voor adviesverleners en adviesverlening via het Omgevingsloket

Transcriptie

1 H A N D L E I D I N G voor adviesverleners en adviesverlening via het Omgevingsloket Vlaamse overheid - Federale overheid - Lokale besturen - Provincies - Economische actoren

2 Handleiding ingedeeld volgens type adviesverlener: 1. Adviesverlener: Overheid (Vlaamse overheid, Federale overheid) Wat heb ik nodig om een digitaal advies te kunnen verlenen? Hoe ontvang ik een digitale adviesvraag? Hoe verleen ik digitaal een advies? 8 2. Adviesverlener: Lokaal bestuur (gemeente, provincie) Wat heb ik nodig om een digitaal advies te kunnen verlenen? Hoe ontvang ik een digitale adviesvraag? Hoe verleen ik digitaal een advies? Adviesverlener: Economische actor Wat heb ik nodig om een digitaal advies te kunnen verlenen? Hoe ontvang ik een digitale adviesvraag? Hoe verleen ik een digitale adviesvraag? Bijlagen Doorstroming adviesinstanties (AVI s) toegevoegd door Ruimte 22 Vlaanderen 4.2 Doorstroming adviesinstanties (AVI s) toegevoegd door 23 adviesverleners

3 1. Adviesverlener: Overheid (Vlaamse overheid, Federale overheid) 1.1 Wat heb ik nodig om een digitaal advies te kunnen verlenen? Generiek adres Contactpersoon Lokaal beheerder Generiek adres Wanneer er een digitaal advies wordt gevraagd, wordt die adviesvraag naar een mailadres gestuurd. Elke instantie die advies verleent, dient een generiek mailadres door te geven aan het team van het Omgevingsloket.* Generiek wil zeggen een algemeen mailadres waar meerdere personen aan kunnen zodat de termijnen niet in het gedrang komen wanneer er bv. iemand ziek wordt of op verlof is. Het team van het Omgevingsloket houdt een databank bij met alle adviesinstanties. Voor elke adviesinstantie wordt er een mailadres ingegeven op hoofdniveau. Hier wordt dus nog geen rekening gehouden met onderliggende diensten of lokale afdelingen. Contactpersoon 2 Als er meldingen zijn die van belang zijn voor de adviesverleners, dan is het nuttig om hiervoor een concrete contactpersoon te kunnen aanspreken. Gelieve de naam, het adres en het telefoonnummer van die persoon door te geven aan het team van het Omgevingsloket*. Lokaal beheerder Binnen de organisatie is er al een persoon aangeduid die optreedt als lokaal beheerder. Vaak is dat iemand van de IT-afdeling. Die persoon kan anderen rechten toekennen om in een bepaalde rol te kunnen inloggen. Om in het Omgevingsloket te kunnen inloggen als adviesverlener, moet je hier de nodige rechten voor hebben. Die rechten bevestigen dat je een werkrelatie hebt met de organisatie waarvoor je als adviesverlener mag optreden. Hierna volgt een beknopte handleiding voor de lokaal beheerder om collega s (of zichzelf) toegang te geven tot het Omgevingsloket in de rol van adviesverlener van de overheidsinstantie waarvoor hij/zij werkt. *contact: info@omgevingsloket.be

4 Beknopte handleiding voor de lokaal beheerder van een overheidsinstantie STAP 1: Ga naar de website van het gebruikersbeheer (webidm). URL: Log in met je elektronische identiteitskaart en kaarlezer. STAP 2: Zoek een bestaande gebruiker of voeg een nieuwe gebruiker toe a.d.h.v. zijn/haar rijksregisternummer. Wanneer je bent ingelogd, kan je in het linkermenu nakijken of de gebruiker al in het gebruikersbeheer geregistreerd staat. Dat doe je via de knop zoek (1) onder het menu gebruiker. Staat de persoon nog niet in het gebruikersbeheer, dan voeg je hem/haar toe a.d.h.v. zijn/haar rijksregisternummer via de knop voeg toe (2). 3 STAP 3: Vul bijkomende gegevens in over de gebruiker

5 optioneel 4 STAP 4: Ken de nodige rechten toe aan de gebruiker Om rechten toe te kennen voor het Omgevingsloket, kies je om te beginnen het recht Omgevingsvergunning - gebruiker.

6 Vervolgens kies je de gewenste rol(len). Een consulterend adviesverlener kan het dossier enkel bekijken, een editerend adviesverlener kan zelf een advies uitbrengen. In de kolom beschikbaar klik je op de gewenste rol en met de pijltjes in het midden plaats je ze in de kolom gekozen. Hierna wordt er nog een bijkomende bevestiging gevraagd. 5 Tot slot krijg je een overzicht van alle rechten van deze gebruiker. Voor deze doelgroep ken je best ook het gebruikersrecht ' registratie' toe en vul je een mailadres in. Als je dit niet doet, is het recht van adviesverlener vaak niet zichtbaar in het Omgevingsloket.

7 1.2 Hoe ontvang ik een digitale adviesvraag? Instellen meerdere contactpunten Wanneer je als adviesinstantie al een generiek mailadres hebt doorgegeven, zal je op dit mailadres adviesvragen ontvangen. Die mail maakt je erop attent dat er een advies werd gevraagd maar de mail op zich heb je niet nodig om aan het dossier te kunnen. Iedereen die voor de organisatie gemachtigd is als adviesverlener ziet de adviesvragen staan wanneer hij/zij inlogt in het Omgevingsloket. Oorspronkelijk kon er enkel g d worden naar het hoofdniveau (bv. Agentschap Wegen en Verkeer) en moest het van daaruit intern verder doorgestuurd worden naar de juiste dienst (bv. Afdeling Wegen en Verkeer - District 112 Puurs). Dat vormde in de praktijk een hindernis voor verschillende adviesverleners en daarom kan je sinds release zelf als organisatie meerdere contactpunten ingeven via het menu beheer uw loket, dat terug te vinden is op de homepage van het Omgevingsloket. 6 Hieronder zie je een voorbeeld van de gemeente Grimbergen. Op de eerste screenshot zie je dat je rechtsonder een nieuw contactpunt kan toevoegen. De gegevens van bestaande contactpunten kan je wijzigen door achter het contactpunt op het potloodje te klikken. Linksonder staat toon niet actieve contactpunten. Dat zijn bv. diensten die intussen opgedoekt zijn maar waar in het verleden wel een advies aan werd gevraagd. Die gegevens moeten altijd bewaard worden en daarom is het ook niet mogelijk om contactpunten te verwijderen.

8 Als adviesverlener van een organisatie krijg je alle adviesvragen te zien voor de hele organisatie en niet alleen de adviesvragen die bestemd zijn voor jouw contactpunt. Zo kan je in een oogopslag zien wat de status is van elke adviesvraag. Als het er veel zijn, is er wel de mogelijkheid om te filteren. Hieronder een voorbeeld van een dossier waarin twee adviesvragen werden gesteld aan dezelfde organisatie, gericht aan twee contactpunten binnen de organisatie. 7 Voorbeeldmail met adviesvraag en link naar het dossier Wanneer je als adviesinstantie om advies gevraagd wordt, verstuurt het systeem een generieke mail naar het generieke mailadres dat je hebt opgegeven. Op het woord DBA staat een link naar het desbetreffende dossier. Inloggen doe je met je elektronische identiteitskaart en je kiest voor de rol werkrelatie. Zo kom je als adviesverlener terecht op het loket.

9 1.3 Hoe verleen ik digitaal een advies? Twee opties: 1. Het eigen system is via webservices gekoppeld met het uitwisselingsplatform: de adviesvraag wordt opgehaald en het advies wordt verleend via het eigen systeem. 2. Gebruik maken van het Omgevingsloket om het dossier te bekijken en een advies uit te brengen. We gaan dieper in op de tweede mogelijkheid. Je kan het dossier tab per tab bekijken. Advies verlenen kan in de laatste tab dossieracties. Je kan naar het dossier gaan via mijn dossiers. Hier staan alle dossiers waarin om advies gevraagd werd aan de organisatie, voor alle diensten. Er is een mogelijkheid tot filteren voorzien. Editeer (potloodje) = meteen advies verlenen. Download = het dossier downloaden als zip-bestand. Details (pijtlje) = bijkomende gegevens tonen en de mogelijkheid om naar de dossieracties te gaan om advies te verlenen. 8

10 De actie Verleen advies is tweeledig: 1. De adviesvraag zelf. Die kan bijkomende info bevatten van de adviesvrager in de vorm van commentaar en/of bijlagen. 2. Het eigenlijke advies / de beoordeling van de adviesverlener. 9 Het advies kan verder gemotiveerd worden a.d.h.v. tekst al dan niet gecombineerd met een bijlage. Ofwel geef je enkel tekst in in het tekstveld (1) ofwel voeg je een bijlage (pdf) toe (2). In dat geval vul je in het tekstveld zie bijlage in. 1 2 Na het verzenden van het advies kan je de sessie afsluiten. Het ingevoerde of opgeladen advies kan steeds opnieuw geraadpleegd worden via mijn dossiers.

11 2. Adviesverlener: Lokaal bestuur (gemeente, provincie) 2.1 Wat heb ik nodig om een digitaal advies te kunnen verlenen? Generiek adres Contactpersoon Lokaal beheerder Generiek adres Wanneer er een digitaal advies wordt gevraagd, wordt die adviesvraag naar een mailadres gestuurd. Elke instantie die advies verleent, dient een generiek mailadres door te geven aan het team van het Omgevingsloket.* Generiek wil zeggen een algemeen mailadres waar meerdere personen aan kunnen zodat de termijnen niet in het gedrang komen wanneer er bv. iemand ziek wordt of op verlof is. Het team van het Omgevingsloket houdt een databank bij met alle adviesinstanties. Voor elke adviesinstantie wordt er een mailadres ingegeven op hoofdniveau. Hier wordt dus nog geen rekening gehouden met onderliggende diensten of lokale afdelingen. Als je als gemeente gestart bent met het digitaal behandelen van dossiers, dan wordt het mailadres dat hiervoor werd opgegeven ook gebruikt om adviesvragen naartoe te sturen. Contactpersoon 10 Als er meldingen zijn die van belang zijn voor de adviesverleners, dan is het nuttig om hiervoor een concrete contactpersoon te kunnen aanspreken. Gelieve de naam, het adres en het telefoonnummer van die persoon door te geven aan het team van het Omgevingsloket*. Ook hier geldt dat als je als gemeente al digitaal gestart bent, we de gegevens die we al hebben in het kader van dossierbehandeling hiervoor gebruiken. Lokaal beheerder Binnen de organisatie is er al een persoon aangeduid die optreedt als lokaal beheerder. Vaak is dat iemand van de IT-afdeling. Die persoon kan anderen rechten toekennen om in een bepaalde rol te kunnen inloggen. Om in het Omgevingsloket te kunnen inloggen als adviesverlener, moet je hier de nodige rechten voor hebben. Die rechten bevestigen dat je een werkrelatie hebt met de organisatie waarvoor je als adviesverlener mag optreden. Hierna volgt een beknopte handleiding voor de lokaal beheerder om collega s (of zichzelf) toegang te geven tot het Omgevingsloket in de rol van adviesverlener van de overheidsinstantie waarvoor hij/zij werkt. *contact: info@omgevingsloket.be

12 Beknopte handleiding voor de lokaal beheerder van een lokaal bestuur STAP 1: Ga naar de website van het gebruikersbeheer (webidm). URL: Log in met je elektronische identiteitskaart en kaartlezer en kies voor de doelgroep 'lokaal of provinciaal bestuur' indien je meerdere opties te zien krijgt. STAP 2: Zoek een bestaande gebruiker op of voeg een nieuwe gebruiker toe a.d.h.v. zijn/haar rijksregisternummer via het menu 'Gebruiker'. In het tweede geval dien je nog enkele bijkomende gegevens in te vullen. STAP 3: Koppel de gebruiker aan de juiste organisatie. 11 STAP 4: Ken gebruikersrecht toe: bestaande uit twee delen: a) omgevingsvergunning-gebruiker b) consulterend / editerend dossierbehandelaar en/of adviesverlener Iemand met consulteerrechten kan een dossier enkel bekijken, iemand met editeerbare rechten heeft automatisch ook leesrechten én kan een advies uitbrengen via het loket. In de kolom beschikbaar klik je op de gewenste rol en met de pijltjes in het midden plaats je ze in de kolom gekozen, ofwel dubbelklik je op de gewenste rol. Een lokaal bestuur kan zowel de rol van dossierbehandelaar hebben (als ze dossiers behandelt via het loket en niet via het eigen systeem) als van adviesverlener. Wanneer je achteraf in het loket inlogt met je werkrelatie, kan je bij mijn dossiers switchen tussen de rol van adviesverlener en dossierbehandelaar zodat je duidelijk ziet voor welke dossiers er een advies werd gevraagd en welke dossiers er moeten behandeld worden. Tot slot nog enkele keren bevestigen en dan is het gewenste recht toegekend. Meer informatie en de nodige documentatie over het gebruikersbeheer vind je op deze website:

13 2.2 Hoe ontvang ik een digitale adviesvraag? Instellen meerdere contactpunten Wanneer je als adviesinstantie al een generiek mailadres hebt doorgegeven, zal je op dit mailadres adviesvragen ontvangen. Die mail maakt je erop attent dat er een advies werd gevraagd maar de mail op zich heb je niet nodig om aan het dossier te kunnen. Oorspronkelijk kon er enkel g d worden naar het hoofdniveau (bv. de provincie) en moest het van daaruit intern doorgestuurd worden naar de juiste dienst (bv. de dienst water). Dat vormde in de praktijk een hindernis voor verschillende adviesverleners en daarom kan je sinds release zelf als organisatie meerdere contactpunten ingeven via het menu beheer uw loket, dat terug te vinden is op de homepage van het Omgevingsloket. 12 Hieronder zie je een voorbeeld van de gemeente Grimbergen. Op de eerste screenshot zie je dat je rechtsonder een nieuw contactpunt kan toevoegen. De gegevens van de bestaande contactpunten kan je wijzigen door achter het contactpunt op het potloodje te klikken. Linksonder staat toon niet actieve contactpunten. Dat zijn bv. diensten die intussen opgedoekt zijn maar waar in het verleden wel een advies aan werd gevraagd. Die gegevens moeten altijd bewaard worden en daarom is het ook niet mogelijk om contactpunten te verwijderen.

14 Als adviesverlener van een organisatie krijg je alle adviesvragen te zien voor de hele organisatie en niet alleen de adviesvragen die bestemd zijn voor jouw contactpunt. Zo kan je in een oogopslag zien wat de status is van elke adviesvraag. Als het er veel zijn, is er wel de mogelijkheid om te filteren. Hieronder een voorbeeld van een dossier waarin twee adviesvragen werden gesteld aan dezelfde organisatie, gericht aan twee contactpunten binnen de organisatie. Voorbeeldmail met adviesvraag en link naar het dossier 13 Wanneer je als adviesinstantie om advies gevraagd wordt, verstuurt het systeem een generieke mail naar het generieke mailadres dat je hebt opgegeven. Op het woord DBA staat een link naar het desbetreffende dossier. Inloggen doe je met je elektronische identiteitskaart en je kiest voor de rol werkrelatie. Zo kom je als adviesverlener terecht op het loket.

17 3. Adviesverlener: Economische actor 3.1 Wat heb ik nodig om digitaal een advies te kunnen verlenen? Generiek adres Contactpersoon Lokaal beheerder Generiek adres Wanneer er een digitaal advies wordt gevraagd, wordt die adviesvraag naar een mailadres gestuurd. Elke instantie die advies verleent, dient een generiek mailadres door te geven aan het team van het Omgevingsloket.* Generiek wil zeggen een algemeen mailadres waar meerdere personen aan kunnen zodat de termijnen niet in het gedrang komen wanneer er bv. iemand ziek wordt of op verlof is. Het team van het Omgevingsloket houdt een databank bij met alle adviesinstanties. Voor elke adviesinstantie wordt er een mailadres ingegeven op hoofdniveau. Hier wordt dus nog geen rekening gehouden met onderliggende diensten of lokale afdelingen. Contactpersoon 16 Als er meldingen zijn die van belang zijn voor de adviesverleners, dan is het nuttig om hiervoor een concrete contactpersoon te kunnen aanspreken. Gelieve de naam, het adres en het telefoonnummer van die persoon door te geven aan het team van het Omgevingsloket*. Lokaal beheerder Binnen de organisatie dient de leidinggevende een lokaal beheerder aan te duiden. Dat gebeurt via het Beheer der Toegangsbeheerders (BTB). Meer informatie hierover vindt u op deze website: Iemand die in BTB werd ingesteld als lokaal beheerder, kan automatisch inloggen in het gebruikersbeheer als 'hoofd lokaal beheerder'. Hij/zij kan dan verder ondergeschikte rechten toekennen aan zichzelf en/of collega's. *contact: info@omgevingsloket.be

18 Beknopte handleiding voor de lokaal beheerder van een economische actor STAP 1: Ga naar de website van het gebruikersbeheer (webidm). URL: Log in met je elektronische identiteitskaart en kaartlezer en kies voor de doelgroep 'onderneming of organisatie' indien je meerdere opties te zien krijgt. STAP 2: Zoek een bestaande gebruiker op of voeg een nieuwe gebruiker toe a.d.h.v. zijn/haar rijksregisternummer via het menu 'Gebruiker'. In het tweede geval dien je nog enkele bijkomende gegevens in te vullen. STAP 3: Koppel de gebruiker aan de juiste organisatie. STAP 4: Ken gebruikersrecht toe: bestaande uit twee delen: a) omgevingsvergunning-gebruiker b) consulterend / editerend adviesverlener Iemand met consulteerrechten kan een dossier enkel bekijken, iemand met editeerbare rechten heeft automatisch ook leesrechten én kan een advies uitbrengen via het loket. In de kolom beschikbaar klik je op de gewenste rol en met de pijltjes in het midden plaats je ze in de kolom gekozen, ofwel dubbelklik je op de gewenste rol. Tot slot nog enkele keren bevestigen en dan is het gewenste recht toegekend. Meer informatie en de nodige documentatie over het gebruikersbeheer vind je op deze website: 17

19 3.2 Hoe ontvang ik een digitale adviesvraag? Instellen meerdere contactpunten Wanneer je als adviesinstantie al een generiek mailadres hebt doorgegeven, zal je op dit mailadres adviesvragen ontvangen. Die mail maakt je erop attent dat er een advies werd gevraagd maar de mail op zich heb je niet nodig om aan het dossier te kunnen. Iedereen die voor de organisatie gemachtigd is als adviesverlener ziet de adviesvragen staan wanneer hij/zij inlogt in het Omgevingsloket. Oorspronkelijk kon er enkel g d worden naar het hoofdniveau (bv. NMBS) en moest het van daaruit intern doorgestuurd worden naar de juiste dienst (bv. NMBS - District Noord-Oost). Dat vormde in de praktijk een hindernis voor verschillende adviesverleners en daarom kan je sinds release zelf als organisatie meerdere contactpunten ingeven via het menu beheer uw loket, dat terug te vinden is op de homepage van het Omgevingsloket. 18 Hieronder zie je een voorbeeld van de gemeente Grimbergen. Op de eerste screenshot zie je dat je rechtsonder een nieuw contactpunt kan toevoegen. De gegevens van bestaande contactpunten kan je wijzigen door achter het contactpunt op het potloodje te klikken. Linksonder staat toon niet actieve contactpunten. Dat zijn bv. diensten die intussen opgedoekt zijn maar waar in het verleden wel een advies aan werd gevraagd. Die gegevens moeten altijd bewaard worden en daarom is het ook niet mogelijk om contactpunten te verwijderen.

20 Als adviesverlener van een organisatie krijg je alle adviesvragen te zien voor de hele organisatie en niet alleen de adviesvragen die bestemd zijn voor jouw contactpunt. Zo kan je in een oogopslag zien wat de status is van elke adviesvraag. Als het er veel zijn, is er wel de mogelijkheid om te filteren. Hieronder een voorbeeld van een dossier waarin twee adviesvragen werden gesteld aan dezelfde organisatie, gericht aan twee contactpunten binnen de organisatie. 19 Voorbeeldmail met adviesvraag en link naar het dossier Wanneer je als adviesinstantie om advies gevraagd wordt, verstuurt het systeem een generieke mail naar het generieke mailadres dat je hebt opgegeven. Op het woord DBA staat een link naar het desbetreffende dossier. Inloggen doe je met je elektronische identiteitskaart en je kiest voor de rol werkrelatie. Zo kom je als adviesverlener terecht op het loket.

23 4. Bijlagen 4.1: Doorstroming adviesinstanties (AVI s) toegevoegd door Ruimte Vlaanderen Databank Ruimte Vlaanderen export HP- Belgacom import Databank uitwisselingsplatform webservices Dossierbehandelsysteem lokaal bestuur 22 Ruimte Vlaanderen beheert een aparte databank waarin gegevens van het hoofdniveau van adviesinstanties wordt bijgehouden.* HP-Belgacom maakt om de twee weken een export van de gegevens in de databank van Ruimte Vlaanderen. HP-Belgacom importeert die lijst in de databank van het uitwisselingsplatform. De gemeente kan de meest recente AVI-lijst in de databank van het uitwisselingsplatform opvragen via webservices (gebeurtenis Geef AVI 1 ). Die update gebeurt dus niet automatisch maar hier moet regelmatig (in principe dus om de twee weken) om gevraagd worden. *Enkel instanties die alle gegevens hebben aangeleverd aan Ruimte Vlaanderen komen in de databank van het uitwisselingsplatform te staan. De overige instanties blijft Ruimte Vlaanderen contacteren maar ze is vaak ook afhankelijk van de goodwill ervan.

24 4.2: Doorstroming adviesinstanties (AVI s) toegevoegd door adviesverleners Adviesverlener Beheer loket - databank uitwisselingsplatform webservices Dossierbehandelsysteem lokaal bestuur Een adviesinstantie kan zelf voor haar organisatie meerdere contactpunten ingeven of bestaande gegevens wijzigen in het Omgevingsloket via het menu beheer loket. Er kunnen voortdurend nieuwe contactpunten worden toegevoegd via het loket. Daarom vraag je als gemeente best regelmatig een update via de webservices (gebeurtenis: Geef AVI 2 ). 23