INSTRUCTIE OPVOLGING / AFHANDELING SCHRIFTELIJKE MELDINGEN MONTEURS

Transcriptie

1 Pagina: 1 van 8 Inleiding Doel van deze instructie is een efficiëntere afhandeling te doen laten plaatsvinden van schriftelijke melding van- en richting monteurs, waarbij één aanspreekpunt, i.c. de supervisor de communicatie verzorgt. Onder schriftelijke melding verstaan we: - Rapport van afwijking - Meldingsformulier - Incident/ongeval melding - Idee monteur - Schademelding Planning: - Planning is er verantwoordelijk voor, dat vorengenoemde document bij die supervisor terecht komt, welke de verantwoording draagt voor de werkzaamheden waar de monteur te werk is gesteld. - De planning is er verantwoordelijk voor dat incidentenmeldingen terstond aan de manager en supervisor worden gerapporteerd middels het desbetreffende document. - Bij afwezigheid van de manager neemt de supervisor bij lichamelijk letsel van getroffene contact op met de directie van Harsco Infrastructure. - Een kopie van alle meldingen worden verzonden aan de administratie. Administratie: - De administratie ontvangt een kopie van een melding en is verantwoordelijk voor het administreren van de genomen acties. - Maandelijkse rapportage aan de manager. Supervisie: - De supervisie is verantwoordelijk voor een snelle doelmatige communicatie met de betreffende monteur over de schriftelijke melding. - De supervisie is eind verantwoordelijke voor het correct en binnen zo kort mogelijke tijd de schriftelijke melding naar behoren af te ronden, c.q. op te volgen. - Schriftelijk verslag van de opvolging verzenden aan de administratie.

2 Pagina: 2 van 8 Hoe meld je een incident?

3 Pagina: 3 van 8 Hoe meld je een incident? (vervolg)

4 Pagina: 4 van 8 DEFINITIES INCIDENTEN Voor het bepalen van de aard van het incident wordt gekeken welk van de onderstaande definities van toepassing is. De leidinggevende kan bij twijfel de afdeling KVM raadplegen. Het is voor de afdeling KVM mogelijk om de gekozen definitie aan te passen. Deze aanpassing zal steeds in overleg met de betrokkenen geschieden. Bijna incident: Incident: Materiële schade: Ongeval zonder verzuim: Ongeval met Verzuim: Dodelijk ongeval: Onveilige handeling/situatie en incident waarbij er geen sprake is van letsel, ziekte, schade of productieverlies, maar onder andere omstandigheden had kunnen leiden tot schade aan personen, goederen of milieu. Elke gebeurtenis welke heeft geleid, of zou hebben kunnen leiden, tot letsel of ziekte van personen, schade aan goederen of milieu en product(ie) verlies. Incident, waarbij geen sprake is van persoonlijk letsel, maar wel schade is ontstaan aan materiaal en/of materieel. Incident waarbij medische behandeling voor betrokkene noodzakelijk is, maar geen verzuim of aangepast werk van toepassing is. Incident waarbij de betrokkene tijdelijk niet in staat is om de volgende dag na het incident zijn normale en aangepaste werkzaamheden kan uitvoeren. Incident waarbij de betrokkene als gevolg van het incident komt te overlijden.

5 Pagina: 5 van 8 MELDINGSFORMULIER VOLGNUMMER Klant : Tel.: Adres : Contactpersoon : Plaats : Werk : Betreft: Melding: - externe klacht - interne klacht - tekortkoming - audit (intern/extern) - verbetersuggestie - SOS - KVM - schriftelijke - mondelinge - telefonische - intern Dienstverlening Product - levering materiaal/ materieel - kwaliteit materiaal/ materieel - tijdige levering - personeel -. - bekistingen - isolatie - PBM s - - stalen steigers - aluminium steigers - hoogwerkers - hanginstallaties Gemeld door: Vestiging/ afdeling: Datum : Omschrijving : Bijlage: In te vullen door verantwoordelijke (afdeling): Oorzaak: Corrigerende maatregelen door verantwoordelijke (afdeling). Preventieve maatregelen door verantwoordelijke (afdeling).

6 Pagina: 6 van 8 Controle effectiviteit datum : Naam Functie Is de klant of melder geïnformeerd over de genomen maatregelen? - ja - nee Akkoord Manager: Vestiging/ afdeling: datum : Harsco Infrastructure KVM FOR 1.2 Meldingsformulier Kopie KVM-afd. en betrokken afdelingen.

7 Pagina: 7 van 8 (2) INCIDENTENFORMULIER Afhankelijk van de aard van het incident zal alleen het meldingsblad 1-4 of het complete incidentenformulier 1-4 t/m 4-4 ingevuld dienen te worden. Zie hiervoor de risico matrix Toelichting Vrijwel zeker Waarschijnlijk Mogelijk Onwaarschijnlijk Zeldzaam zal zeer waarschijnlijk binnen enkele uren tot dagen weer gebeuren zal waarschijnlijk binnen enkele weken weer gebeuren zal mogelijk binnen enkele maanden nog eens gebeuren zal niet vaker dan 1x per 1-5 jaar gebeuren zal minder dan 1x per 5 jaar gebeuren Lange termijn ( 1 t/m 6) Korte termijn ( 8t/m 12) Direct (15 t/m 25) acties worden binnen 12 maanden na goedkeuring aangezet acties worden binnen 6 maanden na goedkeuring RI&E aangezet acties zijn reeds aangezet of worden na goedkeuring RI&E direct aangezet Classificering 1 t/m 5 geeft mate van schade/ letsel aan welke het gevolg is van het incident. Hierbij vindt bij classificering 1 geen directe schade en/of letsel plaats ( denk hierbij aan verbeterpunten welke slechts bijdragen aan een verdere optimalisering van arbeidsomstandigheden) Bij classificering 5 vindt de grootste schade en/of letsel plaats. (3,4) afhankelijk van de ernst van het ongeval wordt in overleg met de directie bepaald welke instanties, derden en/of afdeling een melding ontvangen. Verder wordt bij ernstige incidenten in overleg met de directie bepaald welk soort onderzoek er uitgevoerd dient te worden. Meldingsplicht arbeidsinspectie: incidenten met dodelijke afloop, ziekenhuisopname en/of blijvend letsel binnen 24 uur.

8 Pagina: 8 van 8 Meldingsplicht SODM: alle (bijna) ongevallen (5) Maandelijks wordt er een evaluatie uitgevoerd. Deze evaluatie en eventuele actiepunten worden weergegeven in de KVM maandrapportage en besproken in het KVM overleg. Verder wordt dit maandelijks besproken in het directie overleg. Jaarlijks vind door KVM een evaluatie plaats van de ongevalsgegevens. Deze evaluatie en de eventuele actiepunten worden opgenomen in het managementreview.