INFOBROCHURE OMGEVINGSVERGUNNING

Transcriptie

1 INFOBROCHURE OMGEVINGSVERGUNNING

2 1 INHOUDSOPGAVE 1 INHOUDSOPGAVE INLEIDING PROJECT OMGEVINGSVERGUNNING IMPACT VOOR DE GEMEENTE Software Omgevingsloket voor Omgevingsvergunning (Vlaamse Overheid)... 4 Opstarten... 4 Gebruikersbeheer... 5 Automatische mailings Vergunningen.NET voor Omgevingsvergunning (Cevi)... 7 Opstarten... 7 Gebruikersbeheer... 8 Installatie Andere toepassingen Hardware Bijkomend scherm Schijfvolume op servers Organisatorisch... 12

3 2 2 INLEIDING De Omgevingsvergunning wordt een feit. De Vlaamse Overheid treft alle voorbereidingen om het voor architecten, bedrijven en particulieren mogelijk te maken dat zij vanaf 1 januari 2018 hun aanvraag tot Omgevingsvergunning via het Omgevingsloket kunnen indienen. Aanvragers kunnen ook altijd opvragen in welk stadium de projecten zich bevinden. Het Omgevingsvergunningsdecreet eist ook een digitale behandeling van de projecten door de Vergunning Verlenende Overheid. De eigen software van de gemeente moet dus aangepast worden om Omgevingsprojecten te kunnen importeren naar de eigen toepassing; en opvolgingsstappen weer te kunnen synchroniseren met het Omgevingsloket. In deze infobrochure geven we graag een woordje uitleg over wat dit project allemaal inhoudt en welke aandachtspunten u best bekijkt binnen uw gemeente.

4 3 3 PROJECT OMGEVINGSVERGUNNING Het project Omgevingsvergunning, is een initiatief van de Vlaamse Overheid. Het ligt in het verlengde van het project Digitale Bouwaanvraag waarbij stedenbouwkundige dossiers digitaal worden ingediend via een Omgevingsloket. Op het moment dat de Omgevingsvergunning van start gaat, zullen ook milieugerelateerde aanvragen en verkavelingsaanvragen via het Omgevingsloket kunnen ingediend worden. Het project wil de informatie-uitwisseling tussen alle mogelijke actoren digitaliseren en stroomlijnen gaande van de aanvraag (burger, onderneming, architect) tot en met de statistische verwerking van de verschillende gegevens en de eventuele uitvoering van de werken, vertrekkende vanuit de beschikbare authentieke databronnen en aangevuld met de door de verschillende processen gegenereerde data. Cevi stelt alles in het werk om ervoor te zorgen dat de toepassing van de gemeente Vergunningen.NET uitgebreid wordt en instaat voor de uitwisseling met het Vlaamse platform voor Omgevingsvergunning. Wel willen we benadrukken dat de architectuur voor de uitwisseling met het platform voor Digitale Bouwaanvraag en Omgevingsvergunning grondig van elkaar verschillen. Daarom is Cevi genoodzaakt een volledig nieuwe databank én bijhorende applicatie uit te werken. De ontwikkeling hiervan verloopt gefaseerd. In een eerste fase werd de import van de projecten en berichten voorzien. Een aanvraag voor een Omgevingsvergunning die ingediend werd via het Omgevingsloket wordt via een intake gecreëerd in Vergunningen.NET voor de verdere behandeling ervan. De behandeling van de projecten zal procedure per procedure uitgewerkt en vrijgegeven worden. Verschillende stappen van de behandeling die geregistreerd worden in Vergunningen.NET zoals de verklaring van volledig en ontvankelijkheid, het opstarten van openbaar onderzoek, zullen telkens gecommuniceerd worden naar het Omgevingsloket zodat de aanvrager zijn project kan opvolgen. Alle communicatie tussen het Omgevingsloket en Vergunningen.NET vindt op vaste tijdstippen plaats via een automatische taak. De behandelaar kan er ook voor kiezen de berichten onmiddellijk te laten vertrekken of ze in te plannen om in de toekomst te laten verzenden. Schema uitwisseling

5 4 4 IMPACT VOOR DE GEMEENTE Elke verandering heeft zijn voor- en nadelen. In elk geval zal de Omgevingsvergunning zowel op software, hardware als op organisatorisch vlak aanzienlijke gevolgen hebben. 4.1 SOFTWARE Omgevingsloket voor Omgevingsvergunning (Vlaamse Overheid) Opstarten Momenteel is het Omgevingsloket voor Digitale Bouwaanvraag het meest gekend in de gemeente. Het loket kan opgestart worden via volgende url: Dit is het loket waar de aanvrager tot nu toe zijn stedenbouwkundige dossier indient en ook de status van zijn dossier opvolgt. Dit loket blijft na 1 januari bestaan voor de lopende dossiers. Nieuwe dossiers zullen vanaf 1 januari 2018 echter ingediend worden via het Omgevingsloket voor Omgevingsvergunningen. Dit loket kan opgestart worden via volgende url: Voorbeeld Project Omgevingsloket

6 5 Gebruikers van de gemeente kunnen op verschillende manier aanmelden en inloggen met verschillende rollen. Er bestaat ook een oefenomgeving van het Omgevingsloket voor Omgevingsvergunning. Die oefenomgeving start u op via volgende url: Gebruikersbeheer De gebruikersrechten voor de productieomgeving worden bepaald via de gebruikersbeheertoepassing van de Vlaamse Overheid ( De lokale beheerder kan rollen toekennen aan de medewerkers van de gemeente. In eerste instantie is dit de secretaris of veiligheidsbeheerder. Dit zijn de verschillende mogelijke rechten die toegekend kunnen worden in het kader van de Omgevingsvergunning: * Editerend dossierbehandelaar: voor behandelaars die ook acties moeten kunnen stellen op het loket. * Consulterend dossierbehandelaar: voor behandelaars die de aanvragen enkel moeten kunnen inkijken (bijvoorbeeld schepenen). * Editerend adviesverlener: voor personen die adviezen verlenen en de contactpunten van de gemeente beheren. * Consulterend adviesverlener. * Samenstellend ambtenaar: voor personen die analoog ingediende aanvragen digitaliseren. * Beheerder adviesinstantie: voor personen die in de toekomst de contactpunten van de gemeente zullen beheren (momenteel kan dit met de rol editerend adviesverlener ).

7 6 Gelieve de medewerkers in uw bestuur alle nodige rechten te geven om te kunnen inloggen in het Omgevingsloket. Indien gewenst kunt u de gebruikersrechten voor de oefenomgeving aanvragen via info@omgevingsloket.be Automatische mailings Wanneer er een dossier wordt ingediend via het Omgevingsloket op grondgebied van de gemeente, dan wordt de gemeente daarvan verwittigd via een automatische mail vanuit het Omgevingsloket. Hetzelfde mailadres wordt gebruikt wanneer er berichten op bestaande dossiers uitgevoerd worden gericht aan de gemeente (vb. intrekken van een dossier door de aanvrager). Aangezien er reeds een mailadres gekend is in het Omgevingsloket voor DBA, wordt ingesteld dat ditzelfde adres initieel gebruikt mag worden in het Omgevingsloket voor Omgevingsvergunning. Onlangs werd een mail gestuurd vanuit Departement Omgeving met de vraag of dit gewijzigd moet worden. Als u voor automatische mailings vanuit het Omgevingsloket voor Omgevingsvergunning een ander mailadres wenst te gebruiken als bij DBA dan mag u dit nieuwe mailadres communiceren naar info@omgevingsloket.be. De aanpassing kan enkele dagen duren. Wat mailadressen betreft van contactpunten van een gemeente als adviesinstantie werden initieel ook de contactpunten van DBA gebruikt. Een gemeente is zelf vrij om andere mailadressen te activeren en bestaande te deactiveren. Momenteel kan iedereen met de rol van editerend adviesverlener de contactpunten beheren via het Omgevingsloket voor Omgevingsvergunning. Op termijn zal Departement Omgeving dit veranderen naar de beheerder adviesinstantie.

8 7 Gelieve de contactpunten van de gemeente voor adviesvragen op het Omgevingsloket voor Omgevingsvergunning na te kijken en te beheren Vergunningen.NET voor Omgevingsvergunning (Cevi) Opstarten Cevi voorziet de behandeling van de Omgevingsvergunning en de uitwisseling naar het Omgevingsloket in een uitbreiding van de toepassing Vergunningen.NET. Na installatie zul je de toepassing kunnen opstarten vanuit de huidige url van Vergunningen.Net of via de nieuwe url

9 8 Voorbeeld Project Vergunningen.NET Gebruikersbeheer De gebruikersrechten worden bepaald in RBAC (Role Based Access Control). Er zal met Windows Authenticatie gewerkt worden. Iemand met de rol Ambtenaar Vergunningen zal de toepassing kunnen opstarten en rechten hebben om Omgevingsprojecten te editeren. Gelieve in Cevi Metamanager de rol Ambtenaar Vergunningen toe te kennen aan alle gebruikers. Later zullen volgende rollen ter beschikking gesteld worden: * Raadpleger Vergunningen * Interne adviesinstantie * Mandataris * Burger

10 9 * Beheerder Vergunningen Installatie De installatie vanuit Cevi zal in twee delen gebeuren. Tijdens het eerste deel van de installatie wordt een nieuwe databank Omgeving gemaakt voor de Omgevingsvergunning projecten. Tijdens het tweede deel van de installatie wordt: * de nieuwe databank Omgeving gevoed met basisgegevens vanuit de huidige Tv0 databank; * de huidige versie van Vergunningen.Net geüpgradet; * de nieuwe standaardmap OV gecreëerd op de fileserver; * én worden de setups voor de clients (of Citrixomgeving) klaargezet. Hieronder leest u welke stappen Cevi uitvoert en welke voorbereidingen vanuit de IT dienst van de gemeente kunnen gebeuren. Installatie deel 1 Database server Dit gaat om de databaseserver waar de huidige databanken voor Vergunningen op staan. Wordt voorzien door Cevi: * aanmaak nieuwe databank Omgeving en bijhorende SQL user (db_owner). Vragen aan systeembeheer: Gelieve ervoor te zorgen dat er minstens 1GB vrije ruimte voorzien is om de nieuwe Omgeving databank aan te maken. Gelieve na installatie de nieuwe databank mee te nemen in het backup schema Installatie deel 2 Database server Wordt voorzien door Cevi: * Migratie vanuit de huidige tv0 databank naar de nieuwe databank Omgeving van enkele basisgegevens. Webserver Dit gaat om de webserver waar de services voor Vergunningen.Net en DBA op staan. De uitwisseling met het platform voor het Omgevingsloket voor Omgevingsvergunning gebruikt dezelfde certificaten en poorten als nu voor DBA. Wordt voorzien door Cevi: * Het aanmaken van de nieuwe Windows-service en websites in IIS voor Omgeving. Fileserver Dit gaat om de fileserver waar de data-mappen cevi\adm\... zich bevinden. Meestal bevinden ze zich onder de data share waar Cevi gebruik van maakt. De clients kennen ze meestal als de L:\-share. Wordt voorzien door Cevi:

11 10 * Het creëren van een nieuwe standaardmap OV onder FILESERVER\cevi\adm\... met onderliggende mappen. * Het instellen van de nieuwe map FILESERVER \Cevi\adm\OV\bijlagen als bijlagenmap waar het programma automatisch een dossiermap genereert met elektronische bijlagen tijdens de import van een Omgevingsproject. * De dba file user zal gebruikt worden bij het creëren van de nieuwe projectmappen. Gelieve deze de nodige rechten te geven op de nieuwe bijlagenmap FILESER- VER\Cevi\adm\OV\bijlagen én alle onderliggende mappen/documenten. Vragen aan systeembeheer: Gelieve genoeg vrije ruimte te voorzien op de fileserver. Volgens Vlaanderen zal de dossiermap van een Omgevingsproject gemiddeld 25 MB omvatten. Als u kan nagaan hoeveel dossiers dienst stedenbouw en milieu gemiddeld ontvangen per jaar kan u nagaan indien er genoeg vrije ruimte beschikbaar is. Gelieve na installatie na te gaan indien de dba fileuser de nodige rechten heeft op de bijlagenmap.

12 11 Client Vergunningen.Net is een webtoepassing en we proberen dus zo weinig mogelijk op de client pc te installeren. Om standaardbrieven te kunnen voorbereiden zult u echter de Word Add-In Cevi veldselectie moeten gebruiken. Om documenten te kunnen editeren zal de Cevi Document Manager gebruikt worden. Als dit nog niet op de clients/citrix staat zal dit geïnstalleerd moeten worden. Wordt voorzien door Cevi: * Het klaarzetten van een aantal setups onder FILESERVER\Cevi\adm\OV\install. Vragen aan systeembeheer: Gelieve na de installatie door Cevi, de klaargezette setups op alle pc s van de clients als administrator uit te voeren; of in citrixomgeving uit te rollen Andere toepassingen U kunt ook nagaan of u bepaalde software wilt gebruiken om: * documenten digitaal te ondertekenen; * dossiers in Openbaar Onderzoek of beslissingen aan het loket bij de gemeente digitaal ter inzage te leggen. Als u meer informatie wilt over het aanbod van Cevi kunt u altijd contact opnemen daarvoor. 4.2 HARDWARE Met de invoering van DBA breidden bepaalde besturen ook de hardware uit. Het gaat over bijkomende schermen, schijfvolume op servers Aangezien nu ook de dienst milieu volledig digitaal zal werken wordt dit best nog eens opnieuw onderzocht Bijkomend scherm Zoals aangegeven zullen alle bijlagen voor Omgevingsprojecten nu digitaal binnenkomen. Medewerkers die nauw betrokken zijn met de registratie en behandeling van de projecten zullen nood hebben aan een tweede scherm. Vb. Eén scherm van 23 inch & één van 27 inch. Let hierbij ook op de beeldschermresolutie. U kunt ook nagaan of het nodig is om de Raadzaal waar het College zijn zitting houdt, te voorzien van bijkomende schermen of projectieschermen. Dit ook aan het loket waar burgers dossiers in openbaar onderzoek of beslissingen die ter inzage liggen komen inkijken Schijfvolume op servers In hoofdstuk wordt omschreven wat dient te gebeuren op het niveau van de databaseserver, de webserver en de fileserver. Gelieve de beschikbare schijfruimte na te gaan. Zeker wanneer u op dit moment al met plaatsgebrek of met performantie/netwerkproblemen te maken hebt, zult u best op korte termijn een oplossing daar-

13 12 voor zoeken. U kunt gerust ook Cevi contacteren hiervoor om alle nodige informatie op te vragen. 4.3 ORGANISATORISCH Omdat bijna het volledige vergunningsproces vanaf 1 januari 2018 digitaal verloopt, houdt dit gegarandeerd een aanpassing of verschuiving in van de taken van uw medewerkers: postverzending, adviesvragen, dossiers ter inzage, voorleggen aan het college, zijn taken die zeker herbekeken moeten worden. Ook zal er een nauwere samenwerken nodig zijn tussen dienst milieu en stedenbouw; of werken jullie al met een dienst Omgeving? Cevi wil graag een tool bieden zodat u steeds het overzicht over uw dossier behoudt; en kunt opvolgen welke acties er nodig zijn. Een eerste aanzet hiervoor vond u in de takenlijst van de huidige versie van Vergunningen.NET. Naarmate we na 1 januari 2018 de nieuwe noden voor de procedures van Omgevingsvergunning leren kennen, zullen we deze takenlijst aanpassen om hieraan tegemoet te komen.