1 DE VACATURE IN HET KORT

Transcriptie

1 functiebeschrijving en selectiereglement /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// Departement Welzijn Volksgezondheid en Gezin zoekt een Administratief Projectbegeleider VIPA Statutair Niveau: C Graad: medewerker (C1) Met standplaats: Ellipsgebouw, Brussel /////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////////// 1 DE VACATURE IN HET KORT Ben jij op zoek naar een uitdagende job waarin dossieropvolging en contacten met klanten centraal staan? Ben je klantgericht ingesteld? Neem je zelf graag initiatief om zaken op te zoeken in de uitgewerkte handleidingen. Dan ben jij de administratief projectbegeleider die wij zoeken! De afdeling VIPA (Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden) van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin is op zoek naar een gemotiveerde en proactieve medewerker om het team dossierbeheer te versterken. Het VIPA verleent investeringssteun voor infrastructuurwerken aan welzijns- en gezondheidsvoorzieningen. Als administratief projectbegeleider ben je verantwoordelijk voor de begeleiding en administratieve opvolging van subsidieaanvragen en sta je in nauw contact met de klanten. Je komt terecht in een klein team van 6 personen en verwerft de nodige kennis door training-on-the-job. Ervaring is dus geen absolute vereiste. 2 FUNCTIECONTEXT Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin Het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin is een entiteit van de Vlaamse overheid. We hebben een brede waaier aan opdrachten, we doen onder meer: het voorbereiden, monitoren en opvolgen van beleidsinitiatieven;

2 het erkennen, subsidiëren en inspecteren van zorgvoorzieningen; het informeren, opvolgen en begeleiden van daders en slachtoffers in opdracht van de gerechtelijke en/of administratieve overheden; het aanbieden van ondersteunende diensten (IT, financieel, logistiek, personeel, ) aan onze personeelsleden. We doen nog zoveel meer, maar bij alles wat we doen, staat onze missie centraal: "Het Departement WVG bouwt mee aan zorgzaam samenleven". Samen met de agentschappen Opgroeien (Jongerenwelzijn en Kind&Gezin), Zorg en Gezondheid, Vlaams Agentschap voor Personen met een Handicap, OPZ(C) Geel en Rekem vormen we het beleidsdomein Welzijn, Volksgezondheid en Gezin binnen de Vlaamse overheid. VIPA De functie situeert zich binnen het VIPA (Het Vlaams Infrastructuurfonds voor Persoonsgebonden Aangelegenheden), één van de negen afdelingen van het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin (WVG), binnen het gelijknamige beleidsdomein. Het VIPA verleent investeringsbetoelaging (onder verschillende vormen) aan welzijns- en gezondheidsvoorzieningen die infrastructuurwerken willen uitvoeren. Dat maakt het mogelijk voorzieningen aan te bieden die duurzaam en betaalbaar zijn én tegelijk beantwoorden aan de hedendaagse eisen inzake woon- en zorgcomfort. Concreet komen volgende sectoren in aanmerking voor financiële steun van het VIPA: algemeen welzijnswerk, bijzondere jeugdbijstand, gezinnen met kinderen, ouderen- en thuiszorgondersteunende voorzieningen, personen met een handicap, pleegzorg, preventieve en ambulante gezondheidszorg, ziekenhuizen. De klanten van het VIPA gaan dus van het lokaal kinderdagverblijf tot het grootste universitair ziekenhuis van het land. Het volledige spectrum aan welzijns- en zorgvoorzieningen komt aan bod. VIPA zet sterk in op de klimaatproblematiek. Welzijns- en zorgvoorzieningen kunnen voor hun gebouw(en) een gratis energiescan laten uitvoeren. Nadien komen ze in aanmerking voor betoelaging van hun investeringen die tot doel hebben de uitstoot van CO2 te reduceren. De afdeling is opgesplitst in 4 teams: Team beleidsondersteuning en projecten Team dossierbeheer Bouwtechnisch team Financieel team De functie van administratief projectbegeleider situeert zich binnen het team dossierbeheer. Dit team bestaat momenteel uit de teamverantwoordelijke en 5 administratief projectbegeleiders. pagina 2 van 10

3 3 TAKENPAKKET 3.1 DOEL VAN DE FUNCTIE Analyseren en verwerken van dossiers en/of aanvragen i.v.m. erkenningen, belastingen, subsidies, vergunningen, maatregelen, e.d. met als doel omtrent deze dossiers en/of aanvragen een (voorstel van) beslissing te kunnen formuleren. 3.2 RESULTAATSGEBIEDEN Vervollediging dossiers Resultaat Verzamelen en administratief verwerken van dossiergegevens met als doel te kunnen beschikken over een volledig dossier met alle noodzakelijke dossierelementen. Analyse Analyseren, toetsen en interpreteren van dossiergegevens met als doel een gefundeerd voorstel van beslissing te kunnen formuleren. Context: Procedures, wetgeving, regelgeving, normen, (Voorstel van) beslissing (Voorstel van) beslissing formuleren met als doel de bevoegde instantie (evt.de functiehouder zelf) toe te laten tijdig een correcte uitspraak te doen over het dossier. Communicatie en contacten Tijdig de communicatie en contacten verzorgen met als doel te zorgen voor een optimaal geïnformeerde en tevreden klant en een goed afgewerkt dossier. Voorbeelden van activiteiten - Administratieve controle uitvoeren van alle binnenkomende stukken - Gegevens onmiddellijk verwerken en correct invoeren in databestanden - Administratief opvolgen en begeleiden van de specifieke dossierstukken doorheen de opeenvolgende procedurestappen - Het dossier na uitvoering afsluiten, klasseren of het volledige dossier overdragen - Onderzoeken of de aanvraag ontvankelijk is en indien nodig de ontbrekende stukken opvragen - Binnenkomende aanvragen toetsen aan checklists - Op basis van de verkregen adviezen de ontwerpen van subsidiebelofte en subsidiebeslissing opmaken - De nodige adviezen over aanvraagdossiers opvragen en verwerken - Dossiers agenderen op de Coördinatiecommissie (die finaal een advies uitbrengt aan de minister) - De betalingsadviezen opmaken - Instaan voor het opmaken van een ontwerpverslaggeving - Vragen m.b.t. het verloop en de behandeling van dossiers telefonisch en schriftelijk behandelen - Klanten adviseren over de te volgen procedure - Informatie uitwisselen over het dossier - Beslissingen aan de klant toelichten - Parlementaire vragen en kabinetsnota s en ad hocopdrachten tijdig helpen beantwoorden pagina 3 van 10

4 Kennis m.b.t. het vakgebied Actief bijhouden en uitwisselen van kennis en ervaring m.b.t. het vakgebied met als doel de kwaliteit van de dienstverlening op individueel en afdelingsniveau te optimaliseren. - Deelnemen aan werkgroepen en interne overlegmomenten - Deelnemen aan diverse vormingsinitiatieven - Aanleggen en bijhouden van documentatie - Kennis van de verschillende subsidiesystemen ontwikkelen en actualiseren 4 PROFIEL 4.1 FORMELE DEELNEMINGSVOORWAARDEN Op de uiterste inschrijvingsdatum voldoe je aan onderstaande voorwaarde(n): Je werkt als statutair ambtenaar in dezelfde rang (rang C1) of een hogere rang dan de rang van de vacature binnen de diensten van de Vlaamse overheid. Of Je bent contractueel tewerkgesteld binnen de diensten van de Vlaamse overheid in een betrekking met een salarisschaal van de rang C1 en met een overeenstemmende of gelijkwaardige inhoud als die van de vacante functie én geslaagd voor een objectief wervingssysteem met algemene bekendmaking 1. Of Je bent contractueel tewerkgesteld in een gelijkwaardige functie (dit is een functie in de rang C1 met een salarisschaal die overeenkomt met de salarisschaal van de graad van de vacature) binnen de diensten van de Vlaamse overheid en hebt een vrijstelling 2 voor het generieke gedeelte bij aanwerving voor de graad van medewerker (VPS art. III 22). Voor extra informatie over de deelnemingsvoorwaarden kun je contact opnemen met de selectieverantwoordelijke (Nancy Toussaint, nancy.toussaint@vlaanderen.be, tel ). 1 Contractuele selectieprocedures werden algemeen bekend gemaakt indien ze gepubliceerd werden in het Belgisch Staatsblad en/of de website van de VDAB en/of de website van Jobpunt Vlaanderen (tussen 1 januari 2006 en 31 oktober 2014), op de website van VDAB (tussen 1 november 2014 en 31 december 2017), op de website van de VDAB en/of (vanaf 1 januari 2018). Voor de contractuele personeelsleden die vóór hun indiensttreding of overheveling geslaagd zijn voor een selectie bij een andere overheid moet de contractuele selectieprocedure vanaf 1 januari 2006 bekend gemaakt zijn op de website van Selor, de Vlaamse Vereniging van Steden en Gemeenten, de VDAB of Jobpunt Vlaanderen (VPS art. III 31). 2 Je hebt die vrijstelling behaald naar aanleiding van een selectieprocedure binnen de diensten van de Vlaamse overheid. pagina 4 van 10

5 4.2 COMPETENTIES Technische competenties Je kan vlot overweg met PC en hebt een stevige, praktische kennis van Excel, Outlook en Word Je hebt goede administratief-organisatorische vaardigheden Persoonsgebonden competenties Verantwoordelijkheid nemen: Je handelt in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie (niveau 1) Klantgerichtheid: Je onderkent de wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie en je kan er adequaat op reageren (niveau 1) Samenwerken: Je levert een bijdrage aan een gezamenlijk resultaat in een team of project, ook als dat niet meteen van persoonlijk belang is (niveau 1) Zorgvuldigheid: Je handelt met aandacht voor kwaliteit en gericht op het voorkomen van fouten (niveau 1) Analyseren: Je duidt problemen in zijn verbanden en gaat op een efficiënte wijze op zoek naar aanvullende relevante informatie (niveau 1) Flexibiliteit : Je verandert je werkwijze, aanpak of stijl om doelen te bereiken. Je kan in verschillende situaties of ten aanzien van verschillende personen op een efficiënte wijze je gedrag aanpassen (niveau 1) Bijkomende informatie over de persoonsgebonden competenties bij de Vlaamse overheid vind je op TOELATINGSVOORWAARDEN Op de datum van aanwerving moet je voldoen aan de volgende voorwaarden: 1. Je hebt een gedrag dat in overeenstemming is met de eisen van de beoogde betrekking; 2. Je geniet de burgerlijke en politieke rechten; 3. Je ben geslaagd voor de selectieprocedure. pagina 5 van 10

6 5 AANBOD Je komt terecht in een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving, samen met alle belanghebbenden werk je mee aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang. Je krijgt ruime mogelijkheden wat vorming, bijscholing en ondersteuning met moderne ICT-middelen betreft. Het gebouw is voorzien van een fitnessaccommodatie en faciliteiten voor fietsers (douches e.d.m.). Je werkdruk kan hoog zijn, maar er worden ernstige inspanningen geleverd om het werk zo optimaal mogelijk te combineren met de privésituatie: zo bieden wij je 35 dagen vakantie per jaar, bovendien heb je ook vakantie tussen Kerstmis en Nieuwjaar. Tijdens de schoolvakanties is er in de hoofdkantoren (Brussel, Antwerpen, Mechelen, Hasselt, Leuven, Gent, Aalst en Brugge) een professionele opvang voor kinderen tussen 3 en 14 jaar. Je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer en/of fiets en je hospitalisatieverzekering worden vergoed door je werkgever. De werklocatie op zich ligt op 5 minuten wandelen van het Noordstation. Alle personeelsleden ontvangen maaltijdcheques van 7 euro per gewerkte dag 5,91 euro wordt door de werkgever betaald, 1,09 euro door de werknemer, via een maandelijkse inhouding op het nettoloon. Je wordt verloond in de salarisschaal die gekoppeld is aan de graad van medewerker (rang C1, salarisschaal C11). Relevante beroepservaring in de private sector of als zelfstandige kan worden erkend door de lijnmanager op basis van de functievereisten. Je aanvangssalaris is minimaal 1.988,54 euro (brutomaandsalaris, aangepast aan de huidige index), reglementaire toelagen niet inbegrepen. Op /salarissimulator kun je je nettosalaris berekenen, aangepast aan je individuele situatie. Je eerste 6 maanden vormen een proefperiode met een individueel vormingsprogramma. De proeftijd is niet van toepassing indien je reeds als Vlaams ambtenaar in dezelfde of een hogere rang als de vacature bent tewerkgesteld. De functie wordt opgenomen ten laatste 3 maanden na datum van de selectiebeslissing. Thuiswerk is mogelijk na de inwerkperiode met een maximum van 2x/week. Jouw talent is belangrijker dan je geslacht, gender, afkomst, leeftijd, geaardheid, handicap of chronische ziekte. Stel je kandidaat en bouw mee aan het diverse Vlaanderen van morgen. 6 SELECTIEPROCEDURE 6.1 CV-SCREENING & VOORSELECTIE Aan de hand van het door jou ingevulde sollicitatieformulier gaan we na of je al dan niet aan de formele deelnemingsvoorwaarden vermeld in hoofdstuk 4.1. voldoet. pagina 6 van 10

7 Enkel de kandidaten die aan deze voorwaarde voldoen, kunnen deelnemen aan het vervolg van de selectieprocedure. Gelijktijdig met de screening van de formele deelnemingsvoorwaarden wordt een voorselectie uitgevoerd. Aan de hand van jouw antwoorden op de vragen in het sollicitatieformulier worden tijdens deze selectiefase o.a. volgende punten beoordeeld: Eerste toetsing van jouw motivatie Eerste toetsing van jouw inzicht in de functie Jouw relevante ervaring Deze fase is eliminerend. Enkel de 6 best scorende kandidaten die minstens 50% behalen op de bovenvermelde criteria gaan naar de volgende fase van de selectieprocedure. De cv-screening vindt plaats tussen de week van 30/9 en de week van 7/10/2019 (periode onder voorbehoud). 6.2 COMPUTERGESTUURDE SCREENING Tijdens deze selectiefase worden de volgende punten beoordeeld: Persoonsgebonden competenties: o Zorgvuldigheid (niveau 1) o Analyseren (niveau 1) Administratieve vaardigheden Persoonlijkheidsvragenlijst De selectiefase is adviserend vindt plaats in het Ellipsgebouw te Brussel tussen de week van 7/10 en week van 21/10/2019 (periode onder voorbehoud) 6.3 EINDSELECTIE: JURYGESPREK (EVENTUEEL AAGEVULD MET EEN VAKINHOUDELIJKE PROEF) Het eindgesprek gebeurt met afgevaardigde(n) van de wervende entiteit en een selectieverantwoordelijke. Tijdens deze selectiefase beoordelen we: Jouw motivatie en verwachtingen Jouw visie op en inzicht in de functie Jouw technische competenties De persoonsgebonden competenties Jouw inzetbaarheid in de functie en de organisatie pagina 7 van 10

8 De selectiefase is eliminerend vindt plaats in het Ellipsgebouw te Brussel tussen de week van 7/10 en week van 21/10/2019 (periode onder voorbehoud). Op basis van het verkregen totaalbeeld ben je geslaagd of niet-geslaagd voor de procedure. Wie geslaagd is, wordt opgenomen in een wervingsreserve met rangschikking. Meer weten over werken bij de Vlaamse overheid? De Vlaamse overheid wil de samenleving waarvoor zij zich inzet zo goed mogelijk weerspiegelen. Je wordt geselecteerd op basis van je kwaliteiten en vaardigheden, ongeacht je geslacht, gender, afkomst, leeftijd of handicap. Als je een handicap hebt, laat ons dat vooraf weten. De Vlaamse overheid voorziet redelijke aanpassingen voor personen met een handicap tijdens de selectieprocedure. Heb je bepaalde aanpassingen nodig om deel te kunnen nemen aan een selectie? Neem dan zo vroeg mogelijk in de procedure contact op met de contactpersoon vermeld in de vacature. 6.4 NIET NODELOOS HERTESTEN Nam je na 1 december 2014 al deel aan een selectieprocedure bij de diensten van de Vlaamse overheid en werd je toen positief beoordeeld op gelijkaardige competenties, dan kan dit aanleiding geven tot toepassing van het principe niet nodeloos hertesten in deze procedure. Dat betekent dat eerdere testresultaten hergebruikt kunnen worden. Het is echter de selector die in overleg met de lijnmanager daarover beslist. Voeg bij je sollicitatie de stavende documenten toe, d.w.z. een rapport van de eerder afgelegde testen. 7 HOE KUN JE SOLLICITEREN? Heb je interesse in deze functie? Solliciteer ten laatste op vrijdag 27 september Je stuurt het ingevulde sollicitatieformulier: bij voorkeur via mail naar solliciteren.wvg@vlaanderen.be. Vermeld in het onderwerp van je mail of brief de vacaturetitel. of per post naar: Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin afdeling HRO Koning Albert IIlaan 35 bus 30, 1030 Brussel Je kandidatuur wordt alleen in aanmerking genomen als je het sollicitatieformulier gebruikt je je kandidatuur uiterlijk op vrijdag 27 september 2019 naar ons stuurt (de datum van de poststempel of de datum van de verzending van de mail geldt daarvoor als bewijs). Het sollicitatieformulier vind je bij deze vacature op. pagina 8 van 10

9 Als je geen pc hebt, kun je het sollicitatieformulier ook opvragen via 8 VRAGEN Als je bijkomende uitleg over de functie-inhoud wil, kun je contact opnemen met: Ivan De Boom Afdelingshoofd T Als je bijkomende uitleg over de selectieprocedure en deelnemingsvoorwaarden wil, kun je contact opnemen met: Nancy Toussaint Selectieverantwoordelijke T Als je bijkomende uitleg over de arbeidsvoorwaarden wil, kun je terecht op 9 FEEDBACK Wij verwachten dat deze procedure kan worden afgerond tegen eind oktober Na kennisgeving van je eindresultaat kun je feedback vragen. Je kunt daarvoor een mail sturen naar nancy.toussaint@vlaanderen.be. 10 RESERVE EN GELDIGHEID Er wordt naar aanleiding van deze selectie een wervingsreserve met rangschikking aangelegd voor de functie van administratief projectbegeleider binnen het Departement Welzijn, Volksgezondheid en Gezin, die bestaat uit de lijst van geschikten met rangschikking. Deze reserve heeft een geldigheidsduur van 2 jaar en gaat in vanaf de datum van het proces-verbaal van de selectieprocedure. De wervende entiteit kan je gedurende deze periode voorstellen om in dienst te pagina 9 van 10

10 komen als administratief projectbegeleider. Desgewenst kan de lijnmanager beslissen om de geldigheidsduur van deze reserve te verlengen. Als je in eerste instantie een aanbod accepteert, maar nadien je mening herziet en niet in dienst komt, verlies je je plaats in de reserve. Het is evident dat je eenmaal in dienst niet langer tot de reserve behoort. pagina 10 van 10