STAPPENPLAN JAARAFSLUITING

Transcriptie

1 STAPPENPLAN JAARAFSLUITING Copyright Visma Software B.V. Postbus AS Amersfoort Alle rechten voorbehouden. Verveelvoudiging of openbaarmaking, geheel of gedeeltelijk, is niet toegestaan dan met schriftelijke toestemming van de auteursrechthebbende. Jaarafsluiting 2015 Pagina 1 van 39

2 Inhoudsopgave 1 Algemeen Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar Op tabel niveau Voorbereiding voor de jaarafsluiting Doornemen releasenotes Software T&S CLIENT versie xxx.xx e week Loonaangiftes, wisseling certificaten Afwerken runfoutboodschappen Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar Loonaangiften 2015 verzenden Vastleggen premiewaarden voor Vastleggen salarisschalen voor Vastleggen overige zaken voor Installeren nieuwe programmatuur Wijzigen printer settings naar PDF Creator Afsluiten loonjaar Afsluiten loonjaar Voorbeeld op scherm Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven Uitvoeren jaarafsluiting Controle na afsluiting Door het systeem uitgevoerde controles voor afsluiten Beschrijving verwerking van de jaarafsluiting Beschrijving verwerking jaarafsluiting bedrijf Beschrijving verwerking jaarafsluiting dienstverband Beschrijving aanmaak nul regels voor dienstverband en contract Overzicht jaarafsluiting Speciaal voor de jaarovergang van : Soort inkomen vervallen waarden Aard arbeidsverhouding (UWV) vervallen waarden Indicatie tijdelijke heffingskorting Personeelslening Overgangsregeling premievrijstelling werknemers < 62 jaar Uitzetten PPP regeling (APG) bij medewerkers (ambtenaren) AOW-ers die doorwerken ZW aanzetten en sectorcode Starten nieuw loonjaar Periodieke salarisaanpassing Opbouwen afdrukcumulatieven Eerste verloning in het nieuwe loonjaar Output jaarwerk Loonstaat en jaarstaat per werknemer Jaaropgave werknemer Jaargegevens PFZW (PGGM) Overigen Jaarafsluiting 2015 Pagina 2 van 39

3 6.1 Verwijderen historische gegevens Verzamelloonstaat Aandachtspunten Periodevariabelen vastleggen toekomstig loonjaar Werkkostenregeling (WKR) Minimumloon Wijzigen virtuele map Elektronisch Dossier Wijzigen virtuele map in Talent en Salaris Wijzigen virtuele map in Talent Self Service FAQ (frequently asked questions) Verkort Stappenplan Versie beheer Jaarafsluiting 2015 Pagina 3 van 39

4 1 Algemeen In deze documentatie zijn de stappen beschreven die gedaan moeten worden om te komen tot een correcte afsluiting van het afgelopen loonjaar en om een goede start te maken met het nieuwe loonjaar. In het stappenplan wordt op meerdere plaatsen verwezen naar het maken van een back up. Deze is opgenomen in de documentatie van de Installatiehandleiding Talent & Salaris client Beschrijving van de stappen in het stappenplan Per stap van het stappenplan is in deze documentatie een beschrijving opgenomen van de betreffende stap. Sommige onderdelen zijn tot op tabelniveau beschreven. Ook wordt op sommige plaatsen verwezen naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. U kunt deze helpteksten, onder andere, vinden door te kiezen voor de menukeuze Help Context help Menu en dan te kiezen voor de menu keuze waar u meer informatie over wenst. 1.1 Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar Voor u start met de voorbereidingen voor het afsluiten van het loonjaar dienen alle mutaties die betrekking hebben op het af te sluiten loonjaar te zijn verwerkt. Alle periodes dienen correct afgesloten te zijn en er mogen GEEN runfoutboodschappen meer aanwezig zijn. Zie Beheer / Overzicht / Runfoutboodschappen of Periode / Overzicht Runfoutboodschappen Alle ingevoerde periode variabelen dienen verwerkt = berekend te zijn. Tijdens het afsluiten wordt dit gecontroleerd. Wanneer er nog periode variabelen gevonden worden die niet verwerkt zijn, stopt de jaarafsluiting met de melding Er zijn nog periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens aanwezig. Is deze periode goed afgesloten bij deze werknemer, dan dient u contact op te nemen met de helpdesk om deze gegevens uit de database te verwijderen. 1.2 Op tabel niveau - De periode-input tabellen (o.a. PIH, PIB, PID, PIU) dienen geen gegevens meer te bevatten voor het loonjaar De definitief opgebouwde journaalposten dienen ook te zijn doorgeboekt door middel van het menu Koppelingen / export def. Journaal, ook als deze niet in de financiële administratie worden verwerkt. Jaarafsluiting 2015 Pagina 4 van 39

5 2 Voorbereiding voor de jaarafsluiting 2.1 Doornemen releasenotes Software T&S CLIENT versie xxx.xx Via onze website kunt u vóór de jaarovergang de software en de releasenotes downloaden met hierop de nieuwe release met betrekking tot de jaarafsluiting, rekenregels voor 2015 en de start van het nieuwe loonjaar. Wij raden u aan de releasenotes van versie te verspreiden onder de betrokken Visma Software gebruikers, te weten applicatiebeheerders, zowel technisch als functioneel, kern- en eindgebruikers van Visma Software T&S CLIENT. Voor u overgaat tot de voorbereidende acties voor de jaarafsluiting adviseren wij u om de releasenotes van versie xx goed door te nemen e week Voor organisaties die per vier-weken verlonen staat voor de verwerking van de 53 e week een document op de Visma servicesite Neem dit document door voor de jaarafsluiting Loonaangiftes, wisseling certificaten Tip: Verstuur voor het afsluiten van het jaar de aangifte over de laatste verloning. Wanneer u deze na 6 januari 2016 wilt versturen kan dit alleen wanneer de nieuwe versie is geplaatst. In verband met een wisseling in de belastingcertificaten is het vanaf donderdag 7 januari :00 uur niet meer mogelijk retourberichten op te halen bij de belastingdienst inzake de loonaangifte met de huidige versie. De aangifteberichten kunnen wel ingestuurd worden. De belasting certificaten vervallen per 12 januari 2016, in versie zijn de nieuwe certificaten opgenomen. Er zijn verschillende oplossingen mogelijk: - U installeert versie vóór 7 januari U zult dan geen last hebben van het wisselen van de belasting certificaten. - U installeert versie op of na 7 januari. U kunt dan tijdelijk geen retourberichten ophalen totdat geïnstalleerd is. Jaarafsluiting 2015 Pagina 5 van 39

6 - U installeert versie op of na 12 januari. U kunt dan tijdelijk geen aangiftes inzenden en retourberichten ophalen totdat geïnstalleerd is. Zie ook ons bericht hierover via: Afwerken runfoutboodschappen Menukeuze: Beheer Overzichten Runfoutboodschappen of Periode Overzicht runfoutboodschappen. Wanneer er op dit overzicht één of meerdere foutboodschappen vermeld staan, dienen deze fouten voor de jaarafsluiting afgehandeld te zijn. Dit overzicht mag tijdens de jaarafsluiting geen meldingen bevatten. Het programma jaarafsluiting controleert hierop. 2.3 Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar Menukeuze: Beheer Algemene tabellen Kalender Voor u start met de jaarafsluiting dient de kalender met de verloningsperioden voor het komende loonjaar te zijn aangemaakt. Wanneer u gebruik maakt van meerdere kalenders dient u alle benodigde kalenders aan te maken. Het programma jaarafsluiting controleert of er periode gegevens voor het nieuwe jaar aanwezig zijn. Wanneer deze niet aanwezig zijn geeft het programma jaarafsluiting de melding: Er zijn nog geen periode gegevens (PER) voor volgend jaar aanwezig. 2.4 Loonaangiften 2015 verzenden Menukeuze: Aangifte Wij adviseren u de aangiften loonheffingen voor de jaarafsluiting te berekenen, op te bouwen en te verzenden. Tijdens het berekenen en opbouwen vinden controles plaats op de juistheid van het aangifte bericht. Mochten hier foutmeldingen uit volgen kunnen deze nog in het niet afgesloten loonjaar worden gecorrigeerd. Mocht u de aangiften voor de loonheffingen na de jaarafsluiting verzorgen dan loopt u het risico om nog correcties te moeten doen op een reeds afgesloten loonjaar. Jaarafsluiting 2015 Pagina 6 van 39

7 2.5 Vastleggen premiewaarden voor 2016 Aandachtspunt: Alle regelingen zoals deze bij u in de administratie vastgelegd zijn moeten, indien er gegevens wijzigen, opnieuw worden vastgelegd. Dit zorgt ervoor dat op de correctieperiodes met de juiste regelingen worden gerekend. Regelingen zijn alle regelingen zoals deze onder Beheer/Opbouw en Beheer/Premiewaarden zijn vastgelegd. Menukeuze: Beheer Premiewaarden De premiewaarden die vastgelegd worden bestaan uit percentages, factoren en bedragen. Indien deze gegevens wijzigen voor 2016 dient u voor deze regelingen een nieuwe aan te maken met de ingangsdatum: voor maand en kwartaal verloning voor 4-weken en week verloning Let op: Periode 13 van 2015 bestaat uit 5 weken Bij de regeling met de nieuwe begindatum moet u de voor dat jaar van toepassing zijnde waarden invoeren. LET OP! - aanvang en einde premieplicht Pen/VUT/SF kunnen gewijzigd zijn. - maximum pensioengrondslag, ,= tenzij de regeling een lager maximum aangeeft. - voor APG kan geen maximum vastgelegd worden. Dit wordt door het pakket geregeld. - Bij PWrI kan aangegeven worden of een afwijkende ingangsdatum pensioen toegepast mag worden indien deze bij de werknemer vastgelegd is. - Een bij de werknemer vastgelegde afwijkende ingangsdatum pensioen wordt ook toegepast bij APG (voor O&O werknemers) 2.6 Vastleggen salarisschalen voor 2016 Menukeuze: Beheer Algemene tabellen Salarisschaal / Inpassingtabel Bij wijziging van de salarisschalen voor 2016 kunt u deze laten converteren uit de gegevens van Hierna dienen de nieuwe bedragen vastgelegd te worden. Werkt u met inpassingstabellen, dan kunnen de juiste bedragen via de inpassingstabellen ingevoerd worden. Antwoord met ja, bij het opslaan, op de vraag of er nieuwe salarisschalen aangemaakt dienen te worden. Er worden nieuwe salarisschalen aangemaakt. Raadpleeg de helpteksten voor verdere instructies. Jaarafsluiting 2015 Pagina 7 van 39

8 2.7 Vastleggen overige zaken voor 2016 Menukeuze: Beheer Overige zaken die voor 2016 vastgelegd moeten worden en waar bedragen in voorkomen zijn: - minimumloon - extra uitkering, als deze vanaf periode 1 moet worden opgebouwd - overige regelingen en andere premie waarden - vakantie, levensloop, extra reserveringen etc. 2.8 Installeren nieuwe programmatuur Via versie/ (hiervoor moet u wel eerst inloggen met uw inlogcodes) kunt u de laatste versie van de release downloaden op verzoek wordt de installatie DVD toegestuurd. De jaarafsluiting kan alleen op versie 20:50.xx gedaan worden! 2.9 Wijzigen printer settings naar PDF Creator Bij een proces als de jaarafsluiting kan het voorkomen, dat de printer sneller is dan de PC of server, die de jaarafsluiting doet. Als de spool settings staan op start printing after first page is spooled kan dit problemen veroorzaken, bijvoorbeeld het herhaald printen van pagina s. De oplossing hiervoor is printen naar de PDF Creator, dan sluit u alle risico uit dat er met de jaarafsluiting iets fout gaat doordat de printer vastloopt. Indien u PDF Creator (versie 1.7.2) niet heeft geïnstalleerd. Deze is beschikbaar op onze Supportsite Jaarafsluiting 2015 Pagina 8 van 39

9 3 Afsluiten loonjaar 3.1 Afsluiten loonjaar Menukeuze: Knop Jaarafsluiting Afsluiten loonjaar De jaarafsluiting kan alleen op versie xx gedaan worden! Maak voor deze actie een back-up! Algemeen: Wanneer alle voorbereidende stappen genomen zijn kan worden overgegaan tot het afsluiten van het loonjaar en daarmee het klaarzetten van de werknemers dienstverband- en contractgegevens voor het nieuwe loonjaar. Voor het daadwerkelijke afsluiten van het jaarwerk raden wij u aan om eerst te kiezen voor voorbeeld op scherm en via het voorbeeld uitprinten. Zie ook de onderstaande beschrijving. Wanneer de gegevens in orde blijken te zijn kan het jaar daadwerkelijk worden afgesloten. Zie hiervoor de beschrijving bij Uitvoeren jaarafsluiting. Let op: Het loonjaar wordt alleen dan afgesloten wanneer in het eerste scherm van het programma Jaarafsluiting wordt gekozen voor de tandwieltjes (uitvoeren). Zie ook hieronder de beschrijving bij Uitvoeren jaarafsluiting. U kunt na afloop controleren of de afsluiting ook daadwerkelijk heeft plaatsgevonden door in de bedrijfsgegevens te kijken naar het loonjaar. (Menu keuze: Beheer Bedrijfsgebonden tabellen Bedrijf). Het daar vermelde loonjaar is dan opgehoogd naar Jaarafsluiting 2015 Pagina 9 van 39

10 3.1.1 Voorbeeld op scherm Het is aan te raden om voor u overgaat tot de daadwerkelijke uitvoering van de jaarafsluiting eerst via voorbeeld op scherm een print maken van de gegevens zoals deze door de jaarafsluiting gegenereerd zullen worden. Kies bij deze actie bij voorkeur voor een voorbeeld per af te sluiten bedrijf, om bij constatering van fouten geen onnodige tijd te verliezen. Wanneer het systeem bij een van de controles die uitgevoerd worden een fout constateert, wordt dit op het voorbeeldscherm gemeld. U kunt deze fout dan corrigeren en daarna opnieuw kiezen voor voorbeeld op scherm. Jaarafsluiting 2015 Pagina 10 van 39

11 Wanneer er nog (Toekomstige) TWK s en/of (Toekomstige) correctie TWK s aanwezig zijn, kunt u er voor kiezen geen controle te doen op TWK s. De jaarafsluiting kan dan worden uitgevoerd. Let op!: De gesignaleerde TWK s zullen dan worden verwijderd. Wanneer het systeem geen fouten meer aantreft verschijnt op het scherm een overzicht met daarop de gegevens zoals ze door de jaarafsluiting gegenereerd zullen gaan worden. Controleer dit overzicht grondig, deze cumulatieven worden overgenomen naar het nieuwe loonjaar. Op dit overzicht staan ook wijzigingen die aangebracht zullen gaan worden en eventuele meldingen Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven U kunt de jaarafsluiting per bedrijf laten uitvoeren of ervoor kiezen om meerdere bedrijven tegelijkertijd af te laten sluiten. Daar de afsluiting van het jaarwerk niet tussentijds te stoppen is, dient u wanneer u kiest om alle bedrijven tegelijkertijd af te sluiten rekening te houden met de hiervoor benodigde tijd. Het advies van Visma Software is de jaarafsluiting per bedrijf uit te voeren i.v.m. de belasting van de server. Jaarafsluiting 2015 Pagina 11 van 39

12 3.1.3 Uitvoeren jaarafsluiting Wanneer u, na controle van het voorbeeld overzicht, het jaar daadwerkelijk wilt afsluiten kiest u voor DE RADERTJES in het eerste selectiescherm. Zie onderstaande schermafdruk. Wanneer er nog (Toekomstige) TWK s en/of (Toekomstige) correctie TWK s aanwezig zijn, kunt u er voor kiezen geen controle te doen op TWK s. De jaarafsluiting wordt dan uitgevoerd. Let op!: De gesignaleerde TWK s zullen dan worden verwijderd. Jaarafsluiting 2015 Pagina 12 van 39

13 3.1.4 Controle na afsluiting U kunt controleren of de jaarafsluiting heeft plaatsgevonden aan de hand van het loonjaar in de bedrijfsgegevens. Menukeuze: Beheer Bedrijf Tabblad: Stamgegevens Op dit tabblad staat het loonjaar. Vóór de jaarafsluiting staat als loonjaar het af te sluiten jaar aangegeven en ná de jaarafsluiting staat hier het nieuwe loonjaar aangegeven Door het systeem uitgevoerde controles voor afsluiten Periodevariabelen Er mogen in het af te sluiten loonjaar geen periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens meer aanwezig zijn. Jaarafsluiting 2015 Pagina 13 van 39

14 Zie ook de beschrijving bij Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar in dit stappenplan. Loonperiodes nieuwe loonjaar Ook wordt er gecontroleerd of voor het nieuwe loonjaar al perioden zijn gedefinieerd (PER). Zie de beschrijving in Aanmaken kalender(s) voor het nieuwe loonjaar in dit stappenplan. Niet doorgeboekte journaalposten Het systeem controleert daarnaast of er journaalposten zijn die wel zijn opgebouwd, maar niet zijn doorgeboekt (geëxporteerd). Let op: Dit betreft alleen gewone journaalposten. Voor gebruikers die werken met de module Correctie journaal geldt het volgende: Correctie journaalposten over de laatste maand/periode van 2015 moeten ingelezen worden voor het afsluiten van het oude jaar. De correctie journaalpost die gemaakt wordt is altijd op basis van de periode die in het import bestand staat. Dus of moet in het import bestand staan. Tijdens het importeren kunt u de periode voor de correctie journaalpost niet veranderen. In het bestand moet dus of staan Beschrijving verwerking van de jaarafsluiting Voor de bedrijven en de dienstverbanden met onderliggende contracten worden verschillende acties uitgevoerd. Hieronder staat beschreven welke acties er tijdens de jaarafsluiting uitgevoerd worden voor de bedrijven en voor de dienstverbanden. Tot slot van dit hoofdstuk is de verwerking op tabelniveau beschreven Beschrijving verwerking jaarafsluiting bedrijf Per bedrijf worden de volgende acties uitgevoerd: Het loonjaar uit de bedrijventabel (wg1) wordt met 1 opgehoogd Beschrijving verwerking jaarafsluiting dienstverband Het klaarzetten van de werknemers voor het nieuwe jaar gaat uit van de dienstverbanden. De dienstverbanden die worden verwerkt moeten aan de volgende voorwaarden voldoen: Het bedrijf van het dienstverband moet binnen de bedrijfsselectie voorkomen. Het soort dienstverband moet een arbeidscontract zijn. Jaarafsluiting 2015 Pagina 14 van 39

15 Per dienstverband worden de volgende acties uitgevoerd: In de dienstverband salarisgegevens (dsa) wordt de grondslag voor het bijzonder tarief leeg gemaakt. De grondslag bijzonder tarief wordt opnieuw berekend waarbij de volgende 2 situaties onderscheiden worden: Dienstverband is het gehele jaar actief: de grondslag voor het bijzonder tarief is gelijk aan het fiscaal loon Dienstverband is een gedeelte van het jaar actief, de grondslag voor het bijzonder tarief wordt als volgt berekend: 365/(aantal kalenderdagen in dienst +1) * fiscaal loon waarin: fiscaal loon = fis_loon uit de dienstverband cumulatieven (dcu) volgens de laatste periode uit het af te sluiten jaar. aantal dagen in dienst = als het dienstverband in de loop van het jaar actief werd, het aantal dagen tussen de datum in dienst en de einddatum van de laatste periode van het (af te sluiten) loonjaar. Het jaarloon levensloop sparen wordt bepaald (zie hierna). Van de aldus bepaalde gegevens wordt een nieuwe regel aangemaakt in de dienstverband salarisgegevens (dsa). De waarde voor periode en volgnummer in deze regel wordt dan de eerste periode en volgnummer in het nieuwe loonjaar. Indien de aan te maken periode regel al aanwezig is, wordt deze gemuteerd met de nieuwe gegevens. Zijn er dienstverband salarisgegevens regels aanwezig die een periode en volgnummer hebben groter dan de periode en volgnummer van de eerste periode van het nieuwe loonjaar, dan worden deze regels ook gemuteerd Beschrijving aanmaak nul regels voor dienstverband en contract Er worden zogenaamde nul regels weggeschreven. Dit zijn regels die als periodenummer de waarde hebben het nieuwe loonjaar * 100 en als waarde voor het volgnummer 0 hebben. Bijvoorbeeld 2016 wordt periode /0. De nul regels worden weggeschreven voor de dienstverbanden, maar ook voor de onderliggende contracten. Jaarafsluiting 2015 Pagina 15 van 39

16 Nulregels dienstverband Per dienstverband worden in de volgende tabellen nul regels weggeschreven: Dienstverband cumulatieven (dcu): De saldo s van het vakantiegeld, voorschot en het permanent voorschot worden overgenomen uit de laatste regel van de dienstverband cumulatieven van het af te sluiten jaar. Indien het saldo vakantiegeld ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het vakantiegeld, met componentnummer 8091 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband is. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo voorschot ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het voorschot, met componentnummer 8092 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo permanent voorschot ongelijk aan 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output bedragen (hob) met het bedrag van het voorschot, met componentnummer 8093 en als contractnummer het hoofdcontractnummer uit het dienstverband. Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Nulregels contract Per contract worden in de volgende tabellen nul regels weggeschreven: Contract cumulatieven (ccu). De waarde van de opgebouwde ATV-rechten wordt gevuld met de waarde: opgebouwde ATV-rechten - opgenomen ATV-rechten uit de laatste regel van de contract cumulatieven van het af te sluiten jaar met een maximum van de waarde gedefinieerd in de tabel voor de atv-opbouw (at1). De waarde van de opgebouwde vakantierechten wordt gevuld met: opgebouwde vakantierechten - opgenomen vakantierechten met een maximum van de waarde gedefinieerd in de tabel voor de vakantieopbouw (vk1). De waarde van het saldo deeltijdpercentage vakantiegeld wordt overgenomen. De waarden van de overige kolommen is 0. Indien de bepaalde ATV-rechten ongelijk 0 zijn wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met als aantal uren het saldo ATV-rechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Jaarafsluiting 2015 Pagina 16 van 39

17 Indien de bepaalde vakantierechten ongelijk 0 zijn wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met als aantal uren het saldo vakantierechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Indien het saldo deeltijdpercentage vakantiegeld ongelijk 0 is wordt een regel aangemaakt in de historische output uren (hou) met het deeltijdpercentage van de vakantierechten, componentnummer Tevens wordt nu, indien nog niet aanwezig, een regel in de historische output hoofd (hoh) geschreven. Een regel in de historische output bedragen (hob) met als bedrag de pensioengrondslag volgens het contract (csa), componentnummer Overzicht jaarafsluiting Per bedrijf/werknemersgroep wordt een overzicht afgedrukt met de volgende gegevens: Bedrijfsgegevens (in de kop) Werknemersgroep gegevens (in de kop) Loonjaar dat afgesloten wordt (in de kop) Werknemersgegevens Dienstverbandnummer Contractnummer Geboortedatum Datum in dienst (alleen als de werknemer na de begindatum van het kalenderjaar in dienst is gekomen) Datum uit dienst (alleen als de werknemer voor de einddatum van het kalenderjaar uit dienst is gegaan) Fiscaal loon (fiscaal loon uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo vakantie geld (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo voorschot (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Saldo permanent voorschot (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Grondslag bijzonder tarief Saldo vakantie-uren (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Overgenomen vakantie-uren Saldo ATV-uren (uit de laatste regel van de tabel dienstverband cumulatieven (dcu)) Overgenomen ATV-uren Saldo vak. Perc. AOW gerechtigd: Werknemer bereikt op dd-mm-jjjj de AOW gerechtigde leeftijd. Jaarafsluiting 2015 Pagina 17 van 39

18 3.3 Speciaal voor de jaarovergang van : Bij de jaarovergang van 2015 naar 2016 worden een aantal conversies uitgevoerd. Sommige van deze conversies dient u na de jaarafsluiting te controleren. Ook wordt er op het overzicht van de jaarafsluiting gemeld dat u bij doorwerkende AOW-ers een aanpassing moet Soort inkomen vervallen waarden In de lijst Soort Inkomen gaan de waarden 12 en 14 vervallen met ingang van = Loon of salaris werknemers van gepremieerde, gesubsidieerde of gebudgetteerde instellingen, inclusief uitvoeringsorganen sociale zekerheden 14= Loon of salaris overige werknemers niet verzekerd voor de Wet Werk en inkomen naar Arbeidsvermogen (WIA) of WAO Jaarafsluiting 2015 Pagina 18 van 39

19 De jaarafsluiting zet de waarden 12 en 14 naar waarde 15. (Loon of salaris niet onder te brengen onder 11 tot en met 14, 13 of 17) Op het overzicht van de afsluiting wordt aangegeven bij welke medewerkers een conversie zal plaatsvinden of heeft plaatsgevonden. Dit dient u te controleren en na het afsluiten van het loonjaar zo nodig aan te passen bij de betreffende medewerker(s) Aard arbeidsverhouding (UWV) vervallen waarden De waarden 2, 3, 8, 9, 12, 14, 80 in de lijst Aard arbeidsverhouding komen te vervallen met ingang van Tijdens het afsluiten van het jaar wordt het volgende uitgevoerd: Indien waarde 2, 3, 8, 9, 12, 14, 80 voorkomt bij een werknemer, dan wordt de waarde vervangen door 81. Indien waarde 13 voorkomt bij een werknemer, dan wordt de waarde vervangen door 1. Jaarafsluiting 2015 Pagina 19 van 39

20 Indien waarde 17 of 78 voorkomt bij een werknemer, dan wordt de waarde vervangen door 0. Op het overzicht van de afsluiting wordt aangegeven bij welke medewerkers een conversie zal plaatsvinden of heeft plaatsgevonden. Dit dient u te controleren en na het afsluiten van het loonjaar zo nodig aan te passen bij de betreffende medewerker(s). Jaarafsluiting 2015 Pagina 20 van 39

21 3.3.3 Indicatie tijdelijke heffingskorting Dit veld is niet meer in gebruik met ingang van Indien waarde > 0 voorkomt bij een medewerker, dan wordt dit gesignaleerd op het overzicht met melding: "De tijdelijke heffingskorting is vervallen. Deze zal worden uitgezet." Personeelslening Dit veld is met ingang van 2016 niet langer in gebruik. Indien waarde > 0 voorkomt bijeen van de medewerkers dan wordt dit gesignaleerd op het overzicht met melding: "Regeling Personeelslening is vervallen. Deze zal worden uitgezet." Overgangsregeling premievrijstelling werknemers < 62 jaar Dit veld is niet langer in gebruik met ingang van Indien waarde > 0 voorkomt bij een medewerker dan wordt dit gesignaleerd op het overzicht met melding: "De overgangsregeling premievrijstelling werknemers < 62 jaar is vervallen. De code om deze te forceren zal worden uitgezet." Jaarafsluiting 2015 Pagina 21 van 39

22 3.3.6 Uitzetten PPP regeling (APG) bij medewerkers (ambtenaren) Dit veld is niet langer in gebruik met ingang van Indien waarde > 0 voorkomt bij een van de medewerkers dan wordt dit gesignaleerd op het overzicht met melding: "De Partner Plus Pensioen regeling (APG) is vervallen. De regeling zal worden uitgezet." AOW-ers die doorwerken ZW aanzetten en sectorcode Dit betreft AOW-ers die doorwerken (datum in dienst >= datum van AOW leeftijd bereiken). Deze medewerkers worden gesignaleerd op het overzicht met melding: "Voor deze medewerker (AOW-er) dient m.i.v de sector te worden vastgelegd en de ZW op Ja te worden gezet." Voor deze medewerkers dient u dus voor 2016 een aanpassing te doen op hun gegevens. ZW moet aangezet worden en de sector moet worden vastgelegd. Dit wordt dus niet door het systeem gedaan, dit dient u zelf aan te aanpassen na de jaarafsluiting! Let op: alle nieuwe doorwerkende AOW ers dient u ook op deze manier in te voeren. Jaarafsluiting 2015 Pagina 22 van 39

23 4 Starten nieuw loonjaar 4.1 Periodieke salarisaanpassing Wanneer gewenst is dat de pensioen grondslagen worden aangepast voor het nieuwe loonjaar dient u het programma periodieke salarisaanpassing uit te voeren met de runbesturing van periode 1. Menukeuze: Periode Periodieke salarisaanpassing De pensioengrondslagen (per periode) in de contract stamgegevens worden opnieuw bepaald indien: Het geen extra run betreft (zie Onderhoud kalender - Extra run). Bij de werknemersgroep in de keuzelijst Pensioengrondslag bepalen niet voor geen gekozen is. De periode van de runbesturing gelijk is aan eejj01 (eerste periode van het jaar bijv /1) Voor een gedetailleerde beschrijving van de werking van dit programma verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten. 4.2 Opbouwen afdrukcumulatieven Menukeuze: Onderhoud Cumulatieven Opbouw afdrukcumulatieven Wanneer u gebruik maakt van een van de opbouw regelingen zoals vakantiegeld, extra uitkering vakantie- ATV rechten, dient u vóór de eerste salarisverwerking de functie opbouwen afdruk cumulatieven te draaien. Dit doet u via het programma: Onderhoud > Cumulatieven > Opbouwen afdrukcumulatieven Jaarafsluiting 2015 Pagina 23 van 39

24 De door de jaarafsluiting in de zogenaamde nulregels geplaatste gegevens worden hiermee overgenomen in de afdrukcumulatieven op de salarisstrook. Wanneer u opbouwen afdrukcumulatieven gaat uitvoeren dient u te kiezen vanaf periode /0 t/m /1. Daarna worden de afdrukcumulatieven in periode actief. Doet u deze actie later (bijv. na een salarisberekening) dan moet u nogmaals de salarisberekening draaien om de juiste gegevens op de loonstrook te krijgen. Denk ook aan eventueel vervallen componenten. Dit kunt u aanpassen via het programma Beheer > Salariscomponent > Onderhoud afdruk-cumulatief 4.3 Eerste verloning in het nieuwe loonjaar Nadat de jaarafsluiting succesvol is verlopen en de voorbereidingen voor de eerste verloning zijn uitgevoerd (periodieke salarisaanpassing en opbouwen afdrukcumulatieven e.d.), kan de eerste verloning in het nieuwe jaar worden gedaan. De output na de jaarafsluiting (jaaropgave, loonstaten en aangiften naar verschillende instellingen) kan zowel voor als na de eerste verloning worden afgedrukt. Deze output blijft altijd beschikbaar i.v.m. wijziging van de database structuur. Jaarafsluiting 2015 Pagina 24 van 39

25 5 Output jaarwerk 5.1 Loonstaat en jaarstaat per werknemer De loonstaten worden per werknemer volgens de indeling modelloonstaat van de belastingdienst afgedrukt. De loonstaat wordt vervaardigd vanuit de historische output bedragen. Met behulp van coderingen van de kolom loonstaat bij onderhoud componenten bedragen wordt de kolom aangegeven waarin deze geteld moet worden. Zie ook Inrichten salariscomponenten, kolom loonstaat in dit stappenplan. De loonstaten kunnen desgewenst meerdere keren worden afgedrukt. De jaarstaat geeft de mogelijkheid tot een controle zoals de accountants deze graag uitvoeren. De jaarstaat dient u in te richten door op de salariscomponent aan te geven dat deze op de jaarstaat moet komen. De jaarstaat kan als csv-bestand worden opgeslagen. Dit bestand kunt u dan onder meer in Excel openen. Jaarafsluiting 2015 Pagina 25 van 39

26 5.2 Jaaropgave werknemer Met deze menukeuze kunt u een jaaropgave voor de werknemer vervaardigen. Per dienstverband van de werknemer wordt een jaaropgave afgedrukt. De jaaropgave werknemer kan desgewenst meerdere keren worden afgedrukt. De jaaropgave werknemer kan tevens als een rtf-bestand of als pdf-bestand worden opgeslagen. Wanneer bij Methode van verwerking wordt gekozen voor Collectief, zullen alle jaaropgave van de werknemers in één bestand worden opgeslagen. Indien voor bij Methode van verwerking voor Werknemer wordt gekozen, zal er per werknemer een pdf/bestand worden aangemaakt t.b.v. het Elektronische Dossier. Op de jaaropgave 2015 is een wijziging doorgevoerd voor wat betreft de presentatie van de ingehouden loonheffingen. 5.3 Jaargegevens PFZW (PGGM) Het doel van dit programma is het aanleveren van jaargegevens middels een bestand aan het PGGM. Het bestand wordt opgebouwd volgens de indeling van het PGGM. Tevens wordt de pensioengrondslag van de werknemers in het dienstverband op de juiste waarde gezet. Het is raadzaam dit bestand eerst elders op te slaan en daarna te versturen naar het PGGM. Jaarafsluiting 2015 Pagina 26 van 39

27 De bestandsvergelijking PGGM dient ook aangemaakt en opgestuurd te worden naar het PGGM. Alles naar de PGGM wordt doorgegeven op contract niveau (sinds 2007) en niet meer op dienstverband niveau. Zie hiervoor de aandachtspunten PGGM. U kunt in het keuze scherm van dit programma kiezen voor twee soorten runs: 1. wijziging salaris 2. Definitieve deeltijd factor / ORT Wanneer u kiest voor keuze 1 Wijziging salaris dient u eerst de periodieke salarisaanpassing te hebben uitgevoerd. Zie hiervoor ook de beschrijving bij Periodieke salarisaanpassing in dit stappenplan. Voor een verdere beschrijving van dit programma verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. Voor meer informatie over de PGGM regeling zie het document Aandachtspunten PGGM bij de documentatie op onze servicesite Jaarafsluiting 2015 Pagina 27 van 39

28 6 Overigen 6.1 Verwijderen historische gegevens Met dit programma kunnen desgewenst gegevens uit historische (output) componenten worden verwijderd welke minimaal 7 jaar voor het loonjaar van het bedrijf liggen.! Let op dat alle gegevens uit de volgende tabellen worden verwijderd en houdt rekening met de bewaartermijn van de belastingdienst: historische cumulatieven per contract oudere jaren (hcc) historische cumulatieven per dienstverband oudere jaren (hcd) historische bedragen (hob) historische dagen (hod) historische hoofd (hoh) historische uitbetalingsrekening (hor) historische uren (hou) kalendergegevens (per + pev) (periodes en volgnummers) Voor per en pev geldt dat alle records verwijderd worden welke een begindatum hebben met een jaar dat niet meer in hoh voorkomt. Indien aangegeven is dat de premiewaarden verwijderd moeten worden, worden tevens de volgende gegevens verwijderd: premiewaarden SVW (svw) premiewaarden VUT (vut) premiewaarden sf1 (sf1) t/m sf9 (sf9) premiewaarden vip (vip) minimum lonen (mln) Voor een gedetailleerde beschrijving van deze menu keuze verwijzen wij u naar de helpteksten. Jaarafsluiting 2015 Pagina 28 van 39

29 6.2 Verzamelloonstaat Met dit programma kunt u een overzicht verzamelloonstaat aanmaken. Het overzicht wordt vervaardigd vanuit de historische output. Per werknemer wordt een regel afgedrukt. Menukeuze: Overzicht Salaris Verzamelloonstaat Voor de verdere details van dit overzicht verwijzen wij u naar de betreffende helpteksten in Visma Software T&S CLIENT. Jaarafsluiting 2015 Pagina 29 van 39

30 7 Aandachtspunten 7.1 Periodevariabelen vastleggen toekomstig loonjaar Het is mogelijk om periodevariabelen vast te leggen in een toekomstig loonjaar. Dit is echter beperkt tot het invoeren van periodevariabelen voor de eerste periode van het nieuwe loonjaar. Voorwaarde voor het kunnen opvoeren van variabelen is dat de kalender van het volgende loonjaar aanwezig moet zijn. 7.2 Werkkostenregeling (WKR) In Visma Software zijn voorzieningen opgenomen om te kunnen regelen dat de Eindheffing overschrijding forfaitaire werkkostenregeling in de loonaangifte wordt meegenomen. Zie hiervoor het dossier werkkostenregeling op ( 7.3 Minimumloon Bij het minimumloon kan aangegeven worden of de aanvulling minimumloon op een component geboekt moet worden of automatisch aangevuld moet worden. Indien voor een component gekozen wordt, kunnen 2 componenten vastgelegd worden: 1 voor salarianten en 1 voor uurloners. Jaarafsluiting 2015 Pagina 30 van 39

31 Let op! Gebruik componenten welke ingericht zijn met bij het veld Parttime factor de waarde Contract zie ook de helptekst. 7.4 Wijzigen virtuele map Elektronisch Dossier Indien gebruik gemaakt wordt van de digitale loonstrook, worden de salarisstroken in het Elektronische Dossier opgeslagen. Wanneer u de salarisstroken per jaar in een aparte map wilt archiveren, dient u voor het opslaan van de eerste salarisstrook van het nieuwe jaar een nieuwe virtuele map aan te maken Wijzigen virtuele map in Talent en Salaris Het wijzigen van de virtuele map doet u binnen Talent en Salaris binnen de balk HRM bij knop Onderhoud HRM. Klik op Virtuele mappen en ga naar de map waar de reeds aanwezige salarisstroken worden opgeslagen. Maak hier een nieuwe map aan. Klik daarna op de hoofdmap Virtuele mappen en wijzig de Standaard virtuele map van de Digitale Loonstroken (in het rechterdeel van het scherm), zodat het systeem weet in welke map de stroken opgeslagen moeten worden. Jaarafsluiting 2015 Pagina 31 van 39

32 Indien u de Jaaropgave Werknemer in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen. Dit is afhankelijk van de wens van de gebruiker Wijzigen virtuele map in Talent Self Service Het wijzigen van de virtuele map doet u binnen het WEB in het Elektronische Dossier. Klik op Onderhoud en vervolgens op Onderhoud Virtuele mappen. Ga vervolgens naar de map waar de reeds aanwezige salarisstroken worden opgeslagen. Maak hier een nieuwe map aan. Dit doet u door met de rechter muisknop te drukken op de hoofdmap en te kiezen voor Nieuwe Map. Jaarafsluiting 2015 Pagina 32 van 39

33 Geef deze map de gewenste naam, bijvoorbeeld 2016 en kies dan voor opslaan. Wat nu nog moet gebeuren is de Standaard virtuele map van de Digitale Loonstroken aanpassen zodat de stroken van 2016 in de juiste map worden opgeslagen. Dit doet u door te gaan naar E-dossier - Onderhoud Instellingen. Achter de virtuele map Digitale Loonstroken selecteert u de zojuist aangemaakte map voor 2016, waarna u afsluit met twee maal Akkoord. Jaarafsluiting 2015 Pagina 33 van 39

34 Indien u de Jaaropgave Werknemer in een aparte map per jaar opslaat kan het nodig zijn bovenstaande te herhalen voor de jaaropgave. Dit is afhankelijk van de wens van de gebruiker. Jaarafsluiting 2015 Pagina 34 van 39

35 8 FAQ (frequently asked questions) Wanneer kan ik starten met de eerste verloning van het nieuwe loonjaar? Voor u start met de eerste verloning van het nieuwe loonjaar dient u te checken: 1. Of het programma jaarovergang succesvol is afgesloten 2. De minimumlonen moeten zijn ingevoerd. 3. Zo nodig dient het programma Periodieke salarisaanpassing gedraaid te zijn. 4. De opbouw afdrukcumulatieven dient uitgevoerd te zijn. 5. Alle premiewaarden en regelingen dienen juist ingericht te zijn. Moet ik wachten met het invoeren van mutaties op de stamgegevens van de werknemer tot ná de jaarafsluiting? Nee. Er hoeft niet te worden gewacht met het invoeren van toekomstmutaties, wel de juiste periode selecteren in 2016 en dat is alleen mogelijk wanneer de kalender voor 2016 is aangemaakt. Moet ik wachten met het invoeren van periodevariabelen tot ná de jaarafsluiting? Nee. Het is mogelijk om periodevariabelen vast te leggen in een toekomstig loonjaar. Dit is echter beperkt tot het invoeren van periodevariabelen voor de eerste periode van het nieuwe loonjaar. Voorwaarde voor het kunnen opvoeren van variabelen is dat de kalender van het volgende loonjaar aanwezig moet zijn. Het programma jaarafsluiting start niet en geeft de melding 'Loonjaar bij bedrijf <jaar> komt niet overeen met het af te sluiten loonjaar <jaar>'. Wat is hiervan de oorzaak? In de bedrijfsgegevens staat een ander loonjaar dan het af te sluiten loonjaar. Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog geen perioden (PER) aanwezig. Wat is hiervan de oorzaak? Er moet nog een kalender aangemaakt worden voor het volgende loonjaar. Het programma jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog periode variabelen input hoofd (PIH) gegevens aanwezig. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat er nog niet berekende periodevariabelen aanwezig zijn. Deze dienen dan verwijderd te worden en bij de desbetreffende werknemer een check doen of die periode wel goed verloond is. Zie ook de beschrijving bij Verwerking mutaties betreffende het af te sluiten loonjaar. Jaarafsluiting 2015 Pagina 35 van 39

36 Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er zijn nog journaalposten (JPSD) die doorgeboekt moeten worden. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat het programma s opbouwen definitieve journaalpost en afdrukken definitieve journaalpost zijn gedraaid maar dat deze definitieve journaalpost niet is doorgeboekt. Dit moet dan alsnog gebeuren door het programma exporteren definitieve journaalpost op te starten vanuit het menu Koppelingen. Dit programma maakt een ascii-bestand aan wat kan worden geïmporteerd in uw financiële pakket (indien dit hiervoor is ingericht). Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding 'Er zijn nog correctie journaalpost(en) (JPSC) die doorgeboekt moeten worden'. Wat is hiervan de oorzaak? Dit betekent dat correctie voor een journaalpost d.m.v. het programma Import correctie journaalposten is doorgevoerd, maar nog niet is doorgeboekt. Dit moet dan alsnog gebeuren door het programma exporteren definitieve journaalpost op te starten vanuit het menu Koppelingen. Dit programma maakt een ascii-bestand aan wat kan worden geïmporteerd in uw financiële pakket (indien dit hiervoor is ingericht). Het programma Jaarafsluiting start niet en geeft de melding Er is een ToekomstigeTWK aanwezig of een Toekomstige correctie TWK. Wat is hiervan de oorzaak? Er is na de laatste periode afsluiting van het jaar nog een Toekomstige TWK gesignaleerd. Deze is nog niet afgehandeld. Verwerk deze Toekomstige TWK in een extra run. Of zet geen vinkje in het scherm Afsluiten loonjaar bij Controle op TWK s uitvoeren. Er wordt nu niet gecontroleerd op Toekomstige TWK s. Jaarafsluiting 2015 Pagina 36 van 39

37 Hoe een correctie op werkgevers niveau door te voeren in een al afgesloten loonjaar? - extra run regel toevoegen in kalender na laatste periode/volgnr; - runbesturing aanmaken met vinkje vorig sal.jaar aan over de net nieuw aangemaakte regel van de kalender. Medewerker als individuele run invoeren; - initiëren TWK over vorig jaar; - run als individueel verder behandelen; - periode afsluiten; - loonaangifte voor dat afgesloten loonjaar over december berekenen, opbouwen en versturen. - wanneer de extra run is afgesloten past het systeem automatisch de jaaropgave aan, dus bij het aanmaken van de jaaropgave voor deze medewerker verschijnen de nieuwe waarden op de jaaropgave. Jaarafsluiting 2015 Pagina 37 van 39

38 9 Verkort Stappenplan Stap Handeling Gedaan Opmerking Doornemen releasenotes Visma Software T&S versie 1 Voorbereiding xx 2 Voorbereiding Installeren nieuwe programmatuur (20.50.xx) 3 Voorbereiding Wijzigen printer settings in Pdf creator (in Windows) 4 Voorbereiding Afwerken runfoutboodschappen 5 Voorbereiding Exporteren van de journaalposten 6 Voorbereiding Loonaangiften 2015 verzenden 7 Voorbereiding Aanmaken kalender Voorbereiding Aanmaken premiewaarden Voorbereiding Aanmaken salarisschalen Voorbereiding Aanmaken minimumlonen Voorbereiding Aanmaken overige regelingen Voorbereiding Back-up maken 13 Afsluiten Afsluiten één bedrijf of meerdere bedrijven. Tip: eerst via voorbeeld op scherm, dan daadwerkelijk afsluiten. 14 Afsluiten Uitvoeren jaarafsluiting 15 Afsluiten Controle na afsluiting 16 Afsluiten Overzicht jaarafsluiting 17 Starten Nieuwe componenten kopiëren/journaliseren 18 Starten Opbouwen afdrukcumulatieven 19 Starten Aanmaken runbesturing 20 Starten Periodieke salarisaanpassing 21 Starten Eerste verloning in het nieuwe loonjaar 22 Overzichten Loonstaat en jaarstaat per werknemer 23 Overzichten Jaaropgave werknemer 24 Overzichten Jaargegevens PGGM (indien van toepassing) 25 TSS Aanpassen map in ED t.b.v. salaris-specificaties (voor eerste verloning 2016) 26 TSS Aanpassen map in ED t.b.v. jaaropgaven Jaarafsluiting 2015 Pagina 38 van 39

39 10 Versie beheer Versie Aangepast Uitgave December 2015 Jaarafsluiting 2015 Pagina 39 van 39