ebir th Controlelijst ziekenhuis ebirth webtoepassing voor zorgverstrekkers Versie 2.0

Transcriptie

1 ebir th ebirth webtoepassing voor zorgverstrekkers ziekenhuis Versie 2.0

2 Inhoudsopgave 1 INLEIDING TECHNISCHE BEHOEFTEN TE DOORLOPEN ETAPPES VOOR HET GEBRUIK VAN DE WEBTOEPASSING EBIRTH OPLEIDING EN GEBRUIK VAN DE EBIRTH-TOEPASSING TÂCHES À EFFECTUER LORS DE LA PREMIÈRE UTILISATION ANNEXE : TABLEAU RÉCAPITULATIF LISTE DE CONTRÔLE HÔPITAL...11 Page 2

3 1 Inleiding Met behulp van dit document wensen we u alle informatie te verstrekken die u nodig hebt om de ebirthtoepassing te gebruiken. Dit document is bestemd voor de ebirth-contactpunten van de ziekenhuizen. Aan de ziekenhuizen worden twee mogelijkheden geboden om de toepassing te integreren: - De ebirth-toepassing gebruiken via een webtoepassing; d.w.z. toegang hebben tot de ebirthtoepassing via een internetbrowser (bv. Internet Explorer). - De ebirth-toepassing integreren via een web service; d.w.z. de ebirth-toepassing integreren in de bestaande software van het ziekenhuis. In dit document hebben we het uitsluitend over het gebruik van ebirth via een webtoepassing. De inlichtingen betreffende de web services worden opgenomen in een andere controlelijst. Om te beginnen besteden we aandacht aan de technische behoeften die noodzakelijk zijn om de toepassing te installeren (gebruik van internet, browsers van het type Internet Explorer ). Daarna leggen we u uit wat u moet doen om de zorgverstrekkers van uw ziekenhuis toegang te bieden tot de ebirthtoepassing. Tot slot bezorgen we u alle informatie betreffende het gebruik van de toepassing (aanbevolen opleidingen, interne schikkingen ). Page 3

4 2 Technische behoeften Om de ebirth-toepassing correct te kunnen gebruiken, bevelen we u aan om de volgende vereisten na te leven: INTERNET : een internetverbinding is absoluut onmisbaar. Waarschijnlijk is de verbinding die in de gemeente beschikbaar is, beperkt tot uw intranet en tot een aantal specifieke externe websites. Het is belangrijk dat u de volgende URL toevoegt om toegang te hebben tot de volgende websites: et BROWSER (navigateur) : de toepassing werd getest op Internet Explorer 7 en Mozilla Firefox 3.0. Alle vroegere versies (Internet Explorer 6 en 5; Mozilla Firefox 2.0) zouden a priori geen problemen mogen stellen voor het gebruik van de ebirth-toepassing. Wordt u toch met problemen geconfronteerd, gelieve dan contact op te nemen met de contact center van ehealth. LECTEUR DE CARTE : u hebt een kaartlezer nodig indien u zich met de elektronische identiteitskaart wenst te identificeren op de portaalsite ehealth en/of indien u de ouders wenst te identificeren met behulp van hun elektronische identiteitskaart bij de geboorte van het kind. Om te weten welke soorten kaartlezers beschikbaar zijn en om hun compatibiliteiten te kennen, moet u de catalogus raadplegen die u vindt op de eid-website ( Nadat u de kaartlezer hebt geïnstalleerd, moet u ook de eid middleware (programmapakket) installeren waarmee u de elektronische identiteitskaarten kunt lezen. Download de installatiesoftware die u vindt op de eid-website ( Page 4

5 3 Te doorlopen etappes voor het gebruik van de webtoepassing ebirth Dit deel is uitsluitend bestemd voor de ziekenhuizen die via een webtoepassing toegang hebben tot de ebirth-toepassing. In tegenstelling met de ziekenhuizen die de ebirth-toepassing gebruiken via een web service, moeten de ziekenhuizen die een webtoepassing gebruiken zich voorafgaand identificeren. De etappes die we u hierna in detail beschrijven, laten u toe snel toegang te hebben tot de ebirthtoepassing. Etappe 1 : terugsturen van het voorbereidend formulier voor het gebruik van ebirth Medical Stuur het Voorbereidend formulier voor het gebruik van ebirth Medical behoorlijk ingevuld terug naar de Service Desk van Fedict. Het formulier is te downloaden op de ehealth web site ( of het aan te vragen door een te sturen naar het adres servicedesk@fedict.belgium.be. Er liggen ten minste 2 maanden tussen het opsturen van uw formulier en de effectieve installatie in uw ziekenhuis. De installatie in het ziekenhuis gebeurt parallel met de installatie van de toepassing in de Burgerlijke Stand van uw gemeente en misschien in één of meer ziekenhuizen die verbonden zijn met uw gemeente. Etappe 2 : aanwijzen van een veiligheidsbeheerder Een veiligheidsbeheerder binnen het ziekenhuis aanwijzen. Hij zal het centrale aanspreekpunt zijn voor alle vragen betreffende de authenticatie van het personeel van het ziekenhuis. Indien geen veiligheidsbeheerder is aangewezen in uw ziekenhuis, gelieve contact op te nemen met het contact center van ehealth of het menu «Gebruikers- en toegangsbeheer» op de ehealth web site te raadplegen: ( Etappe 3 : definiëren van de zorgvertrekkers en administratief personeel van het ziekenhuis in de ehealth database Zodra de veiligheidsbeheerder is aangewezen in uw ziekenhuis, moet hij de zorgverstrekkers en het administratief personeel van het ziekenhuis definiëren die toegang zullen krijgen tot de ebirth-toepassing. Voor meer informatie hieromtrent, gelieve het menu «Gebruikers- en toegangsbeheer» op de ehealth web site te raadplegen: ( De veiligheidsbeheerder is ook verantwoordelijk om aan iedere zorgverstrekker en administratief personeel, die de ebirth-toepassing gaat gebruiken, een rol toe te kennen. Page 5

6 Er bestaan 2 soorten profielen: Administratief profiel: - Toegang tot de identificatiegegevens (formulier van kennisgeving) - U kunt alle gegevens (identificatiegegevens en medische gegevens na validatie door een medisch profiel) van de kennisgeving van geboorte doorsturen. Medisch profiel: - Toegang tot alle gegevens (het formulier van kennisgeving met de identificatiegegevens en het formulier met de medische statistische gegevens) - De elektronische validatie door een medisch profiel is steeds vereist vóór de verzending van de gegevens. Beide profielen kunnen bijkomende rechten als Administrator verkrijgen. Deze rechten maken het mogelijk dossiers te schrappen die werden gecreëerd en/of de algemene informatie te wijzigen. Wij bevelen aan om deze bijkomende rechten bij voorkeur aan een medisch profiel toe te kennen. Deze laatste heeft immers een overzicht van alle gegevens (identificatie- en medische gegevens) in tegenstelling met het administratief profiel (alleen identificatiegegevens) Etappe 4 : beschikken over een elektronische identiteitskaart (met PIN-code) of een token Alle gebruikers die de veiligheidsbeheerder heeft gedefinieerd, moeten beschikken over een elektronische identiteitskaart met PIN-code dan wel over een gebruikersnaam, een wachtwoord en het burgertoken. Hebt u geen elektronische identiteitskaart, vraag er dan één aan bij de gemeente waar u verblijft. Hebt u geen token, vraag er dan één aan via de federale portaalsite, met name op Zodra u in het bezit bent van de elektronische identiteitskaart of beschikt over een gebruikersnaam, een wachtwoord en het burgertoken, zult u toegang kunnen hebben tot de ebirth-toepassing. Etappe 5 : toegang tot de ebirth-toepassing De toegang tot de ebirth-toepassing kan enkel via de ehealth web site ( Nadat u zich geïdentificeerd hebt, kan u toegang hebben tot de ebirth-toepassing die zich bevindt in de lijst beschikbare diensten op de ehealth web site. Etappe 6 : te nemen maatregelen in geval van geen toegang tot de toepassing Elke zorgverstrekker (arts, vroedvrouw of verpleegkundige) moet bij het Kadaster erkend worden om toegang te krijgen tot de ebirth-toepassing. Voor de nieuwe zorgverstrekkers is het dus belangrijk dat u eerst in het Kadaster bent opgenomen alvorens de ebirth-toepassing te gebruiken. Indien u toch een foutbericht krijgt waarin staat dat u niet bevoegd bent om toegang te hebben tot de toepassing, betekent dit dat de portaalsite ehealth u niet herkent als gebruiker van de ebirth-toepassing. Gelieve de ehealth contact center op te bellen. U kunt op verschillende manieren contact opnemen met Contact Center ehealth: telefonisch, op het nummer Onze medewerkers staan tot uw dienst van maandag tot vrijdag van tot uur. Via het contactformulier Page 6

7 Buiten deze werkuren kunt u via het contactformulier van ehealth steeds vragen dat men contact met u opneemt. Page 7

8 4 Opleiding en gebruik van de ebirth-toepassing In deze laatste paragraaf willen we u enkele tips geven met betrekking tot de vereisten waaraan moet worden voldaan voor een optimaal gebruik van de ebirth-toepassing. ETAPPE 1 : lezen van de handleiding U beschikt over een volledige handleiding: daarin leest u stap voor stap wat u moet doen om de enerzijds de kennisgeving van geboorte (Luik A en B van model I) in te vullen en anderzijds het medisch statistisch formulier in te vullen (luik C van model I). U kunt dit document downloaden op de ehealth-website ( ETAPPE 2 : de virtuele opleiding volgen Deze opleiding per computer biedt u de kans vertrouwd te raken met de schermen van deze nieuwe toepassing en geeft een eerste overzicht van alle etappes die u moet doorlopen bij de kennisgeving van een geboorte. Deze virtuele opleiding is beschikbaar op de ehealth-website ( ETAPPE 3 : interne communicatie van de nieuwe schikkingen Het is altijd nuttig om de grote etappes te noteren die u moet volgen m.b.t. de nieuwe schikkingen die in het ziekenhuis worden getroffen. Dit blad beschrijft de rollen en de verantwoordelijkheid van elke betrokkene bij kraamkliniek voor alle etappes in verband met de kennisgeving van de geboorte van een kind. Page 8

9 5 Uit te voeren taken bij het eerste gebruik Alvorens u de toepassing begint te gebruiken, moet de administrator bepaalde statische gegevens, beheersgegevens genoemd, invoeren. Het gaat enerzijds om de adressen van de gebruikers van de ebirth-toepassing die zullen worden gebruikt wanneer herinneringen moeten worden verstuurd (functionaliteiten van herinnering voorzien wanneer de medische statistische gegevens niet binnen de toegekende termijn worden meegedeeld). Anderzijds moeten ook de gegevens betreffende de gemeente (met name de dienst Burgerlijke Stand) op het grondgebied waarvan het ziekenhuis ligt worden aangevuld. De contactgegevens van de Burgerlijke Stand van deze gemeente staan op het informatiedocument dat aan de ouders wordt overhandigd na de geboorte van hun kind(eren) en dat de toepassing genereert wanneer de geboortegegevens zullen zijn aangevuld. De Administrator moet in eerste instantie het exacte adres van de Burgerlijke Stand invoeren. Wanneer hij de naam van de stad invoert, wordt een menu onder het vak afgerold waarin hij de juiste gemeente kan kiezen. Page 9

10 Twee gemeenten tellen meerdere districten. Het zijn Antwerpen en Doornik. U moet het juiste district kiezen dat overeenstemt met de Burgerlijke Stand waarvan het ziekenhuis afhangt. Zoals u hierna kunt zien, staat de naam van de referentiegemeente tussen haakjes. Antwerpen Antwerpen (district) Berchem (Antwerpen) Berendrecht-Zandvliet-Lillo (Antwerpen) Borgerhout (Antwerpen) Deurne (Antwerpen) Doornik Doornik (district) Froidmont (Doornik) Gaurain (Doornik) Kain (Doornik) Templeuve (Doornik) Ekeren (Antwerpen) Hoboken (Antwerpen) Merksem (Antwerpen) Wilrijk (Antwerpen) Page 10

11 6 Bijlage: samenvattende tabel ziekenhuis U vindt hieronder een samenvattende tabel van alle etappes die in dit document worden beschreven. Het verdient aanbeveling om deze tabel te gebruiken teneinde geen enkele etappe over te slaan bij het installeren van de ebirth-toepassing. ETAPPES AARD WIE? UITGEVOERD Voorafgaande technische handelingen en toegang tot de toepassing 1 Controle van de toegankelijkheid van de verschillende websites (ehealth, Belgium.be) VERPLICHT IT-departement / Veiligheidsbeheerder 2 Beschikbaarheid van een kaartlezer voor de elektronische identiteitskaarten FACULTATIEF (AANBEVOLEN) IT-departement / Veiligheidsbeheerder / Verantwoordelijke kraamkliniek 3 Terugsturen van het voorbereidend formulier voor het gebruik van ebirth Medical VERPLICHT Verantwoordelijke kraamkliniek 4 Een veiligheidsbeheerder aanwijzen VERPLICHT IT-departement 5 De gebruikers van het ziekenhuis definiëren 6 Beschikken over een elektronische identiteitskaart of een token VERPLICHT VERPLICHT Veiligheidsbeheerder Gebruikers Opleiding in het gebruik van ebirth 7 Lezen van de ebirth-handleiding VERPLICHT Gebruikers 8 De virtuele opleiding volgen AANBEVOLEN Gebruikers 9 Communicatie van de nieuwe interne schikkingen VERPLICHT Verantwoordelijke kraamkliniek Page 11