Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. De Gooische Vallei d.d. 26 januari 2016

Transcriptie

1 Notulen Algemene Ledenvergadering T.V. De Gooische Vallei d.d. 26 januari 2016 Aanwezig namens het bestuur: Annemieke Schuitemaker (voorzitter), Caroline Ohm (vice-voorzitter), Remko Molenaar (penningmeester), Lya Steenvoorden (secretaris a.i.) Cees van Wessel (accommodatie commissie), Marianne Klaus (technische commissie), Afwezig met bericht: Carin van de Pal (jeugdcommissie) en Tamira Scheerder (nieuwe voorzitter Barcommissie) 1. Opening en vaststelling agenda Annemieke Schuitemaker opent om de vergadering en heet alle leden hartelijk welkom. De bar zal tijdens de ALV gesloten zijn. Van de 388 stemgerechtigde leden zijn er 43 aanwezig. Dat zijn voldoende stemmen om een rechtsgeldige vergadering te houden. Er zal, evenals vorig jaar, gebruik gemaakt worden van een PowerPoint presentatie. Er hebben zich 25 leden schriftelijk afgemeld voor deze vergadering. Er zijn geen open aanmerkingen over de agenda en deze wordt hierbij vastgesteld. Annemieke blikt even terug op haar eerste jaar als voorzitter. Zij vindt het erg druk, maar wel heel leuk. Ze is blij met alle vrijwilligers en is trots op onze nieuwe minibaan. Voorafgaand aan de vergadering en in de pauze draait er een filmpje over onze tennisvereniging gemaakt door Ronald van Dijk met zijn drone. Heel erg leuk. 2. Ingekomen stukken Er zijn geen ingekomen stukken. 3. Notulen Algemene Ledenvergadering d.d. 25 januari 2015 Annemieke vraagt of er op- en aanmerkingen zijn op de notulen, zowel inhoudelijk als tekstueel. Caroline Wiegmans merkt op dat er op blz. 10 moet staan dat de sponsorcontracten voor 3 jaar blijven. De notulen worden vervolgens zonder verdere op- en/of aanmerkingen goedgekeurd. 4. Financieel jaarverslag 2015 Remko Molenaar geeft een toelichting op het financieel jaarverslag van De aanwezigen hebben een schriftelijk exemplaar gekregen. Op de Balans bij de Vaste Activa licht Remko toe dat o.a. de minibaan een grote investering van ,-- is geweest, de verlichting rond de banen 3 en 4 is vervangen, de jaarlijkse afschrijving van het clubhuis, maar alles conform de begroting. Bij de Passiva zal in de bestemmingsreserve weer gespaard worden voor speciale doeleinden zoals voor een tafeltennistafel buiten en de renovatie van baan 5 t/m 8. In de bestemmingsreserve komen de opbrengsten van sponsoring en dotaties. Winst en verlies 1

2 Opbrengsten De opbrengst van de kantine is licht gedaald maar de marge is gelijk gebleven. Het ledenaantal blijft een punt van zorg, want hierdoor neemt ook de opbrengst van de ledenadministratie af. Gelukkig neemt het aantal winterleden toe. Competitie is gelijk gebleven, maar de inkomsten van de tennisballen worden anders verantwoord. De ecotaks hebben we voor de laatste keer ontvangen. Misschien kunnen we in de toekomst in aanmerking komen voor subsidie voor duurzaam investeren. Het is niet waarschijnlijk omdat er maar een relatief laag bedrag ter beschikking wordt gesteld voor zoveel sportverenigingen in Nederland. Maar het blijft onze aandacht houden. Kosten De inschrijvingskosten voor de KNLTB zijn gedaald door daling van het ledenaantal. De vereniging heeft 2015 afgesloten met een positief resultaat van ,--. Er zijn verder geen op- en/of aanmerkingen op het financieel jaarverslag De voorzitter bedankt Remko voor zijn bijdrage en toelichting op dit inzichtelijke en duidelijke verslag. 5. Verslag kascontrole commissie De voorzitter geeft het woord aan de kascontrolecommissie. Jos Meijs neemt het woord en zegt dat hij samen met Mike Katz in januari 2016 de financiële stukken heeft gecontroleerd. Steekproefsgewijs zijn de stukken nagekeken, er zijn vragen gesteld en beantwoord en dat alles in een open sfeer. De stukken waren duidelijk en transparant. Er zijn geen onvolkomenheden geconstateerd. Wat opviel was het grote kasverschil van 500,--. Wederom wordt erop gewezen hoe belangrijk het is dat we stoppen met het cash geld. We zullen er nog meer bekendheid aan moeten geven, ook bij de inschrijvingen voor het Open Toernooi, dat er bij ons alleen gepind kan worden en dat contant geld niet wordt geaccepteerd. De kascontrolecommissie stelt voor het financieel jaarverslag 2015 goed te keuren en decharge te verlenen aan het bestuur en de penningmeester. Het verslag is ondertekend door Jos Meijs en Mike Katz. 6. Decharge penningmeester De vergadervoorzitter bedankt de kascontrolecommissie en neem het ondertekende goedkeuringsverslag in ontvangst. Besluit : De ALV gaat akkoord met het goedkeuren van het financieel verslag 2015 en verleent decharge aan het bestuur/penningmeester voor de financiële jaarstukken Secretarieel jaarverslag 2015 De aanwezigen hebben een schriftelijk exemplaar gekregen. Op de PowerPoint staat een samenvatting. Algemeen. 2

3 Het bestuur is dit jaar tien maal bijeen geweest om te vergaderen. Onze zorg over de barbezetting was vaak onderwerp van gesprek op al deze vergaderingen. Allereerst is er aandacht voor onze prachtige nieuwe minibaan met oefenmuur en speeltoestel. Door vele vrijwilligers is er hard gewerkt om dit te realiseren. In ons clubhuis is bovendien een goede geluidsisolatie aangebracht. Op 2 banen is er nieuwe verlichting geplaatst. Dit waren nog oude palen. Het Open Toernooi. Wederom onder leiding van Wilco van den Born was het opnieuw een zeer succesvol en gezellig verlopen toernooi. De open dag op 21 maart was ook dit jaar dankzij de onontbeerlijke hulp van vele vrijwilligers (waaronder enkele enthousiaste jeugdleden) weer een reuze succes. We mochten 40 nieuwe leden verwelkomen. Er zijn dit jaar twee bijeenkomsten geweest voor Vallei-overleg, met vertegenwoordigers van de sportclubs, het dierenasiel, Gooisch Natuurreservaat, politie en de gemeente. Ook dit jaar hebben we alle vrijwilligers uitgenodigd om ze namens alle clubleden te bedanken. Sponsoring In 2015 hebben we niet alle sponsors kunnen behouden, helaas. Zij geven te kennen er niet allemaal evenveel van te merken in hun bedrijf. Dit is wel een puntje van aandacht voor onze club. Accommodatiecommissie 2015 Het hele jaar door zijn er diverse werkzaamheden uitgevoerd op en rond het park en de banen. Te denken valt aan grasmaaien, banen borstelen, snoeien, blad/naalden blazen, netten en doeken repareren/vervangen, mos/onkruid verwijderen, het verwerken van afval, clubhuis schilderen enz. Gelukkig melden zich bij grote klussen altijd wel extra vrijwilligers om ons te helpen. Kantinecommissie 2015 De Barcommissie heeft medio 2015 een nieuwe coördinatrice gekregen. Monika Ham heeft het stokje overgedragen aan Tamira Scheerder. Afgesproken is dat we voortaan cashloos zijn en er alleen nog met een clubpas of bankpas betaald kan worden. Om sneller consumpties af te kunnen rekenen, werd een nieuw PIN apparaat geïnstalleerd waarmee ook zonder invoering van de pincode betaald kan worden. In verband met de regelgeving voor sportkantines en de controle daarop, is extra zorg besteed aan het verantwoord alcohol schenken en aan het s avonds op tijd sluiten van de kantine. 8. Bestuurswisseling Aftredend vicevoorzitter en herkiesbaar: Caroline Ohm 3

4 Aftredend penningmeester en herkiesbaar: Remko Molenaar Verkiezing nieuwe secretaris: Lya Steenvoorden Nieuwe vertegenwoordiger Barcommissie: Tamira Scheerder Besluit : De ALV stemt van harte in met een nieuwe bestuursperiode voor Caroline en Remko en verwelkomt Lya als nieuwe secretaris en Tamira als vertegenwoordiger van de barcommissie in het bestuur. Zij krijgen allen een hartelijk applaus. 9. Adviescommissie nieuw beleidsplan Ons beleidsplan is behoorlijk gedateerd (2004) en ons voorstel zou zijn om een commissie te vormen die er eens naar gaat kijken en misschien aanpassingen kan maken of die zelfs wel een geheel nieuw beleidsplan gaat maken. Er zijn al enkele mensen benaderd die er goede ideeën over hebben, maar enige versterking zou wel wenselijk zijn. Peter Noordhuis en Iris Smaalders zeggen toe zich samen met Desirée Kool te willen buigen over een nieuw beleidsplan. Iris zal speciaal naar het jeugdgedeelte kijken. 10. Mededelingen vanuit de commissies De verslagen van de commissies zoals vermeld onder het kopje secretarieel jaarverslag behoefden geen verdere toelichting. 11. Bestuursvoorstellen en mededelingen Het komende jaar zal er wat financiële ruimte zijn om nieuwe apparatuur voor de keuken aan te schaffen. Te denken valt aan: een nieuwe vaatwasser en een nieuwe frituurinstallatie. Ook de geluidsapparatuur laat veel te wensen over, dus zullen wij ook actie ondernemen om dat op een hoger peil te krijgen. We willen dit jaar ook proberen het Kleutertennis te introduceren. Matthieu heeft daar goede ideeën over en u hoort daar t.z.t. meer over. De invulling van de bardiensten is een grote zorg. Fred heeft keer op keer aangegeven dat hij de shifts niet meer gevuld krijgt. Wat impliceert dat de kantine vaker dicht moet dan wenselijk is. In ons beleidsplan staat namelijk dat wij ernaar streven de kantine zoveel mogelijk open te hebben. Het is ook heel jammer, want we missen daardoor een groot stuk comfort en gezelligheid en bovendien missen we een onmisbare bron van inkomsten voor onze club. De kantine zorgt namelijk voor een belangrijk deel van de inkomsten. De maatregel om maar één persoon per bardienst in te roosteren heeft niet de gewenste oplossing gebracht. Tijdens de toernooien en competitiedagen zijn er veel meer bardiensten nodig vanwege de grotere drukte dan op de normale dagen. 4

5 De voorzitter komt uiteindelijk met dit verzoek: na eindeloos gerekend en gepuzzeld te hebben, komen wij toch bij de leden met de vraag of de competitieleden 1 bardienst per jaar extra willen draaien. Dit zou een enorme oplossing betekenen. Na dit voorstel zijn er de volgende reacties van de leden: in alle clubs zijn de kantines grote delen van de week dicht, dus waarom bij ons dan niet waarom draaien de ouders van juniorleden geen bardienst, moet bij de hockey en voetbal ook waarom hoeven de winterleden niet verplicht bardienst te doen waarom niet de ma-di-do-vrij middag dicht, veel te rustig waarom competitieleden niet vrijwillig zelf degene die al bardienst heeft laten helpen tijdens de competitiedagen stel dat het ledental nog verder terugloopt, hoeveel bardiensten moeten we dan doen geef meer bekendheid aan bardiensten tegen vergoeding Maar ook: een groot aantal competitieleden dat die extra bardienst wèl wil doen en een opmerking dat de competitieleden veel meer over de banen beschikken ten koste van de recreanten, dus mogen zij wel iets terug doen verschillende winterleden hebben al bardiensten gereserveerd Kortom: Van de aanwezige competitieleden stemmen er 18 leden voor een extra bardienst en 3 leden tegen. Er wordt nog geen besluit genomen, maar alle op- en aanmerkingen zullen worden meegenomen in de eerstvolgende bestuursvergadering. De (competitieleden) leden zullen de uitkomst hiervan zo spoedig mogelijk per mail medegedeeld krijgen. Ledenbestand: Op de grafiek zien we nog eens dat het ledenaantal nog steeds terugloopt. Maar mede door de inzet van onze nieuwe Commissie Ledenbehoud hopen we op betere tijden. Zij hebben hun uiterste best gedaan om de nieuwe leden wegwijs te maken binnen onze club en bovendien enkele kennismakingtoernooitjes georganiseerd. Zij gaan ook in 2016 door met hun activiteiten. Hartelijk dank hiervoor. Sponsorcommissie 5

6 André Wiegmans wordt bedankt voor zijn inzet. Op de grafiek zien we nog eens duidelijk dat er een daling is. Er wordt nogmaals op gewezen dat het belangrijk is, dat de sponsors iets van hun sponsoring merken. Vertel het hen als je van de club komt. En probeer naar hun zaken te gaan en van hun diensten gebruik te maken. Vrijwilligers: Er zijn altijd vrijwilligers nodig. Zonder vrijwilligers draait een vereniging niet. Voor verschillende activiteiten/werkzaamheden zijn mensen nodig. Wij zoeken altijd mensen om de Accommodatiecommissie incidenteel te ondersteunen. Hans Steenvoorden Henk Bouwes Mike Katz en Jos Meijs melden zich aan. Mensen om te helpen bij de Jeugdcompetitie en Jeugdactiviteiten. Nog geen aanmeldingen. Maar er zal nog een oproep worden gedaan via de nieuwsbrief. Voor het bijhouden van de facebookpagina s. Nog geen aanmeldingen. Ook hier zal nog een oproep in de nieuwsbrief volgen. 12. Begroting 2016 en benoeming kascontrole commissie Remko Molenaar licht de begroting voor 2016 nader toe. De contributie blijft gelijk. Competitiebijdrage wordt 65 per team. Er staat voor voorziening groot onderhoud. De afschrijvingslast is verhoogd vanwege de aanschaf van de nieuwe minibaan en de nieuwe baan. Voor 2017 staat de renovatie van de banen 5 t/m 8 op de nominatie Op de vraag hoe slecht de banen zijn, is het antwoord dat de banen absoluut aan vervanging toe zijn. Langer uitstel is niet verantwoord. Kasprognose Voor 2016 en 2017 zijn de kosten gelijk gehouden aan 2015 dan wel licht verhoogd op basis van inflatie van 1,5%. In 2016 is een bedrag van gereserveerd voor aanschaf of vervanging van voorzieningen op het tennispark en clubhuis. In 2017 is een bedrag opgenomen van opgenomen voor de aanleg van nieuwe kunstgrasmatten op de banen 5 t/m 8 Besluit: De leden gaan akkoord met de voorgestelde begroting Verkiezing kascontrolecommissie 2016 Er worden twee nieuwe leden en een reserve lid gevraagd voor de kascontrolecommissie voor

7 Besluit: De leden gaan akkoord met de benoeming van Hans Sekrève en Henk Bouwes als kascontrolecommissie voor Reserve lid is Mike Katz. 13. Rondvraag Ellie Blaauw: waarom moet de bardienst om 9.00 uur beginnen, veel te vroeg. Yvonne Geerlings: is er nu besloten welke dagen de bar open is. Antwoord: Nee, wordt in het bestuur besproken. Anton Boender: is de drone waarmee het filmpje van de club is gemaakt van de tennisvereniging? Antwoord: Nee, van Ronald van Dijk. Jaap Zeeman heeft nog een belangrijke mededeling: Er hangen 2 brandblussers achter de bar: De linker is voor een gewone brand De rechter is voor een frituurbrand 14. Sluiting Annemieke bedankt alle aanwezigen voor hun komst, opmerkingen, suggesties en betrokkenheid en sluit om uur de vergadering. 7