Inventarisatie domeinen en gebouwen

Transcriptie

1 Inventarisatie domeinen en gebouwen 1. Algemeen De domeinen en gebouwen van het GO! worden in het FMIS ondergebracht in de geografische boomstructuur. Normaal gezien opent deze standaard bij het openen van het FMIS. Indien het venster niet opent, of gesloten wordt, kan het terug geopend worden door de volgende knop in de taakbalk te gebruiken: 2. Inventarisatie domeinen In het FMIS worden alle domeinen van het GO! geïnventariseerd. Enerzijds zijn er domeinen die in eigendom zijn en/of in gebruik zijn voor onderwijskundige activiteiten. Anderzijds worden domeinen die ooit eigendom waren ook nog steeds bijgehouden Domeinen in eigendom en/of in gebruik voor onderwijskundige activiteiten Deze domeinen zijn ondergebracht in de geografische boomstructuur onder GO! Patrimonium >> Scholengroepen >> SGR x Wat zit er in de boomstructuur onder Scholengroepen : Domeinen in eigendom Ingehuurde domeinen Verhuurde domeinen Domeinen in erfpacht gegeven Domeinen in erfpacht gehouden 1

2 2.2. Domeinen niet meer in eigendom Deze domeinen zijn ondergebracht in de geografische boomstructuur onder GO! Patrimonium >> GO! Centraal >> Niet in gebruik door SGR x In deze structuur worden domeinen ondergebracht welke ooit eigendom waren, maar ondertussen verkocht zijn. GO! wenst hiervan toch een historiek van bij te houden Domeinen correct inventariseren Ontbrekende domeinen Wanneer een domein ontbreekt in de lijst in de structuur van scholengroepen, dient dit toegevoegd te worden. Als dit het geval is, stuur een mail naar fmis@g-o.be met de ontbrekende gegevens: Hoofdadres en eventuele secundaire adressen Welke school/scholen geven hier onderwijs? Welke gebouwen staan op dit domein? Is het een domein in eigendom/gehuurd/? De dienst patrimoniumbeheer zal zorgen dat het domein aangemaakt wordt, met de correcte domeinnummer en gebouwen. Het is ook mogelijk dat het domein in de structuur niet in gebruik van SGR x staat. Indien dit het geval is, selecteer dan het domein, en sleep het in de respectievelijke structuur van de scholengroep. 2

3 2.4. Domeinen die niet meer in gebruik zijn Indien er domeinen onder de structuur van de scholengroep staan die niet meer in gebruik zijn, mogen deze versleept worden naar de structuur niet in gebruik van SGR x : 2.5. De roepnaam van een domein instellen Wanneer de eigenschappen van een domein geopend worden door met de rechtermuistoets op het respectievelijke domein te klikken, en eigenschappen te selecteren opent een nieuw venster. Een roepnaam kan bijvoorbeeld de naam van de school zijn die op dat domein zit. Deze kan ingegeven worden in het veld Beschrijving zoals in de afbeelding hierboven aangegeven. Confirmeer de wijzigingen steeds met het groene vinkje wanneer alles ingegeven is. 3

4 2.6. Secundaire adressen configureren Wanneer de eigenschappen van een domein geopend worden, kunnen de verschillende vestigingsplaatsen van een domein ingesteld worden. Dit kan gedaan worden via de knop Toevoegen in de tab Communicaties : Wanneer bepaalde secundaire adressen niet correct zijn mogen deze steeds gewist worden via de knop Wissen. Confirmeer de wijzigingen steeds met het groene vinkje wanneer alles ingegeven is. 3. Inventarisatie gebouwen In het FMIS worden domeinen bijgehouden, evenals de gebouwen die op deze domeinen staan. Onder gebouwen worden alle types van gebouwen verstaan, niet enkel schoolgebouwen. In de structuur worden gebouwen onder hun respectievelijke domein ondergebracht. 4

5 3.1. Ontbrekende gebouwen Wanneer bepaalde gebouwen niet in de structuur aanwezig zijn, maar wel op het schooldomein aanwezig (in aanbouw of effectief reeds in gebruik), dienen deze aangemaakt te worden. Om dit te doen, stuur een mail naar met de volgende parameters van het gebouw: Domein waarop dit gebouw zich bevindt (bij voorkeur met domeinnummer) Gebouw type Bouwjaar (optioneel) Aangeven of het nog in aanbouw is of reeds opgeleverd 3.2. Gegevens aanpassen van bestaande gebouwen De gegevens van gebouwen in het FMIS zijn voorlopig niet volledig. Bij de meeste gebouwen ontbreekt het gebouwtype, en bij sommigen ook het bouwjaar. Deze gegevens zijn te vinden wanneer met de rechtermuistoets op het respectievelijke gebouw geklikt wordt, en eigenschappen/properties geselecteerd wordt. In de tab Algemeen is deze info opgenomen. Let op: Verander nooit de Benaming van het gebouw! Het veld beschrijving wordt gebruikt om de benaming van het gebouw, zoals gekend in de scholengroep/school, in te geven. Dit veld mag dus vrij gebruikt worden door gebruikers van de respectievelijke scholengroep Het gebouwtype aanpassen Het gebouwtype aanpassen kan gedaan worden door op het hieronder omcirkelde knopje te drukken in het Eigenschappen -scherm van het respectievelijke gebouw. 5

6 Wanneer dit gedaan is, opent een nieuw scherm: Om het correcte gebouwtype in te geven, verwijder eerst de bestaande tekst in het veld Filter (aangeduid in geel hierboven). De volledige lijst van alle gebouwtypes zal getoond worden. Om te rangschikken volgens meest voorkomende gebouwen, klik op het veld waar Code zicht baar is. Selecteer nu het juiste gebouwtype, en druk op Ok. 6

7 Confirmeer de veranderingen via het groene vinkje rechts Een gebouw in aanbouw aanduiden Indien een gebouw zich reeds in de geografische structuur bevindt, maar nog in aanbouw is, kan dit ook aangeduid worden. Dit wordt gedaan in de tab Eigendom wanneer de eigenschappen/properties van een gebouw geopend zijn (door met de rechtermuistoets op het gebouw te klikken en eigenschappen te selecteren). De parameter om aan te geven of een gebouw nog in aanbouw is, is opgenomen onder Eigendomsgebruik van een gebouw. Wanneer deze parameter aangepast moet worden, klik op het hierboven omcirkelde knopje. Een nieuw venster wordt nu zichtbaar: 7

8 Selecteer Te bouwen/in aanbouw en druk Ok. Confirmeer hierna de veranderingen door op het groene vinkje rechts in het actieve scherm te klikken Een afgebroken/afgebrand gebouw aanduiden Gezien de huidige foutenmarge in de patrimoniumdatabank, zullen nog vele gebouwen aanwezig zijn die ondertussen reeds afgebroken of afgebrand zijn. Eerst en vooral dient in de eigenschappen van het respectievelijke gebouw, in de tab Algemeen, het gebouw Buiten gebruik gezet worden. Verder wordt dezelfde methodiek gevolgd als beschreven als hierboven in puntje 3.2.2: het eigendomsgebruik wordt nu op Afgebroken gezet. Nadien worden de aanpassingen geconfirmeerd door op het groene vinkje te klikken. Als resultaat hiervan zal het gebouw niet meer zichtbaar zijn in de geografische structuur, maar wel nog bestaan in de databank. Met andere woorden: Als een gebouw per ongeluk in de status Buiten gebruik gezet wordt, kan dit nog aangepast worden. Dit dient te gebeuren door in een overzicht te zoeken naar het respectievelijke gebouw. Hierover wordt nog documentatie meegegeven op een later tijdstip. 8

9 Een leegstaand gebouw aanduiden Op onze schooldomeinen staan bepaalde gebouwen leeg. Dit kan eenvoudig aangeduid worden in het FMIS. Klik met de rechtermuistoets op het gebouw en open de Eigenschappen. Een nieuw venster opent zich. Open de tab Eigendom. Via het veld Eigendomsgebruik kan aangegeven worden of een gebouw Leegstaand of Leegstand en te koop is. Om dit in te stellen klik op het hierboven omcirkelde icon. Een nieuw venster opent: Selecteer de juist optie, en confirmeer met OK. Wanneer alles juist geconfigureerd is, druk dan op het groene vinkje om te confirmeren. 9