handleiding adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket advies vraag

Transcriptie

1 handleiding adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket advies vraag

2 Vanaf 1 juni 2014 kan een aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning digitaal ingediend worden, zowel voor reguliere procedures in een eerste fase bij een zestal gemeenten als voor de bijzondere procedure. Dit betekent dat voor deze digitale aanvraagdossiers ook digitaal advies kan gevraagd worden via het uitwisselingsplatform van het Omgevingsloket. Daarbij is het de bedoeling dat advies ook digitaal wordt uitgebracht zodat het maximaal kan verwerkt worden in de beslissing. 2 Voor lokale besturen betekent dit dat zij ook digitaal om advies kunnen gevraagd worden met eventueel een bijhorend verzoek tot organisatie van een openbaar onderzoek, ook al is hun dossiersysteem nog niet gekoppeld aan het uitwisselingsplatform. De digitale adviesvraag kan op 2 manieren verlopen: Ofwel gebruikt de adviesinstantie een dossiersysteem dat met het uitwisselingsplatform communiceert via webservices; in dat geval hoeft het Omgevingsloket niet gebruikt te worden en worden de dossiers automatisch geïntegreerd in het bestaande systeem en kunnen adviezen automatisch opgeladen worden. De precieze werking hangt hierbij af van het gebruikte systeem. Ofwel heeft de adviesinstantie toegang tot het aanvraagdossier via het Omgevingsloket. Deze laatste mogelijkheid wordt hier verder uitgewerkt.

3 1. Het adviesvraagproces via het Omgevingsloket De digitale adviesvraag is in essentie een zeer eenvoudig en direct proces. De vergunningverlenende overheid (VVO) stuurt vanuit zijn dossiersysteem of vanuit het Omgevingsloket een adviesvraag naar één of meerdere adviesinstanties. Deze adviesvraag kan bijkomende informatie bevatten onder de vorm van een bijgevoegd bestand of commentaar. De adviesinstantie krijgt een melding via mail dat er een adviesvraag beschikbaar is in het Omgevingsloket met een rechtstreekse link naar het dossier. In het Omgevingsloket heeft de adviesinstantie toegang tot het aanvraagdossier en de adviesvraag. De adviesinstantie kan het advies intern voorbereiden of onmiddellijk het advies inbrengen in het loket. Het advies bestaat minstens uit een aard van het advies (gunstig, ongunstig, ), eventueel aangevuld met commentaar of één of meerdere bestanden. De adviesinstantie heeft na het uitbrengen van het advies nog steeds toegang tot het dossier en kan de verdere afhandeling opvolgen of het eigen uitgebrachte advies bekijken. In de meest eenvoudige vorm kan een medewerker van een adviesinstantie inloggen op het Omgevingsloket, het aanvraagdossier bekijken en onmiddellijk een advies uitbrengen. Het is ook mogelijk om in te loggen in het Omgevingsloket, het volledige aanvraagdossier te downloaden, dit dossier te integreren in interne systemen (zoals bijvoorbeeld documentbeheersystemen), een advies intern voor te bereiden en via een validatiesysteem te valideren. Het uiteindelijke advies kan dan als bestand worden opgeladen in het Omgevingsloket (waar het analoog zou worden afgedrukt en opgestuurd met de post). 3

4 adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket 2. Identificatie van een adviesinstantie Het Omgevingsloket kent twee soorten van adviesinstantie: 1 Deze die structureel om advies gevraagd worden en bijgevolg gekend zijn in het systeem. 2 Een instantie die ad hoc, dus zeer occasioneel, om advies gevraagd wordt en zich bij elke adviesvraag dient te identificeren. 2.1 Structurele adviesinstantie Elke structurele adviesinstantie wordt geïdentificeerd op basis van een unieke code: NIS-code voor lokale besturen en provincies KBO-nummer voor economische actoren en instanties VO-entiteitscode voor entiteiten van de Vlaamse overheid zelf 4 De toegang tot het Omgevingsloket wordt verleend op basis van de unieke code. Daarnaast dient elke adviesinstantie over minstens één adres te beschikken waarlangs kennisgeving over adviesvragen kunnen verstuurd worden. Dit adres is best generiek, d.w.z. dat meerdere medewerkers toegang kunnen krijgen tot de berichten zodat een snelle toegang tot de kennisgeving steeds gegarandeerd kan worden. 2.2 Ad hoc adviesinstantie Ad hoc adviesinstanties krijgen via een one-time-link en paswoord dat hen toelaat zich te identificeren voor één bepaald dossier.

5 3. Beheer toegang medewerkers structurele adviesinstantie Elke adviesinstantie is gekend binnen het WebIDM systeem van de Vlaamse overheid met een verantwoordelijke die de verdere toegang tot het Omgevingsloket kan delegeren aan medewerkers. Daarbij zijn er voor adviesinstanties twee mogelijke rollen: 1 Consulterend adviesverlener (enkel leesrechten) 2 Editerend adviesverlener (lees- en schrijfrechten) Het toekennen van de rol editerend adviesverlener impliceert dat de betrokken persoon gemandateerd is om namens deze instantie een advies uit te brengen. Dit mandaat staat los van eventuele interne validatiecircuits. Het komt immers elke adviesinstantie toe zich te organiseren zoals ze zelf wil. Lokale besturen die het Omgevingsloket gebruiken voor adviesverlening hebben nog twee bijkomende rollen: 1 Consulterend dossierbehandelaar (enkel leesrechten) 2 Editerend dossierbehandelaar (lees- en schrijfrechten) 5 Deze rechten zijn bedoeld voor het behandelen van digitale aanvraagdossiers, niet voor het adviseren van aanvragen in het kader van de bijzondere procedure. De lokale beheerder van WebIDM voegt in de eerste plaats gebruikers toe op basis van het rijksregisternummer (RR-nummer).

6 adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket In een volgend scherm wordt de gebruiker verder geïdentificeerd (RR-nummer en geboortedatum zijn reeds ingevuld, hier verwijderd om privacy-redenen. Via Gebruiker > zoek kan je een toegevoegde gebruiker opzoeken en gebruikersrechten gaan toekennen onder normale accounts. 6 In het volgende voorbeeld worden gebruikersrechten toegekend aan een medewerker van het departement RWO.

7 Optioneel kan bijkomende informatie betreffende de werkrelatie worden aangegeven. 7 In een volgende stap wordt binnen de gedefinieerde werkrelatie een gebruikersrecht toegekend via de knop Ken gebruikersrecht toe. Voor het Omgevingsloket kies je Omgevingsvergunning Gebruiker.

8 adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket Tot slot kies je de gewenste rol(len). Er wordt nog een bevestiging gevraagd. 8 Dit resulteert voor de betreffende gebruiker in volgend overzichtsscherm van gebruikersrechten.

9 De betreffende persoon kan nu inloggen op het Omgevingsloket en zich aanmelden als adviesverlener voor de betreffende organisatie. Eenzelfde persoon kan meerdere rollen hebben voor meerdere instanties. Bij het inloggen zal de persoon telkens een keuze moeten maken voor welke organisatie (of voor zichzelf als burger) de persoon wenst in te loggen. 4 Inloggen op het Omgevingsloket Na het aanmelden via de elektronische identiteitskaart (e-id-kaart), het federaal token of het token van de Vlaamse overheid (VO-token), krijg je volgend keuzescherm. 9

10 adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket 5 Het aanvraagdossier consulteren of downloaden Nadat je je hebt aangemeld als medewerker van de adviesinstantie en indien je de link hebt gebruikt die aangeboden werd in de kennisgevingsmail, ga je onmiddellijk naar het betrokken dossier. 10 Als alternatief kan je gewoon inloggen op het Omgevingsloket en naar een overzichtsscherm gaan met alle beschikbare dossiers.

11 Voor elk dossier is er een download-knop hele dossier als.zip-bestand kan binnenhalen. beschikbaar waarmee je het Vanuit het overzichtsscherm kan je meer details opvragen door op het pijltje rechts te klikken. 11 Het detailscherm biedt de mogelijkheid om onmiddellijk naar de gewenste actie ( Verlenen extern advies ) te gaan. Via de editeer-knop ga je naar het eigenlijke dossier en kan je het dossier online consulteren.

12 adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket 6 De adviesvraag De eigenlijke adviesvraag, met de mogelijkheid tot antwoord, vind je onder 7. Dossieracties. 12 De actie Verleen extern advies bestaat uit twee delen: de adviesvraag zelf en Advies toevoegen. Standaard staat de adviesvraag open zodat eventuele commentaar van de adviesvrager en bijhorende bestanden kunnen gelezen en binnengehaald worden.

13 7 Het advies invoeren of opladen Door te klikken op de lijn Advies toevoegen kan je je advies ingeven of opladen. Het advies bestaat uit drie mogelijke delen: 1 Het (verplicht) aangeven van de aard van het advies: gunstig, ongunstig, Dit moet altijd ingegeven worden! Het is aangewezen om de contactgegevens van de behandelaar te vermelden op het advies. Als een lokaal bestuur nog bijkomende info wenst kan dit rechtstreeks met de adviesbehandelaar gebeuren. 13

14 adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket 2 het intypen van een motivering of 3 het opladen van één (of meerdere) bestand(en) in pdf-formaat, dat het advies bevat. 14 Na het klikken op Bestand toevoegen, kan je een bestand selecteren en een omschrijving meegeven en opladen.

15 Nadat je op de knop Advies doorsturen hebt geklikt, wordt het advies verzonden aan de adviesvrager. Je kan de sessie nu afsluiten. Het ingevoerde of opgeladen advies kan steeds opnieuw geraadpleegd worden. 8 De vorm van het advies Veel adviesinstanties kiezen ervoor om het advies intern voor te bereiden en een validatieproces te laten volgen. In principe kan dit op twee manieren: digitaal of analoog. Bij een digitaal validatieproces behoudt het advies de digitale bestandsstructuur en kan het finaal advies eenvoudig omgezet worden naar een tekst-pdf, al dan niet voorzien van een digitale handtekening. Gelet op de strikte toegangscontrole tot het systeem, hetzij via het loket, hetzij via webservices, is een digitale handtekening niet noodzakelijk. Het resulterend pdf-document zal in elk geval toelaten om de inhoud van het advies via copy/paste te integreren in het verslag en/of de vergunningsbeslissing. De tekst-pdf-bestandsstructuur is bijgevolg de beste garantie voor een correcte integratie van het advies. Indien een analoog validatieproces gevolgd wordt, is de enige mogelijkheid om het uiteindelijk papieren adviesdocument in te scannen en als raster-pdf op te laden in het Omgevingsloket. Hoewel dit een juridisch correct advies is, is een raster-pdf beperkt bruikbaar voor de vergunningverlenende overheid. Het advies moet immers opnieuw overgetypt worden met alle risico s en tijdverlies tot gevolg. Elke adviesinstantie dient bijgevolg zo spoedig mogelijk over te schakelen naar een digitaal validatieproces en een advies onder de vorm van een tekst-pdf (of rechtstreeks ingevoerd in het loket) aan te leveren. Als overgangsmaatregel kan naast een eventueel ingescand pdf-document het digitaal origineel (geconverteerd naar tekst-pdf) toegevoegd worden voor verdere verwerking. 15

16 VU: Peter Cabus, secretaris-generaal Ruimte Vlaanderen, Koning Albert II-laan 19, bus 12, 1210 Brussel - april 2014

17 handleiding adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket advies vraag

18 handleiding adviesvraag bij digitale aanvragen voor een stedenbouwkundige vergunning met het Omgevingsloket