Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs. de realiteit binnen een universiteit Perry Heymann (Universiteit Maastricht) Mark Arts (itelligence)

Transcriptie

1 Tekstboek adviezen voor projectmanagers vs. de realiteit binnen een universiteit Perry Heymann (Universiteit Maastricht) Mark Arts (itelligence)

2

3 Voetbal op een groot scherm

4 Achtergrondmuziekje

5 Voetbal GOGO ruilmiddag

6 SAP Student Lifecycle Management Universiteiten Universiteit Maastricht (2009) Vrije Universiteit Amsterdam (2010) ROC/VMBO ROC West Brabant (2008) Prisma College (2009) Leeuwenborgh Opleidingen (2010) Helicon Opleidingen (2010) ROC deleijgraaf (2011) Totaal studenten

7 Agenda Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie

8 MUSL PROJECT Stroomlijnen processen Implementatie SAP SLM Implementatie Syllabus Plus Implementatie Studielink Keuze: Processen en systemen in 1 x

9 Studenten Levenscyclus 1 Werving 10 Alumni 2 2a Aanmelding Toelating Exchange Studenten Master 9 Uitschrijving 8 Afstuderen 2b 3 Inschrijving Opleiding / blokken Taaltraining Spaans Bachelor Keuze: 1 Proces voor alle soorten studies en studenten 4 Toetsen / 5 Voortgangsanalyse resultaten 6 7 Herinschrijven Adviseren

10 Voor het eerst Grootschalig stroomlijnen binnen UM Master admission start niet via faculteiten Eerste UM project dat test volgens nieuwe UM richtlijn Project van deze omvang in UM Live interface SIS en Syllabus Plus Live interface SIS en Blackboard Live interface SAP en Studielink Eerste Nederlandse universiteit op SAP SLM Eerste universiteit ter wereld die volledige student lifecycle functionaliteit in 1 keer invoert

11

12 De echte rit moest nog beginnen

13 We waren niet alleen

14 Theorie vs praktijk SAP, Syllabus Plus en Studielink Live in 1,5 jaar Van studenten tijdens business case Naar studenten nu De UM lijdt aan een ongezonde ICT-gretigheid concludeert Wouter Keller

15 Agenda Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie

16

17 Project Initiatie fase Aanleiding Programma Stroomlijnen UM Strategisch Programma Projectdoelstelling Business case incl. voorstellen processen Scope Financiën Business case Interne kosten, opvangen groei Randvoorwaarden & beperkingen Relaties met andere projecten

18 Ontwerpen in complexe omgeving 1 CRM Werving 10 Alumni CRM 2 2a Aanmelding Toelating Toelating 2bInschrijving Inschrijving ERP SLM, HR & FI Netweaver Portal, BI & PI 9 Uitschrijving 8 Afstuderen 7 Herinschrijven 3 Opleiding / blokken 6 Adviseren 4 Toetsen / Voortgangsanalyse resultaten 5 CRM

19 Projectplan Projectorganisatie Deelname kerngebruikers en beheerders Change management en band met bestuurders Groeit en krimpt Escalatie en besluitvorming Directeurenberaad i.p.v. stuurgroep Ervaring projectmatig werken Ondersteuning Rapportages Communicatie Door wie en wanneer? Risico s Bekend Sturing

20 Agenda Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie

21 Technische fasering specificatie globaal ontwerp detail ontwerp opleidingsplan bouw opleiding begeleiding invoering Bron: De Kleine Prince2 Onna en Koning

22 Ontwerp Stroomlijnvoorstellen Op initiatief van CvB en decanen Positieve sfeer Globaal ontwerp Eerste in Nederland Tegelijk met lokalisatie Aanbesteding Blauwdruk Nieuwe processen en nieuw systeem Ervaring Functioneel Ontwerp Detail niveau Wie kan ze lezen? Geen werkende demo omgeving Lokalisatie in Enhancement Pack Technisch ontwerp

23 Fasering in de realiteit Blauwdruk Functioneel Ontwerp Realisatie Should Should haves haves Could haves Could haves SAP inschrijven onderwijs cijfers, afstuderen SAP admissions & studielink Scope Stroomlijnvoorstellen Aanbesteding Nieuwe Nieuwe website website & SAP & Portal SAP Portal SAP Back office Business Case S+ Pilot S+ live Stroomlijnen Processen

24 Pinguïn is het doel: op tijd inschrijven studenten en publiceren van de roosters Op de hielen gezeten door het project en eindgebruikers Dr Julian Moss - Liverpool University

25 Agenda Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie

26 Testen De theorie Google: > 2 miljoen treffers op zoekterm testen software

27 Testen Risk & Requirement Based Testing Gebruikerswensen, Requirements, Bedrijfsprocessen Black box Acceptatie Test Systeem Specificatie Systeem Integratie Test Systeem Test Technisch Ontwerp & Code White box Component Integratie Test Component Test

28 Van risico s & requirements tot testscript Productrisico Faalkans systeem x Business impact Een student met BSA kan zich (ten onrechte) opnieuw inschrijven Product Risico Analyse (PRA) Requirement(s) Resultaten: berekeningen BSA dienen correct te verlopen Must have Testconditie(s) De BSA voor BSAopleidingen wordt correct berekend Must test Test cluster kaarten Testgeval(len) Bepaling BSA voor opleiding Economie wordt correct uitgevoerd Voor opleiding Geneeskunde dient geen BSA bepaling uitgevoerd te worden Must test Should test

29 Admissions Testen de praktijk (lessons learned) buiten Start beeld: testing before testing starts SAP / SL SAP Van requirements tot testscenario s AIF Systeem / integratie / acceptatietesten Acceptatiecriteria FAT en GAT XI Performance Go / No go? Deelproces: PROJECT- MANAGER Conversiedata of synthetische data buiten beeld: Welke kennis nodig voor testen? testcoördinator PORTAL ARCHITECT buiten beeld: FICA SLM Testanalist Projectmanager Logica

30 Testen? Trainen?

31 Agenda Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie

32 Training De theorie SAP Dummy SAP SLM Basic Intro SAP SLM Advanced Training on the job S+ Kerngebruikers project Px,Py, Beheerorganisatie Px,Py, Kerngebruikers Eindgebruikers Px,Py, Px bediening concept systeem Train de trainer bediening

33 Trainen De praktijk Vóór live-gang: Trainen op een vrijwel leeg systeem Na live-gang: Wijzigingen systeem / oneigenlijk gebruik Organisatiestructuur Bureaus Onderwijs wijzigt voortdurend Groepen medewerkers heterogeen Trainen o.b.v. rollen

34 Agenda Korte introductie MUSL project Project voorbereiding Ontwerp Testen Trainen Overdracht Conclusie

35 Overdracht naar beheersituatie Meewerken in project Kerngebruikers (Toekomstig) beheerders Balans vinden Wanneer is het af? Te vroeg Projectwerk vs. beheertaken Formatie centraal i.p.v. decentraal Vele facultaire applicaties vervallen Gaat niet spontaan FTEs Inhuur vs. formatie Professionaliteit en inrichting organisatie ERP / Ketendenken Releasematig werken

36 Conclusie Evaluatie Wouter Keller Heel veel in heel weinig tijd Risico s Enorme druk Communicatie Aansturing In de organisatie Overdracht naar beheer Klaar voor de toekomst

37