Provincieraadsbesluit

Transcriptie

1 departement Logistiek dienst Patrimonium dossiernummer: Provincieraadsbesluit betreft verslaggever Wachtebeke : provinciaal domein Puyenbroeck Design & Build logistiek /administratief gebouw : aangepast ontwerp Peter Hertog 1. Feitelijke en juridische gronden Het Provinciedecreet van 9 december 2005 en latere wijzigingen, inzonderheid artikel 42 en 43 2, 11 ; De wet van 15 juni 2006 betreffende de overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor aanneming van werken, leveringen en diensten, en wijzigingen, meer bepaald artikel 26, 2, 1 b. De wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten en bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten. Het koninklijk besluit van 15 juli 2011 betreffende plaatsing overheidsopdrachten klassieke sectoren, en wijzigingen. Het koninklijk besluit van 14 januari 2013 tot bepaling van de algemene uitvoeringsregels van de overheidsopdrachten en van de concessies voor openbare werken, en wijzigingen. Besluit van de deputatie van 4 december 2014, waarbij het bouwprogramma goedgekeurd werd voor de renovatie en uitbreiding van de loods in het provinciaal domein Puyenbroeck te Wachtebeke, voor het geraamde bedrag van ,00 EUR inclusief btw. Principieel akkoord van de deputatie van 26 maart 2015 om de dienst Logistiek van het provinciaal domein Puyenbroeck te Wachtebeke, te huisvesten in een nieuw, energiezuinig en efficiënt georganiseerd gebouw, rechtstreeks aan de loods. Besluit van de provincieraad van 25 mei 2016, waarbij de voorwaarden vastgesteld werden voor de opdracht Provinciaal domein Puyenbroeck : Design en Build logistiek/administratief gebouw, voor het geraamde bedrag van ,00 EUR inclusief btw. Besluit van de deputatie van 14 juli 2016, waarbij het verslag van nazicht van de kandidaturen van 6 juli 2016 goedgekeurd werd en waarbij beslist werd dat de volgende kwalitatief geselecteerde kandidaten uitgenodigd worden om een offerte in te dienen : Aiko architecten en ingenieurs cvba uit Maldegem Frisomat Belgium bvba uit Wijnegem

2 p. 2 Machiels Building Solutions nv uit Hasselt De Lange architectenbureau bvba uit Sint-Niklaas 2. Motivering In zitting van 25 mei 2016 stelde de provincieraad de voorwaarden vast voor de opdracht Provinciaal domein Puyenbroeck : Design en Build logistiek/administratief gebouw, voor het geraamde bedrag van ,00 EUR inclusief btw. In het bestek is bepaald dat de opdracht gegund wordt bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking (fase kandidatuurstelling en fase gunning). De kandidaturen dienden uiterlijk op 28 juni 2016 ingediend te worden. In zitting van 14 juli 2016 keurde de deputatie het verslag van nazicht van de kandidaturen van 6 juli 2016 goed en besliste dat de volgende kwalitatief geselecteerde kandidaten mochten uitgenodigd worden om een offerte in te dienen : Aiko architecten en ingenieurs cvba uit Maldegem Frisomat Belgium bvba uit Wijnegem Machiels Building Solutions nv uit Hasselt De Lange architectenbureau bvba uit Sint-Niklaas De uiterste datum voor het indienen van de offertes was vastgesteld op 6 oktober Enkel Machiels Building Solutions nv uit Hasselt De Lange architectenbureau bvba uit Sint-Niklaas diende op 5 oktober 2016 een offerte in voor het bedrag van ,90 EUR inclusief btw. Deze offerte was regelmatig, maar niet aanvaardbaar omdat het inschrijvingsbedrag ver boven het maximumbedrag van ,00 EUR inclusief btw lag : gezien het grote verschil tussen het beschikbaar budget en inschrijvingsbedrag, lijkt het niet interessant om de onderhandeling verder te zetten. Dit zou alleen maar leiden tot een project dat weliswaar binnen het beoogde budget blijft, maar ofwel niet het gevraagde minimum programma zou bevatten en/of niet de gevraagde kwaliteit en (energie-)prestaties zou leveren worden. Bovendien laat de wetgeving niet toe om binnen deze procedure verder te onderhandelen (het voorstel tot niet gunning van de opdracht wordt apart aan de deputatie voorgelegd). In overleg met de bevoegde gedeputeerde werd daarom beslist om het huidige beschikbare budget voor dit project te verhogen en zo toch het minimaal voorgestelde programma te kunnen aanhouden alsook de in het bestek gevraagde kwaliteit en degelijkheid. Zeker daar het hier geen standaard kantoorgebouw betreft, maar vooral ook een gebouw dat logistieke functies bevat (kleedruimtes, doucheruimtes, refter, ). De gebruikers zijn vaak ook mensen die letterlijk buiten op het terrein werkzaam zijn en dus geen standaard kantoorschoeisel/-kledij dragen. Kwaliteitsvolle en onderhoudsvriendelijke materialen zijn noodzakelijk.

3 p. 3 Aan de bevoegde gedeputeerde werd voorgesteld om een ontwerp op te maken voor een nieuwe Design & Buildopdracht, via een onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Het initiële bestek wordt als volgt aangepast : 1) Er wordt extra budget voorzien Bij deze nieuwe procedure wordt voorzien in bijkomend budget, nl ,00 EUR, zodat het totale beschikbare budget voor dit dossier in totaal ,00 EUR inclusief btw bedraagt. 2) Het schetsontwerp, dat opgemaakt is in samenspraak met de directie van het domein, wordt meegegeven aan de kandidaten. Zo krijgen zij een beter beeld van wat gewenst is in het minimaal programma en de onderlinge schakelingen van de lokalen. Dit project bestaat uit 2 fasen : - Fase1: o Vernieuwing van het administratief blok incl. de sloop van het bestaande gebouw; o Aanpassen van de magazijnruimte binnen de loods voor de optimalisatie van het magazijn en de bureaus van de magazijnier, de hulpmagazijnier en de medewerker van het wagen- en machinepark; o Vernieuwen van de verlichting in de loods - Fase2: o Bouwen van nieuwe centrale opslagloods voor domein Puyenbroeck op de reserveparking. Enkel het nieuwe bestek voor fase 1 wordt nu ter goedkeuring voorgelegd (fase 2 wordt om praktische redenen in een apart dossier met aparte aanbestedingsprocedure aangepakt). Om de verwerkingsfase van grotere projecten te optimaliseren hanteert Patrimonium regelmatig het principe van Design & Build, waarbij eenzelfde kandidaat-inschrijver instaat voor het ontwerp én de verwezenlijking volgens door het bestuur opgestelde prestatie-eisen. Het project dient opgevat te zijn als een concept van zuinig gebruik en een efficiënte omgang met water en energie, van duurzame en herbruikbare materialen en gebruikte technieken, zowel naar realisatie toe als tijdens de levensduur van het project. Doordat het hier om een intensief gebruikt gebouw gaat, waarbij grote groepen mensen regelmatig binnen en buiten lopen met vuil schoeisel, frequent gebruik maken van de faciliteiten, is het zeer belangrijk dat onderhoudsvriendelijke materialen gebruikt worden met een lange levensduur. Dit zal dus ook een belangrijke rol spelen in de beoordeling van de offertes. Het gebouw moet bovendien beantwoorden aan hedendaagse isolatie-, energie- en ventilatie-eisen én er zal een belangrijke aandacht gaan naar de akoestische prestaties. Vanuit de noodzakelijke budgetbeheersing zal de architecturale ambitie gebaseerd zijn op een materiële efficiëntie en degelijkheid. Ook zal aandacht

4 p. 4 geschonken worden aan een hoge belevingswaarde en gebruiksvriendelijkheid van de ruimtes en faciliteiten in het gebouw. Het gebouw moet zich bovendien op een goede en harmonieuze manier inschrijven in de natuurlijke context. De opdracht voor deze fase 1 bestaat uit 3 onderdelen: - Vernieuwing van het administratief blok zoals hierboven vermeld, inclusief de sloop van het bestaande gebouw; - Aanpassen van de magazijnruimte binnen de loods voor de optimalisatie van het magazijn en de bureaus van de magazijnier, de hulpmagazijnier en de medewerker van het wagen- en machinepark; - Aanpassen van de verlichting in de loods. Aangezien de opdracht aanbesteed wordt als een Design & Buildopdracht, zijn de bijgevoegde technische bepalingen bij het bestek niet gedetailleerd, maar een programma van eisen en randvoorwaarden. De inschrijver heeft een groot aantal vrijheden wat betreft materiaalgebruik, constructiemethode, technische installaties, maar moet ten allen tijde voldoen aan de criteria, zoals gesteld in het programma der eisen en de technische bepalingen. Bovendien is het maximum budget vastgelegd en wordt dit ook beoordeeld bij de gunningscriteria. De aanbestedende dienst heeft reeds de voorbereidende gesprekken gevoerd met de dienst Logistiek, domein Puyenbroeck, om niet alleen een lijst van nodige ruimtes te kunnen toevoegen in dit bestek, maar ook om een optimale organisatie en relaties tussen de ruimtes te kunnen bepalen, dit is beschreven in deel III van het bestek, technische bepalingen, onder de functionele eisen. De opdracht voor de inschrijver bestaat uit verschillende onderdelen, die allemaal begrepen zijn in de inschrijvingsprijs : - Opmaak ontwerp rekening houdend met voorwaarden van dit bestek en alle nodige onderzoeken om tot een correcte uitvoering te komen - Opmaak dossier voor stedenbouwkundige vergunning en milieuvergunning (in casu omgevingsvergunning) - Contact met brandweer en aanleveren nodige documenten, verwerken advies - Aanleveren nodige documenten voor advies ATO indien vereist - Opmaak uitvoeringsontwerp, studie stabiliteit, uitrustings- en speciale technieken, evacuatie- en interventieplannen, as-built en postinterventiedossier - EPB verslaggever en EPB verslaggeving - Veiligheidscoördinator en veiligheidscoördinatie - Ventilatieverslaggever en ventilatieverslaggeving - Realisatie van de opdracht conform offerte en voorwaarden van dit bestek - Opvolging/planning van de sloop en nieuwbouw, werken in loods en magazijn, inclusief het organiseren van en aanwezig zijn op nodige overlegmomenten/werfvergaderingen - Organisatie van de werken en eventuele maatregelen om de werking van de loods en het magazijn tijdens volledige uitvoering te garanderen - Alle afvoer van afval, grond, ten gevolge van de werken

5 p. 5 - Buitenaanleg zoals voorzien in offerte en bestek - Opkuis van werfzone na de werken (en indien vereist, herstel naar oorspronkelijke toestand) Niet inbegrepen: - Los meubilair - Keukenmeubilair: wordt gerecupereerd van de huidige keuken, de inschrijver zorgt wel voor de vereiste nutsvoorzieningen en de aansluiting hierop - Sloopvergunning opmaken en indienen - Indienen stedenbouwkundige vergunning (in casu omgevingsvergunning) - Aanvraag advies ATO indien vereist - Eventuele contacten met nutsvoorzieningen - VOIP telefoontoestellen - Tijdelijke huisvesting personeel dienst logistiek (de accommodatie van alle functies momenteel in administratief/logistiek gebouw worden voorzien door de aanbestedende dienst) Tijdens de werken zullen de personeelsleden een tijdelijke huisvesting krijgen : - Bureaumedewerkers: administratief deel van kasteel Mola (molenmuseum) - Refter, kleedruimtes dames: orangerie - Kleedruimtes heren: sanitaire container te plaatsen nabij ingang orangerie. Dit wordt meegenomen binnen het project. Kiezen voor een Design & Build opdracht houdt een outputgerichte filosofie in : de vereisten van het project worden outputgericht en objectief gespecifieerd opdat de werkwijze door de deelnemers zelf kan worden ingevuld. Op die manier streeft de aanbestedende overheid ernaar creativiteit, innovatieve voorstellen en efficiëntie van de inschrijvers optimaal te benutten en een meerwaarde te creëren voor de gebruikers. Meer specifiek zal de inschrijver de vrijheid hebben betreffende: - configuratie plan, vorm en grootte van lokalen, interne circulatie, - bouwconstructiemethodes - materialen voor constructie, gebouwschil, - technieken en energetisch concept - afwerkingsmaterialen en dus beleving gebouw - aanpak uitvoering Net omwille van deze vrijheden, die aan de inschrijvers worden gelaten om de opdracht zelf vorm te geven, zal het noodzakelijk zijn om door onderhandelingen tussen inschrijvers en aanbestedende overheid tot een optimale oplossing te komen, die voldoet aan de wensen van de gebruikers en tot een optimale prijs binnen budget. De operationele flexibiliteit die de aanbestedende overheid en de gebruikers nodig hebben om eventueel eisen aan te passen aan onvoorziene oplossingen vanwege de inschrijvers, kan enkel via een onderhandelingsprocedure worden verzekerd. De onderhandelingen laten ook toe aan de inschrijvers om de aftoetsing van innovatieve oplossingen mogelijk te maken. Dat ontwerper en uitvoerder in 1 team zitten, bevordert zowel de creativiteit van de architect, maar ook deze van de aannemer. Het zorgt ervoor dat de

6 p. 6 creativiteit van de architect direct getoetst kan worden met de uitvoerbaarheid, maar vooral ook de betaalbaarheid ervan. De creativiteit van de inschrijvers kan immers ook spelen voor het onderhoudsconcept, waarbij de inschrijvers optimale en kostenefficiënte oplossingen kunnen voorstellen. Deze oplossingen hebben mogelijk ook een impact op het voorgestelde bouwprocédé De onderhandelingsprocedure verloopt in 2 fasen: de selectiefase en de gunningsfase : Selectiefase De best geklasseerde kandidaten zullen worden geselecteerd voor de 2 e fase, de gunningsfase. Het bestuur houdt zich het recht voor het aantal best geklasseerde kandidaten te bepalen in functie van quotering. Het aantal geselecteerde kandidaten zal worden meegedeeld. Selectiecriteria a. Juridische situatie van de inschrijver b. Economische en financiële draagkracht c. Technische bekwaamheid van de inschrijver (o.a. beroepservaring, referenties, teamsamenstelling) d. Erkenning aannemer e. Vereisten ontwerper (de ontwerper dient in België als architect beroepsgerechtigd te zijn) Beoordelingscriteria a. Technische bekwaamheid van de inschrijver (o.a. beoordeling van beroepservaring, referenties, teamsamenstelling) --> Indien voldaan aan de selectiecriteria, zullen de inschrijvers worden gerangschikt op basis van de beoordelingscriteria. De best gerangschikte kandidaten worden uitgenodigd om een offerte in te dienen. Deze offerte zal dan beoordeeld worden op basis van de gunningscriteria. Gunningsfase In de tweede fase dienen de geselecteerde kandidaten een uitgewerkt voorstel in volgens de vereisten vermeld in dit bestek. Indien de offerte niet voldoet aan de vormvereisten of aan de prestatie-eisen zoals bepaald in het bestek, kan de offerte zonder meer van verdere beoordeling uitgesloten worden. Alle ingediende offertes zullen in eerste instantie op hun inhoud en conform de gunningscriteria geëvalueerd worden. Op basis hiervan wordt de rangschikking bepaald. Het bestuur houdt zich het recht voor om verder te onderhandelen met een volgens de gunningscriteria bepaalde voorkeurskandidaat of om meerdere kandidaten te vragen een best and final offer (BAFO) in te dienen. Zo nog geen voorkeurskandidaat werd aangeduid in het kader van de eerste ronde zoals hierboven vermeld, wordt op basis van de evaluatie van de BAFO s (volgens zelfde gunningscriteria als vermeld in bestek) de kandidaat aangewezen die in de BAFO fase de voordeligste offerte heeft ingediend De aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om met de kandidaat die de voordeligste offerte heeft ingediend nog finale besprekingen aan te gaan.

7 p. 7 Het voornaamste doel van deze finale besprekingen zal erin bestaan waar mogelijk de prijs/kwaliteitsverhouding verder te optimaliseren en de draagwijdte van de aan te gane rechten en verplichtingen definitief vast te leggen. Gunningscriteria: Nr. Beschrijving 1 Financieel criterium Prijs (50) 2 Kwaliteitscriterium Ontwerp (25) (i) Functionaliteit en gebruiksgemak /5 (ii) Vormgeving binnen en buiten /10 (iii) Technische kwaliteit /10 Duurzaamheid en onderhoudsvriendelijkheid (25) (i) Levensduur en onderhoudsvrije/vriendelijk karakter materialen /15 (ii) Minimaliseren energieverbruik /7,5 (iii) Milieuvriendelijk materiaalgebruik /2,5 Totaal gewicht gunningscriteria: 100 De uitvoering wordt geraamd op maximum ,00 EUR inclusief btw en zal ten laste gelegd worden van budgetsleutel /06/0711/01 van het budget Besluit Met 42 ja stemmen, bij 25 onthoudingen Artikel 1 : De aangepaste voorwaarden voor de opdracht Provinciaal domein Puyenbroeck : Design en Build logistiek/administratief gebouw, opgesteld door het Departement Logistiek, dienst Patrimonium, worden goedgekeurd, voor een budget van maximum ,00 EUR inclusief btw.. Art. 2 : Bovengenoemde opdracht wordt gegund bij wijze van de onderhandelingsprocedure met bekendmaking. Art. 3 : Het standaard publicatieformulier wordt ingevuld en bekendgemaakt op nationaal niveau. Art. 4 : De uitgave voor deze opdracht is voorzien op budgetsleutel /06/0711/01 van het budget Gent, 25 januari 2017 namens de Provincieraad: de provinciegriffier, Albert De Smet de voorzitter, Greet De Troyer