In september 2007 verscheen: afbeeling 1. De zaak X is een boek over digitaal en zaakgewijs werken in theorie en digitale praktijk.

Transcriptie

1

2 In september 2007 verscheen: afbeeling 1 De zaak X is een boek over digitaal en zaakgewijs werken in theorie en digitale praktijk. 2

3 De zaak X is voortgekomen uit de dagelijkse praktijk van Digital display. De eerste twee hoofdstukken: o Hoe komt een organisatie tot stand? en o Gegevensmagazijn, zakenmagazijn, zaakinformatiesysteem zijn gebaseerd op strategische adviezen die wij onze klanten hebben gegeven. Alleen zijn de teksten bruikbaar gemaakt voor alle Nederlandse overheden (met name gemeentes). Het derde hoofdstuk ( Hoe kom ik tot een zuivere zaak? ) beschrijft een van de boeiendste uitdagingen voor overheden op ons vakgebied: het vormgeven van de dagelijkse praktijk van het zaakgewijs werken. Alleen al het identificeren en benoemen van een zaak kan een hoop verschillende visies opleveren. Terwijl er intern overeenstemming over zou moeten bestaan. Want wat is een zaak anders dan het antwoord op die ene vraag van de burger: hoe staat het ermee? En wellicht ook een antwoord op die andere vraag, van de gemeentesecretaris: hoe hebben we het gedaan? De belangstelling voor De Zaak X is groot. We zijn al door de eerste druk heen. Dat is mooi, want het is een leuk cadeau om weg te geven. Het is altijd de vraag: steekt de lezer iets op van dit boek? Heeft ie er iets aan in zijn praktijk van alledag? Hetzelfde kun je je afvragen van een schoolboek. Maar de kennis en vaardigheden die je uit een schoolboek opdoet, kun je testen met schriftelijke overhoringen, repetities en examens. En met een werkboek. Daarom hebben we, op basis van De zaak X, een digitaal werkboek gemaakt. Het is in pdf te downloaden en te printen, en het is als html-bestand beschikbaar via de link: Het werkboek bestaat uit drie onderdelen: 1. Meerkeuzevragen (het examen) De meerkeuzevragen testen wat je hebt opgestoken van De Zaak X Je krijgt een vraag, je krijgt vier mogelijke antwoorden en maar een van die antwoorden is het juiste. Als je deze vragen via de html-pagina s van het werkboek invult, krijg je binnen vijf minuten na je examen via de mail het resultaat toegestuurd. 3

4 Heb je daar geen zin in, vraag dan de goede antwoorden op bij: 2. Verdiepingsvragen De verdiepingsvragen zijn bedoeld voor individuele medewerkers. De antwoorden op de vragen moeten vrij worden geformuleerd. Soms zijn het vragen die de kennis van de stof testen, soms zijn het vragen over de toepasbaarheid van De Zaak X.. op je eigen situatie. 3. Gezamenlijk uitwerken Ook achter gezamenlijk uitwerken tref je open vragen en opdrachten aan. Deze kunnen worden gebruikt in workshops of teambijeenkomsten, als je snel met elkaar stappen wilt maken op het pad naar digitaal en zaakgewijs werken. Vragen en opmerkingen zijn welkom via: Workshop De Zaak X?! Als jullie behoefte hebben aan bekend raken met digitaal en zaakgewijs werken, en alles wat daaromheen speelt, in een wat minder vrijblijvende setting, dan kan dat. Want Digital display organiseert op verzoek workshops en begeleidt groepen om organisaties meer thuis te laten raken in De Zaak X Interesse? Meer informatie? Bel Jeroen Jonkers ( ) of mail aan zaakx@ddisplay.nl. 4

5 Inleiding De meerkeuzevragen in dit werkboek zijn te beschouwen als een examen in De Zaak X Ze zijn niet gericht op een bepaalde doelgroep, maar overhoren de hele stof. Elke vraag heeft maar één goed antwoord. De antwoorden zijn niet in dit werkboek opgenomen. Die moet u opvragen via zaakx@ddisplay.nl. Het kan ook anders: deze vragen zijn ook te vinden op onze website Als u ze daar invult, en u vult ook uw adres in, dan krijgt u binnen enkele ogenblikken in uw box het resultaat van uw examen te zien 1.1 Archiefstukken zijn: a) Alle documenten die een organisatie ontvangt en opmaakt. b) Alle documenten die door medewerkers DIV worden geregistreerd. c) Alle documenten die nodig zijn ter verantwoording van de afhandeling van een zaak. d) Alle documenten die zijn afgehandeld. 1.2 Waaraan draagt zaakgewijs werken NIET bij? a) Aan vaststellen van de kwaliteit van het werk. b) Aan behalen van de doorlooptijd van de afhandeling. c) Aan inzicht geven in de status van de afhandeling. d) Aan terugvinden van documenten. 5

6 1.3 Hoe noem je het gele vlak? afbeelding 2 a) Midoffice b) Zaaksysteem c) Gegevensmagazijn d) Documentmanagementsysteem 6

7 1.4 Wat is een zaak niet? a) Iets met een kop en een staart. b) Een verzameling taken. c) Unieke uitvoering van een proces. d) Een dossier. 1.5 Welke bewering is onjuist? a) Het contentmanagementsysteem heeft geen archiveringsfunctie. b) Documenten kunnen zowel in een documentmanagementsysteem als een recordmanagementsysteem worden opgenomen. c) Een burger kan via internet een zaak aanmaken. d) Documentmanagement vindt plaats in de backoffice. 1.6 Welke bewering is juist? a) Het gegevensmagazijn is in de midoffice. b) Het gegevensmagazijn wordt alleen gemuteerd door burgers en bedrijven, via het Digitaal Loket. c) Als al je backoffice-applicaties 24x7 beschikbaar zijn, heb je nog steeds een gegevensmagazijn nodig. d) Het gegevensmagazijn bevat uitsluitend basisgegevens uit de basisadministraties. 7

8 1.7 Wat beeldt het plaatje uit? a) Klantencontactcentrum b) Midoffice c) Informatiearchitectuur d) Documentmanagementsysteem 8

9 1.8 Hoe noem je het rode vlak? afbeelding 4 a) Documentmanagementsysteem b) Zaakinformatiesysteem c) Broker d) Midoffice 9

10 1.9 Welke beweringen over een zaak zijn juist? No Vraag Antwoord 1 Een zaak heeft een begin en een einde en een beperkte duur. 0 juist 0 onjuist 2 Een zaak is de unieke en eenmalige uitvoering van een proces. 0 juist 0 onjuist 3 Een zaak kan vallen onder verschillende zaaktypes. 0 juist 0 onjuist 4 Een zaak bestaat uit een verzameling taken. 0 juist 0 onjuist Een zaakdossier bestaat uit een verzameling informatie. 5 Een taak is een logische eenheid van werk die door een mens of een machine kan worden uitgevoerd. 0 juist 0 onjuist 6 Een zaak moet als zaak worden geïdentificeerd. Met andere woorden: een zaak is pas een zaak als iemand 'm als zaak 0 juist 0 onjuist herkent en benoemt. Criteria die leidend zijn bij de identificatie van een zaak zijn: Beter sturen en de doorlooptijd bewaken. Informatie naar burgers en andere klanten terugkoppelen. Inzicht in en overzicht over het verloop van de zaak voor eigen medewerkers verbeteren. 7 Een zaak staat los van een proces. 0 juist 0 onjuist 8 Elke zaak hoort een unieke identificatie te hebben. 0 juist 0 onjuist 9 Elke zaak dient een unieke naam te hebben. 0 juist 0 onjuist 10 Naamgevingsconventies moeten eenduidig worden toegepast, want zaakgegevens moeten uit verschillende systemen 0 juist 0 onjuist kunnen worden gehaald. 11 Zaak is een ander woord voor proces. 0 juist 0 onjuist 1.10 Wat betekent gehopt? a) gegeven, handeling, overzicht, plaats, tijd b) gezichtspunt, eigenaar, ordening, plaats, tijd c) gezichtspunt, handeling, object, plaats, tijd d) geordend, handig, overzichtelijk, plaatsbaar, tijdelijk 10

11 1.11 Welke zaakomschrijving is volledig gehopt? a) Aanvraag voor het kappen van een boom aan de Lindelaan in Soest b) Aanvraag voor het kappen van een boom aan de Lindelaan in Soest door de heer Karaoglu c) Aanvraag voor het kappen van een eik aan de Lindelaan 17 door de heer Karaoglu d) Aanvraag van 16 februari 2008 voor het kappen van een boom aan de Lindelaan 1.12 Welke beweringen zijn juist? No Bewering Antwoord 1 Alleen door de vorming van zaakdossiers kun je bestuurlijk verantwoording afleggen over wat je doet. 0 juist 0 onjuist 2 Zaakdossiers zijn de basis voor het bewaren of vernietigen van informatie. 0 juist 0 onjuist 3 Zaakdossiers zorgen voor bundeling van alle informatie die nodig is om een proces goed te kunnen uitvoeren. 0 juist 0 onjuist 4 Het vormen van zaakdossiers maakt het mogelijk informatie te verstrekken (aan burgers) over de stand van zaken en verwachte afloop van een proces (vaak een concreet product). 0 juist 0 onjuist 1.13 Welke gebruiksmogelijkheid kent het gegevensmagazijn niet? a) Automatisch invullen van velden van webformulieren. b) Validatie van ingevulde gegevens. c) Starten van een zaak. d) Geven van informatie Welke bewering is niet juist? De gebruikers van het gegevensmagazijn zijn: a) Burgers, bedrijven, ketenpartners, via internet. b) De rijksoverheid, voor gegevensuitwisseling van basisregistraties. c) Medewerkers van de eigen organisatie, via de balie. d) De webintakeapplicatie, voor validatie. 11

12 1.15 Welke functionaliteit biedt het zakenmagazijn niet? a) Opslaan en opvragen b) Ondersteuning bij het doorzoeken van het zakenmagazijn c) Maken van rapportages d) Archiveren van zaakinformatie 1.16 Wat is een zaakinformatiesysteem? a) Een database waarin alle zaakinformatie is opgenomen b) Een tussenlaag waarmee zaakgegevens heen en weer worden gestuurd tussen front-, mid- en backoffice c) Alles wat een gemeente aan organisatorische, functionele en technische voorzieningen moet treffen om zaakgewijs te werken d) Een registratiepakket voor zaakgegevens en zaken 12

13 1.17 Wat hoort achtereenvolgens in de vakken A - B - C te staan? a) Registreren zaak - beheren zaak - behandelen zaak b) Bewaken voortgang - terugkoppelen status - archiveren c) Backoffice - midoffice - frontoffice d) Vastleggen metadata - doorsturen behandelaar - Maken antwoordbrief 13

14 1.18 Wat is geen onderdeel van het zaakinformatiesysteem? a) het zakenmagazijn b) het documentmanagementsysteem c) het contentmanagementsysteem d) het gegevensmagazijn 14

15 Inleiding De verdiepingsvragen nodigen je uit om De Zaak X toe te passen op je eigen organisatie. Je kunt dit natuurlijk op een rustige dag op kantoor doen. Maar bestaan die rustige dagen wel? En zo ja, is dat een goed teken? Veel geschikter zijn deze vragen als start van de discussie over zaakgewijs en digitaal werken en de toepassing daarvan bij je eigen organisatie. Dus behandel ze in groepsverband, maak er een workshop van, zoek mekaar op. Voor de verdiepingsvragen is geen lijst met goede antwoorden beschikbaar. Wil je toch een toelichting, of een hint, of iets wat op een goed antwoord lijkt? Neem dan contact op via zaakx@ddisplay.nl. 2.1 Stel vast in welke mate het volgende voor jouw organisatie geldt: No Omschrijving Ja/nee 1 Je hebt organisatiebreed vastgesteld wanneer je iets als een zaak benoemt en wanneer niet. 2 Je gebruikt organisatiebreed dezelfde omschrijvingen voor zaken. 3 De zaak is het leidend ordeningsprincipe in de informatiehuishouding. Dat betekent dat de processen de ordening van de informatie bepalen en dat je het meest concrete proces zaaktype noemt. 4 De zaak is het aanknopingspunt voor de vorming van een volledig dossier. 5 Alle taken binnen de organisatie worden zaakgewijs afgehandeld. 15

16 2.2 Zaakgewijs werken is een onmisbaar element bij: :: de elektronische dienstverlening :: de verantwoording :: de duurzame beschikbaarheid van informatie. Kun je dit uitleggen aan een sceptische lijnmanager? Hoe? 2.3 Wat bedoelen we met de uitspraak je hebt een winkel en niet alleen een etalage? Is deze uitspraak altijd waar? 2.4 Principes van de digitale en zaakgewijze informatiehuishouding In De Zaak X formuleren we 21 principes van de digitale en zaakgewijze informatiehuishouding. Geef per principe aan: Of dit principe praktisch bruikbaar is voor jouw organisatie (met toelichting van max. 50 woorden). Of je dit principe geheel, gedeeltelijk of helemaal niet onderschrijft (met toelichting van max. 50 woorden). In welke mate de informatiehuishouding van jouw organisatie werkt volgens dit principe. Welke stappen nog moeten worden gezet om ervoor te zorgen dat jouw organisatie aan dit principe voldoet. No Principe Bruikbaar? Onderschreven? In gebruik? Stappen te zetten 1 Alle documenten die horen bij de digitaal afgehandelde processen worden opgeslagen in het digitaal archiefsysteem. 2 De documenten die horen bij processen die later zullen worden gedigitaliseerd, worden in fysieke dossiers opgenomen die vallen onder beheer van de afdeling(en) documentaire informatie. Deze documenten worden daarnaast als digitale kopie in het digitale archief opgeslagen, ten behoeve van de interne informatievoorziening. 3 Er bestaat een beschreven en (door directie of bestuur) geaccordeerd overzicht van de processen en 16

17 No Principe Bruikbaar? Onderschreven? In gebruik? Stappen te zetten documentstromen die digitaal worden afgehandeld en gearchiveerd en van die stromen die nog fysiek worden afgehandeld en gearchiveerd. 4 Het digitaal archiefsysteem is volledig zaaksgewijs ingericht: Alle documenten worden gekoppeld aan een zaaktype (proces). Het zaaktype is een van de belangrijkste metadata van alle te registreren documenten. De archiefordening is gebaseerd op zaaktypen. De zaaktypen zijn gebaseerd op de naamgeving van de processen en zaken zoals die intern wordt gehanteerd en waarover intern volledige en expliciete overeenstemming bestaat. Aan de archiefordening is het archiefwettelijke bewaarregime gekoppeld. Alle behandel- en proces(meta)gegevens worden vastgelegd op het niveau van de zaak (en niet op het niveau van het document). 5 Het DSP bestaat uit wat onder de punten 3 en 4 is benoemd: niet meer en niet minder. Het DSP is een integraal onderdeel van het digitaal archiefsysteem en is tegelijk de ingang voor het overzicht van de fysieke dossiers die in de organisatie aanwezig zijn. 6 Gegevens worden zoveel mogelijk eenmalig vastgelegd en meervoudig gebruikt. Het is bekend welke gegevensverzamelingen in kopievorm in de organisatie worden gebruikt en er zijn vastgelegde afspraken met de eigenaren van deze verzamelingen over het beheer daarvan, met name als het gaat om de wijze van synchroniseren van de 17

18 No Principe Bruikbaar? Onderschreven? In gebruik? Stappen te zetten gegevens. 7 Om de toegankelijkheid van de informatie in de organisatie te optimaliseren, wordt organisatiebreed zoveel mogelijk van dezelfde gestandaardiseerde gegevensset gebruik gemaakt. 8 Het gedachtegoed rond (web)serviceoriëntatie is het kader en het uitgangspunt voor het bepalen van de keus voor de inrichting van de informatiearchitectuur en de componenten daarvan. 9 De koppeling van applicaties vindt zoveel mogelijk plaats door gebruik te maken van webservices en de bijbehorende standaards voor berichtenuitwisseling (XML, SOAP, WSDL, BPEL, UDDI 1 ). 10 Als nieuwe software moet worden aangeschaft, moet steeds de afweging worden gemaakt in hoeverre deze past binnen de realisatie van een Service Georiënteerde Architectuur (SGA). Zie ook de uitgangspunten van de NORA. 11 De organisatie kiest in principe voor de platformgedachte. Dat verbetert de overzichtelijkheid van de applicaties, vermindert de (vaak verborgen) kosten van applicatieintegratie en beperkt de noodzaak van het op het juiste niveau houden van kennis op een enorm aantal kennisterreinen. 12 Bij de afhandeling van processen geldt het principe van zaakgewijs werken als uitgangspunt. 13 Per proces wordt bekeken in hoeverre het mogelijk is de 1 Zie de verklaring van termen aan het einde van het boekje. 18

19 No Principe Bruikbaar? Onderschreven? In gebruik? Stappen te zetten afhandeling digitaal in te richten. Het uitgangspunt is zoveel mogelijk digitaal, maar dit is geen dwingend principe. De wensen van eindgebruikers en proceseigenaren zijn op dit punt nadrukkelijk medebepalend. 14 Op lange termijn wordt gestreefd naar het creëren van één inbakje voor alle medewerkers, voor al het werk dat zij onder handen hebben, onafhankelijk van de onderliggende applicaties. 15 Voor de afhandeling van alle zaken kunnen, zeker bij de eerste stappen op weg naar digital werken, verschillende typen applicaties naast elkaar worden gebruikt, als maar wordt vastgehouden aan het principe van eenduidig op één plaats zo compleet mogelijk vastleggen en opslaan van zaakgegevens. 16 Voor ieder te digitaliseren proces zal worden beoordeeld welke (combinatie) van de applicaties wordt ingezet. 17 De naamgeving van de processen wordt vastgelegd in een catalogus en daarmee ook bewaakt. Een van de organisatieonderdelen wordt verantwoordelijk gesteld voor het beheer van deze catalogus. 18 Burgers krijgen de mogelijkheid om op elk uur van de dag via internet informatie op te roepen over de status van afhandeling van hun zaken en toegang te krijgen tot de bijbehorende documenten. In principe wordt dit gerealiseerd met het digitaal archiefsysteem, in de praktijk kan er, om redenen van beschikbaarheid en veiligheid, voor worden gekozen om dit technisch op te lossen met een aparte database met kopieën van de zaakgegevens en documenten die nodig zijn voor de 19

20 No Principe Bruikbaar? Onderschreven? In gebruik? Stappen te zetten terugkoppeling aan de burger. Dit is het zakenmagazijn. 19 Voor de terugkoppeling over de afhandeling van zaken zal statusinformatie van de verticale applicaties in de backoffice worden gekopieerd of handmatig worden gezet naar/in het zakenmagazijn. 20 Per proces wordt vooraf bepaald welke statusmomenten en gegevens teruggekoppeld moeten kunnen worden en dus een plaats moeten krijgen in het zakenmagazijn. 21 Als formele documenten moeten worden gepubliceerd op een intra- en internet, gebeurt dit in principe vanuit het digitaal archiefsysteem. Als een contentmanagementsysteem (CMS) in gebruik is, dan worden kopieën van deze documenten in het CMS geplaatst. Het CMS heeft geen officiële archiveringsfunctie. 2.5 Architectuur en IT-aspecten Omschrijf zo nauwkeurig mogelijk welke inhoud je in de volgende systemen aantreft: Systeem Documentmanagementsysteem Recordmanagementapplicatie Contentmanagementsysteem Gegevensmagazijn Zakenmagazijn Primair processysteem Inhoud 20

21 2.6 Welke van onderstaande aspecten maken deel uit van je IT-governance IT-governance is noodzakelijk om verantwoord (strategische) keuzes te kunnen maken op het gebied van IT. IT-governance is goed geregeld als duidelijk is of en hoe onderstaande zaken geregeld zijn. Kun je voor ieder van onderstaande zaken aangeven of en hoe ze binnen jouw organisatie zijn geregeld? Omschrijving Geregeld? Hoe? Aansluiting tussen de behoeften van de organisatie-onderdelen en de Ja/Nee IT-mogelijkheden. Overzicht van de onderling samenhangende informatiecomponenten Ja/Nee als DMS, WfM, broker, zakenmagzijn, basisregistraties etc. Overzicht van projecten die zich bezighouden met Ja/Nee informatievraagstukken. Overzicht van de kosten en investeringen die met deze projecten zijn Ja/Nee gemoeid en de plaatsen in de organisatie waar de verantwoordelijkheden zijn belegd om hierover besluiten te nemen. Bewaking van het op verantwoorde en afgesproken wijze in praktijk Ja/Nee brengen van de gemaakte en geaccordeerde keuzes. Bespreking, weging en eventueel accordering van voorstellen voor Ja/Nee investeringen in nieuwe software. Permanente monitor-functie op de doorlooptijd en kosten van projecten. Ja/Nee 2.7 Hoe ziet zaakgewijs werken eruit als je alleen op papier werkt? 2.8 Hoe ziet zaakgewijs werken er thuis uit? 21

22 2.9 Hoe kom ik tot een zuivere zaak? In bijgevoegde map tref je 17 documenten aan. Om het zaakgewijs werken te oefenen, vragen we je voor deze documenten aan te geven: omschrijving van het document ( Aanvraag subsidie kunstwerk Coolsingel ) omschrijving van de zaak ( Aanvraag subsidie Jan Jansen kunstwerk Coolsingel ) omschrijving van het werkproces ( Aanvragen subsidies kunstwerken ) en tevens om aan te geven: of het document een initiërend document is (een document dat een zaak start) welke andere documenten tot dezelfde zaak kunnen behoren No Documentomschrijving Zaakomschrijving Werkprocesbeschrijving Initiërend? Andere documenten 1 Ja/Nee 2 Ja/Nee 3 Ja/Nee 4 Ja/Nee 5 Ja/Nee 6 Ja/Nee 7 Ja/Nee 8 Ja/Nee 9 Ja/Nee 10 Ja/Nee 11 Ja/Nee 12 Ja/Nee 13 Ja/Nee 14 Ja/Nee 15 Ja/Nee 22

23 No Documentomschrijving Zaakomschrijving Werkprocesbeschrijving Initiërend? Andere documenten 16 Ja/Nee 17 Ja/Nee 2.10 De definitie van een zaak volgens GFO Zaken is: een samenhangende hoeveelheid werk met een gedefinieerde aanleiding en een gedefinieerd resultaat, waarvan kwaliteit en doorlooptijd bewaakt moeten worden. Geef aan op welk punt al deze zaken passen binnen de definitie van de zaak volgens GFO Zaken. Noem een onderscheidend kenmerk van iedere zaak. Uitspraak Waarom is dit inderdaad een zaak? Onderscheidend kenmerk 1. Papa is nog op de zaak. 2. De recherche is op deze zaak gezet. 3. Ik schrijf niet voor iemand. Dat is het laagste. Je schrijft om de zaak zelf. 4. Hij heeft zijn zaakjes op orde. 5. Bemoei je met je eigen zaken Wat moet je geregeld hebben om te kunnen zeggen dat je volledig digitaal werkt? 2.12 In De Zaak X staat de bewering: het gegevensmagazijn heeft een read-only-functie: de gegevens kunnen alleen worden geraadpleegd voor de dienstverlening, maar niet worden gewijzigd. Hier is wel iets tegenin te brengen. Wat? 23

24 2.13 Er zijn verschillende aspecten die bepalen of de gegevens in het gegevensmagazijn kunnen worden ontsloten. Leg per aspect uit wat ermee wordt bedoeld. De homogeniteit van de verzameling De koppelbaarheid van de gegevens Het tijdsaspect Het vergelijkbaarheidsaspect De techniek Zijn de gegevens beschikbaar in één systeem of verspreid over meerdere systemen? Welke registraties zijn op basis van een uniek kenmerk te koppelen? Zijn de gegevens op elk moment te ontsluiten of zijn er momenten waarop, bijvoorbeeld als gevolg van bewerkingen, de database niet aanspreekbaar of niet intern consistent is? Hoe worden gegevens semantisch beschreven en opgeslagen in de verschillende systemen? Welke manieren van gegevensontsluiting bieden de backofficeapplicaties? 2.14 Functionaliteit van het zaakinformatiesysteem Een zaakinformatiesysteem is (grofweg) een verzameling functionaliteit die je nodig hebt om zaakgewijs te kunnen werken. Het gaat om functionaliteit op de volgende gebieden: 1. Als het gaat om de start van de zaak. 2. Als het gaat om de ontvangst van zaken en documenten 3. Als het gaat om de behandeling van een zaak 4. Als het gaat om de archivering van een zaak Werk voor elk deelgebied uit welke functionaliteit(en) je voor je ziet. 24

25 2.15 Wat gebeurt in front-, mid- en backoffice? Heb je een duidelijk beeld welke functionaliteit valt onder: o Frontoffice o Midoffice o Backoffice 25

26 Inleiding De opdrachten die vallen onder gezamenlijk uitwerken zijn geschikt als huiswerkopdrachten. Of als opdrachten om je voor te bereiden op een gezamenlijke sessie. Als aanleiding om je gedachten te ordenen. Noem maar op. Wel belangrijk is dat je een stok achter de deur hebt als je aan een van deze opdrachten begint: een afspraak met een collega om een vraag uit te werken bijvoorbeeld. Anders neemt de waan van de dag weer bezit van je en kom je nooit tot een antwoord Ook voor gezamenlijk uitwerken geldt dat er geen lijst met goede antwoorden beschikbaar is. Wil je toch een toelichting, of een hint, of iets wat op een goed antwoord lijkt? Neem dan contact op via 3.1 Beschrijf wat jij verstaat onder digitaal en zaakgewijs werken voor de organisatie waar je werkt. Neem in je beschrijving de volgende elementen op: Hoe ziet digitaal werken er voor de eindgebruiker uit? Hoe omschrijven wij zaken en zaaktypen? Hoe ondersteunen wij digitaal en zaakgewijs werken? Welke doelen streven wij met digitaal en zaakgewijs werken na? 3.2 Welke afspraken zou jij als projectleider digitaal en zaakgewijs werken maken met het management? Neem in je beschrijving de volgende elementen op: Ambities 26

27 Doelen Invoeringsstrategie Wanneer zijn de doelen bereikt? (in tijd en in voorwaarden) Welke stappen moeten worden gezet? 3.3. Als je een plan van aanpak zou moeten schrijven om te komen tot een digitaal en zaakgewijs werken, hoe zou de inhoudsopgave er dan uitzien? 3.4 Beschrijf in woorden wat je in dit plaatje ziet? Is het van belang voor jullie organisatie? Waarom (niet)? 27

28 3.5 Verplaats je eens in jezelf als burger. Welke gegevens zijn van jou beschikbaar: Waar? bij de belastingdienst bij de gemeente bij de provincie bij de rijksoverheid bij de supermarkt Welke gegevens zijn bekend? Aan welke instanties moet je steeds weer gegevens doorgeven die volgens jou al bekend zijn bij die instantie? 3.6 Noem vijf zaken op je werk die je in behandeling hebt. Beschrijf het begin en het einde van de zaken en jouw rol. Beschrijf waarom deze zaken juist door jouw organisatie moeten worden afgehandeld (het werkproces). Hoe vaak kijk je bewust op deze manier naar je werk? Kun je deze manier gebruiken om je werk te verbeteren? Ja/nee, 28

29 3.7 Voor de knutselaars Maak een zakenkwartet, bijvoorbeeld: Het kwartet vergunningen met de kaarten aanvraag advies behandeling verlening Op ieder kaartje staat de activiteit verder uitgewerkt. Optioneel: o Je kunt ook een kwartet krijgen door een activiteit uit een ander proces in te voegen. o Je kunt ook een kwartet krijgen door een activiteit weg te laten en juist beredeneren waarom die activiteit overbodig is. o Vijfde kaart met aan alternatieve (eind)activiteit. 29