden of geweigerd zullen worden. De wijzigingen die geen conflict opleveren worden gesynchroniseerd. Indien u bij de instellingen voor de synchronisatie hebt aangegeven dat de conflicten handmatig opgelost worden, krijgt u de mogelijkheid om eventuele conflicten stuk voor stuk op te lossen. Indien u voor het automatisch oplossen van conflicten hebt gekozen, zal het programma deze oplossen aan de hand van de aangegeven instellingen. Meer informatie over de instellingen voor synchronisatie vindt u in de paragraaf "Synchronisatie-instellingen". 8

10 Synchronisatie en gebruik van het programma Zo maakt u verbinding en synchroniseert u met de hoofddatabase: 1. Start Mamut Business Software wanneer u toegang hebt tot de hoofddatabase. Nadat u zich hebt aangemeld, zal het programma melden dat het de hoofddatabase heeft gevonden. 2. Antwoord Ja om u aan te melden bij de hoofddatabase. Indien u Nee antwoordt, zal u in de offline modus blijven werken. 3. Klik op Volgende om de databases te synchroniseren. Indien u hebt aangegeven dat conflicten automatisch opgelost moeten worden, komt u direct bij stap Klik op Conflicten oplossen om eventuele conflicten handmatig op te lossen. U krijgt dan informatie over hoeveel conflicten er in de verschillende modules zijn. 5. Selecteer de wijzigingen die u wenst over te brengen naar de hoofddatabase en klik op Voltooien wanneer u klaar bent. 6. Klik op Volgende om de aangegeven wijzigingen te synchroniseren. 7. Klik Voltooien om de synchronisatie-wizard af te sluiten. Het programma wordt afgesloten en automatisch opnieuw opgestart en is verbonden met de hoofddatabase. De lokale database is niet langer toegankelijk. 9

11 Mamut Enterprise Travel CRM TOEGANG TOT ADDITIONELE PRODUCTEN EN ENTERPRISE-UITBREIDINGEN Wanneer u een Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen aanschaft, ontvangt u voor elk product een licentienummer. Indien u meerdere licentienummers hebt ontvangen, dient u eerst het licentienummer voor het programma zelf te registreren. Daarna kunt het licentienummer voor de serviceovereenkomst of andere Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen registreren. Let op! Wanneer u het licentienummer registreert is het belangrijk dat u het nummer op dezelfde manier registreert zoals het staat vermeld in de door u ontvangen brief of . Let op het verschil tussen de letter O en het getal 0. Het licentienummer bevat alleen het getal "0" en niet de letter "O". Indien u Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen hebt aangeschaft nadat Mamut Business Software is geïnstalleerd en geregistreerd, kunt u de licentie activeren door naar Help - Info te gaan en op de knop Licentiebestand downloaden te klikken. Bepaalde Additionele producten en Enterprise-uitbreidingen moeten in uw bedrijfsdatabase of bij bepaalde gebruikers worden geregistreerd voor deze beschikbaar wordt. Nadat u de licentie hebt geregistreerd en Mamut Business Software opnieuw hebt opgestart, krijgt u toegang om de licentie te beheren. Dit kunt u doen bij Help - Info- Beheer licentiegegevens. Let op! Onderzoek of de licentie voor een aantal Gebruikers, een aantal Bedrijfsdatabases of voor Alle gebruikers en bedrijfsdatabases geldt. Zo beheert u de toegang tot het product: 1. Ga naar Help - Info en klik op Beheer licentiegegevens. 2. Onder Additionele producten aan de linkerkant ziet u een lijst van de producten waar u toegang tot hebt. Selecteer het betreffende product en klik op de knop Toevoegen. 3. Kies de bedrijfsdatabase of gebruiker, en klik op OK. Herhaal dit indien u meerdere producten wenst toe te voegen. 4. Sluit het programma af en start deze opnieuw op. Het nieuwe product is nu beschikbaar in de gekozen bedrijfsdatabase of voor de gekozen gebruiker. 10 Let op! Onderaan de pagina staat over hoeveel licenties u beschikt voor het betreffende product. U kunt net zo veel gebruikers/bedrijfsdatabases toevoegen als waar u licenties voor hebt.

12 Voorbeelddatabase installeren/additionele producten evalueren VOORBEELDDATABASE INSTALLEREN/ ADDITIONELE PRODUCTEN EVALUEREN In een voorbeelddatabase kunt u zich wegwijs maken zonder dat dit uw eigen bedrijfsgegevens beïnvloedt. U kunt tevens de verschillende additionele producten en uitbreidingen evalueren voordat u deze eventueel bestelt. In de wizard voor de eerste opstart wordt u gevraagd of u de voorbeelddatabase wenst te installeren. Velen zullen al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebben met behulp van de Wizard voor eerste keer starten. Als u onzeker bent of u al een voorbeelddatabase geïnstalleerd hebt, dan kunt u dit controleren via Bestand - Bedrijfsdatabase openen. Dit opent de bedrijfsdatabaselijst met een overzicht van de geïnstalleerde bedrijfsdatabases. Als u al klant bent, maar additionele producten of uitgebreide producten wilt evalueren, dan kunt u dit doen middels de voorbeelddatabase. Om de voorbeelddatabase te installeren gaat u naar Bestand - Databasehulpprogramma's - Voorbeelddatabase installeren. Let op! Bij het aanmelden in de voorbeelddatabase kunt u een evaluatieproduct en eventueel beschikbare additionele producten kiezen. Het is ook mogelijk een bedrijfsdatabase te verwijderen. Dit doet u vanuit het venster Bedrijfsdatabaselijst. 11

13 Mamut Enterprise Travel CRM MEER INFORMATIE Service en support Mamut Serviceovereenkomst De Mamut Serviceovereenkomst geeft u het recht om gebruik te maken van het Mamut Supportcenter. Meer informatie over de Mamut Serviceovereenkomst vindt u hieronder. Mamut Supportcenter Het Mamut Supportcenter biedt u een uitgebreide persoonlijke ondersteuning en helpt u wanneer u hier behoefte aan hebt. Via onze website hebt u tevens toegang tot de FAQ's. Hier vindt u specifieke tips die u helpen wanneer u problemen in het programma ondervindt. Tevens vindt u hier de 10 nieuwste en de 10 meest gelezen FAQ's. Zo komt u in contact met Mamut Supportcenter Contact via het programma Via het programma komt u eenvoudig in contact met het Mamut Supportcenter. In het aandachtsgebied Mamut Supportcenter vindt u antwoord op uw vragen en kunt u nieuwe aanvragen indienen. De status van en antwoorden op uw vragen vindt u tevens hier. Houd er rekening mee dat u een internetverbinding nodig heeft om deze functionaliteit te kunnen gebruiken. Contact via telefoon: (lokaal tarief) Telefonisch zijn wij op werkdagen van tot uur bereikbaar. De meeste vragen zullen wij tijdens het gesprek beantwoorden. In enkele gevallen zullen wij u vraag noteren om verder onderzoek te verrichten. Wij nemen contact met u op zodra wij u een oplossing kunnen bieden. Contact via fax: Als u geen toegang tot het internet hebt, kunt u uw vraag naar het Mamut Supportcenter faxen. U krijgt dan antwoord per fax, of telefoon. Vermeld tevens uw naam, klantnummer en het telefoonnummer waarop wij u tussen en kunnen bereiken, zodat wij eventueel contact met u kunnen opnemen voor verdere details. Contact via Indien u via het Mamut Supportcenter of de artikelen op het internet niet het gewenste antwoord hebt gevonden, kunt u uw vraag naar support@mamut.nl sturen. 12 Brieven verstuurt u naar: Mamut Software B.V. Mamut Supportcenter Postbus CB Amsterdam Zuid-Oost Nederland

14 Meer informatie Mamut Serviceovereenkomst Met de Mamut Serviceovereenkomst bent u verzekerd van een goede voorbereiding en controle over alle situaties die u en uw bedrijf kunnen tegenkomen. Bijgewerkt met nieuwe en gewijzigde regelgeving Wij zorgen ervoor dat uw Mamut-programma altijd wordt bijgewerkt met nieuwe regelgeving en wijzigingen in belastingen en formulieren. Uitgebreide documentatie bij dergelijke wijzigingen helpen u om deze eenvoudig toe te passen. Nieuwe functionaliteit De Mamut-programma s worden doorlopend verder ontwikkeld op basis van technologische ontwikkelingen, nieuwe standaarden, terugkoppeling van klanten en nieuwe trends. U bent hierdoor verzekerd van een moderne oplossing die uw werkdag vereenvoudigt. Mamut Supportcenter Wij hechten grote waarde aan een professionele supportafdeling door snel uw vragen te beantwoorden wanneer die eventueel zouden voorkomen. U hebt recht op gebruikersondersteuning per telefoon, of direct vanuit het programma. Mamut Information Desk In het programma treft u een nieuwskanaal aan dat dagelijks via het internet wordt bijgewerkt met onder andere informatie, nieuws en gebruikerstips die direct verband houden met uw programma en werkgebied. Via Mamut Information Desk kunt u ook direct met het Mamut Supportcenter communiceren. Gebruikerstips Regelmatig zult u s ontvangen met tips over het gebruik van Mamut Business Software, nieuws betreffende de productserie en andere nuttige informatie. Mamut Kennisserie Mamut publiceert kennisdocumenten binnen een aantal gebieden zoals wijzigingen van openbare instanties, effectief gebruik van het programma en nieuwe trends. Speciale aanbiedingen Mamut wenst u speciale aanbiedingen voor onze producten te sturen, evenals voor gerelateerde producten van toonaangevende software leveranciers. 13

15 Mamut Enterprise Travel CRM Mamut Academy Cursussen van Mamut Academy Mamut Academy organiseert cursussen voor ondernemers die een goede start willen maken met Mamut Business Software. De cursussen zijn een gedegen opleiding voor alle medewerkers en bieden de mogelijkheid om snel de functionaliteiten die het programma biedt optimaal te benutten. De cursussen worden gegeven in diverse onderwerpen, voor zowel startende als ervaren gebruikers. Hierbij is het centrale thema altijd het efficiënt werken en vergroting van het gebruikersgemak. Door u als gebruiker inzicht te geven in de voornaamste bewerkingen en handige functionaliteiten in o.a. het relatiebeheer, de voorraad en de financiële administratie, bespaart u veel tijd. Beginnerscursus Mamut Academy biedt beginnerscursussen aan voor gebruikers met geen of geringe kennis van het programma. Het doel is om u op weg te helpen bij de eerste stappen in het programma en het uitvoeren van de basisbewerkingen. Voor beheerders is er een speciale implementatiecursus. Hierbij worden de basisinstellingen en de stamgegevens behandeld. Aan de hand van een stappenplan leert u het programma inrichten zodat u en uw collega's aan de slag kunnen. Basiscursus Mamut Academy biedt basiscursussen aan voor gebruikers die uitgebreide kennis en inzicht wensen in een specifiek onderwerp van het programma. Het doel is om u te leren efficiënt te werken met de functionaliteiten en instellingen in de betreffende modules. Geavanceerde cursus Mamut Academy biedt geavanceerde cursussen aan met betrekking tot het opzetten van de financiële administratie en de project- en urenregistratie. Tijdens deze cursussen zullen in een hoger tempo de diverse functionaliteiten worden besproken. De nadruk ligt hierbij op het verbeteren van de efficiëntie en het gemakkelijk werken. Cursuspakket Voor ondernemers die direct een goede start willen maken door middel van gerichte cursussen voor alle medewerkers, biedt de Mamut Academy cursuspakketten tegen een gereduceerd tarief aan. In overleg met uw verkoopconsultant schrijft u uw medewerkers of uzelf in voor de gewenste cursussen. Bedrijfsinterne cursus Mamut Academy biedt inhouse-trainingen aan voor bedrijven die een opleiding op maat wensen. Hierbij bepaalt u de opzet van de dag en kiest u in overleg met de cursusleider de te behandelen onderwerpen. Hierbij kunt u specifieke probleemstellingen aankaarten die voor uw onderneming belangrijk zijn. De trainingen vinden plaats bij u op het kantoor en worden door gecertificeerde trainers met een ruime kennis van het Mamut-programma gegeven. Voor meer informatie over Mamut Academy kunt u telefonisch contact opnemen via het telefoonnummer of per via academy@mamut.nl. Een gedetailleerde beschrijving van alle cursussen en de cursuskalender kunt u tevens vinden op onze website Voor meer informatie over Mamut Academy kunt u telefonisch contact opnemen via het telefoonnummer of per via academy@mamut.nl. Een gedetailleerde beschrijving van alle cursussen en de cursuskalender kunt u tevens vinden op onze website 14