1. ANALYSE VAN DE ONDERNEMERSVRIENDELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENING

Transcriptie

1 1. ANALYSE VAN DE ONDERNEMERSVRIENDELIJKHEID VAN DE DIENSTVERLENING 1. <stad/gemeente> voert een ondernemersvriendelijke dienstverlening, dat is een bewuste beleidskeuze, voor bepaalde afdelingen en diensten, we hebben dit in het verleden gedaan maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen 2. < stad/gemeente> heeft een goed zicht op wie haar ondernemers zijn, volledig, een vrij goed beeld, we hebben hier in het verleden inspanningen voor gedaan maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen 3. < stad/gemeente> brengt de noden en verwachtingen van ondernemers in kaart, op regelmatige basis, maar niet structureel, we hebben dit in het verleden gedaan maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen 4. <stad/gemeente> geeft ruimte voor inspraak aan ondernemers, er bestaan formele overlegorganen, maar niet structureel, we hebben dit in het verleden aangeboden maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen 5. Bij het voorbereiden van impactvolle beslissingen (wegenwerken, structuurplannen, ) wordt het advies van (vertegenwoordigers van) ondernemers gevraagd, dat gebeurt systematisch, maar niet altijd, we hebben dit in het verleden gedaan maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen Pagina1

2 6. Bij impactvolle beslissingen (wegenwerken, structuurplannen, ) worden betrokken ondernemers tijdig en volledig geïnformeerd, dat gebeurt systematisch, maar niet altijd, we hebben dit in het verleden gedaan maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen 7. <stad/gemeente> behandelt ondernemers persoonlijk en biedt informatie en een dienstverlening op maat aan, dat gebeurt systematisch, maar niet altijd, we hebben dit in het verleden gedaan maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen 8. <stad/gemeente> doet inspanningen om de administratieve lasten voor ondernemers te beperken, dat gebeurt systematisch, maar niet altijd, we hebben dit in het verleden gedaan maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen 9. <stad/gemeente> communiceert actief over lokale economie naar ondernemers toe, op regelmatige basis, maar niet structureel, we hebben dit in het verleden gedaan maar nu niet meer, en we hebben ook geen plannen om dit te doen 10. Indien u de dienstverlening aan ondernemers van < stad/gemeente> een rapportcijfer zou mogen geven, hoeveel punten op 10 zou u geven? Duid 1 cijfer aan Pagina2

3 2. BEOORDELING VAN DE DIENSTVERLENING AAN ONDERNEMERS 1. <stad/gemeente> heeft een schepen lokale economie 2. <stad/gemeente> heeft een ambtenaar lokale economie, voltijds, deeltijds [filtervraag: % VTE] 3. <stad/gemeente> heeft een afzonderlijke dienst lokale economie [filter: indien ja op 2 en/of 3:] 3.a. Tot de taken en opdrachten van de ambtenaar of dienst lokale economie behoren: Het vastleggen van de strategie rond lokale economie Het beantwoorden van vragen van ondernemers Het opvolgen van alle ondernemersdossiers (account management) Het opvolgen van enkel de vergunningsaanvragen van ondernemers Het coördineren van het overleg met ondernemers Het informeren van ondernemers Het onderhouden van gestructureerde contacten met ondernemers en ondernemersverenigingen Het bezoeken van ondernemers Het beheren van data met betrekking tot ondernemers Het uitvoeren van het beleid rond lokale economie Andere, nl:.. 4. <stad/gemeente> heeft een afzonderlijk beleidsplan lokale economie, maar het is in opmaak [filter: indien nee op vraag 4] 4.a. Doelstellingen over lokale economie zijn opgenomen in: Het algemeen gemeentelijk beleidsplan Een specifiek of sectoraal gemeentelijk beleidsplan Een ander strategisch document van de gemeente Geen enkel beleidsplan of strategische nota Pagina3

4 5. Op welke manier worden de ondernemers in <stad/gemeente> in kaart gebracht? Via het GIS Door middel van een eigen lijst of systeem Via inschrijving in de gemeentelijke handels- of bedrijvengids Via de verrijkte kruispuntbank voor ondernemingen (VKBO) Door aankoop van gegevensbestanden We houden geen overzicht van ondernemers bij 6. Op welke manier worden de noden en verwachtingen van ondernemers in kaart gebracht? Via een systematische bevraging van de ondernemers Op basis van contacten met ondernemers Op basis van contacten met ondernemersverenigingen Op basis van registratie van vragen en klachten van ondernemers Op basis van overleg in lokale adviesraden We doen daar geen specifieke inspanningen voor 7. Welke specifieke overlegorganen voor ondernemers zijn er in uw stad/gemeente? Gemeenschappelijk gemengd overlegorgaan (bvb. raad voor lokale economie) Overlegorgaan voor handel Overlegorgaan voor bedrijvigheid Marktcomité Ad hoc werkgroepen of overlegorganen met ondernemers rond specifieke thema s Geen overlegorganen voor ondernemers 8. In welke advies/overlegorganen zetelen ondernemers? Milieuraad Adviesraad verkeer/mobiliteit GECORO Cultuurraad In geen enkel advies/overlegorgaan 9. Op welke manier wordt het advies van (vertegenwoordigers van) ondernemers gevraagd bij het voorbereiden van impactvolle beslissingen (wegenwerken, structuurplannen, )? Door overleg met direct betrokken ondernemers Via overleg- of adviesorganen met ondernemers In het kader van een participatietraject Via openbaar onderzoek (verplicht advies) Pagina4

5 10. Op welke manier worden ondernemers geïnformeerd over impactvolle beslissingen (openbare werken, regelgeving, )? Via onze overlegorganen met ondernemers Via ondernemersverenigingen Via onze bestaande informatiekanalen voor lokale ondernemers Via een (persoonlijke) brief of mail Ondernemers worden niet specifiek geïnformeerd 11. Welke inspanningen worden er gedaan om ondernemers informatie en een dienstverlening op maat te bieden? We hebben een uniek aanspreekpunt (loket) voor ondernemers We bieden flexibele openingsuren voor ondernemers Er is een volledige opvolging van ondernemersdossiers door de ambtenaar of dienst lokale economie Er bestaat een intern opvolgingssysteem voor vragen/aanvragen/dossiers Ondernemers worden op de hoogte gehouden van de stand van zaken van hun dossiers De verantwoordelijke ambtenaar bezoekt ondernemers ter plaatse We informeren ondernemers ook over onderwerpen die niet tot de gemeentelijke bevoegdheid behoren We digitaliseren de dienstverlening aan ondernemers zoveel als mogelijk Geen van deze 12. Welke inspanningen worden er gedaan om de administratieve lasten voor ondernemers te beperken? Doorlichting van procedures met het oog op administratieve vereenvoudiging Eenmalige gegevensopvraging Zoveel mogelijk digitaliseren van procedures Bemiddeling/begeleiding bij administratieve problemen Geen van deze 13. Hoe informeert <stad/gemeente> ondernemers over de lokale economie? Nieuwsbrief voor lokale ondernemers Stedelijke/gemeentelijke website Brieven Lokale pers Brochures Onthaalmomenten voor nieuwe ondernemers Informatiemomenten Gemeentelijk informatieblad Informatiemagazines voor ondernemers van derden Geen specifieke communicatie naar ondernemers Pagina5

6 3. CASE: BEHANDELING STEDENBOUWKUNDIGE VERGUNNING Kies 1 optie per rij 1. Algemene procedure stedenbouwkundige vergunning De ambtenaar lokale economie wordt betrokken bij de procedure rond een stedenbouwkundige vergunning voor ondernemers <stad/gemeente> geeft duidelijke informatie aan ondernemers over situaties waarin een stedenbouwkundige vergunning vereist is en over vrijstellingen Specifieke gemeentelijke verordeningen voor de gemeente of voor bepaalde sites worden duidelijk gecommuniceerd <stad/gemeente> geeft specifieke informatie over wanneer een openbaar onderzoek moet plaatsvinden <stad/gemeente> begeleidt de ondernemer bij een openbaar onderzoek in het kader van de procedure voor een stedenbouwkundige vergunning De aanvrager kan op elk moment in de procedure de status van zijn dossier raadplegen <stad/gemeente> heeft toestemming van de Vlaamse overheid om zelf stedenbouwkundige vergunningen af te kunnen leveren (ontvoogde stad/gemeente) Er bestaat een interne procedure voor het antwoorden op vragen over een stedenbouwkundige vergunning 2. Voorbereiding en indienen De verantwoordelijke of dienst lokale economie wordt op de hoogte gebracht van elke aanvraag voor een stedenbouwkundige vergunning door een ondernemer De gemeente stelt informatie beschikbaar m.b.t. het verloop en de termijn van de procedure voor een stedenbouwkundige vergunning <stad/gemeente> hanteert een uniek loket of aanspreekpunt voor het aanvragen van stedenbouwkundige en milieuvergunningen De vergunningsaanvraag kan digitaal worden ingediend De gemeente vermeldt duidelijk welke formulieren en documenten nodig zijn voor de vergunningsaanvraag <stad/gemeente> biedt hulp om tot een ontvankelijk dossier te komen 3. Onderzoek ontvankelijkheid dossier De maximumtermijn van 30 dagen wordt altijd gerespecteerd De aanvrager wordt binnen de 14 dagen na de beslissing op de hoogte gebracht Het resultaat van het ontvankelijkheids- en volledigheidsonderzoek wordt digitaal verstuurd Bij niet-ontvankelijkheid krijgt de aanvrager informatie over de motivatie van de beslissing Bij niet-ontvankelijkheid wordt hulp aangeboden om tot een ontvankelijk dossier te komen Pagina6

7 4. Adviezen van bevoegde adviesinstanties <stad/gemeente> heeft een handleiding met richtlijnen voor het opvragen en verwerken van adviezen Voor zover dit tot de gemeentelijke bevoegdheid behoort, wordt ernaar gestreefd de termijn van adviesinwinning zo kort mogelijk te houden 5. Beslissing CBS Voor zover dit tot de gemeentelijke bevoegdheid behoort, wordt ernaar gestreefd de beslissingstermijn (75/105 dagen) te respecteren De aanvrager wordt binnen de 10 dagen na de beslissing op de hoogte gebracht Ook bij een stilzwijgende (en dus negatieve) beslissing wordt de aanvrager op de hoogte gebracht Een negatieve beslissing wordt gedetailleerd gemotiveerd Bij een negatieve beslissing wordt het dossier opgevolgd door de verantwoordelijke voor lokale economie De aanvrager wordt geïnformeerd over de aanplakkingsprocedure Pagina7

8 4. ONDERNEMERSVRIENDELIJKHEID VAN DE WEBSITE 1. Is er specifieke informatie voor ondernemers aanwezig op de gemeentelijke website? [filter: Indien ja op vraag 1] 1.a. Op welke manier wordt informatie voor ondernemers op de gemeentelijke website vermeld? Gegroepeerd in een specifieke rubriek voor ondernemers Gegroepeerd in een apart digitaal ondernemersloket Gegroepeerd op de webpagina s van de verantwoordelijke dienst Niet gegroepeerd, de informatie wordt aangeboden per thema of gemeentedienst 1.b. Is er een duidelijk zichtbare link naar de ondernemersinformatie op de startpagina van de website? 2. Verwijst u op de gemeentelijke website voor bepaalde onderwerpen die geen gemeentelijke bevoegdheid zijn (voedingsmiddelenvergunningen, ) naar de websites van andere overheden?, altijd, voor bepaalde onderwerpen 3. Worden de openingsuren van de diensten of loketten duidelijk vermeld op de website? Ja, per dienst Ja, in een centraal overzicht Ja, zowel centraal als per dienst Nee 4. Worden de contactgegevens van bevoegde ambtenaren duidelijk vermeld op de website? Ja, per dienst Ja, in een centraal overzicht Ja, zowel centraal als per dienst Nee [filter: Indien ja op vraag 4] 4.a. Welke contactgegevens worden vermeld? Naam Functie Foto Postadres Pagina8

9 Rechtstreeks adres adres dienst Rechtstreeks telefoonnummer Telefoonnummer dienst Contacturen 5. Is het mogelijk om één of meerdere specifieke ondernemerstransacties online te regelen? (aanvraag terrasvergunning of andere ondernemersrelevante vergunning) ja nee [filter: Indien nee op vraag 5] 5.a. Indien niet, zijn hier concrete plannen voor waarbij een realisatiedatum is vastgelegd? 6. Welke van volgende items kan het stads/gemeentepersoneel eenvoudig zelf op de website plaatsen of aanpassen? Kies 1 optie per rij Ja Neen Geen idee Tekst Bijlagen (Word, PDF, ) Links naar interne webpagina s.links naar externe websites Titels in menu Titels in navigatie 7. Worden de bezoekers- en gebruikersgegevens van de website geanalyseerd?, we houden bezoekersstatistieken bij, we analyseren het gedrag van websitebezoekers, we gebruiken zoekwoord analyse Pagina9