Notulen VVE A7 vergadering van woensdag 27 november 2017

Transcriptie

1 VVE Velperplein A7 te Arnhem Bestuur Postadres: Velperplein AG Arnhem Notulen VVE A7 vergadering van woensdag 27 november 2017 Agpt. 1. Opening, vaststellen aanwezige stemmen en agenda Aad Kobus zit de vergadering voor. Aanwezig 669 van de in totaal 899 stemmen (voor 29 appartementen) Eigenaren van 15 appartementen zijn in persoon aanwezig. 6 machtigingen zijn verstrekt. Één berichten van verhindering. Eigenaren van 7 appartementen afwezig zonder kennisgeving. Zie ter informatie de presentielijst die als bijlage bij dit verslag op de VPI-website wordt aangeboden. De heer P (Piet) van Lent is als eigenaar van het appartement VP 14 1 (VVE A9) als toehoorder aanwezig. Geen aanvullingen of wijzigingen op de voorgestelde agenda. Met instemming van de vergadering wordt de volgorde van de agenda aangepast. Agendapunt 4 wordt behandeld na agendapunt 7 Agpt. 2. Vaststellen notulen van de vergadering van 30 november 2016 en status actiepunten. De notulen van de vergadering van 30 november 2016 worden ongewijzigd vastgesteld. Actiepunten vorige vergadering: ü Verzoek informatie over verhuur: Dit verzoek heeft niet geleid tot verandering. Wordt behandeld bij agendapunt 3. ü Verzoek aandacht voor de niet gebruikte fietsen. Geen merkbare verandering. Graag aandacht. Met een eigenaar/verhuurder is contact opgenomen over een drietal vouwfietsen. ü De overige twee actiepunten zijn afgehandeld Agpt. 3. Mededelingen gang van zaken 2017, meldingen leden en verder ingekomen stukken. Mededelingen bestuur over gang van zaken VVE A7: Deurbel/video/intercom installatie. Reparaties zijn uitgevoerd en installatie functioneert. Reinigen betonranden noordzijde en vervolg overige beplating en betonranden zuidzijde complex Wat betreft het reinigen en schilderen van de betonranden aan de noordzijde bestaat er een geschil met de Hoofd VVE over de kosten van het schilderen. Geschil is nog niet opgelost. 1

2 Er was een opzet met offertes voor het reinigen van de betonranden en de gevelbeplating aan de zuidzijde en zijkanten van het complex. Die opzet heeft in 2017 geen uitvoering gekregen. Opvang van dak- en thuislozen in de Spoorwegstraat. Met name door inzet van straatcoaches door de gemeente is er in 2017 geen sprake van overlast geweest. Verhuur appartementen. Als aangekondigd wordt dit onderwerp besluitvormend besproken. Bestuur stel voor: ü Geen kortdurende verhuur binnen ons complex ü Nadere regels voor de verhuur voor langere tijd. Geen sprake van ballotage. Verhuurder informeert over einde huur en aanvang huur. Bestuur ontvangt een opgave van: ü Wie (naam/namen, telefoon en adres) huurt er met ingang van welke datum. ü Wanneer wordt er verhuisd ü Zo ook informatie over het einde van de huur en de verhuisdatum. ü Verhuurder informeert de huurder(s) voorafgaand aan de verhuizing over de leefregels in het complex. Bestuur zal daarvoor een document opstellen waarin opgenomen de relevante zaken uit het huishoudelijk reglement en de besluiten die aanvullend genomen zijn in de VVE A7-vergaderingen Besluit: Met algemene stemmen worden deze voorstellen aangenomen Controle geluidschermen. Controle is voorbereid. En deze week zal de firma Bennis uit Arnhem conform de planning er uitvoering aan geven Defibrilator (AED) Het apparaat is geplaats nabij de trap in de tussengang. 19 personen (eigenaren/bewoners) hebben zich opgegeven voor de verplichte cursus om het apparaat en de reanimatie uit te mogen voeren. Vertegenwoordigers van 11 van de 29 appartementen. De eerste cursus heeft plaats gevonden 22 november. Acht personen zijn dus opgeleid. De tweede cursus is door ziekte van de instructeur verplaatst naar januari Vervanging rookmelders en verlichting. Rookmelders De rookmelders aanwezig in de appartementen moeten dit jaar vervangen worden. De centrale rookmelder zal vervangen worden door onze elektricien op kosten van de VVE A7. De tweede rookmelder is voor eigen kosten. Per worden de leden over de opzet en de uitvoering geïnformeerd. Armaturen. De armaturen met een noodstroomfunctie (in de trappenhuizen), de defecte nooduitgang armaturen en twee noodverlichtingsarmaturen boven de liftkasten op verdieping +6 zullen ook vervangen worden. Voor het grootste deel (de armatuur) als garantie. Uitvoering is mogelijk binnen de post onderhoud van de lopende begroting. Uitvoering van vorenstaande op 11, 12 en 19 december Onderhoud/reparatie van aluminium puien met ramen/deuren en schuifpanelen en voordeur van het appartement Bestuur stelt voor: 2

3 Uitvoering van dit onderhoud aan te merken als privé ipv nu algemeen. Besluit: Met algemene stemmen wordt dit voorstel aangenomen. Aan de zuidkant van de appartementen betreft het de pui als aangegeven op de foto. Voor het merendeel van de appartementen de pui die de afscheiding vormt van het woongedeelte naar de serre. In gelijke mate ook de puien en de verdere ramen en deuren van aluminium aan de noord- west- en oostkant van de appartementen. Besluit: Met algemene stemmen wordt dit voorstel aangenomen. Extra liftonderhoud. Bestuur stelt voor: Extra onderhoud aan de liften: Entree 12: 4 x per jaar. Entree 14 en de tussenlift: 2x per jaar Besluit: Met algemene stemmen wordt dit voorstel aangenomen. VPI-website aanvullen met gebruikersinformatie Het onderwerp: overige informatie bij de VVE A7 zal worden uitgebreid met gebruikersinformatie. O.a. over sleutels (V.d. Hoogen), puien (Bennis), naamplaatjes (Bosman) en wat verder relevant is/wordt. Afspraken over gang van zaken/uniformiteit en contactpersonen zullen worden opgenomen. Bij dit onderwerp is ook aandacht besteed aan het ingekomen stuk van mevrouw Ydo. Haar aandachtvestiging wordt meegenomen in de gebruikersinformatie onder naamplaatjes (Bosman). HH-reglement zal daarop worden aangepast. Vloerbedekking entree 12. Is als gepland voor 2017 niet vervangen. Reden: planning realiseren bergingen op de verdieping +1 (VVE A9). Tot op heden heeft de uitvoering van deze werkzaamheden niet plaats gevonden. 3

4 Hoofd VVE Splitsing elektriciteitsgroepen. Splitsing heeft al in 2016 plaats gevonden. Via een tussenmeter wordt het elektriciteitsverbruik gemeten van de verlichting in de algemene ruimtes en de liften. Verdeling was bepaald op 84 % VVE A5 (parkeergarage) en 16 % VVE A7. Datum ingang verrekening conform tussenmeter moet nog worden vastgesteld. Komt aan de orde in de a.s. Hoofd VVE vergadering. Opstalverzekering. Polis opstalverzekering is aangepast na een taxatie. Complex en de appartementen zijn getaxeerd in de staat waarin zij nu verkeren. Dus niet meer casco als in het verleden. De eventueel afgesloten aanvullende opstalverzekering voor de aangebrachte voorzieningen vanuit de casco situatie, is niet meer nodig. Herbouwwaarde van het geheel is aanzienlijk hoger. Polis en premie is aan de herbouwwaarde aangepast Nieuw MJOP Er is dit jaar een nieuw MJOP opgesteld voor de Hoofd VVE. Dit MJOP moet nog in de vergadering van de Hoofd VVE worden vastgesteld. Zie onze mededeling daarover bij het agendapunt agenda vergadering Hoofd VVE Onderhoud complex (buitenkant gevelpanelen en betonranden) Onderhoud was gepland voor de zuidzijde en de zijkanten oost en west in Uitvoering heeft niet plaats gevonden. Gang van zaken zal worden ingebracht in de vergadering van de Hoofd VVE op 14 december VVE A5 Formeel geen onderwerp van gesprek in onze VVE A7-vergadering. Gelet op de ontwikkelingen dit jaar. Met name het vervangen van het toegangscontrole- en betaalsysteem en het opgestelde MJOP, wel de aandacht van de PP-eigenaren voor deze gang van zaken. Noteer de datum van de vergadering van de VVE A5: 14 december Aanvang uur. Plaats: hotel Haarhuis. Ingekomen melding/mededeling. Mevrouw Ydo vraagt aandacht voor de uitvoering van de naamplaatjes (uniformiteit) en de vergoeding van de kosten. Bij de mededelingen is dit deze aandachtvestiging behandeld. Uniforme uitvoering via Bosman aan de Johan de Wittlaan. Eerste naamplaatje wordt vergoed. Vervolgplaatjes zijn voor eigen kosten. Wel conform de modeluitvoering. HH-reglement zal op dit punt worden aangepast Verzoeken aanpassing buitenkant gebouw. Eigenaar Velperplein verzoekt aanbrengen van een zonneluifel Eigenaar Velperplein vraagt toestemming aanbrengen rolluik voor het slaapkamerraam aan de noordkant. Zonneluifel. Over het verzoek zonneluifel wordt uitgebreid van gedachten gewisseld. Tegenstanders brengen hun bezwaren naar voren (zicht en aanzicht). Een aantal aanwezigen weten niet zo goed wat zij zich bij dit verzoek moeten voorstellen. De aanvrager beklemtoont dat hij een 4

5 passende uitvoering wil laten verzorgen. Niet hoger dan de matglazen afscheidingsschermen op het terras en met een uitval tot aan de binnenkant van de borstwering. Omdat dit verzoek een aanpassing vraagt van het eerder genomen besluit over de zonwering wordt er gestemd. Vooraf wordt toegelicht aan de hand van artikel 50 van het splitsingsreglement, dat naast voor- en tegenstemmen er ook de mogelijkheid is van blanco stemmen of stemonthouding. Deze laatste stemmen tellen niet mee voor het resultaat. Acht leden stemmen voor. Vijf leden stemmen tegen. Verdere leden onthouden zich. Uitslag: 248 stemmen voor, 164 stemmen tegen en 257 stemmen onthouden zich Het eerdere besluit over de zonwering wordt aangepast. Het verzoek zal met een positief advies worden ingebracht in de vergadering van de Hoofd VVE die uiteindelijk beslist Voorwaarden die gesteld worden aan de uitvoering: Het frame en doek hebben gelijke RAL kleuren als de bestaande screens Het doek wordt schoon gehouden De maximale toegestane uitval is tot de binnenzijde van de borstwering, luifel over de volle breedte van het terras, eigenaar staat garant voor eventuele (vervolg) schade veroorzaakt door de zonwering zonwering wordt voorzien van een windmeter zonwering mag alleen gebruikt worden tussen zonsopgang en zonsondergang. Rolluik. Ontheffing aanbrengen rolluik krijgt de algemene steun van de vergadering. Besluit: Beide verzoeken zullen worden ingebracht in de vergadering van de Hoofd VVE. Agpt. 4. Wordt behandeld na agendapunt 7. Agpt. 5. VVE A7 rekening 2016 De heer Harderwijk rapporteert namens de kascommissie. Rekening is in orde bevonden. Met de kanttekening dat de verrekening servicekosten voor 2016 voor een bedrag van 5.136,-- niet is verwerkt. Bestuur licht toe dat dit voornamelijk de post schilderwerk betonranden betreft ( 4.690,00) en dat daarover nog geen overeenstemming bereikt is met de Hoofd VVE. Besluit: Met de aantekening dat de afrekening 2016 met de Hoofd VVE nog verwerkt moet worden, wordt de jaarrekening met algemene stemmen goedgekeurd Agpt. 6. Informatie over realisatie begroting Bestuur meldt dat de uitvoering van de begroting conform de opzet verloopt. Agpt. 7. Begroting In de opzet van de begroting zijn alle bedragen met 2 % verhoogd. Voor wat betreft de maandelijkse servicekosten is daarover in de december vergadering 2015 al besloten. In de gebruikersvergoeding VVE A9 is ook opgenomen de post glasbewassing. De post Bijdrage Hoofd VVE (Reguliere begroting) zal nog aangepast worden met de daadwerkelijke kosten die vastgesteld worden in de Hoofd VVE-vergadering op basis van de begroting Op de VPI-website zal de aangepaste begroting worden geplaatst. 5

6 Besluit: De vergadering stemt met algemene stemmen in met de voorgestelde begroting en het verwerken van de aanpassing. Agpt. 4. Agenda vergadering van de VVE A5 en van de Hoofd VVE. Vergaderingen Hoofd-VvE & A5 De agendapunten zullen naast de gebruikelijke punten (notulen, activiteitenlijst, cijfers voorafgaand jaar, begroting komend jaar e.d.) deze keer MJOP en forecast/aangepaste begroting 2017 zijn. Deze vergaderingen staan (met die van A9) gepland voor 14 december a.s. De uitnodigingen kunt u binnenkort tegemoetzien. Met deze mededeling kreeg het bestuur vrijdag 24 november 2017 een aantal vergaderstukken voor de vergaderingen van de VVE A5 en de Hoofd VVE aangeboden. De betreffende vergaderingen zijn gepland voor donderdag 14 december Hotel Haarhuis en aanvang uur. De vergadering van de VVE A5 is inmiddels aangekondigd hotel Haarhuis. Aanvang uur. Wat betreft de Hoofd VVE. De afstemming met het bestuur van de Hoofd VVE verloopt stroef. Notulen van de verslagen van vergaderingen worden veel te laat verspreid en zijn niet concreet. De afwikkeling van zaken waar in de vergadering van bepaald wordt dat er vervolgaandacht aan besteed zal worden, loopt niet soepel. Zaken worden daardoor niet opgelost/geregeld. Communicatie over ontwikkelingen/initiatieven mankeert (een voorbeeld is de gang van zaken rond het vervangen van het toegangscontrole- en betaalsysteem. Voor deze situatie zal de aandacht gevraagd worden in de a.s. vergadering. Op de agenda zal staan het concept MJOP. ü Navraag zal gedaan worden over: het niet opnemen van het periodieke onderhoud van de betonranden en de gevelbeplating; ü Het niet opnemen van de deurbel/video/intercom installatie; ü Het niet opnemen van de druppellezers en de druppels zelf (op dit moment zijn er gene druppels van het bestaande systeem meer beschikbaar) ü Geen bedrag opnemen bij de post ü En of verder alle zaken die als algemeen voor de Hoofd VVE zijn benoemd opgenomen zijn in dit MJOP Op de agenda zal ook staan de aangepaste begroting Er zal een verklaring en uitleg gevraagd worden voor de late- en totaal onverwachte substantiële aanpassing. En uiteraard zal er aandacht gevraagd worden voor de trage afwerking van de zaken die volgens verslag december 2016 nog aandacht en afstemming nodig hadden. Besluit: De vergadering neemt kennis van deze informatie en mandateert het bestuur namens de VVE A7 op te treden in de vergadering van de Hoofd VVE. Wat betreft de VVE A5. Voor de VVE A5 is er in de herziene begroting 2017 sprake van een sterk verhoogde post groot onderhoud. Het oorspronkelijke bedrag uit de begroting, verdeeld over appartementen (de 29 gekochte parkeerplaatsen door de appartement eigenaren) en commercieel (de overige 143 parkeerplaatsen), is in de herziene begroting verhoogd met ,00. 6

7 Een verklaring daarvoor is bij ons niet bekend. De uitnodiging met de agenda voor de vergadering bevat geen toelichting of verklaring. Agpt. 8. Rondvraag. Mevrouw Baltussen informeert over het contact met de nieuwe eigenaar van de Lutherse kerk. Januari /februari 2018 start de verbouw. Zal omstreeks een half jaar duren. Informatie over de ontwikkelingen worden geplaatst op de website van het Spijkerkwartier. Leveranciers zullen op de hoek parkeren en in- en uitladen. Onbekend of dit is aan de Van Muylwijkstraatkant of aan de Spoorwegstraat. Als het de Spoorwegstraatkant blijkt te zijn zal er nader worden afgestemd met betrokken exploitant en de MediaMarkt. De heer Gerritsma doet een voorstel om de nieuwjaarsreceptie 2018 te organiseren in de consistoriekamer van de Lutherse kerk en daarbij ook de nieuwe eigenaar vragen een korte update te geven over haar plannen. De heer Schrage vraagt naar de commissies. De vergadering wordt geïnformeerd dat de aandachtspunten uit de eerdere commissies verwerkt zijn in de te bespreken onderwerpen volgens de agenda. Agpt. 9. Sluiting. Omstreeks uur wordt de vergadering gesloten door de voorzitter. Met dank aan de aanwezigen en hun inbreng. Arnhem, 29 november 2017 Bestuur VVE Velperplein A7 te Arnhem Actiepunten: ü Verwerken besluiten: Geen korte verhuur en naamplaatjes in het HH-reglement (Agpt. 3) ü Uitwerken besluit nadere regels verhuur(agpt. 3) ü Herhaald verzoek aandacht voor de niet gebruikte fietsen (Agpt. 3) ü Doorgeleiden van de verzoeken aanpassingen naar de Hoofd VVE (Agpt. 3) ü De inbreng in de vergaderingen Hoofd VVE (Agpt. 4) ü Bijwerken informatie op de VPI-website. ü Voor de PP-eigenaren: Aandacht voor de december vergadering van de VVE A5 7