E-recruitment Stad Gent. Stefan Vanbroeckhoven

Transcriptie

1 E-recruitment Stad Gent Stefan Vanbroeckhoven

2 Agenda Stad Gent voorstelling van de organisatie Doelstellingen & uitdagingen Aanpak Oplossingen via E-recruitment Lessen getrokken uit het project Vragen? 13 oktober 2011 p. 2

3 Stad Gent voorstelling organisatie Stad Gent: +/ medewerkers Organisatie is onderverdeeld in 12 departementen en daarbinnen een 70-tal diensten Dienstverlening/opdrachten van organisatie zijn zeer verscheiden gevolg: veel diverse functies Dienst Rekrutering en Selectie Staat in voor selectie voor alle departementen Team selectie: 8 arbeidspsychologen Team administratie & onthaal: 8 medewerkers/consulenten Team Mobiele ploeg: 28 medewerkers 13 oktober 2011 p. 3

4 Stad Gent voorstelling organisatie (vervolg) Aantal sollicitanten: Intern + extern (2009): +/ Intern + extern (2010): +/ Aantal Vacatures: 2007: : : : : nu al oktober 2011 p. 4

5 Doelstellingen van het project Reductie van de administratieve last 1 digitale sollicitantenfile Sollicitant beheert zelf zijn file Verhoging van digitale correspondentie Integratie scoring & testing sollicitant Integratie met bestaande HR-(ict)systemen Verhoging van efficiëntie en effectiviteit Kortere doorlooptijd invulling van vacature Beter beheer sollicitantenbestand (talent relationship management) Grotere betrokkenheid van het lijn management Realiseren van een sterke employer branding 13 oktober 2011 p. 5

6 Uitdagingen van het project Overstap van analoog naar digitaal R&S processen binnen overheidscontext Implementatie tijdens invoering nieuwe regelgeving Gefaseerde aanpak Krappe tijdslijn voor implementatie 1e SAP HR component in de organisatie Shared service center als uitgangsbasis 13 oktober 2011 p. 6

7 Projectaanpak Gefaseerde aanpak in het licht van een krappe timing Intensieve testfase voor Go-Live Maximaliseren van de SAP-standard Train the trainer aanpak om changemangement te faciliteren Zeer intensieve samenwerking tussen R&S, Digipolis (IT-provider) en externe consultants 13 oktober 2011 p. 7

8 Tijdslijn van het project Gefaseerde aanpak in het licht van een krappe timing 15/01 31/03 07/07 15/10 Fase 1 Fase 2 Fase 3 Fase 1: interface sollicitant + basis functionaliteiten recruiter Fase 2: Integratie van rekruterings- & selectie proces Fase 3: ontwikkeling rapportering + betrekken van lijnmanagement en externe partners 13 oktober 2011 p. 8

9 Live demo e-recruitment 13 oktober 2011 p. 9

10 Oplossingen via E-recruitment Integratie met DPA-systeem (digitale personeelsaanvragen) 13 oktober 2011 p. 10

11 1 file die alle informatie over de vacature bevat 13 oktober 2011 p. 11

12 Integratie van alle processen Interne mobiliteit (horizontaal) Bevordering (vertikaal) Aanwerving 13 oktober 2011 p. 12

13 Gebruiksgemak voor de recruiters R&S beheert alle publicaties zelf Via het dashbord een flexibel overzicht van de vacatures 13 oktober 2011 p. 13

14 Integratie met Look & feel van de stad 13 oktober 2011 p. 14

15 Interne kandidaten kunnen solliciteren via intranetprotaal 13 oktober 2011 p. 15

16 Interne kandidaten kunnen ook solliciteren via internet 13 oktober 2011 p. 16

17 Vacatures worden gepusht op basis van voorkeuren van de sollicitant (via nieuwsbrieven) 13 oktober 2011 p. 17

18 Gestructureerde manier om bijkomend info van sollicitanten te verkrijgen 13 oktober 2011 p. 18

19 Rekrutering & selectieproces maximaal voorgeprogrammeerd Grote standaardisatie Foutenreductie 13 oktober 2011 p. 19

20 Integratie van testen & scoren van de sollicitant Via standaardvragenlijst Gebaseerd op competentiehandboek Scoren per selectietraject Samenstelling zeer flexibel 13 oktober 2011 p. 20

21 Integratie van testen & scoren van de sollicitant Standaardscores worden automatisch herberekend in gewogen scores 13 oktober 2011 p. 21

22 Integratie van testen & scoren van de sollicitant 13 oktober 2011 p. 22

23 Integratie van testen & scoren van de sollicitant Automatische opmaak van de communicatie over het resultaat 13 oktober 2011 p. 23

24 13 oktober 2011 p. 24

25 13 oktober 2011 p. 25

26 Via SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt voor goedkeuring van de kandidaturen 13 oktober 2011 p. 26

27 Via SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt voor overzicht van scores 13 oktober 2011 p. 27

28 Via SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt ivm overzicht rekruteringskanalen 13 oktober 2011 p. 28

29 Via SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt ivm: doorlooptijd afvallingspercentage (voorbeeld zie volgende slide) 13 oktober 2011 p. 29

30 13 oktober 2011 p. 30

31 Via SAP BI worden automatische datalijsten aangemaakt ivm kosten verbonden aan een selectietraject 13 oktober 2011 p. 31

32 Lessen getrokken uit het project Grote tijdsinvestering door interne projectleiders Grote gedragenheid door management is essentieel Onderschat veranderingsmanagement niet Grote sprong van analoge naar digitale werking Voorzie interne helpdesk Voorzie ondersteuning voor onervaren pc-gebruikers Regelmatige update-trainingen verhogen acceptatie Focus op inhoud, oplossingen en quick wins Grote kandidatenaantallen hebben een impact op systeemparameters Voorzie voldoende budget 13 oktober 2011 p. 32

33 Lessen getrokken uit het project (2 jaar na implementatie) Organiseer regelmatig updatesessies met recruiters Periodieke communicatie over optimaal gebruik naar medewerkers Speciale aandacht voor arbeiders binnen organisatie (hebben geen persoonlijke pc) Zorg voor permanente interne SAPsupport 13 oktober 2011 p. 33

34 Toekomstige uitdagingen 2011: Implementatie van e-recruitment bij OCMW Gent stad Gent in de rol van adviseur Gezamenlijke (Stad + OCMW) upgrade naar enhancement pack 5 van e-recruitmentmodule in SAP gepland voor 2012 (volledige of gedeeltelijke) Integratie van de beide e- recruitmentsystemen in het kader van het Shared Service Center vermoedelijk oktober 2011 p. 34

35 Vragen? 13 oktober 2011 p. 35