FUNCTIEBESCHRIJVING. ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Gewoon en Buitengewoon Basisonderwijs

Transcriptie

1 FUNCTIEESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Gewoon en uitengewoon asisonderwijs Scholengroep 26 Mandel & Leie Goedgekeurd op TOC van 4/05/2012 TOCSGR26/2012/08 Instelling: Adres: Instellingsnummer: Functiebeschrijving voor: Naam en voornaam: DUIDING De cursus Schoolsecretariaten via de website van het departement onderwijs ( geeft een volledig overzicht van de mogelijke taken, planning en de correcte wijze van afhandelen. Onderstaande resultaatsgebieden geven een overzicht van de meest courante opdrachten voor een administratief medewerker Functiebeschrijving Administratief Medewerker ao en uao - 1

2 RESULTAATGEIEDEN VOOR DE ONDERSTEUNENDE FUNCTIE INNEN DE SCHOLEN EN OP HET NIVEAU VAN DE SCHOLENGEMEENSCHAP 1. Leerlingenadministratie Inschrijvingsdocumenten en documenten i.v.m. melding van schoolverandering invullen en stamboekregister bijhouden. Leerlingendossiers bijhouden; vb.: adresveranderingen, keuzeformulieren in verband met godsdienst / zedenleer, ondertekening schoolreglement, ongevalaangifte, formulier voor studietoelagen, Klassenlijsten (leerlingen per klas) opstellen. Schoollijsten bezorgen aan CL en aan andere diensten na akkoord directie. Getuigschriften en attesten regelmatige leerlingen opmaken. Leerlingenarchief bijhouden Klassement beheren van alle nodige documenten, op PC kunnen verwerken en elektronisch communiceren met de bevoegde instanties. 2. Financiële organisatie In overleg met de directie de begroting opmaken en opvolgen, de algemene boekhouding verzorgen, facturen verwerken, gelden innen. Rekeningen van alle uitgaven en ontvangsten opmaken en voorleggen aan de directie. ijdragen van leerlingen periodiek uitrekenen, factureren, innen, controleren en globaliseren ( vb.: eetgeld, busgeld, zwemgeld, uitstappen, specifieke acties, abonnementen, ) ankverrichtingen controleren. S Contanten overdragen. S ijhouden en verwerken van het keukenboek Functiebeschrijving Administratief Medewerker ao en uao - 2

3 3. Materiële en logistieke organisatie Tijdig bestellingen plaatsen ( vb.: drank, maaltijden, klassenmateriaal, tijdschriftenabonnementen, meubels, kopieerpapier, ) Mogelijke leveranciers zoeken, prijsaanvragen doen, offertes vergelijken volgens de specifieke regelgeving en de afspraken in de scholengroep Leveringen ontvangen: de levering controleren, de goederen uitpakken en verdelen. De voorraad beheren. Jaarlijkse inventaris opmaken. In geval van nood: initiatief nemen volgens noodplan S Administratieve afhandeling verhuur infrastructuur U Instaan voor EHO U Deelname aan interventieploeg 4. Administratieve en ondersteunende taken Voorbereiden en uitvoeren van administratief ondersteunende taken die bijdragen tot de uitbouw van de scholen binnen de scholengemeenschap. Voorbereiden en uitvoeren van administratief ondersteunende taken die bijdragen tot de uitbouw van de scholengemeenschap. Externen correct ontvangen. In het kader van de veiligheid, bij het vaststellen van gevaarlijke situaties de nodige acties ondernemen. Telefonische communicaties verzorgen. Klasseren: officiële documenten, tijdschriften en dergelijke. Correspondentie verzorgen. Herstelling - of onderhoudsdiensten contacteren. Administratieve informatie verstrekken aan de ouders. S Kopieën maken. U Administratie van vergaderingen verzorgen: uitnodigingen versturen, agenda typen, voorbereidende stukken klaar maken, verontschuldigingen meedelen, beslissingen tikken en doorsturen, verslag (opmaken) en tikken Functiebeschrijving Administratief Medewerker ao en uao - 3

4 5. Functioneren binnen en buiten de schoolteams Meehelpen aan de promotie van de scholen en de scholengemeenschap en bijdragen tot een goede werking ervan. Respect tonen voor het werk en de initiatieven van alle collega s. Staat achter het PPGO en draagt dit uit. U Participeren aan diverse buitenschoolse activiteiten georganiseerd door de vriendenkring of oudervereniging. 6. Professionaliseren Door het volgen van navorming en zelfstudie. ij de brede inzet van de administratieve medewerkers binnen de scholengemeenschap, zoals bepaald in deze functiebeschrijving, zullen de wettelijke bepalingen inzake de inzetbaarheid gerespecteerd worden. Deze FUNCTIEESCHRIJVING werd aan het personeelslid overhandigd op... Naam instellingshoofd: Handtekening van het instellingshoofd: De ondergetekende heeft kennis genomen van DE FUNCTIEESCHRIJVING en verklaart er een kopie van ontvangen te hebben: Handtekening van het personeelslid: Datum:... COMPETENTIEPROFIEL De cursus Schoolsecretariaten via de website van het departement onderwijs ( geeft een volledig overzicht van de mogelijke taken, planning en de correcte wijze van afhandelen. Onderstaande resultaatsgebieden geven een overzicht van de meest courante opdrachten voor een administratief medewerker Functiebeschrijving Administratief Medewerker ao en uao - 4

5 1. Vakbekwaamheid Kennis van software, PC gebruik, Correct taalgebruik Telefoon, fax, modem, kopieermachine efficiënt kunnen gebruiken. Elementaire boekhoudkundige kennis. Kunnen raadplegen van relevante (onderwijs)wetgeving. Kennis van schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden. Op de hoogte blijven van de evoluties in het vak door o.a. nascholing te volgen. 2. Persoonlijke bekwaamheden Flexibiliteit Openstaan voor andere meningen, doelmatig blijven functioneren onder veranderende omstandigheden en de eigen aanpak variëren met het oog op het efficiënter bereiken van het gedefinieerde doel. Organisatietalent In staat zijn om opdrachten/taken op een doeltreffende wijze te plannen en uit te voeren. Voorbeeldfunctie Orde, stiptheid, nauwgezetheid, taal, voorkomen, houding. Discretie In staat zijn vertrouwelijke en persoonlijke informatie over het kind, zijn ouders, collega s, directie, de school of de inrichtende macht op een confidentiële en gepaste wijze benaderen. Relatiebekwaamheid Naargelang de noodzaak, informele en formele contacten onderhouden met leerlingen, ouders, personeelsleden, externe instanties, en zich in die contacten diplomatisch gedragen. Zin voor initiatief Vooruit kunnen denken en pro - actief stappen ondernemen om het werk efficiënter te laten verlopen en problemen snel op te lossen en/of te voorkomen Functiebeschrijving Administratief Medewerker ao en uao - 5

6 Dit competentieprofiel werd aan het personeelslid overhandigd op... Naam instellingshoofd: Handtekening van het instellingshoofd: De ondergetekende heeft kennis genomen van het competentieprofiel en verklaart er een kopie van ontvangen te hebben: Handtekening van het personeelslid: Datum: Functiebeschrijving Administratief Medewerker ao en uao - 6