Rijksbrede Werving en Selectieoplosing Frequently Asked Questions (FAQ)

Transcriptie

1 Rijksbrede Werving en Selectieoplosing Frequently Asked Questions (FAQ)

2 Inhoud Over WenS... 3 Over het systeem... 6 Pagina 2 van 7

3 Over WenS Q: Wat is WenS? A: WenS (rijksbrede Werving en Selectie oplossing) is één gezamenlijke rijksbrede oplossing die het werving- en selectieproces binnen de rijksoverheid ondersteunt. De komende jaren wordt er bij de rijksoverheid een tekort op de arbeidsmarkt verwacht. Om belangstellenden, sollicitanten en kandidaten van zowel binnen als buiten de rijksoverheid nog beter te kunnen koppelen aan passende banen wordt WenS geïntroduceerd. De rijksoverheid is in al haar diversiteit één werkgever, profileert zich daarom als één werkgever en werft ook als één werkgever. Uiteraard met ruimte voor de eigenheid van de verschillende organisaties binnen de rijksoverheid. Door de vraag naar (nieuwe) medewerkers te bundelen, ontstaat er een enorme gezamenlijke wervingskracht. Q: Waarom wordt WenS geïntroduceerd? A: De komende jaren worden er grote veranderingen op de arbeidsmarkt verwacht. De rijksoverheid verwacht onder meer grote tekorten op het gebied van ICT, daarnaast ontstaan er ook nieuwe functies. Om voldoende en vitale medewerkers aan te trekken, hebben de shared service organisaties (SSO s) van het ministerie van Defensie, Rijkswaterstaat, Dienst Justitiële Inrichtingen (DJI), Expertisecentrum Organisatie en Personeel (EC O&P) en de Belastingdienst de handen ineen geslagen. Q: Wat zal er door WenS veranderen? A: Door de introductie van WenS ontstaat er een groter aanbod van potentiële medewerkers en een snellere invulling van openstaande vacatures verwacht. Daarnaast biedt WenS kansen voor een optimale benutting van doorstroom, loopbaanbegeleiding en mobiliteit tussen de deelnemende organisaties. Een ander groot voordeel voor HR-adviseurs is het inzicht in real-time HR-data en - analytics. Dit leidt tot betere effectiviteit van wervingscampagnes, selectiecapaciteit en transparantie op de interne arbeidsmarkt. Voor sollicitanten wordt solliciteren bij en binnen het Rijk eenvoudiger. Q: Welke partijen zijn momenteel aangesloten? A: De aangesloten shared service organisaties (SSO s) zijn: het Ministerie van Defensie, Rijkswaterstaat, Dienst Justitiële Inrichtingen, Expertisecentrum Organisatie en Personeel en de Belastingdienst. Deze partijen beslaan 70% van de arbeidsmarkt binnen de rijksoverheid. Q: Waarom wordt er meer samengewerkt? A: Door samenwerking wordt optimaal gebruik gemaakt van het potentieel in de arbeidsmarkt dat geïnteresseerd is in het werken bij de rijksoverheid. Krapte op de arbeidsmarkt maakt dat het belangrijk is om zo snel mogelijk belangstellenden te binden. Door samen te werken kan de potentiële werknemer eerder gematcht worden op een passende baan. Q: Wat zijn de voordelen voor de HR-adviseur/ recruiter? A: De HR-adviseur/recruiter krijgt inzicht in real-time HR-data en -analytics. Dit leidt tot betere effectiviteit van wervingscampagnes, selectiecapaciteit en transparantie op het werving- en selectieproces. Daarnaast heeft de adviseur door de samenwerking tussen de verschillende SSO s toegang tot een groter aanbod aan kandidaten. Q: Wat is het voordeel voor de kandidaat? A: Voor sollicitanten wordt solliciteren bij en binnen het Rijk eenvoudiger. Belangstellenden, sollicitanten en kandidaten worden door de rijksbrede oplossing zo goed mogelijk - zowel binnen als over - de muren van de aangesloten SSO s aan passende banen gematcht. Nadat de kandidaat, na inschrijving via WenS, aangeeft rijksbrede interesse te hebben, kan de kandidaat door meerdere SSO s benaderd worden voor een passende functie. Q: Ontvangt de kandidaat correspondentie met als afzender de desbetreffende organisatie? A: Ja, als de kandidaat reageert op een vacature dan ontvangt hij/zij correspondentie uit naam van de organisatie die de vacature heeft gesteld. Als de rijksoverheid gezamenlijk een evenement organiseert of wanneer de kandidaat interesse toont in meerdere deelnemende organisaties aan WenS dan ontvangt hij/zij meldingen uit naam van de rijksoverheid. Pagina 3 van 7

4 Q: Welke processen worden er gekoppeld? A: WenS biedt aanknopingspunten voor koppeling van relevante processen in de HR-keten: van vacatures, sollicitaties en indiensttreding tot mobiliteit, ontwikkeling en talentmanagement. Het systeem is dan ook niet los te zien van andere relevante HR-systemen. Denk aan de personeelsadministratiesystemen PeopleSoft en P-Direkt, het platform Carrière Sites Overheid (CSO) voor arbeidsmarktcommunicatie en de werkenbijsites. Q: Zijn de processen geüniformeerd? A: Ja en nee. De oplossing is zo generiek mogelijk geconfigureerd. Op deze wijze kunnen relatief eenvoudig gegevens uitgewisseld worden tussen de samenwerkingspartners. Dat betekent dat er een workflow is neergezet waarbinnen alle SSO s hun werving- en selectieproces kunnen uitvoeren. Doordat binnen de workflow geen verplichte stappen zijn opgenomen is het mogelijk om het proces conform de werkwijze van de eigen organisatie in te richten. Als het noodzakelijk is, denk bij Defensie aan de instroom van militairen, dan is er een aparte workflow binnen WenS ingericht. Q: Wat is de status van TICC? A:TICC is geen onderdeel van het WenS project. WenS faciliteert TICC wel. Zolang er gebruik gemaakt wordt van de TICC functionaliteit zal WenS TICC ondersteunen en worden de velden die noodzakelijk zijn voor de vacaturepublicatie in WenS meegenomen. Q: Wie gaan er straks met de nieuwe oplossing werken? A: HR- adviseurs en medewerkers backoffice, recruiters, mobiliteitsadviseurs en HR managers. Q: Wie hebben er toegang tot het systeem? A: Alle direct betrokkenen bij het instroomproces. HR- adviseurs en managers, backoffice medewerkers HR. Q: Is mobiliteit onderdeel van WenS? A: Mobiliteit is onderdeel van WenS bij Rijkswaterstaat, Dienst Justitiële Inrichtingen, Expertisecentrum Organisatie en Personeel en de Belastingdienst. Q: Op welk systeem draait WenS? A: In maart heeft de rijksoverheid met Launch! HCM het contract ondertekend voor de levering van SAP Successfactors, een Human Capital Management oplossing. Q: Is WenS mobile proof? Kan de kandidaat via de mobiel solliciteren? A: WenS is mobile proof, de kandidaat kan solliciteren en de voortgang via de mobiele telefoon bekijken. Q: Kan de kandidaat nog een open sollicitatie sturen? A: De kandidaat schrijft zich via de rijksbrede Werving en Selectie oplossing in, waardoor hij/ zij benaderd kan worden door één van de aangesloten shared service organisaties, of zelf gericht op een openstaande vacature kan solliciteren. De open sollicitatie is in feite de mogelijkheid waarbij de kandidaat kenbaar maakt belangstelling te hebben in werken voor één of meerdere organisaties binnen de rijksoverheid. Hoe meer informatie de kandidaat hierbij geeft, des te beter hij/zij te matchen is op een vacature. Q: Is er in de oplossing rekening gehouden met de AVG - Algemene verordening gegevensbescherming? A: WenS voldoet aan de AVG-eisen en beveiligingseisen die gesteld worden door Rijk en Defensie. Q: Sluiten er meerdere departementen aan? A: Het is de verwachting dat er in de toekomst meerdere partijen aansluiten, waardoor de oplossing nog succesvoller wordt. Het contract is rijksbreed aanbesteed. Q: Waar ligt het beheer? A: EC O&P en P-Direkt verzorgen het rijksbrede beheer. Q: Per wanneer wordt de oplossing in gebruik genomen? A: Bij een voorspoedig verloop van de implementatie is het nieuwe systeem in augustus 2018 deels operationeel bij het ministerie van Defensie. Hierna vindt stapsgewijze implementatie plaats bij Rijkswaterstaat, Dienst Justitiële Inrichtingen (2018), Expertisecentrum Organisatie en Personeel, Belastingdienst (2019) en overige partijen die nog aansluiten. Pagina 4 van 7

5 Q: Waar kan ik meer informatie vinden over WenS bij mijn werkgever? A: Bij onderstaande projectleiders is meer informatie over WenS te verkrijgen: Ministerie van Defensie: Marc Francissen Rijkswaterstaat: Edgar de Graaf - edgar.de.graaf@rws.nl Dienst Justitiële Inrichtingen: Karin Brinkhoff - k.brinkhoff@dji.minjus.nl Belastingdienst: Christiaan van de Kolk - ch.van.de.kolk@belastingdienst.nl Expertisecentrum Organisatie en Personeel Marco Brant - marco.brant@minbzk.nl Programmamanager Mano Radema mano.radema@minbzk.nl Q: Hoe kan ik op de hoogte worden gehouden van WenS? A: Dat kan door de volgende kanalen te volgen: Website: Nieuwsbrief: aanmelden via Eline.mellink@minbzk.nl Pagina 5 van 7

6 Over het systeem Q: Welk bedrijf implementeert de nieuwe oplossing? A: Op 23 maart 2018 heeft de rijksoverheid met Launch! HCM het contract ondertekend voor de levering van SAP Successfactors, een Human Capital Management oplossing. Q: Welke software wordt er gebruikt? A: De software waar WenS op draait is Successfactors, software voor Human Capital Management (HCM), ook wel HRM-software genoemd. Successfactors wordt uitgegeven door het bedrijf SAP en draait in de cloud. Q: Kan ik een demo zien? A: Ja, neem voor het inplannen van een afspraak contact op met de desbetreffende projectleider. Tevens worden er informatiebijeenkomsten door de shared service organisaties georganiseerd waarbij er de mogelijkheid is om zelf de oplossing te ervaren. Hierover zal je tijdig geïnformeerd worden. Q: Worden de agenda s gekoppeld, waardoor er automatisch afspraken in outlook worden gezet? A: Nee, de agenda s kunnen helaas niet gekoppeld worden met outlook. Dit heeft ook met de AVG te maken en het koppelen van data. Q: Kunnen kandidaten zien waar ze zich in het proces bevinden? A: Ja, de kandidaten kunnen elk stap in het proces volgen. Net zoals de HR-adviseur die dit inzicht heeft en de gemandateerde manager afhankelijk van de rechten/autorisaties die elke SSO aan gebruikers (rollen)zal toekennen. Dit zorgt voor een overzichtelijk proces. Q: Kan een kandidaat meerdere profielen aanmaken? A: Een kandidaat kan zich maar met één adres inschrijven en een profiel aanmaken. Q: Kunnen er rapportages worden uitgedraaid? A: Dit is een van de voordelen van WenS. Er kan inzicht worden verkregen door real-time HR-data en analytics. Q: Wordt het systeem gekoppeld met Werken voor Nederland? A: Ja, het eerste contact met de kandidaat is via de website Werken voor Nederland of via de carrièrewebsite van een van de deelnemende partijen. Nadat de belangstellende/sollicitant reageert op de uitnodiging een profiel aan te maken dan wel solliciteert op een vacature komt deze via een koppeling in de WenS omgeving terecht. In WenS wordt vervolgens een dossier aangemaakt dat daar bekeken kan worden. Q: Wordt het systeem gekoppeld met Carrière Sites Overheid? A: Ja, WenS is het systeem dat het werving en selectieproces ondersteund. De werkenbijsites zijn de als het ware de etalage die de kandidaat naar binnen haalt. Via een koppeling worden deze sites aan WenS verbonden. In WenS vindt het beheer en afhandeling van de gegevens rondom de werving en selectie plaats. Denk aan vacaturebeheer - opstellen en publiceren vacatures - maar ook aan de administratieve processen rondom de selectie van kandidaten van sollicitatie tot aanstelling. Q: Welke overige koppelingen vinden er plaats? A: WenS krijgt koppelingen met de systemen in de keten die aansluiten op de werving en selectie. Denk aan het personeelsinformatiesysteem, maar ook aan koppelingen met partijen die assessments verzorgen. Q: Zie je de diversiteit van werken bij de rijksoverheid terug in de oplossing? A: WenS is een IV/ICT oplossing. Het is een instrument dat het werving- en selectieproces administratief ondersteund en gemakkelijker beheersbaar maakt. De stuurinformatie uit WenS is tot op bepaalde hoogte bruikbaar om zichtbaar te maken welke diversiteit de Rijksoverheid biedt. De diversiteit zelf ligt in het werk dat via de vacatures wordt aangeboden. Q: Waar kan ik terecht voor vragen over het systeem? A: Voor vragen over de werking van het systeem bij daadwerkelijk gebruik, kun je contact opnemen met je super user. Hij /zij fungeert vanuit de desbetreffende organisatie als tussenpersoon naar Centraal Functioneel Beheer waar je vraag verder in behandeling wordt genomen. Pagina 6 van 7

7 Voor meer informatie over WenS en wat dit voor jou als gebruiker betekent neem je contact op met je projectleider. Zie pagina 5 voor een overzicht van de projectleiders per SSO. Pagina 7 van 7