Werken met het Omgevingsloket

Transcriptie

1 Werken met het Omgevingsloket Infosessies voor lokale omgevingsambtenaren Juni 2019 Leiegardens 2014, Your Estate Solution

2 Verloop van de dag Stand van zake ontwikkeling loket Demo loket pauze Aandachtspunten bij behandeling van de aanvragen Vragen

3 Uitgangspunten omgevingsvergunning Eén omgevingsvergunning stedenbouwkundige vergunning Milieuvergunning Socio-economische vergunning Vegetatiewijziging verkaveling Twee procedures Vereenvoudigde / gewone procedure Drie VVO s Gemeente, provincie, Departement Omgeving

4 Rechtskader Omgevingsdecreet van 25 april 2014 Omgevingsbesluit: besluit van de Vlaamse regering 27 november 2015 Teksten beschikbaar op Digitale gevolgen regelgeving Digitale aanvraag/melding is een recht Verplicht digitale aanvraag of melding voor sommige projecten Behandeling/adviesverlening/beslissing altijd en verplicht digitaal (ook voor analoog ingediende dossiers) Digitale bezwaren en beroepsschriften

5 Ontwikkeling loket Projectplan Jaarlijks een werkplan Stuurgroep bepaalt de prioriteiten Werkgroepen geven inbreng (WG lokale besturen, ) Insteek door helpdesk, projectteam, ad-hoc,.. Aanpassingen die geen impact hebben op de webservices Ongeveer maandelijks Aanpassingen die wél impact hebben op de webservices timing in samenspraak met de sofwareleveranciers

6 Ontwikkeling loket Januari 2019: gemeentefusies Januari 2019: kleinhandel en vegetatiewijzigingen Mei 2019: aanpassing aan personen Toegangsrechten via het loket: toevoegen, wijzigen, stopzetten personen na indienen VVO hoeft geen initiatiefnemers meer toe te voegen na indienen Toegangsrechten via Gebruikersbeheer editerend/consulterend medewerker toegang tot al de projecten van de rechtspersoon

7 Ontwikkeling loket 17 juni: aanpassing lay-out 17 juni: Franstalige interface Enkel voor inwoners van faciliteitengemeenten

8 Ontwikkeling loket (werkplan 2019) Beroepsschrift als case Derde personen zullen hun beroep kunnen aanpassen, intrekken, opvolgen, Nu: derde kan beroep indienen, en hij krijgt op het einde de beslissing in september klaar om te testen Conversies projectinhoud i.f.v. releaseversies Bij aanpassing wetgeving: dossiers in fase samenstelling niet opnieuw invoeren, maar wel converteren in augustus klaar om te testen. vanaf september: mogelijkheid om een keuze te maken voor een bepaalde vlarem-versie.

9 Ontwikkeling loket (werkplan 2019) Projectinhoudversies: Tijdens behandelingsprocedure nieuwe versie van de aanvraag indienen Dupliceren niet meer nodig Aangepaste plannen e.d. komen op de juiste plaats terecht in oktober klaar om te testen Functionaliteit dossierafdruk uitbreiden: Aanpassingen nodig voor beroepsschrift als case, voor projectinhoudversies, Link validatie Orde van Architecten Integratie DOSIS (burgerprofiel / ondernemersloket)

10 Ontwikkeling loket verdere planning VVO zet structurele beslissingsinhoud op het loket: Goedgekeurde plannen, goedgekeurde rubrieken, Beslissing na beslissing Erratum, vergunning op proef, behandeling na beslissing RvVb, Verbeteren bijstelling verkavelingen en opmaak nieuwe verkavelingen Evaluatie GPBV Archivering

11 Ontwikkeling loket - verdere planning Fase 2 nieuwe lay-out Veiligheidscategorieën Uitbreiden snelinvoer Uitfaseren DBA Terugmelddiensten GRB/CRAB Uitbreiden bulk opladen/verwijderen van bestanden Gebruik template (variant op dupliceren) Opladen structurele data via loket (bv. datablokken appartementsgebouw) Uitbreiding filters mijn projecten (lijst enkel ter info; nog geen beslissing)

12 Verloop van de dag Stand van zake ontwikkeling loket Demo loket Demo aangepaste lay-out Demo digitaliseren van analoge aanvragen Pauze Aandachtspunten bij behandeling van de aanvragen Vragen?

13 Uitwisselingsplatform vs loket(ten) ADVIESINSTANTIES SNELLOKET IC T GEWEST LOKET VOOR AANVRAGER ARCHITECT LANDMETER UITWISSELINGS- PLATFORM OMGEVINGSLOKET IC T ICT PROVINCIE LOKAAL BESTUUR P PUBLIEK LOKET BEZWAARSCHRIFTEN BEROEP DOOR DERDEN STATISTIEK KADASTER FINANCIEN

14 Werking digitaal loket - toegang Via eigen softwarepakket geen aparte toegangsrechten nodig Via loket toegangsrechten vereist Gebruiksrechten via gebruikersbeheer Rechten worden toegekend door lokale rechtenbeheerder Mogelijk rollen: Samenstellend ambtenaar Editerend / consulterend dossierbehandelaar Editerend / consulterend adviesverlener Editerend / consulterend medewerker Editerend / consulterend toezichthouder

15 Welke rol gebruiken? Gemeente als VVO Rol van editerend / consulterend dossierbehandelaar Gemeente als AVI Rol van editerend / consulterend adviesverlener Gemeente bij digitaliseren analoge aanvraag: Rol van samenstellend ambtenaar Gemeente als vergunningaanvrager Rol van editerend / consulterend medewerker De gemeente wordt automatisch als rechtspersoon aan de aanvraag toegevoegd De opsteller vertegenwoordigt de gemeente automatisch

16 Werking digitaal loket - contact Gemeente heeft één VVO-contactadres en minstens één AVIcontactadres VVO: voor communicatie aan gemeente als vergunningverlenende overheid Departement beheert VVO-contactadres wijziging vragen via de helpdesk AVI: voor communicatie aan gemeente als adviesverlener Gemeente beheert eigen AVI-contactadres(sen) inloggen met werkrelatie gemeente, en rol van editerend adviesverlener Er kunnen meerdere contactpunten worden gedefinieerd. mail met adviesvraag vertrekt naar contactpunt inloggen met werkrelatie laat echter àlle dossiers van de instantie zien.

17 Adviesinstanties Ontbrekende adviesinstantie? Toevoegen via helpdesk KBO-nummer Mailadres Contactgegevens contactpersoon Eerst nog overleg met instantie Inregelen in Gebruikersbeheer als adviesinstantie Inregelen in Omgevingsloket Adviesinstantie wil gegevens aanpassen? Zij beheren hun contactgegevens zelf Aanmelden aan loket beheren

18 Publiek loket 3 loketten: omgevingsloket, loket voor snelinvoer, publiek loket Publiek loket bij openbare onderzoeken bekendmaking beslissing en indienen beroepsschrift. Raadplegen van kerngegevens va het dossier via internet (geen toegangsrechten vereist) Niet alle documenten online, omwille van auteursrechten en privacy-overwegingen Volledig plannenset enkel raadpleegbaar bij het lokaal bestuur Digitale bezwaren mogelijk (na authenticatie)

19 Omgevingsloket - snelinvoer Snelinvoer om de drempel te verkleinen: Kleinere werken in en om een gebouw één handeling één aanvrager aantal analoge aanvragen vermindert aan de hand van wizard de documenten op het uitwisselingsplatform plaatsen; de initiële keuze van de aan te vragen handelingen bepaalt de op te laden documenten;

20 Omgevingsloket - Snelinvoer

21 Analoge aanvragen Er is een normenboek voor analoge aanvragen SH, om het digitaliseren te vergemakkelijken: Maximaal op A3 formaat Enkelzijdig bedrukt Niet gevouwen of geniet Op elke plan gestandaardiseerde aanduiding met kerngegevens

22 Analoge aanvragen Op elke plan gestandaardiseerde aanduiding van het plantype

23 Bij de volledig- & ontvankelijkheidscheck Compleetheidscheck is relatief beperkt Uniek inrichtingsnummer: hergebruik mogelijk bij nieuwe aanvraag: indien niet gebeurd: niet V&O! Bestanden op juiste plaats toegevoegd Juiste exploitant (rechtspersoon vs. vertegenwoordiger) Checken juiste situering Bij V&O beslissen over vereenvoudige of gewone procedure Zelfde dag als registreren V&O ook adviesvragen nodig

24 Bij de volledig- & ontvankelijkheidscheck Aandacht voor mogelijk stedenbouwkundig luik indien enkel een milieudossier wordt ingediend en omgekeerd Verbouwing klasse 1 bedrijf > provincie Indien extra info nodig, niet zomaar onvolledig en onontvankelijk verklaren; hierdoor wordt het project afgesloten en moet men een nieuwe aanvraag indienen Vraag/geef extra informatie Geef extra informatie is nu specifieke actie met bijlagen (bijv. aangepaste plannen) Functionaliteit projectinhoudversies is nog in ontwikkeling Soms beter om dossier te laten dupliceren, aanvullen en opnieuw indienen.

25 Bij de volledig- & ontvankelijkheidscheck Heb aandacht voor de potentiële effecten van de aanvraag Check de effecten Dit is mer-screening en moet grondig ingevuld worden Er wordt vaak te snel nee ingevuld bij relevante potentiële effecten waardoor er vaak cruciale informatie ontbreekt

26 Wijzigingsverzoek administratieve lus Aanvrager kan aanvraag wijzigen met specifieke actie (wijzigingsverzoek) VVO moet wijziging al dan niet accepteren en beslissen of het aanvaarden ervan een nieuw OO en/of nieuwe adviesronde impliceert Administratieve lus is een specifieke actie waarmee de uiterste beslissingsdatum aangepast wordt (om procedurele onregelmatigheden die tot de vernietiging van de beslissing kunnen leiden, te herstellen)

27 Openbaar onderzoek: aanplakking en website Gemeente stelt de tekst van de affiche ter beschikking (art. 18 OVB) Afhalen door aanvrager, per post, digitaal bestand via loket (opgelet: burger kan wel A4 afdrukken, niet A2 (moet nog bezorgd worden door gemeente)) Nood aan duidelijke instructies voor burger Aanvrager plakt affiche aan min. 1 dag voor start OO en brengt dan gemeente op de hoogte (art. 20 OVB) Tenzij gemeente zelf aanplakt (gemeente is niet meer verplicht om affiche bekendmaking OO aan te plakken, zij KAN dat echter nog steeds aanbieden als dienstverlening) Gemeente dient tekst bekendmaking OO op website te plaatsen (art. 21 OVB), min. 1 dag voor start OO

28 ! Openbaar onderzoek: ter inzagelegging Start OO ALTIJD door de gemeente ingegeven in het loket omdat zij organisator is van het OO Anders komt het project niet op het publieke omgevingsloket, en kan dus niemand bezwaar indienen via publiek loket en is dit een procedurefout! Publiek loket terinzagelegging. Publiek loket = beperkte set van gegevens Terinzagelegging moet de gemeente zelf organiseren (artikel 24 OVB) Begin terinzagelegging = begin OO

29 Openbaar onderzoek: bezwaren Digitale bezwaren via het publieke omgevingsloket Worden automatisch doorgezet naar burgerloket. Analoge bezwaren door gemeente gedigitaliseerd en op loket geplaatst. Aantal bezwaren Bezwaren als bijlage in pdf-formaat Bezwaarindiener kan zien dat er een bezwaar is ingediend, maar kan het bezwaar zelf niet inkijken. Privacy

30 Digitale handtekening Er bestaan meerdere toepassingen waarmee een geldige handtekening kan gezet worden: Rechtstreeks vanuit Acrobat Reader ( ondertekenen met certificaat ) Via digitale handtekenmap, een generieke toepassing die door de Vlaamse Overheid gratis ter beschikking wordt gesteld Gemakkelijke opvolging van de flow Ondertekenen in bulk Via commerciële paketten zoals bijvoorbeeld Verifieer Goedgekeurde plannen ondertekenen?

31 Bekendmaking beslissing door gemeente Gemeente stelt de tekst van de affiche ter beschikking (art. 57 OVB) Moet A2 formaat zijn Afhalen door aanvrager, per post, digitaal bestand via loket (opgelet: burger kan wel A4 afdrukken, niet A2 (moet nog bezorgd worden door gemeente)) Nood aan duidelijke instructies voor bekendmaking en melding aanplakkingsdatum Aanvrager plakt affiche aan uiterlijk 10 dagen na ontvangst beslissing en brengt gemeente op de hoogte op startdatum aanplakking (art. 59 OVB). Die datum wordt in het omgevingsloket ingevoerd gemeente KAN zelf de affiche aanplakken als dienstverlening Gemeente dient tekst bekendmaking beslissing op website te plaatsen (art. 61 OVB), uiterlijk 10 dagen na het nemen van de beslissing of de terbeschikkingstelling van de beslissing aan de gemeente

32 Bekendmaking beslissing Dossier ligt volledig ter inzage bij de gemeente, digitaal Lokaal bestuur begeleidt de burger bij de inzage Enkel inzage, dus verhinderen dat er kopie wordt genomen Ook als de gemeente niet betrokken was bij de procedure (vb. melding bij provincie) kan de gemeente deze aanplakking registreren Gemeente waar het project ligt krijgt toegang bij betekening beslissing. Op grens: soms wordt ook buurgemeente betekend.

33 Bekendmaking beslissing Publiek omgevingsloket Project staat op publiek loket vanaf betekening Uiterste beroepsdatum wordt berekend wanneer de aanplakking gemeld wordt. Project wordt verwijderd wanneer beroepstermijn verstreken is. Beslissing momenteel niet beschikbaar via publiek loket Mogelijkheid om digitaal beroepsschrift in te dienen Geen digitaal beroep mogelijk bij Raad voor Vergunningsbetwisting. Meldingen staan daarom niet op het publieke omgevingsloket

34 Beroepen Digitale beroepsschrift via het publieke omgevingsloket Enkel indienen van beroepsschrift Ontwikkeling van Beroepsschrift als case : ook opvolgen van het beroep Analoge beroepen blijven ook mogelijk Door VVO Laatste Aanleg gedigitaliseerd Behandeling beroep altijd digitaal Toegang en verloop vergelijkbaar met eerste aanleg => Bekendmaking beslissing aan analoge beroepsindiener is analoog

35 Enkele aandachtspunten Opgelet bij SH met architect: Geen visum meer vereist Handtekening van architect is verplicht, van aanvrager facultatief Bij IIOA s is vereist: Exploitant Natuurlijke persoon die de exploitant vertegenwoordigt Contactpersoon Bij IIOA s: uniek inrichtingsnummer editeerbaar door VVO via specifieke actie

36 Enkele aandachtspunten Behandeling, adviesverlening en beslissing is verplicht digitaal, via het loket/platform Geen adviesvragen of adviezen per post Geen adviesvragen of adviezen per mail Mogelijke termijnverlening bij niet functioneren loket Behandelingstermijn kan worden verlengd Perioden van niet-functioneren (bijvoorbeeld bij nieuwe release) worden gepubliceerd op de website

37 Enkele aandachtspunten Regelmatig refreshen Geef AVI-lijst kan dagelijks wijzigen, want AVI s beheren hun eigen contactgegevens Rechten visualisatie omgevingsloket Iedereen ziet onder dossierverloop alles (ook verstuur bericht, adviesvragen en adviezen), behalve bezwaren (enkel voor VVO, organisator OO en AVI) Kennisgeving beslissing aan derden. Enkel AVI s kunnen in kennis worden gebracht.

38 Enkele aandachtspunten Kadaster heeft toegang tot de gegevens van DBA én OMV Gemeente hoeft niet in te gaan op vragen van kadaster Kadaster verbetert toegang, via webservices EPB-deskundige kan zelf EPB-nummer samenstellen Wordt samengesteld op basis van OMV-nummer Gemeente moet geen EPB-nummer meer aanmaken

39 Nieuwe regelgeving VLAREM-trein (besluit VR) Aanpassingen rubriekentabel (cfr. conversie releaseversies ) Decreet van 26 april 2019 houdende diverse bepalingen inzake omgeving, natuur en landbouw (hoofdstuk 19/1) Stilzwijgende aktename van een melding Enkel IIOA : indien geen beslissing is genomen én ter kennis gebracht binnen de 20 dagen na ontvangst melding Alle andere gevallen: 30 dagen na ontvangst melding Melding klasse 3 verplicht digitaal CBS in principe bevoegd Bijstelling voorwaarden niet alleen meer voor milieu maar ook mogelijk voor SH, KH of VW

40 Ondersteuning gebruikers loket Website normenboeken, handleidingen, regelgeving, presentaties, In-line in het digitale loket Informatiebuttons / instructiefilms Helpdesk en helpdesk.omgevingsvergunning@dxc.com Chatbot in ontwikkeling Oefenloket

41 Ondersteuning gebruikers Voor gemeente ook: Ondersteuning eigen softwareleverancier: Werken op afspraak om samen met de burger de aanvraag digitaal in te dienen Want gemeente moet analoge aanvraag toch ook via het loket ingeven Gemeente kan tegelijk volledigheidsnazicht doen Burger hoeft het aanvraagformulier (28 blz) niet in te vullen Dit is geen analoge aanvraag, maar een digitale aanvraag, want de burger ondertekent zijn aanvraag digitaal inhoudelijk, juridisch en procedure

42 Vragen?