Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. De Gooische Vallei d.d. 1 februari 2010

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. De Gooische Vallei d.d. 1 februari Opening Bij aanvang van de Algemene Ledenvergadering van de Tennisvereniging De Gooische Vallei om uur zijn er helaas te weinig leden aanwezig om een rechtsgeldige vergadering te kunnen houden. Er zijn slechts 45 van de benodigde 60 leden aanwezig. De voorzitter stelt voor om de vergadering te sluiten en de nieuwe (dan wel rechtsgeldige) vergadering met 10 minuten te verplaatsen naar uur. De aanwezige leden gaan hiermee akkoord. De voorzitter, Frans Koch, opent om de vergadering en heet allen nogmaals hartelijk welkom ondanks de sneeuw en ijzel. De vergadering zal een iets andere aanpak hebben dan vorige vergaderingen. Er zal met name gebruik gemaakt worden van een zgn. PowerPoint presentatie. 2. Ingekomen stukken Er hebben zich 16 leden met bericht van verhindering afgemeld voor de vergadering. (Namen bekend bij het bestuur). Er is tevens een schriftelijk verzoek ontvangen van Frans Colard waarin hij vraagt om het plaatsen van een oefenmuur. Hier zal bij agendapunt 8 op teruggekomen worden. 3. Notulen ledenvergadering d.d. 26 januari 2009 De notulen worden zonder op- en/of aanmerkingen goedgekeurd. 4. Financieel jaarverslag 2009 Marc van Barneveld geeft een toelichting op het financieel jaarverslag van Activa De investering in het nieuwe clubhuis bedraagt ,00 euro en wordt over 30 jaar afgeschreven. Het nieuwe clubhuis is vanaf eind maart 2009 in gebruik genomen en de afschrijving voor 2009 is dan ook berekend over 3 kwartalen, zijnde ,00 euro. De restwaarde van het oude clubhuis van ,00 euro is volledig afgeschreven ten laste van het resultaat. Passiva Het eigen vermogen is afgenomen door het negatief resultaat van 2009 van 7.008,-- euro. 1

2 In 2008 is de vereniging een langlopende lening van ,00 aangegaan voor de bouw van het nieuwe clubhuis en deze zal in 15 jaar worden afgelost. In 2009 zijn er ook bedragen vooruit ontvangen. Dit zijn voornamelijk contributies van winterleden (periode januari maart 2010), contributies van senioren en junioren 2010, zomerlessen 2010 van junioren en afkopen bardiensten Winst- en Verliesrekening De kantine opbrengsten zijn flink gestegen door hogere kantine inkomsten gedurende bijna het hele jaar. Dit is o.a. te verklaren door de ingebruikname van het nieuwe clubhuis, het openingsfeest en het Open Toernooi. Ron Peffer vraagt wat de reden is van het feit dat de marge van de kantine op 37% uitkomt, terwijl er 45% begroot is en voor de begroting 2010 uitgegaan wordt van 50%. Marc zegt dat er op veel producten toch te weinig marge zit en dat de prijzen van aantal producten dit jaar daarom omhoog zal moeten gaan. Frans zegt hier later in de vergadering op terug te komen. Er is voor ,00 euro binnengekomen aan contributie. Ten aanzien van de jeugd zijn de uitgaven en inkomsten met betrekking tot de tennislessen en jeugdactiviteiten nagenoeg dekkend. De stijging in zomerlessen en contributies ten opzichte van 2008 komt door de verhoging die in 2009 is doorgevoerd. In 2009 zijn er meer bardiensten afgekocht door leden en is er euro meer ontvangen dan begroot in Er zijn wederom donaties ontvangen van Delta Lloyd van 500,00 euro, 250,00 euro van de heer Guus Rol en 457,00 euro van de verkoop van stoelen uit het oude clubhuis. De elektriciteitskosten zijn hoger uitgevallen dan begroot. Dit komt omdat er een extra aansluiting is bijgekomen in het nieuwe clubhuis. Voor 2010 moet de afsluiting van het oude clubhuis nog verwerkt worden in de komende jaarafrekening en verwacht wordt dat het termijnbedrag dan lager zal uitvallen. Dan zal ook het verbruik minder zijn dan in

3 6. Decharge penningmeester De voorzitter bedankt Marc van Barneveld voor zijn toelichting en geeft vervolgens het woord aan de heer Jan Doornbusch lid van de kascontrolecommissie. Jan Doornbusch zegt samen met Henk Bouwers de stukken bij Remko thuis gecontroleerd te hebben. Zij hebben een uitgebreide toelichting gekregen en tegenover elke uitgave was keurig een bonnetje. De stukken zagen er goed verzorgd uit. Jan zegt, ook namens Henk die hier vanavond niet aanwezig kan zijn, de stukken in orde te hebben bevonden en de kascontrolecommissie stelt voor het financieel jaarverslag 2009 goed te keuren en decharge te verlenen aan het bestuur/penningmeester. De leden gaan met dit voorstel akkoord en het bestuur/penningmeester wordt decharge verleend voor de financiële jaarstukken Frans wil tevens Hennie de Jong bedanken voor zijn jarenlange inzet als penningmeester van de bar. Zonder zijn inbreng is de club min of meer aan haar lot overgelaten. Alle aanwezigen zijn het hier onder luid applaus van harte mee eens. 6. Secretarieel jaarverslag 2009 Guus van Dalen zegt dat de uitslag van de Clubkampioenschappen Dubbels, de uitslag van de HD 50+ omgedraaid moet worden. De uitslag moet zijn : l. Guus van Dalen/Ton Uppelschoten en 2. Fred van der Klauw/Theo de Rooij Remko Molenaar geeft vervolgens een korte toelichting op de gebeurtenissen van het afgelopen jaar en de verwachtingen van De pasjes kunnen, zoals gebruikelijk, aan het begin van het nieuwe tennisseizoen opgehaald worden in de kantine als een ieder aan zijn/haar betalingsverplichtingen heeft voldaan. De overige pasjes worden pas verstuurd/afgegeven op het moment dat de leden de contributie betaald hebben. Er worden extra banen beschikbaar gesteld voor jeugdtraining om zo extra jeugdleden van de wachtlijst af te kunnen halen. 3

4 Voor de competitiestart van 2010 zal getracht worden om een zgn. Tri- Tennis (oefenmuur) aan te schaffen. Hier zal later in de vergadering op teruggekomen worden. Alle jeugdleden kunnen zich opgeven voor de jeugdcompetitie. Echter de jeugdcommissie besluit welke jeugdleden in aanmerking komen voor de KNLTB competitie. De leden die hiervoor niet geselecteerd worden, kunnen dan wel meedoen aan de Gooise competitie. Getracht zal worden om de communicatie tussen het bestuur en de leden onderling te verbeteren en de betrokkenheid bij activiteiten te vergroten. Het bestuur kijkt naar het instellen van commissies en de structuur hiervan. Hier is in 2009 al een start gemaakt en zal in 2010 verder uitgewerkt worden. Frans benadrukt nog eens dat betrokkenheid en inzet van leden belangrijk is voor de vereniging. Het bestuur zal duidelijker en gerichter informatie verstrekken naar de leden toe en daardoor ook gerichter een beroep kunnen/willen doen op leden. 7. Mededelingen vanuit de commissies Ledenadministratie Marianne Klaus licht de PowerPoint presentatie toe. Hierin wordt middels een grafiek het aantal leden per leeftijdscategorie getoond, het aantal leden per leefstijdscategorie uitgesplitst in man of vrouw, jeugdleden per leeftijd, woonplaats van de (jeugd-)leden, oorsprong leden (Actif en Spandersbosch nagenoeg gelijk, de meeste nieuwe leden zijn van na de fusie), opzeggingen onder de leden. Stephan van der Weide vraagt of er al bekend is wie er onder de naam Colmsee geld overgemaakt heeft. Helaas heeft de penningmeester deze persoon nog niet kunnen achterhalen. Het bestuur vraagt of deze persoon zich wil melden bij de penningmeester. Technische Commissie Het jaar is begonnen met het Oliebollentoernooi. Daarna volgden het Snerttoernooi, Lentetoernooi, de Voorjaarscompetitie, de Clubkampioenschappen, het Thuisblijvers toernooi, het Open Toernooi, het Invitatietoernooi en het allereerste Lustrum toernooi. 4

5 Accomodotie commissie De golfballen blijven helaas nog steeds overkomen. Dit is wederom besproken met de Golfclub en Golfstichting. Op 28 maart 2009 wordt het nieuwe clubhuis geopend en dit wordt, mede dankzij de inspanningen van de openingscommissie, gevierd met een spetterend feest. Het bestuur heeft een verzoek bij de Gemeente Bussum ingediend om aan de kant van Bussum een hek te mogen plaatsen zodat ambulance en brandweer het terrein op kunnen. Hier zijn de partijen nog niet uit. Ook de aanrijdroute van de ambulance is nog onderwerp van gesprek. De banen 1 t/m 4 zijn opgeweld en er is groot onderhoud gepleegd op de banen 5 t/m 8. Op 21 november 2009 wordt er ingebroken in de kantine. De schade bedraagt ongeveer ,00 euro. Op 17 december 2009 valt de eerste sneeuw. Davis cup wedstrijden vallen uit en moeten worden verschoven. Ten tijde van de ledenvergadering kan er door de sneeuw en ijzel nog steeds niet getennist worden. Jeugdcommissie René Hendrikse geeft een korte toelichting en zegt dat hijzelf sinds 1 juni 2009 het voorzitterschap heeft overgenomen van Marjo Noordhuis. Tevens is de bezetting het afgelopen jaar op 2 plaatsen gewijzigd. Brigitte van den Brand en Marijke van Dam hebben de plaats ingenomen van Carolie Blokland en Wilma Kort. Het afgelopen jaar had de vereniging 200 jeugdleden en er stonden bijna 80 kinderen op de wachtlijst. Met RG Sport kent de vereniging een aktief trainingsbeleid, vooral voor de jeugdleden. Er doen zelfs ongeveer 150 jeugdleden mee aan de wintertrainingen. Het WhoZnext team is een eigen jeugdraad van 7 aktieve jeugdspelers. Onder leiding van Mathieu Huisman en Jantine van de Borne zijn er het afgelopen jaar twee toernooien geweest, het zgn. Goede Voornemens toernooi en het Halloween toernooi. 5

6 Het afgelopen jaar zijn er veel jeugdaktiviteiten geweest. Maar om al deze aktiviteiten te kunnen blijven doen is er veel meer betrokkenheid van de ouders vereist. Eén van de speerpunten voor 2010 van de jeugdcommissie is om de betrokkenheid van de ouders te vergroten. Ouders van bestaande jeugdleden zullen worden aangeschreven en gevraagd te helpen bij het organiseren en ondersteunen van aktiviteiten. Ook zal de selectie van de nieuwe jeugdleden van de wachtlijst sterk gaan afhangen van de vraag of ouders de club en haar aktiviteiten willen ondersteunen. Daarop aansluitend zegt Hennie de Jong dat er vaak inderdaad geen bardienst is tijdens lessen/aktiviteiten van de jeugd met name tussen en uur. Sponsor Commissie Frans geeft het woord aan Mariette van Gils. Mariette zegt dat zij nu zo n 5/6 jaar lid is van deze vereniging en om meer betrokken te raken bij de vereniging is zij samen met Wanda Boltje zeer recent de sponsorcommissie gestart. Wat doet de sponsorcommissie. Er is allereerst begonnen met het maken van een inventarisatie van de huidige situatie en wat er nu eigenlijk aan inkomsten binnenkomt. Daarnaast is er een plan van aanpak opgesteld. Zo zijn er al brieven naar alle competitie captains gestuurd om te inventariseren of er behoefte is aan shirtsponsoring. Door een aantal teams is daar al op gereageerd. Herman Klomp vraagt waarom er alleen aan shirtsponsoring wordt gedacht en niet aan een shirt met broekje/rokje. Dan loopt iedereen straks wel in hetzelfde shirt maar mag je de keuze voor het broekje/rokje zelf bepalen, wat niet altijd netjes aansluit bij het geheel. Mariette zegt dat zij eerst willen inventariseren en gesprekken willen opstarten met sponsors en daarna zal pas gekeken worden wat met name financieel haalbaar is. Wat gaat de sponsorcommissie nog meer doen. Er zullen nieuwe sponsors benaderd worden, waaronder de huidige sponsoren. Maar ook de gemeente Bussum en Hilversum (subsidie) en het sponsor potentieel bij de huidige leden zal nader onderzocht worden. 6

7 De sponsorcommissie zal ook via de website zichtbaarder gemaakt worden en uitbreiding van de sponsorcommissie is altijd welkom. Frans bedankt Mariette en Wanda voor hun initiatief in deze en hoopt dat deze betrokkenheid zeer inspirerend zal werken voor anderen. 8. Bestemmingsplan terrein Frans zegt dat over een aantal onderwerpen in dit volgende agendapunt niet gestemd gaat worden. Dit is slechts een beeld van wat het bestuur probeert te schetsen. Inbreng van de leden is van harte welkom. Aan de hand van de PowerPoint presentatie wordt door Rob Fuijk een korte toelichting gegeven in volgorde van prioriteit. 1. Slopen oude clubhuis en realisatie nieuwe toegangspoort. Er zijn inmiddels 4 offertes aangevraagd voor het slopen van het oude clubhuis. In het plafond in de ruimte waar de cv ketel staat, blijkt asbest te zitten. Daarna zal er een sloopvergunning aangevraagd moeten worden bij de gemeente Hilversum en kan er het e.e.a. in gang gezet worden. Het gas en licht afsluiten, inventarisatie van spullen die nu nog in het oude clubhuis staan, dag organiseren voor het leeghalen van het oude clubhuis. Het is de bedoeling het oude clubhuis nog voor de start van de competitie in 2010 te slopen. 2. Aanleg oefenkooi en fietsenstallingen. De bedoeling is om een (tijdelijke) oefenkooi aan te leggen op de plek bij de heg/containers bij het oude clubhuis en tevens twee fietsenstallingen aan beide zijden van het park (1 ingang Hilversum en 1 ingang Bussum). 3. De banen 1 en 2 en 3 en 4 vernieuwen en uit elkaar halen. Over maximaal 3 jaar zullen baan 1 en 2 verplaatst worden en zullen de banen 3 en 4 vernieuwd worden. 4. Baan 9/Jeugd. Afhankelijk van de toekomstige groeiplannen zal er over ongeveer 5/6 jaar een extra 3 ¾ baan gerealiseerd kunnen worden al dan niet met een oefenmuur. De huidige speeltoestellen voor de kinderen staan weliswaar niet op deze tekeningen maar zullen gewoon blijven staan. 7

8 Na afbraak van het oude clubhuis komen er op het terrein een aantal parkeerplaatsen voor auto s. Ook zal er een nieuw toegangshek komen. Dit zal met de bouwcommissie nog nader uitgewerkt moeten worden. Frans zegt dat de tekeningen van dit bestemmingsplan door Ronald van Dijk zijn gemaakt en deze wordt onder applaus bedankt voor zijn inbreng. In bovenstaande punten zal sponsoring ook een belangrijke bijdrage kunnen leveren. Hoe meer financiële bijdrage hoe sneller een en ander gerealiseerd kan worden. Pauze. 9. Aftredende bestuursleden en voordracht nieuwe bestuursleden Aftredend zijn Marc van Barneveld (penningmeester), Rob Fuijk (accomodatie), Remko Mollenaar (secretaris) en Marjo Noordhuis (jeugdcommissie). Frans bedankt namens de leden deze aftredende bestuursleden voor hun inbreng en inzet en zij krijgen allen een boeket bloemen overhandigd. Remko zal in het bestuur terugkeren als penningmeester en Peter neemt namens zijn vrouw het bloemstuk in ontvangst. Rob Fuijk blijft in de barcommissie. Frans stelt daarna voor om Remko Molenaar (penningmeester), Silvia Brussee (secretaris) en Cees van Wessel (accomodatie) te aanvaarden als nieuwe bestuursleden. De leden gaan hiermee akkoord en het nieuwe bestuur is bij deze vastgesteld. 10. Begroting 2010 De zojuist gekozen nieuwe penningmeester licht de begroting voor 2010 nader toe. Voorgesteld wordt om de kantineprijzen te verhogen omdat de marge nu te laag is. Een aantal inkoopprijzen ligt bijna gelijk aan de verkoopprijzen. Het bestuur zal samen met de barcommissie naar de prijzen kijken. 8

9 Een contributieverhoging is niet noodzakelijk. Ditzelfde geldt voor de contributie van de jeugdcommissie waarvan de tenaamstelling moet zijn jeugdleden. Dit zal in de volgende begroting aangepast worden. De uitgave voor de aanleg van de tennismuur wordt geschat op 3.000,00 euro, voor de fietsenstalling op 2.500,00 euro en voor de toegangspoort op 5.000,00 euro. Al met al wordt er voor 2010 een klein negatief resultaat van 2.400,00 euro verwacht. De leden gaan akkoord met de voorgestelde begroting voor Verkiezing kascontrolecommissie 2010 Jan Doornbusch geeft aan ook voor 2010 de kasstukken te willen controleren. Guido Kool stelt zich eveneens beschikbaar. De leden gaan akkoord met de benoeming van Jan Doornbusch en Guido Kool als kascontrolecommissie voor Henk Bouwers wordt als reserve aangewezen. 11. Stemming over bestuursbesluiten Het bestuur stelt voor om de eenmalige entreegelden voor de jeugd en de senioren te verhogen van respectievelijk 0,00 euro en 16,00 euro naar respectievelijk 15,00 euro en 30,00 euro. Na onderzoek bij andere omliggende verenigingen is gebleken dat zij gemiddeld 30,00 tot 45,00 euro vragen. Uitzonderingen daargelaten. Er zijn ook verenigingen die 250,00 euro vragen. Opgemerkt wordt dat het voor ouders met meerdere kinderen wel erg veel geld is en of er dan een gezinskorting gegeven kan worden. Na stemming wordt er besloten om de eenmalige entreegelden vast te stellen op 25,00 euro voor jeugdleden en 50,00 euro voor senioren. Er zal geen gezinsstaffel worden gehanteerd. Wel is een betalingsregeling mogelijk zoals nu ook bij de jaarlijkse contributie mogelijk is. 9

10 12. Voorstel benoeming Ereleden Frans zegt namens de leden de eer en het genoegen te hebben om 2 ereleden te mogen voordragen. Dat zijn : Jaap Zeeman en Jos van Dijk. Beiden hebben veel betekend voor de club en zijn zeer nauw betrokken geweest (en nog steeds) bij diverse aktiviteiten. Jaap is als lid van t Spandersbosch nauw betrokken geweest bij o.a. het onderhoud van de banen en het clubhuis. Bij de start van de bouw van het nieuwe clubhuis was Jaap regelmatig zoniet dagelijks aanwezig op de bouwplaats om allerhande zaken door te nemen en nauwlettend in de gaten te houden. Jos is voorzitter van Actif tennis, als in 2000 de afdeling Actif voetbal stopt en er alleen nog Actif tennis is. In 2002 is er voor het eerst kontakt met t Spandersbosch over een mogelijke fusie. Jos is een belangrijke schakel geweest in deze fusiebesprekingen tussen t Spandersbosch en Actif. En uiteindelijk heeft dat geresulteerd in het fuseren van beide verenigingen tot TV De Gooische Vallei. Beide ereleden krijgen een boeket bloemen en een oorkonde overhandigd. Voor Jos daarnaast nog een aardigheidje in de vorm van een mapje postzegels met de afdruk van een tennissende Jos. Jaap bedankt allen voor zijn benoeming maar zegt dat hij dit niet allemaal alleen had kunnen doen en ook niet heeft gedaan en dat de bouwcommissie van het nieuwe clubhuis uit meerdere leden bestaat. Toch wil hij wel Clemens Hollak en Gerard van Diemen speciaal noemen en ook hun bedanken. Jos bedankt eveneens een ieder voor zijn benoeming tot erelid. En zegt deze blijk van erkenning zeer te waarderen. Hij heeft het altijd met veel plezier gedaan en wenst de vereniging en haar leden een goede toekomst. De leden zijn het met de benoeming van Jaap Zeeman en Jos van Dijk als erelid van de TV De Gooisch Vallei van harte eens en beiden krijgen een daverend applaus. 10

11 13. Rondvraag Claartje Paulussen vraagt of het mogelijk is dat er gechipt kan gaan worden in de kantine. Rob antwoordt dat het chippen er op korte termijn helemaal uit gaat en bekeken zal worden of niet overgegaan kan worden op het betalen d.m.v. pinnen. Met name de kosten die de bank vraagt voor het pinnen zullen bekeken moeten worden. Wanda Boltje vraagt wat de procedure is voor o.a. de bardienst als het afhangbord niet werkt. Marianne antwoordt dat het afhangbord in het begin te kampen had met een programmafout, maar dat er nu niet of nauwelijks nog problemen zijn met het digitaal afhangen. Herman Klomp vraagt om een betere melding van toernooien/aktiviteiten naar de leden toe. Frans zegt dat het bestuur al gestart is met het sturen van mails naar de leden en dat dit een van de speerpunten is van het bestuur. Het bestuur is op dit moment bezig een nieuwsbrief op te starten die frequent zal verschijnen. Er zijn het afgelopen jaar al diverse cursusavonden gegeven t.a.v. reanimatie, eerste hulp e.d. Ook het komende jaar zullen er weer nieuwe trainingen gegeven gaan worden. Dit kunt u straks lezen in de nieuwsbrief. 14. Sluiting Frans bedankt alle aanwezigen voor hun komst en sluit om uur de vergadering en nodigt iedereen uit voor een eerste gratis drankje. 11