Resultaten IBIS project. SISLink conferentie 19 juni 2009 Bote Folkertsma, Studielink

Maat: px

Weergave met pagina beginnen:

Download "Resultaten IBIS project. SISLink conferentie 19 juni 2009 Bote Folkertsma, Studielink"

Renske Dijkstra
8 jaren geleden
Aantal bezoeken:

1 Resultaten IBIS project SISLink conferentie 19 juni 2009 Bote Folkertsma, Studielink

2 Onderwerpen Projectdoel en -resultaten Analyse knelpunten IBIS concept Hoe verder

3 Projectdoel IBIS Verkenning van de mogelijkheden om in Studielink het intakeproces van bijzondere doelgroepen te verbeteren. Verkenningsmissie Intakeproces => toelating Doelgroepen: masters internationale studenten kunstvakonderwijs

4 Projectresultaat IBIS Functionele beschrijving analyse knelpunten IBIS concept als oplossing Impact voor de instelling Architectuurmodel beschrijving veranderingen in architectuur SL ervaringen met prototypes inpassing in Studielink Twee prototypes Aantonen werking van het IBIS concept

beschrijving veranderingen in architectuur SL ervaringen met prototypes

5 Uitvoering project Aanleiding Kritiek op huidige procesgang buitenlandse studenten en toelating bij kunstvakopleidingen Wens voor betere geautomatiseerde ondersteuning Aanpak Projectopzet met pl Wim den Boer Workshops inbreng veel instellingen Wanneer oktober maart 2009 Samenwerking met NAP project: Gebruik globale processtappen Materiedeskundigheid en visie op buitenlandse studenten

Wim den Boer Workshops inbreng veel instellingen Wanneer oktober 2008 - maart 2009 Samenwerking

6 Scope IBIS IBIS Studielink nu

7 Enkele knelpunten / uitdagingen? Behoefte aan een meer stapsgewijs intakeproces met een flexibele procesgang Verbeterde communicatie met studenten Verbreding procesgang (intake) vraagt om meer flexibiliteit in de aanlevering van informatie. Instellingen willen zelf kunnen bepalen op welk moment gegevens uit Studielink naar het SIS van een instelling worden verstuurd. Het intakeproces voor bijzondere doelgroepen is op zeer uiteenlopende manieren georganiseerd.

Verbreding procesgang (intake) vraagt om meer flexibiliteit in de aanlevering van informatie.

8 Resultaten workshops Processen Grote mate van overeenstemming over definitie hoofdprocessen Processtappen kennen voornamelijk gemeenschappelijke kenmerken en beperkt aantal eigen toevoegingen Afhandeling per instelling zeer divers: van lineair elke onderdeel moet zijn afgerond alvorens de volgende stap wordt uitgevoerd tot parallel op basis van enkele gegevens worden diverse acties uitgezet Eisen / processen zijn per opleiding verschillend We raken ook de huidige processen in Studielink zoals loting en betaling Betaling verdient nog extra aandacht gezien complexiteit bij buitenlandse studenten Conclusie IBIS: standaardisatie processtappen mogelijk, flexibiliteit in procesflow is voorwaarde

enkele gegevens worden diverse acties uitgezet Eisen / processen zijn per opleiding verschillend We raken ook de huidige processen in Studielink zoals loting en betaling

9 Resultaten workshops Studentgegevens en dossier Het begrip buitenlandse student is niet eenduidig kenmerken persoon bepalen acties Benodigde gegevens roepen i.h.a. geen discussie op Soort op te vragen documenten is vrijwel identiek WHW vooral leidend hierbij In plaats van afzonderlijke doelgroepen moeten we meer spreken van condities / parameters Conclusie IBIS: standaardisatie gegevens en documenten goed mogelijk. Flexibiliteit in bevragen is voorwaarde (bevraging deels nu al in Studielink gerealiseerd)

hierbij In plaats van afzonderlijke doelgroepen moeten we meer spreken van condities / parameters Conclusie IBIS:

10 Resultaten workshops Organisatie Afhankelijk van grootte en complexiteit zeer diverse uitvoering per instelling Van volledig centraal georganiseerd tot grotendeels decentraal (faculteiten) Vaak meerdere bureaus / afdelingen betrokken (CSA, IO, Fac.) Soms één afdeling die de gehele toelating en inschrijving afhandelt Afhankelijk van noodzakelijke expertise taken aan verschillende rollen toegekend b.v. diplomawaardering door expert IO Conclusie IBIS: flexibele toedeling van taken aan rollen en rollen aan personen is voorwaarde

) Soms één afdeling die de gehele toelating en inschrijving afhandelt Afhankelijk van noodzakelijke expertise taken aan

11 Intermezzo Een mini enquête over IBIS onderwerpen Bij mijn instelling is de volgende afdeling leidend bij toelating: CSA, IO, faculteit, anders Wij gebruiken veel automatisering bij de toelating dan wel wij handelen veel via papieren dossier af Wij gebruiken het SIS, een andere applicatie, geen programma voor registratie toelating Bij onze instelling wordt de organisatie rond selectie en toelating de komende twee jaar aangepast

handelen veel via papieren dossier af Wij gebruiken het SIS, een andere applicatie, geen programma voor

12 Basis conceptmodel IBIS

13 Functionaliteit frontoffice

14 Standaard processtappen...

15 ...en flexibele procesgang

16 Flexibele invoer informatie

17 Flexibele organisatie

18 Conclusies Een verbeterd midoffice en een nieuw frontoffice maakt ondersteuning in SL van het intakeproces van bijzondere doelgroepen mogelijk. Het voorgestelde concept is generiek en flexibel van aard: instelbare procesflows flexibele webformulieren ondersteuning voor uiteenlopende organisatievormen De nieuwe opzet maakt een meer stapsgewijs proces mogelijk en leidt tot een verbeterde communicatie met de student. Vernieuwing biedt ook voordelen voor de reguliere student Zekere vrijheid in rolverdeling Midoffice <> Backoffice Concept is uitvoerbaar gezien de huidige pakketten die in de markt voorhanden zijn

organisatievormen De nieuwe opzet maakt een meer stapsgewijs proces mogelijk en leidt tot een verbeterde communicatie met de student.

19 Vervolg Voorjaar-najaar 2009 Strategische discussie in WAR over verdere functionele ontwikkelingen in Studielink en rol IBIS hierin 2 e helft 2009 bespreken resultaat in stuurgroep Conclusies delen Aanzet voor inhoudelijk vervolg voorbereiden Najaar 2009 / begin 2010 Samenwerking met huidige ontwikkelingen in het land en voorzetting samenwerking NAP project Vervolgproject?

stuurgroep Conclusies delen Aanzet voor inhoudelijk vervolg voorbereiden Najaar 2009 / begin

20 Tot slot IBIS opnemen in Studielink vraagt: investeren in standaardiseren + slimme instrumenten over/door huidige fase aanloopperikelen heenkijken geduld omdat realisatie niet morgen kan krachten mobiliseren om draagvlak en financiering te organiseren actieve inbreng van deskundigen om requirements scherp te krijgen

omdat realisatie niet morgen kan krachten mobiliseren om draagvlak en

Vergelijkbare documenten

NAP ISO Internationale Studenten en Onderwijskwaliteit Werkpakket architectuur

NAP ISO Internationale Studenten en Onderwijskwaliteit Werkpakket architectuur Peter Zandveld Universiteit Leiden Bote Folkertsma - Studielink Aanleiding project Enige statistieken (uit 2007): Het percentage