Handleiding Cliënt acceptatie

Transcriptie

1 Handleiding Cliënt acceptatie Nieuwstraat 86 - B-3590 Diepenbeek - t f BTW BE KBC

2 Inhoud 1 Doel van document Instellingen Relatie Nieuwe relatie Bestaande relatie Procedure starten Wettelijk kader Risicoprofiel Klantenonderzoek Interne procedure Instellen vragenlijst Vragensets Titel Volgorde Vraag Soort vraag Operator Lookuptable Totaalgroep Zichtbaar bij flags Verplicht? Extra info vragen? Extra info verplicht? Goedkeurders/scoregroepen... 16

3 Boekhouding - 1 Doel van document Adsolut voorziet een tool om potentiële klanten te aanvaarden op basis van de repressieve en preventieve witwaswetgeving ( AWW ), die worden opgevolgd door de instituten. Dit document beschrijft de functionele werking, de benodigde instellingen en de mogelijkheden die aangewend kunnen worden. Een inhoudelijke kennis van het cliënt acceptie proces ( ) en de preventieve anti-witwas maatregelen zijn vereist. Deze handleiding gaat niet in op het juridische kader. Vooraleer deze mogelijkheden gebruikt kunnen worden in Adsolut dienen er enkele instellingen te gebeuren. Aan het begin van het proces zijn er twee situaties mogelijk, ofwel gebeurt het klantenonderzoek op basis van een nieuwe klant, ofwel voor een bestaande klant. Beide situaties worden beschreven. Bovendien wordt de werking uitgelegd van het acceptatieproces, maar ook het gebruik van een interne acceptatieprocedure. De verschillende functies worden uit de doeken gedaan om het proces zo optimaal mogelijk te laten verlopen. Bij eventuele vragen of opmerkingen, aarzel niet om onze helpdesk te contacteren: helpdesk@adsolut.be Tel: 011/ Veel leesplezier! Het Adsolut team 1

4 2 Instellingen Voor de procedure van start kan gaan, moet deze functie actief gezet worden via Parameters Instellingen. Klik linksboven op Nieuw en maak een nieuwe instelling aan met als waarden: CODE: INSTELLING: TRUE Hierna is het noodzakelijk om Adsolut te herstarten.

5 3 Relatie Hieronder wordt toegelicht welke criteria nodig zijn voor de creatie van een nieuwe relatie. Er zijn twee situaties mogelijk: een nieuwe relatie of een bestaande relatie. Met andere woorden, het onderdeel Nieuw relatie is van toepassing voor alle nieuwe relaties die aangemaakt worden NA het opstarten van het acceptatie proces. Het onderdeel Bestaande relatie is van toepassing voor alle relaties die reeds bestonden in het kantoorbeheer. Beide situaties worden toegelicht. Het acceptatieproces gaat gebruik maken van gegevens uit de relatiefiche, zoals de lasthebbers, economisch begunstigden, personalia gegevens, etc. Het is daarom noodzakelijk dat de relatie fiche zo maximaal mogelijk is aangevuld, alvorens het proces gestart wordt. Bovendien zal het acceptatieproces, in één beweging, de gekoppelde lasthebbers en economisch begunstigden meenemen in het proces. 3.1 Nieuwe relatie Bij het aanmaken van een relatie, dient erop gelet te worden dat een nieuwe relatie door Adsolut wordt aangemaakt met als status Prospect. Zodra de wordt opgestart, zal dit automatisch wijzigen naar prospect acceptatie. Hieronder een kort grafisch overzicht hoe dit chronologisch in zijn werk gaat. Creatie nieuwe relatie Relatie wordt aangemaakt met status "Prospect" Kan nog geen prijsafspraak voor worden aangemaakt Relatie dient voorzien te zijn van de betreffende lasthebbers en economisch begunstigden starten kan gestart worden. Relatie wordt gemarkeerd als "Prospect - in acceptatie" Accepteren / Weigeren Bij acceptatie: Relatie krijgt status "Klant" Bij weigering: Relatie krijgt status "Acceptatie geweigerd" Creatie prijsafspraak Indien geaccepteerd (status "Klant") kan de prijsafspraak nu aangemaakt worden. 3

6 Aangezien een relatie eerst geaccepteerd dient te worden, kan er bij status prospect nog geen prijsafspraak aangemaakt worden en dus ook geen prestaties worden ingegeven. Onder het tabblad juridisch kunnen er lasthebbers en uiteindelijk begunstigden opgegeven worden, alsook een vennoot. Het is van belang dat dit volledig ingevuld wordt, want in de gebeurt er eveneens een identificatie van de lasthebber(s). 3.2 Bestaande relatie Het is mogelijk om de acceptatie uit te voeren bij een relatie die reeds als Klant werd aangemaakt. Opmerking: Indien er reeds relaties bestaan in het kantoorbeheer, zal Adsolut de status van deze relaties niet wijzigen. De relatie, prijsafspraak, prestaties, facturatie, etc. blijven ongewijzigd, er kan dus ongestoord verder gewerkt worden aan bestaande relaties. Hieronder een visueel overzicht hoe dit in zijn werk gaat: 4

7 Bestaande relatie Relatie bestaat reeds met status "Klant" Bestaat mogelijk reeds een prijsafspraak voor Relatie dient voorzien te zijn van de betreffende lasthebbers en economisch begunstigden starten kan steeds gestart worden bij relaties die reeds met status "Klant" bestaan Relatie wordt gemarkeerd als "Prospect - in acceptatie" Eventuele bestaande prijsafspraken blijven ongewijzigd, prestaties kunnen verder ingevoerd worden Accepteren / Weigeren Bij acceptatie: Relatie krijgt (terug) status "Klant" Bij weigering: Relatie krijgt status "Acceptatie geweigerd" Onder het tabblad juridisch kunnen er lasthebbers en uiteindelijk begunstigden opgegeven worden, alsook een vennoot. Het is van belang dat dit volledig ingevuld wordt, want de doet controle op het ontbreken van een lasthebber. In het proces wordt er ook ingegaan op de identificatie van de lasthebber. 5

8 4 Procedure 4.1 starten In het relatiefiche staat er rechts bovenaan de functie Cliënt acceptatie starten. Indien de niet overlopen wordt, komt volgende melding tevoorschijn. Bij het overslaan van de, wordt dit gelogd (relatiefiche juridisch ) en kan de altijd terug herstart worden. 4.2 Wettelijk kader Risicoprofiel Indien het risicoprofiel laag is, kan er een klantenonderzoek gestart worden. Er kan ook telkens commentaar gegeven worden in het vak rechts van de risiconiveaus. Indien het risicoprofiel hoog is, zijn er bijkomende stukken nodig alvorens het klanten onderzoek te starten. Is er één criterium hoog, dan zal de synthese ook hoog zijn. Om een document toe te voegen, dient er geklikt te worden op de velden (gemarkeerd door het rode kader op de afbeelding). Onderstaande velden geven het aantal documenten weer. Rechts zijn er ook velden voorzien om commentaar in te vullen. 6

9 Sleep dan een document naar het venster wat verschijnt (het documentenbeheer). Er kan ook links bovenaan geklikt worden op bestand van schijf, om een document toe te voegen. Rechts staan er drie tabbladen. Indien er geklikt wordt op het tweede tabblad, kan er ingevuld worden welk soort document er toegevoegd is. Er kan eveneens een naam en vervaldatum aangegeven worden. Door het document toe te wijzen aan een soort document weet het programma automatisch in welk veld van de dit document thuis hoort. De documenten kunnen op deze manier op voorhand al toegevoegd worden in het documentenbeheer van het relatiefiche. 7

10 4.2.2 Klantenonderzoek Op basis van de wetgeving dient het klantenonderzoek doorlopen te worden. Het klantenonderzoek is een vragenlijst voor het identificeren en/of verifiëren van de klant, lasthebbers en uiteindelijk begunstigden. Dit leidt uiteindelijk tot een acceptatie of geen acceptatie van de klant. Links van het scherm kan er terug genavigeerd worden via de boomstructuur. Om verder te gaan is er de tabtoets onderaan of op het toetsenbord. Via Shift + Tab op het toetsenbord kan er terug gegaan worden. Indien er blauwe tekst te zien is in de, wil dit zeggen dat deze info automatisch werd overgenomen uit het relatiefiche in het MasterKB. De vinkjes zullen daarom dus grijs zijn en kunnen niet meer aangepast worden. Indien er een term aangevinkt wordt, dient er een document gekoppeld te worden door op de 0 te klikken. 0 wordt dan 1. Rechts kan er een omschrijving van het document meegegeven worden. (Zie pagina 5 voor het opladen van documenten) Documenten kunnen op voorhand al gekoppeld worden door in het relatiefiche van de prospect op het gele aktetasje te klikken. 8

11 Door op het gele aktetasje te klikken, komt volgend scherm tevoorschijn. Als je in de boomstructuur zoekt naar klantenonderzoek, kan je hier de documenten al plaatsen die je voorhanden hebt. Door het slepen van het bestand naar de juiste map, kan het document gekoppeld worden. Dit kan ook door linksboven op nieuw te klikken en te kiezen voor bestand van schijf. Indien er een document opgeladen is, kan er in het documentenbeheer rechtsboven bij de eigenschappen ingesteld worden welk soort document dit is en wat de vervaldatum hiervan is. 9

12 5 Interne procedure Deze procedure is optioneel. Je kan naar eigen keuze een bijkomende vragenlijst bij creëren. 5.1 Instellen vragenlijst De checklist kan worden ingesteld in Adsolut via Parameters Relaties configuratie acceptatie. Per periode kan er een andere vragenlijst ingesteld worden. Klik op nieuw om een nieuwe vragenlijst aan te maken. Vul de datum in voor wanneer deze vragenlijst beschikbaar dient te zijn. 10

13 5.2 Vragensets Titel Vul een titel in onder het veld titel. Eén titel komt overeen met één vragenlijst en één extra tabblad in de Volgorde Hier kan de chronologische volgorde van de vragen ingesteld worden, door op de pijltjes te klikken of te slepen Vraag In dit veld komt de hoofdvraag Soort vraag Hier kan er gekozen worden tussen berekende waarde, multiple choice veld, tekst veld en totaal Berekende waarde Indien het antwoord een getal is, wordt dit getal bekomen door een product of quotiënt te maken. Dit kan door bij Operator * of / in te vullen. (* = product, / = quotiënt) Bv. aantal uren * uurtarief. Aan iedere uitkomst kan er een score gekoppeld worden. Die score wordt verder gedefinieerd voor de goedkeurders in het volgende tabblad. Bv.: Indien de uitkomst op de vraag 10 is, zal de gekoppelde score 100 zijn. Is de score 20 of meer, dan zal de gekoppelde score 200 zijn Multiple choice veld Indien er één antwoord uit een lijst van antwoorden dient gekozen te worden, kan er gewerkt worden met Multiple choice veld. Het plusje aan de linkerkant van de vraag, opent een lijst waarin er mogelijke antwoorden kunnen worden opgelijst (Bv.: ja, nee). 11

14 Aan de verschillende antwoorden in de lijst, kan er eveneens een score toegekend worden: Tekst veld Wanneer er een willekeurig antwoord dient gegeven te worden, kan er gewerkt worden met een tekst veld. In de vragenlijst verschijnt er dan een tekstvak. Aan deze antwoorden kan er geen score toegekend worden Totaal Ingeval de som dient genomen te worden van een aantal vragen, kan deze vraag op totaal worden gezet. (verw.: Totaalgroep) Aan de verschillende totalen kan er een score toegekend worden: 12

15 5.2.5 Operator Met dit veld kan je kiezen of de berekende waarde (zie soort vraag) een product of quotiënt is van de factoren. Bv. 10*5=50 of 10/5= Lookuptable Een lookuptable is een tabel met mogelijke antwoorden voor een multiplechoice-veld, die opgevuld wordt uit een Adsoluttabel. De lookuptabellen die gekozen kunnen worden, worden bepaald door Adsolut Totaalgroep Indien je bij totaalgroep identieke waarden ingeeft, geeft Adsolut het totaal voor de antwoorden op deze vragen bij soort vraag Totaal. 13

16 5.2.8 Zichtbaar bij flags Indien er op het plusje geklikt wordt velden tevoorschijn:, komen er nieuwe Indien er aan een optie extra vragen gekoppeld dienen te worden, kan er onder flag een waarde worden ingegeven. Bij het ingeven van een nieuwe vraag die gekoppeld dient te worden aan een optie, dient de identieke waarde (onder flag) ingegeven te worden bij zichtbaarbijflags. In bovenstaand voorbeeld komt de vraag test tevoorschijn in de indien er een vinkje staat bij visserij en/of landbouw. Je kan deze waarden onderscheiden door een verticaal streepje. Let op! De vraag met waarden bij zichtbaarbijflags moet boven de vraag staan met waarden bij flag. Voorbeeld: Verplicht? Als dit vinkje aangezet wordt, komt er een waarschuwing en kan er niet verder gegaan worden indien dit veld niet ingevuld wordt in de Extra info vragen? Er komt een vakje Extra informatie bij de vraag te staan indien dit vinkje aan staat. 14

17 Extra info verplicht? Indien het vakje Extra informatie niet ingevuld wordt, komt er een melding en kan er niet verder gegaan worden met de. 15

18 5.3 Goedkeurders/scoregroepen Op basis van de scores die er aan bepaalde antwoorden werden gegeven in de vragensets, kunnen er scoregroepen worden opgemaakt. Per scoregroep kunnen er max. 4 personen goedkeuren. Als goedkeurder kan er gekozen worden voor de vennoot, maar ook de medewerkers kunnen goedkeuren. Bv. Van score 0-49 keurt enkel de vennoot goed. Van score keurt de vennoot als eerste goed en als tweede keurt medewerker Claudia goed. Na het invullen van vragenlijst kan er gekozen worden of de prospect geaccepteerd wordt of niet. 16

19 Nieuwstraat 86 - B-3590 Diepenbeek - t f BTW BE KBC