Concept Business Case Rode Loper Studielink

Transcriptie

1 Concept Business Case Rode Loper Studielink Projectgroep Rode Loper Studielink Johan Drost MMO Versie september 2011

2 Versiebeheer Versie Datum Auteur Omschrijving Johan Drost MMO Initiële versie Johan Drost MMO Conceptversie t.b.v. Studielink en Projectgroep Johan Drost MMO Ellen van Hattem Johan Drost MMO Johan Drost MMO Johan Drost MMO Johan Drost MMO Aanpassingen en verbeteringen naar aanleiding van bespreking met Wouter de Haan, Harm Abel Kunnen en Bote Folkertsma Redactionele aanpassingen en inhoudelijke opmerkingen Aanpassingen naar aanleiding van inhoudelijke suggesties Ellen van Hattem Aanpassingen en verbeteringen naar aanleiding van bespreking van versie 0.5 met Wouter de Haan, Harm Abel Kunnen en Bote Folkertsma Aanpassingen in de business case na overleg met Harm Abel Kunnen Aanpassingen na bespreking in het bestuur van Stichting Studielink met betrekking tot een evenwichtige kostenverdeling tussen de instellingen. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 2 van 19

3 Inhoud 1. Inleiding 4 2. Randvoorwaarden en uitgangspunten Het aangepaste Studielink moet de studentprocessen optimaal ondersteunen Studielink kiest voor zaakgericht werken Er wordt een goedwerkende koppeling met de IND en de Nuffic gerealiseerd Functionele aanpassingen aan SIS en zijn gering Het aantal internationale studenten verdubbelt in de komende zeven jaar 6 3. Kosten Inleiding Ontwikkelkosten Rode Loper Studielink Implementatiekosten Studielink Kosten aanpassen SIS Kosten implementatie bij instellingen Kostenverdeling Totale kosten 9 4. Opbrengsten Kwantitatieve aspecten One size fits all Efficiëntievoordelen, procesverbeteringen en een meer doelmatige organisatie Samen sterker, beter in staat de student te ondersteunen Totale kwantificeerbare opbrengsten Kwalitatieve aspecten Business Case 14 Bijlage Opbrengsten Business case Rode Loper Studielink 16 Bijlage Indicatief kostenoverzicht implementatie bij instellingen 19 SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 3 van 19

4 1. Inleiding Een van de eindproducten van de eerste fase van het project Rode Loper Studielink is deze business case. De business case geeft inzicht in de kosten en opbrengsten van de realisatie van de in deze fase gedefinieerde functionaliteit voor internationale studenten in Studielink. In de business case is een aantal randvoorwaarden en uitgangspunten opgenomen. Deze randvoorwaarden en uitgangspunten zijn van belang voor het realiseren van het verwachtte kostenvoordeel. Naar verwachting zal het aantal internationale studenten wereldwijd in 2018 verdubbelen. Het is voor Nederland een uitdaging mee te groeien en, gegeven de huidige relatieve achterstand op de ons omringende landen, in te halen. Een gestroomlijnd administratief proces is daarbij een noodzakelijk onderdeel van het wervingsbeleid. De obstakels voor een student uit het buitenland die bij ons wil studeren zijn groot. Extra administratieve barrières moeten dus waar mogelijk worden beperkt, om voortijdig afhaken van studenten te voorkomen. Daarbij komt dat de student, gewend aan internetdiensten en webwinkels steeds meer een persoonlijke benadering verwacht. Dat vraag om differentiatie naar doelgroepen in de dienstverlening aan de student. Nederland presenteert zich als kennisland en wil de kenniseconomie versterken door onder meer in te zetten op kennismigratie. Het binden van internationale studenten aan Nederland, aan hogescholen en universiteiten is een van de speerpunten van het beleid. Een toename van het aantal internationale studenten vergroot de administratieve druk op de instellingen bij de dienstverlening rond werving en selectie. Het proces is bewerkelijk: het vaststellen van de identiteit van de student, het beoordelen van een vooropleiding, het toetsen van de competenties; lastig als de student niet in Nederland verblijft. Dergelijke complexiteit is zeker versterkt aan de orde bij internationale kunstvak- en masterstudenten. Deze studenten moeten veelal een uitgebreid toelatingsproces doorlopen. Het verwerken van steeds grotere aantallen studenten met een toename van het aantal processtappen gecombineerd met de behoefte bij de student aan een meer persoonlijke benadering en gepaard aan de noodzaak van efficiency, vergroot de behoefte om de ICT-ondersteuning waar mogelijk in de administratieve keten te verbeteren. Rode Loper Studielink geeft antwoord op het efficiënt, klantgericht en kostenbewust inrichten van de ondersteunde processen rondom toelating en inschrijving van de internationale student. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 4 van 19

5 2. Randvoorwaarden en uitgangspunten Onderstaande randvoorwaarden uitgangspunten zijn van belang voor het realiseren van het verwachtte kostenvoordeel, zoals omschreven in deze business case. 2.1 Het aangepaste Studielink moet de studentprocessen optimaal ondersteunen Een van de belangrijkste uitgangspunten van Rode Loper Studielink is dat het toelatings- en inschrijfproces voor internationale studenten sterk wordt vereenvoudigd. In diverse recente onderzoeken komt naar voren dat internationale studenten tevreden zijn over de kwaliteit van het (internationale) onderwijs. Maar in de administratieve en ondersteunende processen kan veel worden verbeterd. De huidige procesgang wordt door de internationale student ervaren als van het kastje naar de muur en de procescommunicatie laat te wensen over. Uit onderzoek van onder meer de Hogeschool Utrecht blijkt dit voor aspirant studenten een belangrijke reden om tijdens het (intake)proces af te haken. Rode Loper Studielink stelt in het aanmeld- en inschrijfproces de internationale student centraal. Het verbeterde Studielink moet de toelating en inschrijving van alle soorten internationale studenten optimaal ondersteunen. Dus ook kunstvakstudenten, short-stay en cursisten. 2.2 Studielink kiest voor zaakgericht werken Een ander uitgangspunt is dat Studielink kiest voor zaakgericht werken als toekomst vaste architectuur. De architectuur stelt die instellingen beter in staat het toelatings- en inschrijfproces van bijzondere doelgroepen te ondersteunen. In 2008 heeft Studielink een onderzoek (IBIS 1 ) laten uitvoeren naar de wijze waarop Studielink de intake van bijzondere doelgroepen beter kan Studielink ondersteunen. Op dit moment is de afhandeling van iedere (aspirant) student in Studielink hetzelfde. Als we de processen van internationale studenten beter willen ondersteunen, moet Studielink meer flexibiliteit en maatwerk kunnen bieden. In de aanbesteding van Studielink in 2009 is er voor gekozen om het concept van zaakgericht werken in de toekomst mogelijk te maken. Met zaakgericht kunnen de Studielinkprocessen gedifferentieerd per instelling, per opleiding en per type student worden ingericht. Dit komt tegemoet aan de wens van de project- en werkgroep om maatwerk te kunnen leveren aan een specifieke student of studentgroep. Wanneer zaakgericht werken in Studielink is ingevoerd, kan - anders dan in de huidige opzet - veel efficiënter worden gewerkt. De essentie van zaakgericht werken is dat meerdere partijen tegelijkertijd aan het dossier van een (aspirant) student kunnen werken met zicht op het verloop en status in het totale proces. In de huidige opzet moet in veel gevallen gewacht worden met verdere afhandeling tot de voorafgaande processtap is afgehandeld. Hierbij gaat veel kostbare (doorloop)tijd verloren en missen partijen zicht op de stand van zaken. Daarnaast kunnen desgewenst (afgesproken) doorlooptijden in het systeem worden vastgelegd. Als voor bijvoorbeeld de beoordeling van een buitenlands diploma en het bepalen van de toelaatbaarheid veertien dagen staat, dan signaleert het systeem de gebruiker(s) wanneer deadlines in zicht zijn en worden overschreden. 2.3 Er wordt een goedwerkende koppeling met de IND en de Nuffic gerealiseerd Bij het opstellen van het generieke procesontwerp is rekening gehouden met een goed werkende koppeling met de IND (verblijfsvergunning) en de Nuffic (diplomawaardering). Tijdens de workshops van Rode Loper Studielink is dit onderwerp een aantal keer besproken. De instellingen hebben aangeven dat met de realisatie van beide koppelingen veel efficiencywinst kan worden behaald. Het systeem wordt voor de (aspirant) student gebruiksvriendelijke en doorlooptijden kunnen sterk (enkele weken) worden verkort. Wij weten dat de IND bezwaren heeft tegen een rechtstreekse koppeling. De instellingen vinden een koppeling met de IND wel heel belangrijk. Medewerkers van de IND hebben aangegeven dat het nieuwe informatiesysteem van de IND (Indigo) koppelingen met externe systemen kan ondersteunen. 1 Stichting Studielink. (2009). Bestuurlijk advies IBIS. Utrecht: Studielink SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 5 van 19

6 2.4 Functionele aanpassingen aan SIS en zijn gering Met de implementatie van functionaliteit voor internationale studenten in Studielink ontstaat een gemeenschappelijke oplossing voor het bedienen van deze doelgroep in het Nederlandse hoger onderwijs. Deze gemeenschappelijke oplossing stelt instellingen in staat de ondersteunende processen op een efficiënte en doelmatige wijze in te richten. Het streven is om de kosten voor de instellingen zo beperkt mogelijk te laten zijn. Voor het realiseren van de beoogde efficiency- en kostenvoordelen is het van belang om zoveel als mogelijk te streven naar standaardisatie van de ondersteunende processen. Naast standaardisatie van het proces moet ook voldoende aandacht zijn voor het kunnen leveren van maatwerk door instellingen aan (specifieke doelgroepen van) internationale studenten. Er moet worden gekozen voor een oplossing die het voor instellingen beide mogelijk maakt. Voor eenduidigheid en het efficiënt kunnen afhandelen van aanvragen zal het systeem modulair worden opgezet. Door modularisatie 2 kan maatwerk worden geboden door Studielink aan de instelling en door de instelling aan de (aspirant) student. De instelling kiest welke onderdelen (modulen) van het systeem gebruikt moeten worden. Als bijvoorbeeld subprocessen huisvesting en verzekeren niet tot de dienstverlening van de desbetreffende instelling behoort dan worden deze onderdelen niet bij de instelling uitgezet. De (aspirant) student die zich bij deze instelling aanmeldt, krijgt deze onderdelen tijdens het proces niet te zien. Instellingen moeten kunnen kiezen tussen een minimale en een maximale variant. Binnen de maximale variant wordt gebruik gemaakt van zoveel mogelijk (beschikbare inschrijf)functionaliteit van Studielink. Bij de minimale variant worden processen zo veel als mogelijk afgehandeld op de wijze zoals deze nu al binnen de instelling plaatsvinden, ondersteund door het SIS. Een slimme koppeling tussen de nieuwe midoffice van Studielink en bijvoorbeeld het eigen SIS moet dit mogelijk maken. De keuze voor een groeistrategie (van minimaal naar maximaal) stelt alle instelling in staat binnen een tijdsbestek van maximaal drie jaar desgewenst de nieuwe functionaliteit van Studielink te implementeren. De keuze zal ook voor een belangrijk deel bepaald worden door het SIS dat de instelling in gebruik heeft. Biedt het SIS (nu al) veel functionaliteit ter ondersteuning van de intake van internationale studenten en heeft de instelling de processen hiervan op orde dan ligt het meer voor de hand te kiezen voor een minimale variant. Biedt het SIS nog weinig ondersteuning dan ligt de maximale variant voor de hand. Als we gezamenlijk kiezen voor voortaan investeren in één robuust en kwalitatief hoogwaardige infrastructuur is de keuze voor de maximale variant geboden, ook als de eigen oplossing dit momenteel doet. 2.5 Het aantal internationale studenten verdubbelt wereldwijd in de komende zeven jaar Naar verwachting zal het aantal internationale studenten in 2018 wereldwijd verdubbelen. De huidige processen rondom werving, aanmelding, selectie, toelating, enz. van internationale studenten zijn complex, kostbaar en in veel gevallen weinig efficiënt ingericht. De huidige kosten voor werving, selectie en toelating van internationale studenten bedragen in veel gevallen het tienvoudige van dat van reguliere bachelor studenten. Onderzoek toont aan dat in de uitvoering van het proces snelheid cruciaal is bij het op een efficiënte wijze selecteren en toelaten van de juiste groep internationale studenten. Als hieraan niets verandert, zullen de processen bij een verdubbeling van het aantal internationale studenten vastlopen, worden doorlooptijden langer, nemen de kosten toe en zullen Nederlandse onderwijsinstellingen onvoldoende profiteren van stijgend aantal internationale studenten. 2 Modulen kunnen los van elkaar maar ook in samenhang van elkaar worden gebruikt. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 6 van 19

7 3. Kosten 3.1 Inleiding Aan de realisatie van functionaliteit voor internationale studenten zijn kosten verbonden. Deze kosten zijn onder te verdelen in kosten die gemaakt worden door Stichting Studielink, SISleveranciers en de instellingen. Samen met Chronotech heeft de projectgroep een inschatting gemaakt van de ontwikkel- en implementatiekosten. Hierbij is er vanuit gegaan dat de gekozen oplossing in een zaaksysteem wordt geïmplementeerd. Daarnaast is bij het bepalen van de kosten rekening mee gehouden dat een nieuw koppelvlak tussen Studielink en de instelling wordt ontwikkeld. Het huidige koppelvlak (het huidige Studielink, met een dubbel uitgevoerd koppelvlak) kan tot de eerst volgende koppelvlakwijziging worden blijven gebruikt. 3.2 Ontwikkelkosten Rode Loper Studielink De projectgroep Rode Loper Studielink heeft een prototype met functionaliteit voor internationale studenten laten ontwikkelen. Hierbij is gebruik gemaakt van een standaard zaaksysteem. Het invoegen van het concept van zaakgericht werken maakt Studielink conceptueel anders. Het maakt het gedifferentieerd inrichten van het inschrijfproces per instelling, per type student en per opleiding mogelijk. Hierdoor kan iedere instelling indien gewenst (zelf) maatwerk configureren om een specifieke student of studentgroep te ondersteunen tijdens het inschrijfproces. Het ontwikkelde prototype is gedemonstreerd tijdens SISLink 2011 en begin juli 2011 aan de werkgroep Rode Loper. De reacties op het prototype waren zeer positief. Betrokkenen zijn er van overtuigd dat de keuze voor zaakgericht werken een goede keuze is. Naast de configuratie van een zgn. zaaksysteem en zakenmagazijn 3 moet aansluiting worden gezocht bij de huidige ontwikkelingen rondom de frontoffice van Studielink en zullen er aanpassingen in broker van Studielink moeten worden doorgevoerd. Op basis van het door de werkgroep Rode Loper Studielink vastgestelde generieke procesmodel en de ervaring die is opgedaan tijdens de ontwikkeling van het prototype schatten we de totale ontwikkelkosten op ongeveer 1.6 miljoen. De jaarlijks terugkerende onderhoudskosten bedragen naar schatting 275K. Onderbouwing investeringen Kosten aanschaf en bouw functionaliteit in zaaksysteem Licentie(s) zaaksysteem (*) Aanpassingen broker en KVA Testen en in productie name Koppelingen met IND en Nuffic Projectmanagement Ketentesten met instellingen Onvoorzien ( +/-20%) Onderbouwing jaarlijks terugkerende kosten Onderhoud en beheer zaaksysteem (*) Aanpassingen aan FO en MO Aanpassingen berichtenverkeer Extra kosten hosting en technisch beheer Extra kosten servicedesk (*) Als Studielink over gaat naar een zaaksysteem zal dat voor alle studenten in Studielink gelden ( ). Hier zijn alleen de kosten voor de internationale studenten opgenomen. 3.3 Implementatiekosten Studielink Naast de kosten voor de ontwikkeling van de functionaliteit moet rekening worden gehouden met kosten voor het in productie nemen en de implementatie ervan bij de hostingprovider van Studielink. Daarnaast zal budget moeten worden gereserveerd voor het organiseren van trainingen voor medewerkers van de instellingen. Deze kosten zullen naar schatting samen eenmalig 75K bedragen. 3 Zaaksysteem en zakenmagazijn zijn standaardcomponenten binnen zaakgericht werken. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 7 van 19

8 Implementatiekosten Studielink In productie nemen bij hostingpartij Opleidingen e.d Kosten aanpassen SIS Eén van de randvoorwaarden in deze business case is dat de aanpassingen aan de SIS en tot een koppelvlakwijziging beperkt blijven. Het streven is om in de midoffice van Studielink het dossier van de aspirant student een centrale plaats te geven. Het dossier kan te allen tijde worden overgehaald naar het SIS om daar opgeslagen en/of verder bewerkt te worden. Aanpassingen die door de instelling zijn doorgevoerd, moeten ook weer worden bijgewerkt in de midoffice. Hiervoor zijn twee nieuwe berichten nodig. Een voor van de midoffice naar het SIS en een voor de weg terug. Omdat de werkwijze per instelling sterk verschilt, evenals de wijze waarop het SIS wordt ingezet, is het belangrijk dat instellingen zelf kunnen bepalen op welk moment zij gegevens die in de nieuwe midoffice zijn opgeslagen naar het SIS importeren. Afhankelijk van welke van de nieuwe Rode Loper processen (processen ten behoeve van de toelating en inschrijving van de internationale student) de instelling (ook) met het SIS wil (blijven) ondersteunen, zijn in het SIS ook functionele aanpassingen nodig. De mogelijkheid om een deel van de procesgang naar eigen behoefte in te richten maakt een meer flexibele inzet van Studielink door de instellingen mogelijk. De instelling kan kiezen welke taken en processen binnen het SIS en/of wel via de nieuwe midoffice worden uitgevoerd. Wij schatten dat per SIS gemiddeld 100K moet worden gereserveerd voor deze aanpassingen. Deze aanpassing zal op ongeveer tien plaatsen (SIS en / SIS-adapters) worden doorgevoerd. Deze kosten komen voor rekening van de SIS-leverancier. In de meeste gevallen wordt dit door de SISleverancier doorbelast aan de instelling of verwerkt in de licentie en/of onderhoudsbijdrage. Kosten aanpassen SIS (10) Aanpassen SIS en Kosten implementatie bij instellingen Naast de kosten voor het aanpassen van de SIS en moeten instellingen ook investeren in het doorvoeren van proces- en organisatie aanpassingen. Deze investeringen zijn nodig om de instelling in staat de beoogde efficiencywinst te behalen. Op basis van onze ervaringen met vergelijkbare veranderprocessen verwachten wij dat deze kosten tussen de 25K en 50K per instelling liggen. Dit zijn indicatieve bedragen die per instellingen sterk kunnen verschillen. Voor het rekenmodel gaan wij uit van (eenmalig) gemiddeld 37,5K per instelling, bij de dertig instellingen met de meeste internationale studenten. Kosten implementatie Instellingen (30) Implementatie Rode Loper Studielink / instelling Een specificatie van de indicatieve kosten die een instelling maakt is in de bijlage bij deze business case opgenomen. 3.6 Kostenverdeling Naar verwachting profiteren niet alle hogescholen en universiteiten evenredig veel van de gevraagde investering. Het aantal internationale studenten per instelling loopt namelijk sterk uit een. Er zijn instellingen met (relatief) veel internationale studenten zoals de Universiteit Maastricht, de Rijksuniversiteit Groningen en de Gerrit Rietveld Academie, maar er is ook een aantal instellingen met weinig of geen zoals de kleine Pabo s en de Theologische Universiteiten. Overigens zullen wel alle studenten en instellingen profiteren van het zaakgericht werken dat met Studielink Rode Loper wordt geïntroduceerd. Er zijn meerdere kosten-verdeelmodellen denkbaar. Bij de verdeling kan bijvoorbeeld (deels) worden uitgegaan van het aantal ingeschreven internationale studenten per instelling of het percentage ervan ten opzichte van het totaal aantal inschreven studenten bij die instelling. Er kan breder worden gekeken naar bijvoorbeeld bijzondere doelgroepen, zoals kunstvak- en masterstudenten, die ook profiteren van deze ontwikkeling. Of een combinatie van deze grootheden. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 8 van 19

9 Stichting Studielink zal het ministerie van OCW vragen een bijdrage te leveren aan de innovatie die Rode Loper Studielink nastreeft. Daarbij zijn drie scenario s denkbaar voor de realisatie van fase 2, de ontwikkeling van Rode Loper Studielink: scenario 1 - OCW subsidieert fase 2 Het doel van het programma Rode Loper is om Nederland aantrekkelijker te maken voor internationale studenten. Vanuit deze breed onderschreven doelstelling zullen we het ministerie van OCW en wellicht ook het ministerie van BZK vragen om subsidie. scenario 2 - de onderwijsinstellingen financieren fase 2 Daarbij is het van belang dat de win-winsituatie voor alle onderwijsinstellingen inzichtelijk gemaakt wordt. Als het hoger onderwijs de ontwikkeling van Rode Loper Studielink financiert, zijn er twee opties: financiering door alle instellingen òf modulair inkopen per onderwijsinstelling op basis van (relatieve) aantallen internationale studenten. Hierbij moet in acht worden genomen dat het gehele hoger onderwijs profiteert van het in te voeren zaakgericht werken, dus wellicht dat een mengvorm mogelijk is: alle instellingen een lagere basisbijdrage en een aanvullende bijdrage gekoppeld aan het aantal internationale studenten. scenario 3-50% subsidie van OCW en 50% financiering door het hoger onderwijs Dit scenario gaat uit van een bijdrage van de overheid gecombineerd met financiering door de hogescholen en universiteiten. In het aandeel van het hoger onderwijs is wederom een keuze mogelijk tussen volledige betaling door de universiteiten en hogescholen (ongeveer de helft van het hoger onderwijs) die direct belang hebben bij de voorgestelde verbeteringen in Studielink, financiering door alle instellingen om een mengvorm als bij scenario 2 beschreven. Zodra op hoofdlijnen bestuurlijke conclusies zijn getrokken, kan een preciezer kosten-verdeelmodel over de instellingen worden uitgewerkt. 3.7 Totale kosten In onderstaande tabel zijn de verwachte totale kosten opgenomen. Daaronder zijn de verwachte jaarlijks terugkerende kosten weergegeven. Totale kosten (eenmalig) Kosten Rode Loper Studielink Implementatiekosten Studielink Kosten aanpassen SIS Kosten implementatie Instellingen Afschrijving over 3 jaar, per jaar SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 9 van 19

10 4. Opbrengsten 4.1 Kwantitatieve aspecten De kwantitatieve opbrengsten zijn onderverdeeld in one size fits all, in efficiency voordelen en in samen sterker. De opbrengsten zijn onderstaande paragrafen verder gespecificeerd. Deze opbrengsten zijn door de projectgroep in drie scenario s uitgewerkt. Een variant waar weinig efficiencywinst wordt geboekt, een variant waarbij een gemiddelde efficiencywinst wordt geboekt en waarbij veel efficiency winst wordt gerealiseerd. Bij de in dit hoofdstuk genoemde bedragen zijn wij uitgegaan van gemiddelde aantallen en bedragen. De bedragen die hier worden genoemd zijn afkomstig van het gemiddelde scenario, zie hiervoor bijlage 1. Bij one size fits all worden besparingen gerealiseerd omdat kosten voor eigen ontwikkelingen, beheer en onderhoud van maatwerk niet meer gemaakt hoeven te worden. Bij efficiency voordelen gaat de projectgroep er vanuit dat Rode Loper Studielink het mogelijk maakt het proces efficiënter en de organisatie doelmatiger bij de instellingen in te richten. Bij het laatste punt, samen sterker gaan wij er vanuit extra besparingen te kunnen behaald omdat verbeteringen kunnen worden doorgevoerd die voor individuele instellingen te kostbaar of niet realiseerbaar zijn. Denk hier bijvoorbeeld aan een koppeling met de informatiesystemen van partijen als de IND, de Nuffic, IELTS en TOEFL. In onderstaande drie paragrafen zijn de verschillende onderdelen verder uitgewerkt. 4.2 One size fits all De gekozen architectuur (frontoffice, zaakgericht werken, flexibele aansluiting op SIS) maakt het de instellingen mogelijk om met een generiek systeem maatwerk te bieden aan bijzondere doelgroepen. De nieuwe functionaliteit wordt ontwikkeld ten behoeve van de ondersteuning van het toelatings- en inschrijfproces van alle internationale studenten die een studie in Nederland willen volgen. Hierdoor is het niet langer nodig om in eigen ontwikkelde systemen te investeren. Het kostbare beheer en de ontwikkeling van deze maatwerkoplossingen komt hierdoor te vervallen. De opbrengst van one size fits all is groot omdat de kosten van een gemeenschappelijk functionaliteit in Studielink gemeenschappelijk worden gedragen in plaats van voor het eigen ontwikkelde maatwerk, door elke instelling afzonderlijk. Bij navraag in de project- en werkgroep Rode Loper is gebleken dat deze uitgaven sterk variëren en in een aantal gevallen fors uitvallen. Er zijn voorbeelden genoemd van maatwerkoplossingen die de instellingen jaarlijks 10K aan beheer en onderhoud en 18K aan hosting bij het (eigen) rekencentrum kost. In het specifieke voorbeeld schrijft de betreffende instelling jaarlijks ongeveer driehonderdvijftig internationale studenten in. Op de kosten per ingeschreven (internationale) student is hier dus veel winst te behalen. In de business case gaan wij ervan uit dat ongeveer dertig instellingen in meer of mindere mate kunnen besparen op de kosten voor deze eigen ontwikkeling of door de SIS-leverancier aangeboden maatwerk. Niet alle instellingen hebben internationale studenten. Een ander aantal instelling is tevreden over de huidige functionaliteit van Studielink en maakt voor deze doelgroep hiervan nu al gebruik. Vanwege de (grote) verschillen tussen de instellingen is de bandbreedte groot. Wij verwachten dat de besparingen van one size fits all uiteenlopen van ongeveer 3K tot 50K per instelling tussen 2014 en 2016 per jaar. In onderstaande tabel zijn de gezamenlijke besparingen bij een gemiddeld rendement voor dit onderdeel (per jaar) opgenomen. In drie jaar tijd komt de gezamenlijke besparing uit op totaal ongeveer 500K Totale opbrengst One Size Fits All Opbrengst per student 3,5 3 2,5 4.3 Efficiëntievoordelen, procesverbeteringen en een meer doelmatige organisatie Een van de uitgangspunten is dat Studielink het volledige toelatings- en inschrijfproces van de internationale student ondersteunt. We creëren één loket waar de student de benodigde informatie en documentatie achter laat en waar hij geïnformeerd wordt over de status van zijn aanmelding, toelating tot Nederland, toelating tot de opleiding en uiteindelijk de inschrijving. Omdat alle documentatie en (status)informatie op één plaats beschikbaar is, betrokken partijen gelijktijdig aan SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 10 van 19

11 het dossier van de (aspirant) student kunnen werken en zowel de student als de instelling niet langer op zoek hoeft te gaan naar de meest recente gegevens, stelt dit instellingen in staat de eigen werkprocessen optimaal te organiseren. Afhankelijk van de wijze waarop de instelling de werkprocessen nu heeft ingericht verwacht de projectgroep dat (forse) efficiencyvoordelen te behalen zijn. Bijvoorbeeld: taken die nu nog tien uur per dossier kosten kunnen in het nieuwe systeem misschien wel in vijf of zes uur worden afgehandeld. Het systeem meldt proactief als deadlines worden overschreden en er hoeft veel minder dan in de huidige situatie (handmatig) te worden gearchiveerd. Met een koppeling tussen Studielink, de IND (verblijfvergunning) en de Nuffic (diplomawaardering) kunnen bestaande doorlooptijden sterk worden verkleind. Partijen hoeven naar verwachting minder op elkaar te wachten met als belangrijk voordeel voor de (aspirant) student dat hij eerder over de status van zijn toelating tot Nederland en de gewenste opleiding wordt geïnformeerd. Deze efficiencyvoordelen worden versterkt door een stijgend 4 aantal internationale studenten dat in Nederland komt studeren en doordat de door de verbeterde communicatie gedurende het proces minder potentiële studenten zullen uitvallen 5. Van een aantal instellingen heeft de projectgroep gegevens gekregen met betrekking tot de mogelijke efficiencybesparingen bij realisatie van de functionaliteit voor internationale studenten. In de business case gaan wij er van uit dat ongeveer dertig instellingen (instellingen met de meeste internationale studenten) zullen profiteren van de gewenste functionaliteit. De genoemde verwachte besparingen (op voornamelijk personele inzet) lopen uiteen van 25% tot 30% per jaar. Wij verwachten dat de besparingen van efficiency voordelen uiteenlopen van ongeveer 10 en 100 per student tussen 2014 en 2016 per jaar. De bandbreedte hier is groot omdat ook de kosten die gemaakt worden voor de toelating en inschrijving van internationale studenten tussen de instellingen groot zijn. Er zijn instellingen waarbij 10 fte werkzaam is rondom admission en per jaar niet meer dan 500 internationale studenten inschrijven. Deze instellingen hebben aangegeven dat de kosten voor toelating en inschrijving van internationale studenten tussen 350 en 450 bedragen. Er zijn ook instellingen die met een veel kleinere bezetting op het internationale office meer internationale studenten inschrijven. De huidige kosten per student zijn vanzelfsprekend dan ook lager. Met een besparing van 25-30% per jaar (op loonkosten bij instellingen) waarbij instellingen tussen 10 en 100 per internationale student minder uitgeven aan ondersteunende processen komen we in deze business case uit op een gemeenschappelijke besparing van 800K in 2014 oplopend naar meer dan 3 miljoen in Hierbij hebben we rekening gehouden dat in het eerste en tweede jaar dat de functionaliteit in gebruik is de efficiencywinst niet volledig kan worden behaald. Voor het eerste en tweede jaar gaan we respectievelijk voor 1/3 en 2/3 deel van de verwachte besparing uit. In de berekening is rekening gehouden met een stijging van het aantal internationale studenten van in 2014 naar in In onderstaande tabel zijn de opbrengsten bij dit onderdeel uit het gemiddelde scenario weergegeven Totale opbrengst efficiency voordelen Opbrengst per student De geschatte jaarlijkse besparing van meer dan 3 miljoen is hoog. Dit bedrag wordt gerealiseerd doordat de dertig instellingen met de meeste internationale studenten elk, door de invoering van de generieke functionaliteit, gemiddeld 1,5 fte kunnen besparen op personele inzet. Voorwaarde hierbij is dat ook de werkprocessen en organisatie bij de instellingen hierop wordt aangepast. 4.4 Samen sterker, beter in staat de student te ondersteunen Wetwijzigingen, zoals de recentelijke wijziging in het migratiebeleid, hebben veel impact op werkprocessen, systemen en de organisatie. In de huidige situatie moeten deze wijzigingen op veel 4 Presentatie Robert Coelen, directeur International Office Universiteit Leiden, IBIS-workshop 17 december 2008 (van internationale studenten in Nederland in 2010 naar in 2018) 5 Idem, (rendement van 40% met een doorlooptijd van langer dan twee maanden naar een rendement van 54% bij een doorlooptijd van vier weken) SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 11 van 19

12 plaatsen, in verschillende (maatwerk)systemen worden doorgevoerd. Dit is een kostbare aangelegenheid. Eén gemeenschappelijke oplossing betekent dat dit type aanpassingen nog maar op één plaats, gecoördineerd hoeft te worden geïmplementeerd en de kosten kunnen gezamenlijk worden gedragen. Bij het toelaten en inschrijven van internationale studenten zijn verschillende partijen betrokken. De instelling is verantwoordelijk voor de toelating en inschrijving tot de opleiding, de IND is betrokken bij het verstrekken van een verblijfsvergunning, de Nuffic speelt een rol bij de diplomawaardering en partijen als TOEFL en IELTS bij het vast stellen of de aspirant student over voldoende niveau van de Engelse taal beschikt. Daarnaast zijn er partijen die o.a. huisvesting regelen en de student afhalen van Schiphol. In een efficiënt en klantgericht proces is het noodzakelijk dat partijen nauw samenwerken. Koppelingen met informatiesystemen van deze partijen kunnen het proces ondersteunen en waar nodig gebruiksvriendelijker maken. De ontwikkeling, beheer en onderhoud van koppelingen, die deze processen goed ondersteunen is kostbaar. Bij de keuze voor een generieke oplossing hoeven deze kosten nog maar één keer te worden gemaakt. Daarnaast zijn er koppelingen die alleen (financieel) realiseerbaar zijn bij een generieke oplossing, zoals een geautomatiseerde koppeling met het systeem van de IND en de internationale organisaties TOEFL en IELTS. Tevens maakt een generieke oplossing nieuwe koppelingen denkbaar, bijvoorbeeld met verzekeraars en/of banken. Door te kiezen voor de gezamenlijke aanpak worden kostenvoordelen behaald, wordt het proces verbeterd op aspecten die door een instelling individueel niet realiseerbaar zijn, waardoor het totale proces verder geoptimaliseerd kan worden Totale opbrengst samen sterker Opbrengst per student 2 1,7 1,4 In de business case gaan wij er van uit dat door het gemeenschappelijk realiseren van een aantal koppelingen ongeveer achttien 6 instellingen samen in drie jaar tijd ongeveer 300K kunnen besparen. De investering(en) in gemeenschappelijke koppelingen met onder andere de Nuffic en de IND zijn in deze business case bij de kosten opgenomen. Bij de realisatie ervan kunnen nieuwe efficiencyvoordelen worden behaald omdat gegevens geautomatiseerd kunnen worden uitgewisseld met bijvoorbeeld de Nuffic en de IND. 4.5 Totale kwantificeerbare opbrengsten In onderstaande tabel zijn de verwachte totale opbrengsten 7 uit het gemiddelde scenario opgenomen Totaal Totale opbrengst One Size Fits All Totale opbrengst efficiency voordelen Totale opbrengst samen sterker Totaal Besparing per internationale student Kwalitatieve aspecten Naast de genoemde financiële opbrengsten voor de instelling is er ook een aantal kwalitatieve voordelen van de keuze voor Rode Loper Studielink. Nederland presenteert zich op een eenduidige wijze als kennisland Ten behoeve van voorlichting en werving van internationale studenten is een portal in ontwikkeling met een overzicht van alle internationale opleidingen in Nederland. Deze portal zal onderdeel uit gaan maken van het Study in Holland concept. Door met Rode Loper Studielink hierbij aan te sluiten, zetten we Nederland als kennisland beter op de kaart. Door de integratie van werving-, aanmelding-, toelatings-, inschrijf- en huisvestingsprocessen maak je het voor de internationale 6 Niet alle instellingen met veel internationale studenten zullen dergelijke koppeling realiseren 7 Zie rekenmodel in bijlage 1 voor verantwoording van de bedragen SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 12 van 19

13 student overzichtelijker om zich te oriënteren, eenvoudiger om in Nederland een studie te beginnen en leuker om een tijdje in Nederland te verblijven. Nederland zal hiermee in staat zijn meer en hoger gekwalificeerde kennismigranten aan zich te binden. Dit levert een bijdrage aan het versterken van de kenniseconomie en de positie van Nederland als kennisland. Opbrengst voor de student Rode Loper Studielink is het loket voor alle zaken die betrekking hebben op het starten van een studie in Nederland. Eenvoudiger en gebruiksvriendelijker omdat binnen Rode Loper Studielink de processen zoveel mogelijk vanuit het perspectief van de internationale student zijn georganiseerd. De student kan door middel van statussen precies zien waar hij en de andere partijen in het proces zitten en wat er nog moet gebeuren om de inschrijving af te ronden. Rode Loper Studielink maakt de bureaucratie leuker door (gemeenschappelijk) extra s te bieden. Opbrengst voor de instelling Omdat alle informatie met betrekking tot de aanmelding en inschrijving van de aspirant student op één plaats worden geregistreerd, ben je vanuit de instelling veel beter in staat het gehele proces te monitoren en waar nodig tijdig bij te sturen. Hierdoor is de verwachting dat minder studenten uitvallen gedurende het aanmeldproces en ben je in staat om meer en hoger gekwalificeerde internationale studenten aan je te binden. Alle gegevens over de aanmelding, toelating en huisvesting van de internationale student staan overzichtelijk bij elkaar en tevens is inzichtelijk of de internationale student zich ook elders in Nederland heeft aangemeld. Door het gebruik van standaardcomponenten zijn instellingen beter in staat maatwerk te bieden aan specifieke doelgroepen en individuen en is een optimale integratie met het Student Inschrijf Systeem (SIS) mogelijk door bestaande KVA-afspraken 8 met SIS-leveranciers. 8 Afspraken tussen Studielink en SIS-Leveranciers over de wijze waarop wijzigingen in het koppelvlak tot stand komen. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 13 van 19

14 5. Business Case Bij ons onderzoek naar de te realiseren besparing zijn verschillende instellingen geraadpleegd. De ramingen van betreffende instellingen met betrekking tot de besparingen zijn in lijn met de verwachting van de projectgroep. Omdat we niet alle instellingen hebben kunnen raadplegen bevat de uitkomst van de geraamde opbrengsten een onzekerheid. De verschillen tussen de instellingen hebben we in het model naar voren laten komen door de standaard normaal verdeling toe te passen en te kiezen voor een drietal varianten. Een variant waarbij veel, gemiddeld en relatief weinig efficiencyvoordelen worden gerealiseerd. De bedragen die in de paragraaf kwantitatieve opbrengsten zijn genoemd vallen in de categorie gemiddeld. Dit is de meest waarschijnlijke uitkomst. Bij tegenvallers, zoals het niet realiseren van een koppeling met de IND of het uitblijven van de verwachte stijging van het aantal internationale studenten zal de opbrengst lager zijn. In dit geval zal een kleinere efficiency winst worden geboekt. Bij meevallers zoals het snel kunnen realiseren van de kostenvoordelen of het aantal internationale studenten stijgt sneller dan verwacht. Dan zal er veel efficiencywinst worden geboekt. In onderstaande tabel zijn de opbrengsten uit het gemiddelde scenario uitgezet tegen de investeringen die Studielink, SIS-Leveranciers en de instellingen moeten doen om de gewenste functionaliteit voor internationale studenten te realiseren. Business case gemiddelde scenario Totaal opbrengsten Totaal investeringen Jaarlijkse kosten Netto resultaat Netto resultaat per student Onderstaande tabel is een indicatie van het rendement van de drie verschillende scenario s. Hierin zijn de eenmalige en jaarlijks terugkerende kosten en de opbrengst(en) uit de drie verschillend scenario s verwerkt. Rendement drie scenario s Totaal in 3 jaar laag rendement (-20%) gemiddeld rendement hoog rendement (+20%) Onderstaande grafiek laat het verloop van de totale kosten (bij de gemiddelde efficiencywinst) voor de ondersteunende processen zien bij een stijgend aantal internationale studenten. De blauwe (bovenste) lijn geeft de kosten weer bij ongewijzigd beleid. Hierbij zijn wij uitgegaan dat de gemiddelde kosten per internationale student van 200,- zullen dalen naar 147,-. Afhankelijk van de mate waarin instellingen hun processen aanpassen zal dat meer of minder zijn. De rode lijn geeft het verloop van de kosten weer nadat de functionaliteit voor internationale studenten in Studielink is geïmplementeerd , , , , , , , Zonder Rode Loper Met Rode Loper Figuur 1 Kostenverloop, met en zonder Rode Loper Studielink In onderstaande tabellen is de opbrengst weergegeven per student in de drie uitgewerkte scenario s. De verantwoording ervan is in de bijlage hiervan opgenomen. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 14 van 19

15 Het model gaat er van uit dat specifiek de aanpassingen voor internationale studenten, de eerste drie jaar (van 2014 tot 2016) ongeveer dertig instellingen van Rode Loper Studielink profiteren. Wanneer we totale opbrengst per internationale student uitdrukken in fte s, dan komen we over drie jaar uit op een besparing van tussen de 0,5 fte tot 2,5 fte per (deelnemende) instelling. In onderstaande afbeelding is het gezamenlijke kostenverloop tussen 2014 en 2016 en de bandbreedte van verschillende scenario s weergegeven , , , , , ,00 Zonder Rode Loper Met Rode Loper Laag rendement (-20%) Hoog rendement (+20%) , Figuur 2 Bandbreedte, verschillende scenario's Rode Loper Studielink Het model houdt geen rekening met desinvesteringen van instellingen en SIS-Leveranciers. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 15 van 19

16 Bijlage Opbrengsten Business case Rode Loper Studielink (gemiddelde variant) One Size Fits All Aantal instellingen Besparing op eigen ontwikkeling tot ) Kostenreductie eigen ontwikkelingen , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 1. Besparing op eigen ontwikkeling tot Voorbeeld: (regel 1) twee van dertig instellingen besparen elk door investeringen in maatwerk rondom internationale studenten achterwege te laten in drie jaar tijd. De besparing voor hoger onderwijs Nederland is dan (regel 2) zeven instellingen besparen elk in drie jaar tijd Tenslotte (regel 5) besparen twee instellingen door niet te investering in kostbaar maatwerk elk in drie jaar tijd. In totaal is dat een besparing van rond de 500K. Efficiëntie voordelen Aantal instellingen Kostenreductie door efficiënter proces en effectievere organisatie Besparing per student per jaar 2) ,44 10, , , , ,44 25, , , , ,11 50, , , , ,33 75, , , , ,44 100, , , , , , , ,67 2. Rode Loper Studielink maakt de processen rondom toelating en inschrijving bij instellingen veel efficiënter waardoor de organisaties ook doelmatiger kunnen worden ingericht. Er is een range aan besparingen mogelijk. Er zijn instellingen die de processen al efficiënt hebben ingericht of niet goed in staat zijn een efficiencyslag te maken en daarom weinig besparen ( 10 per jaar per internationale student) en er zijn instellingen die veel hebben te verdienen ( 100) per student, bijvoorbeeld van 350 naar 250 per student. In het model is verwerkt dat het eerste jaar nadat de functionaliteit in gebruik is genomen 1/3 van de beoogde efficiencywinst wordt gerealiseerd, in het tweede jaar 2/3 en pas in 2016 de volledige winst. Daarnaast is in het model de stijging van internationale studenten in 2014 naar in 2016 verwerkt. Besparing in drie jaar tijd is 6500K. Als we het terugrekenen besparen achtentwintig instellingen samen in drie jaar tijd ongeveer zeven fte. Samen sterker Aantal instellingen Besparing op ontwikkeling koppelingen per jaar 3) Samen koppelingen ontwikkelen , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 3. Door gezamenlijk koppelingen te realiseren met derden als de IND, de NUFFIC, TOELF en IELTS besparen we, door eigen investeringen achter wegen te alten 300K in drie jaar tijd. SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 16 van 19

17 Variant: kleine efficiency winst One Size Fits All Aantal instellingen Kostenreductie eigen ontwikkelingen Besparing op eigen ontwikkeling tot ) , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Efficienty voordelen Aantal instellingen Kostenreductie door efficienter proces en effectievere organistatie Besparing per student per jaar 2) ,22 5, , , , ,78 10, , , , ,44 20, , , , ,11 40, , , , ,56 80, , , , , , , ,67 Samen sterker Aantal instellingen Samen koppelingen ontwikkelen Besparing op ontwikkeling koppelingen per jaar 3) , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 17 van 19

18 Variant: grote efficiency winst One Size Fits All Aantal instellingen Kostenreductie eigen ontwikkelingen Besparing op eigen ontwikkeling tot ) , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 Efficienty voordelen Aantal instellingen Kostenreductie door efficienter proces en effectievere organistatie Besparing per student per jaar 2) ,67 15, , , , ,33 30, , , , ,33 60, , , , ,33 120, , , , ,67 240, , , , , , , ,00 Samen sterker Aantal instellingen Samen koppelingen ontwikkelen Besparing op ontwikkeling koppelingen per jaar 3) , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,00 SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 18 van 19

19 Bijlage Indicatief kostenoverzicht implementatie bij instellingen Kosten implementatie Instellingen dagen tarief Projectleiding Aanpassen werkprocessen Vastleggen wijzigingen in handboek Technische aanpassingen Opleidingen SLR 11.xxxx Studielink, 2011 Pagina 19 van 19