ICT in de zorg meer dan een samenspel tussen verpleegkundigen en informatici

Transcriptie

1 ICT in de zorg meer dan een samenspel tussen verpleegkundigen en informatici

2 Elektronisch VerpleegDossier (EVD) binnen Wit-Gele Kruis Oost-Vlaanderen 1. Strategisch belang voor de organisatie 2. Projectverloop 3. EVD en het evoluerende zorglandschap 4. Demo EVD

3 Strategisch belang voor de organisatie - Tevreden medewerkers - Kwaliteitsborging - Financiële gezondheid

4 Tevreden medewerkers - Vermindering van de administratie thuis - Betere worklife balance - Alles maar 1 keer noteren - Wegvallen papieren klassement - Aantrekkelijk voor jonge medewerkers - Imago van moderne organisatie

5 Kwaliteitsborging - Verhoogde ondersteuning van het verpleegkundig handelen - Protocollen & werkinstructies tot aan het bed van de patiënt brengen - Verantwoording bij RIZIVcontroles - Verbeterde overdracht: - Minder fouten - Hogere patiëntentevredenheid

6 Financiële gezondheid - Positieve impulsen: - Jaarlijkse informaticapremie van de overheid - Premies voor gebruik van een mobiel systeem - Verhoging efficiëntie - Negatieve impulsen: - RIZIV-controles op scoring - Wetgeving op verpleegdossier

7 Projectverloop 1. Project stakeholders Intern Extern 2. Fasen in het project Voorbereiding Ontwikkeling Piloot Uitrol

8 Projectverloop Project stakeholders - Intern Directie Hoofdverpleegkundigen Administratief medewerkers Kwaliteitsbegeleiders Verpleegkundigen Ondersteunende diensten

9 Projectverloop Project stakeholders - Extern Flanders Care Patiënt Directie Hoofdverpleegkundigen? Administratief medewerkers Huisartsen Kwaliteitsbegeleiders Verpleegkundigen RIZIV Belrai Ondersteunende diensten Specialisten Vitalink Vlaamse overheid

10 Projectverloop Project stakeholders - Extern Flanders Care project - EVD gebruiken om de zorg voor chronische patiënten te verbeteren - Vroegdetectie a.d.h.v. diagnoses en observatie - Richtlijnen aan het bed van de patiënt brengen - Gebruik van checklijsten om bv. de evolutie van pijn op te volgen - Betrokkenheid van de patiënt - In samenwerking met UZ Gent - Bevraging van patiënt en zijn omgeving vóór en na het project - Aanpassen checklijsten - Communicatie van het dossier met de huisarts

11 Projectverloop Project stakeholders - Extern Vitalink Participatie aan project in Aalst Medicatieschema s kunnen geraadpleegd worden via het intranet Koppeling naar het EVD is voorzien Belrai Verpleegkundigen nemen nu Belrai af op een laptop via een website Gesprekken met Pyxima voor opstart EVD, keuze voor androïd zal integratie met Belrai vergemakkelijken Communicatie met huisartsen Parameters en verpleegkundige consulten ter beschikking stellen van de arts Via beveiligde mail Via e-health

12 Projectverloop Project stakeholders - Extern RIZIV Wijzigingen in de nomenclatuur Controle verpleegdossier Toezichts- en opvolgingshonorarium bij het gebruik van pompsystemen voor het toedienen van chronische analgesie via epidurale of intrathecale catheter Homologatiecriteria Bij opstart van het project was een draftversie ter beschikking. Momenteel is versie 13 beschikbaar van de homologatiecriteria. De definitieve lijst is pas beschikbaar in het voorjaar In de mate van het mogelijke is rekening gehouden met de criteria zoals gestandaardiseerde codetabellen, verpleegkundige gegevens, Belangrijkste uitdagingen zijn de eisen i.v.m integratie met externen

13 Projectverloop Voorbereidingsfase Vooral een denk fase - Werkgroepen met alle interne stakeholders met als doel: - Optimalisatie van administratieve en verpleegkundige processen - Bespreken van hoe de integratie van projecten zoals VitaLink en Flanders Care op een transparante manier kan gebeuren Opstellen van een lastenboek

14 Projectverloop Voorbereidingsfase - Het vertalen van de business vereisten naar een lastenboek rekening houdend met de verschillende toepassingen aanwezig in de organisatie - Aandacht voor de nodige flexibiliteit in het systeem Reden hiervoor zijn: - De wijzigende eisen van het RIZIV - Optimalisatie van businessprocessen - Aandacht voor technische vereisten Voorbeeld - Platformonafhankelijk - Eenvoudige installatie - Beveiliging

15 Projectverloop Voorbereidingsfase - Keuze van een leverancier Doorlopen van een selectietraject waar de laatste fase bestond uit 3 proof-of-concepts Bij de selectie is rekening gehouden met - Projectaanpak - Technische aspecten - Financiële aspecten - Evaluatie door de gebruikers => Er is gekozen voor CapGemini

16 Projectverloop Voorbereidingsfase Ervaringen Positief - Betrokkenheid van alle departementen voor het opstellen van het lastenboek - Eindgebruikers opnemen bij de keuze van de leverancier - Afstemmen/optimaliseren van administratieve en zorgprocessen Knelpunten - Onvoldoende kennis van de verschillende functies in de organisatie - Het herdenken van de processen - Het lean houden van de processen - Toekomstgericht denken

17 Projectverloop - Ontwikkelingsfase Project organisatie - Project stuurgroep - Interne projectmanager - Externe projectleider voor WGK - Extern ontwikkelingsteam met projectleider - Interne functionele en business analisten - Interne testcoördinator - Intern testteam

18 Projectverloop - Ontwikkelingsfase Project aanpak = Scrum methodologie - Sprints van 4 weken - Voor elke sprint: - Usuability werkgroep - Na elke sprint: - Demo van het ontwikkelde deel - Uittesten door de eindgebruiker

19 Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop Blijvende aandacht voor wettelijke verplichtingen Voorbeelden - Dossier dat voldoet aan de wettelijke verplichtingen van de overheid

20 Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop Blijvende aandacht voor gebruikerseisen Voorbeelden - Automatische koppeling tussen inbrengen van observatie naar verpleegkundige diagnosestelling - Aanbieden van meetinstrumenten naar pijn, decubitus, risicovoet

21 Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop Blijvende aandacht voor lean processen Voorbeeld - Geautomatiseerd scoringsproces Verpleegkundige krijgt signaal als hij/zij de patiënt opnieuw moet scoren Mogelijkheid om dit met verschillende verpleegkundigen te doen door conceptfase Automatische goedkeuringsflow indien binnen de richtlijnen van RIZIV/organisatie Indien afwijkend, bericht naar hoofdverpleegkundige Doorstroming naar MyCareNet

22 Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop - Afwegingen maken tussen flexibiliteit en complexiteit Voorbeelden - Een nieuwe zorgcode is historisch. Dit wil zeggen een Van en Tot en met datum. Deze flexibiliteit is nodig want vanuit het RIZIV kan een nomenclatuurcode stopgezet of aangepast worden - Het concept Invullijst zorgt voor de nodige flexibiliteit wanneer de verantwoording van de evaluatieschaal wijzigt maar zorgt voor de ontwikkelaars voor extra complexiteit

23 Projectverloop - Ontwikkelingsfase Aandachtspunten tijdens het projectverloop - Opvolgen of er naast de eindgebruikerseisen ook voldoende rapporteringsmogelijkheden zijn voor interne en externe stakeholders Voorbeelden - Overzicht van alle patiënten die diabeet zijn - Mogelijkheid om alle parameters van een patiënt door te sturen naar huisartsen

24 Projectverloop Ontwikkelingsfase Ervaringen Positief - Betrokkenheid van de eindgebruikers bij het bepalen van de opbouw van de applicatie - Toepassing is ondersteunend voor de verpleegkundigen: - Enkele voorbeelden: - Automatische controle of het dossier voldoet aan de wettelijke verplichten van de overheid - Contact tussen zorgkundige en begeleidende verpleegkundige

25 Projectverloop Ontwikkelingsfase Ervaringen Knelpunten - Achterliggende denkprocessen blijvend gebruiken - Evenwicht tussen interne resources en extern project team - Bewaking van begroting en timing - Interfaces met andere applicaties - Stabiliteit van de netwerken - Wisseling van beschikbare resource - Voldoende kennis van de interne processen

26 Projectverloop Pilootfase Reden - Controleren van tarificatie/facturatie processen - Interfaces met andere toepassingen - Kinderziektes uit de toepassing halen alvorens uit te rollen in de organisatie - Testen infrastructuur Wie - 4 van 29 afdelingen gebruiken EVD in de pilootfase

27 Projectverloop Pilootfase Wanneer - Najaar 2013 Stappen - Opleiding van EVD-gebruikers in meerdere sessies - Dubbeldraaien voor pilootafdelingen - Controle tarificatie/facturatie

28 Projectverloop Pilootfase Ervaringen Positief - Intuïtief in gebruik van EVD-toepassing - Eindgebruikers zijn tevreden over de functionaliteiten aanwezig in EVD Voorbeelden: - Observaties inbrengen - Parameters inbrengen - Bereikbaarheidsinformatie inbrengen -

29 Projectverloop Pilootfase Ervaringen Knelpunten - Veel kinderziektes - Synchronisatieproblemen - Door de gefaseerde uitrol van de verschillende functionaliteiten is de opleiding versnipperd geweest

30 Projectverloop Uitrolfase Wanneer Voorjaar 2014 Opleiding Train the trainer principe De opleiding wordt gegeven door de gebruikers zelf Change management - Roll-out team aanwezig waar vertegenwoordigers aanwezig zijn, elke functie met als doel: - Go between tussen hun functie en de uitrol van de applicatie

31 Projectverloop Uitrolfase Aandachtspunten - Opleiding bijgestuurd met aandacht voor achterliggende processen - Efficiënter inzetten van de helpdesk - Aanwezigheid van ondersteunende verpleegkundige in de afdeling bij de opstart - Correct gebruik van applicatie en volgen van processen

32 Projectverloop Uitrolfase Aandachtspunten - Bewaken kost dataverkeer - Performantie infrastructuur - Mobicontrole en opvolging van de in-out s van de tablets

33 EVD en het evoluerende zorglandschap Toekomstige uitdagingen E-recipi Communicatie met ziekenhuizen Communicatie met verzorgenden/zorgkundigen gezinszorg aan het bed van de patiënt Hoe observaties delen met verzorgenden/zorgkundigen, al dan niet uitgerust met een tablet? Hoe observaties van zorgkundigen/verzorgenden opnemen in het EVD?

34 DEMO