Handleiding voor organisaties

Transcriptie

1 Inhoudsopgave Onderwerp Pagina 1 Account aanmaken 1 Het account 2 Vacature plaatsen 2 Vacature beheren 3 Sollicitaties en sollicitanten 4 Kandidatenbank 5 Uw menu 6 Versie 1 september 2015

2 Op kunnen organisaties het hele proces van plaatsen van vacatures en werven van vrijwilligers online regelen. In deze handleiding laten we zien hoe. WEBSITE Het hoofdmenu van kent een apart menu voor organisaties en bedrijven. ACCOUNT AANMAKEN Om alle functies volledig te kunnen gebruiken, heeft u een organisatieaccount nodig. Als eerste stap klikt u rechtsboven op Inschrijven. Heeft u een account aangemaakt, dan gebruikt u voortaan de knop inloggen. Inschrijven gaat in een aantal stappen. Eerst komt u in het algemene inschrijvingsmenu, voor zowel kandidaten als organisaties. Wilt u een nieuwe organisatieaccount aanmaken? Klik dan op de knop Ik ben een nieuwe organisatie rechtsonder. In het volgende scherm maakt u de inschrijving af: Klik achter adres om dit in te vullen Vink aan dat u akkoord gaat met de algemene voorwaarden Klik op de groene knop Account aanmaken. Versie 1 september

3 Terwijl het wachtwoord wordt verstuurd naar het opgegeven adres, bent u al ingelogd en kunt u alle organisatiegegevens verder invullen. Scherm 1: Persoonsgegevens - Vul alle velden in en klik dan op Scherm 2: Organisatiegegevens Vul alle velden in en klik op NB: Bij de registratie vragen wij zoveel mogelijk gegevens. Dat is eenmalig. Voordeel voor u is dat alle gegevens vanzelf meegaan bij het plaatsen van een vacature of activiteit. Intussen staat rechtsboven ineens een oranje hulpballon. Staat dit ballonnetje in de weg? Klik hem weg met het kruisje. Klik op het poppetje (waar nu waarschijnlijk het logo van uw organisatie staat) en er verschijnt een uitklapmenu: ACCOUNT Zo kunt u overal, op ieder gewenst moment, naar uw eigen menu. Of snel naar de Kandidatenbank, of naar uw vacatures In het keuzemenu Account kunt u uw wachtwoord wijzigen. Maar dat onderdeel (en een paar andere) is pas toegankelijk als het hele organisatieprofiel is aangevuld! Onder Mijn organisatiegegevens kunt u uw organisatiegegevens bijwerken. Vergeet de knop Uitloggen ook niet. VACATURE OF LEERPLEK PLAATSEN Dit doet u vanuit het hoofdmenu, in het uitklapmenu onder ORGANISATIES EN BEDRIJVEN. Het menu wijst zichzelf. U doorloopt gewoon alle velden. U kunt daar aangeven of het een vrijwilligersvacature, maatschappelijke stage, of leerplek betreft. Versie 1 september

4 Aan het einde kunt u aanvinken of de vacature al op de website getoond mag worden. En of deze ook geschikt is voor Engelstalige vrijwilligers. Workshops kun u nog niet zelf plaatsen. Dat loopt nog via het Vrijwilligerspunt. Kiest u voor WORKSHOP PLAATSEN, dan ziet u dit scherm: VACATURE BEHEREN Na plaatsing staat uw vacature direct online, met als status Nieuw. Het vrijwilligerspunt ziet de nieuwe vacature in de database, checkt of het een echte vacature is voor vrijwilligers (en geen spam of een klus met commerciële insteek) en verandert de status in Vacant. Nu kunt (en moet!) u de vacature verder zelf beheren: * Gaat u in gesprek met een kandidaat: verander de status van de reactie dan in In behandeling. * Kandidaat aangenomen? Verander de status van de sollicitatie in Aangenomen. NB: Het systeem telt vanzelf af. Zocht u voor een vacature 3 kandidaten en heeft u er een aangenomen? Dan zal het aantal beschikbare plaatsen in een vacature nu op twee staan. Zij alle plaatsen ingevuld? Dán pas gaat de status van de vacature naar Vervuld. Waarom is dit belangrijk? 1. De intercedenten van de vrijwilligerspunten matchen actief. Staat uw vacature op Vacant, dan gaan zij daarvoor geschikte kandidaten zoeken en benaderen. 2. Aan de status van de sollicitatie kunnen de intercedenten ook zien of u met een vrijwilliger in gesprek bent. In dat geval zullen zij deze vrijwilliger niet benaderen met andere vacatures. Versie 1 september

5 Via Mijn actieve vacatures in uw menu (uitklap rechtsboven), komt u in het overzicht van uw vacatures. Vacaturetekst aanpassen? Of de vacature online/offline zetten > Klik op de knop met het potloodje. Status wijzigen > Klik op het kleine pijltje achter Status voor het uitklapmenu en kies vervolgens de juiste status. Vacature toevoegen > klik op de knop Nieuw item toevoegen SOLLICITATIES EN SOLLICITANTEN Van sollicitaties krijgt u automatisch bericht per . U ziet sollicitaties ook onder Uw menu -> Actieve vacatures. Een paars blok geeft aan dat en hoeveel sollicitaties er zijn. Klik op het paarse blok Sollicitaties om de kandidaat te bekijken. U ziet dan de naam en contactgegevens. Staat de muis op bekijk motivatie dan komt er vanzelf een pop-up menuutje met daarin de motivatie van de kandidaat. Status! Een belangrijk veld is de Status. Daar moet u namelijk iets mee doen! Versie 1 september

6 Wanneer u klikt op het pijltje achter Status, krijgt u een uitklapmenu. Daarin kiest u de juiste status voor deze sollicitatie. Het systeem koppelt deze status aan de kandidaat én aan de vacature. De intercedenten kunnen dit zien in de database en weten dan dat zij niet actief hoeven te matchen op deze vacature en deze kandidaat. Status: Nieuw = nieuwe sollicitatie; In behandeling = u gaat met deze kandidaat in gesprek; Afgewezen = u gaat niet verder met deze kandidaat; Aangenomen spreekt voor zich; KANDIDATENBANK Wilt u niet afwachten of iemand reageert? Dan kunt u zelf een geschikte vrijwilliger zoeken in de Kandidatenbank, ook via Uw menu. Via de uitklapmenu s onder Filteren, links in beeld bij de kandidatenbank, krijgt u een lijst met de best passende kandidaten. Wanneer u doorklikt op de kaart van de kandidaat, kunt u het volledige profiel bekijken en de kandidaat uitnodigen via de knop Benader kandidaat. In de praktijk blijkt niet iedere kandidaat die u aanschrijft te reageren op uw mail. Daaraan kunnen wij niets veranderen. Kandidaten die serieus belangstelling hebben, reageren wel. En díe heeft u uiteindelijk nodig! Versie 1 september

7 UW MENU Neemt u even de tijd om de mogelijkheden in uw organisatiemenu te bekijken, het menu dat rechtsboven uitklapt. Mijn actieve vacatures hebben we al gezien. In Mijn gearchiveerde vacatures blijven al uw afgesloten en vervulde vacatures bewaard. Tenzij u de vacature heeft verwijderd. In Mijn Organisatiegegevens houdt u de gegevens van uw organisatie, inclusief contactpersonen, up-to-date. In Accountbeheer kunt u een kandidaat of bedrijf koppelen aan uw account. In Account kunt u een ander adres opgeven, uw Wachtwoord wijzigen of uw Account verwijderen. Bladert u de Veelgestelde vragen gewoon eens door. Naarmate meer gebruikt wordt, krijgen we meer wensen van gebruikers, verzoeken tot verbetering of ideeën hoe dingen net iets handiger kunnen. Zo blijft het systeem in ontwikkeling. Jaarlijks zullen wij een of twee nieuwe releases uitbrengen. In de tijd kunnen functionaliteiten dus veranderen. Deze handleiding passen we in dat geval ook aan. Versie 1 september