SAP Business One HANA Tips & Tricks Document 2017

Transcriptie

1 SAP Business One HANA Tips & Tricks Document 2017 Serac Applications B.V. Rijnzathe PV De Meern Auteurs: Mike Winkel, Paul de Graaf, Ruben Zwetsloot, Sander Appel, Sander de Vries en Jan Willem de Bruijn. Datum:

2 Inleiding In dit document zijn de Tips & Tricks samengevoegd die het afgelopen jaar door Serac Applications B.V. geschreven zijn voor klanten, LinkedIn, en de Vereniging van Nederlandse SAP Gebruikers (VNSG). Het doel van deze tips & tricks is om het gebruik van SAP B1 voor de eindgebruiker te vergemakkelijken. De variatie aan onderwerpen is groot, van hulp bij het schrijven van een query tot het sneller in kunnen vullen van datumvelden in marketing documenten. De tips & tricks zijn echter wel zo geschreven dat er voor iedere eindgebruiker wel een handig weetje in te vinden is. Zie voor een overzicht alle Tips & Tricks de onderstaande links voor informatie Bij vragen over de Tips & Tricks uit dit document, dan kunt u contact opnemen met: Jan Willem de Bruijn janwillem.de.bruijn@serac.nl OF - Serac Customer Support Serac Applications B.V. Rijnzathe PV De Meern SAP Business One Tips & Tricks

3 Inhoudsopgave Inleiding Direct communiceren met collega s Nieuwe chatfunctie in SAP Business One Review uw algemene instellingen om sneller en efficiënter te werken in SAP Business One Belangrijke informatie in één oogopslag met Voorbeeld tooltip in SAP Business One Snel gegevens importeren en updaten met Importeren uit Excel voor SAP Business One Extra kosten bij import? Gebruik francoprijzen in SAP Business One voor exacte kostprijsberekening Grip op uw cashflow met de SAP Business One Cashflow Rapportage Dollars, Ponden en Euro s? Kies de valuta in uw SAP Business One database zorgvuldig Sneller service verlenen met klantequipmentkaarten in SAP Business One Beheer uw vaste activa en al uw afschrijvingen in SAP Business One Eén overzicht van al uw openstaande klantvorderingen in SAP Business One Zorg ervoor dat de juiste gebruikers toegang hebben tot uw database. Beheer uw licenties in SAP Business One Additionele services aanbieden met Servicecontracten in SAP Business One Altijd op de hoogte met alerts in SAP Business One Sneller werken met Outlook integratie voor SAP Business One (Aanvullende) bevoegdheden definiëren en instellen in SAP Business One Vraagt uw klant om korting? Check direct Verslag laatste prijzen in SAP Business One Stress verminderen rondom de feestdagen? Het is mogelijk in SAP Business One Overzicht en duidelijke communicatie met de zakenpartner catalogusnummers Succesvolle periodeafsluiting in SAP Business One? Zorg ervoor dat u alle stappen zorgvuldig doorloopt Inloggen op de server? Nu ook op uw ipad of via internet met Browser Access voor SAP Business One Afsluiting SAP Business One Tips & Tricks

4 1. Direct communiceren met collega s Nieuwe chatfunctie in SAP Business One 9.2 Soms heeft u direct een antwoord nodig van een collega, zodat u zo snel mogelijk verder kunt met werken. De telefoon wordt niet opgenomen, s belanden tussen de tientallen andere ongelezen mails en ondertussen ligt uw proces stil. Daarom introduceert SAP Business One 9.2 een chatfunctie, waarmee u direct kunt communiceren met collega s binnen SAP Business One en u ze direct kunt doorverwijzen naar de juiste documenten. Chatfunctie Live Collaboration De chatfunctie is beschikbaar vanaf SAP Business One 9.2 Patch Level 6. Nadat deze is geïnstalleerd, kunt u de chatfunctie activeren door via Beheer Systeeminstellingen Algemene instellingen onder het kopje Services Enable Live Collaboration aan te vinken: Berichten verzenden In het volgende voorbeeld zijn we ingelogd als gebruiker Sander Appel. Sander heeft een order voor zijn klant Parameter Technologie vastgelegd: SAP Business One Tips & Tricks

5 Sander wil de order zo snel mogelijk laten leveren, omdat hij weet dat er haast mee geboden is voor zijn klant. Hij opent daarom de chatfunctie via de menubalk boven in beeld, zoekt naar de juiste gebruiker Mark Manager, het hoofd van de magazijnafdeling in het Overzicht gebruikers en begint een nieuw gesprek door op zijn naam te klikken: SAP Business One Tips & Tricks

6 Vervolgens voegt hij ook gebruiker Diana de Bruin, de bedrijfsaccountant, toe aan het gesprek door op het plusteken rechtsboven in het chatscherm te klikken, te zoeken naar de juiste gebruiker en haar ook toe te voegen aan de conversatie. Eventueel kunnen ook meerdere gebruikers tegelijk worden toegevoegd: Door nu terug te gaan naar de openstaande verkooporder en te klikken op de knop Verzenden naar conversatie in de menubalk, kan hij direct een link naar de order versturen naar Mark Manager: SAP Business One Tips & Tricks

7 In het chatscherm verschijnt nu een link naar de order, waar we een extra tekst aan toe kunnen voegen om Mark te laten weten dat deze order zo snel mogelijk geleverd moet worden: Via de knop Gegevens delen kunnen we een link naar andere gegevens toevoegen. In dit geval voegen we de Zakenpartner stamgegevens van Parameter Technologie toe, zodat Mark kan controleren of er nog andere orders van de klant openstaan: Nadat deze link ook is toegevoegd klikken we op Verzenden om het bericht naar Mark Manager en Diana de Bruin te versturen. SAP Business One Tips & Tricks

8 Berichten ontvangen Nu loggen we in als Mark Manager, om te bekijken hoe hij het bericht ontvangt. Mark klikt ook op het chaticoon ( ) in de menubalk om de chatfunctie te openen. In het gebruikersoverzicht knippert onder in het scherm een tekstballon, ten teken dat hij een nieuw chatbericht heeft ontvangen: Vanuit het chatscherm kan Mark direct doorklikken naar de order. Nadat hij de order heeft uitgeleverd, stuurt hij via de chat een link naar Sander om dit te laten zien: SAP Business One Tips & Tricks

9 In het Overzicht gebruikers ziet u niet alleen een lijst met alle actieve gebruikers binnen uw bedrijf, maar ook een lijst met alle groepsgesprekken met drie of meer deelnemers waar u deel van uitmaakt. Door met de rechtermuisknop op een groepsnaam te klikken, kunt u er voor kiezen om de groep te verlaten: Met de Live Collaboration chatfunctie van SAP Business One kunt u dus sneller, efficiënter en in real-time met uw collega s samenwerken. De chat functionaliteit is beschikbaar vanaf SAP Business One 9.2 Patch Level 6. SAP Business One Tips & Tricks

10 2. Review uw algemene instellingen om sneller en efficiënter te werken in SAP Business One Op het moment dat u bent gaan werken met SAP Business One heeft u, wellicht samen met uw SAP Business One partner, de algemene instellingen van uw database doorgenomen. Inmiddels bent u gewend aan hoe het werkt, maar misschien zijn er in de tussentijd wel nieuwe opties toegevoegd, of zijn enkele opties eigenlijk niet meer voor u van toepassing omdat u in de tussentijd ander bent gaan werken. Loop daar van tijd tot tijd uw algemene instellingen door om ervoor te zorgen dat u altijd zo efficiënt mogelijk werkt. In dit document gaan we op zoek naar de makkelijkste quick wins in de algemene instellingen. Algemene instellingen Onder het tabblad ZP (zakenpartner) kunt u onder andere aangeven of u inactieve zakenpartners ook wilt weergeven in rapporten en marketingdocumenten. Als u ervoor kiest om deze niet weer te geven kan uw systeem sneller worden en uw rapporten overzichtelijker. U kunt hier lezen hoe u uw stamgegevens, waaronder zakenpartner gegevens, snel kunt opschonen. SAP Business One Tips & Tricks

11 Onder het tabblad services kunt u instellen dat u de ENTER-toets op het numerieke deel van uw toetsenbord aan de rechterkant gebruikt als TAB-toets. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld in documenten in veel verschillende velden getallen moet invullen. Zo kunt u snel met één hand navigeren tussen de verschillende velden. Op het moment dat u deze optie heeft geactiveerd kunt u er ook voor kiezen om alleen nog maar met de muis documentbewerkingen uit te voeren. Zo voorkomt u dat u een document opslaat als u per ongeluk op ENTER drukt, terwijl dit eigenlijk nog niet de bedoeling was. SAP Business One Tips & Tricks

12 Ook kunt u dit tabblad instellen welke meldingen u wilt weergeven bij het aanmelden, en hoe lang het duurt totdat het scherm geblokkeerd wordt bij inactiviteit en u opnieuw uw wachtwoord moet invoeren. Onder het tabblad Weergeven kunt u onder andere de standaardtaal instellen voor alle gebruikers. Deze kan wel per gebruiker worden aangepast. Ook kunt u hier instellen of SAP suggesties toont op het moment dat u een zoekopdracht intypt bij het zoeken naar bijvoorbeeld stamgegevens of menuitems, of bij Enterprise search in SAP version for HANA. Let op, het aanpassen van het aantal weer te geven decimalen kan van invloed zijn op transacties, bijvoorbeeld bij het inlezen van gegevens. Pas dit dus niet zomaar aan. SAP Business One Tips & Tricks

13 In het tabblad voorraad kunt u instellen of u inactieve artikelen wilt weergeven in rapporten en documenten. Dit biedt dezelfde voordelen als het wel of niet weergeven van inactieve zakenpartners. Ook kunt u hier aangeven of u automatisch klantequipmentenkaarten automatisch wilt laten aanmaken, als u werkt met serienummers. Indien deze optie is aangevinkt wordt automatisch een klantequipmentenkaart aangemaakt op het moment dat u een serienummer-artikel levert via een uitgaande levering of factuur. Indien uw klanten niet alleen de artikelen maar ook de service bij u afnemen, is het aan te raden met deze functie te werken. Ook kunt u hier het magazijn kiezen dat standaard wordt ingevuld in artikeldocumenten. SAP Business One Tips & Tricks

14 Onder het tabblad Prijzen kunt u ook voor inactieve prijslijsten instellen of u ze wilt weergeven in rapporten, documenten en instellingen. Bovendien kunt u hier instellen of u artikelen zonder prijs wilt verwijderen uit prijslijsten in de database. Als dit veel artikelen zijn, kan het systeem hier merkbaar sneller door worden. Vanaf SAP Business One 9.2 is het mogelijk om enkele functies te verbergen als uw bedrijf hier geen gebruik van maakt, zoals Kostenadministratie, de Productiemodule of Budgettering. Zo worden de menu s overzichtelijker en voorkomt u dat deze modules per ongeluk toch een keer gebruikt worden. SAP Business One Tips & Tricks

15 Het is dus aan te raden om deze opties regelmatig over door te nemen om uw systeem altijd zo soepel en efficiënt mogelijk te laten werken. Voor veel van de andere instellingen onder Algemene instellingen geldt dat deze gevolgen kunnen hebben voor de manier waarop de database functioneert. Verander dus nooit een instellingen als u niet zeker weet wat hiervan de gevolgen zijn. 3. Belangrijke informatie in één oogopslag met Voorbeeld tooltip in SAP Business One 9.2 U bent waarschijnlijk wel bekend met de gele linkpijltjes, waarmee u direct kunt doorklikken naar documenten, stamgegevens en andere objecten. Als u met veel documenten tegelijk bezig bent kan het voorkomen dat u plotseling wel heel veel schermen tegelijk open hebt staan en u niet meer weet welke u nu wel en welke u niet kunt sluiten. Of u moet nog een tijdje zoeken in een document of kaart met stamgegevens naar de informatie die u precies nodig heeft. SAP introduceert daarom vanaf SAP Business One 9.2 de Voorbeeld tooltip, waarmee u alle informatie die u nodig heeft direct kunt zien zonder verder te hoeven klikken: SAP Business One Tips & Tricks

16 Tooltip preview De voorbeeld tooltip is beschikbaar vanaf SAP Business One 9.2 U kunt de functie inschakelen via Beheer Systeeminstellingen Voorbeeld tooltip: Door het vinkje bij Voorbeeld tooltip inschakelen aan- of uit te vinken kunt u de tooltip wel of niet tevoorschijn laten komen op het moment dat u over een geel linkpijltje beweegt. In dit scherm kunt u ook instellen voor welke typen stamgegevens en documenten u de tooltip wilt laten zien, als u over geel linkpijltje beweegt dat naar dat object verwijst, door in de linker tabel onder het kopje Geactiveerd het vinkje achter een object aan- of uit te zetten. Als u in de linker tabel een object selecteert door op het regelnummer voor dat object te klikken, kunt u in de rechter tabel selecteren welke gegevens in u in de tooltip wilt laten zien. Laten we kijken naar de zakenpartnergegevens, die we in het eerste voorbeeld hebben bekeken. Op dit moment laat de tooltip onder andere de valuta, het btw-nummer en de website van de zakenpartner zien: SAP Business One Tips & Tricks

17 Deze informatie hebben we echter niet zo vaak nodig, daarom de-selecteren we deze gegevens. In plaats daarvan zien we liever in één oogopslag het saldo van de nog openstaande orders en wie de standaardcontactpersoon is van de zakenpartner, zodat we direct naar hem of haar kunnen vragen als we contact opnemen. Omdat we regelmatig telefonisch contact opnemen met de klant, verplaatsen we bovendien de telefoonnummers naar boven met de pijltjestoetsen links van de tabel. Vervolgens klikken we op Actualiseren : SAP Business One Tips & Tricks

18 Laten we nu kijken hoe dit getoond wordt als we in de order die we eerder hebben geopend de muis over het gele linkpijltje bij de zakenpartnercode bewegen om de tooltip te laten zien: We zien nu dat het telefoonnummer inderdaad direct onder de naam van de zakenpartner getoond wordt. Er is voor deze zakenpartner geen mobiel nummer ingesteld, daarom wordt dit niet getoond. Ook het saldo open orders en de standaardcontactpersoon zijn nu zichtbaar. Door gebruik te maken van de voorbeeld tooltip kunt u dus nog sneller bij alle gegevens die u nodig heeft voor al uw dagelijkse processen. Als u toch meer informatie nodig heeft, kunt u natuurlijk nog altijd op het gele linkpijltje klikken om de kaart of het document te openen. 4. Snel gegevens importeren en updaten met Importeren uit Excel voor SAP Business One Wellicht moet u regelmatig grote aantallen stamgegevens toevoegen of aanpassen, zoals zakenpartner stamgegevens of artikel gegevens. Als dit om tientallen of honderden records gaat, is het natuurlijk veel te omslachtig, tijdrovend en foutgevoelig om dit handmatig te doen. Een bekende methode om dit sneller te doen is via de Data Transfer Workbench (DTW). Hiervoor moet u door SAP aangeleverde sjablonen nauwkeurig invullen en niet iedereen heeft toegang tot deze tool. Wist u dat u ook binnen SAP Business One enkele type stamgegevens snel en in grote aantallen tegelijk kunt importeren. Met de Import uit Excel kunt u zelf een sjabloon aanmaken en opslaan, waarna u de gegevens invult in een Excelbestand en dit importeert in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

19 Een sjabloon aanmaken U vindt de Importeren uit Excel functie via Beheer Geg.import/-export Gegevensimport Importeren uit Microsoft Excel: Als u deze functie voor het eerst gebruikt moet u hier eerst een importsjabloon aanmaken, waarin per type stamgegevens aangeeft welk SAP-veld u invult in welke kolom in uw Excel-sheet. U kunt de functie gebruiken voor het toevoegen en aanpassen van vijf typen stamgegevens: zakenpartners, artikelen, prijslijsten, zakenpartnercatalogusnummers en Business Activity Statement (BAS)-codes. Voor welk type stamgegevens u een sjabloon wilt creëren kiest u via het dropdown menu boven in het scherm, zoals u kunt zien op de afbeelding hierboven. In dit voorbeeld gaan we eerst een sjabloon maken voor het importeren en aanpassen van zakenpartnergegevens. In de rijen daaronder kiest u per kolom welke gegevens u in die kolom vastlegt in uw Excel-sheet. U doet dit door in het dropdown menu onder het kopje Veld in object het type gegeven te selecteren. In dit geval kiezen we voor een sjabloon voor een importbestand waarin we de code, de naam, de standaardvaluta, het factuuradres en het soort zakenpartner (klant (C), leverancier (S) of geïnteresseerde (L)) van de zakenpartners gaan vastleggen: SAP Business One Tips & Tricks

20 Een sjabloon kan eenmalig gebruikt worden, maar omdat we regelmatig grote aantallen nieuwe zakenpartners willen toevoegen, kiezen we ervoor het sjabloon op te slaan, zodat we het in de toekomst vaker kunnen gebruiken. Klik hiervoor op Als sjabloon opslaan en vul een code en naam in, zodat u het sjabloon makkelijk terug kunt vinden: SAP Business One Tips & Tricks

21 Als u in de toekomst een eerder opgeslagen sjabloon wilt openen, klikt u op de browse-knop achter Gegevenssjabloon gebruiken en selecteert u het juiste sjabloon in de lijst: Importsheet creëren Nu we het sjabloon hebben opgeslagen, moeten we een Excel-maken, waarin we alle gegevens die we willen importeren vastleggen in de juiste kolom. Als geheugensteuntje kunt u in de eerste regel de namen van de kolommen invullen, maar denk er om dat u deze regel verwijdert als u het bestand opslaat om te importeren: Op het moment dat u alle gegevens naar tevredenheid hebt ingevuld, verwijdert u dus de bovenste regel, en slaat u het bestand op als een.txt-bestand om het te kunnen importeren in SAP: SAP Business One Tips & Tricks

22 Nu we het bestand hebben opgeslagen, kunnen we het gaan importeren. Klik hiervoor, nadat u het juiste sjabloon heeft samengesteld of geselecteerd, op de browse-knop achter Te importeren bestand en selecteer het juiste.txt-bestand, in dit geval ZP_factuur : Gegevens importeren SAP Business One Tips & Tricks

23 Nu kunt u onder het kopje Importmethode kiezen of u nieuwe records wilt toevoegen en bestaande wil actualiseren, nieuwe wilt toevoegen zonder bestaande te actualiseren of alleen bestaande wilt actualiseren zonder nieuwe records toe te voegen: Als u nu op Importeren klikt, worden alle records geïmporteerd. Als een record niet geïmporteerd kan worden, verschijnt er een foutmelding met daarin de reden, bijvoorbeeld omdat de gegevens die in dat veld in de Excel-sheet had ingevuld niet overeenkomen met de gegevens zoals die in het betreffende veld in SAP Business One moeten worden ingevuld. Deze meldingen kunt u ook opslaan. Als u eenmaal de juiste sjablonen hebt gecreëerd kunt u dus veel tijd besparen bij het toevoegen van nieuwe gegevens in SAP Business One, zonder dat u hiervoor de Data Transfer Workbench hoeft te gebruiken. Er zijn wel enkele zaken waar u rekening mee moet houden. Het is aan te raden om alle kolommen in de Excel-sheet op te maken als tekstvelden, zo voorkomt u dat getallen door Excel anders worden weergegeven. Als de standaardwaarde van een veld bij het aanmaken van een nieuw stamgegeven aan uw eisen voldoet is het niet nodig deze standaardwaarde in te vullen in uw Excel-sheet. De standaardwaarde wordt door SAP Business One ingevuld. U dient rekening te houden met de maximale lengte van een veld, of de vereiste waarde van een veld, bijvoorbeeld een valuta- of landcode. Gebruikersvelden kunnen niet gevuld worden via de Import uit Excel functie. Hiervoor moet u dus wel gebruikmaken van de Data Transfer Workbench. SAP Business One Tips & Tricks

24 5. Extra kosten bij import? Gebruik francoprijzen in SAP Business One voor exacte kostprijsberekening Importeert u vaak goederen uit het buitenland en heeft u daarbij te maken met bijkomende kosten, bijvoorbeeld voor vervoerders, of douaneheffingen? Als u hiervoor losse facturen ontvangt, worden deze bijkomende kosten niet aan de betreffende artikelen toegerekend. Stel u ontvangt een factuur van 500 voor goederen van leverancier A en een factuur van 30 voor bijkomende kosten, dan is de waarde van deze artikelen eigenlijk 530. Met de module Francoprijzen van SAP Business One kunt u deze kosten correct toewijzen in uw financiële administratie. Als u bovendien werkt met continu voorraadbeheer in SAP Business One, wordt er een journaalboeking gemaakt waardoor de voortschrijdend gemiddelde prijs of FIFO-prijs van geïmporteerde artikelen automatisch wordt bijgewerkt. Instellingen voor francoprijzen Via Beheer Definitie Inkoop Francoprijzen stelt u in op welke wijze francoprijzen aan de artikelen in een goederenontvangst toewijst: Volgens de regels die u hier instelt worden de kosten verdeeld over de artikelen in de goederenontvangst. Hier stelt u ook in op welke grootboekrekening deze kosten geboekt moeten worden. Indien u ook kosten verdeelt op basis van gewicht en volume, moet u in de artikelstamgegevens de lengte, breedte, hoogte, volume en gewicht van het artikel ingeven. Ook kunt u in de artikelstamgegevens een douanegroep instellen als het artikel moet worden ingeklaard. U doet dit via Magazijnbeheer Artikelstamgegevens onder het tabblad Inkoopgegevens : SAP Business One Tips & Tricks

25 Francoprijzen boeken We hebben een goederenontvangst geboekt van onze Amerikaanse leverancier Blockies met enkele printers. Via Inkoop crediteuren Francoprijzen kunnen we de francoprijzen boeken, om de juiste kostprijs van de artikelen te boeken. Nadat we de leverancier hebben ingevuld kunnen we de goederenontvangst selecteren waarvoor we de francoprijzen gaan boeken: Aangezien de artikelen zijn toegewezen aan een douane-groep, moet er een douane-agent geselecteerd worden waaraan betaald moet worden. Deze douane-agent wordt als zakenpartner, type leverancier, aangemaakt in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

26 We zien dat de verwachte douanekosten zijn ingevuld, op basis van het percentage douanekosten behorend bij de douanegroep van de artikelen. De daadwerkelijke kosten kunnen nog aangepast worden: Als we verder scrollen in de regels, zien we dat nu ook de magazijnprijs van de artikelen is verhoogd met het bedrag: Via het tabblad kosten kunnen we nu ook de overige bijkomende kosten, zoals voor verzekering, opslag en dergelijke, invullen: Eventueel kunnen hier ook nog de regels volgens welke de kosten over de artikelen verdeeld worden aangepast worden. Nadat hier de correcte prijzen zijn ingevuld, zien we dat in de regels ook de verdeelde vrachtkosten zijn toegevoegd, en dat de magazijnwaarde van de artikelen opnieuw is aangepast: SAP Business One Tips & Tricks

27 Het toevoegen van het francoprijzen document zal de volgende journaalboeking creëren: In dit voorbeeld is de rekening 3500 ingesteld als tussenrekening voor de verrekening van de douanekosten en de rekening 3400 voor de verrekening van de overige kosten. De verrekeningsrekening voor de douanekosten kan ingesteld worden via Beheer Definitie Magazijnbeheer Douanegroepen. Hier kunnen ook andere douanegroepen aangemaakt worden. Het francoprijzendocument is ook terug te zien in de relatiekaart: SAP Business One Tips & Tricks

28 Tweede francoprijzen document Meestal volstaat één francoprijzen document. Om te voorkomen dat er per ongeluk een tweede document aan een goederenontvangst bestelling gekoppeld wordt, wordt een goederenontvangst waaraan al een francoprijzendocument gekoppeld is niet meer getoond in de Kopiëren van lijst bij het aanmaken van een francoprijzen document. Mocht dit toch nodig zijn, dan moet de goederenontvangst opnieuw geopend worden voor francoprijzen via rechtermuisknop Open voor francoprijzen : Document francoprijzen annuleren Een francoprijzen document kan niet geannuleerd worden, omdat er in de tussentijd transacties plaatsgevonden kunnen hebben die invloed hebben op de kostprijzen. Er kan wel een nieuw document aangemaakt vanuit het vorige francoprijzendocument om de prijzen aan te passen, nadat op een nieuw document de betreffende douane-agent is geselecteerd: SAP Business One Tips & Tricks

29 In het nieuwe document zijn de waarden uit het oorspronkelijke document overgenomen. We passen de verzekeringskosten aan van USD 10 naar USD 5: SAP Business One Tips & Tricks

30 In de journaalboeking die op basis van dit nieuwe document wordt gemaakt, wordt alleen het verschil geboekt, in dit geval USD 5: Ontvangen factuur voor francoprijzen Nadat het document voor francoprijzen is toegevoegd kunnen we ook heel eenvoudig een inkomende factuur creëren. Maak een nieuwe ontvangen factuur aan via Inkoop crediteuren Ontvangen factuur en selecteer de juiste zakenpartner. Nu kan via Kopiëren van francoprijzen het betreffende document geselecteerd worden om een factuur te creëren: Er kan nu voor gekozen worden om alle kosten uit het document op te halen, of deze zelf te configureren. Bij toevoegen van de factuur wordt de volgende journaalpost gecreëerd. De rekening voor douaneen vrachtkosten worden leeg geboekt en de leveranciersrekening wordt opgeboekt: SAP Business One Tips & Tricks

31 Met het document voor francoprijzen kunt u dus alle kosten correct boeken, waardoor uw voorraadwaarde altijd klopt. 6. Grip op uw cashflow met de SAP Business One Cashflow Rapportage Als ondernemer weet u hoe belangrijk het is om over voldoende liquide middelen te beschikken. Uiteraard heeft u via uw bankafschriften altijd inzicht in hoeveel er nu in kas zit. Maar welke inkomende en uitgaande betalingen kunt u in de komende weken of maanden verwachten? Houdt u ook rekening met orders of juist niet? Kijkt u alleen naar facturen of krijgt en verstuurt u ook vaak vooruitbetalingsverzoeken? Zijn er periodieke betalingen die rechtstreeks via de bank verlopen waar u aan moet denken? Met het Cashflow rapport in SAP Business One kunt u alle variabelen zo instellen dat u uw inkomende en uitgaande betalingen voor de komende periode zou nauwkeurig mogelijk kunt weergeven. Cashflow selectiecriteria Het cashflow rapport vindt u onder andere via Rapporten Financiële boekhouding Financieel Cashflow. U krijgt dan het volgende selectiescherm: SAP Business One Tips & Tricks

32 U geeft hier aan over welke periode u de inkomende en uitgaande betalingen wilt tonen. Dit kan ook met terugwerkende kracht, in dat geval worden bedragen met een vervaldatum in het verleden die nog niet betaald zijn, ook getoond in de betreffende week in het verleden. Alle vervallen bedragen van voor de begindatum van het rapport worden gegroepeerd getoond onder de openingsbalans in het rapport. U kiest hier ook de tijdsinterval waarmee de openstaande posten worden gegroepeerd. Hieronder zullen we ook bekijken hoe u vervolgens ook de individuele posten kunt tonen. Hieronder geeft u aan welke documenten wel en niet meegenomen moeten worden in het rapport: Doorlopende boekingen Deze journaalboekingen worden in het groen weergegeven in het rapport. Geregistreerde documenten Alle geregistreerde documenten worden in het rapport in het blauw getoond. Betalingsvertraging meerekenen Indien u bij een zakenpartner een betalingsvertraging heeft opgegeven (zakenpartner stamgegevens, tabblad betalingscondities ), wordt deze termijn opgeteld bij de vervaldatum. Als de vervaldatum dus is maar de zakenpartner heeft een betalingsvertraging van vijf dagen, omdat u weet dat deze bijna altijd te laat betaalt, is de verwachte betalingsdatum in het rapport Volledig afgestemde boekingen Uitgaande facturen en vereffende ontvangen betalingen worden samen weergegeven in het verslag. De netto kasstroom voor deze transacties is dus nul. Algemene overeenkomst Hier geeft u aan of algemene overeenkomsten moeten worden getoond in het rapport. Marketingdocumenten, geregistreerde documenten en periodieke transacties via de browse knop kunt het type documenten selecteren dat u wil toevoegen aan het rapport, bijvoorbeeld alleen (credit)facturen of ook bestellingen, leveringen, orders, betalingsverzoeken en dergelijke: SAP Business One Tips & Tricks

33 Belasting Geef in het bijbehorende veld op of transacties weergegeven moeten worden zoals zij maandelijks of eens in de twee maanden worden gerapporteerd, afhankelijk van hoe uw bedrijf belasting betaalt. In het bovenstaande scherm geeft u aan welke grootboekrekeningen die in het rekeningschema als Geldrekeningen zijn gedefinieerd getoond moeten worden in het rapport. U geeft hier ook aan of u zelf een beginsaldo wilt opgeven, of dat dit berekend moet worden op basis van de bedragen die nu op de grootboekrekeningen staan. In de overige tabbladen kiest u hier ook eventuele creditcard rekeningen en rekeningen voor cheques. U kunt ook zakenpartners selecteren die in het rapport getoond worden. Als u hier niets selecteert, worden alle zakenpartners meegenomen: SAP Business One Tips & Tricks

34 U kunt ook projecten en raamovereenkomsten toevoegen aan het cashflow rapport. In de tabel geprojecteerde boekingen kunt u verwachte toekomstige transacties vastleggen die nog niet in SAP Business One geboekt zijn, of bijvoorbeeld transacties vastleggen die rechtstreeks via de bank geboekt worden, zoals huur of gas/water/licht. Deze transacties worden in groen weergegeven in het rapport: U geeft hier een datum en omschrijving op van de transactie, eventueel een project, een inkomend of uitgaand bedrag, onder welk beveiligingsniveau de transactie wordt getoond (hier kijken we later naar) en of en zo ja met welke frequentie de transactie herhaald moet worden. Als u heeft gekozen voor een herhaalde transactie, geeft u ook een herhalingsdatum en eventueel uiterste geldige datum op. De instellingen die u in het scherm selectiecriteria opgeeft worden opgeslagen, als u of een andere gebruiker een volgende keer opent worden deze opnieuw geladen. U kunt dus alles instellen zodat het precies voldoet aan uw wensen, en het rapport periodiek draaien. SAP Business One Tips & Tricks

35 Cashflow rapport Als u nu op Ok klikt, krijgt u het cashflow rapport. In eerste instantie zijn alle inkomende en uitgaande bedragen gegroepeerd per interval die u heeft gekozen, in dit geval dus per week: Via de knoppen 'Weergeven' en 'Verbergen' kunt u alle individuele regels tonen of juist verbergen. Het laatste bedrag onder het kopje saldo toont het verwachte eindsaldo van de liquide middelen in de door u gekozen periode en op basis van uw selectiecriteria. In dit geval is dit bedrag dus ,89. De data zijn vervaldata van de documenten. Voor bijvoorbeeld orders en leveringen worden de vervaldata gebaseerd op de leverdatum en de in het document in het tabblad Boekhouding gekozen betalingsconditie. Via de selectiecriteria boven in het scherm kunt u ook hier nog de selectie aanpassen: U kunt hier de verschillende geldrekeningen aan- en uitzetten en klant- en leveranciersverplichtingen (o.a. facturen) en prognoses (o.a. orders en leveringen) wel of niet laten tonen. Door op het pijltje naar rechts te klikken toont u de onderliggende transactie van de gekozen intervalperiode, in eerste instantie gegroepeerd per beveiligingsniveau (geldrekening, klantverplichting etc.): Het onderlijnde bedrag is dus opnieuw het verwachte eindsaldo voor de gekozen intervalperiode het eindsaldo van de vorige interval periode plus en min alle transactie van deze periode. Door opnieuw op het pijltje naar rechts te klikken, ziet u alle transacties voor deze intervalperiode van één beveiligingsniveau: SAP Business One Tips & Tricks

36 U kunt hier ook doorklikken naar het herkomstdocument voor de transactie. De vervaldatum van de bestelling is gebaseerd op de leverdatum ( ) plus de in het document gekozen betaaltermijn (dertig dagen). We zien nu ook dat de terugkerende transactie voor de huur die we hebben opgegeven en die rechtstreeks op een geldrekening wordt geboekt in het groen wordt weergegeven. Als u dus uw selectiecriteria zorgvuldig kiest, heeft u dankzij het cashflow rapport van SAP Business One uitstekend inzicht in toekomstige inkomende en uitgaande bedragen, zelfs als deze nog niet zijn vastgelegd. Zou houdt u altijd grip op uw kaspositie. 7. Dollars, Ponden en Euro s? Kies de valuta in uw SAP Business One database zorgvuldig In SAP Business One kunt u verschillende valuta instellen. Bijvoorbeeld buitenlandse valuta voor buitenlandse zakenpartners en prijslijsten in verschillende valuta. Bij het inrichten van een nieuwe database moet u bovendien kiezen voor een systeemvaluta en een eigen valuta. Maar wat is eigenlijk het verschil tussen die twee? In dit document lichten we verschillende opties met betrekking tot valuta in SAP Business One kort toe, en kijken we hoe deze door het systeem verwerkt worden. Systeemvaluta en eigen valuta Als eerste kijken we naar het verschil tussen de systeemvaluta en eigen valuta, die u bij het inrichten van een nieuwe database moet vastleggen. U doet dit via Beheer Systeeminstellingen Bedrijfsdetails tabblad Basisinitialisatie: SAP Business One Tips & Tricks

37 In dit voorbeeld zijn beide velden inmiddels grijs, omdat deze valuta, nadat er eenmaal in de database is gewerkt, niet meer veranderd kunnen worden. Maar waarom bestaat de optie om hier twee verschillende valuta in te vullen? Deze optie is voornamelijk bedoeld voor bedrijven die hun boekhouding wettelijk gezien in een bepaalde valuta moeten voeren, maar hun rapportage in een andere valuta doen, bijvoorbeeld omdat het onderdeel is van een holding waarvan het hoofdkantoor elders gevestigd is. Lokale valuta. Dit is de valuta waarin een bedrijf wettelijk gezien haar boekhouding moet voeren. Als het bedrijf Nederland is gevestigd, is dit natuurlijk de Euro. Systeemvaluta. Dit is de valuta waarin rapportage en eventueel consolidatie plaatsvindt. Bijvoorbeeld omdat het hoofdkantoor in de VS (US Dollars) of het Verenigd Koninkrijk (GB Pound) is gevestigd. Op het moment dat deze twee valuta van elkaar verschillen, legt SAP Business One iedere financiële transactie niet alleen vast in de lokale valuta, maar op de achtergrond ook op een rekening in de systeemvaluta. Dit is ook terug te zien in de journaalboeking die van een transactie wordt gemaakt: Er kunnen geen journaalboekingen gemaakt worden in de systeemvaluta, dit wordt altijd door SAP Business One gedaan op basis van de lokale valuta of een specifieke buitenlandse valuta. SAP Business One Tips & Tricks

38 Rapportages De rapportages in SAP kunt u nu tonen in de lokale valuta of in de systeemvaluta. U maak deze keuze op het moment dat u de selectiecriteria definieert voor een rapport: Op leest u meer over het creëren van sjablonen voor op maat gemaakt financiële rapportages. Wisselkoers Als u werkt met verschillende systeem- en eigen valuta, moet u iedere dag eenmalig de wisselkoers vastleggen. Hier wordt automatisch om gevraagd op het moment dat u een nieuw document aanmaakt en er voor die dag nog geen wisselkoers is opgegeven. Het volgende scherm verschijnt dan: SAP Business One Tips & Tricks

39 Ook op het moment dat u de datum van een document wijzigt, en er is voor de nieuwe datum nog geen wisselkoers vastgelegd, dan verschijnt dit scherm. De tabel met wisselkoersen is ook te vinden via Beheer Wisselkoersen en indexen. Alle verschillende valuta s in uw systeem legt u vast via Beheer Definitie Financiële boekhouding Valuta s. Valuta s voor zakenpartners en grootboekrekeningen Iedere zakenpartner en grootboekrekening heeft ook een eigen valuta toegewezen. De standaardvaluta van een (nieuwe) grootboekrekening geeft u op via het tabblad Basisinitialisatie in de Bedrijfsdetails, zoals te zien in de eerste afbeelding. Deze valuta voor een grootboekrekening kan echter nog gewijzigd worden in het grootboek: Als er eenmaal op een rekening is geboekt in een bepaalde valuta, kan de valuta van die grootboekrekening alleen nog gewijzigd worden naar Alle valuta s. Op het moment dat u een transactie probeert vast te leggen in een valuta die niet bij de betreffende grootboekrekening is vastgelegd, verschijnt onder in uw scherm de volgende mededeling: Als u buitenlandse zakenpartners heeft waarvan u facturen ontvangt of waarnaar u facturen verstuurt in een buitenlandse valuta, legt u in de zakenpartner stamgegevens de valuta vast: SAP Business One Tips & Tricks

40 Als u nu in een document een zakenpartner selecteert met een andere valuta dan de lokale valuta, verschijnt opnieuw het scherm voor de wisselkoersen, als u die voor die datum nog niet heeft vastgelegd. U kunt de valuta van het document wel nog wijzigen, en de wisselkoers aanpassen. U ziet ook dat de stukprijs in Euro s wordt getoond, dit is de prijs op de prijslijst, maar het regel- en documenttotaal in GB Pounds, de valuta van de zakenpartner. Deze wordt berekend op basis van de prijs in uw eigen valuta en de wisselkoers: SAP Business One Tips & Tricks

41 Valuta op de prijslijst Met ingang van SAP Business One 9.0 is het ook mogelijk om per prijslijst twee aanvullende valuta op te geven en hiervoor een vaste prijs te bepalen. Zo zorgt u ervoor dat bijvoorbeeld buitenlandse klanten altijd dezelfde prijs in hun eigen valuta voor een product gerekend krijgen, omdat deze niet mee verandert met de wisselkoers. Eerst geeft u voor een prijslijst de twee aanvullende valuta op: Vervolgens geeft u op de prijslijst per artikel de prijs in de aanvullende valuta op: Als we nu een document maken voor een zakenpartner met een vreemde valuta, en de prijslijst die bij de zakenpartner hoort heeft als aanvullende valuta de zakenpartner valuta, dan wordt de stukprijs in het document getoond in de vreemde valuta: In de journaalboeking wordt vervolgens de eigen valuta berekend op basis van de prijs in de vreemde valuta en de wisselkoers. SAP Business One Tips & Tricks

42 Interne afstemming Interne afstemming vindt plaats in de lokale valuta. Maar er kan natuurlijk een verschil zijn tussen het betaalde bedrag en een factuur in een vreemde valuta, als in de tussentijd de wisselkoers is veranderd. Daarom is het belangrijk dat uw grootboek rekeningen bevat voor gerealiseerde winst en verlies door koersverschillen. Deze rekeningen geeft u vervolgens op bij de grootboekrekeningbepaling voor inkoop en verkoop via Beheer Definitie Financiële boekhouding Grootboekrekeningbepaling Grootboekrekening bepaling, tabblad verkoop en tabblad inkoop: We hebben een inkomende betaling geboekt voor een factuur van onze klant British Technology. De klant is gefactureerd en heeft betaald in Britse Ponden, maar onze eigen valuta is de Euro. Sinds de factuurdatum is de Euro in waarde gestegen. Daarom ontstaat er bij het binnenkomen van de betaling een gerealiseerde koerswinst. Dit is terug te zien in de bijbehorende journaalboeking: Zo ziet u dat in SAP Business One heel eenvoudig en flexibel met verschillende valuta kunt werken. U moet er uiteraard wel voor zorgen dat alle instellingen juist zijn, en dat u de wisselkoersen correct invult. SAP Business One Tips & Tricks

43 8. Sneller service verlenen met klantequipmentkaarten in SAP Business One Als u waardevolle artikelen verkoopt waaraan serienummers (s/n) gekoppeld zijn, bijvoorbeeld elektronische apparatuur of horloges, en u verleent ook service voor deze artikelen, is het handig om direct inzicht te hebben in de gegevens van het serienummerartikel. Daarvoor zit in SAP Business One de module klantequipmentkaarten. Hier kunt u van alle verkochte artikelen met een serienummer alle informatie over de klant, de verkoopgegevens en informatie over serviceaanvragen en -contracten vastleggen. Bij grote verkoopaantallen is het aan te raden deze kaarten automatisch aan te laten maken door het systeem bij iedere verkoop van een serienummer artikel. Klantequipmentkaarten algemeen De klantequipmentkaarten vinden we onder de Service module, via Service Klantequipmentkaarten. U krijgt dan het volgende scherm te zien: U kunt zowel klantequipmentkaarten aanmaken voor artikelen die u aan uw klanten verkoopt en waarvoor u service verleent, als voor artikelen die u heeft gekocht en waarvoor uw leverancier aan u service verleent. Indien u het serienummer invult en er is een producentserienummer gekoppeld, dan wordt dit automatisch aangevuld. Om het artikel goed te kunnen traceren, dan kunt u Verder vult u hier het artikelnummer in en de gegevens van de zakenpartner. SAP Business One Tips & Tricks

44 In het veldje Status kunt u kiezen voor verschillende statussen: Actief: Het artikel is geleverd Geretourneerd: Het artikel is in het magazijn geretourneerd Beëindigd: Het artikel is niet in gebruik en komt niet meer in aanmerking voor service. Een klantequipmentkaart die de status Beëindigd heeft kan niet aan een serviceaanvraag worden toegewezen Uitgeleend: Het artikel is aan de zakenpartner uitgeleend. U kunt deze status gebruiken als u een artikel voor de zakenpartner moet repareren en aan de zakenpartner een vergelijkbaar artikel uitleent totdat het oorspronkelijke artikel is gerepareerd. Geef het serienummer van een uitgeleend artikel op in het veld Vorig serienummer. In reparatie: Het artikel is geretourneerd voor reparatie. Als de zakenpartner tijdelijk een vervangend artikel heeft ontvangen, wordt dit weergegeven in het veld Nieuw serienummer. Het artikel kan niet aan een andere zakenpartner worden geleverd. Vorig serienummer: Als een artikel is uitgeleend ter vervanging van een artikel dat wordt gerepareerd, geeft u in de equipmentkaart van het uitgeleende artikel het serienummer op van het artikel dat in reparatie is. Serienummer: Als een artikel is uitgeleend ter vervanging van een artikel dat wordt gerepareerd, geeft u in de equipmentkaart van het artikel dat in reparatie is het serienummer van het uitgeleende artikel op. Tabblad service In dit tabblad worden alle serviceaanvragen getoond die voor dit serienummerartikel bestaan. Ook kunt u hiervandaan ook alle gerelateerde serviceaanvragen in een aparte lijst weergeven, of een nieuwe serviceaanvraag creëren: SAP Business One Tips & Tricks

45 Tabblad servicecontracten Als u met de klant servicecontracten heeft afgesloten, en het betreffende serienummerartikel valt hieronder, worden deze contracten hier getoond: Tabblad verkoopgegevens Als de klantequipmentkaart is aangemaakt als resultaat van een verkooptransactie worden die gegevens hier ingevuld. Het automatisch aanmaken van klantequipmentkaarten bespreken we verderop in dit document. De Koper van in dit tabblad kan verschillen van de klant in het tabblad algemeen van de klantequipmentkaart. Bijvoorbeeld als u het artikel heeft verkocht aan een distributeur, en die het artikel vervolgens heeft doorverkocht aan een eindgebruiker. In dit geval vult u hier de klantcode in van de eindgebruiker. Uiteraard kunt u in dit tabblad ook zelf een verkoopfactuur of levering toevoegen: Tabblad transacties In dit tabblad ziet u alle transacties (goederenontvangsten, verkooptransporten, leveringen e.d.) die betrekking hebben op dit s/n. Dit is vergelijkbaar met de gegevens die u kunt inzien via het serienummertransactieverslag: SAP Business One Tips & Tricks

46 Tabblad bijlagen Hier kunt u bijlagen toevoegen, bijvoorbeeld het servicecontract, of een verkoopfactuur van een derde partij als het artikel oorspronkelijk niet bij u is gekocht en u alleen service verleent: Automatisch klantequipmentkaarten aanmaken Als u grote aantallen artikelen met serienummers verkoopt waarvoor u service verleent, is het uiteraard praktischer om voor iedere verkoop van een dergelijk artikel automatisch een klantequipmentkaart te genereren. Dit stelt u in via Beheer Systeeminstellingen Algemene instellingen tabblad Voorraad en dan tabblad Artikelen : SAP Business One Tips & Tricks

47 Voor artikelen die niet bij gekocht zijn maar waarvoor u wel service verleent moet u uiteraard handmatig een klantequipmentkaart aanmaken. Het betreffende serienummer zal dan uiteraard niet zichtbaar zijn in het serienummer transactieverslag in de artikelstamgegevens, omdat het nooit in uw voorraad aanwezig is geweest, maar alleen in de servicemodule. Klantequipmentkaart verwijderen Een klantequipmentkaart kan alleen verwijderd worden als aan de volgende twee voorwaarden is voldaan: De kaart is niet gekoppeld aan een uitgaande factuur of levering De kaart heeft geen historie van serviceaanvragen of lopenservicecontracten Om een klantequipmentkaart te verwijderen doet u het volgende: u zoekt de betreffende kaart op en klikt met de rechtermuisknop. U selecteert nu verwijderen in het menu dat tevoorschijn komt. U kunt via deze stappen ook een klantequipmentkaart dupliceren. Artikel aan een andere zakenpartner toewijzen Als aan de klantequipmentkaart nog geen serviceaanvraag is gekoppeld, zoekt u de betreffende kaart op en wijzigt u de zakenpartner die hieraan gekoppeld is en klikt u op Actualiseren om de wijziging op te slaan. Als er wel één of meerdere serviceaanvragen aan gekoppeld zijn, gaat u als volgt te werk. U sluit via de module Serviceaanvragen alle openstaande aanvragen die aan de kaart zijn gerelateerd. Vervolgens gaat u naar de betreffende kaart en wijzigt u de status naar Beëindigd. Maak vervolgens een nieuwe klantequipmentkaart aan voor het serienummer en koppel hieraan de nieuwe zakenpartner. Met de module Klantequipmentkaarten heeft u dus meer inzicht in uw serviceprocessen, omdat u alle verkopen van serienummerartikelen eenvoudig kunt bijhouden en direct kunt doorklikken naar lopende serviceaanvragen en -contracten. SAP Business One Tips & Tricks

48 9. Beheer uw vaste activa en al uw afschrijvingen in SAP Business One Bij veel bedrijven worden de vaste activa nog beheerd in uitgebreide Excelbestanden. Bij aanschaf van een nieuw vast actief moet de boekhouder alle gegevens van het vast actief, aanschafwaarde, levensduur et cetera, nauwkeurig inkloppen. Maandelijks wordt er, via ingewikkelde formules, in Excel een afschrijvingsrun uitgevoerd en het resultaat hiervan wordt door middel van handmatige journaalboekingen in SAP Business One verwerkt. De kans op fouten is groot en de controle en rapportage mogelijkheden zijn beperkt. Daarom zit vanaf SAP Business One 9.0 de vaste activa module standaard ingebouwd. Hiermee kunt u al uw vaste activa individueel beheren, met één druk op de knop afschrijvingsruns uitvoeren en heeft u duidelijke rapporten en prognoses tot uw beschikking. Instellingen voor vaste activa Als eerste moet u de module voor vaste activa inschakelen. Dit doet u via Beheer Systeeminstellingen Bedrijfsdetails tabblad Basisinitialisatie : De optie is hier grijs, want zodra deze eenmaal is geactiveerd, kan de module niet meer uitgeschakeld worden. Voordat we kunnen gaan werken met de vaste activa, moeten we nog enkele instellingen doorlopen: Grootboekrekeningbepaling Afschrijvingssoorten Waarderingsgebieden Vasteactivaklassen Attribuutgroepen Deze instellingen lopen we één voor één door. U vindt ze via Beheer Definitie Financiële boekhouding Vaste activa: SAP Business One Tips & Tricks

49 Grootboekrekeningbepaling Vaste activa van verschillende klassen (interieur, machines, auto s e.d.) worden meestal op verschillende grootboekrekeningen geboekt. Daarom kunt u voor iedere klasse een aparte grootboekrekeningbepaling aanmaken. Hiermee wordt bij het activeren, afschrijven, verkopen of buiten gebruik stellen van vaste activa automatisch op de juiste grootboekrekeningen geboekt: Afschrijvingssoorten In dit venster geeft u aan welke afschrijvingssoorten binnen uw bedrijf gebruikt worden (lineair naar 100%, lineair naar 10%, degressief, enz.) Ook geeft u hier onder andere aan of de waarde jaarlijks moet worden afgerond, of verwerving en op- en afboeking vanaf de exacte aanschafdatum of per begin of eind van de aanschafmaand moet plaatsvinden en de geldigheidsduur van de afschrijvingssoort. In het tabblad berekening geeft u aan hoe de afschrijving berekend moet worden, afhankelijk van de gekozen afschrijvingssoort: SAP Business One Tips & Tricks

50 Waarderingsgebieden In SAP Business One kunt u verschillende waarderingsgebieden gebruiken om de waarde van vaste activa voor een bepaald doel weer te geven. Hierbij worden drie soorten waardering ondersteund: Boeking in grootboek: het gebied voor het boeken van afschrijvingen van vaste activa in grootboekrekeningen. Afgeleid gebied: het afgeleide gebied van het hoofdwaarderingsgebied. Dit gebied gebruikt u meestal als u buitengewone afschrijvingen uitvoert. Extra gebied: een bijkomend gebied, naast de waarderingsgebieden voor boekingen. Met dit gebied kunt u de effecten van verschillende waarderingsgebieden vergelijken. U kunt naast de werkelijke berekening een extra waarderingsberekening uitvoeren voor een ander waarderingsgebied. Deze parallelle berekening dient alleen ter informatie. Er wordt niets in het grootboek geboekt Bij het waarderingsgebied voor boeking in het grootboek, geeft u bovendien eventueel een afgeleid waarderingsgebied op, of afschrijvingen op een aparte grootboekrekening geboekt worden of direct op de balansrekening vaste activa en of winsten of verliezen bij afboeking wel of niet op een grootboekrekening geboekt moeten worden: SAP Business One Tips & Tricks

51 Vasteactivaklassen Hier geeft u de verschillende vasteactivaklassen op, en de standaard grootboekrekeningbepaling, afschrijvingsmethode en waarderingsgebied(en) die hieraan gekoppeld zijn. Ieder vast actief wordt aan een klasse gekoppeld, maar de grootboekrekeningbepaling, afschrijvingsmethode en waarderingsgebied(en) kunnen per vast actief nog wel gewijzigd worden: Attribuutgroepen U kunt verschillende attributen toewijzen aan vaste activa. Hiervoor maakt u eerst attribuutgroepen aan, die u toewijst aan een vasteactivaklasse. Aan alle vaste activa in de betreffende klasse kunt u vervolgens de attributen in de betreffende attribuutgroep toewijzen: SAP Business One Tips & Tricks

52 Werken met vaste activa Als alle instellingen zijn gedaan kunnen we gaan werken met de vaste activa. Deze module vindt u via Financiële boekhouding Vaste activa. We zullen hier alleen de belangrijkste functies en rapportages toelichten: SAP Business One Tips & Tricks

53 Stamgegevens vaste activa Hier leggen we de gegevens van het vast actief vast, vergelijkbaar met artikelstamgegevens, zodat we het vast actief kunnen gaan activeren. Hier kunt u onder andere een artikelomschrijving invullen, eventueel een stukprijs. Als u het vast actief gaat inkopen moet het in ieder geval een inkoopartikel zijn, als u het zelf produceert hoeft dit uiteraard niet. In het tabblad Vaste activa legt u in ieder geval de vasteactivaklasse vast. Bij het toevoegen van stamgegevens gebeurt er boekhoudkundig uiteraard nog niks. De waarden die we hier zien zijn daarom 0. De velden zijn grijs, omdat we deze niet handmatig kunnen aanpassen. Ze zijn het resultaat van transacties de we elders uitvoeren. Nadat we een activering en afschrijving hebben gedaan, zullen we nogmaals kort kijken naar deze waarden: Activering Er zijn twee manieren om een vast actief te activeren; door het handmatig aanmaken van een activeringsdocument (bijvoorbeeld voor een vast actief dat u zelf produceert) of door een inkoopfactuur waarbij u het vast actief als artikel kiest. Hierdoor wordt automatisch een activeringsdocument aangemaakt. In dit geval kiezen we ervoor om de nieuwe truck, die we als stamgegeven hebben aangemaakt, in te kopen bij een leverancier middels een inkoopfactuur: SAP Business One Tips & Tricks

54 Hierdoor wordt automatisch het volgende activeringsdocument aangemaakt, met de bijbehorende journaalboeking: Daarnaast kunt u creditnota s en verkoopfacturen gebruiken voor vaste activa, of deze transacties handmatig boeken met een creditnota activering of een afboeking. SAP Business One Tips & Tricks

55 Afschrijvingen U kunt uiteraard een handmatige afschrijving inboeken, maar één van de belangrijkste functionaliteiten van de vaste activa module in SAP Business One is de Afschrijvingsrun. Hiermee boekt u met enkele klikken periodiek al uw geplande afschrijvingen. In ons voorbeeld voeren we een afschrijvingsrun uit voor de maand maart. Ook alle eventueel nog niet uitgevoerde geplande afschrijvingen van eerdere maanden worden meegenomen, bijvoorbeeld omdat een vast actief is geactiveerd nadat de vorige afschrijvingsrun is uitgevoerd. In het eerste scherm selecteert u de periode en het waarderingsgebied waarvoor u de run wilt uitvoeren: Door op preview te klikken, krijgen we te zien welke afschrijvingen het systeem zal gaan uitvoeren. Deze afschrijvingen zijn gegroepeerd per klasse, want voor iedere vasteactivaklasse zal één journaalboeking gemaakt worden. Alle afschrijvingen zijn wel individueel te bekijken. Hier kunt u de boekingsdatum aanpassen, standaard is dit de laatste dag van de gekozen maand, en een opmerking SAP Business One Tips & Tricks

56 toevoegen aan de journaalboekingen: Nu we de truck hebben geactiveerd en een eerste afschrijving hebben gedaan, kijken we nogmaals naar de stamgegevens van het vast actief, onder het tabblad Vaste activa. We zien hier nu de waardes over het jaar 2017; de aanschafwaarde, restboekwaarde aan het eind van het jaar, totale geplande afschrijving in dit jaar en eventuele andere transacties die zijn uitgevoerd: In de overige sub tabbladen zien we meer gedetailleerde overzichten op het gebied van de vasteactivawaarde, geplande en geboekte afschrijvingen, kostenadministratie en attributen. Boekjaarwisseling Na afloop van ieder jaar moet u een boekjaarwisseling uitvoeren voor de vaste activa, om alle vasteactivawaarden over te boeken naar het nieuwe boekjaar. Als u dit niet doet, kunt u in het nieuwe boekjaar geen afschrijvingsrun uitvoeren. Controleer daarom goed of van alle vaste activa de waarden correct zijn overgeboekt naar het nieuwe boekjaar. SAP Business One Tips & Tricks

57 Rapportages Deze controle kunt u doen met behulp van het vasteactivaraster. Hiermee krijgt u per jaar een overizcht van alle vasteactivawaarden, eventueel gefilterd per klasse, balansrekening of waarderingsgebied: Ook heeft u de beschikking over een statusrapport vaste activa, met onder andere de begin en einddatum van afschrijving van uw vaste activa, een prognoserapport slijtage vaste activa, met daarin de verwachte afschrijvingen per periode per vast actief, en een rapport vasteactivabeweging, met daarin een overzicht van alle documenten met betrekking tot activering, opboeking en afboeking van al uw vaste activa. Virtuele vaste activa Nieuw in SAP Business One 9.2 is de mogelijkheid tot het aanmaken van virtuele vaste activa. U kunt een virtueel vast actief aanmaken, als u meerdere identieke vaste activa tegelijk verwerft, bijvoorbeeld tien nieuwe computers. U maakt eenmalig een virtueel stamgegeven vaste activa aan, waarin u alle instellingen ingeeft. Op het moment dat u een verkoopfactuur inboekt, selecteert u dit artikel in het document met als hoeveelheid tien. Op het moment dat u het document toevoegt, maakt het systeem automatisch tien keer dit stamgegeven aan. Zo kunt u iedere computer wel afzonderlijk beheren en bijvoorbeeld één afboeken op het moment dat een computer kapot gaat. Voorwaarde is wel dat u de documentnummering op Automatisch zet, omdat het systeem dus automatisch nieuwe stamgegevens zal aanmaken: Ook kan hierbij worden afgedwongen worden dat aan alle geactiveerde vaste activa serienummers moeten worden toegewezen. Vaste activa implementeren In veel gevallen heeft u al één of meerdere balansrekeningen vaste activa en afschrijvingen vaste activa op de balans staan op het moment dat u met de vaste activa-module van SAP Business One wilt gaan werken. In dat geval moet u natuurlijk niet de vaste activa opnieuw activeren, omdat de betreffende balansrekeningen dan opnieuw opgeboekt worden. U moet in dat geval alle stamgegevens van ieder individueel vast actief inlezen via de module Stamgegevens vaste activa importeren van Microsoft Excel. Hierbij leest u in ieder geval de artikelcode, aanschafwaarde, aanschafdatum, levensduur en totaal afgeschreven bedrag in. Meer informatie over de module Import uit Excel staat beschreven onder tip 4 in dit document. SAP Business One Tips & Tricks

58 10. Eén overzicht van al uw openstaande klantvorderingen in SAP Business One U heeft een betalingstermijn met uw klant afgesproken en het huidige kwartaal moet bijna worden afgesloten. Uw leveranciers zijn netjes betaald, echter heeft u een aantal klanten die hun verplichting niet op tijd hebben voldaan. Dit kan aan het einde van het kwartaal leiden tot een scheve verhouding tussen uw inkomsten en uitgaven, wat slecht is voor uw liquiditeit. SAP Business One bevat een rapport waar u in één overzicht kan zien, welke openstaande vorderingen nog betaald moeten worden, waarbij u zelf kan bepalen welke vorderingen worden weergegeven. Zo zou u bijvoorbeeld in één oog opslag kunnen zien van welke vorderingen de betalingstermijn al is verstreken én voor welke klanten dit het geval is. Zo weet u bij wie u nog moet aankloppen om de openstaande vorderingen te voldoen. De rapportage van de openstaande klantvorderingen kunt u oproepen via de module: Rapporten Zakenpartners Vorderingen/verplichtingen Vervaldatum van klantvorderingen. De selectiecriteria Het overzicht van de openstaande vorderingen wordt weergegeven op basis van de door u ingevulde selectiecriteria. Zo kunt u zelf bepalen welke vorderingen u te zien krijgt. In onderstaande afbeelding worden de selectiecriteriavelden weergegeven. De functie van elk van deze velden zal onderstaand uiteen worden gezet. Allereerst kunt u aanvinken of de rapportage wordt gegroepeerd op Klant of op Verkoopmedewerker. Bij Code kunt u vervolgens invullen van welke klant(en) of medewerker(s) u de vorderingen wilt weergeven. De andere selectiecriteria worden onderstaand uiteengezet. Klantgroep Selecteer in de vervolgkeuzelijst de groep waarvan u de zakenpartners wilt weergegeven. Als u alle klanten wilt opnemen in de selectiecriteria, selecteert u Alle. Eigenschappen Het venster Eigenschappen wordt geopend. Hier kunt u klanteigenschappen specificeren. Meeboekrekeningen Selecteer het aankruisvakje en klik op Bladeren (Bladeren) om alleen de transacties en saldi weer te geven voor geselecteerde meeboekrekeningen. Alles selecteren Voordehand liggend, met deze functie worden alle klanten in het verslag opgenomen. Vervaldatum De ouderdom van een vordering wordt aan de hand van deze datum bepaald. Meestal is dat de datum van vandaag. Deze is dan ook als standaard ingesteld. U kunt de standaarddatum wijzigen indien u bijvoorbeeld alle vorderingen wilt weergeven die volgende week moeten worden betaald. SAP Business One Tips & Tricks

59 Interval Specificeer een tijdsinterval voor het groeperen van vorderingen. Selecteer in de vervolgkeuzelijst Dagen, Maanden of Perioden. Als u Dagen kiest ziet u vier nieuwe velden waarin u de duur van iedere tijdsinterval kunt specificeren. U hoeft niet alle vier de velden op te geven, maar ten minste het eerste veld. De standaardwaarden voor de vier velden zijn: 30, 60, 90 en 120. Voorbeeld Als u in de eerste twee velden 30, 60, 90 en 120 dagen opgeeft als het interval, dan worden vorderingen als volgt onderverdeeld: Tot 30 dagen oud 31 tot 60 dagen oud 61 tot 120 dagen oud 121 dagen of ouder Boekings-, verval- en document -datum Op basis van deze drietal intervallen kunt u kiezen welke vorderingen in het rapport naar voren komen. De boekingsdatum is de datum dat de factuur is geboekt. De vervaldatum, is in de meeste gevallen 30 dagen na de boekingsdatum. De documentdatum is in dit geval de dag dat de het document (de factuur) is aangemaakt. Vaak is de boekingsdatum en de documentdatum gelijk aan elkaar. Tradecurrency omrekenen op indexdatum Deze optie is relevant voor alle gebruikers van SAP Business One die factureren in verschillende valuta. Als het selectievakje Tradecurrency omrekenen op indexdatum niet is aangevinkt dan blijven de Lokale Currency (LC) en Systeem Currency (SC) zoals ze waren toen er een bericht werd gemaakt in de journaalposten. Als het selectievakje wel is aangevinkt, dan wordt de waarde van de Lokale Valuta (LC) omgezet naar de Systeem Currency (SC) van het document, met de waarde volgens de koers, vastgesteld op de indexdatum. In beide gevallen is de buitenlandse valuta (FC) gepresenteerd in de rapportage en zal de geboekte waarde hetgeen zijn wat in de journaalpost is geboekt. Klanten met nulsaldo weergeven In het verslag zijn ook klanten met een nulsaldo opgenomen. Dit betekent dat op dit moment de leverancier aan geen openstaande bedragen meer heeft, maar wel in de periode waar u uw rapport voor draait. Afgestemde transacties weergeven Hiermee geeft u journaalboekingen van de voor de klanten gegenereerde boekhoudingsdocumenten weer. Of terwijl; welke journaalboeken zijn gemaakt bij de facturen die door u zijn opgeroepen. Uitgaande betaling negeren Als u er ook voor heeft gekozen om facturen weer te geven met een vervaldatum in de toekomst, dan worden als u dit selectievakje aanvinkt, de facturen die de vervaldatum nog niet hebben gepasseerd, niet weergegeven in het overzicht SAP Business One Tips & Tricks

60 In pagina s weergeven Wanneer u dit selectie vakje aanvinkt, dan wordt het rapport weergegeven in verschillende pagina s met enkele navigatieknoppen Rekening houden met verbonden leveranciers Vanaf versie 9.2 is het ook mogelijk om klanten financieel gezien te koppelen aan een leverancier. Het is zelfs mogelijk dat de klant tegelijkertijd ook een leverancier is. In de stamgegevens van de zakenpartner kunt u zien of uw klant een verbonden leverancier heeft en welke leverancier dat is. Dit kunt u zien in de onderstaande afbeelding. Op het moment dat u aanvinkt dat u in de rapportage rekening wilt houden met verbonden leveranciers, dan krijgt u niet alleen de openstaande klantvorderingen te zien, maar ook de ontvangen facturen (Dit is te zien in de kolom Type als OV) van de verbonden leveranciers. In dit voorbeeld is de verbonden leverancier CTI Computers. Zoals te zien in de onderstaande afbeeldingen zijn er in de rapportage nu ook openstaande facturen zichtbaar. Wanneer u deze ontvangen factuur open klikt, ziet u dat dit inderdaad een factuur betreft van CTI computers. Dit openstaande negatieve bedrag ( 2942,57) komt dus ook overeen met de ontvangen factuur. SAP Business One Tips & Tricks

61 Hoe werkt dit in de praktijk? In de afbeeldingen ziet u screenshots van alle selectiecriteria, die u kunt gebruiken om het rapport naar uw wensen op te roepen. Zo kan u bijvoorbeeld de openstaande vorderingen te zien krijgen met een vervaldatum in het derde kwartaal van 2016 van al hun klanten. Dit rapport kan bijvoorbeeld gedraaid worden aan het eind van dit derde kwartaal. In dit rapport kunt u vervolgens zien ziet u dat de betalingstermijn voor de facturen op 30 dagen staat. Dit is te zien aan wanneer de factuur is vervallen ten opzichte van de boekingsdatum. Op het moment dat de betalingstermijn zal worden aangepast, dan zal de vervaldatum uiteraard mee veranderen. Een voorbeeld van het rapport wat op basis van selectiecriteria is gedraaid, vindt u terug in de onderstaande afbeelding. Hierin ziet u precies welke totaalbedragen er nog open staan per klant. Deze bedragen zijn verder gespecificeerd per factuur en interval. Dit houdt in dat u kunt zien hoeveel dagen de factuur al open staat. Zo kan u onderscheid maken in het beheer van de openstaande vorderingen die wellicht al lang open staan en een stuk urgenter zijn, dan vorderingen die wellicht net de betalingstermijn hebben overschreden. Helemaal onderaan de rapportage is ook te zien welke percentage van de openstaande vorderingen, in welke interval zit. SAP Business One Tips & Tricks

62 De factuur Vanuit de rapportage van openstaande klantvorderingen, kunt u doorklikken naar de daadwerkelijke factuur. Als u op het gele pijltje klikt in de kolom type. Dan opent de desbetreffende factuur automatisch in een apart venster. Zo kan u snel en makkelijk zien om wat voor factuur het gaat die nog niet betaald is en kan u vanuit deze factuur ook gericht actie ondernemen. Kortom, deze tool biedt mogelijk ondersteuning voor effectief debiteurenbeheer binnen uw organisatie. SAP Business One Tips & Tricks

63 11. Zorg ervoor dat de juiste gebruikers toegang hebben tot uw database. Beheer uw licenties in SAP Business One Om toegang te krijgen tot de gegevens in uw SAP Business One database, moet een medewerker niet alleen als gebruiker zijn aangemaakt in uw database, maar moet deze ook een licentie en de juiste bevoegdheden toegewezen krijgen. In deze tip gaan we de stappen na die u dient te doorlopen op het moment dat u een nieuwe medewerker toegang wilt verlenen tot uw database. Nieuwe gebruiker aanmaken Als eerste moet de medewerker aangemaakt worden als nieuwe gebruiker. Dit doet u via Beheer Definitie Algemeen Gebruikers: Hier vult u in ieder geval een gebruikerscode, gebruikersnaam en wachtwoord in dat voldoet aan de veiligheidseisen voor wachtwoorden voor de database. Hierbij raden we aan om een standaard wachtwoord te gebruiken voor nieuwe gebruikers en de optie Password wijzigen bij volgende aanmelding te selecteren, zodat de gebruiker zelf een wachtwoord moet kiezen als hij of zij voor het eerst inlogt. Hier kunt u ook direct een Werknemer aan de gebruiker koppelen, maar dit is niet verplicht. Ook kunt u hier instellen of de gebruiker een superuser is, en of de gebruiker de mobiele applicatie moet kunnen gebruiken. Daarnaast is het mogelijk om de gebruiker aan een bevoegdheidsgroep toe te wijzen. De bevoegdheden behandelen we verderop in dit document. Let op, de gebruikerscode kan maximaal 25 tekens lang zijn en is hoofdlettergevoelig. Als een gebruiker in meerdere bedrijven is aangemaakt, moet het gebruik van hoofd- en kleine letters in de gebruikerscodes overeenkomen, anders zijn er meerdere licenties nodig. SAP Business One Tips & Tricks

64 Licenties toewijzen Op het moment dat een nieuwe gebruiker is aangemaakt, kan deze wil inloggen in de database, maar heeft hij of zij nog geen toegang tot de functionaliteiten en gegevens. Hiervoor moet de gebruiker allereerst de juiste licentie toegewezen krijgen. Alleen een superuser kan licenties toewijzen. Dit doet u via Beheer Licentie Licentiebeheer: Op dit moment heeft onze nieuwe gebruiker wjanssen nog geen licentie, dus heeft hij ook nog geen toegang tot de functionaliteiten, inclusief de add-ons, en de gegevens in de database. Er is op dit moment nog één licentie voor een professional user beschikbaar. Zodra we die aan hem toewijzen, kunnen we hem ook licenties geven voor de add-ons, zodat hij deze ook kan gaan gebruiken. Neem contact op met uw SAP Business One partner als er geen licenties meer beschikbaar zijn voor een nieuwe gebruiker. Onder het tabblad Componenten ziet u een overzicht van alle componenten van het licentiebestand met de lokalisering, versie, totaal en nog beschikbare licenties en start- en vervaldatum van ieder component: SAP Business One Tips & Tricks

65 Onder het tabblad Toewijzing ziet u in één overzicht alle gebruikers en de aan hen toegewezen licenties, en het totaal aantal en nog beschikbare licenties: Door op het slot icoontje ( ) te klikken, blokkeert u de licentieserver, waardoor er geen licenties kunnen worden toegewezen. Bevoegdheden Naast een licentie moet een gebruiker ook bevoegdheden toegewezen krijgen om toegang te krijgen tot de functionaliteiten van SAP Business One en de gegevens in uw database. Bevoegdheden wijst u toe via Beheer Systeeminstellingen Bevoegdheden Algemene bevoegdheden: SAP Business One Tips & Tricks

66 Standaard heeft een nieuwe gebruiker geen enkele bevoegdheid (behalve superusers, die overal toegang toe hebben). Hier geeft u per menu-onderdeel of per functionaliteit of een gebruiker hier geen bevoegdheid, weergavebevoegdheid of volledige bevoegdheid heeft. U kunt er ook voor kiezen om de gebruiker voor alle functionaliteiten volledige bevoegdheid, alleen lezen (weergave) of geen bevoegdheid te geven. Bovendien heeft u de mogelijkheid om maximale kortingspercentages op te geven, om bevoegdheden van één gebruiker te kopiëren naar andere gebruikers en om de bevoegdheden van bevoegdheidsgroepen aan te passen. Nieuwe bevoegdheidsgroepen maakt u aan via Beheer Systeeminstellingen Bevoegdheden Bevoegdheidsgroepen: Hier wijst u ook gebruikers toe aan deze groepen. Zoals eerder opgemerkt kunt u ook via het gebruikersdefinitie scherm gebruikers toewijzen aan een bevoegdheidsgroep: Lees voor meer informatie over het beschermen van uw bedrijfsgegevens onze eerdere SAP Business One Serac-tip over bevoegdheden voor gegevensownership voor SAP Business One 9.2. Loop dus alle instellingen goed langs als u een nieuwe gebruiker toevoegt, zodat uw nieuwe medewerker direct aan de slag kan met alle gegevens en functionaliteiten die hij of zij nodig heeft. SAP Business One Tips & Tricks

67 12. Additionele services aanbieden met Servicecontracten in SAP Business One Verkoopt of levert u services naast uw regulieren producten én wilt u deze afspraken vastleggen in één document, zodat deze op elk gewenst moment op te roepen zijn of automatisch worden gekoppeld aan een inkoop/verkoop document? Dan kunt u gebruik maken van servicecontracten in SAP Business One. Met een servicecontract tussen een zakenpartner en uw bedrijf bent u in staat buiten de garantie om, onderhoud en reparaties uit te voeren voor artikelen. U definieert zelf de service waarvoor de zakenpartner in aanmerking komt en kunt u de service ook koppelen op verschillende niveaus (zakenpartner, artikelgroep en serienummer). Dit betekent dat u een servicecontract kunt opstellen voor bijvoorbeeld een speciale groep klanten, of voor bijvoorbeeld een artikel met een serienummer die maandelijks onderhoud nodig heeft. Servicecontracten U kunt servicecontracten handmatig invoeren of deze baseren op een vooraf gedefinieerd contractsjabloon. Verder kunnen servicecontracten automatisch worden gecreëerd wanneer een serienummerartikel aan de klant wordt geleverd, in een leverings- of een uitgaand factuurdocument. Wanneer meerdere artikelen met verschillende garantiesjablonen in hetzelfde document zijn verkocht, wordt automatisch een overeenkomstig aantal servicecontracten gecreëerd. Hiervoor moet aan de volgende twee voorwaarden zijn voldaan: 1. U hebt een contractsjabloon van de soort Garantie gecreëerd, waarmee automatisch de gegevens naar een servicecontract worden gekopieerd zodra de sjabloon is gecreëerd. Onder Beheer Definitie Service Contractsjablonen kunt u de sjablonen aanmaken. 2. U hebt gedefinieerd dat equipmentkaarten* automatisch worden gecreëerd voor artikelen met serienummers op de subtab Artikelen van het tabblad: Voorraad in Beheer Systeeminitialisatie Algemene instellingen (zie onderstaande afbeelding). SAP Business One Tips & Tricks

68 *In onze tip over equipmentkaarten die eveneens in dit bestand te vinden is, zie tip 8, vindt u alle informatie die u nodig heeft om hiermee te gaan werken. In dit praktijk werkt dit als volgt: 1. Wanneer een klant een artikel met serienummer bestelt, creëert u een levering of een uitgaande factuur om het artikel aan de klant te leveren. 2. Voor artikelen met serienummer wordt automatisch een equipmentkaart gecreëerd. De equipmentkaart geeft een volledig overzicht van alle service gerelateerde informatie voor het serienummer. 3. Tegelijkertijd wordt een servicecontract gecreëerd voor de artikelen met serienummer, aangezien deze artikelen onder de garantie vallen. U kunt nu serviceaanvragen openen voor de artikelen met serienummer. Daarnaast kunt u ook een equipmentkaart handmatig creëren. Dat kan nodig zijn voor klanten die het artikel met serienummer bij een andere leverancier kopen, maar het onderhoudscontract voor de apparatuur met u willen afsluiten. Creëer in dat geval ook het servicecontract handmatig. Het servicecontract aanmaken Het servicecontract maakt u aan onder de module Service in het Hoofdmenu. Wanneer u de button Servicecontract aanklikt, kunt u in het volgende scherm kiezen of een document wilt creëren of actualiseren. In de onderstaande screenshot ziet u welke opties u heeft wanneer u een servicecontract wilt aanmaken. Aan de bovenkant van het venster (de header) vindt u de algemene informatie van het servicecontract. Hier vindt u welke zakenpartner het betreft (bestelt u een artikel bij een andere zakenpartner, dan dient u hiervoor een ander contract aan te maken). Verder kunt u hier het servicecontract een naam geven en kunt u het document ook een start en -einddatum meegeven. Dit doet u bijvoorbeeld als een klant gedurende een jaar de service afneemt. Wanneer u het contract eerder dan de einddatum wilt beëindigen, dan kunt u gebruik maken van de beëindigingsdatum. SAP Business One Tips & Tricks

69 Het tabblad Algemeen: Servicesoort: Keuze uit Garantie en Regulier. Een garantiecontract kan automatisch worden gecreëerd wanneer een uitgaande factuur of levering wordt toegevoegd voor een artikel met een serienummer. Een regulier contract kan alleen handmatig worden gecreëerd. Contractsoort: Bepaald de reikwijdte van het contract. Serienummer dan geld het alleen voor artikelen met een specifiek serienummer, Klant dan geld het voor alle artikelen die u aan de klant verkoopt en Artikelgroep spreekt voor zich. Sjabloon: Wanneer u vooraf Contractsjablonen heeft gedefinieerd, kunt u deze hier kiezen en hoeft u niet alle velden handmatig te vullen. Responsetijd: Hier voert u in hoeveel tijd er maximaal is toegestaan om op een serviceaanvraag te reageren. Probleemoplossingstijd: Hier voert u in hoeveel tijd er maximaal is toegestaan om een serviceaanvraag op te lossen Status: Bepaalt de status van het contract als onderstaand weergegeven. o Goedgekeurd, de klant heeft recht op de service die in het contract is vastgelegd. o Geblokkeerd, het contract wordt gedeactiveerd: de klant heeft geen recht op service. o Concept, het contract is niet goedgekeurd: de klant heeft geen recht op service. Dit is de standaardstatus voor alle nieuwe servicecontracten. o Beëindigd, het contract is beëindigd: de klant heeft geen recht op service. Als u het servicecontract wilt beëindigen, geeft u de beëindigingsdatum in het veld Beëindigingsdatum op. De status wordt door SAP Business One automatisch op Beëindigd gezet, nadat deze datum is verstreken Verantwoordelijk persoon: De werknemer (SAP Business One gebruiker) die verantwoordelijk is voor het servicecontract. Verlenging: Hiermee kunt u het verlopen servicecontract met een x aantal dagen verlengen. Herinnering: Geef aan hoeveel dagen, weken of maanden voorafgaand aan de beëindiging van het servicecontract een herinnering moet verschijnen. U kunt de waarde in dit veld pas opgeven nadat u Verlenging heeft geselecteerd. Actieve artikelen: Het aantal artikelen (in geval van een serienummercontract) dat aan het servicecontract gekoppeld is en gedefinieerd is als actief. Het tabblad Artikelen: SAP Business One Tips & Tricks

70 De keuze van het contractsoort bepaalt ook op welke manier u de Artikelen kunt vastleggen in het tabblad Artikelen. In het bovenstaande voorbeeld ziet u dat er gekozen is voor de contractsoort Artikelgroep, waardoor je in het tabblad kan kiezen voor welke artikelgroepen dit servicecontract van toepassing is. Hierbij kunt u zelf per artikelgroep een start-, eind- en afsluitdatum invullen. Op het moment dat u voor het contractsoort Serienummer kiest, dan zult u hier de serienummers kunnen toewijzen. Wanneer u voor Zakenpartner kiest, kunt u niet handmatig artikelen etc. toewijzen. Het tabblad Reikwijdte: Zoals in de onderstaande afbeelding te zien, kunt u in het tabblad Reikwijdte selecteren op welke dagen de service wordt verleend of ontvangen, met daarbij de start en eindtijd. Onder Opnemen kunt u kiezen welke opties u wilt meenemen in het serviceaanbod: Onderdelen; Artikelen die door een monteur worden gebruikt om het probleem op de locatie van de zakenpartner op te lossen. Werk; De hoeveelheid tijd die een monteur nodig heeft om het probleem te verhelpen op de locatie van de zakenpartner. Reis; De hoeveelheid tijd die een monteur nodig heeft om naar en van de locatie van de zakenpartner te reizen. Het tabblad Bijlagen: In dit tabblad kunt bijlage toevoegen van bijvoorbeeld een los opgesteld contract die is ondertekend door de klant, of afbeeldingen van het probleem waarvoor de service is aangevraagd. Het tabblad Serviceaanvragen: Wanneer er door een klant een service aanvraag wordt gedaan, kunt u deze vastleggen in SAP Business One doormiddel van een Serviceaanvraag. In de onderstaande afbeelding ziet u hoe deze serviceaanvraag eruit ziet. Elke aanvraag kan worden gekoppeld aan het desbetreffende servicecontract. In het tabblad Serviceaanvragen ziet de per aanvraag de aanmaakdatum, het onderwerp, het artikelnummer en/of serienummer en de status van de aanvraag. SAP Business One Tips & Tricks

71 Het tabblad Periodieke transacties: In het tabblad periodieke transacties kunt u voor een desbetreffend document (klantorder of uitgaande factuur) een terugkomende activiteit (serviceaanvraag) instellen. Dit is van toepassing als er bijvoorbeeld eens per maand service onderhoud plaatsvindt bij een machine. Kort samengevat is het servicecontract van SAP Business One de perfecte functionaliteit wanneer u als bedrijf additionele services wil aanbieden en/of verkopen. Met de tal van mogelijkheden en aanpasbaarheden die hierboven staan beschreven en de link tussen de klantequipment kaarten en serviceaanvragen, maakt dat u uw klanten zo optimaal mogelijk kunt bedienen. SAP Business One Tips & Tricks

72 13. Altijd op de hoogte met alerts in SAP Business One 9.2 Soms wilt u extra toezicht houden op bepaalde processen in uw SAP Business One systeem, zonder dat u direct actie hoeft te ondernemen. Voor grote inkoopfacturen, bijvoorbeeld boven de tienduizend euro, heeft u misschien een goedkeuringsproces ingericht, zodat u altijd actief goedkeuring moet verlenen totdat de factuur definitief wordt opgeslagen. Voor kleinere facturen is dit niet nodig, deze mogen door uw inkopers direct worden toegevoegd, maar u wilt hier wel graag van op de hoogte blijven. Daarvoor is de Alarmfunctie in SAP Business One uitermate geschikt. Hiermee kunt u zelf instellen hoe vaak en hoe u op de hoogte wordt gesteld van bepaalde, vooraf ingestelde gebeurtenissen. De alarmfunctie kan dus niet voorkomen dat een bepaalde handeling wordt uitgevoerd, maar u kunt wel direct actie ondernemen als dit nodig is. Systeemalerts Het scherm voor alarmfuncties opent u via Beheer Alarmfuncties: Hier staan al een aantal standaard alerts ingesteld die u kunt activeren, in dit geval kiezen we voor een afwijking van korting in percentage. We activeren deze alert door het vakje Actief aan te klikken en we kiezen de prioriteit normaal. Als conditie geven we een korting van 10% op, en onder het tabblad Documenten voor klantorders en uitgaande facturen. Deze alert kijkt naar het kortingspercentage dat is opgegeven voor een zakenpartner onder het tabblad Betalingscondities in de zakenpartner stamgegevens. Als één van deze documenten wordt toegevoegd met een kortingspercentage dat meer dan 10% afwijkt van de maximale korting voor de betreffende zakenpartner krijgen we dus een alert. Bij alle andere typen documenten ontvangen we geen alert: SAP Business One Tips & Tricks

73 De volgende stap is het selecteren van de gebruikers die de alert moeten ontvangen, en op welke manier zij deze moeten krijgen: Intern verschijnt als nieuwe melding in de berichtenbox in SAP Business One: voorwaarde is dat of de SBO Mailer of koppeling met Microsift Outlook is ingesteld, en dat het adres van de gebruiker is ingevuld in zijn of haar gebruikersprofiel via Beheer Definitie Algemeen Gebruikers SMS het telefoonnummer van de gebruiker is ingevuld in het gebruikersprofiel Fax het faxnummer is ingevuld in het gebruikersprofiel Via Beheer Systeeminstellingen Algemene instellingen onder het tabblad Services geeft u aan hoe vaak het scherm met meldingen geactualiseerd wordt. Standaard staat dit ingesteld op vijf minuten: We hebben inmiddels een factuur toegevoegd met een kortingspercentage dat meer dan 10% afwijkt. Binnen vijf minuten krijgen we daarom het volgende scherm te zien, met een melding van de factuur met een afwijking van het kortingspercentage. Hierin kunnen we ook direct doorklikken naar het betreffende document: SAP Business One Tips & Tricks

74 Gebruikersalert creëren en toevoegen Om greep te houden op onze openstaande debiteuren, willen we regelmatig een overzicht ontvangen van alle openstaande verkoopfacturen met een documenttotaal boven de 1.000,-. Uiteraard kunnen we dit opzoeken via de Open documenten lijst, maar we willen regelmatig een lijst direct op ons scherm zien, zonder er verdere handelingen voor te hoeven verrichten. Hiervoor schrijven we eerst een simpele query, die ons een overzicht laat zien van alle openstaande verkoopfacturen boven de 1.000,-, gesorteerd op vervaldatum van de factuur, met ook het tot nu toe betaalde bedrag. Uiteraard zouden we er ook voor kunnen kiezen het resultaat te sorteren op klantnaam, factuurbedrag of betaald bedrag, dit hangt af van hoe we de query schrijven. De query slaan we op onder de naam Open verk. facturen >1000 in de map Alerts in de query manager van SAP Business One. Nu kunnen we een nieuwe gebruikersalert aanmaken. We gaan terug naar het scherm alarmfuncties en kiezen voor het toevoegen van een nieuwe alert: We noemen deze alert Open verkoopfacturen > De prioriteit zetten we op Normaal, we vinken Actief aan en selecteren de zojuist opgeslagen query: SAP Business One Tips & Tricks

75 Vervolgens moeten we selecteren hoe vaak we een alert willen ontvangen per minuut, uur, dag, week of maand en of de historie moet worden opgeslagen. In dat geval zijn alle alerts terug te zien. Als we de historie niet opslaan overschrijft iedere alert de vorige. We kunnen ook instellen op welk uur van de dag, of dag van de week of maand we een alert krijgen, afhankelijk van de gekozen tijdsinterval: Uiteindelijk selecteren we welke gebruikers een alert moeten ontvangen en op welke wijze. U kunt meerdere verzendingswijzen per gebruiker selecteren, bijvoorbeeld interne melding en per . Als laatste voegen we de alert natuurlijk toe. De query zal nu volgens de gekozen interval uitgevoerd worden. Als deze resultaat oplevert krijgen de geselecteerde gebruikers een melding in SAP en/of een , met daarin het resultaat van de query: U kunt hier direct doorklikken naar de betreffende openstaande facturen. Als u gebruik maakt van de chatfunctie Live Collaboration kunt u de factuur ook direct doorsturen naar een medewerker van de debiteurenafdeling. Lees Tip 2 om meer te weten te komen over deze chatfunctie. De alertfunctie is dus een eenvoudige manier om altijd op de hoogte te blijven van belangrijke gebeurtenissen in uw SAP Business One systeem, zonder dat deze processen worden onderbroken door bijvoorbeeld goedkeuringen. SAP Business One Tips & Tricks

76 14. Sneller werken met Outlook integratie voor SAP Business One U verwerkt uw hele administratie in uw SAP Business One database, maar uw communicatie met klanten verloopt via Outlook. U moet dus offertes of orders ook buiten SAP Business One opslaan om ze te kunnen en, en afspraken zowel in uw agenda in SAP Business One als in Outlook toevoegen. Dit levert niet alleen vertraging en dubbel werk op, maar vergroot ook de kans op fouten. Voor een succesvol CRM-beleid is het essentieel dat het contact met uw klanten zo soepel en betrouwbaar mogelijk verloopt. Daarom is er de mogelijkheid om SAP Business One en Microsoft Outlook te integreren. U slaat dan bijvoorbeeld afspraken direct op vanuit Outlook in SAP Business One, voegt er SAP documenten aan toe en verstuurt uw SAP Business One offertes direct vanuit Outlook. Inloggen en SAP Business One toolbar in Microsoft Outlook Vanuit Microsoft Outlook logt u eerst in op de SAP Business One database met uw standaard gebruikersnaam en wachtwoord. In Outlook verschijnt dan een toolbar met extra functies, waaronder het synchroniseren van gegevens en het aanmaken, bewerken en versturen van offertes. Hieronder lichten we deze functies kort toe. Gegevenssynchronisatie Via de Outlook integratie kunnen de volgende gegevens gesynchroniseerd worden tussen Outlook en uw SAP Business One systeem: Kalenderafspraken Contactpersonen Taken SAP Business One Tips & Tricks

77 Hiervoor moet de gebruiker natuurlijk wel de juiste bevoegdheden hebben toegewezen in SAP Business One en moet er een verkoopmedewerker aan de medewerker in SAP Business One zijn gekoppeld. Bovendien kunt u instellen welke aspecten van bepaalde elementen van een activiteit gesynchroniseerd moeten worden. Denk bijvoorbeeld aan het type afspraak, datumbereik of het plannen van automatische gegevenssynchronisatie als u zich aanmeld bij SAP Business One. Bovendien stelt u in wat er moet gebeuren bij conflicten, bijvoorbeeld als er twee versies van één afspraak staan, één in SAP Business One en één in Outlook. Naast automatische synchronisatie kunt u er ook voor kiezen om handmatig een synchronisatie uit te voeren. U kunt er ook voor kiezen eerst een preview te tonen, en na afloop van iedere synchronisatie ziet u hiervan een verslag. Offertes Met deze functie kunt u: Bestaande offertes uit SAP Business One in Outlook weergeven en bewerken Nieuwe offertes aanmaken in Outlook en daarna in SAP Business One opslaan Een offerte als bericht versturen met Outlook Als u zich voor de eerste keer vanuit de Microsoft Outlook Integration add-on aanmeldt bij SAP Business One, wordt in Outlook een map Offertes gecreëerd en een offerteweergave met de volgende gegevens: (Document)nummer, (klant)code, (klant)naam, contactpersoon, telefoonnummer, boekingsdatum. Als u op een offerte klikt, wordt de gehele offerte weergegeven. U kunt deze eventueel nog bewerken en vervolgens als bijlage meesturen met een . Bovendien kunt u rechtstreeks vanuit Outlook een nieuwe offerte creëren. U vult alle vereiste gegevens in het sjabloon in en kiest ervoor de bedragen eerst in SAP Business One te herberekenen, de offerte direct op te slaan in SAP Business One of de offerte op te slaan in SAP Business One en bestand te genereren dat als bijlage meegestuurd kan worden in een . Integratie van U kunt Outlook instellen als standaard programma om s te versturen vanuit SAP Business One. Daarnaast kunt u vanuit Outlook ontvangen en verstuurde berichten opslaan als activiteit binnen SAP Business One, gekoppeld aan de zakenpartner en contactpersoon die bij het betreffende adres horen. U kunt hierbij zowel de zelf als de bijlagen opslaan als bijlage bij de activiteit in SAP Business One. Het systeem maakt voor het aanmaken van de activiteiten gebruik van de standaardinstellingen die u hebt ingegeven, bijvoorbeeld welke type activiteit u wilt aanmaken. Indien er meerder adressen in het bericht staan, vraagt het systeem een hoofd- adres te selecteren. Als er geen zakenpartner of contactpersoon gevonden kan worden, verschijnt er een systeemmededeling dat u er zelf één kunt toewijzen. SAP Business One Tips & Tricks

78 Daarnaast kunt u ervoor kiezen bij het opslaan van s als activiteiten binnen SAP Business One een extra stap te krijgen, waarbij u contactgegevens van zakenpartners en contactpersonen direct kunt actualiseren in SAP Business One of Outlook en u ook documenten, zoals facturen, orders en offertes als bijlage kunt opslaan bij de activiteit. Bovendien kunt u automatisch een follow-up activiteit laten aanmaken, bijvoorbeeld een telefoongesprek twee weken na de , om deze op te volgen. Word-of Excel-document als activiteit opslaan U kunt met deze integratie ook Word- en Excel-documenten opslaan als activiteit in SAP Business One. Ook hier geldt dat dit gebeurt volgens vooraf ingevoerde standaardinstellingen, zoals het type activiteit dat wordt aangemaakt en de periode en type herinnering voor opvolging van de activiteit. Als u nu een Word-of Excel-document opslaat als activiteit kunt u, evenals bij s, de contactgegevens van zakenpartners actualiseren en SAP-documenten toevoegen aan de activiteit. SAP Business One Tips & Tricks

79 Verslagbestand voor Microsoft Outlook Integration Voor extra controle kunt u automatisch een verslag laten maken van alle synchronisaties tussen Outlook en SAP Business One. Met de Outlook integratie voor SAP Business One slaat u dus eenvoudig gegevens en activiteiten op vanuit Outlook zodat u sneller en zorgvuldiger werkt. Lees voor het optimaliseren van uw CRM-proces, ook onze tip over de SAP Business One app. 15. (Aanvullende) bevoegdheden definiëren en instellen in SAP Business One SAP Business One heeft een functie om naast de standaard bevoegdheden, ook zelf bevoegdheden te definiëren. Deze bevoegdheden kunt u dan net als de reguliere bevoegdheden instellen per gebruiker om zo bepaalde werknemers wel of juist geen toegang te verlenen tot de door u gedefinieerde velden in SAP Business One. Heeft u bepaalde formulieren, rapportages of instellingen die u niet dicht kan zetten met de standaard gedefinieerde autorisaties, dan kunt u deze zelf creëren. In deze tip laten wij u stap voor stap zien hoe dit werkt en wordt toepasbaarheid toegelicht. Naast deze tip, hebben wij nog een tweetal onderwerpen in onze databank waarin het personaliseren van uw scherm en het instellen van autorisaties wordt toegelicht: Bescherm uw data in SAP Business One: Vanaf SAP B1 9.2 kun je autorisaties instellen voor klantdata, om zo gevoelige informatie af te schermen. Overdaad schaadt Simple Screen Adaptation in SAP Business One: Het overzichtelijk inrichten van uw schermen en aanpassen op uw persoonlijke wensen. SAP Business One Tips & Tricks

80 Wat zijn bevoegdheden? Bevoegdheden in SAP Business One kunnen worden toegepast om gebruikers / gebruikersgroepen wel of geen toegang te verlenen tot bepaalde onderdelen binnen uw SAP omgeving. Hiermee kunt u bijvoorbeeld uw verkoop medewerkers alleen toegang geven tot de verkoopdocumenten en kunnen zij alleen de verkooprapporten inzien (weergave bevoegdheid). Het hoofd van de verkoopafdeling heeft dan bijvoorbeeld dezelfde rechten, maar zou daarnaast de verkooprapporten ook mogen bewerken. Bevoegdheden binnen SAP Business One bestaan uit drie niveaus: Volledige bevoegdheid, Weergavebevoegdheid en Geen bevoegdheid. De mogelijkheden hiervan spreken eigenlijk voor zich, u kunt documenten/rapporten aanmaken/bewerken, inzien of helemaal niet openen. Onderstaand ziet u een screenshot van de Bevoegdheden binnen SAP Business One. Hierin kunt u aan linker zijde de gebruiker selecteren en ziet u rechts welke bevoegdheden deze gebruiker heeft. Elk onderwerp kan verder worden uit gespecificeerd als u op het zwarte pijltje voor het onderwerp klikt. U vindt de bevoegdheden binnen SAP Business One onder: Modules Beheer Systeeminstellingen Bevoegdheden Algemene bevoegdheden. Waarom aanvullende bevoegdheden gebruiken? Er zijn binnen SAP Business One onderdelen die u niet met gewone bevoegdheden kunt reguleren. Een belangrijk voorbeeld hiervan is de Lijst. Dit is het scherm dat wordt weergegeven wanneer u zoekt naar gegevens in SAP Business One. Een voorbeeld is het zoeken naar zakenpartners bij het toevoegen van een nieuw Sales Order document. De Lijst kan worden opgeroepen door in de Zoeken modus op zoek te gaan naar een Zakenpartner, of door te klikken op het icoontje in het vakje achter Klant. De Lijst: wordt ook weergegeven als u zoekt naar een artikel vanuit artikelstamgegevens. Onderstaand een voorbeeld hoe de lijst eruit ziet en hoe deze op te roepen is. SAP Business One Tips & Tricks

81 Onderstaand screenshot laat zien hoe kolommen die worden weergegeven in de Lijst, kunnen worden aangepast. Feit is dat kolominstellingen van deze lijst gelden voor alle gebruikers. Dit betekent dat wanneer één gebruiker instellingen wijzigt, dit voor alle andere werknemers wordt overschreven. Doordat het aanpassen van deze instellingen niet dicht te zetten is met reguliere bevoegdheden, wordt in volgende paragraaf beschreven hoe dit per gebruiker kan worden afgeschermd. Hierdoor kunt u er voor zorgen dat één gebruiker de lay-out van de Lijst definieert en niemand dit zomaar kan aanpassen. SAP Business One Tips & Tricks

82 De Lijst functie is met deze instellingen ook op een gegroepeerde wijze weer te geven. Wilt u bijvoorbeeld zakenpartners tonen per klantgroep? Voeg dan Groepcode toe aan de lijst en selecteer het vinkje groeperen. Wanneer u nu opnieuw de Lijst opent, worden zakenpartners op onderstaande manier weergegeven. Auteur aanvullende bevoegdheid instellen? Zoals in de bovenstaande afbeelding te zien is, kunt u onder Lijst instellingen precies aangeven welke kolommen voor de desbetreffende Lijst zichtbaar moet zijn. Wanneer u onder View, systeeminformatie aan zet en u met uw muis over het Lijst instellingen scherm heen gaat, dan ziet u linksonder in uw scherm het Form nummer van dit scherm zie onderstaande screenshot. Dit nummer heeft u nodig om de Auteur aanvullen bevoegdheid in te stellen. In dit geval is het Form nummer dus Wanneer u de Auteur aanvullende bevoegdheden opent via: Modules Beheer Systeeminstellingen Bevoegdheden Auteur aanvullende bevoegdheid, krijgt u het onderstaande scherm. SAP Business One Tips & Tricks

83 De Bevoegdheid-ID en Naam velden kunt u zelf invullen. Vervolgens kunt u bij Optie kiezen welke rechten u kan instellen bij deze bevoegdheid. Doordat je rechten over rechten kan aanmaken en dus bepaalde bevoegdheden onder een andere bevoegdheid kan onderbrengen, kunt u kiezen voor Niveaus. Vanzelfsprekend zorgt de bevoegdheid van Niveau 1 ervoor dat eventuele bevoegdheden daaronder ook dicht worden gezet. Deze positie kan je vervolgens ook aanpassen met de andere Autorisaties als richtlijn in het veld Bovenliggende ID. Tot slot kan u door op Bewerken te klikken, aangeven om voor welke Formulieren (Forms) u een autorisatie wilt opzetten. Na volgen van bovenstaande stappen en toevoegen van de autorisatie, kunt u deze terugvinden in het bevoegdheden scherm (zie bovenstaande screenshot). Hier kunt u nu aangeven voor uw eigen gedefinieerde bevoegdheid, wat voor rechten een gebruiker daar voor krijgt. In dit voorbeeld is testgebruiker (Mwinkel) Weergave bevoegdheid gegeven voor het formulier Lijst instellingen (Form: 1030). Zoals u kunt zien in onderstaande screenshot heeft testgebruiker geen toegang meer tot de lijst maar deze wel worden weergegeven. Het formulier is namelijk grijs geworden en er kan geen actie meer op worden uitgevoerd (OK button). SAP Business One Tips & Tricks

84 16. Vraagt uw klant om korting? Check direct Verslag laatste prijzen in SAP Business One Stel, een klant belt u op om een klantorder door te geven en in het gesprek stemmen jullie af dat u dezelfde prijs hanteert als bij zijn/haar vorige bestelling. Deze prijs wijkt af van de standaard prijs die in het systeem staat. In plaats dat u de vorige bestelling moet opzoeken, kunt u in het scherm van de nieuwe order opzoeken welke prijs u heeft gerekend, via het Verslag laatste prijzen. Het verslag kan worden aangeroepen door in een klantorder (of een ander marketing document) met uw rechtermuisknop te klikken op de kolommen Stukprijs, Korting %, Belastingcode of Totaal (EV). Ook kunt u, als u met uw muis op een van de kolommen op CTRL + TAB klikt, het verslag laatste prijzen zien. In onderstaand voorbeeld wordt de kolom Stukprijs gebruikt. Het Verslag laatste prijzen laat een overzicht zien per artikel van de laatste prijzen die u betaald heeft of aan uw klanten toegekend heeft. Deze functionaliteit is standaard beschikbaar in SAP Business One en vereist geen verdere instellingen. Het doel van de functie is: Overzicht geven in prijzen en kortingen per klant/leverancier Overzicht geven in prijzen en kortingen per marketing document SAP Business One Tips & Tricks

85 Er zijn drie opties om de laatste prijzen en kortingen te zien: Specifiek per zakenpartner (ZP), gekoppeld aan de ZP-code Overzicht van alle prijzen van het artikel van alle leveranciers Overzicht van alle prijzen van het artikel van alle klanten Met behulp van dit overzicht kunt u snel per artikel zien wat u ervoor betaald heeft, of wat uw klanten ervoor betaald hebben. Dit verslag heeft een aantal filters, waardoor u snel inzicht krijgt in de geschiedenis van de prijs van een artikel. In het blauwe vak kan de keuze gemaakt worden tussen leveranciers of klanten, of door het vakje aan te vinken, een specifieke zakenpartner aan de hand van de zakenpartner code. In het groene vak kunt u selecteren van welke marketingdocumenten u wilt de prijzen en de kortingen wilt bekijken. In het zwarte vak kunt u vervolgens bekijken aan welke zakenpartner u prijzen en kortingen heeft toegekend. Onder document ziet u de verschillende documenttypes en het documentnummer. In dit voorbeeld staat SAP Business One ingesteld op Nederlands. Mocht uw account van SAP Business One ingesteld zijn op Engels, kunt u hier een lijst vinden met alle Engelse afkortingen en de Nederlandse vertaling. U kunt het verslag laatste prijzen raadplegen vanuit alle marketing documenten in SAP Business One. U kunt het verslag ook aanroepen via Magazijnbeheer Voorraadrapporten Verslag laatste prijzen. SAP Business One Tips & Tricks

86 Merkt u dat u uw klanten steeds handmatig dezelfde kortingen geeft, of dat u bij bepaalde producten steeds dezelfde korting geeft? Dan kunt u dit ook structureel vastleggen in SAP Business One. Meer informatie hierover vindt u in een eerder geplaatste tip: Gestructureerd prijsmodel in SAP Business One. SAP Business One Tips & Tricks

87 17. Stress verminderen rondom de feestdagen? Het is mogelijk in SAP Business One Altijd een hoop gedoe met uw planning rondom de feestdagen? Het gebruik van de standaard functie om weekenden, nationale en internationale feestdagen op te nemen in SAP Business One kan zorgen voor dat beetje extra rust. Als u feestdagen in uw SAP Business One omgeving heeft ingesteld, dan wordt er automatisch rekening gehouden met de feestdagen in uw MRP-planning. SAP Business One past in de MRP runs de leveringen en bestellingen die binnen de gedefinieerde feestdagen en weekenden vallen automatisch aan. Het systeem verplaatst de leveringen en bestellingen, die op feestdagen zouden vallen, naar de eerst voorgaande of volgende beschikbare datum. - De applicatie schuift leveringen vooruit naar de eerste werkdag na de feestdag en de bestellingen achteruit naar de eerste werkdag voor de feestdag. - In een voorraadtransportaanvraag wordt de ontvangen of afgegeven hoeveelheid in een ontvangend magazijn beschouwd als levering of bestelling. Feestdagen Activeren Om de functie om rekening te houden met feestdagen te Activeren moeten twee stappen genomen worden. Stap 1 - het toevoegen van een feestdagen kalender kan worden gedaan door het volgende pad te volgen: Beheer -> Systeeminstellingen -> Bedrijfsdetails -> Boekhoudgegevens(tabblad) Stap 2 - In het veld van de feestdagen dient dan het huidige jaartal geselecteerd te worden om rekening te houden met de juiste feestdagen voor het huidige jaar. Instellen van Feestdagen en weekenddagen Als u doorklikt via het gouden pijltje in het systeeminstellingen scherm, dan komt u in het overzicht Gegevens feestdagen. In het overzicht van de feestdagen kunt u naar gelang uw wensen feestdagen wijzigen, toevoegen of verwijderen, weeknummering instellen en weekend instellingen wijzigen. Feestdagen wijzigen, toevoegen of verwijderen kunt u doen door de gewenste lijnen in de tabel te wijzigen. Na de gewenste veranderingen in de lijst van feestdagen kunt u de lijst actualiseren en staan deze in het systeem als feestdag/vrije dag te boek. Figuur 1: Overzicht gedefinieerde feestdagen voor 2017 Het systeem zal nu rekening houden met het feit dat deze dagen niet meer als werkdag staan aangemerkt, waardoor er geen levering, bestelling of vervaldatum meer op deze dag worden geplaatst. Daarnaast kunt u in het feestdagenscherm aangegeven welke dagen als weekeind worden aangehouden, wat handig is als je bijvoorbeeld alleen zondag dicht bent. Dit is in te richten door de weekend dagen te selecteren in Weekend van tot. SAP Business One Tips & Tricks

88 Ook is het mogelijk om, indien je in het weekend doorwerkt, de weekenden gewoon mee te rekenen in zowel productie als financiële planningen. Dit kan door een vinkje te zetten bij Weekeinden instellen als werkdagen, zodat het systeem geen rekening met weekenddagen houdt. MRP Het gebruik van Feestdagen is vooral handig bij gebruik van planningen en planningswizards zoals MRP. Om de feestdagen in de planning te blokkeren voor inkopen of productie artikelen, moet in stap 2 van de planningswizard aangevinkt worden dat er rekening gehouden moet worden met de feestdagen. Voorbeeld van feestdagen in MRP U heeft een klant die standaard binnen één werkdag geleverd wil worden. U heeft van deze klant een klantorder ontvangen op 22 december 2017 (vrijdag). Het systeem plaatst de levering standaard zonder rekening te houden met feestdagen automatisch na het weekend, dus op 25 december 2017 (maandag). Figuur 2: Stap 2 van de planningswizard Nu heeft u de functie om rekening te houden met feestdagen geactiveerd in SAP Business One. Maandag 25 december 2017 en dinsdag 26 december 2017 (de kerstdagen) staan nu gedefinieerd als feestdagen. Het systeem verschuift de bestelling automatisch naar de eerste werkdag na de feestdagen. De bestelling verschuift nu, aangezien 26 december 2017 (dinsdag) ook een feestdag is, automatisch naar 27 december Datzelfde geldt voor een bestelling die u op 22 december 2017 (vrijdag) plaatst, alleen verschuift het systeem de klantorder indien mogelijk nog naar de eerste werkdag voor de feestdag en anders de eerste werkdag erna. Vervaldatum van betaalverzoeken Niet alleen uw MRP, maar ook de planning achter de vervaldatum wordt beïnvloed door de gekozen instellingen van feestdagen en weekenden. De vervaldatum wordt berekend aan de hand van de gekozen betalingscondities in de stamgegevens van de zakenpartner en wordt gecontroleerd aan de hand van de instellingen van de feestdagen en weekenden. Voorbeeld van feestdagen in de vervaldatum berekening We nemen als voorbeeld een zakenpartner met de betalingsconditie Netto 30 dagen. De vervaldatum van de betalingen van deze klant staat op 30 dagen van de documentdatum. Als deze 30 e dag initieel niet op een werkdag valt, dan zal het systeem de melding tonen dat deze dag niet als werktijd staat gedefinieerd. SAP Business One Tips & Tricks

89 Figuur 3: Systeemmelding bij selectie van vervaldatum die niet op een werkdag valt In het voorbeeldsysteem staan zoals te zien is in het overzicht van de gegevens van de feestdagen, de dagen tussen kerst en oud en nieuw als feestdagen/vakantiedagen aangemerkt. Als er op een van deze dagen een vervaldatum wordt geplaatst krijgt u de bovenstaande melding. Deze melding is wel gewoon weg te klikken door op Ja te drukken en zodoende de feestdag alsnog als vervaldatum te gebruiken. Dus wilt u de komende feestdagen gemakkelijker plannen? Maak dan gebruik van feestdagen in SAP Business One. 18. Overzicht en duidelijke communicatie met de zakenpartner catalogusnummers. Stel, u verkoopt een Office printer Expert 1420 aan uw zakenpartner Droog B.V. In uw systeem heeft deze printer het artikelnummer A Het voorraadbeheer van Droog B.V. gebruikt echter de artikelcode I-8081 voor dezelfde printer. Iedereen heeft een eigen beheersysteem en als gevolg verschillende artikelcodes en werkwijzen. Zo kan u deze printer, die bij u als A00001 en bij Droog B.V. als I-8081 geregistreerd staat, ook nog opslaan bij uw leverancier onder een ander zakenpartner catalogusnummer. In SAP Business One kunt u zakenpartner catalogusnummers gebruiken om de verschillen in artikelbeheer te koppelen en zodoende het in- en verkoopproces gemakkelijker te maken voor u en uw zakenpartners. Zakenpartner catalogusnummers SAP Business One biedt u de mogelijkheid om het catalogusnummer van uw zakenpartner te vermelden op uw marketing documenten. Hiermee wordt het voor u en uw zakenpartner eenvoudiger om deze documenten te verwerken. Op een inkooporder kunt u dus uw eigen catalogusnummer én het catalogusnummer van uw leverancier vermelden. Voor de verkooporder geldt dat u uw eigen catalogusnummer en het catalogusnummer van uw klant kan vermelden. Waar kan u catalogusnummers toevoegen? Hiervoor zijn twee opties. Via het Hoofdmenu of via het scherm van de stamgegevens van de zakenpartner. 1) Magazijnbeheer Artikelbeheer Zakenpartnercatalogusnummers. SAP Business One Tips & Tricks

90 2) Zakenpartners Stamgegevens zakenpartner [code zakenpartner invullen] [rechtermuis knop] Zakenpartnercatalogusnummer. In de afbeelding hierboven ziet u hoe, voor zakenpartner C10000, het artikel A00001 (A+ J.B. Officeprinter Expert 1420) gekoppeld is aan het ZP-catalogusnr. I SAP Business One Tips & Tricks

91 Zakenpartner catalogusnummer in marketing documenten In de marketingdocumenten die SAP Business One gebruikt tijdens de in- en verkoopprocessen kunt u het ZP-catalogusnr. ook inzichtelijk maken. Bijvoorbeeld in het klantorder document. Is de standaardinstellingen van het ZP-catalogusnr. veld niet zichtbaar. Om dit zichtbaar te maken gaat u naar documentinstellingen( ) Hier activeert u de vinkjes achter ZP-catalogusnr. Tevens kunt u bij instellingen ook ZP-catalogusnummer afdrukken activeren, zodat het ook op de standaard SAP print-layout wordt afgedrukt. Als u alles zoals hierboven geactiveerd heeft, dan ziet de klantorder er als volgt uit: Uiteraard kunt u zelf bepalen welke waarden u wilt tonen op uw lay-outs. Het tonen van beide catalogusnummers biedt extra transparantie en efficiëntie ten aanzien van documentverwerking en gebruiksgemak. Als voorwaarde geldt hier wel dat duidelijk moet zijn om welke catalogusnummers het gaat om verwarring te voorkomen. SAP Business One Tips & Tricks

92 19. Succesvolle periodeafsluiting in SAP Business One? Zorg ervoor dat u alle stappen zorgvuldig doorloopt In SAP Business One kunt u na afloop van iedere periode de resultaten van die periode overboeken naar de bijbehorende balansrekening van een nieuwe periode. Dit is niet alleen belangrijk voor de periodieke btw-aangifte, maar ook om beter grip te krijgen op uw financiële resultaten doordat u in uw rekeningschema alleen saldi ziet van de huidige periode. Daarnaast draagt het bij aan het spoedig signaleren van fouten in uw administratie. Voordat u de module Periodeafsluiting draait is het aan te raden eerst nog een aantal controles uit te voeren om volledigheid en status van documenten te verzekeren. Documentnummering controleren Via beheer Hulpmiddelen Documentnummering controleren kan een programma worden gestart waarmee de documentnummering wordt gecontroleerd. Het scherm Documentnummering controleren: selectiecriteria wordt geopend. In dit scherm kan worden aangegeven van welke documenten de nummering moet worden nagelopen en voor welke periode de nummering moet worden gecontroleerd. Nadat deze check is uitgevoerd wordt er een overzicht gegenereerd met ontbrekende en dubbele documentnummers: Controle volledigheid documenten Via (onder andere) Rapporten Inkoop en verkoop Conceptdocumenten kan een verslag worden gedraaid van geregistreerde documenten. SAP Business One Tips & Tricks

93 In het venster Verslag geregistreerde documenten - selectiecriteria kan verder worden gefilterd op een bepaalde gebruiker (of alle gebruikers), alleen open geregistreerde conceptdocumenten en het soort document. Voordat de periode wordt gesloten moeten de geregistreerde conceptdocumenten die relevant zijn voor de boekhouding eerst worden afgesloten, indien mogelijk. Controle negatieve voorraden De periode kan niet worden afgesloten als er nog negatieve voorraden bestaan. Via het voorraadstatus rapport kan worden gecontroleerd of er nog negatieve voorraden bestaan. Dit rapport kan worden gestart via: Magazijnbeheer Voorraadrapporten Voorraadstatus Als er artikelen zijn met een negatieve voorraad, dan zullen deze gecorrigeerd moeten tot een minimale voorraadwaarde 0. Controle openstaande betalingsruns Via de betaalwizard kan worden achterhaald of er nog opgeslagen betalingsruns zijn die uitgevoerd hadden moeten worden en status Aanbevolen hebben. Op deze manier kan worden voorkomen dat betalingsruns die van toepassing zijn op de periode die wordt afgesloten, open blijven staan. De betaalwizard kan worden gestart via: Betalingen Paymentwizard Selecteer de optie Opgeslagen betalingsruns en voer betalingsruns met de status Aanbevolen uit. SAP Business One Tips & Tricks

94 Controle Statistische- en verrekeningsrekeningen Er kan gebruik worden gemaakt van statistische- en verrekeningsrekeningen voor verschillende transacties waarbij het saldo nul moet zijn om de compleetheid van de transactie te garanderen. Het saldo van deze rekeningen zal gecontroleerd moeten worden. Dit heeft o.a. betrekking op de beginbalans rekening, vraagposten etc. Controle bankafschriften Wanneer er gebruik wordt gemaakt van de Payment engine, kunnen ingevoerde bankafschriften worden geregistreerd voordat ze definitief worden geboekt. Om ervoor te zorgen dat de bankrekeningen worden vereffend moeten de geregistreerde bankafschriften eerst definitief worden geboekt voordat de periode wordt afgesloten. Periodeafsluiting Als alle controles zijn uitgevoerd, kan de module periodeafsluiting gedraaid worden. Voordat er in een nieuw boekjaar geboekt kan worden, moet er nog wel eerst een nieuw boekjaar met bijbehorende periodes aangemaakt worden. Dit kan via: Beheer Systeeminstellingen Boekingsperioden. Om te voorkomen dat aan het eind van een boekjaar geen documenten met een vervaldatum in het volgende jaar geboekt kunnen worden, is het verstandig om de termijn voor de vervaldatum tot twee of drie maanden in het daaropvolgende jaar te laten lopen. Periodetekens Er kan worden gewerkt met periodetekens. Het periodeteken heeft betrekking op een documentserie (bijvoorbeeld order of uitgaande factuur) en kan aan een boekingsperiode worden gekoppeld. Elke documentserie mag maar aan één periodeteken zijn gekoppeld, zodat SAP Business One weet welke nummerreeks er voor de periode gebruikt moet worden. Indien u gebruikmaakt van kostenadministratie en journaalboekingen op grootboekrekeningen waarvoor dit is ingesteld worden geblokkeerd, dan kunt u in de algemene instellingen instellen of u dit ook wilt toepassen op de periodeafsluiting. U vindt dit onder Beheer Systeeminstellingen Algemene instellingen onder het tabblad Kostenadministratie : SAP Business One Tips & Tricks

95 Nu is het tijd voor de periodeafsluiting. De periodeafsluiting functie kan gebruikt worden om de saldo s van de V&W rekeningen te transporteren naar de bijbehorende balansrekeningen van een nieuwe periode. Het is belangrijk dat alle boekingen voor de periode die wordt afgesloten zijn ingevoerd. Worden er toch nog boekingen gemaakt in de betreffende periode nadat de periodeafsluiting is uitgevoerd, dan moet de periodeafsluiting opnieuw worden uitgevoerd. De functie periodeafsluiting kan op de volgende locatie in SAP Business One worden gevonden: Beheer Hulpmiddelen Periodeafsluiting Wanneer de periodeafsluiting wordt gestart, verschijnt het scherm Periodeafsluiting selectiecriteria : Standaard selecteert SAP Business One alle V&W rekeningen. Dit kan je zien doordat in elke regel in de kolom X een x staat ingevuld. Door op de x te klikken, kan de betreffende regel worden geselecteerd of gedeselecteerd. Vervolgens vult SAP Business One in de velden Saldotransportrekening en Periodeafsluitrekening de rekeningen in die bij de rekeningbepaling zijn ingevoerd. Deze rekeningen kunnen gewijzigd worden. Op de saldotransportrekening wordt het resultaat van de afgesloten periode(s) geboekt. De periodeafsluitrekening is een tussenrekening die aan het eind van de afsluiting op nul moet uitkomen. Controleer deze rekening nadat de periodeafsluiting is voltooid. Vervolgens kan op de knop Uitvoeren geklikt worden om het overzicht te tonen van alle uit te voeren boekingen die SAP Business One aanraadt. Er wordt nu dus nog NIETS geboekt. Het scherm Periodeafsluiting verschijnt: SAP Business One Tips & Tricks

96 De waardes die in het scherm Instellingen periodeafsluiting zijn ingevuld zijn nu overgenomen. Indien nodig kan de tekst in het veld Opmerkingen aangepast worden. Wanneer de aanbevelingen van SAP Business One akkoord zijn, moet iedere regel worden aangevinkt in de kolom Goedgekeurd. Door op de kolomtitel Goedgekeurd te klikken worden alle regels aan- of uitgevinkt. Boekingen periodeafsluiting Wanneer er nu op Uitvoeren wordt geklikt, worden de boekingen aangemaakt. Per regel worden er dan twee boekingen aangemaakt. De eerste wordt aangemaakt op de laatste dag van de periode die afgesloten wordt. In dit voorbeeld zou voor rekening 8000 (omzet binnenland) op 31 mei de volgende boeking worden gemaakt: 8000 Omzet binnenland 20221, Resultaat lopend boekjaar 20221,00 De tweede boeking wordt aangemaakt op de eerste dag van de volgende periode. In dit voorbeeld zou op 1 juni de volgende boeking worden gemaakt: 0340 Resultaat lopend boekjaar 20221, Resultaat vorige boekjaren 20221,00 Het bedrag dat in beide boekingen wordt gebruikt is gelijk aan het saldo van de rekening op de laatste dag van de periode die wordt afgesloten. Het saldo van deze rekening is aan het begin van de volgende periode weer 0. Het resultaat van deze rekening staat nu op de Saldotransportrekening Het saldo op de periodeafsluitrekening is nu ook weer 0. SAP Business One Tips & Tricks

97 20. Inloggen op de server? Nu ook op uw ipad of via internet met Browser Access voor SAP Business One 9.2 De traditionele manier om uw SAP Business One applicatie te gebruiken is ofwel door een Client te installeren op de computer van iedere gebruiker, of door via een Remote Desktop tool in te loggen op een terminal server en vanaf daar de Client te starten om verbinding te maken met de database. Met het uitrollen van SAP Business One 9.2 introduceert SAP Browser Access (BA), waarmee u overal ter wereld vanaf iedere computer en vanaf uw ipad, ook buiten uw bedrijfsnetwerk, veilig toegang heeft tot SAP Business One en al uw bedrijfsgegevens. Zo wordt het bekijken en beheren van al uw bedrijfsdata nog flexibeler. Beginnen met SAP Business One Browser Access Bespreek eerst met uw partner of het opzetten van Browser Access nuttig is voor uw bedrijf. Want hoewel BA u toegang biedt tot al uw gegevens en veruit de meeste gebruikers genoeg hebben aan de functionaliteiten die het biedt, zitten er wel enkele beperkingen aan het gebruik. Deze zullen we later bespreken. Bovendien dient uw partner BA eerst voor u te installeren en in te stellen, voordat u er gebruik van kunt maken. Dit is weinig werk en kan dus in de meeste gevallen snel geregeld worden. Werken met Browser Access Via een link die u van uw partner krijgt surft u naar uw BA-omgeving, waar u op dezelfde manier inlogt als via de Client; met uw eigen gebruikersnaam en wachtwoord. Via een drop-down menu kunt u eventueel kiezen uit verschillende bedrijfsdatabases. SAP Business One Tips & Tricks

98 Na inloggen komt u in uw bedrijfsdatabase. Hier kunt u bijna alles doen wat u ook in de standaard Client doet. Stamgegevens aanmaken en wijzigen, documenten aanmaken, rapporten uitdraaien, relatiekaarten inzien, werken met queries, formatted searches en gebruikersvelden. U kunt documenten printen en exporteren naar Word, Excel en pdf. Ook de gele linkpijltjes en de meeste context-menu s, die u tevoorschijn tovert door met de rechtermuisknop te klikken, werken gewoon. Kortom, alle functies die voor verreweg de meeste standaard gebruikers van toepassing zijn. Enkele functies kunnen iets anders werken. Zo is het bijvoorbeeld noodzakelijk om Word of Excel documenten eerste te downloaden voordat u ze kunt openen. De toegang tot de server waarop de database staat is volledig beveiligd, dus uw bedrijfsgegevens lopen geen gevaar als u gebruikmaakt van BA. Vooral als u gebruikmaak van een terminal server is BA kostenefficiënt, omdat u geen licenties meer hoeft aan te schaffen voor Remote Desktop access voor iedere gebruiker. SAP Business One Tips & Tricks