1 5 SE?. 2Ö15 Uw brief Onderwerp:

Transcriptie

1 ą Gemeente fi Bergen op Zoom 2ÍÏ Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom II lil in inn inn ini ii Uw kenmerk RMD15-0Ũ37 Ons kenmerk U Datum 1 5 SE?. 2Ö15 Uw brief Beh.rJoor P.l. Izeboud Doorkiesnr Onderwerp: Plan van aanpak communicatievisie Afdeling Concernstaf Bijlage(n) Geachte raad, Op 8 juli 2015 hebben wij u de raadmededeling toegezonden met het plan van aanpak voor het opstellen van een communicatievisie (RMD ). Dit plan van aanpak is in lijn met het collegeuitvoeringsprogramma 2015 gevoelenspeilend aan u voorgelegd en staat voor behandeling geagendeerd in de commissie Burger en Bestuur van 17 september Graag vragen wij in dit verband uw aandacht voor het volgende. De geschetste procesaanpak voor het opstellen van een communicatievisie is erop gericht in een aantal sessies met bestuur, organisatie, gemeenteraad en stad een gemeentebrede kernboodschap vast te stellen. Daarvoor wordt antwoord gezocht op de vragen wat voor gemeente we willen zijn en wat voor soort overheid hoort daarbij. In die zin is er overlap tussen dit proces en het proces voor de aanpak van de takendiscussie. Bij de aanpak van de takendiscussie worden met betrekking tot de noodzaak tot focus en de toekomstvisie namelijk bijeenkomsten belegd met bestuur, organisatie en gemeenteraad voor het beantwoorden van diezelfde vragen. Het gaat daarbij zogezegd om een richtinggevende discussie over de toekomst en rol van de gemeente. Bij brief van 17 augustus bent u door de gemeentesecretaris en de griffier geïnformeerd over deze aanpak van de takendiscussie en dat deze aanpak van invloed kan zijn op andere trajecten, zoals het traject voor het opstellen van een communicatievisie. Voor de volledigheid hebben wij deze brief bijgevoegd. Gelet hierop stellen wij u voor de behandeling van het plan van aanpak voor het opstellen van een communicatievisie uit te stellen en hiervoor, gebruikmakend van en aansluitend op de takendiscussie, een aangepast plan van aanpak voor te leggen. Hoogachtend, het college van burgemeester en wethouders van Bergen op Zoom, burgemeester, r. A.C. Spindler Z S F (0164) 24 5 Jacob ObrechťJaan Obrechtlaan 4 Postbus B nvbngrek. nr AR Bergen op Zoom 4600 AA Bergen op Zoom F (0164) B 3 IBAN: NL41BNGH E stadskantoor@bergenopzoom.nl I wwi.bergenopzoom.nl KvK B BIC: BNGHNL2G

2 Gemeente ìg Jļ Bergen op Zoom Aan de leden en duoburgerleden van de gemeenteraad van Bergen op Zoom Uw kenmerk Ons kenmerk U Datum 17 augustus 2015 U w b r i e f Beh.door Mr. A C. Spindler/C.J.M. Terstappen Doorkiesnr Onderwerp: aanpak takendiscussie Afdeling Biįlage(n) Geachte dames en heren, Bij de behandeling van het beleidskader op donderdag 25 juni 2015 in uw raad, is een amendement aangenomen waarin gevraagd wordt om een takendiscussie te voeren, gericht op de begroting Om uiteindelijk de inhoudelijke takendiscussie goed te kunnen laten plaatsvinden, is het belangrijk dat verwachtingen ten aanzien van de planning en proces goed zijn uitgelijnd. De takendiscussie moet echt gaan over de inhoud en niet meer over verwachtingen en proces. De driehoek (burgemeester, gemeentesecretaris en griffier) hebben daarvoor een planning en proces uitgestippeld. In deze brief, en gehoord de reacties vanuit het presidium, willen we u graag informeren over de informatie zoals die thans al beschikbaar is en over de voorgestelde aanpak met een globale planning. Bijeenkomst met het presidium 13 juli 2015 Op maandag 13 juli 2015 heeft in het presidium een toelichting plaatsgevonden op de activiteiten die thans worden ondernomen teneinde de flexibiliteit van het huidige formatiehuis van de gemeentelijke organisatie weer te geven. Daarbij waren vanuit een aantal fracties ook de leden van de auditcommissie aanwezig. Dit inzicht in de flexibiliteit van het formatiehuis en een doorvertaling ervan naartaken(pakketten), vormt een goede basis vooreen te houden takendiscussie die betrekking heeft op de taken die de gemeente zelf uitvoert. Bij het onderdeel Terugblik' is inzicht gegeven in het verloop van de personele taakstellingen waartoe in de afgelopen jaren is besloten en die geëffectueerd zijn of deels nog worden geëffectueerd. Daarbij is eveneens stilgestaan bij efficiencymaatregelen die de afgelopen jaren zijn getroffen en is inzicht gegeven in een aantal vergelijkingen en benchmarks. Het bureau Deloitte Consulting heeft een toelichting gegeven op het onderzoek naar de flexibiliteit van het huidige formatiehuis. Dit onderzoek laat inzichten zien op enerzijds de wettelijke en niet-wettelijke taken die de gemeente uitvoert en anderzijds op de formatieontwikkeling bij de gemeente in de komende jaren (onder andere het natuurlijke verloop onder het personeel). Deloitte heeft tevens het proces in beeld gebracht, op basis waarvan inzicht is verkregen in het aantal niet-wettelijke taken bij de verschillende afdelingen en waar zich wellicht mogelijkheden voordoen in het niet meer uitvoeren van desbetreffende niet-wettelijke taken. Daarbij is een vervolgstap mogelijk, om het inzichtelijk maken van de consequenties (impact) in geval wordt besloten deze taken daadwerkelijk niet meer uit te voeren, waarbij een indicatie wordt gegeven van de potentiële besparing in euro's en formatie. De maatschappelijke consequenties omschrijven en de motivering daarvan betreffen politieke keuzes. Jacob Obrechtlaan AR Bergen op Zoom E stadskantoor@bergenoozoom.nl Postbus AA Bergen op Zoom I ĩ F ( KvK B nv BNG rek. nr B IBAN: NL41BNGH B BIC: BNGHNL2G

3 Daarnaast is een beeld geschetst van de huidige formatie. Hierbij is de ontwikkeling in formatie als gevolg van natuurlijk verloop/natuurlijke uitstroom van medewerkers, de vaste versus tijdelijke contractvormen, de gemiddelde loonsommen, de uitkomsten van lean-trajecten en de follow up op de diverse benchmarks geschetst per afdeling. Deze analyses geven tezamen met de niet-wettelijke taken analyse input voor verdere bezuinigingsdiscussies. Om tot goed onderbouwde keuzes te kunnen komen, zal de raad (conform het ingediende amendement) eerst met elkaar een afwegingskader dienen op te stellen. Dit afwegingskader zal gebaseerd moeten zijn op een discussie over de vraag "Wat voor soort gemeente willen we zijn?". In reactie op de gepresenteerde informatie en aanpak is door het presidium het volgende aangegeven en overwogen: ' om tot een weloverwogen afwegingskader te komen, is het van belang om met de raad een fundamentele discussie te voeren. Niet alleen over een visie op de gemeentelijke organisatie, maar met name ook over een visie op de toekomst van de gemeente Bergen op Zoom. Daarbij is aangegeven dat het de bedoeling is om deze visies in een paar korte werksessies te ontwikkelen. ' met een takendiscussie over alleen de taken die de gemeente zelf uitvoert, wordt de takendiscussie wel erg beperkt. Het presidium geeft er de voorkeur aan om breder te kijken dan naar alleen de eigen organisatie. Dat betekent dat ook gekeken moet worden naar verbonden partijen, subsidies en inkoop/uitbesteding van taken. ' de termijn van 1 oktober die in het amendement is genoemd, wordt niet als harde datum vastgehouden, maar snelheid is natuurlijk wel geboden. ' De begroting 2016 is met de voorgestelde ombuigingen in het beleidskader al meerjarig sluitend. De raad wenst met de takendiscussie aanvullende ombuigingen te kunnen voorstellen, of zo nodig alternatieven aan te dragen. - De takendiscussie is niet alleen een 'rekenkundige uitwerking', het is nadrukkelijk ook een bewustwordingsproces waarbij het over 'ambities en richting' moet gaan. De voorgestelde aanpak en globale planning Onderstaand treft u een voorstel aan 'hoe met elkaar de takendiscussie te voeren?'. Uitgangspunt daarbij is dat de takendiscussie niet alleen financieel ingestoken wordt, maar juist ook wordt benaderd vanuit het perspectief 'wat voor gemeente willen we zijn?' en 'welke veranderende rol van de gemeente als overheid hoort daarbij?'. Vanzelfsprekend zijn het collegeprogramma/raadsprogramma en het beleidskader 2016 belangrijke input en richtinggevend kader in de te houden discussie. De volgende aanpak en globale planning wordt voorgesteld: Fase 1: Bewustwording en beeldvorming A. Eind september 2015: werkbijeenkomst flexibiliteitsanalyse en exploitatiescan Flexibiliteitsanalyse: Eind september zal Deloitte Consulting een verdere uitwerking gereed hebben. Uitgangspunt is dat op dat moment inzicht wordt gegeven in alle niet-wettelijke taken die de gemeente uitvoert en in de consequenties van het beëindigen van deze taken. Resultaat: De raad zal in de interne bijeenkomst - bij wijze van eerste bespreking - aangeven welke taken prioriteit hebben. * Exploitatiescan: De raad krijgt inzicht in de IV3-exploitatiescan': Op basis van deze scan kan vastgesteld worden aan welke producten de gemeente Bergen op Zoom relatief veel of juist weinig uitgeeft. De raad kan aangeven welke producten zij nader onder de loep wil nemen in een volgende bijeenkomst. Resultaat: De raad geeft aan welke producten zij de volgende keer ter discussie wil stellen en waarover zij meer informatie wenst. 1 IV3 = informatie voor derden

4 fl. Oktober 2015: bijeenkomsten met betrekking tot focus en de toekomstvisie (raad, College en MT) Noodzaak om te focussen en wat betekent dat? Wat voor soort gemeente willen we zijn? Bedoeling is om dat te doen aan de hand van een toelichting op en discussie over Midsize Brabant; verkenning van de toekomst van voor Brabantse middelgrote steden. Zaken als economisch perspectief, vergrijzing, krimp en regionale positionering met mogelijke toekomstscenario's komen daarbij aan de orde. Voor de toelichting denken wij aan bijvoorbeeld Joks Janssen (directeur Brabant Kennis). Daarnaast een terugblikken op de gemeentelijke Toekomstvisie Daarbij zal ook ingegaan worden op strategische ontwikkelingen I veranderingen en actualisaties die de afgelopen jaren hebben plaatsgevonden (o.a. het collegeprogramma/raadsprogramma, de decentralisaties en daarbij de nota sociaal domein; samen leven samen doen en de cultuurvisie). Deze toelichting zal ambtelijk verzorgd worden door Peter Berben en Jan Sengers.» Wat voor soort overheid hoort daarbij? Verder besteden we aandacht aan de veranderende rol van de overheid/samenleving en wat dit betekent voor de gemeente als organisatie en bestuur (zowel college als gemeenteraad) Hoe dit onderdeel opgepakt en besproken wordt, zal nog nader uitgewerkt worden. Gedacht wordt om eerst een toelichting te laten verzorgen en vervolgens (later) via bijvoorbeeld ronde tafelgesprekken hieraan invulling te geven vanuit een aanpak 'waarderend vernieuwen'. Voorbereiding I begeleiding en methodiek hiervoor wordt nog bekeken. Basis voor de ronde tafelgesprekken zijn: het financiële beeld van Bergen op Zoom; wat voor gemeente willen we zijn en de veranderende rol van de overheid/samenleving. Resultaat: De raad, het College en het MT zijn op de hoogte van recente informatie die van belang is voor het ontwikkelen van focus en hebben inzicht in de veranderende rollen. C. Oktober /begin november 2015: terugblik» Terugblik.' Bij deze bijeenkomst is het de bedoeling om de opbrengst uit de afgelopen bijeenkomsten te bespreken en eerste reacties daarop te geven, ter voorbereiding op fase 2 (oordeelvorming) en fase 3 (besluitvorming). Daarbij kan tevens worden aangegeven waar men (op voorhand) prioriteiten ziet om verder te kunnen focussen. Bovendien kan worden vastgesteld of er voldoende informatie beschikbaar is om verder te gaan met het proces van oordeelsvorming. Resultaat: Alle partijen hebben de beelden en gedachten die ze hebben over de toekomstvisie, de soort overheid en de rollen met elkaar uitgewisseld en er is een eerste aanzet gegeven om de richting te bepalen, waarde focus zou moet liggen en waaraan prioriteit gegeven zou moeten worden. Fase 2: Oordeelsvorming A. November/december 2015: Oordeelsvormende bijeenkomsten Tijdens deze bijeenkomsten gaat het om het beantwoorden van de volgende vragen: Wat voor soort gemeente willen we zijn (toekomstvisie)?» Wat voor soort gemeentelijke organisatie en welke rollen (ambtelijk en bestuurlijk) horen daar bij? Welke informatie is belangrijk om tot een afwegingskader te komen? Waar moet de focus liggen? Financiële omvang van de bezuinigingen (rekening houdend met de vragen hiervoor). Gedacht wordt om dit te doen aan de hand van ronde tafelgesprekken. Deze gesprekken hebben tot doel om een concrete invulling te geven aan de toekomstvisie, de soort overheid die we willen zijn en de onderscheidende rollen die daarbij vervuld moeten worden en door wie. De verdere invulling van dit onderdeel volgt nog.

5 Resultaat: Er is door het College en de Raad een gezamenlijke visie op de toekomst ontwikkeld, er is een antwoord geformuleerd op de vraag "Wat voor soort overheid willen we zijn" en er is bepaald welke onderscheidende rollen men ziet voor de raad, het college en de ambtelijke organisatie. Dit is van een zodanige inhoud dat op grond hiervan prioriteiten gesteld kunnen worden en een afwegingskader kan worden opgesteld. B. November/december 2015: Werkbijeenkomst opstellen afwegingskader Op grond van de discussie over 'Wat voor soort gemeente willen we zijn" zal onder (externe) begeleiding door de gemeenteraad een afwegingskader worden opgesteld. Het huidige collegeprogramma/raadsprogramma en beleidskader 2016 bevatten daarvoor al belangrijke handvatten. Dit afwegingskader dient als leidraad voor de te nemen beslissingen bij de takendiscussie. Resultaat: een afwegingskader, vastte stellen door de raad, rekening houdend met hetgeen in het collegeprogramma, waarvan het raadsprogramma onderdeel van uitmaakt en het beleidskader 2016 is opgenomen. C. Januari/februari 2016: aanzet voor voorstel prioriteiten en taken In een laatste bijeenkomst komen de uitkomsten van de takendiscussie en de exploitatiescan en de discussie over wat voor gemeente we willen zijn bij elkaar en zal in gezamenlijkheid worden bepaald welke taken wel en niet passen in deze toekomstvisie van de gemeente Bergen op Zoom. Resultaat: een onderscheidend overzicht van prioriteiten en taken (vorm en omvang) om de geformuleerde ambities (gefocust) te realiseren. Fase 3: Besluitvorming Maart 2016: besluitvorming door de raad De gemeenteraad wordt een voorstel ter besluitvorming voorgelegd. Dit besluit leidt tot een begrotingswijziging en ì of zal worden verwerkt in het beleidskader voor 2017, dat in juni 2016 in de raad zal worden besproken. Belang van de richtinggevende discussie door de raad over de toekomstvisie Met bovenstaande aanpak wordt tevens uitvoering gegeven aan de motie die op 25 juni j.l. is aangenomen in de gemeenteraad en waarin het College wordt verzocht om de eerder opgestelde en aangenomen toekomstvisie 2025 te actualiseren. Het resultaat van de richtinggevende discussie over de toekomst en de rol van de gemeente kan en zal tevens (kunnen) worden gebruikt om de gewenste focus aan te brengen op het terrein van: de verdere ontwikkelingen in de binnenstad; de verdere ontwikkelingen in de regionale samenwerking; het opstellen en uitwerken van de communicatievisie; de werkzaamheden op het terrein van public affairs en lobby; de discussie over citymarketing. Deze aanpak is (schriftelijk) voorgelegd aan onder meer het presidium. Op basis van bovenstaande aanpak zal de takendiscussie verder worden uitgewerkt en ingepland. Het kan zijn dat lopende het traject de planning enigszins aangepast moet worden. Wij hopen u hiermee voldoende te hebben geïnformeerd. Namens de driehoek, Dhr. dr. F.A. Petter,, burgemeester