Handleiding. Visual Planning. Visual Planning Pagina: 1 Versie:

Transcriptie

1 Handleiding Visual Planning Visual Planning Pagina: 1

2

3 INHOUDSOPGAVE Hoofdstuk Pagina 1. Introductie Hartelijk Welkom Configuratie van Planning Planning Planbord inrichten Eenheden Activiteiten aanmaken Planningen Maak een Planning Van Planning naar Order. 24 Bijlage 27 Visual Planning Pagina: 3

4

5 1. Introductie Hartelijk welkom. Gefeliciteerd met de aanschaf van Visual Planning. Visual Planning is een krachtig programma voor het plannen van werkzaamheden en of verhuren van uw goederen of diensten. Door de visuele planborden houdt u goed overzicht en wordt uw planning efficiënter. Visual Planning heeft een zeer brede basis en is uiterst eenvoudig te gebruiken door vrijwel ieder bedrijf. Als het programma eenmaal ingedeeld is, kunt u via slechts drie knoppen een planning of een verhuur aanmaken. Wat kunt u met Visual Planning nog meer? U kunt met Visual Planning ook alle functies die u met Visual Relatie ook heeft. Zo kunt u o.a.: Offreren & Factureren en, bijvoorbeeld uw nieuwsbrief direct via Word Bijhouden van servicecontracten, garantie- en reparaties Controleren: bijvoorbeeld openstaande posten of de verzendingen via TPG post Printen, bijvoorbeeld via uw Dymo Labelwriter Exporteren, bjvoorbeeld naar Excel, tekstbestand of Exact Importeren, o.a. vanuit Exact Ondanks de vele mogelijkheden blijft Visual Planning een eenvoudig te gebruiken en overzichtelijk programma. Wat u niet gebruikt, daar valt het programma u niet mee lastig. Het is daarom dat het standaardpakket ook u als een maatwerkjas zal zitten. Visual Planning Pagina: 5

6 1.2. Configuratie van Planning. De configuratie van de stamgegevens in Planning is belangrijk voor een succesvolle werking. U dient de planborden, de eenheden per planbord en de activiteiten aan te maken. Dit wordt uitgebreid in de volgende hoofdstukken besproken. Visual Planning Pagina: 6

7 2. Planning Planbord inrichten. Figuur Planning starten - Start het programma. - Klik op Planning in het hoofdscherm. Figuur Openingsscherm - Klik op Planbord en selecteer Toevoegen. Figuur Planbord Visual Planning Pagina: 7

8 Het volgende scherm komt op: Figuur Invoeren nieuwe Planbord Veld Code Omschrijving Omschrijving Korte zoekcode voor dit planbord. De omschrijving voor dit planbord. Opties Gebruiker Adres Opmerking Faciliteiten Groepen Prijslijst Veld wat bij Eenheid wordt getoond. Veld wat bij Eenheid wordt getoond. Veld wat bij Eenheid wordt getoond. Veld wat bij Eenheid wordt getoond. Veld wat bij Eenheid wordt getoond. Veld wat bij Eenheid wordt getoond. Opties: De velden die bij de eenheden moeten worden getoond. Door velden uit te zetten, zullen de gegevens niet hoeven te worden ingevuld als een eenheid wordt toegevoegd aan het planbord. Visual Planning Pagina: 8

9 - Voer de gegevens in. - Zet een vink achter de opties u zichtbaar wilt hebben. Figuur Accepteren nieuw planbord Als u alles ingevuld hebt, klikt u op Ok. De code van het planbord verschijnt dan in de lijst met planborden. Als u hierop klikt krijgt u een leeg planbord te zien: Figuur Tonen Planbord Er is een planbord aangemaakt voor fietsen. Vervolgens dienen de eenheden bij dit planbord te worden aangemaakt. Zie hiervoor het hoofdstuk over eenheden. Visual Planning Pagina: 9

10 2.2. Eenheden. Om het planbord in gebruik te nemen dient men een eenheid aan te maken. De Eenheid vormt een regel op het planbord waarin de planningen staan. Het aantal eenheden is in principe niet aan een maximum gebonden. Het is echter aan te raden om bij grote aantallen eenheden meerdere planborden aan te maken. - Klik een planbord aan waaraan u een eenheid wilt toevoegen. - Klik op Eenheid in het hoofdmenu. - Kies Toevoegen. Figuur Toevoegen Eenheid Het scherm Invoeren nieuwe eenheid verschijnt. Dit scherm is afhankelijk van de eenheid opties die u had ingesteld bij het aanmaken van het planbord. In ons geval staan alle opties aan. Visual Planning Pagina: 10

11 Figuur Instellen Eenheid De gegevens in het bovenste scherm kunt u nu invullen. Bij Landcode kan eventueel nog een Landcode worden toegevoegd. Klik hiervoor op. Een groep en kostenplaats kunnen ook op deze manier aangemaakt worden. Het onderste deel van het scherm, de details, is verdeeld in drie opties; - prijslijst aanmaken - faciliteiten selecteren - opmerkingen toevoegen Door op de opties in de lijst te klikken, verschijnt de bijbehorende editor ernaast. Figuur Opties op Planbord Visual Planning Pagina: 11

12 Beschrijving van de gegevens: Code: Het gegeven wat zichtbaar is op het planbord. Omschrijving: De omschrijving van het te plannen object. Alleen zichtbaar als bij planbord Adres is aangevinkt: Figuur Adres op Planbord Adres: Adres van de eenheid Aanvullend: Aanvullende adres gegevens van de eenheid Postcode: Postcode van de eenheid. Plaats: Plaats van de eenheid. Landcode: Landcode van de eenheid. Alleen zichtbaar als bij planbord Gebruiker is aangevinkt: Figuur Gebruiker op Planbord Gebruiker: Hier kan een medewerker gekoppeld worden die het beheer dan wel de verantwoordelijkheid heeft over de eenheid. In het planbord kan hier op worden gefilterd. Visual Planning Pagina: 12

13 Kostenplaats: Bij de het aanmaken van de order wordt standaard de hier gebruikte kostenplaats overgenomen. Alleen zichtbaar als bij planbord Groepen is aangevinkt: Figuur Groepen op Planbord Groep: Eenheden kan men verdelen in verschillende groepen. In het planbord kan men hier dan weer op filteren. Bijvoorbeeld bij het planbord Fietsen kan men de groepen Damesfietsen en Herenfietsen vastleggen. Alleen zichtbaar als bij planbord Opmerking is aangevinkt: Figuur Opmerking op Planbord Opmerking: In dit tabblad kunnen eventuele notities van de betreffende eenheid worden vastgelegd. Visual Planning Pagina: 13

14 Alleen zichtbaar als bij planbord Faciliteit is aangevinkt: Figuur Faciliteiten op Planbord Faciliteiten: In dit tabblad kunt u verschillende faciliteiten vastleggen. Faciliteiten zijn specifieke kenmerken of mogelijkheden van de eenheden. Bijvoorbeeld de capaciteit van een kraan, maar ook het type fiets. Per eenheid kunnen meerdere faciliteiten vastleggen. Dit kunt u dan weer gebruiken in het filter op het planbord. Alleen zichtbaar als bij planbord Prijslijst is aangevinkt: Figuur Prijslijst op Planbord Prijslijst: Prijslijsten dienen ervoor om facturen te kunnen maken. Afhankelijk van de instellingen die bij de activiteit worden vastgelegd worden de hier aangemaakte regels mee genomen dan wel overgeslagen. Visual Planning Pagina: 14

15 Art.code: De artikelcode van het artikel. Deze code komt uit het artikel bestand. Aantal: Het aantal malen dat het gekozen artikel moet worden door berekend. Prijs: In eerste instantie wordt hier de prijs uit het artikelbestand in geplaatst maar dit kan voor deze eenheid worden aangepast. Tijd: Dit wordt gebruikt in combinatie met Factor T. Factor T: Hier zijn 4 keuze mogelijkheden: - Vooraf - Afhankelijke duur (Afronding) - Onafhankelijke duur (Berekening) - Herhaling Afhankelijk van de keuze die hier wordt gemaakt en het getal wat ingevoerd wordt bij tijd vinden de berekeningen plaats. Factor A: Dit geeft aan of het artikel eenmalig dan wel voor elke deelnemer geldt. Bijvoorbeeld een beamer zal eenmalig worden berekend terwijl een kop koffie voor elke deelnemer geld. Als er maar één van de drie tabbladen is aangevinkt dan is dit tabblad over de hele breedte van het eenheden scherm zichtbaar. Visual Planning Pagina: 15

16 Voorbeelden voor de verschillende instellingen bij prijslijst: De velden Tijd en Factor Tijd zijn nauw met elkaar verbonden. Deze velden bepalen het uiteindelijke resultaat op de order/factuur. Factor Tijd -> Vooraf: Het artikel wordt vooraf geleverd er hoeft bij de Tijd niets te worden ingevuld. Het artikel zal maar een keer worden berekend. Bijvoorbeeld de borg bij verhuur. Deze wordt maar eenmalig betaald ongeacht het aantal dagen van de huur. Factor Tijd -> Herhaling: Er hoeft bij Tijd niets te worden ingevuld. Bij het plannen van een activiteit wordt voor iedere keer dat de planning wordt herhaald het artikel wordt berekend. Bijvoorbeeld de prijs van de verhuur deze zal voor iedere dag moeten worden voldaan Factor Tijd ->(On)Afhankelijk duur: Wilt u een eenheid per uur, dan dient u in de prijslijst van de eenheid een artikel toevoegen met een tijdsduur van een uur. U kunt kiezen voor een afgeronde tijdsduur of een niet afgeronde tijdsduur. Bij een afgeronde tijdsduur vindt de afronding naar boven plaats. Bij een planning van 1 uur en 30 minuten wordt een prijs van 2 uur berekend. Bij een niet afgeronde tijdsduur wordt bij een planning van 1 uur en 30 minuten de prijs voor deze tijd berekend. Het al dan niet afronden geldt voor iedere tijdsduur van de betreffende activiteit. Visual Planning Pagina: 16

17 2.3. Activiteiten aanmaken. U heeft tot nu toe de volgende zaken ingericht: - Planbord - Eenheden U kunt nu activiteiten aanmaken. Deze activiteiten worden uiteindelijk gepland. Zoals gebruikelijk kunnen er meerdere activiteiten worden aangemaakt die gebruik maken van meerdere planborden en meerdere eenheden. - Klik op Activiteiten. - Klik op Toevoegen. Figuur Toevoegen activiteiten Het venster Invoeren nieuwe activiteit verschijnt. Dit venster bevat alle gegevens die benodigd zijn om een activiteit te kunnen plannen. Visual Planning Pagina: 17

18 Figuur Invoeren Activiteiten Voorzie de de velden van de gevraagde gegevens. De Starttijd en Eindtijd worden gebruikt als standaardwaarden bij het inplannen van de activiteit. De kleuren op het planbord kunnen aangepast worden door op te klikken. Het vakje Facturatie bepaalt of er een order wordt aangemaakt bij het plannen van deze activiteit. Kruis het vak aan als u wilt dat er een order wordt aangemaakt. Onderaan staat het tabblad Invoermasker open. Hier geeft u aan bij welke planborden de activiteit hoort. - Klik op Toevoegen - Kies een planbord dat reeds aangemaakt is (eventueel kunt u hier ook een nieuw planbord aanmaken) Visual Planning Pagina: 18

19 De omschrijving van het planbord verschijnt nu in de lijst met planborden. In de lijst staan ook de twee opties P en E. Door op het veld te klikken verandert de waarde in Ja of Nee. P geeft aan of u wilt dat de prijslijst van deze activiteit wordt opgenomen bij elke eenheid van dit planbord. E geeft aan of de prijslijst van de eenheden meegenomen wordt in de order. Een prijslijst voor deze activiteit maakt u aan in het tabblad Prijslijst onderaan het venster. Deze prijslijst werkt hetzelfde als de reeds gebruikte prijslijst van de eenheid. Visual Planning Pagina: 19

20 3. Planningen Maak een planning. Als men activiteiten heeft aangemaakt en er een planbord is waar eenheden aan gekoppeld zijn dan kan men nu gaan plannen. - Selecteer een Eenheid. Figuur Maak een planning - Klik met de rechtermuisknop in de regel en open het snelmenu. Figuur Planning toevoegen Visual Planning Pagina: 20

21 - Selecteer Toevoegen in het snelmenu. Het volgende scherm wordt geopend: Figuur Planning maken Op het scherm zijn een aantal velden beschikbaar; Veld ID Activiteit Relatie Plancode Omschrijving Planning-/verhuurnummer Kies hier een vooraf gedefinieerde activiteit. Klik op het vergrootglas voor een volledig overzicht. Selecteer een relatie door op het vergrootglas te klikken. Plancode, is gelijk aan de activiteitcode. Visual Planning Pagina: 21

22 Veld Startdatum, tijd Einddatum, tijd Herhaling Dag T/m, aantal Omschrijving 1-4 Gemaakt door Geblokkeerd Optieplan Aantal deelnemers Werkdagen Detailvenster Omschrijving Start planning Stop planning Selecteer een eventueel Type herhaling. Selecteer een dag van de week om de planning in te laten gaan Einddatum herhaling, aantal herhaaldagen Omschrijving Registratie van mutatie op: Medewerker-datum-tijd Indien aangevinkt is de planning niet te wijzigen in het roosterscherm In het activiteitenscherm is het mogelijk om Optie een andere kleur te geven. Aantal deelnemers aan de planning Indien aangevinkt en configuratie goed is ingesteld worden de weekenden uitgeschakeld. Detailgegevens over de geplande activiteit. In dit voorbeeld hanteren we de huur van een damesfiets voor 2 opeenvolgende dagen. Via de knop Toevoegen krijgt men het overzicht te zien van de eenheden die bij het planbord horen. In dit overzicht kan men zien of een object nog beschikbaar is of niet voor de geplande tijd. Als er meerdere planborden staan dan kiest men eerst voor het betreffende planbord en vervolgens voor de knop toevoegen. - Voorzie de velden van de benodigde gegevens. - Selecteer Dagelijks in het veld Herhaling. - Verhoog in dezelfde sectie met de pijltjestoets het T/m, aantal naar 2. - Let op de begin- / eindtijd. - Klik op Bewaar. Visual Planning Pagina: 22

23 In het detailvenster ziet u in één overzicht wat de start-/einddatum is Figuur Planningregel De bovenste regel bevat de start en einddatum, de onderliggende regels zijn detailregels over de totale periode. - Klilk op Bewaar. Figuur Planningoverzicht Wanneer de cursor op de planning staat komt er een pop-up scherm tevoorschijn met informatie over de planning. U hebt nu een planning gemaakt voor 2 dagen. U wilt deze planning bevestigen middels een Order. Visual Planning Pagina: 23

24 3.2. Van Planning naar Order. Om van een planning een order te maken handelt u als volgt: Figuur Order - Open de planning. - Klik op Order. Het volgende scherm wordt geopend: Figuur Naar Facturatie Visual Planning Pagina: 24

25 Het is mogelijk om vanuit dit scherm een factuur te maken of onderdelen toe te voegen aan de order. Door op Naar Facturatie te klikken wordt de order doorgezet naar een Factuur: Figuur Order Doorgezet Het is mogelijk om items toe te voegen aan de factuur alvorens deze definitief af te drukken. Op het formulier verschijnt de tekst: Order - Doorgezet. Om de Factuur definitief af te drukken doet u het volgende: - Klik op Logistiek. - Klik op Factureren. - Klik op Afdrukken Facturen. - Selecteer de Factuur. Visual Planning Pagina: 25

26 In het afdrukscherm kan u kiezen voor een Proefafdruk of een Definitieve Afdruk. Figuur Afdrukscherm Bij het maken van een definitieve afdruk kan er niks meer in de factuur gewijzigd worden. Visual Planning Pagina: 26

27 BIJLAGE Aanmaken van een Prijslijst Een Activiteit kan een prijslijst hebben en een eenheid kan een prijslijst hebben. Als een planning een Activiteit heeft met een prijslijst wordt van elke Activiteit -prijslijstregel, 1 factuurregel gemaakt. Als een planning eenheden heeft met een prijslijst dan wordt per geplande eenheid van elke eenheid prijslijstregel 1 factuurregel gemaakt (mits E op Ja gezet is in de activiteit). Artcode. Artcode die in de factuurregel komt. Omschrijving Omschrijving die in de factuurregel komt. Aantal Initiele aantal in de factuurregel, deze kan nog aangepast worden door Factor tijd en Factor aantal. Prijs Prijs van de factuurregel. Visual Planning Pagina: 27

28 Tijd Factor tijd Vooraf Aantal wordt niet aangepast. Afh. duur Bij eenheid prijslijst Factor = totaal aantal minuten dat deze eenheid gepland is / tijd in minuten Bij activiteit prijslijst Prijslijst geldt per eenheid (P is ja) Factor = TotalTijdInMinuten / tijd in minuten Prijslijst geldt niet per eenheid (P is nee) Factor = MaxTijdInMinutenPerEenheid / tijd in minuten Aantal in de factuurregel wordt vermenigvuldigd met de afgeronde Factor. Onafh. duur Zelfde als Afh.duur, maar nu wordt de factor niet afgerond. Herhaling Bij eenheid prijslijst Factor = aantal eenheden op de planning. Bij activiteit prijslijst Prijslijst geldt per eenheid (P is ja) Factor = TotalRegelAantal Prijslijst geldt niet per eenheid (P is nee) Factor = MaxRegelAantalPerEenheid Aantal in de factuurregel wordt vermenigvuldigd met de Factor. Visual Planning Pagina: 28

29 Factor Aantal Eenmalig Aantal wordt niet aangepast. Deelnemer Aantal in de factuurregel wordt vermenigvuldigd met het aantal deelnemers van de planning. TotalTijdInMinuten Totaal aantal minuten van alle geplande eenheden die bij alle planborden horen, waarbij op de activiteit P op ja gezet is. MaxTijdInMinutenPerEenheid Gekeken wordt naar het totaal aantal geplande minuten van alle eenheden per planbord waarbij op de activiteit P op ja gezet is. Het grootste aantal wordt gekozen. TotalRegelAantal Totaal aantal geplande eenheden die bij de planborden horen, waarbij op de activiteit P op ja gezet is. MaxRegelAantalPerEenheid Gekeken wordt naar het aantal geplande eenheden per planbord waarbij op de activiteit P op ja gezet is. Het grootste aantal wordt gekozen. Visual Planning Pagina: 29