STAPPENPLAN JAARAFSLUITING

Transcriptie

1 STAPPENPLAN JAARAFSLUITING Copyright Visma Software B.V. Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende. Jaarafsluiting 2013 Pagina 1 van 47

2 Inhoudsopgave, tevens stappenplan 1 Algemeen Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat en jaarstaat Verloningen klaarzetten Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar Op tabel niveau Voorbereiding voor de jaarafsluiting Doornemen releasenotes Software T&S CLIENT versie xx Afwerken runfoutboodschappen Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar Loonaangiften 2013 verzenden Vastleggen premiewaarden voor Vastleggen salarisschalen voor Vastleggen overige zaken voor Installeren nieuwe programmatuur Wijzigen printer settings naar PDF Creator Afsluiten loonjaar Afsluiten loonjaar Voorbeeld op scherm Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven Uitvoeren jaarafsluiting Controle na afsluiting Door het systeem uitgevoerde controles Beschrijving verwerking van de jaarafsluiting Beschrijving verwerking jaarafsluiting bedrijf Beschrijving verwerking jaarafsluiting dienstverband Beschrijving aanmaak nul regels voor dienstverband en contract Overzicht jaarafsluiting Starten nieuw loonjaar Periodieke salarisaanpassing Opbouwen afdrukcumulatieven Eerste verloning in het nieuwe loonjaar Output jaarwerk Loonstaat en jaarstaat per werknemer Jaaropgave werknemer Jaargegevens PGGM Overigen Verwijderen historische gegevens tot Verzamelloonstaat Aandachtspunten Periodevariabelen vastleggen toekomstig loonjaar Werkkostenregeling (WKR) Fiscaal vrije ruimte (forfait WKR) Overzicht met bedragen die de fiscale vrije ruimte vullen Jaarafsluiting 2013 Pagina 2 van 47

3 7.2.3 Overzicht werkkostenregeling Minimumloon ZVW (en componenten) Premiewaarden pensioen, vut en overige regelingen Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten Belastingwetgeving Rekenregels Afdrachtvermindering onderwijs Soort inkomen Incidentele inkomstenvermindering Premiekorting jonge uitkeringsgerechtigden Werkbonus Leasecar Programma testen rekenregels Eindheffing hoog loon (net als voorgaand jaar) SV premies Keuzelijst Algemeen Pensioen Bepalen premieplicht PGGM AP franchise Pensioenaangifte Pensioenaangifte PWrI t.b.v. WSW en WIW werknemers per Pensioenaangifte APG (t.b.v. O&O) APG Managed File Transfer (MFT) Pensioenaangifte Syntrus Achmea Standenregister SEPA Jaaropgave werknemer Vooraankondiging nieuwe / aangepaste / vervallen / verplaatste functionaliteiten Pensioendiskette Interpolis Helios (herhaling releasenotes 18.10/11.10) HRM modules in Talent & Salaris client (herhaling releasenotes 11.10) Wijzigen virtuele map Elektronisch Dossier Wijzigen virtuele map in Talent en Salaris Wijzigen virtuele map in Talent Self Service FAQ (frequently asked questions) Verkort Stappenplan Versie beheer Jaarafsluiting 2013 Pagina 3 van 47

4 1 Algemeen In deze documentatie zijn de stappen beschreven die gedaan moeten worden om te komen tot een correcte afsluiting van het afgelopen loonjaar en om een goede start te maken met het nieuwe loonjaar. In het stappenplan wordt op meerdere plaatsen verwezen naar het maken van een back up. Deze is opgenomen in de documentatie van T&S CLIENT. Beschrijving van de stappen in het stappenplan Per stap van het stappenplan is in deze documentatie een beschrijving opgenomen van de betreffende stap. Sommige onderdelen zijn tot op tabelniveau beschreven. Ook wordt op sommige plaatsen verwezen naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. U kunt deze helpteksten, onder andere, vinden door te kiezen voor de menukeuze Help Context help Menu en dan te kiezen voor de menu keuze waar u meer informatie over wenst. 1.1 Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat en jaarstaat Menukeuze: Beheer Salariscomponenten Onderhoud Tabblad: Bedrag Kolom loonstaat en jaarstaat De kolom loonstaat geeft aan in welke kolom van de loonstaat de op de salariscomponent geboekte bedragen moeten worden geteld. Voor een beschrijving van de kolommen zie de Handleiding voor loonbelasting, premie volksverzekeringen en premie werknemersverzekeringen van de Belastingdienst. Bij alle bij u in gebruik zijnde salariscomponenten die vermeld moeten worden op de loonstaat, dient u aan te geven welke kolom van de loonstaat dit moet zijn. Voor de opgave aan de belastingdienst dient bijvoorbeeld voor de vergoeding woon-werkverkeer de kolom loonstaat op reiskosten ww te staan, dit is van belang om deze juist op de jaaropgave van de werknemer te krijgen. Alle aanwezige componenten zijn eenvoudig te controleren door gebruik te maken van: - het Business Objects - overzicht wat te vinden is onder de menukeuze Overzichten Bedrijven Componenten (kolomvorm). Of - via het web Overzichten Salaris - Salariscomponenten Jaarafsluiting 2013 Pagina 4 van 47

5 1.2 Verloningen klaarzetten Om een jaarafsluiting te kunnen gaan draaien hebben we natuurlijk verloningen nodig in de database. In uw eigen salarisadministratie heeft u bij het starten van de jaarafsluiting vanzelfsprekend verloningen dan wel van een heel jaar, dan wel van een gedeelte van het jaar zitten. Oefening voor cursisten: In deze database staan er geen verloningen klaar omdat dit een algemeen image is. De eerste stap die we gaan doen is de periode verloningen draaien voor de laatste 11 maanden, zodat we gegevens hebben om te verwerken en af te sluiten. 1.3 Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar Voor u start met de voorbereidingen voor het afsluiten van het loonjaar dienen alle mutaties die betrekking hebben op het af te sluiten loonjaar te zijn verwerkt. Alle periodes dienen correct afgesloten te zijn en er mogen GEEN runfoutboodschappen meer aanwezig zijn. Zie Beheer / Overzicht / Runfoutboodschappen Alle ingevoerde periode variabelen dienen verwerkt = berekend te zijn. Tijdens het afsluiten wordt dit gecontroleerd. Wanneer er nog periode variabelen gevonden worden die niet verwerkt zijn, stopt de jaarafsluiting met de melding Er zijn nog periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens aanwezig. Is deze periode goed afgesloten bij deze werknemer, dan dient u contact op te nemen met de helpdesk om deze gegevens uit de database te verwijderen. 1.4 Op tabel niveau - De periode-input tabellen (o.a. PIH, PIB, PID, PIU) dienen geen gegevens meer te bevatten voor het loonjaar De definitief opgebouwde journaalposten dienen ook te zijn doorgeboekt door middel van het menu Koppelingen / export def. Journaal, ook als deze niet in de financiële administratie worden verwerkt. Jaarafsluiting 2013 Pagina 5 van 47

6 2 Voorbereiding voor de jaarafsluiting 2.1 Doornemen releasenotes Software T&S CLIENT versie xx Via onze website kunt u vóór de jaarovergang de software downloaden met hierop de nieuwe release met betrekking tot de jaarafsluiting, rekenregels voor 2014 en de start van het nieuwe loonjaar. In deze software vindt u tevens de releasenotes. Wij raden u aan deze releasenotes te verspreiden onder de betrokken Visma Software gebruikers, te weten applicatiebeheerders, zowel technisch als functioneel, kern- en eindgebruikers van Visma Software T&S CLIENT. Voor u overgaat tot de voorbereidende acties voor de jaarafsluiting adviseren wij u om de releasenotes van versie xx goed door te nemen. 2.2 Afwerken runfoutboodschappen Menukeuze: Beheer Overzichten Runfoutboodschappen of Periode Overzicht runfoutboodschappen. Wanneer er op dit overzicht één of meerdere foutboodschappen vermeld staan, dienen deze fouten voor de jaarafsluiting afgehandeld te zijn. Dit overzicht mag tijdens de jaarafsluiting geen meldingen bevatten. Het programma jaarafsluiting controleert hierop. 2.3 Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar Menukeuze: Beheer Algemene tabellen Kalender Voor u start met de jaarafsluiting dient de kalender met de verloningsperioden voor het komende loonjaar te zijn aangemaakt. Wanneer u gebruik maakt van meerdere kalenders dient u alle benodigde kalenders aan te maken. Het programma jaarafsluiting controleert of er periode gegevens voor het nieuwe jaar aanwezig zijn. Wanneer deze niet aanwezig zijn geeft het programma jaarafsluiting de melding: Er zijn nog geen periode gegevens (PER) voor volgend jaar aanwezig. Jaarafsluiting 2013 Pagina 6 van 47

7 2.4 Loonaangiften 2013 verzenden Menukeuze: Aangifte Wij adviseren u de aangiften loonheffingen voor de jaarafsluiting te berekenen, op te bouwen en te verzenden. Tijdens het berekenen en opbouwen vinden controles plaats op de juistheid van het aangifte bericht. Mochten hier foutmeldingen uit volgen kunnen deze nog in het niet afgesloten loonjaar worden gecorrigeerd. Mocht u de aangiften voor de loonheffingen na de jaarafsluiting verzorgen dan loopt u het risico om nog correcties te moeten doen op een reeds afgesloten loonjaar. 2.5 Vastleggen premiewaarden voor 2014 Aandachtspunt: Alle regelingen zoals deze bij u in de administratie vastgelegd zijn moeten opnieuw worden vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat op de correctieperiodes met de juiste regelingen worden gerekend. Regelingen zijn alle regelingen zoals deze onder Beheer/Opbouw en Beheer/Premiewaarden zijn vastgelegd. Menukeuze: Beheer Premiewaarden De premiewaarden die vastgelegd worden bestaan uit percentages, factoren en bedragen. Indien deze gegevens wijzigen voor 2014 dient u voor deze regelingen een nieuwe aan te maken met de ingangsdatum: voor maand en kwartaal verloning voor 4-weken en week verloning Bij de regeling met de nieuwe begindatum moet u de voor dat jaar van toepassing zijnde waarden invoeren. LET OP! Zie ook punt op blz 33, aanvang en einde premieplicht Pen/VUT/SF kunnen gewijzigd zijn. Jaarafsluiting 2013 Pagina 7 van 47

8 2.6 Vastleggen salarisschalen voor 2014 Menukeuze: Beheer Algemene tabellen Salarisschaal / Inpassingtabel De salarisschalen voor 2014 kunt u laten converteren uit de gegevens van Indien de gegevens ingebracht worden omdat de salarisschalen toch wijzigen met ingang van de 1 e periode van 2014, dan dienen de juiste bedragen vastgelegd te worden. Werkt u met inpassingstabellen, dan kunnen de juiste bedragen via de inpassingstabellen ingevoerd worden. Antwoord met ja, bij het opslaan, op de vraag of er nieuwe salarisschalen aangemaakt dienen te worden. Er worden nieuwe salarisschalen aangemaakt. 2.7 Vastleggen overige zaken voor 2014 Menukeuze: Beheer Overige zaken die voor 2014 vastgelegd moeten worden en waar bedragen in voorkomen zijn: - minimumloon - extra uitkering, als deze vanaf periode 1 moet worden opgebouwd - overige regelingen en andere premie waarden - vakantie, levensloop, extra reserveringen etc. 2.8 Installeren nieuwe programmatuur Via versie/ (hiervoor moet u wel eerst inloggen met uw inlogcodes) kunt u de laatste versie van de release downloaden op verzoek wordt de installatie DVD toegestuurd. De jaarafsluiting kan alleen op versie xx gedaan worden! 2.9 Wijzigen printer settings naar PDF Creator Bij een proces als de jaarafsluiting kan het voorkomen, dat de printer sneller is dan de PC of server, die de jaarafsluiting doet. Als de spool settings staan op start printing after first page is spooled kan dit problemen veroorzaken, bijvoorbeeld het herhaald printen van pagina s. De oplossing hiervoor is printen naar de PDF Creator, dan sluit u alle risico uit dat er met de jaarafsluiting iets fout gaat doordat de printer vastloopt. Indien u PDF Creator (versie 1.2.3) niet heeft geïnstalleerd. Deze is beschikbaar op onze Supportsite Jaarafsluiting 2013 Pagina 8 van 47

9 3 Afsluiten loonjaar 3.1 Afsluiten loonjaar Menukeuze: Knop Jaarafsluiting Afsluiten loonjaar De jaarafsluiting kan alleen op versie xx gedaan worden! Maak voor deze actie een back-up! Algemeen: Wanneer alle voorbereidende stappen genomen zijn kan worden overgegaan tot het afsluiten van het loonjaar en daarmee het klaarzetten van de werknemers dienstverband- en contractgegevens voor het nieuwe loonjaar. Voor het daadwerkelijke afsluiten van het jaarwerk raden wij u aan om eerst te kiezen voor voorbeeld op scherm en via het voorbeeld uitprinten. Zie ook de onderstaande beschrijving. Wanneer de gegevens in orde blijken te zijn kan het jaar daadwerkelijk worden afgesloten. Zie hiervoor de beschrijving bij Uitvoeren jaarafsluiting. Let op: Het loonjaar wordt alleen dan afgesloten wanneer in het eerste scherm van het programma Jaarafsluiting wordt gekozen voor de tandwieltjes (uitvoeren). Zie ook hieronder de beschrijving bij Uitvoeren jaarafsluiting. U kunt na afloop controleren of de afsluiting ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden door in de bedrijfsgegevens te kijken naar het loonjaar. (Menu keuze: Beheer Bedrijfsgebonden tabellen Bedrijf). Het daar vermelde loonjaar is dan opgehoogd naar Voorbeeld op scherm Het is aan te raden om voor u overgaat tot de daadwerkelijke uitvoering van de jaarafsluiting eerst via voorbeeld opscherm een print maken van de gegevens zoals deze door de jaarafsluiting gegenereerd zullen worden. Kies bij deze actie bij voorkeur voor een voorbeeld per af te sluiten bedrijf, om bij constatering van fouten geen onnodige tijd te verliezen. Wanneer het systeem bij een van de controles die uitgevoerd worden een fout constateert, wordt dit op het voorbeeldscherm gemeld. U kunt deze fout dan corrigeren en daarna opnieuw kiezen voor voorbeeld op scherm. Wanneer het systeem geen fouten meer aantreft verschijnt op het scherm een overzicht met daarop de gegevens zoals ze door de jaarafsluiting gegenereerd zullen gaan worden. Controleer dit overzicht grondig, deze cumulatieven worden overgenomen naar het nieuwe loonjaar. Jaarafsluiting 2013 Pagina 9 van 47

10 3.1.2 Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven U kunt de jaarafsluiting per bedrijf laten uitvoeren of ervoor kiezen om meerdere bedrijven tegelijkertijd af te laten sluiten. Daar de afsluiting van het jaarwerk niet tussentijds te stoppen is, dient u wanneer u kiest om alle bedrijven tegelijkertijd af te sluiten rekening te houden met de hiervoor benodigde tijd. Het advies van Visma Software is de jaarafsluiting per bedrijf uit te voeren i.v.m. de belasting van de server Uitvoeren jaarafsluiting Wanneer u, na controle van het voorbeeld overzicht, het jaar daadwerkelijk wilt afsluiten kiest u voor DE RADERTJES in het eerste selectiescherm. Zie onderstaande schermafdruk. Er kan gekozen worden om de vaste bedragen bij de werknemers die zijn afgelopen te verwijderen t/m De verloonde gegevens dienen bewaard te blijven i.v.m. eventuele correcties op de afgesloten loonjaren en de loonaangifte die dan opnieuw gedraaid dient te worden. Alleen voor gebruikers van de TIS koppeling. Tevens is er een keuze mogelijkheid opgenomen om de TIS nummers op te schonen, als u daarmee werkt. Enkel Visma Software-leading is nog van toepassing. Deze TIS-nummers worden gebruikt voor het im- en exporteren van gegevens. Wij raden u aan dit vinkje altijd te verwijderen. Wanneer er nog (Toekomstige) TWK s en/of (Toekomstige) correctie TWK s aanwezig zijn, kun er voor kiezen geen controle te doen op TWK s. De jaarafsluiting wordt dan uitgevoerd. Let op!: De gesignaleerde TWK s zullen dan worden verwijderd. Jaarafsluiting 2013 Pagina 10 van 47

11 3.1.4 Controle na afsluiting U kunt controleren of de jaarafsluiting heeft plaatsgevonden aan de hand van het loonjaar in de bedrijfsgegevens. Menukeuze: Beheer Bedrijf Tabblad: Stamgegevens Op dit tabblad staat het loonjaar. Vóór de jaarafsluiting staat als loonjaar het af te sluiten jaar aangegeven en ná de jaarafsluiting staat hier het nieuwe loonjaar aangegeven Door het systeem uitgevoerde controles Periodevariabelen Er mogen in het af te sluiten loonjaar geen periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens meer aanwezig zijn. Zie ook de beschrijving bij Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar in dit stappenplan. Loonperiodes nieuwe loonjaar. Tevens wordt er gecontroleerd of voor het nieuwe loonjaar al perioden zijn gedefinieerd (PER). Zie de beschrijving in Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar in dit stappenplan. Jaarafsluiting 2013 Pagina 11 van 47

12 3.1.6 Beschrijving verwerking van de jaarafsluiting Voor de bedrijven en de dienstverbanden met onderliggende contracten worden verschillende acties uitgevoerd. Hieronder staat beschreven welke acties er tijdens de jaarafsluiting uitgevoerd worden voor de bedrijven en voor de dienstverbanden. Tot slot van dit hoofdstuk is de verwerking op tabelniveau beschreven Beschrijving verwerking jaarafsluiting bedrijf Per bedrijf worden de volgende acties uitgevoerd: Het loonjaar uit de bedrijventabel (wg1) wordt met 1 opgehoogd Beschrijving verwerking jaarafsluiting dienstverband Het klaarzetten van de werknemers voor het nieuwe jaar gaat uit van de dienstverbanden. De dienstverbanden die worden verwerkt moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: Het bedrijf van het dienstverband moet binnen de bedrijfsselectie voorkomen. Het soort dienstverband moet een arbeidscontract zijn. Per dienstverband worden de volgende acties uitgevoerd: In de dienstverband salarisgegevens (dsa) wordt de grondslag voor het bijzonder tarief leeg gemaakt. De grondslag bijzonder tarief wordt opnieuw berekend waarbij de volgende 2 situaties onderscheiden worden: Dienstverband is het gehele jaar actief: de grondslag voor het bijzonder tarief is gelijk aan het fiscaal loon Dienstverband is een gedeelte van het jaar actief, de grondslag voor het bijzonder tarief wordt als volgt berekend: 365/(aantal kalenderdagen in dienst +1) * fiscaal loon waarin: fiscaal loon = fis_loon uit de dienstverband cumulatieven (dcu) volgens de laatste periode uit het af te sluiten jaar. aantal dagen in dienst = als het dienstverband in de loop van het jaar actief werd, het aantal dagen tussen de datum in dienst en de einddatum van de laatste periode van het (af te sluiten) loonjaar. Het jaarloon levensloop sparen wordt bepaald (zie hierna). Van de aldus bepaalde gegevens wordt een nieuwe regel aangemaakt in de dienstverband salarisgegevens (dsa). De waarde voor periode en volgnummer in deze regel wordt dan de eerste periode en volgnummer in het nieuwe loonjaar. Jaarafsluiting 2013 Pagina 12 van 47

13 Indien de aan te maken periode regel al aanwezig is, wordt deze gemuteerd met de nieuwe gegevens. Zijn er dienstverband salarisgegevens regels aanwezig die een periode en volgnummer hebben groter dan de periode en volgnummer van de eerste periode van het nieuwe loonjaar, dan worden deze regels ook gemuteerd Beschrijving aanmaak nul regels voor dienstverband en contract Er worden zogenaamde nul regels weggeschreven. Dit zijn regels die als periodenummer de waarde hebben het nieuwe loonjaar * 100 en als waarde voor het volgnummer 0 hebben. Bijvoorbeeld 2014 wordt periode /0. De nul regels worden weggeschreven voor de dienstverbanden, maar ook voor de onderliggende contracten. Nulregels dienstverband Per dienstverband worden in de volgende tabellen nul regels weggeschreven: Dienstverband cumulatieven (dcu): De saldo s van het vakantiegeld, voorschot en het permanent voorschot worden overgenomen uit de laatste regel van de dienstverband cumulatieven van het af te sluiten jaar. Indien het saldo vakantiegeld ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het vakantiegeld, met componentnummer 8091 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband is. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo voorschot ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het voorschot, met componentnummer 8092 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo permanent voorschot ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het voorschot, met componentnummer 8093 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Jaarafsluiting 2013 Pagina 13 van 47

14 Nulregels contract Per contract worden in de volgende tabellen nul regels weggeschreven: Contract cumulatieven (ccu). De waarde van de opgebouwde ATV-rechten wordt gevuld met de waarde: opgebouwde ATV-rechten - opgenomen ATV-rechten uit de laatste regel van de contract cumulatieven van het af te sluiten jaar met een maximum van de waarde gedefinieerd in de tabel voor de atv-opbouw (at1). De waarde van de opgebouwde vakantierechten wordt gevuld met: opgebouwde vakantierechten - opgenomen vakantierechten met een maximum van de waarde gedefinieerd in de tabel voor de vakantieopbouw (vk1). De waarde van het saldo deeltijdpercentage vakantiegeld wordt overgenomen. De waarden van de overige kolommen is 0. Indien de bepaalde ATV-rechten ongelijk 0 zijn wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met als aantal uren het saldo ATV-rechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien de bepaalde vakantierechten ongelijk 0 zijn wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met als aantal uren het saldo vakantierechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo deeltijdpercentage vakantiegeld ongelijk 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met het deeltijdpercentage van de vakantierechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Een regel in de historische output bedragen (hob) met als bedrag de pensioengrondslag volgens het contract (csa), componentnummer Overzicht jaarafsluiting Per bedrijf/werknemersgroep wordt een overzicht afgedrukt met de volgende gegevens: Bedrijfsgegevens (in de kop) Werknemersgroep gegevens (in de kop) Loonjaar dat afgesloten wordt (in de kop) Werknemersgegevens Dienstverbandnummer Jaarafsluiting 2013 Pagina 14 van 47

15 Contractnummer Geboortedatum Datum in dienst (alleen als de werknemer na de begindatum van het kalenderjaar in dienst is gekomen) Datum uit dienst (alleen als de werknemer voor de einddatum van het kalenderjaar uit dienst is gegaan) Fiscaal loon (fiscaal loon uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo vakantie geld (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo voorschot (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo permanent voorschot (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Grondslag bijzonder tarief Saldo vakantie-uren (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Overgenomen vakantie-uren Saldo ATV-uren (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Overgenomen ATV-uren Saldo vak. Perc. AOW gerechtigd: Werknemer bereikt op dd-mm-jjjj de AOW gerechtigde leeftijd. SVW wetten en belastingtabel dan aanpassen (betreft een vooraankondiging). Speciaal voor de jaarovergang van : Indien het fiscale loon van 2013 groter is dan 150,000,=, dan wordt op het overzicht jaarovergang de volgende melding afgedrukt: LET OP: Fiscaal loon van <bedrag> valt mogelijk onder de pseudo eindheffing hoge lonen. U dient in de periode waarin 31 maart 2014 valt dan zelf het bedrag waarover de pseudo eindheffing toegepast moet worden, bij een eigen component vast te leggen. Geef bij die component wel aan dat de pseudo eindheffing toegepast moet worden Soort inkomen 44 en Incidentele inkomstenvermindering B A Oefening voor de cursisten: Jaarafsluiting gaan draaien en alle foutmeldingen die gegeven worden oplossen. Eerst via voorbeeld op scherm, als alles goed is, daadwerkelijk het loonjaar gaan afsluiten en controleren via de output. Deze op pdf creator uitprinten en plaatsen op het bureaublad. Jaarafsluiting 2013 Pagina 15 van 47

16 4 Starten nieuw loonjaar 4.1 Periodieke salarisaanpassing Wanneer gewenst is dat de pensioen grondslagen worden aangepast voor het nieuwe loonjaar dient u het programma periodieke salarisaanpassing uit te voeren met de runbesturing van periode 1. Menukeuze: Periode Periodieke salarisaanpassing De pensioengrondslagen (per periode) in de contract stamgegevens worden opnieuw bepaald indien: Het geen extra run betreft (zie Onderhoud kalender - Extra run). Bij de werknemersgroep in de keuzelijst Pensioengrondslag bepalen niet voor geen gekozen is. De periode van de runbesturing gelijk is aan eejj01 (eerste periode van het jaar bijv /1) Voor een gedetailleerde beschrijving van de werking van dit programma verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten. 4.2 Opbouwen afdrukcumulatieven Menukeuze: Onderhoud Cumulatieven Opbouw afdrukcumulatieven Wanneer u gebruik maakt van een van de opbouw regelingen zoals vakantiegeld, extra uitkering vakantie- ATVrechten, dient u vóór de eerste salarisverwerking de functie opbouwen afdruk cumulatieven te draaien. Dit doet u via het programma: Onderhoud > Cumulatieven > Opbouwen afdrukcumulatieven Jaarafsluiting 2013 Pagina 16 van 47

17 De door de jaarafsluiting in de zogenaamde nulregels geplaatste gegevens worden hiermee overgenomen in de afdrukcumulatieven op de salarisstrook. Wanneer u opbouwen afdrukcumulatieven gaat uitvoeren dient u te kiezen vanaf periode /0 t/m /1. Daarna worden de afdrukcumulatieven in periode actief. Doet u deze actie later (bijv. na een salarisberekening) dan moet u nogmaals de salarisberekening draaien om de juiste gegevens op de loonstrook te krijgen. Denk ook aan eventueel vervallen componenten in 2014 dit kunt u aanpassen via het programma Beheer > Salariscomponent > Onderhoud afdruk-cumulatief 4.3 Eerste verloning in het nieuwe loonjaar Nadat de jaarafsluiting succesvol is verlopen en de voorbereidingen voor de eerste verloning zijn uitgevoerd (periodieke salarisaanpassing en opbouwen afdrukcumulatieven e.d.), kan de eerste verloning in het nieuwe jaar worden gedaan. De output na de jaarafsluiting (jaaropgave, loonstaten en aangiften naar verschillende instellingen) kan zowel voor als na de eerste verloning worden afgedrukt. Deze output blijft altijd beschikbaar i.v.m. wijziging van de database structuur. Jaarafsluiting 2013 Pagina 17 van 47

18 5 Output jaarwerk 5.1 Loonstaat en jaarstaat per werknemer De loonstaten worden per werknemer volgens de indeling modelloonstaat van de belastingdienst afgedrukt. De loonstaat wordt vervaardigd vanuit de historische output bedragen. Met behulp van coderingen van de kolom loonstaat bij onderhoud componenten bedragen wordt de kolom aangegeven waarin deze geteld moet worden. Zie ook Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat in dit stappenplan. De loonstaten kunnen desgewenst meerdere keren worden afgedrukt. De jaarstaat geeft de mogelijkheid tot een controle zoals de accountants deze graag uitvoeren. De jaarstaat dient u in te richten door op de salariscomponent aan te geven dat deze op de jaarstaat moet komen. De jaarstaat kan als csv-bestand worden opgeslagen. Dit bestand kunt u dan onder meer in Excel openen. Jaarafsluiting 2013 Pagina 18 van 47

19 5.2 Jaaropgave werknemer Met deze menukeuze kunt u een jaaropgave voor de werknemer vervaardigen. Per dienstverband van de werknemer wordt een jaaropgave afgedrukt. De jaaropgave werknemer kan desgewenst meerdere keren worden afgedrukt. De jaaropgave werknemer kan tevens als een rtf-bestand of als pdf-bestand worden opgeslagen. Wanneer bij Methode van verwerking wordt gekozen voor Collectief, zullen alle jaaropgave van de werknemers in één bestand worden opgeslagen. Indien voor bij Methode van verwerking voor Werknemer wordt gekozen, zal er per werknemer een pdf/bestand worden aangemaakt t.b.v. het Electronisch Dossier. Aanpassingen voor de jaaropgave 2013 het volgende wordt nu ook vermeld: ingehouden ZVW en door werkgever afgedragen ZVW door werkgever betaalde SVW premies geen levensloop dan ook geen levensloop gegevens op de jaaropgave 5.3 Jaargegevens PGGM Het doel van dit programma is het aanleveren van jaargegevens middels een bestand aan het PGGM. Het bestand wordt opgebouwd volgens de indeling van het PGGM. Tevens wordt de pensioengrondslag van de werknemers in het dienstverband op de juiste waarde gezet. Het is raadzaam dit bestand eerst elders op te slaan en daarna te versturen naar het PGGM. De bestandsvergelijking PGGM dient ook aangemaakt en opgestuurd te worden naar het PGGM. Met ingang van 2007 wordt alles naar de PGGM doorgegeven op contract niveau en niet meer op dienstverband niveau. Zie hiervoor de aandachtspunten PGGM. U kunt in het keuze scherm van dit programma kiezen voor twee soorten runs: 1. wijziging salaris 2. Definitieve deeltijd factor / ORT Wanneer u kiest voor keuze 1 Wijziging salaris dient u eerst de periodieke salarisaanpassing te hebben uitgevoerd. Zie hiervoor ook de beschrijving bij Periodieke salarisaanpassing in dit stappenplan. Voor een verdere beschrijving van dit programma verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. Voor meer informatie over de PGGM regeling zie het document Aandachtspunten PGGM bij de documentatie van T&S CLIENT. Jaarafsluiting 2013 Pagina 19 van 47

20 6 Overigen 6.1 Verwijderen historische gegevens tot 2006 Met dit programma kunnen gegevens uit historische (output) componenten worden verwijderd. Voorlopig is ingebouwd dat alleen historische gegevens van vóór 2006 verwijderd kunnen worden. Dit blijft de komende jaren zo.! Let op dat alle gegevens uit de volgende tabellen worden verwijderd en houdt rekening met de bewaartermijn van de belastingdienst: historische cumulatieven per contract oudere jaren (hcc) historische cumulatieven per dienstverband oudere jaren (hcd) historische bedragen (hob) historische dagen (hod) historische hoofd (hoh) historische uitbetalingsrekening (hor) historische uren (hou) kalendergegevens (per + pev) (periodes en volgnummers) Voor per en pev geldt dat alle records verwijderd worden welke een begindatum hebben met een jaar dat niet meer in hoh voorkomt. Indien aangegeven is dat de premiewaarden verwijderd moeten worden, worden tevens de volgende gegevens verwijderd: premiewaarden SVW (svw) premiewaarden VUT (vut) premiewaarden sf1 (sf1) t/m sf9 (sf9) premiewaarden vip (vip) minimum lonen (mln) Voor een gedetailleerde beschrijving van deze menu keuze verwijzen wij u naar de helpteksten. Jaarafsluiting 2013 Pagina 20 van 47

21 Verwijderen beëindigde dienstverbanden tot 2006 Doel Hiermee worden de dienstverbanden en eventueel de werknemers die niet meer in dienst zijn verwijderd. De onderliggende contracten worden automatisch medeverwijderd. Het verwijderen van beëindigde dienstverbanden gaat uit van de dienstverbanden. De regels die worden verwerkt moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: Het loonjaar T/m jaar moet voor 2006 liggen. De werknemer moet voorkomen binnen de selectie van werknemers of binnen de geselecteerde bedrijven en indien van toepassing binnen de werknemersgroep. De werknemer moet tot een werknemersgroep behoren waarvoor de gebruiker is geautoriseerd. De datum uit dienst van het dienstverband en contract moet voor 2006 liggen. Er mogen voor het dienstverband geen periode variabelen en geen historische (output) componenten meer aanwezig zijn. LET OP! Houdt rekening met de wettelijke bewaartermijn van gegevens voor de belastingdienst, ons advies is gegevens van werknemers 7 jaar te laten staan in de database. 6.2 Verzamelloonstaat Met dit programma kunt u een overzicht verzamelloonstaat aanmaken. Het overzicht wordt vervaardigd vanuit de historische output. Per werknemer wordt een regel afgedrukt. Menukeuze: Overzicht Salaris Verzamelloonstaat Voor de verdere details van dit overzicht verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. Jaarafsluiting 2013 Pagina 21 van 47

22 7 Aandachtspunten 7.1 Periodevariabelen vastleggen toekomstig loonjaar Het is mogelijk om periodevariabelen vast te leggen in een toekomstig loonjaar. Dit is echter beperkt tot het invoeren van periodevariabelen voor de eerste periode van het nieuwe loonjaar. Voorwaarde voor het kunnen opvoeren van variabelen is dat de kalender van het volgende loonjaar aanwezig moet zijn. 7.2 Werkkostenregeling (WKR) In Visma Software zijn voorzieningen opgenomen om te kunnen regelen dat de Eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling in de loonaangifte wordt meegenomen. Voor het vastleggen van het bedrag waarover de eindheffing WKR toegepast moet worden, kunt u een eigen component aanmaken in de componentenreeks 1000 t/m 4999 met de volgende kenmerken: Soort: Bedrag Kolom loonstaat: N.v.t. Soort eindheffing: Eindheffing WKR Grondslagen: Niets selecteren Salarisafrekening: bij Uitk/Inhouden kiezen voor bijtelling het bedrag komt dan niet op de strook Journaalpost: N.v.t. (bedragen komen waarschijnlijk al uit de financiële administratie) Jaarafsluiting 2013 Pagina 22 van 47

23 Dit component kan bij een of meer werknemers welke in de salarisverwerking berekend worden, vastgelegd worden met het bedrag waarover de eindheffing WKR berekend moet worden. Dit bedrag heeft geen invloed op de berekening van de werknemer zelf (vergelijkbaar met de eindheffing over kerstpakketten). De salarisberekening berekent de juiste eindheffing en zet deze in het gereserveerde component Deze wordt via de loonaangifte aangegeven. Dit gereserveerde component 6182 dient u wel in te richten voor de journalisering bij het tabblad Journaalpost Fiscaal vrije ruimte (forfait WKR) Het vrijgestelde forfait moet berekend worden over het fiscale loon. Dit fiscale loon kunt u op meerdere manieren zichtbaar maken: U kunt een overzicht aanmaken via het programma Overzicht > Salaris > Werkkostenregeling en dit ziet er als volgt uit: Jaarafsluiting 2013 Pagina 23 van 47

24 Het fiscale loon wordt ook op diverse overzichten afgedrukt, zoals de verzamelloonstaat en de historische loonstaat. Het kan ook mits ingericht op de jaarstaat zichtbaar gemaakt worden Overzicht met bedragen die de fiscale vrije ruimte vullen Per component kan aangegeven worden of de bedragen deel uitmaken van kosten in het kader van werkkostenregeling. Op het tabblad grondslagen kan aangegeven worden of de bedragen die op het salariscomponent zijn geboekt gebruikt worden bij het samenstellen van het overzicht werkkostenregeling. Het vinkje wat u hier aanzet heeft geen effect op de salarisberekening, het dient uitsluitend om op het WEB een overzicht aan te maken met de bedragen die de fiscale vrije ruimte vullen. Voor bedragen die meetellen voor de fiscale vrije ruimte en afkomstig zijn uit andere pakketten (bijvoorbeeld het financiële pakket) kunt u een dummy component aanmaken. Het bedrag kunt u vervolgens bij een willekeurige medewerker invoeren. Jaarafsluiting 2013 Pagina 24 van 47

25 Dit dummy component kunt u aanmaken onder een nummer in de vrije reeks met de volgende inrichting: Jaarafsluiting 2013 Pagina 25 van 47

26 7.2.3 Overzicht werkkostenregeling Het overzicht werkkostenregeling met het bedrag van de fiscale vrije ruimte kunt u aanmaken via de button Overzichten en dan het menu Salaris > Overzichten > Werkkostenregeling te selecteren. Vervolgens krijgt u dan onderstaand overzicht: Zie ook het document werkkostenregeling op onze website Jaarafsluiting 2013 Pagina 26 van 47

27 7.2.3 Minimumloon Bij het minimumloon kan aangegeven worden of de aanvulling minimumloon op een component geboekt moet worden of automatisch aangevuld moet worden. Indien voor een component gekozen wordt, kunnen 2 componenten vastgelegd worden: 1 voor salarianten en 1 voor uurloners. Let op! Gebruik componenten welke ingericht zijn met bij het veld Parttime factor de waarde Contract zie ook de helptekst ZVW (en componenten) De ZVW kent vanaf 2013 alleen nog maar een werkgeversheffing (normaal- en zeeliedentarief) en een werknemersbijdrage (laag tarief). Binnen de componenten is voor het gemengde tarief voor de werkgeversheffing ZVW een keuzelijst opgenomen. Indien u te maken krijgt met zowel de werkgeversheffing als de werknemersbijdrage bij één werknemer, dan dient deze werknemer tweemaal in de salarisadministratie vastgelegd te worden. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn als een werknemer van 61 jaar of ouder levensloopverlof opneemt en daarnaast blijft werken. Jaarafsluiting 2013 Pagina 27 van 47

28 7.2.5 Premiewaarden pensioen, vut en overige regelingen In de wet is vastgelegd dat de auto van de zaak niet mag meetellen voor de pensioenopbouw. Daarom is bij pensioen, vut en de overige regelingen een veld opgenomen: Waarde auto van de zaak in grondslag. Dit veld is alleen van belang bij rekenwijze over het SVWloon. Afbeelding 1: Waarde auto van de zaak in grondslag Let op! Per werknemer wordt bepaald of de auto wel of niet in de grondslag pensioen, vut en/of overige regelingen geteld moet worden. Als bij alle regelingen het aankruisvak aan staat, dan wordt de auto niet uit de grondslag verwijderd. Als bij een of meer regelingen het aankruisvak uit staat, dan wordt bij alle betreffende regelingen waar het aankruisvak aanstaat toch de auto uit de grondslag gehaald. 8 Nieuwe en gewijzigde functionaliteiten 8.1 Belastingwetgeving 2014 De aanpassingen in de programmatuur met betrekking tot de fiscale wijzigingen voor 2014 betreffen: Rekenregels 2014 Met deze versie worden de rekenregels en salarisberekening van 2014 meegeleverd Afdrachtvermindering onderwijs Per 1 januari 2014 vervalt de afdrachtvermindering onderwijs. De berekening van de afdrachtvermindering onderwijs is dus uit de salarisberekening gehaald. Het is dus niet verplicht de codes van de afdrachtvermindering uit te zetten. In plaats van de afdrachtvermindering onderwijs komt een subsidieregeling. Kijk voor meer informatie op Jaarafsluiting 2013 Pagina 28 van 47

29 8.1.3 Soort inkomen Per 1 januari 2014 zijn van het soort inkomen de waardes 44 (Uitkering WWIK), 51 (Uitkering WIJ) en 53 (Uitkering vitaliteitsregeling) vervallen. Indien deze codes bij werknemers die op 31 december 2013 nog in dienst zijn in gebruik zijn, dan worden tijdens de jaarovergang deze code op 15 gezet en op het verslag wordt deze aanpassing vermeld Incidentele inkomstenvermindering Vanaf 1 januari 2014 mag u code B (zwangerschap of bevalling) niet meer gebruiken bij loonvermindering. In onderhoud werknemer is bij het veld incidentele tijdelijke inkomstenvermindering de waarde B (Bevalling) vervallen. Bij de jaarovergang worden code B op A (automatisch bepalen) gezet en op het verslag wordt deze aanpassing vermeld Premiekorting jonge uitkeringsgerechtigden. Deze korting van 3.500,= op jaarbasis mag in mindering gebracht worden op de af te dragen premies sociale lasten. De regeling gaat in op en mag maximaal 2 jaar toegepast worden bij werknemers die: o op of na in dienst komen o onmiddellijk voorafgaand aan het dienstverband uit een uitkeringssituatie komen (werkloosheidswet of wet werk en bijstand) o op het moment van in dienst komen 18 t/m 27 jaar zijn o een arbeidsovereenkomst van minimaal 32 uur heeft De regeling eindigt (voor zover nu bekend) op Voor verdere informatie raadpleeg het handboek loonheffingen of de nieuwsbrieven van de belastingdienst. Jaarafsluiting 2013 Pagina 29 van 47

30 In de Client kan volstaan worden met op het tabblad Dienstverband Salaris SVW vast te leggen dat de werknemer recht heeft op de regeling en t/m welke periode deze regeling toegepast moet worden Werkbonus T/m 2013 ging de werkbonus via de inkomstenbelasting. De werkbonus is per 1 januari 2014 een loonheffingskorting en wordt dus verwerkt via de loonstrook. De werkbonus mag toegepast worden als: o de witte tabel (inkomen tegenwoordige dienstbetrekking) van toepassing is en o bij de werknemer wordt de loonheffingskorting toegepast en o de werknemers heeft op de leeftijd 60, 61, 62 of 63 jaar. Zie voor meer informatie: De werkbonus wordt automatisch toegepast als de werknemer aan de genoemde voorwaarden voldoet. De werknemer kan ervoor kiezen om de werkbonus niet te laten toepassen. De werkbonus wordt achteraf gecorrigeerd via de inkomstenbelasting. Indien de werknemer wisselend inkomen heeft, kan deze er voor kiezen de werkbonus niet te laten toepassen. Hij/zij moet hier nadrukkelijk zelf Jaarafsluiting 2013 Pagina 30 van 47

31 om verzoeken en u kunt via een aankruisvak op het tabblad Dienstverband Fiscaal de toepassing van de werkbonus uitschakelen. Afbeelding: Werkbonus wordt (onder voorwaarden) toegepast NB. Informeer uw werknemers bij wie de werkbonus toegepast zal gaan worden. U kunt ze er aangeven dat alleen op verzoek van de werknemer zelf het toepassen van de werkbonus geblokkeerd kan worden Leasecar Met ingang van moet voor auto s met een uitstoot van minder dan 50 gram CO2 per km (bijvoorbeeld hybride auto s) een tarief van 7% toegepast worden. Voor auto s zonder CO2 uitstoor (elektrisch) geldy vanaf een tarief van 4% Voor bestaande auto s wijzigt de bijtelling niet. Van de site van de belastingdienst: Hoelang geldt het percentage? Het percentage geldt voor een periode van 60 maanden. Deze periode gaat in op de 1 e dag van de maand die volgt op de maand waarin voor het eerst een kenteken is afgegeven. Het percentage blijft ook gelden als de auto van eigenaar wisselt of als een andere werknemer de auto gaat gebruiken. Jaarafsluiting 2013 Pagina 31 van 47

32 Direct na afloop van de periode van 60 maanden wordt het percentage opnieuw vastgesteld aan de hand van de regels die op dat moment gelden. Het nieuwe percentage geldt dan weer voor van 60 maanden. Raadpleeg ook In de tabellen is een tarief van 4 en 7% toegevoegd. Deze gelden dus voor auto s die in 2014 op kenteken gesteld zijn. Binnen de programmatuur kunnen de nieuwe percentages alleen vanaf 2014 toegepast worden Programma testen rekenregels Het programma testen rekenregels is in deze release niet aangepast voor de berekening van Dit programma wordt in versie verwijderd. Dit omdat onze afdeling ontwikkeling de rekenregels test met andere programma s, daarmee is dit onderdeel overbodig geworden Eindheffing hoog loon (net als voorgaand jaar) Over het meerdere van het fiscaal loon van 2013 boven de ,= LET OP!!! Uw onderneming is geen pseudo-eindheffing hoog loon verschuldigd over loon dat u bij de werknemer moet belasten vanwege een opname uit zijn levensloopspaarpot. Aangeven in periode waarin 31 maart 2014 valt Waarde vastleggen bij eigen component met Soort eindheffing = Pseudo heffing hoge lonen Tip U kunt overwegen een tantième of andere bonussen over het jaar 2013 uit te keren in Deze bedragen vallen niet in het loon over 2013 en de crisisheffing heeft dan ook geen betrekking op deze extra uitkeringen SV premies Gedifferentieerde premie WGA is vervangen door de Gedifferentieerde premie Whk. Dit is met name een tekstuele aanpassing. Onder de Whk (Werk hervattingskas) vallen vanaf 2014 de premies WGA vast, WGA-flex en ZW-flex. Indien u naar aanleiding hiervan de omschrijving van component 6122 aanpast, bedenk dan wel dat deze nieuwe omschrijving ook in voorgaande jaren gebruikt zal worden Keuzelijst De keuzelijsten zijn aangepast aan 2014: Incidentele inkomstenvermindering (code B is vervallen) Jaarafsluiting 2013 Pagina 32 van 47

33 Soort inkomen: de waardes 44 (Uitkering WWIK), 51 (Uitkering WIJ) en 53 (Uitkering vitaliteitsregeling) zijn vervallen Algemeen Afbouw algemene heffingskorting. De afbouw wordt automatisch toegepast als er sprake is van loonheffingskorting. Deze afbouw verlaagt de algemene heffingskorting, waardoor de te betalen belasting hoger wordt. 8.2 Pensioen Bepalen premieplicht Op het gebied van pensioen en pensioen verwante regelingen zijn door de nieuwe pensioenwet veranderingen ontstaan. Ook de verschuiving van de AOW leeftijd heeft hier mee te maken. Binnen de programmatuur leidt dit tot een aantal aanpassingen in de premiewaarden pensioen, vut en overige regelingen. De wijzigingen hebben betrekking op: - Het bepalen van de aanvang en einde premieplicht is uit elkaar gehaald - De 1 e van de maand kan gebruikt worden voor de bepaling van de premieplicht (met name voor de 4-weken- en week verloningen) - Als eindleeftijd kan nu ook gekozen worden voor de AOW-leeftijd. Deze wordt automatisch berekend. - Bij eindleeftijd AOW-leeftijd kunnen correctiemaanden opgegeven worden, bijvoorbeeld als een regeling 24 maanden voor de AOW-leeftijd stopt (bv WAO-gat) Let op: Bij het kopieren van een bestaande regel naar een nieuwe regel per zullen de gegevens niet aangepast worden. Als de eindleeftijd niet meer 65 jaar moet zijn maar AOWleeftijd, dan dient u dit zelf aan te passen. Het scherm voor de premiewaarden pensioen ziet er als volgt uit: Jaarafsluiting 2013 Pagina 33 van 47

34 Afbeelding: Premiewaarden pensioen - basisgegevens Door de hoeveelheid gegevens zijn de gegevens over meerdere tabbladen verspreid PGGM AP franchise De AP franchise wordt t/m 2013 op dienstverband niveau bepaald. Bij de berekeningen van oproepcontracten werd in een periode niet gewerkt is, geen franchise toegepast. PGGM bepaalt in de eindafrekening de franchise om de definitieve premie te berekenen. PGGM kan echter niet zien wanneer wel en wanneer niet gewerkt is, dus wordt de franchise over de hele periode dat het contract actief is, bepaald. Dit geeft een verschil tussen hetgeen berekend en afgerekend moet worden. Vanaf 2014 wordt deze franchise op contract-niveau bepaald en opgeslagen, en wordt voor oproepcontracten voor elke periode een franchise toegekend, ook als die periode niet gewerkt is. Hiermee moet de berekening en afrekening van PGGM geen verschil meer geven. Let op De berekening van de AP premie is hierdoor een geheel nieuwe routine geworden waar ook nieuwe gereserveerde componenten bij horen, te weten 5130, 5131, 6130 en Als bij de componenten 5130 en 5131 niets gedaan wordt, dan zullen deze op de salarisspecificatie onder de regel met de ingehouden loonheffing afgedrukt worden. Als dit gedrag niet gewenst is, dan kan met behulp van het veld volgorde gestuurd worden. Jaarafsluiting 2013 Pagina 34 van 47

35 Als de ingehouden loonheffing altijd onderaan moet staan in het blok inhoudingen, dan kan er voor gekozen worden de componenten 5084 t/m 5087 de volgorde op 9 te zetten. Bij versie worden de volgende nieuwe gereserveerde componenten geïntroduceerd. Deze kunnen met Beheer Salariscomponent Kopieren nieuwe componenten naar het eigen bedrijf (eigen bedrijven) overgehaald worden. Component Omschrijving Wordt gebruikt bij / voor 5130 AP premie werknemer AP premie, salarisberekening 5131 AP premie bt werknemer AP premie, salarisberekening 6130 AP premie afdracht AP premie, salarisberekening 6131 AP premie bt afdracht AP premie, salarisberekening 6175 Premiekorting jongeren Salarisberekening, loonaangifte 7130 AP loon toegepast AP premie, salarisberekening 7131 AP franchise AP premie, salarisberekening 7133 AP loon ongemaximeerd AP premie, salarisberekening Jaarafsluiting 2013 Pagina 35 van 47

36 8.3 Pensioenaangifte Pensioenaangifte PWrI t.b.v. WSW en WIW werknemers per Begin september heeft het bestuur van het pensioenfonds PWrI een brief aan de deelnemende werkgevers gestuurd dat vanaf gebruik gemaakt moet gaan worden van de pensioenaangifte zoals APG deze al voor O&O (Overheid en Onderwijs) in gebruik heeft. De belangrijkste verschillen zijn: - Doorgeven van standen in plaats van mutaties - Informatie staat in.xml bestanden in plaats van in ASCII bestanden. Belangrijk Alle informatie die betrekking heeft op salarisverwerkingen en mutaties t/m moeten via het oude programma verstuurd worden. Het oude programma kan en mag niet voor aangiftes van 2014 gebruikt worden. Voor het in gebruik nemen van de pensioenaangifte voor PWrI is een stappenplan beschikbaar. Deze is te downloaden van onze website Pensioenaangifte APG (t.b.v. O&O) Vanaf 2013 heeft APG de pensioenaangifte voor O&O in gebruik genomen. Gelijk met de aanpassingen voor PWrI zijn de aanpassingen voor 2014 in de pensioenaangifte doorgevoerd. Een belangrijke aanpassing in de pensioenaangifte APG is het volgende: Bij APG kunnen geen nabetalingen doorgegeven worden. Werkgevers waren gedwongen om eventuele nabetalingen of verrekeningen via een TWK in de laatste periode dat de werknemer in dienst was, te verwerken. Vanaf 2014 is de programmatuur hier op aangepast: Als een nabetaling na de uit dienst periode gedaan wordt, dan zal de aangifteprogrammatuur automatisch een correctie op de laatst doorgegeven periode doorvoeren. LET OP!! Dit mechanisme werkt alleen BINNEN het loonjaar. Een nabetaling in januari (of later) wordt NIET in het voorjaande jaar verwerkt. Dit dient in het voorgaande loonjaar te gebeuren. In het servicepack zijn de volgende punten al aangepast: DB: APG IPAP: van jan t/m april de premies IPAP einddatum ontbreken in de XML berichten (bij 1 persoon) Het programma voor de pensioenaangifte is aangepast. De einddatum van een bepaald produkt wordt nu wel doorgegeven. Jaarafsluiting 2013 Pagina 36 van 47

37 In het te verzenden bestand worden nu alle voorliggende periodes en de laatst verloonde periode van het lopende loonjaar doorgegeven aan APG. Wel moeten de aangiften van alle periodes worden aangeboden. Dus eerst mei opnieuw berekenen en aan APG toezenden. Vervolgens juni berekenen en aan APG aanbieden enz. Advies: zend per dag 1 bestand naar APG. Dit voorkomt problemen met de verwerking bij APG APG Managed File Transfer (MFT) APG is overgestapt op een nieuwe beveiligde internetverbinding voor het versturen van de aangifte. als nieuwe, beveiligde internetlijn ter vervanging van FTPs via File Zilla. Dit laatste programma kan vanaf 2014 niet meer gebruikt worden en u zult de onderstaande link moeten gebruiken. Link voor productie: Link voor acceptatie(test): Via dit internetadres verkrijgt u een directe verbinding met de zogenoemde Axway workstation client. Indien u niet over de juiste java client versie beschikt zal u gevraagd worden deze te installeren. Verder kunt u de stappen volgen in paragraaf van het Koppelvlakspecificaties Managed File Transfer APG INCASSO versie 1.4 die te verkrijgen is bij APG. We hebben deze stappen als service in de Releasenotes als bijlage toegevoegd. 8.4 Pensioenaangifte Syntrus Achmea De pensioenaangifte voor Syntrus Achmea is ook aangepast met de aanpassingen voor Aangezien nog niet alle werkgevers helemaal over zijn, zal het jaarwerkprogramma Diskette Interpolis nog tot versie on de programmatuur beschikbaar blijven. 8.5 Standenregister Bij het definitieve standenregister is een extra optie ingebouwd om de detailregels te kunnen exporteren naar Excel (.csv formaat). Jaarafsluiting 2013 Pagina 37 van 47

38 Afbeelding: Exporteren definitief standenregister 8.6 SEPA Door de introductie van SEPA zijn door de banken de nodige variaties op de SEPA bestanden ontstaan. Deze zijn allemaal in de programma s ingebouwd. Vanaf 1 februari 2014 kunnen bij de banken geen ClIEOP bestanden meer aangeboden worden. De functionaliteit om het CLIEOP bestand aan te maken blijft nog beschikbaar tot versie Mocht u nog niet over zijn op SEPA, begin hier dan zo snel mogelijk aan om problemen in februari te voorkomen. Op onze website vindt hiervoor een stappenplan onder FAQ s > Salaris bij IBAN/SEPA. Jaarafsluiting 2013 Pagina 38 van 47

39 8.7 Jaaropgave werknemer Op de jaaropgave zijn de volgende wijzigingen doorgevoerd: - Op de jaaropgave voor de werknemer wordt in het blok Zorgverzekeringswet de werkgeversheffing zorgverzekeringswet afgedrukt. Dit is een wettelijk voorgeschreven rubriek die vanaf 2013 afgedrukt moet worden. - In een nieuw blok Werknemersverzekeringen wordt het bedrag van de Door de werkgever betaalde premies werknemersverzekeringen afgedrukt. Ook dit is een wettelijk voorschrift. - Indien er geen sprake is van levensloopgegevens, dan wordt dat blok niet afgedrukt. 9 Vooraankondiging nieuwe / aangepaste / vervallen / verplaatste functionaliteiten 9.1 Pensioendiskette Interpolis De programma's 'Overzicht' 'Melding pensioenfonds' 'Interpolis diskette' en 'Jaarwerk' 'Pensioenfondsen' 'Diskette Interpolis' zullen met versie uit het menu verwijderd worden als de betreffende bedrijfstakken via de pensioenaangifte aangeleverd kunnen worden. 9.2 Helios (herhaling releasenotes 18.10/11.10) Vanaf T&S CLIENT versie 19.00/12.00 (2014) bieden wij geen ondersteuning meer op de oude Helios-koppeling. Vanaf patch van Helios kunt u gebruik maken van de nieuwe export werknemers (XML) en de configuratie-export vanuit T&S Web. Vanaf T&S versie (2014) bieden wij geen ondersteuning meer op de oude Helios-koppeling. In overeenstemming met Cegeka zullen de gezamenlijke klanten gefaseerd overgaan op de nieuwe export. Indien u vragen heeft, kunt u contact opnemen met uw accountmanager. Het exporteren van gegevens uit Helios naar T&S is ongewijzigd gebleven. 9.3 HRM modules in Talent & Salaris client (herhaling releasenotes 11.10) In T&S CLIENT client zijn nog enkele verouderde HRM-functionaliteiten aanwezig, zoals bijvoorbeeld Datumsignalen, Verlof, Ziekte en het Elektronisch Dossier. Wij gaan deze uitfaseren. Helaas is bij ons niet altijd bekend of u deze functionaliteiten nog gebruikt of dat u reeds bent overgestapt naar de functionaliteit in T&S web. Wilt u uw accountmanager inlichten wanneer u deze functionaliteiten nog gebruikt, zodat gezamenlijk gekeken kan worden hoe u kunt overstappen op de vernieuwde functionaliteit. Jaarafsluiting 2013 Pagina 39 van 47

40 10 Wijzigen virtuele map Elektronisch Dossier Indien gebruik gemaakt wordt van de digitale loonstrook, worden de salarisstroken in het Elektronisch Dossier opgeslagen. Wanneer u de salarisstroken per jaar in een aparte map wilt archiveren, dient u voor het opslaan van de eerste salarisstrook van het nieuwe jaar een nieuwe virtuele map aan te maken. Het wijzigen van de map kan op twee manieren. Dit kan namelijk in Talent en Salaris en in Talent Self Service Wijzigen virtuele map in Talent en Salaris Het wijzigen van de virtuele map doet u binnen Talent en Salaris binnen de balk HRM bij knop Onderhoud HRM. Klik op Virtuele mappen en ga naar de map waar de reeds aanwezige salarisstroken worden opgeslagen. Maak hier een nieuwe map aan. Klik daarna op de hoofdmap Virtuele mappen en wijzig de Standaard virtuele map van de Digitale Loonstroken (in het rechterdeel van het scherm), zodat het systeem weet in welke map de stroken opgeslagen moeten worden. Indien u de Jaaropgave Werknemer in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen. Dit is afhankelijk van de wens van de gebruiker. Jaarafsluiting 2013 Pagina 40 van 47

41 10.2 Wijzigen virtuele map in Talent Self Service Het wijzigen van de virtuele map doet u binnen Talent Self Service in het Electronisch Dossier. Klik op Onderhoud en vervolgens op Onderhoud Virtuele mappen. Ga vervolgens naar de map waar de reeds aanwezige salarisstroken worden opgeslagen. Maak hier een nieuwe map aan. Dit doet u door met de rechter muisknop te drukken op de hoofdmap en te kiezen voor Nieuwe Map. Geef deze map de naam 2014 en kies dan voor opslaan. Wat nu nog moet gebeuren is de Standaard virtuele map van de Digitale Loonstroken aanpassen zodat de stroken van 2014 in de juiste map worden opgeslagen. Dit doet u door te gaan naar Onderhoud Instellingen. Jaarafsluiting 2013 Pagina 41 van 47