Scholengemeenschap SAS

Transcriptie

1 Scholengemeenschap SAS FUNCTIEBESCHRIJVING ADMINISTRATIEF MEDEWERKER School: Datum: Naam:... Opdrachtbreuk:... / 36 Datum Eerste indiensttreding Eerste indiensttreding binnen het schoolbestuur Eerste indiensttreding binnen de scholengemeenschap Eerste TADDaanstelling Andere opdrachten waarvoor aparte functiebeschrijvingen bestaan: O Kleuteronderwijzer O Onderwijzer O Leerkracht bewegingsopvoeding KO O Leerkracht bewegingsopvoeding LO O ICT O zorgcoördinator O kinderverzorger Naam eerste evaluator: 1/11

2 1. HET PEDAGOGISCH PROJECT EN DE SPECIFIEKE OPDRACHTEN VAN DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER Van de administratief medewerker wordt verwacht dat : - hij bijdraagt aan de realisatie van het opvoedingsproject van de school (zie schoolreglement) - hij zich loyaal opstelt ten aanzien van de levensbeschouwelijke grondslag van de school, en in het algemeen ten aanzien van de grondslagen van de katholieke (basis)school. - hij zich houdt aan de wettelijke bepalingen overeenkomstig het statuut en de bepalingen van het algemeen reglement (Centraal Paritair Comité van het Katholiek Onderwijs) en het arbeidsreglement van de school. - hij een voorbeeldfunctie vervult in het licht van het ideeëngoed geconcretiseerd in de Opdrachten voor het katholiek basisonderwijs in Vlaanderen (2013) en het opvoedingsproject van deze school. 2 OPDRACHTEN (DE TAKEN DIE DE ADMINISTRATIEF MEDEWERKER UITVOERT, GEBEUREN IN OPDRACHT VAN EN ONDER SUPERVISIE VAN DE DIRECTEUR OF HET SCHOOLBESTUUR) 2. Taken Mijn taak Afspraken 2.1 De leerlingenadministratie uitvoeren De inschrijvingsgegevens van de nieuwe leerlingen via het softwareprogramma invoeren Het administratief dossier van de leerlingen elektronisch up to date houden Het stamboekregister correct bijhouden Klaslijsten opmaken voor intern en extern gebruik Het leerlingenarchief bijhouden Gegevens over leerresultaten van leerlingen ingeven in het outputdossier De leerlingenkenmerken administratief verwerken in het kader van het gelijke Documenten, na overleg met de directeur, op een correcte manier naar AGODI verzenden De gegevens m.b.t. de afwezigheden van 2/11

3 de leerlingen verwerken De vereiste documenten bij schoolverandering opmaken en verzenden Het getuigschrift of attest basisonderwijs voor de rechthebbende leerlingen opmaken Het proces verbaal van de getuigschriften basisonderwijs opmaken en klasseren Op verzoek van de directeur, andere formulieren en attesten opmaken voor leerlingen of oud-leerlingen Het leerlingenvervoer bij allerhande uitstappen of buitenschoolse activiteiten mee organiseren. 2.2 De personeelsadministratie uitvoeren De personeelsgegevens van nieuwe collega's via het softwareprogramma invoeren De personeelsgegevens elektronisch up to date houden De personeelsdossiers bijhouden In opdracht van de directeur externe instanties tijdig van de correcte personeelsgegevens voorzien Op vraag van de directeur,de noodzakelijke formulieren voor de personeelsleden in het kader van het decreet rechtspositie opmaken Het personeelsarchief bijhouden In opdracht van de directeur de loonstaten voor contractuele personeelsleden opmaken en doorsturen naar het sociaal secretariaat De maandelijkse weddenlistings en loonfiches controleren. 3/11

4 Voor wat betreft het werkgeversgedeelte de personeelsdossiers in het kader van pensioen, zwangerschap, arbeidsongeval, fietsvergoeding,opmaken en opvolgen De dienstbrieven en de gegevens m.b.t. het lestijdenpakket vergelijken met de doorgestuurde gegevens De noodzakelijke gegevens aan de centrale administratie van de scholengemeenschap doorgeven De financiële administratie uitvoeren Op regelmatige tijdstippen de facturen voor de leerlingen opmaken, naar de ouders verzenden en opvolgen Onder leiding van de directeur de boekhouding van de school verzorgen In opdracht van de directeur of het schoolbestuur betalingen vanuit de werkingsmiddelen of vanuit de eigen middelen uitvoeren De interne communicatie ondersteunen Ouder, leerlingen en personeel op een beleefde manier te woord staan Nieuwe ouders de afgesproken informatie bezorgen wanneer zij informatie over de school inwinnen Bij de inschrijving van nieuwe leerlingen logistieke en administratieve ondersteuning bieden In afspraak met de directeur de nodige informatie verspreiden naar leerkrachten en leerlingen Leerlinggebonden signalen zoals pesten en problematische afwezigheden,melden Op vraag van de personeelsleden toelichtingen geven bij de administratieve 4/11

5 verwerking van hun persoonlijk dossier Het schoolbestuur, op eigen vraag of in afspraak met de directeur correcte informatie verstrekken Informatie voor de schoolwebsite voorbereiden en up to date houden Actief meewerken aan de communicatie binnen de scholengemeenschap De externe communicatie ondersteunen Bezoekers (o.a. vertegenwoordigers) onthalen en hen doorverwijzen naar de passende personen Telefonische oproepen behandelen (zelf behandelen en doorverwijzen) Professionele contacten onderhouden met de verantwoordelijke ambtenaar van het werkstation waarmee de school verbonden is Binnenkomende s (conform de interne afspraken) adequaat behandelen Andere administratief medewerkers en of stagiairs begeleiden Nieuwe collega-administratief medewerkers ondersteunen bij de uitoefening van hun taak Stagiairs begeleiden in het kader van hun opleiding als administratief medewerker De directeur in zijn beleidstaken ondersteunen In samenspraak met de directeur de aanwendingsmogelijkheden van het Om de dossiers tijdelijke aanstelling van doorlopende duur, vacantverklaring en vaste benoeming correct te kunnen uitvoeren, de nodige administratieve info voor de directeur opzoeken en verzamelen. 5/11

6 Het dossier korte vervangingen opvolgen door het contingent vervangingseenheden bij te houden Het convenant in het kader van de korte vervanging in de eigen school administratief toepassen Prijsoffertes opvragen, prijzen vergelijken en mogelijke leveranciers zoeken In samenspraak met de directeur de verzekeringsadministratie uitvoeren De sollicitatiedatabank binnen de school/scholengemeenschap bijhouden en de directie de noodzakelijke informatie bezorgen Op vraag van de directeur de nodige documenten voorbereiden in functie van de schooldoorlichting en/of het bezoek van de verificateur De lln.-gegevens die op niveau van de scholengemeenschap relevant zijn, terbeschikkingstellen van de directeur De directeur logistiek ondersteunen bij de schoolorganisatorische en pedagogische taken In overleg met de directeur logistieke ondersteuning bieden bij activiteiten georganiseerd door de school Op verzoek van de directeur of het schoolbestuur bestellingen plaatsen Controle uitoefenen op de geleverde bestellingen en de leveranciers indien nodig contacteren De gemaakte afspraken rond het afsluiten van lokalen naleven De inventaris van benodigdheden op schoolniveau bijhouden en na samenspraak met de directeur aanvullen Regelmatige de inhoud van het EHBOkastje controleren In samenspraak met de directeur het 6/11

7 EHBO-kastje aanvullen In overleg met de directeur de verslaggeving van interne vergaderingen verzorgen De inventaris van het didactisch materaal en het schoolmateriaal op schoolniveau opmaken en bijhouden Op vraag van de directeur de nodige bestellingen doen om de bibliotheek of mediatheek van de school up to date te houden. 3 Specifieke beroepscompetenties De administratief medewerker: 3.1. beheerst de administratieve icttoepassingen die specifiek zijn voor de uitoefening van zijn taak beheerst elementaire onderwijsregelgeving om de eigen taak goed te kunnen uitvoeren kan vlot de technische apparaten van het schoolsecretariaat bedienen zoals computer, telefoon, fax, modem, kopieermachine, printer, scanner e.a communiceert intern en met externen in een vlotte en beschaafde taal kan goed verstaanbare schriftelijke boodschappen in een correcte spelling opstellen 3.6. kan op een vlotte manier informatie opzoeken in de passende informatiebronnen, waaronder het Internet beheerst de basisprocedures van de schoolboekhouding is vaardig in het onthaal van schoolbezoekers kan eenvoudige boodschappen in één van de andere landstalen of in het Engels begrijpen en beantwoorden. 4 Algemene beroepsattitudes 7/11

8 De administratief medewerker: 4.1 is communicatievaardig en kan goed samenwerken met het personeel van de school, de directeur en het schoolbestuur werkt nauwgezet, ordelijk en stipt gaat in het kader van het ambtsgeheim discreet om met de informatie over leerlingen, over personeelsleden en over de school als organisatie kan zich met het oog op de efficiënte dienstverlening flexibel aanpassen aan wisselende werkomstandigheden toont zin voor initiatief. Hij kan vooruit denken en stappen ondernemen om het werk efficiënter te laten verlopen is gericht op 'leren' op professioneel vlak respecteert de verschillende verantwoordelijkheden van, en de hiërarchische verhoudingen tussen de verschillende geledingen binnen de school en de scholengemeenschap is loyaal ten opzichte van de doelstellingen die de school voor haar werking vooropstelt en ten aanzien van de daarbij aansluitende algemene werkafspraken werkt en denkt actief mee. Hij werkt systematisch, dat betekent o.a. dat hij prioriteiten kan stellen draagt bij tot het positief imago van de school. Dat betekent ondermeer dat hij positief is ingesteld. 8/11

9 5 Werken aan de eigen professionele ontwikkeling 5.1. Deelname aan interne bijscholing: 5.2. Deelname aan externe navorming: 5.3. Integratie in bestaande netwerken: 9/11

10 6 SPECIFIEKE OPDRACHTEN VOOR DE AMINISTRATIEF MEDEWERKER Leerlingen begeleider bij door de school ingerichte activiteiten, zowel binnen als buiten de school Mentorschap Verantwoordelijke van een leergebied Preventieadviseur EHBO-kast in orde houden Organisator van culturele activiteiten Webmaster Lid van een werkgroep Verantwoordelijke schooltijdschrift Verslaggeving PV Begeleider van vernieuwingsprocessen Sportverantwoordelijke Begeleider van meerdaagse activiteiten Begeleider busvervoer van /naar activiteiten Werkt mee aan het gezondheidsbeleid van de school Werkt mee aan het veiligheidsbeleid van de school. ICT-coördinatie Milieucoördinator Verantwoordelijke pastoraal Begeleider leerlingenraad Vertegenwoordiging in participatieorganen (LOC,OCSG,) 10/11

11 7 PERSOONLIJKE WERKPUNTEN Datum Datum Handtekening eerste evaluator, Voor kennisname, Handtekening personeelslid, 11/11