12-1 tot en met en 14-1 tot en met 14-8 te Arnhem

Transcriptie

1 Notulen vergadering van Vereniging van Eigenaars parkeergarage Velperplein 12-1 tot en met en 14-1 tot en met 14-8 te Arnhem (hierna te noemen VvE A5) Datum: 18 december 2013 Aanvang: uur Locatie: consistoriekamer Lutherse Kerk, Spoorwegstraat 8-10 te Arnhem Aanwezig: mevrouw Glöckner, de heer Harderwijk, de heer Kant (tevens gemachtigde namens Baltussen/Beumer, De Boer/Steijvers, Gerritsma/Te Brake, Greter, Groen, Hunink/Spil, Koens, Kuiper), de heer Kobus, de heer Schaffelaar, de heer Strik en de heer Trooster (B.R.). Totaal aanwezige en vertegenwoordigde eigenaren (bewoners) 240/2010 e stemmen. Niet aanwezig of vertegenwoordigd zijn 96/2010 e stemmen. De heer Trooster vertegenwoordigt Huntington Vastgoed BV, bestuurder van VvE A5 en vertegenwoordiger van 1674/2010 e stemmen. In totaal zijn aldus 1914/2010 e stemmen vertegenwoordigd. Tevens zijn als toehoorder aanwezig mevrouw Van der Heijden en de heer Jansen, waarnemers namens Huntington Vastgoed BV. Er is bericht van verhindering ontvangen van de heer Holleman, beheerder van de parkeergarage. De heer Trooster treedt met instemming van de aanwezigen op als voorzitter. 1. Opening De heer Trooster (voorzitter) opent de vergadering om uur. Vastgesteld wordt dat direct en middels vertegenwoordiging 1914/2010 e stemmen zijn vertegenwoordigd. 2. Aanwijzen notulist De heer Jansen wordt door de Vergadering aangesteld als notulist. 3. Vaststellen agenda De agenda wordt vastgesteld als voorgesteld. 4. Goedkeuren notulen vergadering VvE A5 d.d. 16 oktober 2012 De notulen worden als voorgesteld vastgesteld. 5. Mededelingen en ingekomen stukken

2 De heer Jansen maakt melding van het door Huntington Vastgoed BV aangaan van een driejarige overeenkomst met Reclame Bureau Limburg BV inzake het aanbrengen van reclame-uitingen in het commerciële deel van de parkeergarage. Naar aanleiding van een reactie van de kant van de eigenaren-bewoners zegt de heer Trooster toe dat zal worden nagegaan of er ook mogelijkheden voor een dergelijke overeenkomst zijn ten aanzien van het gedeelte van de eigenaren. 6. Exploitatieoverzicht VvE A en 2012 De overzichten zijn onderzocht door de kascommissie bestaande uit mevrouw Glöckner en de heer Haggenburg en voorkomende vragen zijn beantwoord door mevrouw Van der Heijden van Rejoko Beheer BV. De kosten inzake de nieuwe armaturen en TL-buizen (factuur PnM) zijn geboekt ten laste van het reservefonds. Dit was reeds goedgekeurd. Mevrouw Glöckner merkt op dat de kascommissie haar inziens niet kan dienen ter vervanging van een accountantsverklaring. Zij doet geen uitspraak ten aanzien van volledigheid. De voorzitter merkt vervolgens op dat een accountantsverklaring eerder past bij grote organisaties waar de verschillende verantwoordelijkheden separaat belegd kunnen worden. Aan de daartoe gestelde vereisten kan in onze situatie echter niet worden voldaan. Valt er misschien te leven met een controle door een accountant met voorbehouden? Ook een eventuele aansprakelijkheid van de leden van de kascommissie wordt door mevrouw Glöckner aangehaald. De heer Kobus merkt op dat het er om gaat of e.e.a. voldoende plausibel en onderbouwd is, verder gaat het niet. Hetgeen aan de eigenaren-bewoners wordt toegerekend dient correct te zijn. De heer Kant merkt op dat de verantwoordelijkheid niet verder gaat dan de taakstelling van de kascommissie als omschreven in de splitsingsakte. De kascommissie maakt enkele opmerkingen: opstalverzekering Centraal Beheer Achmea, uitkering verzekering in geval van ziekte personeel, een tweede tekeningsbevoegde met betrekking tot onttrekkingen uit het reservefonds. De vergadering besluit vervolgens unaniem de exploitatieoverzichten goed te keuren en het bestuur décharge te verlenen. 7 Exploitatieoverzicht Hoofdsplitsing 2011 en 2012 De overzichten zijn eveneens onderzocht door bovengenoemde kascommissie. Na bespreking worden de exploitatieoverzichten goedgekeurd en wordt het bestuur décharge verleend 8. Herziene begroting 2013 en begroting De herziene begroting 2013 wordt unaniem goedgekeurd. Ten aanzien van de begroting 2014 wordt gesproken over een eventuele taxatie van de herbouwwaarde van het pand. Hierop dienen we alert te zijn. De heer Kant stelt voor de onderhoudskosten uit te splitsen per ondersplitsing. Wat betreft beveiliging wordt aangegeven dat Nu-Swift het geheel (minus VvE A6) betreft. Kort wordt stilgestaan bij de energiekosten, welke middels het doorvoeren van een aantal maatregelen substantieel teruggebracht kunnen worden. Vervolgens besluit de vergadering, met een kanttekening ten aanzien van de noodzaak van het verder terugbrengen van de energiekosten, de begroting 2014 goed te keuren.

3 9. Vaststellingsovereenkomst De overeenkomst tussen VvE A7, VvE A5, Onroerend Goed Maatschappij Velperplein BV en Huntington Vastgoed BV met betrekking tot de hoogte en toerekening van kosten van de parkeergarage en het realiseren van een drietal appartementen op de eerste verdieping van Velperplein 11, vastgelegd in de Vaststellingsovereenkomst d.d. 22 augustus 2013, wordt besproken en vervolgens unaniem goedgekeurd. 10. Reinigen betonranden De offerte van SMB De Huet d.d. 19 juli 2013 ad 375,= voor schoonmaak etc. betonranden lage platte dak, respectievelijk 540,= voor reinigen betonranden onder schuiframen, wordt besproken en unaniem goedgekeurd. De in de vergadering d.d. 16 oktober 2012 voorwaardelijk goedgekeurde offertes inzake de trespa gevelplaten ad 480,= en inzake schoonmaak dakranden achterzijde platte dak, tegelpad platte dak en natuurstenen gevelplaten ad respectievelijk 175,=, 150,= en 4.400,= worden definitief goedgekeurd omdat geen voordeliger offertes zijn ontvangen. 11. Druppels Teneinde het toenemende misbruik van druppels tegen te gaan, wordt voorgesteld per parkeerplaats een aparte druppel uit te geven. Deze dienen uitsluitend om in en uit te rijden. Hierdoor kan met dezelfde druppel niet een extra auto worden binnengelaten. Na bespreking wordt besloten dit voorlopig nog niet door te voeren. Eerst zal het huidige beleid nog worden voortgezet, daarbij expliciet ondersteund door het bestuur van VvE A7. Dit betekent dat bij constatering van misbruik de betreffende eigenaar/bewoner hierop wordt aangesproken en dat de parkeertijd, conform huishoudelijk reglement, in rekening zal worden gebracht. Bij herhaald misbruik kan een verhoogd tarief in rekening worden gebracht. Indien dit beleid onverhoopt niet binnen afzienbare tijd tot een substantiële verbetering mocht leiden, zal het voorstel opnieuw op de agenda geplaatst worden. 12. Transponders Vanuit de eigenaren-bewoners wordt de kwaliteit van de transponders aan de orde gesteld. De nieuwere, zwarte, transponders blijken van een mindere kwaliteit te zijn. Hierdoor is het dikwijls lastig de gate te openen. Bezien zal worden hoe dit het best kan worden opgelost. E.e.a. hangt mede samen met vervanging van het systeem van de parkeergarage. 13. Anti-graffiti Met dank aan Stichting Binnenstadmanagement Arnhem is er een aantrekkelijke aanbieding ontvangen van Gevelmeesters BV inzake het op de gevel aanbrengen van een anti-graffiti coating, inclusief driejarig onderhoudscontract. Het betreft een offerte voor de voorzijde van het pand 77 m2 ad 1.164,63, waarop wij 50% subsidie ontvangen van SBA ( 582,31) en een offerte voor de zijkanten (Spoorwegstraat en Van Muijlwijkstraat) 75 m2 ad 1.134,38. Hiermee wordt unaniem ingestemd. 14. Bedrijfsspaarrekening reservefonds VvE A5

4 Voorgesteld wordt ten behoeve van het reservefonds een bedrijfsspaarrekening te openen bij SNS Bank, daar deze de gunstigste rente en voorwaarden heeft. Hiermee wordt unaniem ingestemd. 15. Bedrijfsspaarrekening reservefonds Hoofdsplitsing Voorgesteld wordt eveneens ten behoeve van het reservefonds van de Hoofdsplitsing een bedrijfsspaarrekening te openen bij SNS Bank vanwege gunstige rente en voorwaarden. Hiermee wordt unaniem ingestemd. 16. Manco s splitsingsakten Aan de hand van de nota vindt behandeling van dit onderwerp plaats. Unaniem wordt besloten dat de splitsingsakten door notariskantoor Dirkzwager op de betreffende punten aangepast dienen te worden. Dit voor rekening van Dirkzwager, met uitzondering van aanpassingen waarvan de noodzakelijkheid niet aan Dirkzwager te verwijten valt, maar welke verband houden met (latere) aanpassingen van het gebouw. Daarnaast wordt unaniem besloten dat indien wijzigingen niet kunnen worden doorgevoerd, danwel de ermee gemoeide inspanning en kosten niet in verhouding staan tot het ermee gemoeide belang, de voorgestelde wijzigingen gelden als van kracht zijnde tussen partijen en in de plaats treden van betreffende bepalingen in de splitsingsakten. 17. Facturering voorschot servicekosten éénmaal per jaar. Voorgesteld wordt, in plaats van steeds maandelijks een factuur te verzenden, voortaan éénmaal per jaar een nota te verzenden, welke desgewenst ineens of in twaalf maandelijkse termijnen kan worden betaald. Hiermee wordt unaniem ingestemd. 18. MJOP Er wordt stilgestaan bij de opzet van een MJOP en waaraan dit zou moeten voldoen. Daarbij wordt o.a. de verschillende wijze van opzet van het MJOP van VVE Servicenet en dat van VvE Beheer met elkaar vergeleken. De opzet van VVE Servicenet heeft in haar eenvoud en inzichtelijkheid de voorkeur. Overeenstemming blijkt te bestaan op het uitgangspunt dat op te voeren reserveringen/kosten voldoende, doch zo laag mogelijk dienen te zijn. Een eventuele splitsing tussen commercieel deel parkeergarage en deel eigenaren-bewoners dient daarbij te worden bezien. Er zal nog nadere afstemming hieromtrent plaatsvinden. 19. Vervanging lichtarmaturen Vanuit de vergadering wordt opgemerkt dat de afronding van de vervanging van de armaturen en TLbuizen wel erg lang op zich laat wachten. Daarop wordt geantwoord dat personele bezetting, drukte parkeergarage en locatie bepaalde armaturen hierin een rol spelen. De voorzitter zegt vervolgens toe dat dit zo snel mogelijk zal worden afgerond. 20. Sensorschakeling invoeren Vanuit de vergadering wordt geïnformeerd naar de stand van zaken m.b.t. de sensorschakeling. In reactie daarop wordt aangegeven dat dit nogal complex ligt vanwege het bedradingsschema. In de volgende vergadering zal hierop worden teruggekomen.

5 21. Rondvraag De heer Kant maakt een opmerking t.a.v. de camera s in de parkeergarage en in het verlengde daarvan een privacyreglement. Hij zal hiervoor een model aanreiken. Tevens wordt nog gesproken over het eventueel loskoppelen van het eigenaarsdeel en het commerciële deel van de garage. Ook wordt nog kort stilgestaan bij het aan te schaffen nieuwe parkeersysteem en de natuurstenen gevelbekleding. 22. Sluiting Niets verder aan de orde zijnde bedankt de voorzitter de aanwezigen voor hun inbreng en sluit hij om uur de vergadering.