Boekhoudkundige tips en trics voor (startende) huisartsen. Marleen Pauwels, kantoordirecteur SBB Brecht

Transcriptie

1 Boekhoudkundige tips en trics voor (startende) huisartsen Marleen Pauwels, kantoordirecteur SBB Brecht

2 Startersformaliteiten Bedrijfsadministratie Fiscaliteit Vennootschappen Programma

3 Startersformaliteiten voor beginnende huisartsen

4 Overzicht formaliteiten Visum Erkenning als huisarts Om huisarts te worden, heb je een visum nodig. Dat krijg je van de FOD Volksgezondheid Na het behalen van uw masterdiploma als arts, volgt u een verdere opleiding met stage voor de bijzondere beroepstitel "huisartsgeneeskunde". Orde der Artsen Inschrijven bij de Orde der Artsen is wettelijk verplicht. 03 Nadat het behalen van dit diploma, laat u uw titel van huisarts erkennen door het Agentschap Zorg en Gezondheid. 04 RIZIV Een RIZIV-nummer is vereist om getuigschriften van verstrekte hulp uit te reiken aan je patiënten. 4

5 Overzicht formaliteiten Zichtrekening openen Als zelfstandig huisarts open je best een zakelijke rekening. 01 Sociaal verzekeringsfonds KBO Via een ondernemingsloket wordt je ingeschreven in de Kruispuntbank van Ondernemingen. Ziekenfonds De aansluiting is verplicht voor de start van de zelfstandige activiteit. Verzekeringen Als huisarts sluit u best een aantal verzekeringen af. Je bent verplicht je aan te sluiten bij een ziekenfonds naar keuze. 05 5

6 Overzicht formaliteiten Zichtrekening openen Je opent best een aparte rekening voor je zelfstandige activiteit. Zo voorkom je dat privé- en beroepstransacties gemengd worden

7 Overzicht formaliteiten Sociaal verzekeringsfonds Elke zelfstandige moet zich vóór de start van de activiteit verplicht aansluiten bij een sociaal verzekeringsfonds. 05 7

8 Sociaal statuut Nieuwe regels sinds 1/1/2015 Bijdragen worden berekend op het inkomen van het jaar zelf (= bijdragen in verhouding tot financiële situatie) de zelfstandige ontvangt van het SVF een uitnodiging om een bijdrage te betalen op het beroepsinkomen van 3 jaar geleden (= voorlopige berekeningsbasis!) zodra het beroepsinkomen van het lopende jaar officieel gekend is, volgt er een herziening Stap 1: voorlopige bijdragen -3 jaar -2 jaar -1 jaar nu +1 jaar +2 jaar 8 Stap 2: herziening bijdragen

9 Sociaal statuut Als je nog geen 3 volledige jaren als zelfstandige werkt ben je een starter. Dan kunnen je sociale bijdragen niet berekend worden op je inkomen van drie jaar terug. Je kan dan kiezen tussen: forfaitaire minimumbijdrage bijdragen berekend op je geschat inkomen Voorlopige bijdrage per kwartaal Hoofdberoep Bijberoep Tot einde eerste kalenderjaar 679,73 75,20 Tweede kalenderjaar 696,31 77,04 Derde kalenderjaar 712,89 78,86 9

10 HAIO Specifiek sui generis statuut voor huisartsen in opleiding Beperkt aantal sociale voordelen van loontrekkende (bv vervangingsinkomen bij ziekte, invaliditeitsuitkeringen, kinderbijslag,... Geen wettelijke pensioenopbouw of werkloosheidsuitkeringen 10

11 Startersformaliteiten voor beginnende huisartsen KBO 01 De inschrijving in de KBO verloopt via een erkend ondernemingsloket. Je ontvangt dan een ondernemingsnummer, een uniek identificatienummer voor jouw onderneming. Artsen worden als niethandelsonderneming ingeschreven. De eerste inschrijving is gratis

12 Startersformaliteiten voor beginnende huisartsen 01 Verzekeringen Professionele beroepsaansprakelijkheidsverzekering Verzekering burgerlijke aansprakelijkheid inzake brand en ontploffing voor de praktijk VAPZ Gewaarborgd inkomen Hospitalisatieverzekering 12

13 Startersformaliteiten voor beginnende huisartsen Ziekenfonds 01 Het sociaal verzekeringsfonds int de sociale bijdragen, maar voor uitkeringen of terugbetaling van medische prestaties, moet de zelfstandige zich wenden tot een ziekenfonds. Daarom is er ook bij de ziekenfondsen een aansluitingsplicht

14 SBB-publicatie SBB-startergids Arts 14

15 Hoe organiseer ik mijn bedrijfsadministratie Een overzichtelijke klassement

16 Bijzondere reglement voor vrijberoepsbeoefenaars De beoefenaars van een vrij beroep zijn onderworpen aan bijzondere boekhoudreglementen: - Bijhouden van een dagboek van de ontvangsten en de uitgaven - Het gebruiken van ontvangstbewijsboekjes/ getuigschriften De ontvangsten bestaan enerzijds uit de uit hun ontvangstbewijsboekje overgebrachte ontvangsten en anderzijds uit alle andere ontvangsten of voordelen waarvoor zij geen ontvangstbewijs moeten afleveren. De vorm en de vermeldingen op het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp zijn vastgelegd in het model dat bij het ministerieel besluit is gevoegd. Te bestellen via internet op of via briefwisseling bij het RIZIV. In principe moeten de geneesheren het ontvangstbewijs-getuigschrift voor verstrekte hulp van «Model A» gebruiken. Uitzonderingen: geneesheren verbonden aan een inrichting voor geneeskundige verzorging, voor geneesheren lid van een associatie (model D), geneesheren lid van een vennootschap 16

17 Een klassement in 8 mappen Administratiebeheer via classeurs of archiefdozen 1. Aankopen 2. Verkopen 3. Bank 4. Fiscale aangiften 5. Vennootschap 6. Personeel 7. Contracten en officiële documenten 8. Milieu 9. Diversen 17

18 1. Aankopen In de classeur aankoopadministratie worden de aankoopfacturen geklasseerd, zoals facturen voor: - aankopen van handelsgoederen - onkosten m.b.t. gebouwen - administratiekosten - personeelskosten - representatiekosten - machines, materieel en voertuigen - onderhouds- en herstellingskosten - brandstoffen - betalingsberichten sociale bijdrage - taksen - 18

19 19 Zo maak je het jezelf en je accountant gemakkelijker

20 2. Verkopen Het klassement van de verkoopfacturen gebeurt volgens datum. - U kunt ook op deze facturen een aanduiding maken naargelang ze al dan niet betaald werden en ook de wijze van betaling opnemen. - De facturen in verband met de verkoop van investeringsgoederen (auto s, materiaal, ) dienen eveneens hier geklasseerd te worden. Andere inkomsten die u in deze map kan bewaren: - Supplement geaccrediteerde geneesheren - Tegemoetkomingen in kosten elektronisch beheer van dossiers (telematocapremie) - 20

21 3. Bank Uw bankuitreksels en bijlages kunnen bewaard worden in de classeurs die uw bank u eventueel ter beschikking stelt. Deze bestanden kunnen ook elektronisch aangeleverd worden onder de vorm van CODA bestanden. CODA is een Belgische bankstandaard uitgegeven door Febelfin. Ze wordt door de (meeste) Belgische banken gebruikt om bankafschriften digitaal aan te leveren aan hun klanten. De bestanden worden door heel wat applicaties gebruikt om de verrichtingen van een rekening automatisch in te lezen. 21

22 4. Fiscale aangiftes Het betreft hier al de documenten die verband houden met de btw en de directe belastingen (aangifte in de personen- en/of vennootschapsbelasting). Btw - kopie van de aangifte aanvang beroep (en latere wijzigingen) - bevestiging van btw-activatie - de briefwisseling met de btw-administratie - de ingediende btw-aangiften - de btw-listings - het aan- en verkoopfacturenboek en het dagontvangstenboek - rekeninguittreksels van de btw-administratie 22

23 Huisartsen zijn niet btw-plichtig. Moeten wij ons dan bezig houden met btw-regelgeving? Paul, huisarts 23

24 24 Nieuwe btw-regels voor kostendelende verenigingen

25 4. Fiscale aangiftes Directe belastingen 25 - een kopie van de aangifte en van de bijlage(n) - de berekening van uw belastingsconsulent i.v.m. de aangifte - het aanslagbiljet met het berekeningsblad de bewijzen van voorafbetaling (attest) - de attesten jaarlijks afgeleverd door het sociaal verzekeringsfonds voor zelfstandigen, de kredietinstelling (betaalde intresten, aflossing kapitaal, ), verzekeringsmaatschappij (betaalde premie, levensverzekeringen, pensioensparen, ), attesten inzake betaling voor opvang van kinderen, attest maatschappij voor openbaar vervoer. - de loonfiches als werknemer, bestuurder of zaakvoerder, genieter van een pensioen of van een vervangingsinkomen of als mandataris - attesten giften - aanslagbiljet(ten) onroerende voorheffing (grondlasten) - overzicht ontvangen huur + identiteit van de huurder

26 5. Vennootschap Indien u uw praktijk uitbaat onder de vorm van een vennootschap kan u hier ook alle vennootschapsdocumenten in onder brengen: - oprichtingsakte - statuten en statutenwijzigingen - publicaties in Staatsblad - verslagen van de algemene vergadering (kopij bij de boekhouder) - aktes 26

27 6. Personeel Wanneer u vast personeel in dienst hebt, dient u ook een aantal documenten bij te houden: - aansluitingsdocument als werkgever - contracten - personeelsregister/aanwezigheidsregister - arbeidsreglement - briefwisseling met sociaal secretariaat of sociaal fonds - loongegevens 27

28 7. Contracten en officiële documenten De contracten - aankoopakten van gronden of gebouwen - hypotheekakten - aan- en verkoopovereenkomsten - huurovereenkomsten - overnamecontracten - documenten in verband met subsidies - diploma s - inschrijvingsnummer in KBO - 28

29 7. Contracten en officiële documenten Gegevens van uw leningen - de akte van lening en/of financiering (op datum) - de dubbels van gegeven of ontvangen borgstellingen - de briefwisseling met de financieringsmaatschappij - de aflossingstabellen (de jaarlijkse attesten worden in de classeur Fiscale aangiften geklasseerd) Verzekeringspolissen - de polis brandverzekering (blokpolis) - de bedrijfspolis - de autoverzekering - de familiepolis - de levensverzekeringen - polis pensioensparen - VAPZ - sectorspecifieke verzekeringen (ook briefwisseling in verband met schadegevallen) 29

30 8. Milieu Een duidelijk en overzichtelijk klassement zal u helpen om de vervaldata van bijvoorbeeld uw vergunningen beter in het oog te houden. - aangifte van de gebruikte verpakkingen - aangifte voor de grondwaterwinning en de oppervlaktewaterverontreiniging - jaarverslag van de milieucoördinator - keuringsattesten - melding van de geproduceerde bedrijfsafvalstoffen - milieuvergunningen - verslagen emissiemetingen en tankcontroles - verslagen oriënterend bodemonderzoek - 30

31 9. Diversen U heeft altijd wel documenten die u meent te moeten bewaren en niet altijd onmiddellijk kunt onderbrengen in één of andere classeur of archiefdoos. Hiervoor kunt u dan een soort reserveclasseur of archiefdoos aanleggen. Naargelang het bedrijfstype kunnen een aantal onderwerpen weggelaten worden. 31

32 SBB-publicaties voor vrij beroepen SBB-wegwijzer Bedrijfsadministratie 32

33 Fiscaliteit Basisbegrippen

34 Wat zijn beroepskosten? Belastbaar inkomen Inkomsten Beroepskosten 34

35 Wat zijn beroepskosten? Art. 49 WIB: beroepskosten zijn aftrekbaar indien: - gedaan of gedragen tijdens het belastbaar tijdperk - gedaan om belastbare inkomsten te verkrijgen of te behouden - de echtheid en het bedrag verantwoord worden d.m.v. bewijsstukken 35

36 Wat zijn beroepskosten? Gedaan of gedragen? - Gedaan: werkelijke uitgaven in de belastbare periode - Gedragen: kosten gedaan in het verleden, maar door hun langere levensduur over meerdere jaren aan te rekenen (vb. investeringen in een gebouw of wagen) Gedaan om belastbare inkomsten te verkrijgen - Beroepsmatig karakter van de uitgave moet bewezen worden Echtheid en bedrag moeten verantwoord worden d.m.v. bewijsstukken - Facturen, contracten, bankuittreksels, restaurantbonnetjes, 36

37 Voorbeelden beroepskosten Volledig aftrekbaar - kantoormateriaal (papier, pennen, printerinkt, ) - klein medisch materiaal - sociale bijdragen - lidgelden - vakliteratuur - Gedeeltelijk aftrekbaar - restaurantkosten: 69% - relatiegeschenken: 50% - autokosten (brandstof, verzekering, verkeersbelasting): 75% - gemengde kosten omslaan vb. GSM zowel privé als beroepsmatig gebruiken - 37

38 Onroerende goederen gebruikt voor beroep Basisregel: berekening in functie van aantal m² van de woning (vb.: bureelruimte is 10% van de totale oppervlakte) - Verbruikskosten: 10% aftrekbaar als beroepskost elektriciteit, verwarming, water, brandverzekering - Opletten indien woning van de ouders! facturen mogen op naam van de ouders zijn maar dan moet er een effectieve storting zijn aan de ouders! = echtheid en bedrag moet verantwoord worden - eventueel maandelijks een forfaitair bedrag aan de ouders storten 38

39 Onroerende goederen gebruikt voor beroep Basisregel: berekening in functie van aantal m² van de woning (vb. bureelruimte is 10% van de totale oppervlakte) - Gebouw Eigendom van de ouders Theorie: huur is mogelijk Praktijk: beter niet want belastbaar inkomen voor de ouders Een onkostenvergoeding betalen aan je ouders voor nutsvoorzieningen is niet belastbaar Eigen onroerend goed Lening: jaarlijkse intresten à rato van 10% aftrekbaar als beroepskost Waarde gebouw (voor beroepsgedeelte) afschrijfbaar op 25 of 30 jaar Beroepsgedeelte nutsvoorzieningen aftrekbare kosten Niet mogelijk om aan jezelf te verhuren! 39

40 Beroepskost of investering? Onderscheidingscriteria: - Bedrag (richtlijn > of < EUR) - Gebruiksduur in de onderneming (richtlijn > of < 1 jaar) - Voorbeelden: - PC = investering, af te schrijven op 2 à 3 jaar - iphone = kost (na 1 jaar verouderd!) - Papierwaren = kost - Kantoormeubilair = investering, af te schrijven op 5 à 10 jaar - Auto = investering, af te schrijven op 5 jaar (nieuwe wagen) 40

41 Voorbeelden beroepskosten - Niet aftrekbaar Uitgaven van persoonlijke aard Geldboeten Overdreven kosten Personenbelasting Niet-specifieke kledijkosten 41

42 Ik heb al heel wat materiaal zoals een bureau en een tablet - gekocht voor ik zelfstandige werd. Kan ik dat nog inbrengen als beroepskost? Julie, startende huisarts 42

43 43 Kosten inbrengen van voor je start als zelfstandige?

44 Beroepskosten voor een arts Vrije beroepsbeoefenaar heeft de keuze tussen een reële of een forfaitaire afrek van beroepskosten (max EUR) Reële kostenaftrek versus forfaitaire kostenaftrek - Reële kostenaftrek meestal hoger dan forfaitaire kosten (voordeel) - Hogere administratieve last bij reële kostenaftrek wegens bijhouden bewijsstukken (nadeel) 44

45 Beroepskosten voor een arts Beroepsinkomen - Beroepskosten Netto beroepsinkomen - belasting (bv. 50%) Netto na belasting Werkelijk netto na belasting FORFAITAIRE KOSTEN (*) (**) REËLE KOSTEN * Aftrek van forfait want geen bewijsstukken voor reële uitgave van ** =

46 SBB-publicaties voor vrij beroepen SBB-wegwijzer Beroepskosten 46

47 Vennootschap Basisbegrippen

48 Wat is een vennootschap 48 Overeenkomst Oprichtingsakte Statuten Tussen twee of meerdere personen Veronderstelt ten minste twee oprichters Uitzondering BVBA en S-BVBA Gemeenschap Kapitaal van de vennootschap Inbreng in geld Inbreng in natura Activiteit Doel van de vennootschap Rechtspersoonlijkheid Afgescheiden vermogen Kan verbintenissen aangeaan Mandatarissen zijn vertegenwoordigers van de vennootschap. Vennoten of aandeelhouders Leden van de vennootschap Oprichters Of later aandelen verworven Winstoogmerk Winst

49 Waarom een vennootschap? Beperkte aansprakelijkheid Rechtspersoonlijkheid Samenwerking Continuïteit van het bedrijf - successieplanning Formele besluitvorming en procedures Juridische en administratieve verplichtingen (kost) Boekhoudkundige verplichtingen (kost) Moeilijker om te vereffenen (kost) 49

50 Beperking aansprakelijkheid van de vennoten / aandeelhouders Zelfstandige (eenmanszaak/praktijk) staat in met volledig vermogen - Eigen zaak Wettelijk stelsel: Beroepsschulden: verhaalbaar op eigen vermogen van de echtgenoot-zelfstandige en op het volledig gemeenschappelijk vermogen. Dus niet op het vermogen van de andere partner, op voorwaarde dat hij niet mee tekende. Belastingschulden: verhaalbaar op de drie vermogens Scheiding van goederen: Beroepsschulden: enkel verhaalbaar op eigen vermogen van de echtgenoot-zelfstandige Belastingschulden: verhaalbaar op de drie vermogens - Gezamenlijke zaak Beroeps- en belastingschulden steeds verhaalbaar op beide partners 50

51 Beperking aansprakelijkheid van de vennoten / aandeelhouders Vennootschap heeft afgescheiden vermogen - Scheiding tussen privévermogen en vennootschapsvermogen - Vennootschapsschuldeisers kunnen zich enkel verhalen op het vermogen van de vennootschap MAAR vaak persoonlijke borgstelling vereist voor (belangrijke) financieringen MAAR beperkte aansprakelijkheid leden bestuursorgaan/oprichters - Niet volkomen bij alle vennootschapsvormen (enkel BVBA, NV en CVBA) 51

52 Juridische overwegingen Een zekere stabiliteit geven aan de samenwerking - Samenwerking treedt naar buiten als één geheel (vennootschap) - Continuïteit van de onderneming bij overlijden, overgang naar volgende generatie of overname door derde(n) - Mogelijkheid tot specialisatie van verschillende vennoten/aandeelhouders Vereniging van kapitaal en arbeid - Vennoot 1 financiële middelen (in ruil dividenden, ) = voordeel van beperkte aansprakelijkheid - Vennoot 2 uitoefenen van het beroep 52

53 Fiscale overwegingen Algemeen - Zelfstandige : alle inkomsten worden belast in de personenbelasting Reservering is niet mogelijk - Vennootschap: alle inkomsten worden belast in de vennootschapsbelasting Winst na belastingen kan worden gereserveerd Tijdstip van belastbaarheid - Personenbelasting: cash-basis - Vennootschapsbelasting: accrual-basis 53

54 Personenbelasting Principe: - Belastbaar is enkel datgene wat door de wet uitdrukkelijk belastbaar werd gesteld - Sommige sectoren belastbaar inkomen = forfait - Belastbare periode: kalenderjaar - Progressieve tarieven - Belastingvrije som - Tarieven te verhogen met de gemeentebelasting Tarief personenbelasting % % % % % > % 54

55 Voorbeeld Tarief in de personenbelasting Julie is alleenstaande en heeft geen kinderen. Zij heeft in 2016 een belastbaar inkomen van x 25 % = x 30 % = x 40 % = x 45 % = Basisbelasting

56 Personenbelasting Categorieën inkomen: - Onroerend (KI, huur) - Roerend (RV bevrijdend, buitenlands inkomen) - Divers inkomen (meerwaarde op aandelen, gronden, gebouwen) - Bedrijfsinkomen (wedde, baten, winst) Winsten = inkomen uit industriële, commerciële of landbouwonderneming Baten = inkomsten uit vrij beroep Twee grote verschilpunten: - Tijdstip belastbaarheid: zekere en vaststaande sv (winsten) of daadwerkelijke ontvangst (baten) - Werkelijk bewijs van de kosten (winsten) of mogelijkheid met kostenforfait te werken (baten) - Diverse aftrekbare bestedingen en belastingverminderingen 56

57 Vennootschapsbelasting Principe: belastbaar is alles wat de vennootschap verkrijgt boven haar maatschappelijk kapitaal Belastbare periode: boekjaar (gebroken/verlengd/verkort) Vaststelling: Reservebeweging (+) Verworpen uitgaven (+) Dividenden (+) Fiscale aftrekken (-) Saldo = belastbare basis Tarief vennootschapsbelasting % Gewoon tarief 33,99 % Verlaagd tarief ,98 % ,93 % ,54 % > ,99 % 57

58 Vennootschapsbelasting Verlaagd opklimmend tarief: voorwaarden - Belastbare basis maximum EUR - Geen financiële vennootschap FVA < 50% van het stort kapitaal + belaste reserves Niet voor FVA als > 75 % van het gestort kapitaal van dochter in eigendom - Aandelen niet voor > 50% in handen van niet-natuurlijke personen - Geen dividenduitkering >13 % van het gestort kapitaal - Toekenning van een bezoldiging aan de bedrijfsleider van minimum EUR (tenzij fiscaal resultaat < EUR) 58

59 Meer informatie in de SBB-publicaties SBB-praktijkgidsen SBB-startersgidsen SBB-wegwijzers 59

60 SBB. Zeker van uw zaak SBB Accountants & Adviseurs SBB is een accountants- en advieskantoor met 30 vestigingen. Onze medewerkers staan ten dienste van ruim cliënten uit alle sectoren. 30 Starters, zelfstandige ondernemers, vrije beroepen, vzw s en kmo s kunnen bij SBB terecht voor een volledige begeleiding inzake: accountancy fiscaliteit milieuadvies juridisch advies in elke fase van uw onderneming, van opstart tot opvolging kantoren 340 medewerkers cliënten 60

61 SBB Accountants & Adviseurs Marleen Pauwels Kantoordirecteur SBB Brecht SBB Accountants & Adviseurs Vaartstraat Brecht Tel. +32 (0)3/

62 SBB-kantoren Hoogstraten Blankenberge Loppem Eeklo Beveren Lochristi Diksmuide Tielt Roeselare Gent Ieper Oudenaarde Aalst Zwevegem Beveren Brecht Turnhout Boechout Geel Bree St-Katelijne-Waver Hasselt Diest Lanaken Leuven St-Truiden Schepdaal Tongeren 62 Sankt Vith

63 SBB op sociale media Linkedin Twitter Facebook sbb-accountants-and - adviseurs SBB_accountants SBBAccountantsAdviseurs 63

64 EINDE Dank u voor uw aandacht 64