Notulen Praktijkoverleg. Praktijk. : Spruyt Fysiotherapie. Datum : vrijdag 17 juni : Robert (voorzitter), Kirsten, Bob, Martijn, Carin

Transcriptie

1 Documentnaam Notulen Praktijkoverleg Documentcode RFM-NPO-V2.0-okt-2008 Type document Registratieformulier HKZ rubriek 4.7 Notulen Praktijkoverleg Praktijk : Spruyt Fysiotherapie Datum : vrijdag 17 juni 2016 Aanwezig Afwezig : Robert (voorzitter), Kirsten, Bob, Martijn, Carin : Heidi, Mariska, Lianne, Daan, Elise Opgesteld door : Carin Vergaderdoelen per A.P: Informatief Brainstorm (voorbereiding vereist) Besluitvorming (voorbereiding vereist) 1. Opening 2. Verslag en actiepunten vorig overleg van maandag 23 mei a. Goedkeuring notulen vorig overleg b. Gecommuniceerde mededelingen per mail 4. Inventarisatie vragen professionals en Interne communicatie 5. Patiëntenoverleg 6. Inventariseren klachten of (bijna) ongevallen 7. Kwaliteit (Vakinhoudelijk, organisatorisch en procesmatig) 7.a. Audit KIWA b. Praktijkuitje werkwijze en datum vr c. Uitleg protocol tense 7.d. Klantreaktie pijn na behandeling, hoe te handelen? 8. Doelmatigheid 9. Onderwerp van jaarplanning kwaliteit (facultatief) 9.2. Hygiëne ( o.a. legionella) 9.3. Veiligheid: Reanimatiescholing 9.4. Veiligheid: Bedrijfshulpverlening en Ontruimingsplan (calamiteiten) 9.7. Planning (openings- en wachttijden, vakanties) 1

2 9.10 Verbetermaatregel ja /nee 10. Rondvraag/ Mededelingen 11. Sluiting Overzicht actiepunten- afspraken praktijkoverleg in het DKMS Datum Onderwerp Kw1 Kw2 Kw3 Kw4 1 Wettelijke eisen m.b.t. professioneel handelen Okt 16 2 Hygiëne ( o.a. legionella) Jun 16 3 Veiligheid: Reanimatiescholing Jun 16 4 Veiligheid: Bedrijfshulpverlening en Ontruimingsplan (calamiteiten) Jun 16 5 Veiligheid: Arbo, veiligheid patiënt en professional Vakinhoudelijke onderwerpen (protocollen, richtlijnen, verslaglegging etc.) 7 Planning (openings- en wachttijden, vakanties) Jun 16 Dec 16 8 Beleid en Organisatie (resultaten managementreview e/o audits) Sep 16 9 Patiënttevredenheid Okt Verbetermaatregelen Jaarplanning kwaliteitsonderwerpen *) *) Plan vooraf en als een kwaliteitsonderwerp uit de jaarplanning is gerealiseerd geef dit dan aan ( afvinken A.P. Actiepunten/ Besluitenlijst Actiepunt: Wie Termijn HKZ doc vervolg 1. Opening De voorzitter opent het overleg om uur. 7.a. Onderwerp: Audit KIWA We hebben de audit van HKZ weer doorstaan en behaald. De auditor vond dat we weinig punten vanuit de vorige interne audit hadden en hijzelf had ook niet veel aandachtspunten voor ons: Ontruiming OP en BA-straat met alle aanwezigen. Belangrijk punt vond hij dat de bewoners en andere gebruikers van de panden ook gewaarschuwd moeten worden. Robert heeft hier verder onderzoek naar gedaan en op de OP zit er 1 uur brandvertraging in het beton naar de woningen boven ons én er is geen brandalarm naar boven toe. Op de BA-straat is een ontruimingsalarm en hebben we het voornemen al om met de tandarts samen te oefenen. Alle certificaten van de gevolgde opleidingen van de medewerkers moeten aantoonbaar in de personeelsmap zitten. Daarom vraagt Robert of iedereen deze op wil zoeken van de afgelopen 3 jaar (of eventueel een overzicht van het KNGF met al deze opleidingen erop). Robert bedankt iedereen voor zijn of haar inzet, en in het bijzonder Martijn voor de ondersteuning van de dossiers en Carin op het gebied van het management. Er is voor iedereen gebak. 2 allen

3 2. Verslag en actiepunten vorig overleg van maandag 23 mei 2016 (Zie ook de bijlage Overzicht actiepunten afspraken praktijkoverleg) Robert vraagt of het bij iedereen lukt om de behandelseries vanaf af te sluiten. Kirsten zegt dat er bij haar weer heel oude dossiers open staan. Een oud dossier moet absoluut afgesloten worden, omdat anders het gevaar bestaat dat een nieuwe afspraak automatisch in het oude dossier wordt gepland. Patiënten zonder adres moeten op Bezwaar worden gezet, niet meer op Het fictieve mail adres moet worden weggehaald. Voor het juist kunnen versturen van de vragenlijsten en CQ-index, moeten de adressen van de patiënten gecontroleerd worden. Er blijken veel adressen niet (meer) te kloppen. Met het aanpassen van de tekst bij de vragenlijsten zijn ze nog bezig. Ook zal er in de vragenlijst aangegeven moeten gaan worden binnen welke tijd 1 a 2 wk de vragenlijst ingevuld moet worden. 3.a. Goedkeuring notulen vorig overleg 3.b. Goedkeuring notulen van maandag 23 mei volgt tijdens het volgende overleg. Gecommuniceerde mededelingen per mail N.v.t. 5. Onderwerp: Patiëntenoverleg Niet besproken. 7. Onderwerp: Kwaliteit 7.b. Onderwerp: Praktijkuitje werkwijze en datum vr Vanaf nu wordt het praktijkuitje georganiseerd door 2 medewerkers. Het is de bedoeling dat het weer op vrijdagmiddag plaatsvindt en dat er aansluitend bij Robert en Irene thuis gegeten wordt. Bob en Carin gaan het dit jaar organiseren. 7.c. Onderwerp: Uitleg protocol Tens Er zijn verschillende Tens-apparaten aanwezig binnen de praktijk; van onszelf en via Tens-Care. Voor de laatste moet een contract ingevuld worden met de patiënt. Bob heeft aan Dicky Vis een speciaal bekken Tens apparaat uitgeleend. Dit is niet de bedoeling. Komende dinsdag komt dit apparaat terug, omdat de batterij snel leeg gaat (waarschijnlijk niet goed opgeladen). Op de OP ligt een Tens van onszelf in een zwart etui, deze is voor gebruik op deze locatie. De patiënten moeten binnen 4 à 8 weken resultaat hebben. Bij aanschaf van een Tens-Care apparaat geeft de ZV een vergoeding. De uitleen gaat via Carin lopen. Kirsten en Carin gaan de werkwijze beschrijven en Kirsten gaat vervolgens de werking aan alle therapeuten uitleggen. Het is inmiddels bij specialisten ook bekend dat wij tens apparaten uitlenen. Hierdoor worden patiënten regelmatig voor een tens naar ons verwezen. 7.d. Onderwerp: Vanuit klantreaktie pijn na behandeling, hoe te handelen? In eerste instantie moet de therapeut dit zelf afhandelen en proberen om flexibel met de klacht om te gaan. Indien de patiënt er geen vertrouwen meer in heeft, dan kan er voorgesteld worden dat de pt door een collega gezien wordt. Voorafgaande aan de behandeling altijd aangeven dat een pt napijn kan hebben. Als men dit als té heftig ervaart, dan moet de pt dit aangeven aan de therapeut. Dit kan vooral bij MT voorkomen. Napijn is bij de verschillende pt van tevoren moeilijk in te schatten of te voorspellen. 7.a. o Onderwerp: Audit KIWA (vervolg) IM-Plus: Vanaf nu wordt er ingesteld dat alle patiënten rood kleuren, als het dossier nog niet volledig is ingevuld. Dit moet iedereen zien als een reminder voor zichzelf, zodat niet vergeten wordt om alles af te vinken. Dagjournaals: SOEP moet in ieder geval ingevuld worden. We moeten alles zo kort en simpel mogelijk invullen, met maat en getal. Subdoelen opstellen. Criteria beheers audit naast richtlijnen leggen om niveau omhoog te trekken (dit zit niet ver van het HCA niveau af). 3 allen Volg. overleg

4 Rollators niet meer voor nooduitgang parkeren in de OZ! VGZ en Achmea gaan waarschijnlijk op de index betalen. FRM is overgenomen. De directie van HCA is opgestapt. Deze directie werkt óók bij Achmea. Bob vindt dat er veel controle is op dit moment. Robert zegt dat het op dit moment juist weinig is. Martijn doet de dossier controles en Carin doet de controles van de behandelseries en m.b.t. foutloos kunnen declareren van de uitgevoerde behandelingen. Robert geeft aan dat veel van deze controles van buitenaf worden opgelegd, en als we de dossiers niet op orde hebben en /of de behandelindex te hoog is dan worden we hierop afgerekend door de ZV s. Iedereen loopt wel eens achter met het bijhouden van zijn/haar dossiers, ook Robert. De nieuwe eisen van het CKR zijn oa. Complete dossiervorming (gecontroleerd door onafhankelijk instituut) CQ index,punten halen en visitatie In grote lijnen kijken de zorgverzekeraars naar: patiënt tevredenheid en of de dossiers op orde zijn en de behandelindex. Bob zegt dat iedereen altijd pittig aan de slag moet zijn om alles bij te kunnen houden en dit vindt hij niet altijd leuk meer. 9. Onderwerp van jaarplanning kwaliteit Onderstaande punten zijn allen niet besproken en worden naar het volgende overleg verplaatst: 9.2. Hygiëne ( o.a. legionella) Volg. overleg 9.3. Veiligheid: Reanimatiescholing 9.4. Veiligheid: Bedrijfshulpverlening en Ontruimingsplan (calamiteiten) 9.7. Planning (openings- en wachttijden, vakanties) 9.10 Verbetermaatregel ja /nee 10. Rondvraag/ Mededelingen Updaten website o Carin gaat aan de slag met de website. Van iedereen zal een nieuwe foto worden gemaakt. o Martijn stelt voor om vanuit de groepsfoto een pop-up per persoon aan te brengen. Óf alle lossenmedewerker foto s overzichtelijk in één overzicht. Carin gaat uitzoeken wat technisch haalbaar is. o Verder wordt er gevraagd of het aantal bezoekers van de website ook in te zien is. Hier gaat Robert mee aan de slag. Daan vertrekt bij onze praktijk en gaat volledig in het ziekenhuis werken, omdat hij hier meer mogelijkheden heeft met osteopathie. Kirsten brengt nogmaals onder de aandacht, dat een intake voor BFT op 2 behandeltijden moet worden gepland. 11. Sluiting Het volgende overleg zal plaatsvinden op maandag 4 juli om uur. De voorzitter sluit het overleg om uur. Overige opmerkingen *): Actiepunten opvolging op andere vaak gebruikte HKZ doc's: (Actiepuntenlijst) RFM-IVM (Implementatie Verbetermaatregelen Korte Termijn) RFM-IVL ( Implementatie Verbetermaatregelen LangeTermijn) RFM-MKR (Registratieformulier Melden Klantreakties) RFM-MKA (Melden interne Klachten Afwijkingen) 4

5 Actiepunten en besluiten /afspraken overbrengen naar Overzicht Actiepunten Praktijkoverleg (Map 1 tabblad 9) Verbetermaatregelen worden door Robert of Carin overgebracht naar Overzicht Implementatie Verbetermaatregelen *) Geef hier ook aan of er verbetermaatregelen nodig zijn m.b.t. operationele uitvoering proces of systeemdocumenten. 5